Home

Categorie: Event tips

Event tips & inspiratie van VKOZ.

Bericht openen
VKOZ events checklist

Checklist: 12 stappen voor de grootste impact met jouw zakelijke event

Hoe bereik je de grootste impact met zakelijke evenementen? Dat is een uitgebreid proces dat vol zit met creativiteit en slimme strategieën. Wie al deze processen ontvouwt, komt uit bij een checklist van 12 stappen: de gids voor het maximaliseren van de impact van jouw zakelijke evenementen. Deze 12 stappen vormen een fundament en richtlijnen als je basisplan om ervoor te zorgen dat jouw zakelijk evenement impact heeft en effectief is.

1. Doelstelling bepalen
De eerste stap is om duidelijke doelstellingen te definiëren voor je evenement. Voorbeelden van een doelstelling is het vergroten van merkbekendheid, het genereren van leads of het versterken van klantrelaties. Hoe concreter de doelstelling(en) hoe beter!

2. Doelgroep identificeren
Identificeer de specifieke doelgroep die je wilt bereiken met het evenement. Dit zal helpen bij het vormgeven van de marketing- en communicatiestrategie. Het kan zijn dat jouw evenement meerdere doelgroepen heeft. Houd hierbij wel tekening met de communicatie en beleving.

3. Budget opstellen
In een realistisch budget voor het evenement, ook in het voor- en natraject, houd je rekening met de kosten voor onder andere de locatie, catering, sprekers en marketingmaterialen. Het kan zijn dat je makkelijk een kostenpost kunt vergeten. Lees ons blog waarin je een checklist voor het budget van jouw evenement kunt afstrepen.

4. Datum en locatie kiezen
Om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk deelnemers van je doelgroep trekt, kies je een geschikte datum en aantrekkelijke locatie, passend bij jouw bedrijf. De datum moet een ideale dag of moment van het jaar zijn. En wat betreft de locatie: dit is hét kader waarbinnen je live communiceert. Niet te onderschatten! Een aantrekkelijke locatie kan meer deelnemers trekken.

5. Thema en boodschap bepalen
Om de essentie van je evenement weer te geven, bepaal je een aantrekkelijk thema en krachtige boodschap. Het thema laat je vervolgens terugkomen in het complete communicatietraject. Zowel in de communicatie naar de deelnemers vóór je evenement als op het evenement zelf natuurlijk.

6. Een marketingplan opstellen
In het brede kader van marketing is het belangrijk om een uitgebreid marketingplan te ontwikkelen en hiermee je evenement te promoten. Op deze manier zorg je dat jouw genodigden daadwerkelijk deelnemers van je evenement worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van sociale media, e-mailmarketing, contentcreatie of PR. Lees ons blog waarin we je vertellen hoe je een effectieve marketingstrategie plant. 

7. Sponsoring en partners
Zowel sponsors als partners kunnen van toegevoegde waarde zijn tijdens jouw evenement. Bedenk wel: wat voegt een sponsor of partner toe aan jouw evenement? Lees ons blog waarin je 17 creatieve ideeën kunt gebruiken voor de sponsoren van je evenement.

8. Programma en sprekers 
Bij diverse doelstellingen is een programma met sprekers, workshops, discussies en alle andere vormen van interactie belangrijk. Zorg voor een passend programma voor jouw doelstelling, jouw doelgroep en durf ook input uit die doelgroep op te halen. Daarnaast is het belangrijk om een afwisselend programma op te zetten, zodat de deelnemers zich niet zullen vervelen. Lees ons blog met 10 tips voor een afwisselend online programma, welke jij ook kunt inzetten op je live evenement.

9. Registratie en ticketing
Het registreren, de eventuele ticketing, het complete deelnemerregistratie-proces is om een aantal redenen super belangrijk. Denk aan het gebruiksgemak, laagdrempeligheid en eenvoud en ophalen van data. De registratie is een deel van je voortraject en bovendien zijn dit allemaal contactmomenten! Je kunt ervoor kiezen om de registratie zelf te doen, maar er zijn verschillende bedrijven die dit graag voor je uit handen willen nemen. Lees ons blog waarin we Invitato voorstellen: zij regelen online en on-site bezoekersregistratie op jouw events.

10. Contentcreatie
Relevante en boeiende inhoud vooraf, tijdens en na je evenement kun je op verschillende manieren creëren met content. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit blogs, video’s, foto’s of live-updates. Vergeet niet: het evenement is het hoogtepunt van het voortraject en de start van het natraject!

11. Interactie en betrokkenheid bevorderen
Voor het bevorderen van de interactie en betrokkenheid kun je manieren plannen als netwerkmogelijkheden, live Q&A-sessies of wedstrijden. Maar ook hier geldt: durf het anders te doen. In het voortraject kun je je bezoekers bijvoorbeeld al koppelen aan de juiste sprekers of andere bezoekers. Kijk ook eens naar aandere live vormen: bijvoorbeeld Converstatie en Input.

12. Follow-up, evaluatie en effectmeting
Stel een follow-upstrategie op om de contacten en leads die tijdens het evenement zijn verzameld op te volgen. Evalueer ook het succes van het evenement aan de hand van de gestelde doelstellingen. Doe dit bijvoorbeeld aan de hand van één van de vier manieren om feedback te vragen aan je deelnemers uit dit blog. Houd hierbij rekening met wat je wilt meten, zodat je dit gericht met de juiste tools kunt meten. Doe dit bijvoorbeeld met het berekenen van de ROI van jouw evenement.

Meer weten over de impact van jouw zakelijke evenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementenorganiseren.nl

Bericht openen
eventmanager vkoz

De toegevoegde waarde van een eventmanager

Voor het organiseren van een evenement werk je aan zowel de organisatie als de uitvoering. Zo gezegd, zo gedaan toch? Dit is slechts het topje van de ijsberg van wat een eventmanager doet. Een eventmanager is namelijk eindverantwoordelijk voor alle taken. Weet jij wat een eventmanager, naast het organiseren van jouw event, voor jou kan betekenen? 

Twijfel je nog of je het event zelf gaat organiseren of uitbesteden? Lees ons blog waarin we de voor- en nadelen voor jou met elkaar vergelijken. Wanneer je hebt besloten je event uit te besteden aan een eventmanager, is het belangrijk te weten wat de toegevoegde waarde hiervan is. 

De taken van een eventmanager

Gedurende de organisatie van een event moet een eventmanager aan verschillende factoren denken. Alle verantwoordelijkheden rondom de voorbereidingen: onder andere het programma, de catering, promotie, veiligheid, marketing en locatie. Tevens denkt een eventmanager out of the box voor de beste creatieve ideeën (alles is mogelijk!), is flexibel en heeft goede sociale vaardigheden. Maar het allerbelangrijkste: jou als klant ontzorgen. Een eventmanager neemt namelijk zo veel mogelijk taken uit handen. Optimaal is om minimaal drie maanden voor je event een eventmanager in te schakelen. Bij voorkeur natuurlijk eerder, zodat je voldoende tijd hebt om te brainstormen en je doelstellingen op orde te hebben.

Dan is het zover: de dag(en) van je event. Bij de uitvoering controleert de eventmanager door middel van een doorloop of alle voorbereidingen goed worden uitgevoerd. Tijdens het evenement leidt de eventmanager alles in goede banen en zorgt ervoor dat de deelnemers optimaal genieten. Na afloop van je event kun je op diverse manieren feedback verkrijgen om te testen of je je doelstellingen hebt behaald. Lees ons blog met 4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Jouw strategische partner

Naast de voorbereiding en uitvoering van een event, lost een eventmanager ook problemen op, heeft oog voor details en is op de hoogte van de nieuwste trends. Belangrijk is om kwaliteit te leveren en mensen te verrassen. Dit alles in samenwerking als strategische partner met jou als klant. VKOZ is onderscheidend en doet dit met haar jarenlange ervaring, oog voor detail, transparantie en een breed netwerk. Wij meten de behaalde resultaten aan de hand van de ROI piramide. Wil je weten hoe we dat doen? Lees ons blog. 

Zijn wij jouw strategische partner?

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Sanne Dits

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Alles wat jij moet weten over hybride evenementen

Het is duidelijk: je gaat een hybride evenement organiseren. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Tijdens de coronapandemie heb je misschien wel een blog over hybride events op onze website gelezen. Alle kennis uit deze blogs hebben we voor jou samengevoegd in dit nieuwe blog. Hierin lees je alles wat jij moet weten over hybride evenementen.

Dit begint bij het bepalen en in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling(en) tijdens de conceptontwikkeling. Niet alleen tijdens deze fase, maar ook tijdens de andere fasen houd je er rekening mee dat je eigenlijk twee losse events organiseert. En beslis of je je hybride event wilt verdelen over meerdere dagen. Zo vind je misschien een mooiere balans.

Dit is het geheim van een succesvol hybride event!

Met dit in je achterhoofd kan je kijken naar de eerste stappen van het organiseren van je hybride event. Met deze tips zorg je ervoor dat een goed begin het halve werk is. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring. Beslis welke exclusiviteit je gaat aanbieden en waarom het voor de online deelnemers waard is om jouw evenement te bezoeken.

Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium, iemand die samenwerkt met je tech-partner, AV-professional, iemand voor de digitale backstage en iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
De (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Een hybride event werkt net anders: een online en fysiek format moet worden gecombineerd. Ga bij jezelf na: werken de online formats ook voor je publiek in de zaal? Wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Zorg hierbij voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels een studio en werken samen met een technische partner. Hierin is het tevens belangrijk om te beslissen hoe je de online engagement gaat managen: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Met deze tools zijn dit soort vragen makkelijk te managen.

Het zoeken van een geschikte locatie voor je hybride event: waar moet je op letten?

Na het bepalen van een format kun je op zoek gaan naar een locatie. Het belangrijkste is dat je hier je gekozen format kunt uitvoeren in combinatie met het programma wat je voor ogen hebt. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen.

  1. Online eventfaciliteiten
    Eén van de belangrijkste eisen voor het zoeken van een geschikte locatie is de technologie. Het is belangrijk voor evenementenlocaties om in te spelen op de wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.
  2. Interactieve communicatie
    Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.
  3. Data-hub
    Voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.
  4. Flexibiliteit
    In de verschillende soorten en vormen van events blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Denk er bijvoorbeeld aan of locaties meekunnen met jouw vraag of doelstelling.
  5. Duurzaamheid
    Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daarin mee?

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld en een geschikte locatie hebt gevonden, kun je het programma gaan samenstellen. Een mogelijk hybride programma ziet er als volgt uit:

hybride format

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Voor alle lichtgekleurde blokken moet dus een apart programma en script gemaakt worden. Denk goed na hoe je de interactie gericht op beide doelgroepen wilt inzetten. Mensen krijgen namelijk meer energie en zijn meer tevreden als ze actief mee mogen doen. 

Overige belangrijke tips

Energie en verbinding tijdens jouw hybride event
Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Bedenk hoe de deelnemers bij jouw event iets kunnen doen. Regel zowel fysieke als digitale netwerkmogelijkheden: vorm bijvoorbeeld kleine groepjes waarin deelnemers bespreken wat ze hebben opgestoken van het event. Dit kan tijdens de inloop of in de pauze. Of maak een game. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren. Belangrijk: maak actief deelnemen supereenvoudig. De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Houd ook de techniek simpel: als dit te ingewikkeld wordt, kan er ook meer misgaan. Vraag je af wat het doel is en gebruik daar techniek voor.

Meten is weten!
Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om data te verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname en open feedback te krijgen. Lees de verschillende manieren waarop je feedback aan je deelnemers kunt vragen in ons blog: vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Meer weten over hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
enquete, vkoz, review

4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers

Om te testen of je je doelen van je event hebt behaald en het bepalen van de ROI, kun je feedback aan je deelnemers vragen. Met bruikbare feedback laat je je evenement groeien en zorg je voor een betere bezoekerservaring. Maar hoe kun je het beste feedback verzamelen? Hieronder lees je 4 manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

digitale enquete na je eventEnquête versturen na afloop van je event
De meest bekende en gebruikelijke manier om feedback aan je deelnemers te vragen: een enquête versturen via de mail na afloop van het evenement. Je wilt namelijk de mening van je bezoekers horen. Je kunt in zo’n enquête zoveel (verschillende) vragen kwijt als je wilt. Maar hoeveel respondenten levert dit op? Wij adviseren onze klanten hoe je een effectieve enquête kunt opstellen om zo veel mogelijk bruikbare antwoorden te krijgen.

 

Inzetten van een whiteboardmessage board
Als je op je evenement gebruik hebt gemaakt van een whiteboard voor bijvoorbeeld het noteren van de inspiratiesessies of ingezet bij de registratie, kun je deze goed inzetten bij het verkrijgen van feedback. Laat je deelnemers bijvoorbeeld tips en tops noteren. Dit is een goede manier van feedback vragen. Je verplicht je deelnemers om na te denken over hun mening van het event en verhoogt aanzienlijk de kans op antwoorden. Of laat je deelnemers met elkaar sparren. Laat ze tekenen, reageren op stellingen of maak gebruik van post-its. Diverse mogelijkheden om essentiële feedback te ontvangen!

 

KlanttevredenheidMaak gebruik van de keycords
De makkelijkste manier is vragen of je deelnemers hun keycord willen achterlaten om hiermee te stemmen. Je kunt dan drie bakjes neerzetten met smileys erop: een ontevreden, neutrale en blije smiley. De kans hiermee is wel dat je bakje met de blije smiley het volst komt te zitten en je hier niet mee kunt testen of je je doelen hebt behaald. Gebruik deze methode daarom in combinatie met een andere manier van feedback vragen. Vraag je deelnemers bijvoorbeeld nog om een tip. Hiermee verhoog je de feedback op je event! 

 

enquete vkoz

Krijg onmiddellijke feedback tijdens je evenement
Het evenement zelf is het uitgelezen moment om directe feedback te krijgen terwijl je bezoekers er nog middenin zitten. Zulk praktisch onderzoek kan op meerdere manieren worden verricht terwijl een evenement in volle gang is. Bijvoorbeeld via een eventapp of QR-codes op het grote scherm aan het einde van elke presentatie, die bezoekers kunnen scannen, om een enquête op hun eigen telefoon in te vullen. Of laat medewerkers met een tablet bezoekers face-to-face vragen een snelle enquête in te vullen. Als je bezoekers persoonlijk aanspreekt, zullen ze eerder stoppen en je enquête invullen. Ook een idee is om de deelnemers te belonen met een prijs.

Heb jij je doelen van je event behaald? Bereken de ROI van je evenement middels deze zeven stappen.

Meer weten over manieren waarop je feedback kunt vragen of wil je andere tips voor het organiseren van een congres? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Sanne Dits

Bericht openen
Rotterdam evenementenlocaties

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam (deel 3)

Als aanvulling op de unieke en inspirerende evenementenlocaties die we hebben besproken in deel 1 en 2 van deze serie, hebben wij de afgelopen tijd nog een aantal mooie evenementenlocaties mogen bezoeken. Hieronder vind je een overzicht van locaties waar wij een evenement hebben mogen organiseren of graag zouden willen!

Schielandshuis RotterdamSchielandshuis
Midden in de stad staat het authentieke Schielandshuis. De prachtige details aan de buitenkant zie je ook binnen terug. Ruim 350 jaar geleden is de bouw van het pand afgerond. Voor een kleiner evenement zit je hier goed: tijdens een vergadering of presentatie is plek voor maximaal 34 personen en voor een receptie maximaal 50 personen.

 

De Kuip rotterdamDe Kuip
Wist je dat de Kuip niet alleen een voetbalstadion is, maar ook een evenementenlocatie? Naast concerten en andere muziekevenementen kunnen er ook zakelijke evenementen georganiseerd worden. Wij hebben er al diverse congressen georganiseerd, zoals voor het Leerwerkakkoord! In het Maasgebouw zijn er ook genoeg ruimtes te gebruiken als break-out rooms voor inspiratiesessies of workshops.

 

Inntel RotterdamInntel/Mainport
Het Inntel heeft veel mogelijkheden voor diverse evenementen. Zo kun je er trouwen, maar ook zakelijke evenementen organiseren. De unieke locatie, in het stadscentrum en aan de voet van de Erasmusbrug, maakt het Inntel een geschikte locatie. De locatie beschikt over voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer in de buurt. In de panoramazalen op de 15e en 16everdieping, met een capaciteit van 450 personen, heb je prachtig uitzicht over de Skyline van Rotterdam.
Met het aangebouwde Mainport vijfsterrenhotel is er genoeg plek om de gasten te laten overnachten bij een meerdaags evenement. De locaties gecombineerd bieden een totale capaciteit van 800 personen.

Heineken Gebouw
De locatie waar ons kantoor zich bevindt en wij onze concepten brouwen ;). Wist je dat er ook evenementen georganiseerd kunnen worden? Zo hebben wij op 19 juni 2023 het evenement voor De Week van de Dienstverlening georganiseerd. Lees de eventcase hier. De vergaderruimtes kunnen worden gebruikt als break-out rooms en de grootste ruimte kan worden gebruikt als plenaire zaal. Het rijksmonument is een prachtige toevoeging op je evenement en is centraal gelegen in het stadscentrum.

 

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 3 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel één en deel twee voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Sanne Dits

Bericht openen
VKOZ tolken op jouw congres

Onmisbare tips voor het inzetten van tolken op jouw event!

Organiseer jij binnenkort een groot internationaal congres, dan denk je er wellicht over na om een tolk in te zetten. Maar wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken en waar moet je allemaal op letten? Hieronder delen wij onmisbare tips voor het inzetten van tolken op jouw event.

Vloertaal
De voertaal die een voorzitter of spreker tijdens de conferentie spreekt wordt ook wel de vloertaal genoemd. Vaak zijn er op grote en internationale conferenties sprekers en/of presentaties in verschillende talen waardoor er meerdere vloertalen zijn. Voordat je een internationaal evenement organiseert is het belangrijk om het aantal vloertalen te weten, omdat dit invloed heeft op het aantal tolken die je nodig hebt.

Taalcombinaties
Organiseer jij een conferentie waarbij er gebruik wordt gemaakt van een groot aantal talen dan kan dit lastig worden door het aantal taalcombinaties dat nodig is. Is de vloertaal Engels dan is dit voor de meeste tolken hun moedertaal en kunnen zij gemakkelijk vanuit deze taal werken. Is de vloertaal Spaans en moet dit vertaald worden naar het Mongools dan is dit erg lastig. Houd daarom rekening met de sprekers die je uitnodigt op jouw congres. Kijk samen met een tolkbureau of bepaalde taalcombinaties haalbaar zijn.

Plaatsing tolk
Voordat het congres plaats vindt is het belangrijk dat de organisatie die de cabines en apparatuur voor tolken levert een plattegrond ontvangt. Zo weet de organisatie waar de cabines, de apparatuur en de kabels geplaatst moet worden. De plek waar de tolkcabines geplaatst worden is ook essentieel om het verloop goed te laten gaan. Let op de volgende richtlijnen:

  • Zorg ervoor dat de tolken vanaf hun cabine oogcontact kunnen maken met de sprekers.
  • Tolken moeten met hun cabine voorzichtig de zaal kunnen verlaten zonder sprekers te storen.
  • De cabines moeten gegroepeerd worden.
  • Zorg voor voldoende ruimte naast de cabines voor de technici.

Informeer de tolk
Zorg dat jij als organisator hulp aanbiedt om het tolken zo succesvol mogelijk te laten verlopen. Informeer de tolken over de gang van zaken, zodat zij hun werk beter kunnen doen. Plan voldoende tijd in je draaiboek om de tolken te informeren. Denk hierbij aan gebruikelijke referentiematerialen zoals:

  • De dagagenda.
  • Presentatie van de sprekers.
  • Namenlijst van de afgevaardigden.
  • Lijst deelnemende organisaties.
  • Lijst van branche specifiek acroniemen, afkortingen en terminologie.
  • Beschikbare hand-outs.
  • Vorige conferentie aantekeningen of notulen.

Last but not least
Hieronder delen we nog de laatste onmisbare tips voor het inzetten van tolken op jouw event:

  • Zorg ervoor dat je op je event iemand aanwijst die verantwoordelijk is voor het gebruik van de koptelefoon voor de deelnemers. Deze persoon zal in het kort uit moeten kunnen leggen hoe het werk en eventueel een flyer uitdelen om problemen te voorkomen.
  • Check met de tolken en de technici of alles goed werkt, voordat het evenement begint.
  • Neem alles voor de laatste keer door met de hoofd van het tolkenteam en zorg dat er regelmatig contactonderhouden wordt om ervoor te zorgen dat er geen problemen zijn, of er voldoende water is voor de tolken etc.

Meer weten over tolken of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: events.nl

Bericht openen
meer impact met je event

Extra impact maken met je event, zonder extra budget? 12 tips

Een goed evenement dat door jouw bedrijf of organisatie wordt ingezet als communicatie- of marketingmiddel kan tot ongekende impact leiden. Dan moet je het event goed organiseren, van doelstelling, voortraject, naar concept, event, natraject naar optimale impact. Die impact die je tijdens het evenement kunt bereiken bij jouw doelgroep zit naast concept, strategie en experience vooral in details. In die details is meer impact te behalen zonder extra budget.

Wie de meest gebruikte marketingterm van 2022, customer experience, ontleedt of vertaalt, die komt als snel op het event, live communicatie of live marketing uit. Dat ís een en al customer experience. Jouw klant, collega, relatie of welke andere bezoeker dan ook, wordt op een event aan de hand genomen door een belevenis waar de gast centraal staat en het merk of boodschap beleeft.

Besteed naast de grote lijnen ook aandacht aan de details; die maken het verschil. Hieronder een aantal simpele tips voor extra impact, zonder extra budget.

1. Whatsapp video of podcast voor onderweg
Wie letterlijk de reis maakt naar het live evenement, luistert radio in de auto, leest wat in de trein, maar wat als daar het event al begint! Geef jouw bezoeker de dag van het event een reis-podcast, als ultieme voorbereider op de inhoud van het evenement. Of kom met een interessante of verrassende video via WhatsApp, tijdens de heenreis.

TIP: Wil je indruk maken? De aftermovie bij vertrek in no time in je telefoon. Of een online magazine met de inhoud van alle kennissessies.

2. Persoonlijke ontvangst
Dat hotel, waarbij een supervriendelijke portier jou verwelkomt en helpt, dat is de ondergrens voor ieder event. Onderschat namelijk niet hoe belangrijk het is om een goed gevoelt te creëren bij jouw gasten om uiteindelijk tot de doelstellingen van het event te komen. Dus, ga een stap verder dan goede hosts en hostessen, die moet je zeker inzetten, maar collega’s die gasten al vanaf de parkeerplaats of het OV begeleiden naar de locatie: scoren! Of zet Improvisatieacteurs in!

3. Kaartje op de stoel
Placeren tijdens een event, vinden sommige bezoekers nog wel eens vervelend. Vooral in de Nederlandse aard zit iets: je gaat met toch niet op een plek zetten, dat bepaal ik zelf wel. Totdat er voor iedere bezoeker op de juiste stoel een handgeschreven kaartje ligt met persoonlijke aandacht. Ja, het kost wat tijd, maar jouw gast zit er dan vanaf moment één helemaal goed in.

4. Input ophalen bij je doelgroep
Draait jouw event om sprekers, om inhoud, om content, inspiratie of welke andere vorm van kennis events dan ook? Dan is de gouden tip, zonder extra budget: betrek je doelgroep bij het invullen van die content en het programma. Klinkt super logisch, is het ook, maar wordt vrijwel nooit ingezet. Deze tip betekent overigens niet dat je jouw event volledig door bezoekers moet laten invullen, maar bijvoorbeeld binnen een onderwerp, of een expert die komt, haal dan op wat bezoekers exact willen weten, waar hun uitdagingen liggen, etc.

5. Promoot de toegevoegde waarde van het event
Met bovenstaande tip als goede startpunt, kun je daarna ook de promotieknop omzetten. Save the Date en daarna wat leuke communicatie uitingen is niet meer afdoende. Leg zo snel mogelijk de doelgroepgerichte toegevoegde waarde van het eventbezoek bloot. En focus je daarop in de ‘promotie’ en het voortraject. Bedenk altijd: ‘What’s in it for them?’

6. Interactie met de sprekers
Dat dé trend niet het hybride event is, maar veel meer het hybride eventtrajecten, daar zijn de meeste profs het wel over eens. Maar hoe gebruik je de combi fysiek live en online events om meer impact uit jouw evenement te halen? En dan ook nog eens zonder budget? Best simpel: zorg voor het event voor korte online sessies met de diverse sprekers. Die interactie maakt de content van een spreker op het live event nog veel waardevoller. Je weet immers wat er speelt. En zorg ook voor een online of digitaal natrject.

‘Een evenement zonder doelstelling is louter een heel leuk moment dat heel veel geld kost’

7. Wat is de doelstelling van het evenement(entraject)?
Of je nou een congres gaat organiseren, een personeelsfeest of een productintroductie: hang overal een doelstelling aan. En ja, collega’s met een feestje bedanken voor de inzet kan ook een doelstelling zijn, maar dan moet je jezelf wel verplichten even door te vragen: waarom wil je ze bedanken, wat moet je doen om ze te bedanken, hoe weet je dat het gevoel is overgekomen en wat wil je met dat bedankje en het gevoel bij jouw collega in de toekomst doen. Allemaal vragen die het event, het voortraject en het natraject of zelfs het volgende evenement sturen en lading geven. Daarna meet, analyseer of op zijn minst achterhaal je of de doelstellingen zijn behaald en wat je daar dan mee kan doen.

8. Welk concept, voor- en natraject vult de doelstelling in?
In de praktijk betekent dat niet veel meer of minder dan dat je bij alle stappen die je zet in een evenemententraject, bij de conceptontwikkeling, bij de keuzes die je maakt bij het inzetten van bijvoorbeeld media, of de gastbeleving, altijd weer een stap terugzet: wat draagt dit bij aan het behalen van onze doelstelling. Echt heel goed om te doen, zonder enig extra budget, doelstellinggerichter.

9. Kies ander vormen om kennis te delen
Vlieg jouw inhoudelijk programma aan door er als een redactie naar te kijken. Kies dus voor de ervaringsdeskundige, de experts, de doelgroep op het podium i.p.v. louter bekende Nederlanders. Kies voor meerdere podia. Een neuro-onderzoek heeft aangetoond dat als je in een keynote van 20 minuten 4 keer in één keer van podium verandert (links, rechts, achterin, etc) dat dan de aandacht curve en de concentratie in de zaal steeds weer een nieuwe boost krijgt. Kies i.p.v. jouw inhoudelijke onderdeel af te sluiten met een Q&A aan het eind, voor een keynote in stukken: per onderwerp kruipen de toehoorders bij elkaar en gaan op dat onderwerp aan diverse tafels de discussie aan. Die output wordt dan weer nieuwe input voor de spreker.

10. Maak het bedrijfsfeest onderdeel van je strategie
Het bedrijfsfeest of het bedrijfsuitje is op zich simpel te organiseren. Kies een leuk programma, doe aan goede vooraankondiging en stuur de foto’s en de video na afloop om het goede gevoel nog wat langer na te laten klinken. Maar wat als je er een andere lading aangeeft, wat als het bedrijfsfeest onderdeel is van een strategie, van een traject? En wat als je rondom het feest of uitje wel voor inhoud, input en bijdragen kiest? Dan kan het nog steeds hartstikke leuk zijn, alleen dan nog veel impactvoller.

11. Denk Netflix
De kracht en het succes van festivals? De kracht en het succes van Netflix? Ze hebben meer gemeen dan dat je op het eerste oog denkt. Zowel een festival als Netflix hebben een soort kader, thema, favoriete genre waar je als bezoeker voor kiest, maar daarna heb je als bezoeker de regie in handen. Je kiest zelf wanneer je wat wilt zien.

12. Nazorg
Houd bij het organiseren van je event bij iedere stap rekening met het natraject. Een leuk kennisfestival waar je van de 10 sessies er 4 kunt bezoeken tijdens het event? Zorg dan voor een online platform om ook de content van de overige sessies te kunnen (her)beleven. Doe dat met video’s, webinars, artikelen of zelfs een online magazine. Laat sprekers in het natraject nog een keer in contact komen met zij die zich willen verdiepen, etc.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.

Een evenementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.

Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.

Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een  evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is … Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro’s en contra’s van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner.nl

Bericht openen
event trends 2019

Hoe organiseer je een bedrijfsfeest met meerwaarde? 8 strategische tips

Het personeelsfeest van jouw bedrijf is in de afgelopen decennia uitgegroeid tot een niet te onderschatten teambuildings moment en ‘binder’ voor jouw collega’s. Een goed bedrijfsfeest organiseren is niet heel moeilijk, maar een slim personeelsfeest met impact en dus grote waarde, dat is een ander verhaal!

Het personeelsfeest (of ook wel bedrijfsfeest) heeft in raptempo een enorme ontwikkeling doorgemaakt: van louter thematisch leuk moment naar een strategisch event binnen de HR en interne communicatie. Sterker nog, er wordt bij het organiseren van een personeelsfeest al gesproken over de ‘interne experience marketing’.

