Home

Tag: evenementenbureau

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Alles wat jij moet weten over hybride evenementen

Het is duidelijk: je gaat een hybride evenement organiseren. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Tijdens de coronapandemie heb je misschien wel een blog over hybride events op onze website gelezen. Alle kennis uit deze blogs hebben we voor jou samengevoegd in dit nieuwe blog. Hierin lees je alles wat jij moet weten over hybride evenementen.

Dit begint bij het bepalen en in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling(en) tijdens de conceptontwikkeling. Niet alleen tijdens deze fase, maar ook tijdens de andere fasen houd je er rekening mee dat je eigenlijk twee losse events organiseert. En beslis of je je hybride event wilt verdelen over meerdere dagen. Zo vind je misschien een mooiere balans.

Dit is het geheim van een succesvol hybride event!

Met dit in je achterhoofd kan je kijken naar de eerste stappen van het organiseren van je hybride event. Met deze tips zorg je ervoor dat een goed begin het halve werk is. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring. Beslis welke exclusiviteit je gaat aanbieden en waarom het voor de online deelnemers waard is om jouw evenement te bezoeken.

Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium, iemand die samenwerkt met je tech-partner, AV-professional, iemand voor de digitale backstage en iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
De (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Een hybride event werkt net anders: een online en fysiek format moet worden gecombineerd. Ga bij jezelf na: werken de online formats ook voor je publiek in de zaal? Wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Zorg hierbij voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels een studio en werken samen met een technische partner. Hierin is het tevens belangrijk om te beslissen hoe je de online engagement gaat managen: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Met deze tools zijn dit soort vragen makkelijk te managen.

Het zoeken van een geschikte locatie voor je hybride event: waar moet je op letten?

Na het bepalen van een format kun je op zoek gaan naar een locatie. Het belangrijkste is dat je hier je gekozen format kunt uitvoeren in combinatie met het programma wat je voor ogen hebt. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen.

  1. Online eventfaciliteiten
    Eén van de belangrijkste eisen voor het zoeken van een geschikte locatie is de technologie. Het is belangrijk voor evenementenlocaties om in te spelen op de wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.
  2. Interactieve communicatie
    Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.
  3. Data-hub
    Voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.
  4. Flexibiliteit
    In de verschillende soorten en vormen van events blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Denk er bijvoorbeeld aan of locaties meekunnen met jouw vraag of doelstelling.
  5. Duurzaamheid
    Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daarin mee?

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld en een geschikte locatie hebt gevonden, kun je het programma gaan samenstellen. Een mogelijk hybride programma ziet er als volgt uit:

hybride format

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Voor alle lichtgekleurde blokken moet dus een apart programma en script gemaakt worden. Denk goed na hoe je de interactie gericht op beide doelgroepen wilt inzetten. Mensen krijgen namelijk meer energie en zijn meer tevreden als ze actief mee mogen doen. 

Overige belangrijke tips

Energie en verbinding tijdens jouw hybride event
Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Bedenk hoe de deelnemers bij jouw event iets kunnen doen. Regel zowel fysieke als digitale netwerkmogelijkheden: vorm bijvoorbeeld kleine groepjes waarin deelnemers bespreken wat ze hebben opgestoken van het event. Dit kan tijdens de inloop of in de pauze. Of maak een game. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren. Belangrijk: maak actief deelnemen supereenvoudig. De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Houd ook de techniek simpel: als dit te ingewikkeld wordt, kan er ook meer misgaan. Vraag je af wat het doel is en gebruik daar techniek voor.

Meten is weten!
Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om data te verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname en open feedback te krijgen. Lees de verschillende manieren waarop je feedback aan je deelnemers kunt vragen in ons blog: vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Meer weten over hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
enquete, vkoz, review

4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers

Om te testen of je je doelen van je event hebt behaald en het bepalen van de ROI, kun je feedback aan je deelnemers vragen. Met bruikbare feedback laat je je evenement groeien en zorg je voor een betere bezoekerservaring. Maar hoe kun je het beste feedback verzamelen? Hieronder lees je 4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

digitale enquete na je eventEnquête versturen na afloop van je event
De meest bekende en gebruikelijke manier om feedback aan je deelnemers te vragen: een enquête versturen via de mail na afloop van het evenement. Je wilt namelijk de mening van je bezoekers horen. Je kunt in zo’n enquête zoveel (verschillende) vragen kwijt als je wilt. Maar hoeveel respondenten levert dit op? Wij adviseren onze klanten hoe je een effectieve enquête kunt opstellen om zo veel mogelijk bruikbare antwoorden te krijgen.

 

Inzetten van een whiteboardmessage board
Als je op je evenement gebruik hebt gemaakt van een whiteboard voor bijvoorbeeld het noteren van de inspiratiesessies of ingezet bij de registratie, kun je deze goed inzetten bij het verkrijgen van feedback. Laat je deelnemers bijvoorbeeld tips en tops noteren. Dit is een goede manier van feedback vragen. Je verplicht je deelnemers om na te denken over hun mening van het event en verhoogt aanzienlijk de kans op antwoorden. Of laat je deelnemers met elkaar sparren. Laat ze tekenen, reageren op stellingen of maak gebruik van post-its. Diverse mogelijkheden om essentiële feedback te ontvangen!

 

KlanttevredenheidMaak gebruik van de keycords
De makkelijkste manier is vragen of je deelnemers hun keycord willen achterlaten om hiermee te stemmen. Je kunt dan drie bakjes neerzetten met smileys erop: een ontevreden, neutrale en blije smiley. De kans hiermee is wel dat je bakje met de blije smiley het volst komt te zitten en je hier niet mee kunt testen of je je doelen hebt behaald. Gebruik deze methode daarom in combinatie met een andere manier van feedback vragen. Vraag je deelnemers bijvoorbeeld nog om een tip. Hiermee verhoog je de feedback op je event! 

 

enquete vkoz

Krijg onmiddellijke feedback tijdens je evenement
Het evenement zelf is het uitgelezen moment om directe feedback te krijgen terwijl je bezoekers er nog middenin zitten. Zulk praktisch onderzoek kan op meerdere manieren worden verricht terwijl een evenement in volle gang is. Bijvoorbeeld via een eventapp of QR-codes op het grote scherm aan het einde van elke presentatie, die bezoekers kunnen scannen, om een enquête op hun eigen telefoon in te vullen. Of laat medewerkers met een tablet bezoekers face-to-face vragen een snelle enquête in te vullen. Als je bezoekers persoonlijk aanspreekt, zullen ze eerder stoppen en je enquête invullen. Ook een idee is om de deelnemers te belonen met een prijs.

Heb jij je doelen van je event behaald? Bereken de ROI van je evenement middels deze zeven stappen.

Meer weten over manieren waarop je feedback kunt vragen of wil je andere tips voor het organiseren van een congres? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Sanne Dits

Bericht openen

Even voorstellen: Sanne – Projectmanager bij VKOZ

1,5 jaar geleden heb je misschien wel mijn blog van mijn stageperiode gelezen. Sinds die tijd ben ik blijven hangen bij VKOZ. Ik heb af en toe geholpen op evenementen en bij bedrijfsgerelateerde zaken als de website. Ik kon dus eigenlijk geen afscheid nemen ;).

Terug van weggeweest
Nu ben ik afgestudeerd en ga ik als young professional de wijde wereld in. Een perfecte gelegenheid om aan de slag te gaan bij VKOZ waar ik alles kan doen wat ik leuk vind. Ik kan hier namelijk mijn creativiteit en andere vaardigheden toepassen en ontwikkelen. Ik kan mededelen dat ik het team zal versterken en drie dagen in de week aan de slag ga bij VKOZ!

Mijn werkzaamheden
Verschillende taken zoals accountmanagement, officemanagement en marketing & communicatie zal ik op mij nemen en de komende tijd mee aan de slag gaan. Werkzaamheden die zijn blijven liggen pak ik op en maak ik eigen. Op den duur kijk ik mee met de evenementen en kan ik ook hierbij helpen! De verzameling van deze taken heeft geleid tot de functie projectmanager.

