Bericht openen
sponsor idee event

17 creatieve ideeën voor de sponsoren van je event

Sponsoren werven voor je evenement is een lastige taak. Waarom zouden ze nou precies jouw event kiezen om te sponsoren? Om goed in de smaak te vallen is het belangrijk om de behoefte van jouw potentiële sponsoren goed te vervullen. Vaak gaat het dan ook om het promoten van hun eigen merk. Wil jij jouw sponsoring naar het volgende niveau tillen? Hieronder vind je 17 creatieve sponsorship ideeën voor je volgende evenement.

Idee 1: Sociale mixers
Netwerken is één van de belangrijkste redenen waarom deelnemers naar congressen en andere zakelijke evenementen gaan. Ook als je zelf niet genoeg contacten hebt om je event te vullen kan je de sponsoren vragen hun partners uit te nodigen. Hierdoor ontstaat er een mix van contacten en partners. Een sponsor kan netwerkmogelijkheden creëren die nuttig zijn voor jou en voor hun eigen netwerk. Op deze manier kunnen je sponsoren zich wenden tussen jouw contacten en jij tussen die van je sponsoren.

Idee 2: Event apps
Ongeacht de grootte van jouw evenement, een event app is een must. Hiermee kan je de ervaring van jouw bezoekers personaliseren. Op evenementen met meerdere ruimtes en verschillende afdelingen is dit idee goed toepasbaar. Deze apps zijn ook interessant voor je sponsoren door de gedetailleerde gegevens die de apps opleveren over wat het meest interessant is voor jouw publiek. Je kan je sponsoren ook meer naar voren brengen door bijvoorbeeld een game of een push notificatie met hun naam, of een logo op het beginscherm van de app.

Idee 3: Bewegingsworkshops
Het is belangrijk om gedurende de dag kleine pauzes te nemen om de focus te behouden. Je moet je lichaam bewegen om echt op de resetknop te drukken. Korte bewegingslessen zoals yoga, hoelahoepen of zelfs Zumba kunnen bezoekers helpen om even tot rust te komen. Dit is een kans voor je sponsoren om contact te maken met je publiek.

Idee 4: (Trap)stickers
Heeft jouw locatie een grote entree? Of misschien een paar trappen waar je niet echt bij stil hebt gestaan? Het gebruik van stickers op trappen kan de deelnemers verrassen en je sponsoren een creatieve ruimte bieden om hun merk of boodschap te promoten. Natuurlijk kan dit idee ook op andere plekken toegepast worden. Denk aan liften, op de grond, muren of zelfs toiletten.

Idee 5: Fotohokjes
Net als bij een ouderwets fotohokje, kunnen bezoekers in fotocabines selfies maken. Vaak wordt er bij deze service nog extra mogelijkheden toegevoegd zoals GIF’s en korte video’s. Door de optie ‘delen op social media’ toe te voegen zullen bezoekers sneller hun foto posten. Hierin kunnen jouw sponsoren hun eigen merk en logo in verwerken. Op die manier kunnen ze zich promoten. Ook kan je een hashtag koppelen aan de berichten die zijn gepost. Hierin kan je je eigen event taggen, maar ook de namen van je sponsoren die je evenement mogelijk hebben gemaakt.

Idee 6: Wi-Fi
Voor de meeste events is toegang tot Wi-Fi een must. Vooral als je wilt dat bezoekers hun ervaring delen op social media of deelnemen aan live stream toespraken, is het verzorgen van gratis Wi-Fi essentieel. Sponsoren kunnen hun logo weergeven in een brochure, in de event-app of met borden overal op het evenement. Een Wi-Fi netwerk splash-pagina is een andere geweldige kans. Niet alleen voor branding, maar ook om te linken naar de site van de sponsor.

Idee 7: Social media scherm
Op een groot scherm op een centrale locatie laat je berichten en foto’s zien die getagd zijn met de hashtag van je evenement op social media, zoals Instagram en Twitter. Door het aanbieden van zo’n scherm, kunnen ook je sponsoren berichten beheren en de boodschappen van hun merk toevoegen aan het circuit.

Idee 8: Live streaming
Wist je dat 30% van de mensen die kijken naar een livestream het volgende jaar datzelfde evenement zullen bijwonen? Live video kan jouw bereik vergroten en impact hebben op jouw bedrijfsresultaten. Het aanbieden van een livestream in je pakket kan merken de mogelijkheid bieden om meer publiek erbij te betrekken dan alleen de bezoekers van je evenement.