Wat is een personeelsfeest?
Een personeelsfeest is net even wat anders dan een bedrijfsuitje of een personeelsuitje. Een bedrijfsfeest is dé gelegenheid om bij uitstek het gevoel van trots en saamhorigheid te vergroten. De doelgroep van het personeelsfeest is vanzelfsprekend de groep interne collega’s. Daarmee valt het personeelsfeest ook binnen de interne communicatie of zelfs de afdeling HR. Heb bij een personeelsfeest vooral aandacht voor het complete traject: van het versturen van de uitnodiging tot en met het natraject. Maar vooral voor het bereiken van de gewenste impact en doelstellingen en het strategisch inzetten van dit krachtige feest.

Hieronder 8 handige en strategische tips:

1. Personeelsfeesten mogen best een doelstelling hebben
Eigenlijk had er moeten staan: moeten een doelstelling hebben. In alle openheid draait het bij 90 procent van de personeelsfeesten nog altijd om een leuk, goed, mooi feest. En dat is ook helemaal prima, dat is echt de basis. En wie denkt dat het organiseren en denken vanuit een doelstelling, dat fijne, leuke, feestelijke gevoel weghaalt en een bedrijfsfeest tot een zakelijk en wellicht saai moment maakt, die zit er echt naast. Door als allereerste het doel van het personeelsfeest te benoemen, maak je het jezelf niet alleen makkelijker in het traject van het personeelsfeest organiseren, maar werk je ook ergens naar toe. Worden keuzes makkelijker en komt er veel sneller een rode draad.

2. Het bedrijfsfeest is van de collega’s, niet van de directie
Het is een veel gemaakte fout: het personeelsfeest met de favoriete artiest van de CEO op het podium, waar verder geen enkele collega iets mee heeft. De directeur die bovenaan de entree trap het ‘volk’ toespreekt dat beneden, naar boven kijkend, het maar aan moet horen. Een goed personeelsfeest is een feest dat de werkgever, het bedrijf, aan de collega’s geeft. Daar moet het goede gevoel en de binding komen, niet bij de directeur. Dus betrek collega’s bij de organisatie, haal input op, laat ze meedenken en beslissen en geef daarmee letterlijk het feest aan de collega’s.

3. Ook een personeelsfeest kent een voor- en natraject
Waar bij ieder ander evenement een goed voor- en natraject heel vanzelfsprekend is, zie je bij het interne evenement, waar het personeelsfeest onderdeel van is, dit nog wel eens misgaan. Terwijl daar juist de impact en de kracht zit. Dus werk altijd vanuit het simpele principe: het evenement zelf is het absolute hoogtepunt van het voortraject en het vliegwiel voor het natraject. Dus maak een slim communicatietraject door het jaar heen, waarbij het personeelsfeest het hoogtepunt is, maar waar steeds weer nieuwe touchpoints in het traject terugkomen.

4. Ga van ‘voor elk wat wils’ naar ‘festival-denken’
Ooit begon de markt van bedrijfsfeesten met themafeesten. Leuk met het hele bedrijf naar een locatie in Middeleeuwse sferen, directeur in de garderobe, jongste collega met de toespraak, bak entertainment erin en klaar. En laten we heel eerlijk en duidelijk zijn: dat werkt nog steeds! Maar er is meer te halen. Dat kregen we ook al snel door, door tijdens het interne personeelsfeest diverse plekken, entertainment en sfeersettingen neer te zetten: voor elk wat wils. Hou die gedachte vast, maar ga nog 1 stapje verder: denk in festival of zelfs Netflix. Die twee hebben namelijk wat gemeen: bij beide bepaalt de kijker, bezoeker, zelf zijn of haar route, programmering etc.

5. Durf ook inhoud of visie te verweven in jouw bedrijfsevenement
In de basis is een personeelsfeest een beloning, maar tegelijkertijd ook het moment voor saamhorigheid, binding en loyaliteit. Daarom is het ook een uitgelezen kans om het DNA of de visie van jouw bedrijf tot leven te laten komen. Is jouw bedrijf het afgelopen jaar duurzamer geworden, laat het zien en terugkomen op jouw personeelsfeest. Ben je een jong bedrijf, maak daar dan het programma om heen. Daarbij hoef je niet bang te zijn om ook inhoud in het traject rondom of zelfs tijdens jouw personeelsfeest in te voegen. Laat het wel een feest blijven, maar naast belonen en waarderen, kun je ook heel goed samen je DNA uitdragen.

6. Schakel ook bij het personeelsfeest een eventbureau in
Een evenement organiseren is een vak, een beroep, zelfs een kunst. Vooral de combinatie van organisatorische handjes, creatieve concepten, doelstellingsgerichtheid, wars van bedrijfsblindheid en het zakelijke behalen van doelstellingen is veel waard. Daarom is bij een intern evenement als het personeelsfeest bijna per definitie een extern bureau een voorwaarde voor succes.

7. Doe samen iets goeds: purpose en feest botsen niet
Er zijn al weer tig termen voor, van betekenisvolle communicatie tot purpose marketing. Onderaan de streep gaat het allemaal om hetzelfde: verder kijken dan je bedrijf, duurzaam zijn, betrokken, bijdragen. Hoe leuk is het dat ook jouw personeelsfeest en/of het voor- of natraject purpose in zich heeft? Samen iets doen, iets teweeg brengen, iets bijdragen, dat wordt voor de komende generatie ook heel belangrijk in de werkgeverskeus. Dus laat het zien, integreer het, maar nogmaals: het mag ook echt een feestje blijven.

8. Meet en evalueer
Wie voor impact gaat. Wie het moment loslaat en het personeelsfeest strategisch inzet. Wie vanuit een doelstelling het personeelsfeest organiseert, die moet ook meten en evalueren. Dat kan in allerlei niveaus. Beginnend bij de tevredenheid van je collega’s, maar durf hier verder te gaan. Doe een 0 meting op het gebied van loyaliteit of binding met het bedrijf voor het traject rondom het personeelsfeest ingaat en een 1 meting na die tijd. En blijf ook door de tijd heen meten. Wat werkt wel, wat niet. Het maakt ook zakelijk van dit interne evenement een echt feestje.

Meer weten over strategische tips voor je bedrijfsfeest of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
eventtrends 2022

Eventinspiratie: wat zijn de trends op dit moment?

Gedurende de afgelopen jaren zijn veel diverse trends ontstaan op het gebied van evenementen. Vooral tijdens de periode van Corona hebben we veel leren omgaan met alternatieve vormen van het organiseren van events. Wat wil je absoluut meenemen als je een evenement organiseert, waar moet je rekening mee houden? Hieronder een paar voorbeelden.

Kleine event, groter effect!
Micro-events zijn inmiddels een heuse trend te noemen. Meerdere kleine evenementen verdeeld over een periode in plaats van één groot evenement is the way to go. De focus ligt zo meer op betrokkenheid. Neem eventmarketing op in je lange termijn communicatiestrategie voor maximale rendement.

Content = key
Misschien een open deur, want natúúrlijk ga jij voor het allerbeste inhoudelijke programma, maar opvallend is wel dat bezoekers steeds kritischer kijken of een evenement inhoudelijk écht interessant voor ze is. Relevante content, zoveel mogelijk toegespitst op de bezoeker van je evenement is dus echt onmisbaar. Besteed dus veel aandacht aan conceptontwikkeling en sla deze stap niet over.

Denk je aan een plan B?
De olifant in de kamer, maar de evenementenbranche zou de evenementenbranche niet zijn als daar niet al aan alle kanten rekening mee wordt gehouden. Door je locatie slim te kiezen waardoor er voldoende ruimte beschikbaar is voor het aantal bezoekers, ben je al een heel eind. Maar denk ook aan een plan B.

Ga je voor hybride?
Inmiddels kennen we de voordelen van een hybride evenement. Zo kun je een deel van je gasten op locatie ontvangen, én mensen online laten meedoen. Het scheelt reistijd en reiskosten en mensen die zijn gehinderd kunnen evengoed live het event volgen. Houd wel in gedachten dat een hybride evenement echt iets anders is dan een online evenement en om extra organisatie vraagt. Lees ons blog waarin we alles vertellen over wat jij moet weten over hybride events.

Good food
Hoewel er elk jaar wel een paar foodtrends bovendrijven, zijn het juist de klassiekers die de laatste tijd de boventoon voeren. Maar dan wél aangepast aan het seizoen, gemaakt van lokale ingrediënten.

Voeg een extra dimensie toe met VR
Laat je gasten virtueel door je locatie toeren, organiseer een productpresentatie doormiddel van virtual reality, of entertain je bezoekers met iets nieuws. Virtual Reality is een makkelijke manier om een extra dimensie toe te voegen aan een event. Vandaag de dag is VR zo ver ontwikkeld, dat je zelfs met je smartphone kunt deelnemen.

Groen, groener, groenst
Kleine veranderingen hebben vaak al een flinke positieve impact op het milieu. Met weinig moeite draag jij al jouw steentje bij door de CO2-voetafdruk van jouw evenement te verminderen. De evenementenbranche is inmiddels volledig overtuigd van het feit dat evenementen zo duurzaam mogelijk moeten worden. Minder afval, hergebruik van materialen, een centrale locatie, duurzame leveranciers en catering of een milieuvriendelijke locatie of hotel met Green Key zijn allemaal codewoorden die als het aan ons ligt nooit meer verdwijnen.

Meer weten over de huidige trends of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: events.nl

Bericht openen
Onderzoek waarde zakelijke events

Nieuw onderzoek: de economische waarde van zakelijke events

Wij weten als geen ander wat de toegevoegde waarde is van een (goed ontwikkeld en georganiseerd) evenement. Zeker nu zijn zakelijke events onmisbaar in het herstel van veel bedrijven na corona. Dit nieuwe onderzoek van EventPlatform bevestigt wat de economische kracht en waarde van zakelijke evenementen is.

Het onderzoek naar de indirecte en afgeleide bestedingen van zakelijke events, laat zien dat de totale economische waarde van zakelijke evenementen € 9,1 miljard euro bedraagt. De maatschappelijke importantie en de bijdrage van zakelijke evenementen aan de kenniseconomie is dan nog buiten beschouwing gelaten.

Erkenning
‘Zakelijke evenementen zijn een belangrijke motor voor de Nederlandse economie, platform voor kennisdeling, innovatie en het verbinden van mensen en markten en aanjager van inkomend zakelijk toerisme. Onze branche is waarschijnlijk de zwaarst getroffen sector. Met dit onderzoek vragen we erkenning voor onze grote toegevoegde waarde’, aldus Riemer Rijpkema van het EventPlatform.

Honderdduizenden zakelijke evenementen
Jaarlijks worden er alleen al in Nederland honderdduizenden zakelijke events (beurzen, congressen en bedrijfsevenementen) georganiseerd die gezamenlijk meer dan 130 miljoen bezoekers en deelnemers trekken. De totale omzet van de zakelijke evenementenmarkt bedroeg (pre-corona) € 5,2 miljard en was goed voor ruim 70.000 banen in de evenementensector. Maar de totale economische impact van de branche is, door indirecte en afgeleide bestedingen veel groter.

onderzoek waarde zakelijke evenementen

Directe, indirecte en afgeleide bestedingen
Bij directe bestedingen moet worden gedacht aan bestedingen die voortvloeien uit het plannen, produceren en organiseren van zakelijke evenementen en gerealiseerd worden binnen de eventsector zelf. Indirecte bestedingen zijn de bestedingen van bezoekers en deelnemers aan overnachtingen, horeca, in winkels, transport en cultuur & entertainment. Afgeleide bestedingen zijn enerzijds uitgaven van bedrijven in de evenementensector aan bijvoorbeeld huur en energie. Anderzijds zijn het de bestedingen van het personeel dat voor de bedrijven in de eventsector werken. Gemiddeld ligt het percentage indirecte en afgeleide bestedingen bij zakelijke evenementen op circa 75% van de directe bestedingen, oftewel bijna 4 miljard. Het totaal van de directe, indirecte en afgeleide bestedingen van de zakelijke evenementenmarkt komt (pre-corona) daarmee uit op € 9,1 miljard.

EventPlatform
Het onderzoek naar de totale impact van de zakelijke evenementenbranche is uitgevoerd in opdracht van het EventPlatform. EventPlatform is het overkoepelend platform van branche- en vakorganisaties in de evenementenbranche en heeft oa. het afgelopen jaar het protocol voor zakelijke bijeenkomsten ontwikkeld en bijgedragen aan de Fieldlab Evenementen. De volledige rapportage van het onderzoek met onder meer uitsplitsingen van de uitkomsten naar soort zakelijke evenementen en aanvullende toelichting op de aard van de bestedingen, is hier te downloaden.

VKOZ events & communicatie
Wil jij ook een event organiseren met meerwaarde, maar weet je niet waar je moet beginnen? Neem contact op met VKOZ. Wij denken graag met je mee, bepalen samen de strategische doelen en vertalen jullie wensen naar een inspirerend totaalconcept met langdurige impact. Met optimaal gebruik van je budget creëren we waarde voor, tijdens en na je event.

Meer weten over de economische waarde van zakelijke events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: CLC-VECTA

Bericht openen
tips online programma

Hoe stel je een afwisselend online programma samen? 10 tips

Het programma van een online evenement vul je natuurlijk met interessante gasten en onderwerpen. Maar in welke vorm bied je dit aan en hoe zorg je voor flow, verbinding en afwisseling in je programma? In deze blog 10 tips voor het samenstellen van een afwisselend script voor jouw online event.

Tip 1. Creëer een wachtruimte met aftelklok
Een online wachtruimte is de ideale plek waar je als organisatie de eerste interactie kunt aangaan en waar je mensen een welkom gevoel kunt geven. Om de spanning op te bouwen en te laten weten wanneer je begint toon je enkele minuten voor je live gaat een aftelklok. Denk ook aan:
• Deel alvast praktische informatie in de wachtruimte: bijvoorbeeld de login voor interactietools
• Laat een chat moderator praktische vragen beantwoorden en interactie stimuleren

Tip 2. Gebruik bumpers
Bumpers zijn korte video- of audio fragmenten van drie tot tien seconden. Deze kan je gebruiken om in te leiden, uit te leiden of items aan elkaar te verbinden. Het gebruik hiervan draagt bij aan een professionele indruk, herkenbaarheid van je merk en vooral: een prettige flow in je programma. Zet het in voor:
• Een bumper is een korte adempauze voor de moderator, gasten en crew
• Gebruik het als een transitie om bijvoorbeeld video’s klaar te zetten of nieuwe gasten te placeren
• Neem bumpers duidelijk op in je online script om te voorkomen dat sprekers te vroeg gaan praten

Tip 3. Zet een sidekick in
Een sidekick is een assistent van de moderator. Hij of zij instrueert het publiek hoe zij vragen en reacties kunnen insturen en houdt gedurende het programma overzicht op alle inkomende reacties. De sidekick selecteert de meest interessante en/of veelgestelde vragen en legt deze op gescripte momenten (!) voor aan de moderator of gelijk aan de studiogasten. Een sidekick zorgt voor een leuke dynamiek en verbinding met de deelnemers. Je kan een zogenaamde ‘green room’ creëren van waaruit hij of zij verslag doet. Let op:
• Een sidekick is bij voorkeur geen inhoudelijk expert
• Vraag deelnemers hun vraag te voorzien van hun naam, zo creëer je betrokkenheid
• Geef aan het begin van je programma aan wat je doet met onbeantwoorde vragen
• Heb een eerste vraag paraat, zo stimuleer je vervolgvragen
• Upvoting; laat het publiek bepalen welke vraag naar voren moet komen
• Speel met vraagsoorten; polls, wordcloud-, open vragen en Q&A’s

Tip 4. Regel een tafeldame/-heer
Deze dame of heer vergezelt de moderator tijdens het online programma. De tafelgast is inhoudelijk betrokken, zorgt voor een prettige aanscherping van het gesprek en geeft waardevolle aanvullingen. Een tafelgast roept ook herkenning op bij de kijker. De persoon is een boegbeeld van de organisatie of binnen een bepaalde branche. Denk aan:
• Een directeur komt beter tot zijn recht als moderator
• Houd rekening met spontane bijdrage tafelgast

Tip 5. Één-op-één interview
Één van de hoofdingrediënten is één of meerdere korte interviews met een expert speaker. Het is belangrijk om dit gesprek van tevoren voor te bereiden. Zo ben je bewust van de benodigde tijd; online heeft men zeer beperkte aandacht. Tips:
• Kom in een voorgesprek tot drie bullet points die de boodschap samenvatten
• Reik als moderator een bullet point aan wanneer gast zijpaden inslaat
• Wees spaarzaam met presentaties en monologen tijdens een live uitzending
• Experts kunnen wereldwijd bijdragen dus hoeven niet persé op locatie aanwezig te zijn

Tip 6. Interactieve paneldiscussie
Een panel is gevarieerd in achtergronden en standpunten. Besteed tijd aan je speaker line-up. Geef het structuur door twee a drie stellingen. Als kijkers kunnen stemmen, dan houd je iedereen betrokken. Let op:
• Houd rekening met de RIVM richtlijnen
• Bepaal het aantal camera’s (vijf gasten = drie camera’s)
• Hanteer tien minuten voor je stelling: een minuut ter inleiding, één voor de poll, zeven voor het gesprek en één voor een kijkersreactie

Tip 7. Satellite visits
Als de RIVM richtlijnen het toestaan, dan kan je zogenaamde ‘satellite locaties’ creëren. De deelnemers verzamelen op verschillende locaties in het land om in kleine groepjes op één scherm samen naar de online uitzending te kijken. Op deze manier verhoog je de betrokkenheid en is het een waardevol contactmoment met je relaties. Het leuke hiervan is dat je een ‘digitaal bezoek’ kunt brengen aan een satellite locatie middels videoverbinding. Denk aan:
• Bepaal voor het online gaan welke satellite locaties in de live uitzending komen
• Controleer tijdens het online gaan het licht, het geluid en de beeldweergave

Tip 8. Gebruik visuele content
Visuele content helpt om thema’s verder te verduidelijken en te verlevendigen. Denk hierbij aan video’s, beelden of slides. Een video kun je goed gebruiken om een nieuw programma onderdeel in te leiden. Tips:
• Met gesponsorde content kunnen stakeholders met video deelnemen aan het programma
• Houd video’s kort, zodat het live karakter van een livestream behouden blijft.
• Controleer tijdens de live verbinding met inbellers de weergave van slides vanaf hun computer

Tip 9. Denk aan entertainment
Bij een online uitzending is interactie met het publiek erg belangrijk. Speel bijvoorbeeld een quiz of reik een award uit. Een andere vorm van entertainment is een mooi muziek optreden. Let op:
• Zorg dat quiz spelers hun eigen naam invoeren om een winnaar te kunnen bepalen
• Bij sommige live streams is er een vertraging van twintig seconden tussen wat je in de studio zegt en wat de kijker thuis hoort/antwoordt
• Muziekoptredens vergen vaak extra inzet (en kosten) qua audioapparatuur

Tip 10. Spoken word
Een gesproken column is een leuke afwisseling en een krachtige vorm om een thema over te brengen. Denk aan:
• Spoken word vaak staand uitgesproken: houd hier rekening mee in je online script qua camera setup
• Spoken word kan ook van tevoren worden opgenomen en als video worden getoond

Meer tips? Ons team met online event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten een afwisselend programma of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
verschillende vormen onlilne evenementen

Welke vorm van een online event past het beste bij jouw doel?

Het evenement is al jaren een belangrijk instrument in de marketingmix. Het is een direct communicatiemiddel, gericht op een specifieke doelgroep en met een duidelijk doel. De afgelopen jaren hebben we geleerd dat er veel verschillende vormen van online evenementen bestaan. Maar welke vorm van een online evenement past het beste bij welke doelen en behoeftes?

Hieronder een overzicht van de verschillende benamingen en mogelijkheden:

1. Virtueel seminar
Er wordt van een combinatie van live en eerder opgenomen onderdelen gebruikgemaakt. De optimale lengte van een virtueel seminar is 40 tot 60 minuten. Het publiek kijkt mee vanuit huis. Deze vorm is geschikt voor promotie events, korte trainingen, korte updates etc.