Ik kijk er ontzettend naar uit om aan de slag te gaan voor VKOZ en alles wat ik gedurende mijn studie en stage heb geleerd toe te kunnen passen in de praktijk. Hopelijk is dit een samenwerking voor lange tijd!

Sanne Dits

Bericht openen
stage Skye

Terugblik op de stage van Skye

Mijn eerste stagedag in februari bij VKOZ events & communicatie en nu inmiddels mijn laatste, wat is de tijd voorbijgevlogen! Vanuit mijn opleiding Crossmediale Communicatie op de Hogeschool Rotterdam heb ik tijdens mijn meewerkstage ook mijn afstudeeropdracht uitgevoerd. Deze opdracht bestond uit het oplossen van een communicatievraagstuk. Dit omvatte het behouden van vaste klanten om ambassadeurs te creëren.

Tijdens deze periode werd het monumentale Heineken Gebouw mijn nieuwe werkomgeving. Gedurende mijn meewerkstage en afstudeerstage heb ik onder begeleiding van Marjolein van Rosmalen veel geleerd over marketing en communicatie en niet te vergeten de evenementenbranche. Daarnaast heb ik ook veel mogen leren van mijn collega’s Isa Poon en Sanne Dits. In deze periode heb ik mijzelf kunnen ontwikkelen tot een echte communicatieprofessional.

Mijn werkzaamheden
Bij VKOZ was geen enkele dag hetzelfde. Tijdens mijn stage kreeg ik veel ruimte vanuit Marjolein om verschillende communicatie taken uit te voeren. Zo heb ik de Engelstalige website verbeterd door onze klant cases te vertalen naar het Engels. Ik heb geleerd om blogs te schrijven en ook een aantal van onze partners mogen ontmoeten. Daarnaast heb ik diverse uitingen ontworpen, zo heb ik een food guide ontwikkeld voor één van onze klanten. En nog veel meer…!

Communicatievraagstuk
Om het communicatievraagstuk op te lossen heb ik onderzoek gedaan en middelen ontwikkeld om een advies op te stellen voor VKOZ. Ben je benieuwd tot welke oplossingen ik ben gekomen om het vraagstuk op te lossen? Houd dan onze socials en website in de gaten!

Stage zit erop
Met trots rond ik mijn stage af bij VKOZ events & communicatie. Ik kijk terug op een leerzame en vooral gezellige tijd bij VKOZ. Graag ik wil Marjolein van Rosmalen bedanken voor haar vertrouwen en begeleiding. Afscheid wil ik het niet noemen, want ik zal af en toe nog on stand by helpen bij evenementen. Tot snel!

Skye Brown

Bericht openen
VKOZ tolken op jouw congres

Onmisbare tips voor het inzetten van tolken op jouw event!

Organiseer jij binnenkort een groot internationaal congres, dan denk je er wellicht over na om een tolk in te zetten. Maar wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken en waar moet je allemaal op letten? Hieronder delen wij onmisbare tips voor het inzetten van tolken op jouw event.

Vloertaal
De voertaal die een voorzitter of spreker tijdens de conferentie spreekt wordt ook wel de vloertaal genoemd. Vaak zijn er op grote en internationale conferenties sprekers en/of presentaties in verschillende talen waardoor er meerdere vloertalen zijn. Voordat je een internationaal evenement organiseert is het belangrijk om het aantal vloertalen te weten, omdat dit invloed heeft op het aantal tolken die je nodig hebt.

Taalcombinaties
Organiseer jij een conferentie waarbij er gebruik wordt gemaakt van een groot aantal talen dan kan dit lastig worden door het aantal taalcombinaties dat nodig is. Is de vloertaal Engels dan is dit voor de meeste tolken hun moedertaal en kunnen zij gemakkelijk vanuit deze taal werken. Is de vloertaal Spaans en moet dit vertaald worden naar het Mongools dan is dit erg lastig. Houd daarom rekening met de sprekers die je uitnodigt op jouw congres. Kijk samen met een tolkbureau of bepaalde taalcombinaties haalbaar zijn.

Plaatsing tolk
Voordat het congres plaats vindt is het belangrijk dat de organisatie die de cabines en apparatuur voor tolken levert een plattegrond ontvangt. Zo weet de organisatie waar de cabines, de apparatuur en de kabels geplaatst moet worden. De plek waar de tolkcabines geplaatst worden is ook essentieel om het verloop goed te laten gaan. Let op de volgende richtlijnen:

  • Zorg ervoor dat de tolken vanaf hun cabine oogcontact kunnen maken met de sprekers.
  • Tolken moeten met hun cabine voorzichtig de zaal kunnen verlaten zonder sprekers te storen.
  • De cabines moeten gegroepeerd worden.
  • Zorg voor voldoende ruimte naast de cabines voor de technici.

Informeer de tolk
Zorg dat jij als organisator hulp aanbiedt om het tolken zo succesvol mogelijk te laten verlopen. Informeer de tolken over de gang van zaken, zodat zij hun werk beter kunnen doen. Plan voldoende tijd in je draaiboek om de tolken te informeren. Denk hierbij aan gebruikelijke referentiematerialen zoals:

  • De dagagenda.
  • Presentatie van de sprekers.
  • Namenlijst van de afgevaardigden.
  • Lijst deelnemende organisaties.
  • Lijst van branche specifiek acroniemen, afkortingen en terminologie.
  • Beschikbare hand-outs.
  • Vorige conferentie aantekeningen of notulen.

Last but not least
Hieronder delen we nog de laatste onmisbare tips voor het inzetten van tolken op jouw event:

  • Zorg ervoor dat je op je event iemand aanwijst die verantwoordelijk is voor het gebruik van de koptelefoon voor de deelnemers. Deze persoon zal in het kort uit moeten kunnen leggen hoe het werk en eventueel een flyer uitdelen om problemen te voorkomen.
  • Check met de tolken en de technici of alles goed werkt, voordat het evenement begint.
  • Neem alles voor de laatste keer door met de hoofd van het tolkenteam en zorg dat er regelmatig contactonderhouden wordt om ervoor te zorgen dat er geen problemen zijn, of er voldoende water is voor de tolken etc.

Meer weten over tolken of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: events.nl

Bericht openen
Skye Brown VKOZ

Even voorstellen: Skye – Marketing & Communicatie bij VKOZ

Mijn naam is Skye Brown; student Crossmediale Communicatie aan de Hogeschool Rotterdam. Sinds 1 februari 2023 ben ik gestart met mijn stage bij VKOZ events & communicatie als Marketing & Communicatie stagiaire! Mijn stageperiode zal in totaal vier maanden duren, tot 31 mei.

Crossmediale Communicatie
Momenteel zit ik in mijn laatste jaar van de studie Crossmediale Communicatie. Met deze studie leer ik allerlei skills die ik nodig heb voor een baan in de communicatiebranche en hoe verschillende mediakanalen ingezet kunnen worden om dezelfde boodschap over te brengen. Naast het meewerken zal ik ook bezig zijn met mijn afstudeeropdracht, namelijk het oplossen van een actueel communicatievraagstuk.

Wat ga ik doen?
Ik kijk heel erg uit naar mijn stage bij VKOZ, omdat ik graag meer kennis op wil doen van de evenementenbranche en ik het liefst bezig ben met het creëren van content. Tijdens mijn stage zal ik mij bezighouden met verschillende projecten. Zo ben ik verantwoordelijk voor het verbeteren van de Engelstalige website van VKOZ met inspirerende blogs en aantrekkelijke cases. Daarnaast ga ik samen met Isa Poon, Creative Communication Markteer bij VKOZ, creatieve content creëren voor oa. de social media en de VKOZ nieuwsbrief.

Skye Brown

Bericht openen
VKOZ events en communicatie terugblik 2022

Terugblikken met ons 2022 fotoalbum, inspiratie en tips

Na 2 jaar anderhalve meter, hybride en online events stond 2022 in het teken van #Back2Live! En dat hebben we allemaal gemerkt ook. In eerste instantie wilde iedereen hun evenementen ‘inhalen’ in de warme maanden mei, juni en september. Vaak last minute en we konden de vraag haast niet aan.