Idee 9: Winactie
Op zoek naar een manier om je sponsoren onder de aandacht te brengen bij je bezoekers? Stel voor dat je sponsoren een nuttige of interessante prijs toekennen aan jouw deelnemers waarvoor ze een activiteit willen doen. Liken en delen op social media is hier een goed voorbeeld van. Je kan ook de activiteit vergroten tot een wedstrijd of een speurtocht die zich over het evenement uitstrekt. Zorg ervoor dat je duidelijk naar voren laat komen dat de prijs mogelijk wordt gemaakt door jouw sponsor.

Idee 10: AR of VR
Met virtual reality (VR) en augmented reality (AR) kunnen sponsoren bezoekers een unieke en leuke ervaring aanbieden. Help mensen je nieuwe product te leren kennen met AR of VR. Ook de producten van je sponsoren kun je hierbij gebruiken. Dit idee is ideaal als jouw product goed samen gaat met die van je sponsoren of als jullie al partners zijn.

Idee 11: Doe-het-zelf-knutselruimte
Mensen zijn gek op doe-het-zelf workshops. Denk aan schilderen, bouwen of gewoon plakken met glitters. Het maken van knutselwerkjes biedt plezier en vermaak waardoor je sponsoren goed naar voren kunnen komen door hun naam daarin te vertegenwoordigen. Dit geeft deelnemers niet alleen de kans om op hun social mediakanalen te delen wat ze hebben gemaakt, maar het is ook een herinnering die ze na je event nog zullen onthouden.

Idee 12: Liefdadigheid
Gebruik de schijnwerpers van jouw evenement om aandacht te vragen voor stichtingen en goede doelen waar jouw sponsoren mee samenwerken. Je kunt een gesponsorde liefdadigheidsactie organiseren en het op jouw event presenteren. Bezoekers kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om dieren te ‘sponsoren’ of grond voor het behoud van dieren in het wild.

Idee 13: Wellness
Net als de spa of bij de pedicure biedt dit bezoekers de mogelijkheid om zich in de watten te laten leggen en uiteindelijk met een geweldige indruk van je sponsoren te vertrekken. Het aanbieden van bijvoorbeeld mini-massages van 5 tot10 minuten is een goede manier om gasten fysiek te betrekken bij het merk van je sponsor. Zelfs als jouw sponsoren dit soort diensten niet bieden, kun je voor de dag opgeleid personeel inhuren en ze kleding van het merk van de sponsor laten dragen.

Idee 14: Speelruimte
Wil je dat je bezoekers wat stoom kunnen afblazen en even kunnen relaxen? Misschien is een speelruimte een goed idee. Reuze spelletjes van schaken, bord spellen of zelfs een ballenbak zijn uitstekende manieren om de aandacht van de gasten te trekken. Je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Het is ook een creatieve manier om je spelonderdelen met het merk van je sponsoren te combineren. Je kan hierop het logo van je sponsor bijvoorbeeld laten terugkomen. Deze spellen en objecten zullen op social media gepost worden, waardoor de naamsbekendheid groter wordt.

Idee 15: Premium goodiebags
Een tasje gevuld met een balpen, sleutelhanger en een sticker is inmiddels wel bekend. Toch horen goodiebags bij evenementen. Je kunt ze interessanter maken door deze aan te passen met premium producten. Hierin kunnen jouw sponsoren een rol spelen. Ze kunnen hierin hun eigen merk en producten promoten.

Idee 16: Digitale goodiebags
In plaats van een traditionele tas, kun je nu ook een digitale goodiebag aanbieden. Met nieuwe services kun je een pagina vol met aanbiedingen opzetten en beschikbaar stellen voor je bezoekers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld kortingscodes, speciale aanbiedingen, waardebonnen etc. Sponsoren kunnen hierin cadeaus aanbieden aan de bezoekers, die ook betrekking hebben op hun eigen organisatie. Bovendien is dit ook een goede manier voor dataverzameling. Sponsoren kunnen deze data gebruiken om bijvoorbeeld hun doelstellingen te meten of nieuwe klanten te werven.

