Home

Auteur: Sanne Dits

Bericht openen

Terugblik op de afstudeerstage van Timmey

Je hebt het misschien wel voorbij zien komen: van februari t/m juni heeft Timmey haar afstudeerstage bij ons gelopen. Haar project is inmiddels afgerond (en ze is geslaagd!), dus wij blikken terug op de periode dat Timmey ons team heeft versterkt als junior marketeer.

Timmey vertelde het volgende tijdens haar tijd bij VKOZ:

“Ik zit in mijn vierde jaar van de opleiding Commerciële Economie aan Hogeschool Leiden. Bij VKOZ loop ik mijn afstudeerstage. Ik onderzoek een nieuwe doelgroep, ik neem interviews af en ik adviseer VKOZ hoe zij deze doelgroep kan benaderen.

Ik vind het leuk om te zien hoe iedereen bij elkaar komt op een evenement. Je creëert een ervaring voor mensen. Zelf doe ik dat ook als danseres. Dansen is mijn leven, ik dans al sinds mijn vijfde. Ik treed regelmatig op en ik heb gedanst in tv-shows, zoals Dance, Dance, Dance. Ik hoop ooit op tournee te gaan met Rihanna of Chris Brown.

Hoewel ik niet écht meewerk met VKOZ, vind ik het wel leuk om veel te leren over de evenementenbranche. Een zakelijk evenement organiseren is een andere tak van sport, daar komt veel bij kijken. Marjolein heeft zoveel ervaring, ik vind het heel leuk om van haar te leren.”

Fun fact: Ik heb gedanst in de tv-show Dance, Dance, Dance en ik was achtergronddanseres in de show van Frenna.

Wij hebben in ieder geval genoten van de tijd dat Timmey stage liep bij VKOZ. Ze zal ons in de toekomst nog komen helpen op de productie van de evenementen, dus helemaal afscheid hebben we niet genomen!

Bericht openen
Isa Poon

Even voorstellen: Isa Poon – Creative marketeer

Vrijheid om alles te maken

“Sinds 2020 werk ik voor VKOZ. Eerst als stagiair en nu als Creative marketeer. Ik bedenk en maak content. Je kunt mijn werk zien op de social mediakanalen van VKOZ events & communicatie. Maar ik maak ook content voor onze klanten, zo ontwierp ik laatst een banner en plattegrond voor een evenement bij De Kuip.

Ik heb altijd al interesse gehad in de evenementenbranche. Bij VKOZ leer ik waar je rekening mee moet houden als je een zakelijk evenement organiseert. Ik vind het leuk om te zien dat mensen op de dag zelf genieten.

Mijn inspiratie haal ik uit het dagelijks leven. Vanwege mijn grafische achtergrond, let ik vaak op reclames en mooie verpakkingen. Social media is voor mij een bron van inspiratie, want haast alles wat ik maak is digitaal.

Als ik zelf zou mogen kiezen, zou ik graag een product release event organiseren. Het lijkt me leuk om een campagne te bedenken voor een alledaags product, zoals melk. Dat zou ik zo in de markt willen zetten dat mensen denken: ja, dát heb ik nodig.”

Fun fact: Ik bak graag jamkoekjes. Dat zijn kleine boterkoekjes met jamvulling.

Samenwerken? Leuk.
info@vkoz.nl

Zijn we al connecties op LinkedIn?
Isa poon | LinkedIn

Bericht openen
Sanne Dits

Even voorstellen: Sanne Dits – Project- en eventmanager

Alles komt goed, dat is mijn motto

“Sinds 2023 werk ik als project- en eventmanager bij VKOZ. Ik vind het superleuk om een evenement te organiseren, overzicht te houden en oplossingen te bedenken.

Tijdens mijn studie Creative Business liep ik een half jaar stage bij VKOZ. Hier ontdekte ik dat het organiseren van evenementen goed bij me past. Ook hield ik me bezig met schrijven en WordPress. Ik vertaalde de website naar het Engels en schreef en publiceerde event cases.

Na mijn stage ben ik blijven hangen en nu werk ik vier dagen per week voor VKOZ. Als projectmanager heb ik contact met klanten, werk ik aan onze eigen marketing & communicatie én organiseer ik events. Het werkt in mijn voordeel dat ik een koele kikker ben. Mij krijg je niet snel gestrest. Als iets opgelost moet worden, kom ik direct in een regelmodus. Alles komt goed, dat is mijn motto.

Ik ben trots op de groei die ik hier heb doorgemaakt. Marjolein is eerlijk, transparant en leert me veel. Bijvoorbeeld hoe je een projectplan maakt en hoe je snel schakelt op een evenement zelf. Ik hoop nog veel evenementen te organiseren in de toekomst.”

Fun fact: Ik droom ervan om een concerttour van Beyoncé te organiseren. Dat wordt groot, groter, grootst. 