Maar gelukkig groeide het vertrouwen in fysieke bijeenkomsten en hebben we tot aan het einde van het jaar mooie inhoudelijke events van hoge kwaliteit mogen organiseren. Vol met verrassingen en live experiences voor die oh zo belangrijke impact. Van verbindende drakenbootrace en netwolact tot ‘criminele’ acteurs en decors. Met veel trots blikken wij terug naar deze onvergetelijke momenten in ons 2022 fotoalbum; vol inspiratie en mooi vormgegeven door Isa.

VKOZ terugblik 2022
Bekijk hier ons 2022 fotobalbum

Nieuwe uitdagingen, nieuwe trends
Door de grote vraag en gestegen kosten is het nog belangrijker om goed naar de doelstellingen van je event te kijken. Om evenementen op te nemen in je lange termijn (communicatie)strategie. Dat is precies de toegevoegde waarde van VKOZ. Wij regelen alles tot in de kleinste details, maar als strategische partner denken we ook mee over wat de deelnemer moet voelen, denken en doen. Deze en andere tips staan in onze blogs.

Nieuwe website VKOZ
Ontdek hier onze website

Van idee naar event
Na 5 jaar was onze website toe aan een facelift en in de lente van 2022 hebben wij onze nieuwe website gelanceerd. Onze stappen, van idee naar event, zijn actueler dan ooit: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Onze klanten zetten ons in op de plekken waar zij ons nodig hebben en profiteren zo van de kracht van co-creatie. Op de nieuwe website (geschreven door onze tekstschrijver Patricia) staan deze diensten daarom meer centraal. Sanne heeft de events die wij de afgelopen 12 jaar hebben georganiseerd omschreven vol met inspirerende tips en fijne partners.

 

Nieuwe website VKOZ

Heineken Gebouw Rotterdam
We werken vanuit het Heineken Gebouw, een schitterend rijksmonument aan het water van de Crooswijksesingel in Rotterdam. Hier brouwen wij onze concepten en bruisen onze plannen. Ook het Heineken Gebouw heeft een make-over ondergaan en biedt nu oa. mooie vergaderruimtes en tours aan. Kom je een keer bij ons op bezoek? We zetten alvast de koffie en thee voor je klaar. En als je wilt een biertje, geheel in stijl.

 

Waar kijken we naar uit in 2023?
Behalve terugblikken doen we natuurlijk ook vooruitkijken. Naar bijvoorbeeld de buitenlandse events die we organiseren voor CIS, zoals het Global Forum waar 1000 deelnemers dit jaar bijeenkomen in Dublin. Maar ook in Rotterdam, waar we druk bezig zijn met de voorbereidingen van het Underwater Minerals Conference samen met Boskalis. En zelfs nog verder vooruit: het International Congress of Maritime Museums in 2024! En vanaf 1 februari begint Skye haar stage bij VKOZ. Zij zal oa. met Isa content creëren over de evenementenbranche en ons mooie Rotterdam, want ook in 2023 delen wij volop inspiratie en tips op onze socials.

Als laatste willen wij onze klanten en partners bedanken voor het vertrouwen, flexibiliteit, enthousiasme en harde werken. We creëren graag samen met jullie ook in 2023 nog meer onvergetelijke momenten!

Bericht openen
meer impact met je event

Extra impact maken met je event, zonder extra budget? 12 tips

Een goed evenement dat door jouw bedrijf of organisatie wordt ingezet als communicatie- of marketingmiddel kan tot ongekende impact leiden. Dan moet je het event goed organiseren, van doelstelling, voortraject, naar concept, event, natraject naar optimale impact. Die impact die je tijdens het evenement kunt bereiken bij jouw doelgroep zit naast concept, strategie en experience vooral in details. In die details is meer impact te behalen zonder extra budget.

Wie de meest gebruikte marketingterm van 2022, customer experience, ontleedt of vertaalt, die komt als snel op het event, live communicatie of live marketing uit. Dat ís een en al customer experience. Jouw klant, collega, relatie of welke andere bezoeker dan ook, wordt op een event aan de hand genomen door een belevenis waar de gast centraal staat en het merk of boodschap beleeft.

Besteed naast de grote lijnen ook aandacht aan de details; die maken het verschil. Hieronder een aantal simpele tips voor extra impact, zonder extra budget.

1. Whatsapp video of podcast voor onderweg
Wie letterlijk de reis maakt naar het live evenement, luistert radio in de auto, leest wat in de trein, maar wat als daar het event al begint! Geef jouw bezoeker de dag van het event een reis-podcast, als ultieme voorbereider op de inhoud van het evenement. Of kom met een interessante of verrassende video via WhatsApp, tijdens de heenreis.

TIP: Wil je indruk maken? De aftermovie bij vertrek in no time in je telefoon. Of een online magazine met de inhoud van alle kennissessies.

2. Persoonlijke ontvangst
Dat hotel, waarbij een supervriendelijke portier jou verwelkomt en helpt, dat is de ondergrens voor ieder event. Onderschat namelijk niet hoe belangrijk het is om een goed gevoelt te creëren bij jouw gasten om uiteindelijk tot de doelstellingen van het event te komen. Dus, ga een stap verder dan goede hosts en hostessen, die moet je zeker inzetten, maar collega’s die gasten al vanaf de parkeerplaats of het OV begeleiden naar de locatie: scoren! Of zet Improvisatieacteurs in!

3. Kaartje op de stoel
Placeren tijdens een event, vinden sommige bezoekers nog wel eens vervelend. Vooral in de Nederlandse aard zit iets: je gaat met toch niet op een plek zetten, dat bepaal ik zelf wel. Totdat er voor iedere bezoeker op de juiste stoel een handgeschreven kaartje ligt met persoonlijke aandacht. Ja, het kost wat tijd, maar jouw gast zit er dan vanaf moment één helemaal goed in.

4. Input ophalen bij je doelgroep
Draait jouw event om sprekers, om inhoud, om content, inspiratie of welke andere vorm van kennis events dan ook? Dan is de gouden tip, zonder extra budget: betrek je doelgroep bij het invullen van die content en het programma. Klinkt super logisch, is het ook, maar wordt vrijwel nooit ingezet. Deze tip betekent overigens niet dat je jouw event volledig door bezoekers moet laten invullen, maar bijvoorbeeld binnen een onderwerp, of een expert die komt, haal dan op wat bezoekers exact willen weten, waar hun uitdagingen liggen, etc.

5. Promoot de toegevoegde waarde van het event
Met bovenstaande tip als goede startpunt, kun je daarna ook de promotieknop omzetten. Save the Date en daarna wat leuke communicatie uitingen is niet meer afdoende. Leg zo snel mogelijk de doelgroepgerichte toegevoegde waarde van het eventbezoek bloot. En focus je daarop in de ‘promotie’ en het voortraject. Bedenk altijd: ‘What’s in it for them?’

6. Interactie met de sprekers
Dat dé trend niet het hybride event is, maar veel meer het hybride eventtrajecten, daar zijn de meeste profs het wel over eens. Maar hoe gebruik je de combi fysiek live en online events om meer impact uit jouw evenement te halen? En dan ook nog eens zonder budget? Best simpel: zorg voor het event voor korte online sessies met de diverse sprekers. Die interactie maakt de content van een spreker op het live event nog veel waardevoller. Je weet immers wat er speelt. En zorg ook voor een online of digitaal natrject.

‘Een evenement zonder doelstelling is louter een heel leuk moment dat heel veel geld kost’

7. Wat is de doelstelling van het evenement(entraject)?
Of je nou een congres gaat organiseren, een personeelsfeest of een productintroductie: hang overal een doelstelling aan. En ja, collega’s met een feestje bedanken voor de inzet kan ook een doelstelling zijn, maar dan moet je jezelf wel verplichten even door te vragen: waarom wil je ze bedanken, wat moet je doen om ze te bedanken, hoe weet je dat het gevoel is overgekomen en wat wil je met dat bedankje en het gevoel bij jouw collega in de toekomst doen. Allemaal vragen die het event, het voortraject en het natraject of zelfs het volgende evenement sturen en lading geven. Daarna meet, analyseer of op zijn minst achterhaal je of de doelstellingen zijn behaald en wat je daar dan mee kan doen.