Idee 17: Privacy pods
Deze volledig afgesloten ruimtes bieden een rustige plek om te bellen of een gesprek te voeren. Ze zijn er in verschillende maten en vormen. Velen worden geleverd met elektriciteit en Wi-Fi. Hier kunnen logo’s, namen en symbolen van jouw sponsoren terugkomen. Op deze manier worden ze op een subtiele manier onder de aandacht gebracht bij jouw bezoekers in een ontspannen sfeer.

Nog meer tips? Lees ons artikel: Hoe trek je sponsors aan voor je evenement? Of neem contact met ons op voor een gratis brainstormsessie!

Bekijk hier de video!

 

Bron: Eventbrite

Bericht openen
eventstrategie

Wil je een event met meerwaarde? Begin met een solide eventstrategie

Uit onderzoek blijkt dat twee derde van de organisaties geen overkoepelende eventstrategie heeft. Dit resulteert in evenementen die (vaak) veel kosten, maar (te) weinig opleveren. Omdat events niet voldoende worden gezien als krachtig, strategisch marketingkanaal, worden ze binnen de organisatie niet altijd serieus genomen. Hierdoor ontstaat er geen urgentie voor het formuleren van een eventstrategie met bijbehorend budget én evaluatietools; dit komt de kwaliteit van events niet ten goede. Resultaat: een zichzelf vervullende voorspelling. Een goed doordachte, organisatie-brede eventstrategie biedt uitkomst.

Heb je zelf wel eens kritisch gekeken naar de strategie in jouw organisatie? De volgende signalen geven aan dat er iets ontbreekt aan de eventstrategie:
• events worden ad-hoc georganiseerd
• (realistische) doelstellingen ontbreken
• er wordt beperkt samengewerkt tussen Marketing, Sales en event teams
• event resultaten worden niet gemeten
• event-specialistische software/tools ontbreken
• er is onvoldoende sturing/betrokkenheid vanuit de directie

Deze punten worden vaak door eventmanagers genoemd als belangrijke beperkende factoren in hun werk. Tegelijkertijd maken ze het belang van een eventstrategie heel concreet.

Het belang van een overkoepelende eventstrategie
We leven in een tijdperk waar alles steeds efficiënter en digitaler wordt. Toch worden relaties steeds belangrijker, omdat we meer en meer toe bewegen naar een relatie-economie. Hoewel relaties op het eerste gezicht moeilijk verenigbaar lijken met het digitale tijdperk, kunnen deze twee elementen elkaar toch versterken. Namelijk door als organisatie te investeren in je netwerk. Juist door de digitalisering heeft de doelgroep vaak behoefte aan persoonlijke ontmoetingen. En daarin kunnen live events een enorme impact maken. Hierbij is het essentieel dat live events de overkoepelende marketingcommunicatiestrategie versterken, niet ondermijnen. Met andere woorden: ze zijn onderdeel van hetzelfde grote geheel. Het ontwikkelen van een heldere eventstrategie, die door de hele organisatie gedragen wordt, is daarom een must.

Events als onderdeel van de marketingmix
Wanneer de verschillende kanalen van de marketing(communicatie)mix op elkaar worden afgestemd, kan er synergie ontstaan. Zowel live events als online interactie leveren waardevolle informatie op over de behoefte van de klant. Deze informatie kun je bijvoorbeeld gebruiken om de producten en services van je organisatie te verbeteren.

De combinatie van evenementen en online content is heel krachtig: door bezoekers te voeden met waardevolle content (online én offline) ben je in staat klanten voor je te winnen. En vervolgens kun je events weer inzetten om de relatie met de doelgroep te versterken, of nieuwe, potentiële klanten aan te trekken. Daar kan geen nieuwsbrief, white paper of blog tegenop!

Maar ook andersom geldt: events zijn een belangrijk communicatiekanaal dat de boodschap van andere (marketing)uitingen kan versterken of tegenspreken. Wanneer de boodschap van de verschillende evenementen niet duidelijk vooraf wordt bepaald, kan het zijn dat de doelgroep in de war raakt door verschillende, of soms zelfs tegenstrijdige signalen. Dit komt de propositie van je merk niet ten goede.

Doorbreek de vicieuze cirkel met een overkoepelende eventstrategie
Genoeg redenen dus, om tijd en aandacht te besteden aan het ontwikkelen van een overkoepelende eventstrategie. Toch klinkt dat gemakkelijker dan het is. Om ervoor te zorgen dat de strategie volledig is én gedragen wordt door de verschillende stakeholders binnen de organisatie, heb je (informatie van) andere teams nodig. Een uitgebreide analyse van de bestaande events, doelstellingen en resultaten geven inzicht in wat events al voor jouw organisatie betekenen, en hoe dat beter kan.

Organiseert jouw bedrijf nog geen evenementen? Dan is het extra belangrijk om de ‘waarom-vraag’ te stellen. Waarom wil je evenementen organiseren? En is dit daadwerkelijk het juiste kanaal om je (marketing)doelen te bereiken?

Wanneer er een overkoepelende strategie ontwikkeld is, kun je per event de doelstellingen, kernboodschap, doelgroep, en actiepunten uitwerken. Onderschat je doelgroep niet, maar verras ze met vernieuwende concepten en inzichten. Denk hierbij altijd in termen van gedragsverandering: je wilt immers dat jouw doelgroep iets gaat dóen.

Meten, toetsen, bijstellen
Last but not least: zorg ervoor dat alles wat je doet meetbaar is. Het is belangrijk dat je kunt aantonen welk effect elk afzonderlijk evenement heeft opgelever. En hoe het heeft bijgedragen aan de overkoepelende doelstellingen. Het formuleren van goede doelstellingen, met bijbehorende indicatoren (NPS, opkomst, integratie van de kernboodschap, aantal leads etc.) maakt het mogelijk om zowel de resultaten per event, als de trends en groei op lange(re) termijn te meten.

Deze analyses zijn noodzakelijk om de overkoepelende strategie te blijven toetsen: elk evenement levert nieuwe inzichten over de doelgroep en de markt. Gebruik ze om de strategie steeds scherper te krijgen en steeds meer impact te maken met jouw events.

Het effect: resultaten waar alle teams blij van worden
Zoals gezegd: de overkoepelende eventstrategie reikt verder dan de ‘evenementenafdeling’. Het is een gezamenlijke visie die telkens opnieuw gebruikt kan worden om koers te bepalen. Alle betrokken stakeholders hebben hier baat bij.

Een aantal voordelen op een rijtje:
• meer draagvlak voor, en betrokkenheid bij evenementen
• meer event-data voor Marketing en Sales
• minder kans op lastige discussies over budget, door verantwoording kosten
• minder ad-hoc beslissingen
• realistische doelstellingen
• betere kennis van de doelgroep
• samenhangende events met meer impact

Conclusie
Het ontbreken van een goede eventstrategie kan leiden tot een self-fulfilling prophecy. Doordat evenementen niet op waarde worden geschat, blijft een urgentie voor het maken van een strategie uit. Events worden een ‘ondergeschoven kindje’ in de organisatie, waardoor ook de inzet van goede tools/software én duidelijke doelstellingen per event achterblijven. Resultaat: men weet niet wat events opleveren, en dus kunnen ze niet op waarde worden geschat. Zo ontstaat een vicieuze cirkel, die moeilijk te doorbreken lijkt.

Maar het kan dus wel! Begin met het maken van een solide eventstrategie. Het is noodzakelijk om evenementen een vast onderdeel te maken van de marketingmix en alle stakeholders te betrekken bij het ontwikkelen van de overkoepelende strategie. Door vervolgens de resultaten te meten op event-niveau en de trends te analyseren, kan de strategie steeds worden bijgesteld om meer impact te maken.

Hulp nodig? VKOZ denkt graag met je mee met het opzetten van een effectieve eventstrategie. En helpt tevens met een succesvolle implementatie. Meer weten? Bel of mail VKOZ. 

 

Bron: Eventplanner

Bericht openen
jubileum event

10 tips voor een onvergetelijk jubileum event

10 tips voor een onvergetelijk jubileum event

Viert jouw bedrijf dit jaar een jubileum? Dat wil je graag vieren met je medewerkers, klanten en relaties met een geweldig evenement! Het is de perfecte gelegenheid om je personeel te belonen en de relaties te versterken. Maar het is ook een mooie kans om terug en vooruit te kijken, kennis te delen en je naamsbekendheid te vergroten. Je kan bijvoorbeeld het gehele jaar diverse campagnes en activiteiten te organiseren. Kortom, het loont om met een bredere blik naar je jubileum te kijken en kansen te creëren voor de marketingcommunicatie van jouw bedrijf.
Maar het organiseren van zo’n event kan een hele uitdaging zijn. Vaak ontbreekt het je aan tijd en ervaring omdat je simpelweg niet vaak voor de taak staat jubilea te organiseren. Wij hebben de volgende tips verzameld om jou op weg te helpen om een onvergetelijk jubileum te organiseren.
Tip 1: neem de tijd
Zorg ervoor dat je op tijd begint met het organiseren van het jubileum. Elk event vraagt een tijdsinvestering maar een jubileum kan nog net even wat extra tijd vragen. Bijvoorbeeld omdat je de archieven in moet duiken voor leuke historische terugblikken en het opsporen van voormalige medewerkers, leden of relaties.
Tip 2: houd je doel voor ogen
Stel jezelf in de startfase belangrijke vragen als:
• waarom vier je het jubileum?
• wat wil je met het jubileumfeest bereiken?
• wie zijn de doelgroepen van jouw jubileumviering?
• hoeveel mensen komen er op het event?
• wat is het budget?
• hoeveel tijd is er voor de organisatie van het evenement?
• is er een thema dat je naar voren wilt brengen bij het jubileum event?
Dat brengt de focus de juiste kant op.
Tip 3: geef betrokkenen een rol
Of het nu gaat om een jubileum van een bedrijf of een vereniging, er is altijd talent dat ingezet kan worden. Zijn er medewerkers die van zingen houden of in een bandje zitten? Gebruik dat. Is er iemand die prachtig kan vertellen? Zet hem of haar in! Betrek de creatievelingen in een brainstorm met betrekking tot de invulling van het jubileum event. Kijk ook welke rol je kunt geven aan relaties, leden of oud-medewerkers. Zo vergroot je de betrokkenheid en maak je het jubileum persoonlijk. Neem ook tijd om medewerkers in het zonnetje te zetten en laat ze onderdeel uitmaken van het programma.
Tip 4: grijp het jubileum aan om terug te kijken
Laat bezoekers aan het jubileum event de historie live beleven. Dat kan bijvoorbeeld door het creëren van een historische ambiance d.m.v. (oude bedrijfs-)kleding, kapsels, muziek, catering, videobeelden en/of het inzetten van acteurs. Je kunt zo letterlijk een walk down memory lane creëren. Afhankelijk van het type jubileum kan het ook leuk zijn een ouderwetse krant te verspreiden met historische hoogtepunten, vergezeld van bijpassende beelden. Maak een leuke film over de geschiedenis van het bedrijf, die tijdens het evenement in première gaat en die je daarna online deelt. Of creëer op je event een klein museum of expositie, samengesteld door je medewerkers en relaties.
Tip 5: kijk vooruit naar de toekomst
Gedurende het event, of in de routing, kan een reis richting de toekomst gemaakt worden. Hierin kan ook een plaats zijn voor de talenten van morgen. Denk daarbij aan stagiaires of jonge verenigingsleden. Bijvoorbeeld door het organiseren van een wedstrijd. Gedurende het jaar zijn er verschillende momenten waar de groepen bijeenkomen om nieuwe ideeën te ontwikkelen en na elke ronde gaan de besten door, met tijdens het jubileum event de bekendmaking van de winnaar.
Tip 6: houd het leuk
Natuurlijk is er ruimte voor speeches tijdens een jubileum. Maar een statisch programma met te veel of te lange speeches komt meestal niet ten goede aan de beleving van de bezoeker. Wat wil je echt vertellen? Wat is daarvoor een passend middel? Wees creatief. Misschien kun je de boodschap wel in een lied, quiz of een cabaret verwerken.
Tip 7: kies een passende locatie
Stel jezelf vragen: waar moet de locatie aan voldoen, welke sfeer moet de locatie uitstralen? Kies een locatie die past bij het doel en de boodschap van jouw jubileum. Wij hebben een aantal inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam voor je op een rijtje gezet (zie deel 1 en deel 2).
Tip 8: geef een aandenken mee na afloop
Dat kan een jubileumboek zijn, een kalender of een klokje maar bijvoorbeeld ook een fles wijn. Ontwerp speciale branding voor deze gelegenheid, zoals een jubileumlogo en je eigen merchandise. Maak het persoonlijk met bijvoorbeeld voor iedere gast een handgeschreven briefje.
Tip 9: stel een communicatieplan op
Zorg voor voldoende communicatie voor, tijdens en na je jubileum. Vertaal je programma naar een planning met gevarieerde content. Denk aan blogs van personeelsleden en relaties, wist je dat…., afgewisseld met oude projecten, foto’s en video’s. In de branding en/of thema van je jubileum. Maak er vanaf het eerste communicatiemoment een belevenis van en tel dan af naar hét event. Of stel een contentkalender op voor het gehele jubileumjaar met verschillende activiteiten, waarbij je jouw bedrijf opnieuw onder de aandacht brengt bij diverse doelgroepen. Denk ook aan een persbericht!
Tip 10: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een onvergetelijk jubileum. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. VKOZ events & communicatie creëert samen met jou een verrassend totaalconcept met langdurig impact. En maakt van jouw jubileum event een onvergetelijk moment! Zoals wij bijvoorbeeld hebben gedaan voor MK – The Subsidy Community’s 10 jarig jubileum op het ss Rotterdam. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

Bericht openen
eventmarketing plan

Zo plan je een effectieve marketingstrategie voor je event

Zo plan je een effectieve marketingstrategie voor je event

Als je events organiseert, dan weet je dat het maar zelden voorkomt dat het evenement zichzelf verkoopt. Om tickets te verkopen, moet je een marketingstrategie hebben die je event op een effectieve manier promoot en je doelgroep bereikt. Je weet dat je social media, e-mail en mond-tot-mondreclame moet gebruiken om je ticketverkoop te stimuleren, maar de beste marketingstrategieën volgen een tijdlijn en een logische volgorde, waarbij elke promotie de voorgaande versterkt.
Natuurlijk is het onmogelijk om een perfect, allesomvattend marketingplan te maken. Ieder evenement is tenslotte anders, net als de tijdslijn, begroting en doelgroep. Toch zijn er een aantal algemene tactieken die je kunnen helpen bij het maken van je eigen eventmarketingkalender.
1: Marketingstrategie voorafgaand aan het evenement
Aankondigingspagina
Eén van de meest voorkomende fouten in marketing wordt gemaakt nog voordat men überhaupt is begonnen. Te veel organisatoren vergeten dat ze een evenementenpagina kunnen maken en publiceren op internet om zo alvast interesse te wekken, zelfs als nog niet alle details rond zijn. Zodra je een aankondigingspagina hebt gemaakt, heb je een centrale plek waar je mensen naartoe kunt sturen. Je kunt gegevens verzamelen over de vroege website bezoekers en je SEO-status bij Google opbouwen. Als je besluit deze route te volgen, kun je ook een stimulans bieden voor vroege geïnteresseerden die een pre-register doen. Je kunt hen bijvoorbeeld als eerste de kans te geven om tickets te kopen als je verkoop start.
Blogbericht
Het volgende actiepunt in je strategie voor pre-evenementmarketing is mensen te vertellen waarom je het event organiseert. Dit is je mission statement. Je kunt dit gebruiken als basis voor de rest van je pre-eventmarketing en om mensen van je idee en de noodzaak van je evenement te overtuigen.
Social media
Tijdig gebruik van social media is een belangrijke manier om momentum te creëren voor je eventpromotie, een community op te bouwen en de missie uit te dragen waarover je in je blog hebt geschreven (en waarnaar je in je berichten kunt terugverwijzen). Op dit punt moet je al een hashtag voor je evenement hebben, die je ook al in je berichten op social media gebruikt. Vergeet niet dat je kunt profiteren van het immense aanbod en de enorme diversiteit van social media. Facebook, Twitter of LinkedIn liggen misschien voor de hand, afhankelijk van wat voor evenement je organiseert, maar denk ook eens aan Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Reddit, etc.
Benadering van partners
Partners voor marketing kunnen essentieel zijn voor het succes van je event. Zorg er daarom voor dat je potentiële samenwerkingspartners, merken en mediapartners op tijd benadert, lang voordat het evenement officieel is gelanceerd. Zo kunnen zij je vanaf het allereerste begin helpen reclame te maken.
2. Marketingstrategie bij de lancering van het evenement
E-mail
E-mails over evenementen hebben een openingspercentage van 26%, veel hoger dan typische marketingmails. E-mail moet dus centraal staan in je campagne en ticketverkoop. