evenementenbureau Archieven

Nieuwe lente, nieuwe energie en een nieuwe website!

18 maart 202230 maart 2022

Eindelijk is het zo ver… Na 5 jaar hebben we een nieuwe website! In die jaren is er veel veranderd in de evenementenbranche. De afgelopen 2 jaar hebben we ons natuurlijk ontwikkeld als specialisten op het gebied van online en hybride events. Maar daarnaast zijn we steeds meer een strategische partner voor onze klanten geworden. Van live communicatie tot eventmarketing en experience; wij denken met hen mee.

Onze stappen, van idee naar event, zijn daarmee actueler dan ooit. Conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Onze klanten zetten ons in op de plekken waar zij ons nodig hebben, of kiezen voor een totaalaanpak. En profiteren zo van de kracht van co-creatie. Op de nieuwe website staan deze diensten daarom meer centraal. Ontdek het via de instructievideo die Isa gemaakt heeft!

Maak van je zakelijke event een onvergetelijk moment
Daarnaast blijven wij veel kennis en inspiratie delen via onze blog en nieuwsbrief. Net als op onze social mediakanalen. Volg je ons al? En natuurlijk kan je nog steeds met ons brainstormen. Nieuw: via de website kan je nu zelf het gratis consult inplannen! Wij kunnen onze onvergetelijke events niet organiseren zonder ons brede netwerk van betrouwbare partners. Zij zijn allen een expert op hun vakgebied. Wij zullen dan ook regelmatig inzoomen op hen, zodat je hen beter leert kennen.

Win een gers Rotterdams Cadeaupakket
Zoals onze partner Patricia van RedFactor: zij heeft weer onze webteksten geschreven. Zij begrijpt heel goed hoe de klanten van VKOZ het beste ontzorgd kunnen worden. En Henk van Henk Kuiper Webs gaf ons als uitdaging om met de meest creatieve vormgeving ideeën te komen: hij kan het bouwen. Wij hopen dat dit gelukt is. Daarom vinden wij het belangrijk om te weten wat jij ervan vindt. Wil jij deze 6 vragen invullen? Het kost je maar 1 minuut en onder de inzendingen verloten wij een gers Rotterdams cadeau!

Jouw partner in Rotterdam voor zakelijke events
We zijn er nog niet helemaal. De afgelopen jaren organiseerden wij meer dan 80 unieke evenementen op maat. Deze verdienen een mooie plek op de nieuwe website van VKOZ. Niet alleen om te laten zien hoe wij onze klanten hebben geholpen, maar ook om inspiratie op te doen. De komende maanden zal Sanne hieraan werken. Net als aan onze plannen om als Professional Conference Organizer buitenlandse organisaties te helpen met het organiseren van hun internationale congressen in Rotterdam. Dit doen we natuurlijk samen met de partners van Rotterdam Partners. Hou de socials in de gaten!

Hier brouwen wij onze concepten
We werken vanuit het Heinekengebouw, een schitterend rijksmonument aan het water van de Crooswijksesingel in Rotterdam. Hier brouwen wij onze concepten en bruisen onze plannen. Kom je op bezoek? We zetten alvast de koffie en thee voor je klaar. En als je wilt een biertje, geheel in stijl.

VKOZ events & communicatie is hét zakelijke evenementenbureau in Rotterdam. Wij zijn onafhankelijke experts op het gebied van veilige live, interactieve hybride en impactvolle online events. Wij zorgen ervoor dat je event altijd doorgaat, zodat jij zonder zorgen je doelen behaalt.

Even voorstellen: Sanne – Content Creator bij VKOZ

1 maart 202222 maart 2022

Mijn naam is Sanne Dits en sinds 1 februari 2022 mag ik mijzelf stagiaire Content Creator bij VKOZ noemen! Deze stage zal vijf maanden duren, tot 30 juni.

Creative Business
Ik studeer Creative Business en het eerste half jaar van dit studiejaar heb ik een minor Event Management gevolgd. Dit was een goed vertrekpunt om al mijn kennis toe te kunnen passen in de praktijk en mij te kunnen ontwikkelen tot young professional. Wie weet binnen de evenementenbranche.

Wat ga ik doen?
Deze stage past helemaal bij mij, want ik houd erg van het schrijven van teksten in verschillende vormen. Ik zal mij dan ook de komende tijd bezighouden met het creëren van content, zoals het herschrijven van de teksten in het portfolio. Daarnaast daag ik mijzelf uit om meer te leren over de marketing aangezien dat niet helemaal mijn ding is.

Maar eerst verdiep ik mij in het bedrijf en de branche, want de tijd gaat al snel genoeg! Voor ik het weet is het eind juni en kan ik terugkijken op een hele leuke tijd waar ik enorm veel heb geleerd.

Bron: Sanne Dits

Even voorstellen: Improvisatieacteurs.nl

Even voorstellen: Sanne - Content Creator bij VKOZ

Even voorstellen: Isa – Creative Communication Marketeer bij VKOZ

Handig: 15 tips voor een succesvol hybride event

14 december 202125 maart 2022

Gelukkig is er steeds meer mogelijk op het gebied van ‘echte’ live evenementen organiseren. Maar als je nog twijfelt of alle deelnemers fysiek bijeen willen (of mogen) komen, kan je ook een combinatie met een online event aanbieden: het hybride evenement.

Wij hebben al in meerdere blogs uitgelegd dat dit verschillende uitdagingen met zich meebrengt: het samenbrengen van 2 programma’s (live en online), zonder de interactiviteit, impact en het behalen van de doelen kwijt te raken! Hieronder 15 tips voor een succesvol hybride evenement:

1. Durf anders en groter te denken
Ga vooral dingen doen en ontdekken en blijf niet stil zitten, kom in beweging en zie dit als periode waarbij je teruggaat naar de core: mensen verbinden. Dit hoeft niet perse in de RAI met zoveel mogelijk mensen. Dit kan ook kleiner en op meerdere momenten. Durf jij anders en groter te denken of ga je hetzelfde proberen?

2. Hybride evenement over meerdere dagen
Spreid je hybride event over meerdere dagen en zorg voor een gezonde balans in netwerkmogelijkheden voor zowel fysieke als online deelnemers. Ga dus niet alleen exposanten fysiek een podium geven, maar organiseer bijvoorbeeld een ‘online match of follow-up day’ waarbij exposanten online meetings doen met zowel fysieke als virtuele deelnemers.

3. Zorg live voor interactie met online
Betrek je online publiek bij fysieke evenement door bijvoorbeeld een scherm met Q&A (van virtuele deelnemers) te tonen op het podium aan de spreker. Of laat de online deelnemers de vragen ‘live in de uitzending’ stellen via hun webcam.

4. Open een virtuele helpdesk
Open een virtuele helpdesk (als een soort breakout room) waar iedereen terecht kan met problemen, om te voorkomen dat deze zichtbaar zijn voor al je online deelnemers.

5. Stream de fysieke sessies
Stream je live sessies, dit is zo makkelijk tegenwoordig. Vraag ook je eventlocatie of zij zelf materiaal hebben en naar een stream kunnen streamen (dit heet rtmp).

6. Organiseer, faciliteer en structureer het netwerken
Organiseer en structureer netwerkconcepten om deelnemers aan te trekken. Als je alleen kennis sessies bijwoont, dan heb je als deelnemer misschien de neiging om deze online vanuit huis te bekijken. Geef ze vooraf kans te matchen, meetings in te plannen en ergens onderdeel van te zijn voordat ze in de auto of het vliegtuig stappen. Als jij 5 afspraken hebt, zeg je minder snel af.

7. Houd de locatie scherp
Kies je locatie op hybride mogelijkheden. Lees verder in onze blog: Waar moet je op letten bij een eventlocatie voor je hybride event?

8. Besteed aandacht aan de eventtechnologie
Zorg bij een hybride evenement voor goede eventtechnologie en houd rekening met de wensen van zowel live als online deelnemers. Bijvoorbeeld: je event website of platform is waar alles moet samenkomen en deelnemers hun persoonlijke programma moeten kunnen samenstellen. Aan een online deelnemer uit de VS ga je geen fysieke sessies tonen om naar toe te gaan; wel de livestream etc. Hier kan zoveel mis gaan als je denkt dat hybride event organiseren makkelijk is! In feite zijn het twee events in één waardoor alles alleen maar complexer wordt.

9. Focus op de bezoekersflow
Focus op user experience, dus niet op hoe iets eruit ziet maar op de flow. Zo min mogelijk stappen is de key. Leuk dat je zoveel mogelijk data wilt verzamelen, maar de tijd van formulieren invullen is voorbij. Denk aan je doelen en prioriteiten.

10. Kies voor 3 ticket opties
Splits de registratie op in 3 ticket types: online, in-person en de combinatie. Zo kan je later de juiste mensen de juiste informatie tonen/sturen. Dit voorkomt enorm veel verwarring.

11. Denk aan de timezones
Kies één tijdzone van het land waar de hoofdorganisatie / event is en zorg dat de eventtool die je gebruikt de tijden automatisch aanpast op de tijdzone van de gebruiker.

12. Van eventticket naar subscription model
Ga nadenken over je businessmodel, past het verkopen van 1 ticket nog wel bij wat je biedt? Of bied jij eigenlijk het hele jaar lang door toegang tot een community waar je relevante kennis opdoet en mensen kunt ontmoeten? In dat geval verkoop je dus een subscription, niet een ticket.

13. Een stream is geen hybride event
Ga niet denken dat als je jouw sessies aan een stream hangt dat je opeens een hybride event hebt. Nee dan zend je alleen maar je fysieke event uit. Wees creatief, vergeet je doelen niet en bied je online deelnemers meer dan alleen kijken naar een beeldscherm; zorg voor interactie en ontmoetingen!

14. Blijf nieuwe unieke eventconcepten bedenken
Maak je event valuable, vernieuwend en zorg voor nieuwe concepten. Als jij een event hebt waarbij er bijvoorbeeld speeddates plaatsvinden, hang dan een aantal ballonnen op en laat ze prikken als er een match/follow-up is! Zorg dus voor impact en wees de helpende hand.

15. Bereid je sprekers voor
Ga er niet vanuit dat sprekers allemaal hybride savvy zijn, maar brief ook je sprekers over hoe nieuwe tools werken en hoe ze met de online deelnemers in verbinding blijven.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Even voorstellen: Isa – Creative Communication Marketeer bij VKOZ

12 juli 202122 maart 2022

Mijn naam is Isa Poon. Een Creative Marketing & Sales student van de Hogeschool Rotterdam. Mijn verhaal bij VKOZ events & communicatie in Rotterdam begon bijna weer een jaar geleden op 21 augustus 2020. Mijn eerste dag stage. In de stageperiode van 6 maanden heb ik mezelf kunnen ontwikkelen tot een jong professional en het creatieve oog van VKOZ.

Creative Marketing & Sales
Wat is Creative Marketing & Sales? Marketing en Sales kennen we allemaal, maar met mijn opleiding worden we uitgedaagd om out of the box te gaan denken en met de meest creatieve oplossingen te komen. Een perfect match met mijn grafische achtergrond. Tijdens mijn stageperiode bij VKOZ was ik verantwoordelijk voor het creëren van een salestraject en het optimaliseren van het bestaande marketing en communicatieplan. Met behulp van mijn grafische achtergrond en expertise in Adobe programma’s is het mij gelukt om de customer journey van VKOZ te optimaliseren, zodat de klantenreis bij VKOZ net als hun evenement een onvergetelijk moment is!

Tijdens mijn stageperiode bij VKOZ events & communicatie heb ik alle vrijheid gekregen om mezelf verder te kunnen ontwikkelen. Van leiderschap tot projectmanagement tot nog meer out of the box denken. Met behulp van de fijne begeleiding van Marjolein is het mij gelukt om mijn stage met een 8 af te sluiten! Maar, mijn avontuur bij VKOZ is zeker weten nog niet afgelopen.

Team VKOZ
Jaaa! Met trots en blijdschap wil ik mezelf aankondigen als freelance Creative Communication Marketeer bij VKOZ events & communicatie. Ik kom het team als een creatief oog versterken! Zoals de naam het al zegt, ben ik met mijn functie verantwoordelijk voor zowel de communicatie als het marketing gedeelte van VKOZ, maar daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor de social media content! #excited

Samen met het team zijn we druk bezig met leuk uitdagend zomer project! Benieuwd naar het project? Ik zal zeggen, hou onze social mediakanalen goed in de gaten. Ben je niet zo van social media? Meld je dan snel aan voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te kunnen blijven!

Isa Poon

Marjolein van Rosmalen – Eigenaar VKOZ events & communicatie:
Isa heeft zich bij VKOZ events & communicatie ontwikkeld van stagiaire naar young professional. Zij versterkt het team met haar creatieve ideeën en de communicatie via oa. haar vormgeving. Isa is een fijne sparringpartner, betrouwbaar, betrokken en sterk in timemanagement. In korte tijd heeft Isa veel kennis opgedaan over de eventbranche en ze begrijpt heel goed wat de toegevoegde waarde van een event is. We kijken er naar uit om samen met Isa nog meer unieke en inspirerende projecten te ontwikkelen!

evenement organiseren met evenementenbureau VKOZ

Wanneer begin je met de organisatie van je eerste fysieke event?