Samenwerken? Leuk.
sanne@vkoz.nl

Zijn we al connecties op LinkedIn?
Sanne Dits | LinkedIn

Bericht openen
Marjolein van Rosmalen

Even voorstellen: Marjolein van Rosmalen – Strateeg

In VKOZ komt alles samen

“Ik werk ruim 30 jaar in de zakenreis- en evenementenbranche. Ik vind het heerlijk om mensen en werkprocessen te managen. Dat deed ik als consultant, account manager, supervisor en operations manager.

In 2010 startte ik VKOZ events & communicatie. Hier komt alles samen waar ik van hou: strategisch meedenken met organisaties, mensen motiveren, snel schakelen, complexe projecten begeleiden en creatieve ideeën uitwerken.

Het meest trots ben ik op hoe we tijdens de coronaperiode inspeelden op de behoefte van onze klanten. De evenementenbranche werd hard getroffen door de maatregelen, maar onze koers bleef stabiel. Wij focusten ons op wat wél kon en zorgden ervoor dat het evenement altijd doorging. Dat gaf onze klanten vertrouwen. 

Ik besteed veel tijd aan marketing en communicatie. Het heeft mijn persoonlijke interesse en ik vind het leuk om creatief bezig te zijn. We verzinnen constant iets nieuws voor onszelf en voor onze klanten. Bijvoorbeeld eventlogo’s, naambadges, flyers en content voor social media.

Mijn beste ideeën ontstaan ‘s ochtends, tijdens mijn ochtendritueel met een kopje Engelse Tetley thee met melk. Dan werk ik met gemak plannen uit en mail ik mezelf actiepunten. Ik kan me geen fijner begin van de dag wensen.”  

Fun fact: ik heb alle boeken van Stephen King in mijn kast staan. Het zijn er meer dan 80.

Samenwerken? Leuk.
info@vkoz.nl

Zijn we al connecties op LinkedIn?
Marjolein van Rosmalen | LinkedIn

Bericht openen
Hoe organiseer je een duurzaam event?

Hoe organiseer je een duurzaam event?

Het organiseren van een evenement op een duurzame manier zorgt voor veel positiviteit. Deelnemers en stakeholders die waarde hechten aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, raken geïnteresseerd wanneer jij je op deze manier onderscheid. Maar hoe organiseer je een duurzaam event? Want er komt meer bij kijken dan alleen het recyclen van je afval.

Voor het creëren van een positieve impact houd je rekening met sociale, ecologische en economische aspecten. Voor het verminderen van de negatieve milieu-impact, kun je je ecologische voetafdruk verminderen door bijvoorbeeld gebruik te maken van hernieuwbare energiebronnen, selecteren van duurzame leveranciers en implementeren van milieuvriendelijke praktijken tijdens het evenement. 

Van duurzaam tot circulair
Je kunt je daarnaast ook verdiepen in het organiseren van een circulair evenement, waarbij je streeft naar het minimaliseren van afval en het maximaliseren van hergebruik. Denk hierbij aan het scheiden van verschillende afvalstromen en het stimuleren van hergebruik en recycling. Dit gaat gepaard met het kiezen van leveranciers die duurzame producten leveren.

Het kiezen van een evenementenlocatie
Kies voor een evenementenlocatie die energie-efficiënt is. Je kunt namelijk rekening houden met veel duurzaamheidsaspecten bij de keuze van de locatie. Denk bijvoorbeeld aan de bereikbaarheid: een locatie dicht bij een trein- of metrostation stimuleert bezoekers met het openbaar vervoer te komen. Of kies een locatie die samenwerkt met duurzame partners in bijvoorbeeld de techniek of catering.

Gooi zo min mogelijk weg
De catering is een groot onderdeel van het verduurzamen van je event. Door het minimaliseren van waste en het overgebleven voedsel te doneren aan een goed doel, draag je bij aan de duurzaamheid van je event. Ook kun je kiezen voor lokale opties waarmee je de transport zo veel mogelijk vermindert en keuze hebt uit biologische producten. 

Digitale opties
Cliché, maar erg belangrijk: verminder je papiergebruik. Maak geen gebruik meer van een programmaboekje, maar zet een eventapp in. Dit hebben wij voor het eerst in 2017 geïntroduceerd tijdens het event van CIS in Edinburgh. Met ruim 800 bezoekers hebben we de hoeveelheid afval weten te verminderen.

Met deze belangrijkste onderdelen zorg je voor een duurzaam event. Er zijn daarnaast diverse checklists die je helpen om je event nóg duurzamer te maken. 

Meer weten over duurzame events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: aanmelder.nl

Bericht openen
WvdD Valo livestream

Even voorstellen: Valo

Inmiddels hebben wij al voor veel verschillende klanten onvergetelijke momenten georganiseerd. Voor een aantal van onze zakelijke events hebben we samengewerkt met het Rotterdamse bureau Valo, specialist in het organiseren van livestream, webinars en online events. Inmiddels hebben ze ook vestigingen in Den Haag, Amsterdam, Utrecht en Breda. 

