tips hybride evenement organiseren
Zo zorg je voor energie en verbinding tijdens jouw hybride event
2 februari 2021
tips online programma

Hoe stel je een afwisselend online programma samen? 10 tips

Het programma van een online evenement vul je natuurlijk met interessante gasten en onderwerpen. Maar in welke vorm bied je dit aan en hoe zorg je voor flow, verbinding en afwisseling in je programma? In deze blog 10 tips voor het samenstellen van een afwisselend script voor jouw online event.
Tip 1. Creëer een wachtruimte met aftelklok
Een online wachtruimte is de ideale plek waar je als organisatie de eerste interactie kunt aangaan en waar je mensen een welkom gevoel kunt geven. Om de spanning op te bouwen en te laten weten wanneer je begint toon je enkele minuten voor je live gaat een aftelklok. Denk ook aan:
• Deel alvast praktische informatie in de wachtruimte: bijvoorbeeld de login voor interactietools
• Laat een chat moderator praktische vragen beantwoorden en interactie stimuleren
Tip 2. Gebruik bumpers
Bumpers zijn korte video- of audio fragmenten van drie tot tien seconden. Deze kan je gebruiken om in te leiden, uit te leiden of items aan elkaar te verbinden. Het gebruik hiervan draagt bij aan een professionele indruk, herkenbaarheid van je merk en vooral: een prettige flow in je programma. Zet het in voor:
• Een bumper is een korte adempauze voor de moderator, gasten en crew
• Gebruik het als een transitie om bijvoorbeeld video’s klaar te zetten of nieuwe gasten te placeren
• Neem bumpers duidelijk op in je online script om te voorkomen dat sprekers te vroeg gaan praten
Tip 3. Zet een sidekick in
Een sidekick is een assistent van de moderator. Hij of zij instrueert het publiek hoe zij vragen en reacties kunnen insturen en houdt gedurende het programma overzicht op alle inkomende reacties. De sidekick selecteert de meest interessante en/of veelgestelde vragen en legt deze op gescripte momenten (!) voor aan de moderator of gelijk aan de studiogasten. Een sidekick zorgt voor een leuke dynamiek en verbinding met de deelnemers. Je kan een zogenaamde ‘green room’ creëren van waaruit hij of zij verslag doet. Let op:
• Een sidekick is bij voorkeur geen inhoudelijk expert
• Vraag deelnemers hun vraag te voorzien van hun naam, zo creëer je betrokkenheid
• Geef aan het begin van je programma aan wat je doet met onbeantwoorde vragen
• Heb een eerste vraag paraat, zo stimuleer je vervolgvragen
• Upvoting; laat het publiek bepalen welke vraag naar voren moet komen
• Speel met vraagsoorten; polls, wordcloud-, open vragen en Q&A’s
Tip 4. Regel een tafeldame/-heer
Deze dame of heer vergezelt de moderator tijdens het online programma. De tafelgast is inhoudelijk betrokken, zorgt voor een prettige aanscherping van het gesprek en geeft waardevolle aanvullingen. Een tafelgast roept ook herkenning op bij de kijker. De persoon is een boegbeeld van de organisatie of binnen een bepaalde branche. Denk aan:
• Een directeur komt beter tot zijn recht als moderator
• Houd rekening met spontane bijdrage tafelgast
Tip 5. Één-op-één interview
Één van de hoofdingrediënten is één of meerdere korte interviews met een expert speaker. Het is belangrijk om dit gesprek van tevoren voor te bereiden. Zo ben je bewust van de benodigde tijd; online heeft men zeer beperkte aandacht. Tips:
• Kom in een voorgesprek tot drie bullet points die de boodschap samenvatten
• Reik als moderator een bullet point aan wanneer gast zijpaden inslaat
• Wees spaarzaam met presentaties en monologen tijdens een live uitzending
• Experts kunnen wereldwijd bijdragen dus hoeven niet persé op locatie aanwezig te zijn
Tip 6. Interactieve paneldiscussie
Een panel is gevarieerd in achtergronden en standpunten. Besteed tijd aan je speaker line-up. Geef het structuur door twee a drie stellingen. Als kijkers kunnen stemmen, dan houd je iedereen betrokken. Let op:
• Houd rekening met de RIVM richtlijnen
• Bepaal het aantal camera’s (vijf gasten = drie camera’s)
• Hanteer tien minuten voor je stelling: een minuut ter inleiding, één voor de poll, zeven voor het gesprek en één voor een kijkersreactie
Tip 7. Satellite visits
Als de RIVM richtlijnen het toestaan, dan kan je zogenaamde ‘satellite locaties’ creëren. De deelnemers verzamelen op verschillende locaties in het land om in kleine groepjes op één scherm samen naar de online uitzending te kijken. Op deze manier verhoog je de betrokkenheid en is het een waardevol contactmoment met je relaties. Het leuke hiervan is dat je een ‘digitaal bezoek’ kunt brengen aan een satellite locatie middels videoverbinding. Denk aan:
• Bepaal voor het online gaan welke satellite locaties in de live uitzending komen
• Controleer tijdens het online gaan het licht, het geluid en de beeldweergave
Tip 8. Gebruik visuele content
Visuele content helpt om thema’s verder te verduidelijken en te verlevendigen. Denk hierbij aan video’s, beelden of slides. Een video kun je goed gebruiken om een nieuw programma onderdeel in te leiden. Tips:
• Met gesponsorde content kunnen stakeholders met video deelnemen aan het programma
• Houd video’s kort, zodat het live karakter van een livestream behouden blijft.
• Controleer tijdens de live verbinding met inbellers de weergave van slides vanaf hun computer
Tip 9. Denk aan entertainment
Bij een online uitzending is interactie met het publiek erg belangrijk. Speel bijvoorbeeld een quiz of reik een award uit. Een andere vorm van entertainment is een mooi muziek optreden. Let op:
• Zorg dat quiz spelers hun eigen naam invoeren om een winnaar te kunnen bepalen
• Bij sommige live streams is er een vertraging van twintig seconden tussen wat je in de studio zegt en wat de kijker thuis hoort/antwoordt
• Muziekoptredens vergen vaak extra inzet (en kosten) qua audioapparatuur
Tip 10. Spoken word
Een gesproken column is een leuke afwisseling en een krachtige vorm om een thema over te brengen. Denk aan:
• Spoken word vaak staand uitgesproken: houd hier rekening mee in je online script qua camera setup
• Spoken word kan ook van tevoren worden opgenomen en als video worden getoond
Meer tips? Ons team met online event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.
Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Stuur een mail naar info@vkoz.nl of bel 010-2107961. 
online en hybride events van VKOZ in Rotterdam
Bron: Eventinspiration

Comments are closed.