30 april 202118 maart 2022

We zijn allemaal uitgezoomd en kunnen niet wachten tot we weer fysiek bij elkaar kunnen komen! Maar het neerzetten van een geslaagd evenement vergt veel tijd en de organisatie begint meestal 6 tot 12 maanden voor de geplande datum. Ook al weten we nog niet wat en wanneer we kunnen, het is wel belangrijk om nu al te beginnen met plannen. Hieronder een aantal redenen.

De neuzen weer dezelfde kant op
Het is belangrijk om, als we weer kunnen, zo snel mogelijk met jouw collega’s bij elkaar te komen om er weer een hecht team van te maken. Het is niet te onderschatten hoe snel je uit elkaar groeit ondanks allerlei teams of zoom sessies. En wat te denken van dat moment, dat jouw bedrijf als één der eersten de mensen weer bij elkaar brengt…Dat event geeft de teambuilding, de gezamenlijke missie en zelfs je eigen PR een enorme boost.

Wees de overvolle branche agenda voor
Het klinkt zo gek, maar een aantal locaties in Nederland kan jouw aanvraag al niet meer aan voor de laatste vier maanden van 2021. Vol. Ok, het zijn dan veelal opties, maar als het dus door kan en mag, dan wordt last minute plannen wel heel lastig, zo niet onmogelijk. Dus ga in overleg met locaties en toeleveranciers en plan, maak goede afspraken, maar ga er voor.

Wees de overvolle agenda van je gast voor
Er is nog een agenda die straks enorm onder druk komt te staan: die van je gasten. Dus laten ze tijdig jouw datum blokken. En om die geblokte datum hard te krijgen, doe je er goed aan je voortraject slim, krachtig en tijdig in te richten. Bind de bezoeker als nooit te voren aan jou event.

‘Een event kun je een dag van te voren afzeggen, maar nooit een dag van te voren plannen’

Het VKOZ team met event experts staat voor je klaar!
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in 1,5 meter, hybride en online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! Profiteer van onze kennis en expertise om jouw event soepel, goed en veilig te organiseren. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget. Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek.

Bron: eventbranche

Stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement

19 april 202118 maart 2022

Het kabinet heeft een openingsplan opgesteld om de komende maanden de samenleving langzaam weer te openen. In dit plan is ook het organiseren van evenementen opgenomen. Het is nog onduidelijk wat voor events er worden toegestaan en met hoeveel deelnemers. Maar het is waarschijnlijk dat we met kleinere groepen gaan beginnen. Wil je toch een groot evenement organiseren, dan kan dit in de vorm van een hybride event: een aantal gasten op locatie en de overige gasten nemen online deel. Hybride evenementen hebben veel voordelen, maar hoe bereid je je voor?

Naast lokale deelnemers, kunnen hybride events je helpen een sterke wereldwijde online community op te bouwen terwijl je het aantal mensen dat je samenbrengt beperkt. Je kunt zowel fysieke en digitale belevingen combineren, experimenteren met verschillende formats, en tegelijkertijd je fysieke en digitale publiek engageren. Allemaal voordelen. Maar hybride evenementen komen met hun eigen uitdagingen. En één daarvan is de workload.

Een fysiek evenement plannen is al stressvol. En het zelfde geldt voor online events. Daar heb je niet te maken met locatie, decoratie en catering, maar wel met digitale platformen, streaming en het samenstellen van een interactief programma is nog belangrijker. Beeld je nu even al deze acties tegelijkertijd in. Bij een hybride evenement heb je meer werk dan voorheen. Je combineert namelijk fysieke gasten en deelnemers op afstand. Je moet dus zowel de fysieke als digitale versie van je event klaarzetten. Niet de makkelijkste taak, daarom vind je hieronder een stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement.

Stap 1: Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium bijvoorbeeld, en iemand die samenwerkt met je tech-partner. Je hebt ook een AV-professional nodig die de kennissessies gaat streamen. En als je kiest voor exclusieve digitale belevingen, dan heb je iemand nodig in je team voor de digitale backstage. Deze persoon connect met de online sprekers en providers van de belevingen (zoals yoga leraren, merkambassadeurs etc.) en helpt hen live te gaan op het virtuele podium. Ten slotte is het ook raadzaam om iemand te hebben die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

Stap 2: Zorg voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Een partner met een technisch platform voor je online gedeelte bijvoorbeeld. En wil je je online belevingen boosten, dan heb je waarschijnlijk een speciale studio om te streamen nodig. Of je kiest voor een kant-en-klare studio. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels ook een studio en werken samen met een technische partner.

Stap 3: Beslis welk type van exclusiviteit je gaat bieden
Om je hybride model aantrekkelijk te maken, kan je het beste aparte belevingen creëren voor je fysieke en digitale gasten. Een fysiek element kan een lichtshow zijn, of live performers die interageren met het publiek. Voor het online gedeelte, kun je bijvoorbeeld een violist laten spelen voor dat publiek. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring en welke exclusieve sessies je voorziet.

Stap 4: Regel zowel fysieke als online netwerkmogelijkheden
Je online publiek heeft beperkte toegang tot het netwerkgedeelte. Zij kunnen geen koffiepauze nemen, gaan praten met andere deelnemers of spontane conversaties starten. Of wel? Je kunt hetzelfde bereiken via je technisch platform. Zo kunnen je deelnemers ook meetings plannen tijdens de uren die jij voorzien hebt om te netwerken.

Stap 5: Creëer een virtueel podium
Evenementenlocaties zijn er voor fysieke events. Virtuele podia creëren een beleving bij online evenementen. Daar kunnen je gasten het event zien, er praten, connecten, vragen stellen en genieten van de unieke online belevingen. Je wilt er ook de namen en de profielen van je sponsoren laten zien. Om dat virtuele podium goed neer te zetten, werk je het beste samen met een kwalitatieve software partner die deze oplossingen aanbiedt.

Stap 6: Beslis hoe je de online engagement gaat managen
Het is heel belangrijk om je online deelnemers geconnecteerd en geëngageerd te houden. Welke interacties en dynamieken ga je daarvoor inzetten? Bijvoorbeeld: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Hier is het ook belangrijk dat er iemand in je team de chat opvolgt, de live polls runt, en de vragen verzamelt bij de Q&A sessies.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Een hybride evenement organiseren is dus dubbel zoveel werk. Maar ook je resultaten en de impact kunnen exponentieel groeien. Los van je vaste gasten, heb je een wereldwijd publiek dat je kunt aanspreken en linken aan je missie en doelen. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een veilig, verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner

Hoe stel je een afwisselend online programma samen? 10 tips

19 februari 20218 april 2022

Het programma van een online evenement vul je natuurlijk met interessante gasten en onderwerpen. Maar in welke vorm bied je dit aan en hoe zorg je voor flow, verbinding en afwisseling in je programma? In deze blog 10 tips voor het samenstellen van een afwisselend script voor jouw online event.

Tip 1. Creëer een wachtruimte met aftelklok
Een online wachtruimte is de ideale plek waar je als organisatie de eerste interactie kunt aangaan en waar je mensen een welkom gevoel kunt geven. Om de spanning op te bouwen en te laten weten wanneer je begint toon je enkele minuten voor je live gaat een aftelklok. Denk ook aan:
• Deel alvast praktische informatie in de wachtruimte: bijvoorbeeld de login voor interactietools
• Laat een chat moderator praktische vragen beantwoorden en interactie stimuleren

Tip 2. Gebruik bumpers
Bumpers zijn korte video- of audio fragmenten van drie tot tien seconden. Deze kan je gebruiken om in te leiden, uit te leiden of items aan elkaar te verbinden. Het gebruik hiervan draagt bij aan een professionele indruk, herkenbaarheid van je merk en vooral: een prettige flow in je programma. Zet het in voor:
• Een bumper is een korte adempauze voor de moderator, gasten en crew
• Gebruik het als een transitie om bijvoorbeeld video’s klaar te zetten of nieuwe gasten te placeren
• Neem bumpers duidelijk op in je online script om te voorkomen dat sprekers te vroeg gaan praten

Tip 3. Zet een sidekick in
Een sidekick is een assistent van de moderator. Hij of zij instrueert het publiek hoe zij vragen en reacties kunnen insturen en houdt gedurende het programma overzicht op alle inkomende reacties. De sidekick selecteert de meest interessante en/of veelgestelde vragen en legt deze op gescripte momenten (!) voor aan de moderator of gelijk aan de studiogasten. Een sidekick zorgt voor een leuke dynamiek en verbinding met de deelnemers. Je kan een zogenaamde ‘green room’ creëren van waaruit hij of zij verslag doet. Let op:
• Een sidekick is bij voorkeur geen inhoudelijk expert
• Vraag deelnemers hun vraag te voorzien van hun naam, zo creëer je betrokkenheid
• Geef aan het begin van je programma aan wat je doet met onbeantwoorde vragen
• Heb een eerste vraag paraat, zo stimuleer je vervolgvragen
• Upvoting; laat het publiek bepalen welke vraag naar voren moet komen
• Speel met vraagsoorten; polls, wordcloud-, open vragen en Q&A’s

Tip 4. Regel een tafeldame/-heer
Deze dame of heer vergezelt de moderator tijdens het online programma. De tafelgast is inhoudelijk betrokken, zorgt voor een prettige aanscherping van het gesprek en geeft waardevolle aanvullingen. Een tafelgast roept ook herkenning op bij de kijker. De persoon is een boegbeeld van de organisatie of binnen een bepaalde branche. Denk aan:
• Een directeur komt beter tot zijn recht als moderator
• Houd rekening met spontane bijdrage tafelgast

Tip 5. Één-op-één interview
Één van de hoofdingrediënten is één of meerdere korte interviews met een expert speaker. Het is belangrijk om dit gesprek van tevoren voor te bereiden. Zo ben je bewust van de benodigde tijd; online heeft men zeer beperkte aandacht. Tips:
• Kom in een voorgesprek tot drie bullet points die de boodschap samenvatten
• Reik als moderator een bullet point aan wanneer gast zijpaden inslaat
• Wees spaarzaam met presentaties en monologen tijdens een live uitzending
• Experts kunnen wereldwijd bijdragen dus hoeven niet persé op locatie aanwezig te zijn

Tip 6. Interactieve paneldiscussie
Een panel is gevarieerd in achtergronden en standpunten. Besteed tijd aan je speaker line-up. Geef het structuur door twee a drie stellingen. Als kijkers kunnen stemmen, dan houd je iedereen betrokken. Let op:
• Houd rekening met de RIVM richtlijnen
• Bepaal het aantal camera’s (vijf gasten = drie camera’s)
• Hanteer tien minuten voor je stelling: een minuut ter inleiding, één voor de poll, zeven voor het gesprek en één voor een kijkersreactie

Tip 7. Satellite visits
Als de RIVM richtlijnen het toestaan, dan kan je zogenaamde ‘satellite locaties’ creëren. De deelnemers verzamelen op verschillende locaties in het land om in kleine groepjes op één scherm samen naar de online uitzending te kijken. Op deze manier verhoog je de betrokkenheid en is het een waardevol contactmoment met je relaties. Het leuke hiervan is dat je een ‘digitaal bezoek’ kunt brengen aan een satellite locatie middels videoverbinding. Denk aan:
• Bepaal voor het online gaan welke satellite locaties in de live uitzending komen
• Controleer tijdens het online gaan het licht, het geluid en de beeldweergave

Tip 8. Gebruik visuele content
Visuele content helpt om thema’s verder te verduidelijken en te verlevendigen. Denk hierbij aan video’s, beelden of slides. Een video kun je goed gebruiken om een nieuw programma onderdeel in te leiden. Tips:
• Met gesponsorde content kunnen stakeholders met video deelnemen aan het programma
• Houd video’s kort, zodat het live karakter van een livestream behouden blijft.
• Controleer tijdens de live verbinding met inbellers de weergave van slides vanaf hun computer

Tip 9. Denk aan entertainment
Bij een online uitzending is interactie met het publiek erg belangrijk. Speel bijvoorbeeld een quiz of reik een award uit. Een andere vorm van entertainment is een mooi muziek optreden. Let op:
• Zorg dat quiz spelers hun eigen naam invoeren om een winnaar te kunnen bepalen
• Bij sommige live streams is er een vertraging van twintig seconden tussen wat je in de studio zegt en wat de kijker thuis hoort/antwoordt
• Muziekoptredens vergen vaak extra inzet (en kosten) qua audioapparatuur

Tip 10. Spoken word
Een gesproken column is een leuke afwisseling en een krachtige vorm om een thema over te brengen. Denk aan:
• Spoken word vaak staand uitgesproken: houd hier rekening mee in je online script qua camera setup
• Spoken word kan ook van tevoren worden opgenomen en als video worden getoond

Meer tips? Ons team met online event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Stuur een mail naar info@vkoz.nl of bel 010-2107961.

Bron: Eventinspiration

verschillende vormen onlilne evenementen

Welke vorm van een online event past het beste bij jouw doel?

18 januari 20218 april 2022

Het evenement is al jaren een belangrijk instrument in de marketingmix. Het is een direct communicatiemiddel, gericht op een specifieke doelgroep en met een duidelijk doel. Vanwege de coronamaatregelen moeten we events op dit moment voornamelijk online organiseren. Welke vorm past het beste bij welke doelen en behoeftes?

Hieronder een overzicht van de verschillende benamingen en mogelijkheden:

1. Virtueel seminar
Er wordt van een combinatie van live en eerder opgenomen onderdelen gebruikgemaakt. De optimale lengte is 40 tot 60 minuten. Het publiek kijkt mee vanuit huis. Geschikt voor promotie events, korte trainingen, korte updates etc.

2. Hybride evenement
Een hybride evenement is een event waarbij online en offline samenkomen. Een kleine groep genodigden komt live (veilig) bijeen en de overige genodigden doen online mee. Je moet hier rekening houden met 2 soorten programma’s.

3. Videoconference
Geschikt voor kleinere (interne) meetings, vergaderingen of discussies op openbare platformen zoals Zoom en WebEx.

4. Webinar
Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het event of de presentatie om één spreker draait. Er wordt een presentatie of workshop gegeven, waarbij interactie wel goed mogelijk is, maar niet het hoofddoel is.

5. Live stream
Deze vorm is geschikt voor verschillende sprekers, panelleden of debatten die live worden uitgezonden. Vaak is er interactie met het publiek mogelijk.

6. Nieuws uitzending
In een studio setting waar een presentator het woord heeft gedurende het evenement. Er kan geschakeld worden met gasten en verslaggevers op locatie.

7. Talkshow
Een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. In een studio met een interviewer aan tafel met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.

8. Keynote
Eén spreker vertelt een verhaal. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.

Welke vorm past het beste bij jouw doel?
VKOZ is expert op het gebied van online evenementen. Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoeften van jouw deelnemers. Samen kiezen we de juiste vorm en ontwikkelen we een geslaagd event met langdurige impact. Meer weten? Lees meer over onze oplossingen:

Bron: eventbranche.nl

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

10 september 20208 april 2022

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie in met VKOZ. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Het is feest: VKOZ viert 10-jarig jubileum!

1 juli 20208 april 2022

VKOZ viert 1 juli 2020 haar 10-jarig jubileum! In die 10 jaar is niet alleen de evenementenbranche sterk veranderd, ook VKOZ als bedrijf veranderde en ontwikkelde zich tot een full service zakelijk evenementenbureau dat strategisch meedenkt en alle zorg rond events uit handen neemt van haar klanten.

Wij zijn er trots op dit tweede lustrum te mogen vieren. Echter, deze mijlpaal in ons bestaan was niet mogelijk geweest zonder het vertrouwen van onze klanten, onze leveranciers en de steun van onze familie en goede vrienden. Hier zijn wij zeer dankbaar voor!

Terugblikken op mooie projecten
Door de jaren heen hebben wij bijgedragen aan onvergetelijke momenten. Zoals geweldige publieksevenementen in Rotterdam als de Marathon Rotterdam, CHIO en Rotterdam viert de stad! Maar ook internationale congressen in steden als Edinburgh, Londen, Barcelona en Wenen. En recent het interne evenement van de gemeente Rotterdam in De Kuip en onze eigen deelname aan EventSummit in Rotterdam Ahoy, samen met onze partners van Rotterdam Partners.

Weet jij wat VKOZ betekent? Lees dit, plus de geschiedenis van VKOZ, in ‘Ontdek het geheim van VKOZ‘.

Trots op ons aanpassingsvermogen
VKOZ heeft de afgelopen 10 jaar altijd kennis, tips en inspiratie gedeeld op het gebied van events en communicatie. Via onze website, social media, nieuwsbrief en tijdens onze brainstormsessies. Het is belangrijk voor ons om op de hoogte te blijven van de laatste trends en ontwikkelingen in de evenementenbranche. Dat is één van onze toegevoegde waardes voor onze klanten en zo creëren wij samen met hen unieke evenementen. Maar ook bij onverwachtse ontwikkelingen, zoals met COVID-19, kunnen wij daarom gelijk inspringen. Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)?

Wij hebben verschillende tips verzameld in ons inspiratieblog ‘Nieuwe kijk op events‘.

Mooie vooruitzichten in de toekomst
Een jubileum is altijd een mooi moment om terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Rotterdam blijft groeien als internationale congresstad en VKOZ groeit mee. Met onze kennis en ervaring in het organiseren van internationale congressen helpen wij als Professional Conference Organiser ook buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Daar hoort natuurlijk een Engelstalige website bij, die wij deze zomer lanceren!

Kijk hier alvast voor een sneakpreview van VKOZ als ‘PCO in Rotterdam‘.

Kado voor jou!
Dit mooie moment willen we graag met jou vieren. Daarom geven wij deze voucher kado!
Ken je iemand die onze diensten ook goed kan gebruiken? Dan mag je dit kado doorgeven.

Wij staan ook in deze bijzondere tijden voor je klaar. Online of met gepaste afstand. Meer weten? Bel ons op 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Het geheim van VKOZ events & communicatie in Rotterdam

Ontdek het geheim van VKOZ

1 maart 20208 februari 2021

Ontdek het geheim van VKOZ

VKOZ is een Rotterdams evenementenbureau. Wij zijn goed in het organiseren van zakelijke evenementen en de communicatie daaromheen. Je kan bij ons kiezen voor een totaalaanpak of je zet ons in op de plekken waar dat nodig is. Door op een transparante manier te communiceren met onze klant, zorgen we voor vertrouwen. We hebben veel aandacht voor de details. Iedereen mag verwachten dat de grote lijnen van het evenement goed zijn, maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

De tijdlijn
VKOZ is in 2010 opgericht door Marjolein van Rosmalen. Na een carrière van 15 jaar in de zakenreis- en evenementenbranche was het tijd voor een nieuwe uitdaging. De naam VKOZ stond voor: Vrouwelijke Kijk op Zaken. Vrouwelijk organisatieadvies voor mannelijke ondernemers. VKOZ begon als een management- en organisatiebureau. In de jaren die daarop volgden kreeg VKOZ ook steeds meer opdrachten op het gebied van marketing en communicatie.

Twee jaar later kwamen daar aanvragen voor het organiseren van sport-, cultuur- en publieksevenementen bij. In deze jaren heeft Marjolein veel geleerd over andere facetten van de evenementenbranche zoals de productie, vergunningen, veiligheid en sponsoring.

Na vijf jaar werkte Marjolein aan zoveel uiteenlopende opdrachten, dat het tijd was om één richting op te gaan. Marjolein wist diep vanbinnen dat het organiseren van zakelijke evenementen haar de meeste energie gaf. Daarom is er in 2017 een nieuwe website gekomen met het vernieuwde logo: VKOZ events & communicatie. Door de vele terugkerende klanten ontwikkelde VKOZ zich steeds meer als bedrijf met een fijn kantoor en medewerkers en bood Marjolein ook een leerplek aan om haar kennis en passie te delen. Nu, in 2020, is de expertise van VKOZ het organiseren van zakelijke evenementen en helpt zij ook als Professional Conference Organiser buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Lees hier meer over VKOZ als PCO in Rotterdam.

De werkwijze
Door de 15 jaar werkervaring van Marjolein bij grote internationale organisaties heeft VKOZ een professionele werkwijze. Wij denken mee met de strategie van de organisatie en doel(en) van het evenement. Een event is een investering en wij proberen daarom altijd mee te denken wat het evenement uiteindelijk op zal leveren. Graag willen wij onze toegevoegde waarde laten zien. Een persoonlijk doel is om onszelf terug te verdienen.

Iedereen mag verwachten dat de groten lijnen van een evenement goed zijn,
maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

Door het kleine, hechte team heeft VKOZ veel flexibiliteit. Wij werken transparant. Je kan bij ons kiezen voor een totaalaanpak of je kan ons inzetten op plekken waar dat nodig is: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en/of productie. We maken een overzichtelijk projectplan en delen deze tijdens het hele proces met de klant; dat geeft vertrouwen. Hierdoor ziet de klant precies wat er allemaal gedaan wordt en in welke stappen. Een evenement bestaat uit heel veel uiteenlopende onderdelen. Door het op te breken in stappen zorgen we voor overzicht en rust. We beginnen hierbij met een stevige basis. Uiteindelijk hebben we veel aandacht voor de details.

Onze partners
Elke klant heeft een andere organisatiecultuur. Door de jaren heen hebben we een breed netwerk opgebouwd. Wij kunnen precies die partners kiezen die het beste aansluiten bij onze klant. Doe je zaken met VKOZ, dan maak je gebruik van een groot netwerk met dezelfde (Rotterdamse) mentaliteit. Wij zijn zelf erg betrokken, dus dit verwachten wij ook van onze partners: betrouwbare, harde werkers met trots en passie voor hun werk.

Authentiek zijn is één van de eerste lessen die Marjolein geleerd heeft als ondernemer. Je kan het beste jezelf zijn, zo trek je automatisch klanten, medewerkers en partners aan die bij jouw normen en waarden aansluiten. Het evenement zelf zien wij als de slagroom op het toetje. Het is voor ons erg belangrijk om veel tijd te investeren in de verschillende relaties. Wij zijn constant in contact met de mensen. Het resultaat hiervan is dat iedereen op de dag zelf met plezier en vol passie op het evenement staat. Zo maken wij van het event een onvergetelijk moment!

Wil je ons persoonlijk leren kennen? Kom gerust een keer langs in het Heinekengebouw voor een kopje koffie!

[button title=”Bel of mail VKOZ” link=”https://www.vkoz.nl/contact” target=”_blank” align=”” icon=”” icon_position=”” color=”” font_color=”” size=”2″ full_width=”” class=”” download=”” rel=”” onclick=””]

Bron: Kaylee Biemans

Wat voor zakelijke evenementen organiseert VKOZ?

22 december 201928 januari 2021

Wat voor zakelijke evenementen organiseert VKOZ?

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Bij het organiseren van een event wil je dan ook alle opties verkennen. Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoefte van jouw bezoekers. Samen met jou creëren we het event dat het beste bij jouw organisatie past. Zowel live, online als hybride vorm is mogelijk.

Met een kennis event creëer je kansen voor de organisatie
Bij een kennis event staat het delen van kennis centraal. Dit is een erg breed begrip. Het soort kennis dat gedeeld wordt en op welke manier hangt van de doelgroep af. Het overdragen van kennis kan één- of tweezijdig zijn.

Wat wil jij bereiken met jouw event? Welke kennis wil jij overbrengen en aan wie? Op welke termijn wil jij het evenement organiseren? Een grote uitdaging is om zo veel mogelijk uit jouw evenement te halen. Dit kan je bereiken door doelstellingen aan je evenement te koppelen. De doelstellingen laten zien waar jij als organisatie naar toe wilt werken en/of wat je met het event wilt bereiken. Zo creëer je los van het evenement kansen voor de organisatie.

Er zijn verschillende soorten kennis events. Denk hierbij aan:
• Congres: een bepaald thema wordt door verschillende gastsprekers behandeld.
• Seminar: informatieve bijeenkomst waar je vragen kan stellen aan deskundigen.
• Symposium: een wetenschappelijk congres over een bepaald thema.
• Workshop: bijeenkomst waarbij theorie- en praktijkonderwijs samengaan.

Wist je dat… je mensen kunt verrassen door jouw kennis event in bijvoorbeeld een museum te organiseren?
Op deze manier kan je een congres organiseren én de mensen in de pauze een rondleiding door het museum aanbieden.

#doelstelling #inspireren #impact #resultaat #verbeteren

Een intern event zorgt dat de visie weer scherp is
Bij een intern event draait het om jouw organisatie en de medewerkers. Interactie is erg belangrijk tijdens het organiseren van het evenement. Hierdoor zullen jouw medewerkers zich betrokken voelen bij het event zelf en bij de organisatie. Interactie kan al beginnen bij het voortraject van het event.

Zijn er bepaalde doelen gehaald de afgelopen periode? Begint er een nieuw project binnen de organisatie? Zijn er grote veranderingen geweest de afgelopen tijd binnen de organisatie? Het organiseren van een intern event is een perfect moment om jouw medewerkers te motiveren en/of te belonen. Dit zal ervoor zorgen dat alle hoofden weer dezelfde kant op staan en dat de medewerkers de visie van het bedrijf weer scherp hebben.

Er zijn verschillende soorten interne events. Denk hierbij aan:
• Kick-off: de start van een nieuw project of nieuwe campagne.
• Jubileum jaartraject: het jubileum het hele jaar terug laten komen in de communicatie.
• Veranderingsstrategie: wanneer de organisatie een nieuwe weg inslaat of reorganiseert.
• Teambuilding: een activiteit om samenwerken te stimuleren.