Over Valo
Valo bestaat uit een team van professionals met ervaring in de evenementenbranche en tv-industrie. Heb jij digitale ondersteuning nodig bij de uitvoering van je evenement, zoals audiovisuele techniek? Valo is jouw strategische steun en toeverlaat bij:

  • advies en uitvoering van AV bij fysieke en hybride evenementen
  • ontwerp van livestreams, webinars, online en hybrid events
  • bouw van (semi-)permanente audiovisuele technische toepassingen
  • media- en cameratraining

Bundeling van krachtenWeek van de Dienstverlening - Valo
Tijdens onze online en hybride evenementen hebben wij ervaring met de werkzaamheden van Valo. Zo hebben we samengewerkt tijdens het evenement van de Week van de Dienstverlening. Op dit hybride evenement heeft Valo gezorgd voor de livestream. Hun visie van het gebruik van internet om mensen bij elkaar te brengen kwam hier mooi naar voren. We werken graag met hen samen vanwege de persoonlijke services, het snelle schakelen en de expertises.

Op naar meer samenwerkingen
Voor het eerstvolgende evenement voor Werkstation op Zuid, zullen wij weer samenwerken met Valo. Zij zorgen op het evenement voor de audiovisuele aankleding, zoals lichten, schermen, geluid etc. Hiermee kunnen wij de ervaring van de deelnemers compleet maken! We zullen onze samenwerking zeker voortzetten met ons gezamenlijke doel ontzorgen.

Foto: Week van de dienstverlening 

Bericht openen

Even voorstellen – Timmey: afstudeerstagiaire marketing bij VKOZ

Mijn naam is Timmey Claver; Commerciële Economie student aan de Hogeschool Leiden. Vanaf 5 februari ben ik begonnen met mijn afstudeerstage bij VKOZ events & communicatie, waarbij ik me zal bezig houden met onderzoek doen naar een marketingcommunicatie vraagstuk.  

Ik zit momenteel alweer in mijn laatste jaar van de opleiding Commerciële Economie. Tijdens deze studie heb ik ervoor gekozen om me te specialiseren in marketing, content, copywriting en customer journey. In het derde jaar heb ik dan ook de minor Customer Experience Marketing met veel plezier gevolgd en daarbij Summa cum laude afgerond. Ik hoop de bijbehorende kennis goed te kunnen toepassen in de praktijk, in dit geval bij VKOZ in de evenementenbranche; een branche waar ik nog dieper in moet duiken maar wel erg mijn interesse heeft! 

Naast mijn zakelijke interesses heb ik ook een grote passie voor dansen, in de loop der jaren is deze passie gegroeid tot professioneel niveau. Mijn ambitie is om na het afronden van de studie mijn dans carrière verder uit te breiden en te combineren met werken als beginnend marketing professional. 

Ik kijk er enorm naar uit om tijdens mijn afstudeerstage meer te leren over de evenementenbranche, mijn vaardigheden verder te ontwikkelen en een mooi en waardevol product te kunnen opleveren voor VKOZ!

Timmey Claver

Bericht openen
Verhuisd naar het industriegebouw

We zijn verhuisd naar Het Industriegebouw!

Het nieuwe jaar zijn wij ingeluid met een frisse start in ons nieuwe kantoor. We hebben de afgelopen jaren enorm veel creatieve evenementen in het Heineken Gebouw Rotterdam gebrouwen. Nu is het tijd voor een verandering. Wij maken een nieuwe start in Het Industriegebouw! 

Na vijf jaar gevestigd te zijn in het Heineken Gebouw, wat eigenlijk een tijdelijk kantoor zou zijn, zijn we van het ene rijksmonument naar het andere binnen Rotterdam verhuisd. Het Industriegebouw biedt veel mogelijkheden voor VKOZ. Als enige evenementenbureau onder de huurders kunnen er misschien wel mooie samenwerkingen ontstaan. 

Wij hebben ons best gedaan om onze ruimte gezellig te maken, waarmee we hopen nóg creatiever te worden! De ramen bieden een open gevoel en hiermee meer interactie en gezelligheid met onze buren. Het verzamelgebouw biedt tevens bel- en vergaderruimtes waar we ons kunnen terugtrekken. In de Maaskantine op onze verdieping hebben we een pingpongtafel en er is meer dan genoeg gelegenheid om ergens iets te eten of drinken te halen. Er is naast werken hierdoor voldoende ruimte voor ontspanning! 

Wist je dat…Industriegebouw Goudsesingel - Nieuwbouw Architectuur Rotterdam

  1. Er veel kunstwerken door het hele gebouw te zien zijn? Je herkent de kunstenaars aan de gele bordjes. Scan de QR-code om hierover meer te weten te komen.
  2. De straat achter Het Industriegebouw, het Achterklooster, verwijst naar een nonnenklooster dat in de middeleeuwen op de precieze plek van Het Industriegebouw stond? 
  3. Het klooster in 1598 werd omgetoverd tot een gereformeerd burgerweeshuis? Deze was als zodanig in gebruik totdat het verwoest werd tijdens het bombardement in 1940.
  4. Maaskant en van Tijen na de oorlog het hypermoderne Industriegebouw ontwierpen? Op de 5e verdieping kwam hier plaats voor een theater. Deze vormde het decor van menig bedrijfsvoorstelling. Maaskant ontwierp minstens vijftien ontwerpen in Rotterdam, waaronder het Groothandelsgebouw, Hilton Rotterdam en De Euromast.
  5. Er allerlei brokstukken van het verwoeste burgerweeshuis bestaan? Deze bevinden zich in de stadscollectie van Rotterdam. 
  6. Het Industriegebouw ooit een heel kleurrijk gebouw was? Dit kleurenpalet is tegenwoordig terug te vinden in de inrichting.

Hoewel het slechts een klein kwartier lopen is van ons oude kantoor, zitten we dichter bij het stadscentrum. Een stukje drukker, maar de reuring vinden wij juist wel fijn. Wij hebben in ieder geval ontzettend veel zin om te brainstormen in ons nieuwe kantoor!

Kom je een keer langs om ons nieuwe kantoor te bewonderen? 

Bericht openen
VKOZ event trends 2024

Wat vindt VKOZ van de event trends van 2024?

Na onze terugblik op 2023 kijken we graag vooruit naar wat ons in 2024 te wachten staat. In ons fotoalbum vertelden we al dat er mooie evenementen gepland staan. We kijken daarnaast naar de (zakelijke) event trends voor komend jaar. Hiermee hopen we natuurlijk onze zakelijke evenementen nóg meer inhoud te kunnen geven en resultaten te behalen. 

Hybride evenementen
Gedurende de coronaperiode hebben wij ons volledig kunnen specialiseren in online en hybride evenementen. We leerden namelijk anders kijken naar een evenement, zónder de toegevoegde waarde te verliezen. Met het ontwikkelen van nieuwe formats konden evenementen altijd doorgaan. Hoewel live-evenementen natuurlijk het allerleukst zijn, kunnen wij goed schakelen en deelnemers op elke manier bereiken. In ons blog lees je alles wat je moet weten over een hybride evenement. De trend van hybride evenementen in 2024 zetten wij graag voort.

Duurzaamheid
Hoe groener, hoe beter. Daar zijn wij het helemaal mee eens. Verspilling van eten is zonde en we sporen onze deelnemers aan om met het openbaar vervoer te komen. Een evenement moet zo duurzaam mogelijk met hergebruik van materialen en minder afval. Een belangrijke trend van 2024 als het aan ons ligt.

Persoonlijke ervaringen
Eerder keken we al naar de event trends van 2022. Nu Artificial Intelligence steeds meer om de hoek komt kijken, worden persoonlijke ervaringen digitaler. Denk hierbij aan Virtual Reality om een extra dimensie toe te voegen aan je event. En zo’n extra dimensie hoeft dan niet per se met een grote bril, maar kan ook met Augmented Reality. Dit zorgt voor toegevoegde elementen door een computer aan de realiteit. Ontzettend veel mogelijkheden dus om technologie in te zetten!

Congrestival
We horen je denken: een congrestival? De naam zegt het al: een combinatie tussen een congres en een festival, de ‘festivalsering’ van zakelijke evenementen. Dit is voor VKOZ eigenlijk al de standaard. Een zakelijk evenement is voor ons een onvergetelijk moment en geen saaie verplichting. Diversiteit en afwisseling zorgt samen met een gezellige sfeer en goede catering voor een evenement van meerwaarde. Wat ons betreft een belangrijke event trend van 2024!

Event-app
Misschien heb je het al in onze eventcases gelezen: wij maken al gebruik van een event-app op de Forums van CIS en verbeteren deze elke editie. Zo is het de trend dat de event-app meer een persoonlijke gids wordt met een eigen profiel. Ontwikkelingen waar VKOZ fan van is bij grote congressen en hier zeker gebruik van maakt!

Verzamelen en analyseren
Tegenwoordig zijn er talloze manieren om informatie te vergaren bij je deelnemers. Of dit nu gaat om feedback na afloop of wensen vooraf je event. Dit doen we op veel verschillende manieren. Lees vier van de vele mogelijkheden in ons blog om feedback te vragen aan je deelnemers. Inhoud ophalen is namelijk ontzettend belangrijk voor in de toekomst en eventuele volgende evenementen. Daarom gaan wij deze trend in 2024 zeker voortzetten en op diverse manieren gebruiken!

Meer weten over event trends of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: aanmelder.nl
Bron: Frankwatching

Bericht openen
Sinterklaas VKOZ

Sinterklaas kijkt uit naar de terugblik op 2023!

Sint en zijn Pieten zijn Nederland dit jaar weer ingewijd,
Dat ging niet van zijn leien dakje, het grote boek was namelijk kwijt!

Daarin hebben zij gelezen dat VKOZ het goed doet op het gebied van eventmanagement,
En een groot netwerk van klanten dit jaar kent.

Van klanten als Gemeente Rotterdam tot aan CIS,
Niks is ze te gek, en leren van en aan alle klanten een les.

Het portfolio is dit jaar weer aangevuld met een aantal mooie evenementen,
Welke hebben gezorgd voor veel leermomenten.

Evenementen in Rotterdam, Nederland en over de grens,
Het maakt niks uit, VKOZ luistert naar de klantenwens!

Daarnaast heeft Sanne afgelopen zomer haar comeback gemaakt,
En is ze haar kennis en ervaring niet kwijtgeraakt.

Deze projectpiet is druk bezig met de komende nieuwsbrief,
Waar we terugblikken op evenementen uit het 2023 archief.

Isa heeft aan de hand van alle evenementen het jaarlijkse fotoalbum in elkaar gezet,
Maar blader gerust al door ons portfolio van evenementen voor een beetje voorpret!

Tevens houdt deze marketingpiet onze socials in de gaten,
En brainstormen we samen voor toevoegingen, of wat we juist kunnen weglaten.

Eventmanagement, daar weet Marjolein wel raad mee,
Zij is de expert op het gebied van evenementen en stelt de klant altijd tevree!

Elke week zit volgepland met voorbereidingen voor aankomende evenementen,
Welke steeds meer vorm krijgen op bepaalde momenten.

Wacht gerust af tot de nieuwsbrief in je inbox verschijnt,
En blik samen met ons terug voordat 2023 weer uit de schijnwerpers verdwijnt.

Wil je dit moment niet missen, maar ben je nog niet aangemeld?
Schroom niet en vul je gegevens in onderaan de website op het invulveld!

Meer weten of wil je tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
VKOZ events checklist

Checklist: 12 stappen voor de grootste impact met jouw zakelijke event

Hoe bereik je de grootste impact met zakelijke evenementen? Dat is een uitgebreid proces dat vol zit met creativiteit en slimme strategieën. Wie al deze processen ontvouwt, komt uit bij een checklist van 12 stappen: de gids voor het maximaliseren van de impact van jouw zakelijke evenementen. Deze 12 stappen vormen een fundament en richtlijnen als je basisplan om ervoor te zorgen dat jouw zakelijk evenement impact heeft en effectief is.

1. Doelstelling bepalen
De eerste stap is om duidelijke doelstellingen te definiëren voor je evenement. Voorbeelden van een doelstelling is het vergroten van merkbekendheid, het genereren van leads of het versterken van klantrelaties. Hoe concreter de doelstelling(en) hoe beter!

2. Doelgroep identificeren
Identificeer de specifieke doelgroep die je wilt bereiken met het evenement. Dit zal helpen bij het vormgeven van de marketing- en communicatiestrategie. Het kan zijn dat jouw evenement meerdere doelgroepen heeft. Houd hierbij wel rekening met de communicatie en beleving.

3. Budget opstellen
In een realistisch budget voor het evenement, ook in het voor- en natraject, houd je rekening met de kosten voor onder andere de locatie, catering, sprekers en marketingmaterialen. Het kan zijn dat je makkelijk een kostenpost kunt vergeten. Lees ons blog waarin je een checklist voor het budget van jouw evenement kunt afstrepen.

4. Datum en locatie kiezen
Om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk deelnemers van je doelgroep trekt, kies je een geschikte datum en aantrekkelijke locatie, passend bij jouw bedrijf. De datum moet een ideale dag of moment van het jaar zijn. En wat betreft de locatie: dit is hét kader waarbinnen je live communiceert. Niet te onderschatten! Een aantrekkelijke locatie kan meer deelnemers trekken.

5. Thema en boodschap bepalen
Om de essentie van je evenement weer te geven, bepaal je een aantrekkelijk thema en krachtige boodschap. Het thema laat je vervolgens terugkomen in het complete communicatietraject. Zowel in de communicatie naar de deelnemers vóór je evenement als op het evenement zelf natuurlijk.

6. Een marketingplan opstellen
In het brede kader van marketing is het belangrijk om een uitgebreid marketingplan te ontwikkelen en hiermee je evenement te promoten. Op deze manier zorg je dat jouw genodigden daadwerkelijk deelnemers van je evenement worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van sociale media, e-mailmarketing, contentcreatie of PR. Lees ons blog waarin we je vertellen hoe je een effectieve marketingstrategie plant. 

7. Sponsoring en partners
Zowel sponsors als partners kunnen van toegevoegde waarde zijn tijdens jouw evenement. Bedenk wel: wat voegt een sponsor of partner toe aan jouw evenement? Lees ons blog waarin je 17 creatieve ideeën kunt gebruiken voor de sponsoren van je evenement.