8. Welk concept, voor- en natraject vult de doelstelling in?
In de praktijk betekent dat niet veel meer of minder dan dat je bij alle stappen die je zet in een evenemententraject, bij de conceptontwikkeling, bij de keuzes die je maakt bij het inzetten van bijvoorbeeld media, of de gastbeleving, altijd weer een stap terugzet: wat draagt dit bij aan het behalen van onze doelstelling. Echt heel goed om te doen, zonder enig extra budget, doelstellinggerichter.

9. Kies ander vormen om kennis te delen
Vlieg jouw inhoudelijk programma aan door er als een redactie naar te kijken. Kies dus voor de ervaringsdeskundige, de experts, de doelgroep op het podium i.p.v. louter bekende Nederlanders. Kies voor meerdere podia. Een neuro-onderzoek heeft aangetoond dat als je in een keynote van 20 minuten 4 keer in één keer van podium verandert (links, rechts, achterin, etc) dat dan de aandacht curve en de concentratie in de zaal steeds weer een nieuwe boost krijgt. Kies i.p.v. jouw inhoudelijke onderdeel af te sluiten met een Q&A aan het eind, voor een keynote in stukken: per onderwerp kruipen de toehoorders bij elkaar en gaan op dat onderwerp aan diverse tafels de discussie aan. Die output wordt dan weer nieuwe input voor de spreker.

10. Maak het bedrijfsfeest onderdeel van je strategie
Het bedrijfsfeest of het bedrijfsuitje is op zich simpel te organiseren. Kies een leuk programma, doe aan goede vooraankondiging en stuur de foto’s en de video na afloop om het goede gevoel nog wat langer na te laten klinken. Maar wat als je er een andere lading aangeeft, wat als het bedrijfsfeest onderdeel is van een strategie, van een traject? En wat als je rondom het feest of uitje wel voor inhoud, input en bijdragen kiest? Dan kan het nog steeds hartstikke leuk zijn, alleen dan nog veel impactvoller.

11. Denk Netflix
De kracht en het succes van festivals? De kracht en het succes van Netflix? Ze hebben meer gemeen dan dat je op het eerste oog denkt. Zowel een festival als Netflix hebben een soort kader, thema, favoriete genre waar je als bezoeker voor kiest, maar daarna heb je als bezoeker de regie in handen. Je kiest zelf wanneer je wat wilt zien.

12. Nazorg
Houd bij het organiseren van je event bij iedere stap rekening met het natraject. Een leuk kennisfestival waar je van de 10 sessies er 4 kunt bezoeken tijdens het event? Zorg dan voor een online platform om ook de content van de overige sessies te kunnen (her)beleven. Doe dat met video’s, webinars, artikelen of zelfs een online magazine. Laat sprekers in het natraject nog een keer in contact komen met zij die zich willen verdiepen, etc.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.

Een evenementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.

Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.

Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een  evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is … Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro’s en contra’s van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner.nl

Bericht openen
event trends 2019

Hoe organiseer je een bedrijfsfeest met meerwaarde? 8 strategische tips

Het personeelsfeest van jouw bedrijf is in de afgelopen decennia uitgegroeid tot een niet te onderschatten teambuildings moment en ‘binder’ voor jouw collega’s. Een goed bedrijfsfeest organiseren is niet heel moeilijk, maar een slim personeelsfeest met impact en dus grote waarde, dat is een ander verhaal!

Het personeelsfeest (of ook wel bedrijfsfeest) heeft in raptempo een enorme ontwikkeling doorgemaakt: van louter thematisch leuk moment naar een strategisch event binnen de HR en interne communicatie. Sterker nog, er wordt bij het organiseren van een personeelsfeest al gesproken over de ‘interne experience marketing’.

Wat is een personeelsfeest?
Een personeelsfeest is net even wat anders dan een bedrijfsuitje of een personeelsuitje. Een bedrijfsfeest is dé gelegenheid om bij uitstek het gevoel van trots en saamhorigheid te vergroten. De doelgroep van het personeelsfeest is vanzelfsprekend de groep interne collega’s. Daarmee valt het personeelsfeest ook binnen de interne communicatie of zelfs de afdeling HR. Heb bij een personeelsfeest vooral aandacht voor het complete traject: van het versturen van de uitnodiging tot en met het natraject. Maar vooral voor het bereiken van de gewenste impact en doelstellingen en het strategisch inzetten van dit krachtige feest.

Hieronder 8 handige en strategische tips:

1. Personeelsfeesten mogen best een doelstelling hebben
Eigenlijk had er moeten staan: moeten een doelstelling hebben. In alle openheid draait het bij 90 procent van de personeelsfeesten nog altijd om een leuk, goed, mooi feest. En dat is ook helemaal prima, dat is echt de basis. En wie denkt dat het organiseren en denken vanuit een doelstelling, dat fijne, leuke, feestelijke gevoel weghaalt en een bedrijfsfeest tot een zakelijk en wellicht saai moment maakt, die zit er echt naast. Door als allereerste het doel van het personeelsfeest te benoemen, maak je het jezelf niet alleen makkelijker in het traject van het personeelsfeest organiseren, maar werk je ook ergens naar toe. Worden keuzes makkelijker en komt er veel sneller een rode draad.

2. Het bedrijfsfeest is van de collega’s, niet van de directie
Het is een veel gemaakte fout: het personeelsfeest met de favoriete artiest van de CEO op het podium, waar verder geen enkele collega iets mee heeft. De directeur die bovenaan de entree trap het ‘volk’ toespreekt dat beneden, naar boven kijkend, het maar aan moet horen. Een goed personeelsfeest is een feest dat de werkgever, het bedrijf, aan de collega’s geeft. Daar moet het goede gevoel en de binding komen, niet bij de directeur. Dus betrek collega’s bij de organisatie, haal input op, laat ze meedenken en beslissen en geef daarmee letterlijk het feest aan de collega’s.

3. Ook een personeelsfeest kent een voor- en natraject
Waar bij ieder ander evenement een goed voor- en natraject heel vanzelfsprekend is, zie je bij het interne evenement, waar het personeelsfeest onderdeel van is, dit nog wel eens misgaan. Terwijl daar juist de impact en de kracht zit. Dus werk altijd vanuit het simpele principe: het evenement zelf is het absolute hoogtepunt van het voortraject en het vliegwiel voor het natraject. Dus maak een slim communicatietraject door het jaar heen, waarbij het personeelsfeest het hoogtepunt is, maar waar steeds weer nieuwe touchpoints in het traject terugkomen.

4. Ga van ‘voor elk wat wils’ naar ‘festival-denken’
Ooit begon de markt van bedrijfsfeesten met themafeesten. Leuk met het hele bedrijf naar een locatie in Middeleeuwse sferen, directeur in de garderobe, jongste collega met de toespraak, bak entertainment erin en klaar. En laten we heel eerlijk en duidelijk zijn: dat werkt nog steeds! Maar er is meer te halen. Dat kregen we ook al snel door, door tijdens het interne personeelsfeest diverse plekken, entertainment en sfeersettingen neer te zetten: voor elk wat wils. Hou die gedachte vast, maar ga nog 1 stapje verder: denk in festival of zelfs Netflix. Die twee hebben namelijk wat gemeen: bij beide bepaalt de kijker, bezoeker, zelf zijn of haar route, programmering etc.

5. Durf ook inhoud of visie te verweven in jouw bedrijfsevenement
In de basis is een personeelsfeest een beloning, maar tegelijkertijd ook het moment voor saamhorigheid, binding en loyaliteit. Daarom is het ook een uitgelezen kans om het DNA of de visie van jouw bedrijf tot leven te laten komen. Is jouw bedrijf het afgelopen jaar duurzamer geworden, laat het zien en terugkomen op jouw personeelsfeest. Ben je een jong bedrijf, maak daar dan het programma om heen. Daarbij hoef je niet bang te zijn om ook inhoud in het traject rondom of zelfs tijdens jouw personeelsfeest in te voegen. Laat het wel een feest blijven, maar naast belonen en waarderen, kun je ook heel goed samen je DNA uitdragen.