Wist je dat… je draagvlak kunt creëren door de deelnemers zelf het evenement mee te laten organiseren?
Geef jouw deelnemers taken of vraag ze om hun leukste ideeën. Hierdoor zullen ze zich betrokken voelen bij het event.

#betrekken #energie #herinnering #interactief #samenwerken

Een inhoudelijk relatie event motiveert je zakelijke relaties
Bij een relatie event staat de zakelijke relatie centraal. Een relatie evenement is een perfect moment om contact te onderhouden met jouw zakelijke relaties in een meer informele sfeer. Het doel van een relatie event is het behouden van je bestaande relaties en het aantrekken van nieuwe relaties. Het is daarom ook een een belangrijk marketing- en salesmiddel voor jouw organisatie.

Wat is de meerwaarde van een relatie event? Wat voor evenement past het best bij mijn zakelijke relaties? Hoe kan ik mijn relatie overtuigen? Relaties zoeken tegenwoordig steeds meer diepgang in events. Het organiseren van een inhoudelijk en persoonlijk relatie evenement is dus de perfecte kans voor het bevorderen van je zakelijke relaties.

Er zijn verschillende soorten relatie events. Denk hierbij aan:
• Netwerkevenement: een event om jouw netwerk en zakelijke kansen uit te breiden.
• Beurs: direct en doelbewust in contact komen met bestaande en nieuwe relaties.
• Product lancering: een event waar een nieuwe product of dienst wordt voorgesteld.
• Fundraising: op een unieke wijze geld ophalen voor een goed doel.

Wist je dat… je jouw netwerkevent deel kan laten uitmaken van een bekend publieksevent?
Zo vergroot je de impact van jouw evenement en creëer je voor jouw deelnemers een onvergetelijk moment!

#contact #imago #persoonlijk #strategie #verbinden

Wist je dat…
VKOZ als Professional Conference Organiser
buitenlandse organisaties helpt met het
organiseren van hun events in Rotterdam?
Lees hier meer over PCO in Rotterdam.

Bron: Kaylee Biemans

VKOZ event team

8 juli 20194 juni 2021

VKOZ event team

De afgelopen 25 jaar hebben wij een breed netwerk van betrouwbare partners opgebouwd met dezelfde hands-on mentaliteit als VKOZ. Per project stellen wij een specialistisch team op maat samen, dat past bij jouw organisatie en doelstellingen. Zo blijven we flexibel, efficiënt en rendabel.

Wij hebben een pool van ervaren freelance eventmanagers en connecties met leveranciers in elk evenementengebied, zoals:
• Locatie | AV | Catering
• Eventstyling | Registratie | Hospitality
• Webdesign | Online marketing | Sponsoring
• Videoproductie | Branding | Giveaways
• Eventcrew | Beveiliging | Vervoer
• Artiesten | Animatie | Sprekers
• Etc.

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

9 april 20192 april 2020

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een event is altijd co-creatie, ook jouw event. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen ’tijdelijke collega’s’. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?

Werk samen met specialisten
Werk samen met kwalitatieve professionals. Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega’s het traject in van het organiseren van een evenement.

In het voortraject:

1. Zet toeleveranciers vanaf het eerste moment bij jou om tafel
Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet! Dan worden dergelijke bedrijven ingehuurd en mogen ze ‘draaien’. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement nog beter maken.

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

3. Breng ze in contact met de andere toeleveranciers
Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.

4. Deel contactgegevens in het draaiboek
Je ziet nog wel eens event organisers die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar! Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.

5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

Tijdens het evenement:

6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

Na het event:

13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

Bron: EvenementOrganiseren

Hoe maakt VKOZ van jouw event een onvergetelijk moment?

1 april 201914 januari 2021

Hoe maakt VKOZ van jouw event een onvergetelijk moment?

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het neerzetten van een goed evenement is ook een flinke investering: hoe maak je jouw event rendabel? Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoefte van jouw bezoekers. Je kunt kiezen voor een totaalaanpak. Of je zet ons in op de plekken waar jij ons nodig hebt.

Bij het organiseren van een evenement wil je natuurlijk dat alle inspanningen de moeite (lees: het geld!) waard zijn. VKOZ helpt organisaties om in vier stappen tot de allerbeste bezoekerservaring te komen. Lees hier: In vier stappen naar een rendabel event.

Bij het opzetten van een event wil je alle opties verkennen. Wij adviseren welk evenement past bij je doelstellingen en vertalen jullie wensen naar een verrassend concept. Lees hier: Wat voor evenementen organiseert VKOZ?

Dit kun je verwachten:


EXPERTISE	SAMENWERKEN	VERNIEUWEN
Van idee naar werkelijkheid is vaak moeilijker dan men denkt. Het vergt tijd, visie en vakmanschap. Kennis van de laatste trends en ontwikkelingen. Ervaren professionals voor een team en event op maat. Alles moet sterk zijn: de grote lijnen én de kleinste details.	Met persoonlijke aandacht en brede organisatiekennis zorgen wij dat jouw event bijdraagt aan de strategische doelen van je organisatie. Wij houden rekening met jullie organisatie(cultuur) en de belangen van de verschillende stakeholders. Samen behalen wij jouw doelstellingen.	Of het nu gaat om een nieuw of bestaand evenement, wij creëren verrassende belevenissen met een langdurige impact. Met behulp van middelen en technieken die waarde toevoegen, maar vooral met onze kennis van diverse soorten events en frisse ‘out of the box’ blik.


AANPAKKEN	ONTZORGEN	RESULTAAT
Met onze Rotterdamse werkmentaliteit krijgen wij dingen voor elkaar. Pro-actief, betrokken, flexibel en snel schakelen. Niet alleen van onze medewerkers, maar ook van de leveranciers verwachten wij kwaliteit, professionaliteit en oog voor detail.	Wij zorgen voor een duidelijk overzicht en minimale impact op je organisatie. We bereiden het evenement voor alsof we alles kunnen voorzien, zodat jouw event op de dag zelf soepel verloopt. Dit geeft rust en heeft ook een positief effect op de totaalbeleving van de bezoeker.	Met een inspirerend en doeltreffend totaalconcept creëren wij waarde voor, tijdens en na je evenement. Wij benutten je budget optimaal en meten de resultaten. Zodat jij, net als de bezoeker, kan genieten van een onvergetelijk event en met een glimlach naar huis gaat.

Inspiratie in je inbox?

1 maart 201921 december 2021

Inspiratie in je inbox?