2. Hybride evenement
Een hybride evenement is een event waarbij online en offline samenkomen. Een kleine groep genodigden komt live bijeen en de overige genodigden doen online mee. Je moet hier rekening houden met 2 soorten programma’s. Lees alles wat je moet weten over hybride evenementen in ons blog.

3. Video conference
Het online vergaderen met beeld via een online tool. Geschikt voor kleinere (interne) meetings, vergaderingen of discussies op openbare platformen zoals Zoom, Microsoft Teams en WebEx. Handig om één iemand het woord te geven om te voorkomen dat er door elkaar gepraat wordt.

4. Webinar
Een lezing, workshop of presentatie via het internet. Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het event of de presentatie om één spreker draait. Interactie is wel goed mogelijk, maar is niet het hoofddoel.

5. Livestream
Deze vorm is geschikt voor verschillende sprekers, panelleden of debatten die live worden uitgezonden. Vaak is er interactie met het publiek mogelijk.

6. Nieuwsuitzending
In een studio setting waar een presentator het woord heeft gedurende het evenement. Er kan geschakeld worden met gasten en verslaggevers op locatie.

7. Talkshow
Een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. In een studio met een interviewer aan tafel met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.

8. Keynote
Eén spreker vertelt een verhaal met een hoofdonderliggend thema. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.

Welke vorm past het beste bij jouw doel?

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventbranche.nl

Bericht openen
VKOZ ROI piramide

7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het organiseren van een geslaagd evenement is ook een flinke investering: hoe maak je jouw event rendabel? Om dit te bereiken is het van belang om te werken vanuit één of meerdere doelstellingen en deze vervolgens te meten om uiteindelijk je Return on Investment (ROI) te berekenen. Je doet dat met deze 7 stappen.

Stap 1: Bepaal de doelstelling
Onderaan de streep moet jouw event een plusje opleveren. De volgende vragen moet je stellen: wat is het probleem, of de kans, die ik met dit event wil bereiken? Welke activiteiten zijn nodig om de doelstelling te bereiken en hoe past het in onze marketingmix? Doelstellingen kunnen zijn:
• kennis of informatie delen
• verbeteren van interne of externe relaties
• motiveren of belonen
• verbeteren naamsbekendheid of imagebuilding
• winstoogmerk of fundraising

DON’T: Het organiseren van een evenement zonder doelstelling. Dat is weggegooid geld

Stap 2: Bepaal wat het gewenste effect is bij jouw gasten
Wat moeten jouw gasten na afloop van het event gaan doen? De echte waarde van een evenement zit hem in de acties die je bezoekers gaan nemen na afloop, of zelfs tijdens je evenement. Zelfs het gedrag vóór een evenement kan beïnvloed worden, denk maar aan een incentive. Het is niet genoeg dat ze alleen denken of voelen, het gaat ook om doen. De vraag die je hierbij op weg helpt is: Waarom doen ze dat nu al niet?

Stap 3: Bepaal wat de learning experience op het event moet zijn
Hoe gaan jouw gasten doen wat je beschreven hebt in stap 2? Effectief leren is leren door middel van belevingen, met alle vijf de zintuigen die geprikkeld moeten worden. Wat moeten ze leren / beleven op het event om hun gedrag te doen veranderen? Op het evenement krijg je informatie, maar indien dit live is, ondergaat jouw gast dit met andere gasten, wat zorgt voor vertrouwen. De houding van de bezoeker t.o.v. jouw merk verander je met een lerende belevenis.

Stap 4: Creëer een omgeving waar jouw gast door beleving kan leren
De learning experience van een live event kan niet gescheiden worden van de omgeving waar het in moet gebeuren. Onderzoek toont aan dat elementen als licht, muziek, kleur en catering invloed hebben op het leren tijdens een belevenismoment als een event. Daarbij is bijvoorbeeld gebleken dat het concept en de aankleding van een presentatie meer impact heeft dan de daadwerkelijke content. Kortom, zorg voor een leeromgeving met impact.

DO: Inspireer, creëer, innoveer en profiteer. Ontwikkel voor jouw online evenement een verrassend, afwisselend en interactief programma om een zo groot mogelijke impact te bereiken. Hoe? Lees hier meer over de online en hybride oplossingen van VKOZ.

Stap 5: Meet tevredenheid en geplande acties
Na afloop van het evenement is het tijd om te meten. Begin met de basis en evalueer de leeromgeving. Voldeed het evenement aan de verwachtingen? Kunnen de gasten gebruikmaken van wat ze geleerd hebben? Wat verwachten de gasten anders te gaan doen na het deelnemen aan het event? Als ze geen actie gepland hebben, heeft het evenement geen waarde gehad. Meet dit direct na het evenement.

Stap 6: Meet wat geleerd is en hoe hun gedrag veranderd is
Wat hebben de deelnemers geleerd? Hoe is hun gedrag daardoor veranderd? In veel gevallen is het afdoende om simpelweg te vragen wat de gast onthouden heeft van de informatie die je overgebracht hebt op het event. Is hun attitude jegens jouw merk veranderd? Zijn er zinvolle netwerken ontstaan met andere deelnemers? Meten 2 tot 4 maanden na het event is aan te raden.

TIP: Denk bij het meten van je Return on Investment ook aan: het bereik op social media, het aantal bezoekers op de website, het gebruik en het zoeken van informatie via een eventapp, het aantal nieuwe klanten of extra sales en natuurlijk de enquête. Lees hier vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Stap 7: De zakelijke impact: ROI
De uiteindelijke business impact is het resultaat van menselijke acties. Voor consumentenevents vertaalt zich dat vaak in sales. Voor interne evenementen gaat het bijvoorbeeld om kostenreductie door grotere effectiviteit. Maar welk event of doel je ook meet, zorg ervoor dat je zo veel mogelijk achterhaalt of het effect de oorzaak is van het evenementenbezoek. Vertaal uiteindelijk de business impact naar euro’s om tot slot een echte ROI te meten: impact in euro’s – de kosten van het event : gedeeld door de kosten = jouw return on event.

ROI piramide VKOZVKOZ hanteert de ROI piramide methode
Met de methode van Dr. Elling Hamso bepaal je de effectiviteit van events. Dit houdt in dat wij vooraf duidelijke doelen stellen voor 6 opeenvolgende niveaus: ROI, impact, gedragsverandering, cognitieve verandering, (leer)omgeving en doelgroep. Wat moet jouw event tot stand brengen of teweegbrengen op elk van deze niveaus? Na afloop van het evenement gebruiken we de VKOZ meetlat om te meten welke resultaten behaald zijn op elk niveau. Meer weten? Neem contact met op ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.

VKOZ zet jouw doelstellingen centraal én denkt vanuit de behoefte van jouw bezoekers.

 

Meer weten over het berekenen van de ROI van jouw event of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
tips online evenement organiseren

Handig! Heel veel praktische tips voor je online evenement

Hoewel live ontmoeten natuurlijk het leukste is, zijn online evenementen vaak een waardevol alternatief. Een professioneel opgezette talkshow, interview of webinar geeft een positieve boost aan je merk of organisatie. Hieronder een aantal handige tips voor een succesvol online event!

1. Houd de boodschap compact
Misschien is het wel het meest uitdagende element van een online evenement: time management. Waar je tijdens live events nog kunt wegkomen met een paar minuten uitloop, geldt online dat je publiek al lang vertrokken is. Tijdens online sessies is men nu eenmaal sneller afgeleid. Houd daar rekening mee met het samenstellen van je programma en instrueer je sprekers en/of dagvoorzitter. Tips:
• stel een online programma op dat niet langer duurt dan 60-90 minuten
• stel een gedetailleerd script op met duidelijke overgangen
• gebruik een aftelklok voor sprekers die een korte presentatie geven
• bepaal met sprekers welke zaken ook tijdens een Q&A aan bod kunnen komen

2. Benader je online evenement als een TV productie
Omdat de aandachtspanne van een online publiek beperkt is en er tijdens online sessies minder sociale etiquettes gelden (weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon), kun je een online programma het beste aanvliegen als een TV talkshow. Dus zorg naast goede inhoud, ook voor aansprekende content. Script het geheel op zo’n manier dat het een prettige flow bevat. Zoals:
• introduceer een spreker of thema met een korte video
• laat een gast van buiten inbellen (zoals een nieuwscorrespondent)
• laat een tafelgast de moderator ondersteunen met slimme en leuke vragen
• verras een studiogast met een korte vlog van een bekende
• toon een beeld aan het publiek (bv. een foto, voorwerp of krantenkop)
• laat een artiest of een band optreden

3. Zorg voor diversiteit in je speaker line-up
Het onderwerp “diversiteit op de werkvloer” krijgt gelukkig steeds meer aandacht. Online events reflecteren, bewust of onbewust, de manier waarop je als organisatie met dit thema omgaat. Zorg daarom dat diversiteit doorklinkt in de keuze van je speaker line-up. Idealiter zijn verschillende leeftijden, genders en culturele achtergronden vertegenwoordigd. Niet vanwege “window dressing”, maar vanuit de overtuiging dat bepaalde onderwerpen beter uit de verf komen wanneer deze vanuit diverse perspectieven worden benaderd.

4. Bereid sprekers goed voor
Het spreken voor een live publiek is anders dan het spreken voor een camera. Daar komt bij dat alles wat je online en op camera doet, vaak voor eeuwig is vastgelegd. Zo worden livestreams na afloop vaak nog vele malen meer bekeken, dan tijdens de eigenlijke live uitzending. Kortom, het is belangrijk dat sprekers goed overkomen op camera en dat zij zich hier dus op voorbereiden. Tips:
• laat sprekers hun verhaal van tevoren oefenen: qua inhoud, time management en flow
• adviseer sprekers zichzelf op te nemen op hun smartphone camera en terug te kijken
• adviseer sprekers een bekende te vragen om feedback te geven op de presentatie

5. Stel sprekers gerust in studio’s die imponeren
Licht, geluid, camera’s en het productieteam: voor veel gasten kan een studio setting behoorlijk imponerend zijn. Voor sommigen nog meer dan een evenementenlocatie met live publiek. Gespannen gasten komen helaas minder sterk uit de verf. Daarom is het belangrijk hier oog voor te hebben en eventuele spanning tijdig weg te nemen. Bijvoorbeeld door:
• deel van tevoren een foto van de set zodat sprekers weten hoe de studio eruit ziet
• overweeg onervaren sprekers te laten interviewen in plaats van hen te laten presenteren
• stel een studio host aan die sprekers welkom heet en hen wegwijs maakt in de studio
• zorg dat de moderator tijdig een briefing en doorloop kan doen met sprekers en crew

6. Behandel de camera’s als je vrienden
Een professionele livestream maakt meestal gebruik van minimaal 3 camera’s: de ogen van het publiek. Sprekers hoeven er alleen rekening mee te houden wanneer ze iets moeten presenteren en het publiek rechtstreeks moeten toespreken. De moderator zoekt regelmatig contact met de camera. Op camera helpt een kalme energie qua lichaamstaal, zodat sprekers goed in het camera frame zichtbaar blijven. Onthoud verder dat camera’s vaak alles uitvergroten. Tips:
• stem tijdens de doorloop de cameralijnen af tussen dagvoorzitter, sprekers en camera crew
• brief sprekers op de juiste kleur kleding zodat zij voldoende contrasteren met het decor
• zorg dat een afkijkscherm (bijv. voor presentatieslides) ter hoogte van de camera staat
• gebruik evt. een autocue voor aankondigingsteksten

7. Betrek de online deelnemers
Anders dan bij live events en TV, beschik je bij online evenementen vaak over goede manieren om digitaal contact te houden met je publiek. Essentieel, want het contact met hen bepaalt voor een groot deel het succes van een online event. Hoe meer betrokkenheid wordt ervaren, des te positiever een publiek is en groter de kans op een concrete follow acties. Ideeën:
• houd een pre-event enquete en bespreek de uitkomsten bij de start van de online sessie
• faciliteer “satellite sessies”: kleine groepen die vanaf een plek samen de sessie volgen
• stel een chat moderator aan die vragen beantwoordt en/of doorzet naar de dagvoorzitter
• gebruik een interactietool voor live publieksreacties op stellingen of meerkeuzevragen
• biedt een aparte Zoom of Teams sessie aan om na te praten en te netwerken
• vergeet niet om de chatreacties op te slaan voor eventuele follow up

8. Boost je social media met snippets
Bedenk dat een online evenement niet slechts 1 contactmoment is! Voor, tijdens en na de online bijeenkomst kun je op verschillende manieren contact maken met een breed publiek. Breng dit van tevoren goed in kaart, zodat de investering voor een online eveent (qua tijd en geld), zich over een langere periode terug kan verdienen. Bijvoorbeeld:
• zorg voor verschillende soorten aankondigingen van het event (zoals vlogs, blogs en visuals)
• maak na afloop korte fragmenten (snippets) van de online sessie: bijv. een quote van de CEO, een grappige situatie of uitslagen van een live poll
• en deel deze snippets via social media en volgens een social media kalender
• tag anderen om iedereen credit te geven en om voor een viral effect te zorgen
• verwerk de snippets ook in bijv. trainingsmateriaal, een website of in nieuwsbrieven

9. Interpreteer ‘kijkcijfers’ slim
De kijkcijfers, het aantal online deelnemers, op zichzelf zeggen niet zoveel over het succes van een online evenement. Je hebt misschien veel deelnemers bij de start van je sessie, máár blijven ze ook tot het einde? En hoe weet je dat ze een uur lang opletten? Tegelijk, een klein aantal deelnemers hoeft ook niet alles te zeggen: veel livestreams worden juist op een later moment teruggekeken. Kortom, ‘kijkcijfers’ moet je dus met de nodige voorzichtigheid interpreteren. Let op:
• check de mate van betrokkenheid door het gebruik van een interactieve tool; de snelheid en de hoeveelheid reacties zeggen iets over de mate van betrokkenheid
• houd er in een script rekening mee dat er 15-20 seconden processing time zit tussen de vraag en de resultaten op het scherm
• vraag studiogasten en stakeholders om de online sessie direct na afloop te delen via social media

10. Herhaal, verbeter en herhaal
Net zoals het gaat bij het bouwen van een merk, geldt ook voor het opzetten van succesvolle online series, talkshows en webinars, dat het tijd kost. Voor veel organisaties zijn online evenementen veelal nieuw. Ontdek daarom wat er werkt, stem verwachtingen goed af met sprekers, zorg dat je een herkenbare signatuur hebt in de boodschap en analyseer iedere uitzending na afloop. Al bij een tweede online event zul je merken dat je de productie nog weer slimmer, creatiever en effectiever in elkaar zit! Tips:
• laat deelnemers zich inschrijven voor je online serie via een aparte inschrijftool.
• op deze manier kun je deelnemers na afloop nog benaderen met een korte enquête.
• bespreek de resultaten met de juiste mensen en neem verbetering mee in een volgende online sessie.

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
Onderzoek naar live events

Onderzoek: de kracht van live events

Veel bedrijven weten al wat de toegevoegde waarde van een live evenement is, maar het is soms moeilijk om de keiharde ROI aan te tonen. EventBranche.nl heeft met verschillende partners een onderzoek afgerond dat het wetenschappelijke bewijs van de impact van live events aantoont.

Wetenschappers hebben een representatieve groep van 24 bezoekers aan de Huishoudbeurs 2020 uitgerust met het medische apparaat NIRS (Near Infra Red Spectography) dat de onbewuste beoordeling van waarnemingen registreert. Contactmomenten met standhouders Weleda, Fruittella en The Famous Grouse zijn met video opgenomen. De compilatie van deze beelden die het beursbezoek representeerde, met ontvangst, een productintroductie en een afsluiting met aanbod werden aan een tweede groep van 24 respondenten vertoond. Zij kregen hiermee een ‘uitgestelde’ beurservaring. Ditmaal via MRI-scanner bij de Universiteit van Amsterdam. Geactiveerde emoties in het brein werden gemeten en ook of die activatie leidt tot een positieve of negatieve beoordeling.

Persoonlijk en direct contact is effectiever
Het lijkt erop dat het brein, wanneer iemand persoonlijk benaderd wordt op bijvoorbeeld een beurs, ‘bewust’ op zoek gaat naar het verwerken van informatie. Die informatie wordt dan ook nog eens geëvalueerd, om tot een conclusie te kunnen komen. Bijvoorbeeld de nieuwe informatie opslaan of iets kopen. Om te zien of dit effect nu specifiek voor een live event van toepassing is, of dat dit ook geldt voor vormen van reclame zoals bijvoorbeeld tv-commercials, werd het experiment uitgebreid met de tweede studie.

“Als je een boodschap wilt overbrengen zijn live events het meest geschikte middel.”

Het onderzoeksbureau Neurencsics geeft aan dat een bijzonder gebied in het brein actief meedoet bij een live event, dat niet of veel minder geactiveerd wordt bij het bekijken van een video. Dit deel van het brein is vooral betrokken bij het beoordelen van de feitelijke informatie die wordt aangeboden. De energie die het brein daarvoor gebruikt is veel groter dan die bij de controlegroep. Zij zien dit als een investering die het brein doet in het vergaren van kennis en de verklaring voor het feit dat een persoonlijk en direct contact veel effectiever is dan een uitgesteld contact.

Meer activiteit in het brein tijdens live event
Simpel gezegd werkt ons brein met feiten en emoties, de optelsom daarvan leidt tot een gedrag, in dit geval iets willen kopen of juist niet. Die beslissing zelf is altijd emotioneel. Dat wat ons onderscheidt van andere diersoorten is dat wij mensen ratio hebben. Op zoek naar wat een live evenement juist zo bijzonder maakt, zagen de wetenschappers dat het vooral de activiteit in het gebied voorin het brein is, de Dorsolaterale Prefrontale Cortex (DLPFC). Dit deel van het brein wordt verantwoordelijk geacht voor planning en hogere aspecten van controle, zoals het ‘monitoren’ van gedrag, en het onderdrukken van ongewenst gedrag. Vooral verwerken van de logica en structuur van cognitieve, feitelijke informatie zorgt voor veel activiteit in dit hersendeel. Het dieper gelegen emotionele brein zou bijvoorbeeld graag beslissen tot het kopen van een bepaald product. Het is dan de DLPFC, zoals dit gebied ook wel wordt genoemd, die een soort van laatste rationele ingreep kan doen: ja, want betrouwbaar en competent, of nee, want niet verstandig, ongezond.

Lean-in: het brein investeert
Een vergelijking van de hersenactivatie van een beursbezoek met die van het zien van videobeelden zoals commercials, leert dat het brein – dankzij de persoonlijke benadering – op een beurs ‘bewust’ op zoek is naar informatie. Daar waar de informatie van een commercial passief wordt verwerkt. Sjoerd Weikamp, eigenaar van EventBranche.nl: “De wetenschappers van Neurensics hebben dit verschil lean-in en lean-back genoemd: met lean-in wordt proactief informatie verwerkt. Dit vergt veel energie. Zo kan er letterlijk gesproken worden van een investering die het brein doet in het vergaren, verwerken en beoordelen van die kennis. Wellicht is daarmee verklaard waarom het effect van reclame op de verkoop zoveel contacten en daarmee zoveel tijd en geld kost, daar waar een beurs-, event- of showroombezoek al snel leidt tot een positieve attitude of een directe verkoop’.