6. Schakel ook bij het personeelsfeest een eventbureau in
Een evenement organiseren is een vak, een beroep, zelfs een kunst. Vooral de combinatie van organisatorische handjes, creatieve concepten, doelstellingsgerichtheid, wars van bedrijfsblindheid en het zakelijke behalen van doelstellingen is veel waard. Daarom is bij een intern evenement als het personeelsfeest bijna per definitie een extern bureau een voorwaarde voor succes.

7. Doe samen iets goeds: purpose en feest botsen niet
Er zijn al weer tig termen voor, van betekenisvolle communicatie tot purpose marketing. Onderaan de streep gaat het allemaal om hetzelfde: verder kijken dan je bedrijf, duurzaam zijn, betrokken, bijdragen. Hoe leuk is het dat ook jouw personeelsfeest en/of het voor- of natraject purpose in zich heeft? Samen iets doen, iets teweeg brengen, iets bijdragen, dat wordt voor de komende generatie ook heel belangrijk in de werkgeverskeus. Dus laat het zien, integreer het, maar nogmaals: het mag ook echt een feestje blijven.

8. Meet en evalueer
Wie voor impact gaat. Wie het moment loslaat en het personeelsfeest strategisch inzet. Wie vanuit een doelstelling het personeelsfeest organiseert, die moet ook meten en evalueren. Dat kan in allerlei niveaus. Beginnend bij de tevredenheid van je collega’s, maar durf hier verder te gaan. Doe een 0 meting op het gebied van loyaliteit of binding met het bedrijf voor het traject rondom het personeelsfeest ingaat en een 1 meting na die tijd. En blijf ook door de tijd heen meten. Wat werkt wel, wat niet. Het maakt ook zakelijk van dit interne evenement een echt feestje.

Meer weten over strategische tips voor je bedrijfsfeest of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Nieuwe website VKOZ

Nieuwe lente, nieuwe energie en een nieuwe website!

Eindelijk is het zo ver… Na 5 jaar hebben we een nieuwe website! In die jaren is er veel veranderd in de evenementenbranche. De afgelopen 2 jaar hebben we ons natuurlijk ontwikkeld als specialisten op het gebied van online en hybride events. Maar daarnaast zijn we steeds meer een strategische partner voor onze klanten geworden. Van live communicatie tot eventmarketing en experience; wij denken met hen mee.

Instructievideo VKOZ websiteOnze stappen, van idee naar event, zijn daarmee actueler dan ooit. Conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Onze klanten zetten ons in op de plekken waar zij ons nodig hebben, of kiezen voor een totaalaanpak. En profiteren zo van de kracht van co-creatie. Op de nieuwe website staan deze diensten daarom meer centraal. Ontdek het via de instructievideo die Isa gemaakt heeft!

Maak van je zakelijke event een onvergetelijk moment
Daarnaast blijven wij veel kennis en inspiratie delen via onze blog en nieuwsbrief. Net als op onze social mediakanalen. Volg je ons al? En natuurlijk kan je nog steeds met ons brainstormen. Nieuw: via de website kan je nu zelf het gratis consult inplannen! Wij kunnen onze onvergetelijke events niet organiseren zonder ons brede netwerk van betrouwbare partners. Zij zijn allen een expert op hun vakgebied. Wij zullen dan ook regelmatig inzoomen op hen, zodat je hen beter leert kennen.

Winactie VKOZ in RotterdamWin een gers Rotterdams Cadeaupakket
Zoals onze partner Patricia van RedFactor: zij heeft weer onze webteksten geschreven. Zij begrijpt heel goed hoe de klanten van VKOZ het beste ontzorgd kunnen worden. En Henk van Henk Kuiper Webs gaf ons als uitdaging om met de meest creatieve vormgeving ideeën te komen: hij kan het bouwen. Wij hopen dat dit gelukt is. Daarom vinden wij het belangrijk om te weten wat jij ervan vindt. Wil jij deze 6 vragen invullen? Het kost je maar 1 minuut en onder de inzendingen verloten wij een gers Rotterdams cadeau!

Jouw partner in Rotterdam voor zakelijke events
We zijn er nog niet helemaal. De afgelopen jaren organiseerden wij meer dan 80 unieke evenementen op maat. Deze verdienen een mooie plek op de nieuwe website van VKOZ. Niet alleen om te laten zien hoe wij onze klanten hebben geholpen, maar ook om inspiratie op te doen. De komende maanden zal Sanne hieraan werken. Net als aan onze plannen om als Professional Conference Organizer buitenlandse organisaties te helpen met het organiseren van hun internationale congressen in Rotterdam. Dit doen we natuurlijk samen met de partners van Rotterdam Partners. Hou de socials in de gaten!

Hier brouwen wij onze concepten
We werken vanuit het Heinekengebouw, een schitterend rijksmonument aan het water van de Crooswijksesingel in Rotterdam. Hier brouwen wij onze concepten en bruisen onze plannen. Kom je op bezoek? We zetten alvast de koffie en thee voor je klaar. En als je wilt een biertje, geheel in stijl.

VKOZ events & communicatie is hét zakelijke evenementenbureau in Rotterdam. Wij zijn onafhankelijke experts op het gebied van veilige live, interactieve hybride en impactvolle online events. Wij zorgen ervoor dat je event altijd doorgaat, zodat jij zonder zorgen je doelen behaalt.

Bericht openen
Sanne Dits - VKOZ in Rotterdam

Even voorstellen: Sanne – Content Creator bij VKOZ

Mijn naam is Sanne Dits en sinds 1 februari 2022 mag ik mijzelf stagiaire Content Creator bij VKOZ noemen! Deze stage zal vijf maanden duren, tot 30 juni.

Creative Business
Ik studeer Creative Business en het eerste half jaar van dit studiejaar heb ik een minor Event Management gevolgd. Dit was een goed vertrekpunt om al mijn kennis toe te kunnen passen in de praktijk en mij te kunnen ontwikkelen tot young professional. Wie weet binnen de evenementenbranche.

Wat ga ik doen?
Deze stage past helemaal bij mij, want ik houd erg van het schrijven van teksten in verschillende vormen. Ik zal mij dan ook de komende tijd bezighouden met het creëren van content, zoals het herschrijven van de teksten in het portfolio. Daarnaast daag ik mijzelf uit om meer te leren over de marketing aangezien dat niet helemaal mijn ding is.

Maar eerst verdiep ik mij in het bedrijf en de branche, want de tijd gaat al snel genoeg! Voor ik het weet is het eind juni en kan ik terugkijken op een hele leuke tijd waar ik enorm veel heb geleerd.

Sanne Dits

Marjolein van Rosmalen – Eigenaar VKOZ events & communicatie:
Sanne heeft zich bij VKOZ events & communicatie ontwikkeld van stagiaire naar young professional. Ze is betrouwbaar, werkt zelfstandig en heeft succesvol gewerkt aan verschillende projecten. Zoals het portfolio op de website van VKOZ: informatief, mooi vormgegeven plus volop event tips en inspiratie. En tijdens events is zij een rustige rots in de branding. We zijn blij dat we ook na de stage nog beroep op haar kunnen doen!

Vanaf 10 juli 2023 is Sanne als Projectmanager bij VKOZ begonnen! 
Lees meer hierover in haar blog.

Bericht openen
Isa Poon VKOZ events en communicatie Rotterdam

Even voorstellen: Isa – Creative Communication Marketeer bij VKOZ

Mijn naam is Isa Poon. Een voormalig Creative Marketing & Sales student van de Hogeschool Rotterdam. Mijn verhaal bij VKOZ events & communicatie in Rotterdam begon op 21 augustus 2020. Mijn eerste dag stage. In de stageperiode van 6 maanden heb ik mezelf kunnen ontwikkelen tot een jong professional en het creatieve oog van VKOZ.

Creative Marketing & Sales
Wat is Creative Marketing & Sales? Marketing en Sales kennen we allemaal, maar met mijn opleiding werden we uitgedaagd om out of the box te gaan denken en met de meest creatieve oplossingen te komen. Een perfect match met mijn grafische achtergrond. Tijdens mijn stageperiode bij VKOZ was ik verantwoordelijk voor het creëren van een salestraject en het optimaliseren van het bestaande marketing en communicatieplan. Met behulp van mijn grafische achtergrond en expertise in Adobe programma’s is het mij gelukt om de customer journey van VKOZ te optimaliseren, zodat de klantenreis bij VKOZ net als hun evenement een onvergetelijk moment is!