8. Programma en sprekers 
Bij diverse doelstellingen is een programma met sprekers, workshops, discussies en alle andere vormen van interactie belangrijk. Zorg voor een passend programma voor jouw doelstelling, jouw doelgroep en durf ook input uit die doelgroep op te halen. Daarnaast is het belangrijk om een afwisselend programma op te zetten, zodat de deelnemers zich niet zullen vervelen. Lees ons blog met 10 tips voor een afwisselend online programma, welke jij ook kunt inzetten op je live evenement.

9. Registratie en ticketing
Het registreren, de eventuele ticketing, het complete deelnemerregistratie-proces is om een aantal redenen super belangrijk. Denk aan het gebruiksgemak, laagdrempeligheid en eenvoud en ophalen van data. De registratie is een deel van je voortraject en bovendien zijn dit allemaal contactmomenten! Je kunt ervoor kiezen om de registratie zelf te doen, maar er zijn verschillende bedrijven die dit graag voor je uit handen willen nemen. Lees ons blog waarin we Invitato voorstellen: zij regelen online en on-site bezoekersregistratie op jouw events.

10. Contentcreatie
Relevante en boeiende inhoud vooraf, tijdens en na je evenement kun je op verschillende manieren creëren met content. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit blogs, video’s, foto’s of live-updates. Vergeet niet: het evenement is het hoogtepunt van het voortraject en de start van het natraject!

11. Interactie en betrokkenheid bevorderen
Voor het bevorderen van de interactie en betrokkenheid kun je manieren plannen als netwerkmogelijkheden, live Q&A-sessies of wedstrijden. Maar ook hier geldt: durf het anders te doen. In het voortraject kun je je bezoekers bijvoorbeeld al koppelen aan de juiste sprekers of andere bezoekers. Kijk ook eens naar aandere live vormen: bijvoorbeeld Converstatie en Input.

12. Follow-up, evaluatie en effectmeting
Stel een follow-upstrategie op om de contacten en leads die tijdens het evenement zijn verzameld op te volgen. Evalueer ook het succes van het evenement aan de hand van de gestelde doelstellingen. Doe dit bijvoorbeeld aan de hand van één van de vier manieren om feedback te vragen aan je deelnemers uit dit blog. Houd hierbij rekening met wat je wilt meten, zodat je dit gericht met de juiste tools kunt meten. Doe dit bijvoorbeeld met het berekenen van de ROI van jouw evenement.

Meer weten over de impact van jouw zakelijke evenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementenorganiseren.nl

Bericht openen
eventmanager vkoz

De toegevoegde waarde van een eventmanager

Voor het organiseren van een evenement werk je aan zowel de organisatie als de uitvoering. Zo gezegd, zo gedaan toch? Dit is slechts het topje van de ijsberg van wat een eventmanager doet. Een eventmanager is namelijk eindverantwoordelijk voor alle taken. Weet jij wat een eventmanager, naast het organiseren van jouw event, voor jou kan betekenen? 

Twijfel je nog of je het event zelf gaat organiseren of uitbesteden? Lees ons blog waarin we de voor- en nadelen voor jou met elkaar vergelijken. Wanneer je hebt besloten je event uit te besteden aan een eventmanager, is het belangrijk te weten wat de toegevoegde waarde hiervan is. 

De taken van een eventmanager

Gedurende de organisatie van een event moet een eventmanager aan verschillende factoren denken. Alle verantwoordelijkheden rondom de voorbereidingen: onder andere het programma, de catering, promotie, veiligheid, marketing en locatie. Tevens denkt een eventmanager out of the box voor de beste creatieve ideeën (alles is mogelijk!), is flexibel en heeft goede sociale vaardigheden. Maar het allerbelangrijkste: jou als klant ontzorgen. Een eventmanager neemt namelijk zo veel mogelijk taken uit handen. Optimaal is om minimaal drie maanden voor je event een eventmanager in te schakelen. Bij voorkeur natuurlijk eerder, zodat je voldoende tijd hebt om te brainstormen en je doelstellingen op orde te hebben.

Dan is het zover: de dag(en) van je event. Bij de uitvoering controleert de eventmanager door middel van een doorloop of alle voorbereidingen goed worden uitgevoerd. Tijdens het evenement leidt de eventmanager alles in goede banen en zorgt ervoor dat de deelnemers optimaal genieten. Na afloop van je event kun je op diverse manieren feedback verkrijgen om te testen of je je doelstellingen hebt behaald. Lees ons blog met 4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Jouw strategische partner

Naast de voorbereiding en uitvoering van een event, lost een eventmanager ook problemen op, heeft oog voor details en is op de hoogte van de nieuwste trends. Belangrijk is om kwaliteit te leveren en mensen te verrassen. Dit alles in samenwerking als strategische partner met jou als klant. VKOZ is onderscheidend en doet dit met haar jarenlange ervaring, oog voor detail, transparantie en een breed netwerk. Wij meten de behaalde resultaten aan de hand van de ROI piramide. Wil je weten hoe we dat doen? Lees ons blog. 

