Privacyverklaring

VKOZ is een allround evenementen- en communicatiebureau in Rotterdam. Wij organiseren diverse evenementen voor profit- en non-profitorganisaties en verzorgen de communicatie daaromheen. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door VKOZ verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven.
In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld door VKOZ en hoe er mee wordt omgegaan. Wij leggen uit waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen je gegevens opgeslagen worden. Tevens vind je hier je rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.
Doel van je gegevens
VKOZ verzamelt voor een aantal doelen persoonsgegevens:
• Wij sturen via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van VKOZ. Daarnaast kan je als relatie van VKOZ aangemeld zijn voor het ontvangen van de nieuwsbrieven.
• Wanneer je contact opneemt via het contactformulier op de website van VKOZ. In dit formulier wordt alleen gevraagd om de benodigde gegevens om contact op te nemen, zoals je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht.
• De website van VKOZ verzamelt gegevens om deze te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens.
• Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met potentiële relaties.
Beheer van je gegevens
De gegevens die wij ontvangen en verwerken worden beheerd door middel van:
• Mailchimp: de nieuwsbrieven van VKOZ worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp.
• Vevida: de website en e-mail van VKOZ worden gehost bij Vevida. Als jij contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende gegevens en mails opgeslagen op de servers van Vevida.
Periode van beheer
Wij bewaren jouw gegevens voor langere tijd, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten of indien we op grond van een wettelijke regeling je gegevens langer moeten bewaren.
• Je e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van deze gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrief of door een mail te sturen info@vkoz.nl.
• Wanneer jij contact opneemt met VKOZ via e-mail, dan worden de gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden vijf jaar bewaard via Vevida.
• De gegevens die Google Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jou. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
Beveiliging van je gegevens
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De gegevens die door ons of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord en daar waar mogelijk met tweestapsverificatie. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Daarnaast wordt jouw bezoek aan de website van VKOZ beveiligd door een SSL certificaat.
Jouw rechten
• Recht op inzage: je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij VKOZ vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen naar info@vkoz.nl.
• Recht op rectificatie: kloppen je gegevens niet of zijn ze veranderd, dan heb je het recht om dit te laten rectificeren door ons. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde link onderaan elke nieuwsbrief.
• Recht op overdracht: mocht jij de gegevens nodig hebben die wij opgeslagen hebben in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dienen wij al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.
• Recht op wissen van gegevens: wanneer je niet langer wilt dat wij jouw gegevens vastleggen, dan heb je het recht op het laten wissen van je gegevens.
• Recht op het indienen van een klacht: je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat VKOZ niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.
• Recht op stop gegevensgebruik: indien jij niet wilt dat wij jouw gegevens gebruiken, dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens, door een mail te sturen naar info@vkoz.nl met een kopie identiteitsbewijs (waarbij de pasfoto, identiteitsbewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt).
Jouw plichten
Wij verwerken persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten via e-mail. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van onze diensten. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kunnen wij de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn dat de gegevens die je met VKOZ gedeeld hebt ook met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd. VKOZ behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist, dan wel wanneer VKOZ dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten, eigendom of veiligheid van VKOZ te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
Heb je nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan contact op via info@vkoz.nl.