Tijdens mijn stageperiode bij VKOZ events & communicatie heb ik alle vrijheid gekregen om mezelf verder te kunnen ontwikkelen. Van leiderschap tot projectmanagement tot nog meer out of the box denken. Met behulp van de fijne begeleiding van Marjolein is het mij gelukt om mijn stage met een 8 af te sluiten! Maar, mijn avontuur bij VKOZ was toen zeker weten nog niet afgelopen.....

Team VKOZ
Jaaa! Met trots en blijdschap wil ik mezelf aankondigen als freelance Creative Communication Marketeer bij VKOZ events & communicatie. Ik kom het team als een creatief oog versterken! Zoals de naam het al zegt, ben ik met mijn functie verantwoordelijk voor zowel de communicatie als het marketing gedeelte van VKOZ, maar daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor de social media content! #excited

Samen met het team zijn we altijd druk bezig met verschillende creatieve projecten! Nieuwsgierig? Ik zal zeggen, hou onze social mediakanalen goed in de gaten. Ben je niet zo van social media? Meld je dan snel aan voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te kunnen blijven!

Isa Poon

Marjolein van Rosmalen – Eigenaar VKOZ events & communicatie:
Isa heeft zich bij VKOZ events & communicatie ontwikkeld van stagiaire naar young professional. Zij versterkt het team met haar creatieve ideeën en de communicatie via oa. haar vormgeving. Isa is een fijne sparringpartner, betrouwbaar, betrokken en sterk in timemanagement. In korte tijd heeft Isa veel kennis opgedaan over de eventbranche en ze begrijpt heel goed wat de toegevoegde waarde van een event is. We kijken er naar uit om samen met Isa nog meer unieke en inspirerende projecten te ontwikkelen!

Bericht openen
tips online programma

Hoe stel je een afwisselend online programma samen? 10 tips

Het programma van een online evenement vul je natuurlijk met interessante gasten en onderwerpen. Maar in welke vorm bied je dit aan en hoe zorg je voor flow, verbinding en afwisseling in je programma? In deze blog 10 tips voor het samenstellen van een afwisselend script voor jouw online event.

Tip 1. Creëer een wachtruimte met aftelklok
Een online wachtruimte is de ideale plek waar je als organisatie de eerste interactie kunt aangaan en waar je mensen een welkom gevoel kunt geven. Om de spanning op te bouwen en te laten weten wanneer je begint toon je enkele minuten voor je live gaat een aftelklok. Denk ook aan:
• Deel alvast praktische informatie in de wachtruimte: bijvoorbeeld de login voor interactietools
• Laat een chat moderator praktische vragen beantwoorden en interactie stimuleren

Tip 2. Gebruik bumpers
Bumpers zijn korte video- of audio fragmenten van drie tot tien seconden. Deze kan je gebruiken om in te leiden, uit te leiden of items aan elkaar te verbinden. Het gebruik hiervan draagt bij aan een professionele indruk, herkenbaarheid van je merk en vooral: een prettige flow in je programma. Zet het in voor:
• Een bumper is een korte adempauze voor de moderator, gasten en crew
• Gebruik het als een transitie om bijvoorbeeld video’s klaar te zetten of nieuwe gasten te placeren
• Neem bumpers duidelijk op in je online script om te voorkomen dat sprekers te vroeg gaan praten

Tip 3. Zet een sidekick in
Een sidekick is een assistent van de moderator. Hij of zij instrueert het publiek hoe zij vragen en reacties kunnen insturen en houdt gedurende het programma overzicht op alle inkomende reacties. De sidekick selecteert de meest interessante en/of veelgestelde vragen en legt deze op gescripte momenten (!) voor aan de moderator of gelijk aan de studiogasten. Een sidekick zorgt voor een leuke dynamiek en verbinding met de deelnemers. Je kan een zogenaamde ‘green room’ creëren van waaruit hij of zij verslag doet. Let op:
• Een sidekick is bij voorkeur geen inhoudelijk expert
• Vraag deelnemers hun vraag te voorzien van hun naam, zo creëer je betrokkenheid
• Geef aan het begin van je programma aan wat je doet met onbeantwoorde vragen
• Heb een eerste vraag paraat, zo stimuleer je vervolgvragen
• Upvoting; laat het publiek bepalen welke vraag naar voren moet komen
• Speel met vraagsoorten; polls, wordcloud-, open vragen en Q&A’s

Tip 4. Regel een tafeldame/-heer
Deze dame of heer vergezelt de moderator tijdens het online programma. De tafelgast is inhoudelijk betrokken, zorgt voor een prettige aanscherping van het gesprek en geeft waardevolle aanvullingen. Een tafelgast roept ook herkenning op bij de kijker. De persoon is een boegbeeld van de organisatie of binnen een bepaalde branche. Denk aan:
• Een directeur komt beter tot zijn recht als moderator
• Houd rekening met spontane bijdrage tafelgast

Tip 5. Één-op-één interview
Één van de hoofdingrediënten is één of meerdere korte interviews met een expert speaker. Het is belangrijk om dit gesprek van tevoren voor te bereiden. Zo ben je bewust van de benodigde tijd; online heeft men zeer beperkte aandacht. Tips:
• Kom in een voorgesprek tot drie bullet points die de boodschap samenvatten
• Reik als moderator een bullet point aan wanneer gast zijpaden inslaat
• Wees spaarzaam met presentaties en monologen tijdens een live uitzending
• Experts kunnen wereldwijd bijdragen dus hoeven niet persé op locatie aanwezig te zijn

Tip 6. Interactieve paneldiscussie
Een panel is gevarieerd in achtergronden en standpunten. Besteed tijd aan je speaker line-up. Geef het structuur door twee a drie stellingen. Als kijkers kunnen stemmen, dan houd je iedereen betrokken. Let op:
• Houd rekening met de RIVM richtlijnen
• Bepaal het aantal camera’s (vijf gasten = drie camera’s)
• Hanteer tien minuten voor je stelling: een minuut ter inleiding, één voor de poll, zeven voor het gesprek en één voor een kijkersreactie

Tip 7. Satellite visits
Als de RIVM richtlijnen het toestaan, dan kan je zogenaamde ‘satellite locaties’ creëren. De deelnemers verzamelen op verschillende locaties in het land om in kleine groepjes op één scherm samen naar de online uitzending te kijken. Op deze manier verhoog je de betrokkenheid en is het een waardevol contactmoment met je relaties. Het leuke hiervan is dat je een ‘digitaal bezoek’ kunt brengen aan een satellite locatie middels videoverbinding. Denk aan:
• Bepaal voor het online gaan welke satellite locaties in de live uitzending komen
• Controleer tijdens het online gaan het licht, het geluid en de beeldweergave

Tip 8. Gebruik visuele content
Visuele content helpt om thema’s verder te verduidelijken en te verlevendigen. Denk hierbij aan video’s, beelden of slides. Een video kun je goed gebruiken om een nieuw programma onderdeel in te leiden. Tips:
• Met gesponsorde content kunnen stakeholders met video deelnemen aan het programma
• Houd video’s kort, zodat het live karakter van een livestream behouden blijft.
• Controleer tijdens de live verbinding met inbellers de weergave van slides vanaf hun computer

Tip 9. Denk aan entertainment
Bij een online uitzending is interactie met het publiek erg belangrijk. Speel bijvoorbeeld een quiz of reik een award uit. Een andere vorm van entertainment is een mooi muziek optreden. Let op:
• Zorg dat quiz spelers hun eigen naam invoeren om een winnaar te kunnen bepalen
• Bij sommige live streams is er een vertraging van twintig seconden tussen wat je in de studio zegt en wat de kijker thuis hoort/antwoordt
• Muziekoptredens vergen vaak extra inzet (en kosten) qua audioapparatuur

Tip 10. Spoken word
Een gesproken column is een leuke afwisseling en een krachtige vorm om een thema over te brengen. Denk aan:
• Spoken word vaak staand uitgesproken: houd hier rekening mee in je online script qua camera setup
• Spoken word kan ook van tevoren worden opgenomen en als video worden getoond

Meer tips? Ons team met online event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten een afwisselend programma of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
verschillende vormen onlilne evenementen

Welke vorm van een online event past het beste bij jouw doel?

Het evenement is al jaren een belangrijk instrument in de marketingmix. Het is een direct communicatiemiddel, gericht op een specifieke doelgroep en met een duidelijk doel. De afgelopen jaren hebben we geleerd dat er veel verschillende vormen van online evenementen bestaan. Maar welke vorm van een online evenement past het beste bij welke doelen en behoeftes?

Hieronder een overzicht van de verschillende benamingen en mogelijkheden:

1. Virtueel seminar
Er wordt van een combinatie van live en eerder opgenomen onderdelen gebruikgemaakt. De optimale lengte van een virtueel seminar is 40 tot 60 minuten. Het publiek kijkt mee vanuit huis. Deze vorm is geschikt voor promotie events, korte trainingen, korte updates etc.

2. Hybride evenement
Een hybride evenement is een event waarbij online en offline samenkomen. Een kleine groep genodigden komt live bijeen en de overige genodigden doen online mee. Je moet hier rekening houden met 2 soorten programma’s. Lees alles wat je moet weten over hybride evenementen in ons blog.

3. Video conference
Het online vergaderen met beeld via een online tool. Geschikt voor kleinere (interne) meetings, vergaderingen of discussies op openbare platformen zoals Zoom, Microsoft Teams en WebEx. Handig om één iemand het woord te geven om te voorkomen dat er door elkaar gepraat wordt.

4. Webinar
Een lezing, workshop of presentatie via het internet. Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het event of de presentatie om één spreker draait. Interactie is wel goed mogelijk, maar is niet het hoofddoel.

5. Livestream
Deze vorm is geschikt voor verschillende sprekers, panelleden of debatten die live worden uitgezonden. Vaak is er interactie met het publiek mogelijk.

6. Nieuwsuitzending
In een studio setting waar een presentator het woord heeft gedurende het evenement. Er kan geschakeld worden met gasten en verslaggevers op locatie.

7. Talkshow
Een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. In een studio met een interviewer aan tafel met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.

8. Keynote
Eén spreker vertelt een verhaal met een hoofdonderliggend thema. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.

Welke vorm past het beste bij jouw doel?

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventbranche.nl

Bericht openen
Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen? Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen. Tip 1: Zorg voor een helder programma Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma. Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft. Tip 3: Bevestig iedere aanmelding Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen. Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!” Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet. Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt. Tip 6: Maak gebruik van social media Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt. Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie met ons in. Online of met gepaste afstand. [button title="Bel of mail VKOZ" link="http://www.vkoz.nl/contact" target="_blank" align="" icon="" icon_position="" color="" font_color="" size="2" full_width="" class="" download="" rel="" onclick=""] Bron: evenementorganiseren.nl

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar de helft opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar erg belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Meer weten over het voorkomen van een hoge no show of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
VKOZ evenementenbureau Rotterdam

Het is feest: VKOZ viert 10-jarig jubileum!

VKOZ viert 1 juli 2020 haar 10-jarig jubileum! In die 10 jaar is niet alleen de evenementenbranche sterk veranderd, ook VKOZ als bedrijf veranderde en ontwikkelde zich tot een full service zakelijk evenementenbureau dat strategisch meedenkt en alle zorg rond events uit handen neemt van haar klanten.

Wij zijn er trots op dit tweede lustrum te mogen vieren. Echter, deze mijlpaal in ons bestaan was niet mogelijk geweest zonder het vertrouwen van onze klanten, onze leveranciers en de steun van onze familie en goede vrienden. Hier zijn wij zeer dankbaar voor!

VKOZ events en communicatie in RotterdamTerugblikken op mooie projecten
Door de jaren heen hebben wij bijgedragen aan onvergetelijke momenten. Zoals geweldige publieksevenementen in Rotterdam als de Marathon Rotterdam, CHIO en Rotterdam viert de stad! Maar ook internationale congressen in steden als Edinburgh, Londen, Barcelona en Wenen. En recent het interne evenement van de gemeente Rotterdam in De Kuip en onze eigen deelname aan EventSummit in Rotterdam Ahoy, samen met onze partners van Rotterdam Partners.

Weet jij wat VKOZ betekent? Lees dit, plus de geschiedenis van VKOZ, in ‘Ontdek het geheim van VKOZ‘.

Trots op ons aanpassingsvermogen
VKOZ heeft de afgelopen 10 jaar altijd kennis, tips en inspiratie gedeeld op het gebied van events en communicatie. Via onze website, social media, nieuwsbrief en tijdens onze brainstormsessies. Het is belangrijk voor ons om op de hoogte te blijven van de laatste trends en ontwikkelingen in de evenementenbranche. Dat is één van onze toegevoegde waardes voor onze klanten en zo creëren wij samen met hen unieke evenementen. Maar ook bij onverwachtse ontwikkelingen, zoals met COVID-19, kunnen wij daarom gelijk inspringen. Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)?

Wij hebben verschillende tips verzameld in ons inspiratieblog ‘Nieuwe kijk op events‘.

Mooie vooruitzichten in de toekomst
Een jubileum is altijd een mooi moment om terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Rotterdam blijft groeien als internationale congresstad en VKOZ groeit mee. Met onze kennis en ervaring in het organiseren van internationale congressen helpen wij als Professional Conference Organiser ook buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Daar hoort natuurlijk een Engelstalige website bij, die wij deze zomer lanceren!

Kijk hier alvast voor een sneakpreview van VKOZ als ‘PCO in Rotterdam‘.

VKOZ voucher 10 jaarKado voor jou!
Dit mooie moment willen we graag met jou vieren. Daarom geven wij deze voucher kado!
Ken je iemand die onze diensten ook goed kan gebruiken? Dan mag je dit kado doorgeven.

 

 

Meer weten over VKOZ events & communicatie of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? Wij denken graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Het geheim van VKOZ events & communicatie in Rotterdam

Ontdek het geheim van VKOZ

VKOZ is een Rotterdams evenementenbureau. Wij zijn goed in het organiseren van zakelijke evenementen en de communicatie daaromheen. Je kan bij ons kiezen voor een totaalaanpak of je zet ons in op de plekken waar dat nodig is. Door op een transparante manier te communiceren met onze klant, zorgen we voor vertrouwen. We hebben veel aandacht voor de details. Iedereen mag verwachten dat de grote lijnen van het evenement goed zijn, maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

 

Tijdlijn van VKOZ in Rotterdam

De tijdlijn
VKOZ is in 2010 opgericht door Marjolein van Rosmalen. Na een carrière van 15 jaar in de zakenreis- en evenementenbranche was het tijd voor een nieuwe uitdaging. De naam VKOZ stond voor: Vrouwelijke Kijk op Zaken. Vrouwelijk organisatieadvies voor mannelijke ondernemers. VKOZ begon als een management- en organisatiebureau. In de jaren die daarop volgden kreeg VKOZ ook steeds meer opdrachten op het gebied van marketing en communicatie.

Twee jaar later kwamen daar aanvragen voor het organiseren van sport-, cultuur- en publieksevenementen bij. In deze jaren heeft Marjolein veel geleerd over andere facetten van de evenementenbranche zoals de productie, vergunningen, veiligheid en sponsoring.

Na vijf jaar werkte Marjolein aan zoveel uiteenlopende opdrachten, dat het tijd was om één richting op te gaan. Marjolein wist diep vanbinnen dat het organiseren van zakelijke evenementen haar de meeste energie gaf. Daarom is er in 2017 een nieuwe website gekomen met het vernieuwde logo: VKOZ events & communicatie. Door de vele terugkerende klanten ontwikkelde VKOZ zich steeds meer als bedrijf met een fijn kantoor en  medewerkers en bood Marjolein ook een leerplek aan om haar kennis en passie te delen. Nu, in 2020, is de expertise van VKOZ het organiseren van zakelijke evenementen en helpt zij ook als Professional Conference Organiser buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Lees hier meer over VKOZ als PCO in Rotterdam.