Meld je aan voor de VKOZ nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws en actuele trends, inspiratie en tips:
• 4 keer per jaar
• de meest gelezen artikelen
• op het gebied van evenementen, live communicatie en de stad Rotterdam

Aanmelden kan onderaan de website.

VKOZ nieuwsbrief archief:
• Juni 2021
• Maart 2021
• December 2020
• Oktober 2020
• Juni 2020
• Maart 2020
• December 2019
• September 2019
• Juni 2019
• Maart 2019
• December 2018
• September 2018
• Juni 2018
• Maart 2018
• December 2017

Blijf dagelijks op de hoogte en volg ons ook op
Twitter | Facebook | LinkedIn | Instagram

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

27 september 201712 april 2019

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.

Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.

Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.

Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is … Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro’s en contra’s van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

Bron: eventplanner.nl

Mijn naam is Sanne Dits en sinds 1 februari 2022 mag ik mijzelf stagiaire Content Creator bij VKOZ noemen! Deze stage zal vijf maanden duren, tot 30 juni.

Bron: evenementorganiseren.nl

‘Een event kun je een dag van te voren afzeggen, maar nooit een dag van te voren plannen’

Ontdek het geheim van VKOZ

Twee jaar later kwamen daar aanvragen voor het organiseren van sport-, cultuur- en publieksevenementen bij. In deze jaren heeft Marjolein veel geleerd over andere facetten van de evenementenbranche zoals de productie, vergunningen, veiligheid en sponsoring.

Iedereen mag verwachten dat de groten lijnen van een evenement goed zijn, maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

Wil je ons persoonlijk leren kennen? Kom gerust een keer langs in het Heinekengebouw voor een kopje koffie!

Bron: Kaylee Biemans

Wat voor zakelijke evenementen organiseert VKOZ?

Met een kennis event creëer je kansen voor de organisatie Bij een kennis event staat het delen van kennis centraal. Dit is een erg breed begrip. Het soort kennis dat gedeeld wordt en op welke manier hangt van de doelgroep af. Het overdragen van kennis kan één- of tweezijdig zijn.

Wist je dat… je mensen kunt verrassen door jouw kennis event in bijvoorbeeld een museum te organiseren? Op deze manier kan je een congres organiseren én de mensen in de pauze een rondleiding door het museum aanbieden.

#doelstelling #inspireren #impact #resultaat #verbeteren

Wist je dat… je draagvlak kunt creëren door de deelnemers zelf het evenement mee te laten organiseren? Geef jouw deelnemers taken of vraag ze om hun leukste ideeën. Hierdoor zullen ze zich betrokken voelen bij het event.

#betrekken #energie #herinnering #interactief #samenwerken

Wist je dat… je jouw netwerkevent deel kan laten uitmaken van een bekend publieksevent? Zo vergroot je de impact van jouw evenement en creëer je voor jouw deelnemers een onvergetelijk moment!

#contact #imago #persoonlijk #strategie #verbinden

Wist je dat… VKOZ als Professional Conference Organiser buitenlandse organisaties helpt met het organiseren van hun events in Rotterdam? Lees hier meer over PCO in Rotterdam.

VKOZ event team

De afgelopen 25 jaar hebben wij een breed netwerk van betrouwbare partners opgebouwd met dezelfde hands-on mentaliteit als VKOZ. Per project stellen wij een specialistisch team op maat samen, dat past bij jouw organisatie en doelstellingen. Zo blijven we flexibel, efficiënt en rendabel.

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

In het voortraject:

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

5. Maak heldere afspraken Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

Tijdens het evenement:

6. Weet wie, wie is Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

Na het event:

13. Geef en vraag om terugkoppeling Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.” Henry Ford

Bron: EvenementOrganiseren

Hoe maakt VKOZ van jouw event een onvergetelijk moment?

Dit kun je verwachten:

EXPERTISE

SAMENWERKEN

VERNIEUWEN

AANPAKKEN

ONTZORGEN

RESULTAAT

Inspiratie in je inbox?

Meld je aan voor de VKOZ nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws en actuele trends, inspiratie en tips: • 4 keer per jaar • de meest gelezen artikelen • op het gebied van evenementen, live communicatie en de stad Rotterdam

Aanmelden kan onderaan de website.

VKOZ nieuwsbrief archief: • Juni 2021 • Maart 2021 • December 2020 • Oktober 2020 • Juni 2020 • Maart 2020 • December 2019 • September 2019 • Juni 2019 • Maart 2019 • December 2018 • September 2018 • Juni 2018 • Maart 2018 • December 2017

Blijf dagelijks op de hoogte en volg ons ook op Twitter | Facebook | LinkedIn | Instagram

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

VKOZ events & communicatie

Iedereen mag verwachten dat de groten lijnen van een evenement goed zijn,
maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

Met een kennis event creëer je kansen voor de organisatie
Bij een kennis event staat het delen van kennis centraal. Dit is een erg breed begrip. Het soort kennis dat gedeeld wordt en op welke manier hangt van de doelgroep af. Het overdragen van kennis kan één- of tweezijdig zijn.

Wist je dat… je mensen kunt verrassen door jouw kennis event in bijvoorbeeld een museum te organiseren?
Op deze manier kan je een congres organiseren én de mensen in de pauze een rondleiding door het museum aanbieden.

Wist je dat… je draagvlak kunt creëren door de deelnemers zelf het evenement mee te laten organiseren?
Geef jouw deelnemers taken of vraag ze om hun leukste ideeën. Hierdoor zullen ze zich betrokken voelen bij het event.

Wist je dat… je jouw netwerkevent deel kan laten uitmaken van een bekend publieksevent?
Zo vergroot je de impact van jouw evenement en creëer je voor jouw deelnemers een onvergetelijk moment!

Wist je dat…
VKOZ als Professional Conference Organiser
buitenlandse organisaties helpt met het
organiseren van hun events in Rotterdam?
Lees hier meer over PCO in Rotterdam.

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

Meld je aan voor de VKOZ nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws en actuele trends, inspiratie en tips:
• 4 keer per jaar
• de meest gelezen artikelen
• op het gebied van evenementen, live communicatie en de stad Rotterdam

VKOZ nieuwsbrief archief:
• Juni 2021
• Maart 2021
• December 2020
• Oktober 2020
• Juni 2020
• Maart 2020
• December 2019
• September 2019
• Juni 2019
• Maart 2019
• December 2018
• September 2018
• Juni 2018
• Maart 2018
• December 2017

Blijf dagelijks op de hoogte en volg ons ook op
Twitter | Facebook | LinkedIn | Instagram