Zijn wij jouw strategische partner?

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Sanne Dits

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Alles wat jij moet weten over hybride evenementen

Het is duidelijk: je gaat een hybride evenement organiseren. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Tijdens de coronapandemie heb je misschien wel een blog over hybride events op onze website gelezen. Alle kennis uit deze blogs hebben we voor jou samengevoegd in dit nieuwe blog. Hierin lees je alles wat jij moet weten over hybride evenementen.

Dit begint bij het bepalen en in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling(en) tijdens de conceptontwikkeling. Niet alleen tijdens deze fase, maar ook tijdens de andere fasen houd je er rekening mee dat je eigenlijk twee losse events organiseert. En beslis of je je hybride event wilt verdelen over meerdere dagen. Zo vind je misschien een mooiere balans.

Dit is het geheim van een succesvol hybride event!

Met dit in je achterhoofd kan je kijken naar de eerste stappen van het organiseren van je hybride event. Met deze tips zorg je ervoor dat een goed begin het halve werk is. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring. Beslis welke exclusiviteit je gaat aanbieden en waarom het voor de online deelnemers waard is om jouw evenement te bezoeken.

Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium, iemand die samenwerkt met je tech-partner, AV-professional, iemand voor de digitale backstage en iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
De (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Een hybride event werkt net anders: een online en fysiek format moet worden gecombineerd. Ga bij jezelf na: werken de online formats ook voor je publiek in de zaal? Wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Zorg hierbij voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels een studio en werken samen met een technische partner. Hierin is het tevens belangrijk om te beslissen hoe je de online engagement gaat managen: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Met deze tools zijn dit soort vragen makkelijk te managen.

Het zoeken van een geschikte locatie voor je hybride event: waar moet je op letten?

Na het bepalen van een format kun je op zoek gaan naar een locatie. Het belangrijkste is dat je hier je gekozen format kunt uitvoeren in combinatie met het programma wat je voor ogen hebt. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen.

  1. Online eventfaciliteiten
    Eén van de belangrijkste eisen voor het zoeken van een geschikte locatie is de technologie. Het is belangrijk voor evenementenlocaties om in te spelen op de wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.
  2. Interactieve communicatie
    Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.
  3. Data-hub
    Voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.
  4. Flexibiliteit
    In de verschillende soorten en vormen van events blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Denk er bijvoorbeeld aan of locaties meekunnen met jouw vraag of doelstelling.
  5. Duurzaamheid
    Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daarin mee?

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld en een geschikte locatie hebt gevonden, kun je het programma gaan samenstellen. Een mogelijk hybride programma ziet er als volgt uit:

hybride format

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Voor alle lichtgekleurde blokken moet dus een apart programma en script gemaakt worden. Denk goed na hoe je de interactie gericht op beide doelgroepen wilt inzetten. Mensen krijgen namelijk meer energie en zijn meer tevreden als ze actief mee mogen doen. 

Overige belangrijke tips

Energie en verbinding tijdens jouw hybride event
Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Bedenk hoe de deelnemers bij jouw event iets kunnen doen. Regel zowel fysieke als digitale netwerkmogelijkheden: vorm bijvoorbeeld kleine groepjes waarin deelnemers bespreken wat ze hebben opgestoken van het event. Dit kan tijdens de inloop of in de pauze. Of maak een game. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren. Belangrijk: maak actief deelnemen supereenvoudig. De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Houd ook de techniek simpel: als dit te ingewikkeld wordt, kan er ook meer misgaan. Vraag je af wat het doel is en gebruik daar techniek voor.

Meten is weten!
Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om data te verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname en open feedback te krijgen. Lees de verschillende manieren waarop je feedback aan je deelnemers kunt vragen in ons blog: vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Meer weten over hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
enquete, vkoz, review

4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers

Om te testen of je je doelen van je event hebt behaald en het bepalen van de ROI, kun je feedback aan je deelnemers vragen. Met bruikbare feedback laat je je evenement groeien en zorg je voor een betere bezoekerservaring. Maar hoe kun je het beste feedback verzamelen? Hieronder lees je 4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

digitale enquete na je eventEnquête versturen na afloop van je event
De meest bekende en gebruikelijke manier om feedback aan je deelnemers te vragen: een enquête versturen via de mail na afloop van het evenement. Je wilt namelijk de mening van je bezoekers horen. Je kunt in zo’n enquête zoveel (verschillende) vragen kwijt als je wilt. Maar hoeveel respondenten levert dit op? Wij adviseren onze klanten hoe je een effectieve enquête kunt opstellen om zo veel mogelijk bruikbare antwoorden te krijgen.