De waarde van live events
Dit onderzoek laat zien dat de waarde van een live contact van een andere orde is dan die van een uitgesteld of digitaal contact. Bij live contact zagen de wetenschappers dat de boodschap veel meer actief verwerkt wordt in de hersenen. Het brein is bij live contact niet alleen onbewust, maar ook bewust bezig met het verwerken van de informatie. Of dat nu tijdens het eventbezoek is of op het moment van de interactie tussen klant en verkoper. Een goede productpropositie bestaat uit een belofte en de bewijsvoering. We zien dan dat het brein de moeite wil nemen om de feitelijke informatie te verwerken en op te slaan. De persoonlijke aanpak die live kan geven door oogcontact, een glimlach en non verbale signalen en een gesprek lijkt hierbij de sleutel te zijn tot het overgaan in deze investering.

Conclusie
Een evenement is daarmee bij uitstek geschikt tot het leggen van een basis onder een communicatiestrategie die vraagt om demonstratie of feitelijke uitleg. Bijvoorbeeld bij grote veranderingen binnen een bedrijf, bij introducties of belangwekkende momenten. Ook producten en diensten die uitleg nodig hebben of waarvan hun waarde met feiten onderbouwd moeten worden, kunnen beter kiezen voor een vorm van eventing. Door de proactieve houding van het brein vindt er een investering in een waardevolle relatie plaats.

Meer weten over live events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen? Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen. Tip 1: Zorg voor een helder programma Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma. Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft. Tip 3: Bevestig iedere aanmelding Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen. Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!” Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet. Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt. Tip 6: Maak gebruik van social media Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt. Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie met ons in. Online of met gepaste afstand. [button title="Bel of mail VKOZ" link="http://www.vkoz.nl/contact" target="_blank" align="" icon="" icon_position="" color="" font_color="" size="2" full_width="" class="" download="" rel="" onclick=""] Bron: evenementorganiseren.nl

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar de helft opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar erg belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Meer weten over het voorkomen van een hoge no show of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
communicatie tips

9 tips voor je communicatie bij online en hybride events

Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden welke uitvoering de beste vorm is: live, online of hybride. Ga je niet voor een live event en kies je voor een online of hybride variant? Bij deze twee vormen is communicatie met je deelnemers net zo belangrijk als bij een live event!

Voor beide vormen geldt: aandacht voor registratie
Het is belangrijk om een goed communicatietraject op te stellen: voor, tijdens en na je evenement communiceren vergroot de impact. De uitnodiging is een belangrijk contactmoment met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt.

Online events
Online events zijn gedurende de coronapandemie populair geworden. Logisch, want voor een lange periode was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.

Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.

Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.

Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.

Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.

Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!

Tip 6: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.

Tip 7: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.

Tip 8: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.

Tip 9: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) en wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.

Succes met het organiseren van jouw online of hybride event! Toch meer weten over de organisatie en communicatie van online en hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
interactieve online events

12 tips om deelnemers écht te betrekken bij je virtuele event

Er komt meer bij een virtueel event kijken dan alleen maar zenden. Investeer, net als met een live event, tijd en moeite om te zorgen dat je online evenement interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.

Hieronder vindt je 12 tips om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje:

1.  Ontwerp voor digitaal
Behandel online events precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd worden maar dan specifiek voor online.

2.  Ontwerp een geweldige opening
Net als bij live evenementen doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hen verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe. Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding. Dit helpt om de tone-of-voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

3.  Plan specifieke interactiemomenten
In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren. Of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.

4.  Hou deelnemers scherp
Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen. Het is bovendien belangrijk om regelmatig van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook is, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format.

5.  Kom terzake
In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

6.  Wissel de groepsgrootte
Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit achter zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt aparte conference calls doen. Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken.

7.  Werk met meerdere streams
Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen. En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

8.  Sta deelnemers toe om uit te schakelen
Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren. Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen. Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

9.  Gebruik tools
Online is het lastig om oldschool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online. Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Ook een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn. Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall. En als je dieper wilt graven, dan is ConsensIQ een goede tool. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.

10.  Maak lol
Ook online willen mensen graag plezier hebben, dus waarom doe je niet een quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

11.  Bereid je goed voor; ook technisch
Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je evenement beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit. Dus bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document. En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

12.  Weet wie er kijken
Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie
Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: dagvoorzitter.nl

Bericht openen
tips voor webinar

13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Een webinar hosten is in veel opzichten hetzelfde als het geven van een presentatie. Toch zijn er verschillen. Het is daarom als presentator belangrijk om er goed voorbereid in te stappen.

Wat zijn de geheimen van een geslaagd webinar? Wat zorgt ervoor dat jouw kijkers tot aan het einde van de uitzending erbij blijven? Hieronder 13 tips voor een succesvol webinar:

1. Leg in het begin uit hoe alles werkt en wat deelnemers kunnen verwachten
Bij elk webinar zijn er deelnemers die voor het eerst aan een webinar meedoen. Voor hen is het altijd even wennen. Begin daarom altijd met een korte uitleg over hoe het webinar werkt en hoe deelnemers optimaal kunnen meedoen. Dit geeft laatkomers tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te schuiven voordat de werkelijke inhoud begint.

2. Zorg voor een duidelijke structuur en opbouw
Begin het webinar met te vertellen hoe de structuur van je verhaal eruit ziet. Bijvoorbeeld: ‘3 toekomstscenario’s voor de vastgoedmarkt in Amsterdam.’ Als kijker weet je dan dat er 3 scenario’s volgen. Dit creëert veel duidelijkheid. Zorg er vervolgens voor dat elk onderdeel ongeveer evenveel aandacht krijgt, anders is de balans zoek. Qua opbouw is het altijd goed om voor een schaal te kiezen: van het minst waarschijnlijke tot het meest waarschijnlijke scenario. Kies er altijd voor om het meest interessante item tot het laatst te bewaren. Dan houd je de aandacht van de kijker zo lang mogelijk vast.

3. Houd de informatie op een slide beknopt
Gebruik bij voorkeur een PowerPoint presentatie, die het verhaal ondersteunt. Let er wel op dat de informatie heel beknopt is en dat er één hoofdpunt per slide staat. Zoals in het voorbeeld hierboven: ‘Scenario 2: buitenlandse investeerders nemen de markt over.’ Kijkers krijgen anders te veel informatie. Het kan wel goed werken om een beeld te gebruiken dat het verhaal ondersteunt.

4. Zorg voor voldoende afwisseling
Niets is saaier dan kijken naar een monoloog van 1 spreker, die ook nog eens achter een bureau zit. Kijkers gaan dan weg zappen. Zet daarom meerdere sprekers in, of neem er een moderator of presentator bij. Wissel regelmatig van spreker, zodat het webinar dynamisch blijft. Laat tussendoor een filmpje, een product of je eigen online platform zien, om nog meer afwisseling te creëren.

5. Betrek de deelnemer actief bij de presentatie
Laat een webinar echt voor je werken. Hét voordeel van een webinar ten opzichte van een gewone televisie-uitzending is dat kijkers live kunnen meedoen. Stel bijvoorbeeld (poll)vragen aan de kijkers. Je hebt dan direct in het webinar de uitkomst. De reacties van je kijkers kun je dan in de uitzending gebruiken, door er verder op door te gaan. Las ook voldoende ruimte in om kijkers vragen te laten stellen en die te beantwoorden.

6. Zet de kijker aan tot actie
Voeg een call-to-action knop toe aan je presentatie. Op die manier bied je nog meer waardevolle informatie voor de kijker én kun je als bedrijf waardevolle data verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan een aanvullend e-boek dat de kijker kan downloaden en waarmee je als bedrijf e-mailadressen verzamelt. Twee vliegen in één klap.

7. Practice makes perfect: oefen
Er staat ineens een camera op je gericht. Wanneer je dat niet gewend bent, kun je zomaar gaan stamelen en hakkelen. Oefen dus thuis of op kantoor alvast het verhaal. Neem het bijvoorbeeld op en kijk het terug. Zo kun je ook nog bepalen of er aanpassingen aan de presentatie nodig zijn.

8. Houd het tempo laag
Als presentator kun je niet rustig genoeg presenteren. Zorg daarom dat het tempo laag blijft en er genoeg rustmomenten in de presentatie zitten.

9. Wissel oogcontact af
Als online presentator bedien je zelf vaak het systeem. Hierdoor zul je af en toe naar het beeldscherm moeten kijken. Dat is helemaal niet erg en stoort deelnemers niet. Wissel het kijken naar het scherm af met rechtstreeks in de camera kijken en het eventueel bestuderen van aantekeningen. Deze wisselingen komen heel natuurlijk over, zolang ze maar rustig gebeuren.

10. Benoem wat je doet
Wanneer je bepaalde handelingen uitvoert met het systeem, bijvoorbeeld tekenen of het opstarten van een filmpje, laat het publiek dan weten waarmee je bezig bent. Dit vergroot de duidelijkheid en maakt het makkelijker voor hen om het webinar te volgen.

11. Zeg wie de vraag stelt
Wanneer je als presentator een doorgestuurde vraag beantwoordt, lees deze dan voor en noem de vragensteller bij naam. Bijvoorbeeld: ‘Dit is een vraag van Karlijn. Zij wil weten hoe het kan dat cryptovaluta zo volatiel zijn.’ Dit maakt het webinar persoonlijker en bevordert meer interactie: andere deelnemers zullen zich herkennen in Karlijn en makkelijker ook een vraag durven stellen.

12. Samenvatten
Deelnemers krijgen een hoop informatie te verwerken tijdens een webinar. Ze horen en zien nieuwe informatie, stemmen op polls en chatten in geval van vragen. Kortom, veel handelingen tegelijkertijd. Het kan daarom geen kwaad om af en toe samen te vatten zodat je iedereen de kans geeft om aan te sluiten.

13. Sluit het webinar kort en bondig af
Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk deelnemers op de actie buttons klikken en de enquête invullen, is het van groot belang dat het einde van het webinar kort en bondig is. Anders dan bij een fysiek seminar is er voor deelnemers namelijk geen drempel om vlak voor het einde weg te gaan. Geef ze hiervoor zo min mogelijk de gelegenheid.

Meer weten over webinars of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: onlineseminar

Berichtnavigatie

1 2 3
Scroll naar boven