Stappenplan VKOZ evenementenDe werkwijze
Door de 15 jaar werkervaring van Marjolein bij grote internationale organisaties heeft VKOZ een professionele werkwijze. Wij denken mee met de strategie van de organisatie en doel(en) van het evenement. Een event is een investering en wij proberen daarom altijd mee te denken wat het evenement uiteindelijk op zal leveren. Graag willen wij onze toegevoegde waarde laten zien. Een persoonlijk doel is om onszelf terug te verdienen.

Iedereen mag verwachten dat de groten lijnen van een evenement goed zijn,
maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

Door het kleine, hechte team heeft VKOZ veel flexibiliteit. Wij werken transparant. Je kan bij ons kiezen voor een totaalaanpak of je kan ons inzetten op plekken waar dat nodig is: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en/of productie. We maken een overzichtelijk projectplan en delen deze tijdens het hele proces met de klant; dat geeft vertrouwen. Hierdoor ziet de klant precies wat er allemaal gedaan wordt en in welke stappen. Een evenement bestaat uit heel veel uiteenlopende onderdelen. Door het op te breken in stappen zorgen we voor  overzicht en rust. We beginnen hierbij met een stevige basis. Uiteindelijk hebben we veel aandacht voor de details.

Het netwerk van VKOZ in RotterdamOnze partners
Elke klant heeft een andere organisatiecultuur. Door de jaren heen hebben we een breed netwerk opgebouwd. Wij kunnen precies die partners kiezen die het beste aansluiten bij onze klant. Doe je zaken met VKOZ, dan maak je gebruik van een groot netwerk met dezelfde (Rotterdamse) mentaliteit. Wij zijn zelf erg betrokken, dus dit verwachten wij ook van onze partners: betrouwbare, harde werkers met trots en passie voor hun werk.

Authentiek zijn is één van de eerste lessen die Marjolein geleerd heeft als ondernemer. Je kan het beste jezelf zijn, zo trek je automatisch klanten, medewerkers en partners aan die bij jouw normen en waarden aansluiten. Het evenement zelf zien wij als de slagroom op het toetje. Het is voor ons erg belangrijk om veel tijd te investeren in de verschillende relaties. Wij zijn constant in contact met de mensen. Het resultaat hiervan is dat iedereen op de dag zelf met plezier en vol passie op het evenement staat. Zo maken wij van het event een onvergetelijk moment!

 

         

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Kaylee Biemans

Bericht openen
evenementen van VKOZ Rotterdam

Welke soorten zakelijke evenementen organiseert VKOZ?

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Bij het organiseren van een event wil je dan ook alle opties verkennen. Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoefte van jouw bezoekers. Samen met jou creëren we het event dat het beste bij jouw organisatie past. Zowel live, online als hybride vorm is mogelijk.

Kennis events van VKOZMet een kennis event creëer je kansen voor de organisatie
Bij een kennis event staat het delen van kennis centraal. Dit is een erg breed begrip. Het soort kennis dat gedeeld wordt en op welke manier hangt van de doelgroep af. Het overdragen van kennis kan één- of tweezijdig zijn.

Wat wil jij bereiken met jouw event? Welke kennis wil jij overbrengen en aan wie? Op welke termijn wil jij het evenement organiseren? Een grote uitdaging is om zo veel mogelijk uit jouw evenement te halen. Dit kan je bereiken door doelstellingen aan je evenement te koppelen. De doelstellingen laten zien waar jij als organisatie naar toe wilt werken en/of wat je met het event wilt bereiken. Zo creëer je los van het evenement kansen voor de organisatie.

Er zijn verschillende soorten kennis events. Denk hierbij aan:
•  Congres: een bepaald thema wordt door verschillende gastsprekers behandeld.
•  Seminar: informatieve bijeenkomst waar je vragen kan stellen aan deskundigen.
•  Symposium: een wetenschappelijk congres over een bepaald thema.
•  Workshop: bijeenkomst waarbij theorie- en praktijkonderwijs samengaan.

Wist je dat… je mensen kunt verrassen door jouw kennis event in bijvoorbeeld een museum te organiseren?
Op deze manier kan je een congres organiseren én de mensen in de pauze een rondleiding door het museum aanbieden.

Interne events van VKOZEen intern event zorgt dat de visie weer scherp is
Bij een intern event draait het om jouw organisatie en de medewerkers. Interactie is erg belangrijk tijdens het organiseren van het evenement. Hierdoor zullen jouw medewerkers zich betrokken voelen bij het event zelf en bij de organisatie. Interactie kan al beginnen bij het voortraject van het event.

Zijn er bepaalde doelen gehaald de afgelopen periode? Begint er een nieuw project binnen de organisatie? Zijn er grote veranderingen geweest de afgelopen tijd binnen de organisatie? Het organiseren van een intern event is een perfect moment om jouw medewerkers te motiveren en/of te belonen. Dit zal ervoor zorgen dat alle hoofden weer dezelfde kant op staan en dat de medewerkers de visie van het bedrijf weer scherp hebben.

Er zijn verschillende soorten interne events. Denk hierbij aan:
•  Kick-off: de start van een nieuw project of nieuwe campagne.
•  Jubileum jaartraject: het jubileum het hele jaar terug laten komen in de communicatie.
•  Veranderingsstrategie: wanneer de organisatie een nieuwe weg inslaat of reorganiseert.
•  Teambuilding: een activiteit om samenwerken te stimuleren.

Wist je dat… je draagvlak kunt creëren door de deelnemers zelf het evenement mee te laten organiseren?
Geef jouw deelnemers taken of vraag ze om hun leukste ideeën. Hierdoor zullen ze zich betrokken voelen bij het event.

Relatie events van VKOZEen inhoudelijk relatie event motiveert je zakelijke relaties
Bij een relatie event staat de zakelijke relatie centraal. Een relatie evenement is een perfect moment om contact te onderhouden met jouw zakelijke relaties in een meer informele sfeer. Het doel van een relatie event is het behouden van je bestaande relaties en het aantrekken van nieuwe relaties. Het is daarom ook een een belangrijk marketing- en salesmiddel voor jouw organisatie.

Wat is de meerwaarde van een relatie event? Wat voor evenement past het best bij mijn zakelijke relaties? Hoe kan ik mijn relatie overtuigen? Relaties zoeken tegenwoordig steeds meer diepgang in events. Het organiseren van een inhoudelijk en persoonlijk relatie evenement is dus de perfecte kans voor het bevorderen van je zakelijke relaties.

Er zijn verschillende soorten relatie events. Denk hierbij aan:
•  Netwerkevenement: een event om jouw netwerk en zakelijke kansen uit te breiden.
•  Beurs: direct en doelbewust in contact komen met bestaande en nieuwe relaties.
•  Product lancering: een event waar een nieuwe product of dienst wordt voorgesteld.
•  Fundraising: op een unieke wijze geld ophalen voor een goed doel.

Wist je dat… je jouw netwerkevent deel kan laten uitmaken van een bekend publieksevent?
Zo vergroot je de impact van jouw evenement en creëer je voor jouw deelnemers een onvergetelijk moment!

VKOZ PCO in RotterdamWist je dat…
VKOZ als Professional Conference Organiser
buitenlandse organisaties helpt met het
organiseren van hun events in Rotterdam?
Lees hier meer over PCO in Rotterdam.

Meer weten over verschillende soorten zakelijke evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Kaylee Biemans

Bericht openen
samenwerking leveranciers event

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een event is altijd co-creatie, ook jouw event. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen ’tijdelijke collega’s’. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?

Werk samen met specialisten
Werk samen met kwalitatieve professionals. Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega’s het traject in van het organiseren van een evenement.

In het voortraject:

event team meeting1. Zet toeleveranciers vanaf het eerste moment bij jou om tafel
Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet! Dan worden dergelijke bedrijven ingehuurd en mogen ze ‘draaien’. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement nog beter maken.

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

3. Breng ze in contact met de andere toeleveranciers
Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.

4. Deel contactgegevens in het draaiboek
Je ziet nog wel eens event organisers die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar! Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.

5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

Tijdens het evenement:

vacature VKOZ6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

Na het event:

partners van VKOZ13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

Meer weten over leveranciers of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: EvenementOrganiseren

Berichtnavigatie

1 2
Scroll naar boven