 

Inzetten van een whiteboardmessage board
Als je op je evenement gebruik hebt gemaakt van een whiteboard voor bijvoorbeeld het noteren van de inspiratiesessies of ingezet bij de registratie, kun je deze goed inzetten bij het verkrijgen van feedback. Laat je deelnemers bijvoorbeeld tips en tops noteren. Dit is een goede manier van feedback vragen. Je verplicht je deelnemers om na te denken over hun mening van het event en verhoogt aanzienlijk de kans op antwoorden. Of laat je deelnemers met elkaar sparren. Laat ze tekenen, reageren op stellingen of maak gebruik van post-its. Diverse mogelijkheden om essentiële feedback te ontvangen!

 

KlanttevredenheidMaak gebruik van de keycords
De makkelijkste manier is vragen of je deelnemers hun keycord willen achterlaten om hiermee te stemmen. Je kunt dan drie bakjes neerzetten met smileys erop: een ontevreden, neutrale en blije smiley. De kans hiermee is wel dat je bakje met de blije smiley het volst komt te zitten en je hier niet mee kunt testen of je je doelen hebt behaald. Gebruik deze methode daarom in combinatie met een andere manier van feedback vragen. Vraag je deelnemers bijvoorbeeld nog om een tip. Hiermee verhoog je de feedback op je event! 

 

enquete vkoz

Krijg onmiddellijke feedback tijdens je evenement
Het evenement zelf is het uitgelezen moment om directe feedback te krijgen terwijl je bezoekers er nog middenin zitten. Zulk praktisch onderzoek kan op meerdere manieren worden verricht terwijl een evenement in volle gang is. Bijvoorbeeld via een eventapp of QR-codes op het grote scherm aan het einde van elke presentatie, die bezoekers kunnen scannen, om een enquête op hun eigen telefoon in te vullen. Of laat medewerkers met een tablet bezoekers face-to-face vragen een snelle enquête in te vullen. Als je bezoekers persoonlijk aanspreekt, zullen ze eerder stoppen en je enquête invullen. Ook een idee is om de deelnemers te belonen met een prijs.

Heb jij je doelen van je event behaald? Bereken de ROI van je evenement middels deze zeven stappen.

Meer weten over manieren waarop je feedback kunt vragen of wil je andere tips voor het organiseren van een congres? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Sanne Dits

Bericht openen
Rotterdam evenementenlocaties

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam (deel 3)

Als aanvulling op de unieke en inspirerende evenementenlocaties die we hebben besproken in deel 1 en 2 van deze serie, hebben wij de afgelopen tijd nog een aantal mooie evenementenlocaties mogen bezoeken. Hieronder vind je een overzicht van locaties waar wij een evenement hebben mogen organiseren of graag zouden willen!

Schielandshuis RotterdamSchielandshuis
Midden in de stad staat het authentieke Schielandshuis. De prachtige details aan de buitenkant zie je ook binnen terug. Ruim 350 jaar geleden is de bouw van het pand afgerond. Voor een kleiner evenement zit je hier goed: tijdens een vergadering of presentatie is plek voor maximaal 34 personen en voor een receptie maximaal 50 personen.

 

De Kuip rotterdamDe Kuip
Wist je dat de Kuip niet alleen een voetbalstadion is, maar ook een evenementenlocatie? Naast concerten en andere muziekevenementen kunnen er ook zakelijke evenementen georganiseerd worden. Wij hebben er al diverse congressen georganiseerd, zoals voor het Leerwerkakkoord! In het Maasgebouw zijn er ook genoeg ruimtes te gebruiken als break-out rooms voor inspiratiesessies of workshops.

 

Inntel RotterdamInntel/Mainport
Het Inntel heeft veel mogelijkheden voor diverse evenementen. Zo kun je er trouwen, maar ook zakelijke evenementen organiseren. De unieke locatie, in het stadscentrum en aan de voet van de Erasmusbrug, maakt het Inntel een geschikte locatie. De locatie beschikt over voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer in de buurt. In de panoramazalen op de 15e en 16everdieping, met een capaciteit van 450 personen, heb je prachtig uitzicht over de Skyline van Rotterdam.
Met het aangebouwde Mainport vijfsterrenhotel is er genoeg plek om de gasten te laten overnachten bij een meerdaags evenement. De locaties gecombineerd bieden een totale capaciteit van 800 personen.

Heineken Gebouw
De locatie waar ons kantoor zich bevindt en wij onze concepten brouwen ;). Wist je dat er ook evenementen georganiseerd kunnen worden? Zo hebben wij op 19 juni 2023 het evenement voor De Week van de Dienstverlening georganiseerd. Lees de eventcase hier. De vergaderruimtes kunnen worden gebruikt als break-out rooms en de grootste ruimte kan worden gebruikt als plenaire zaal. Het rijksmonument is een prachtige toevoeging op je evenement en is centraal gelegen in het stadscentrum.

 

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 3 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel één en deel twee voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Sanne Dits

Scroll naar boven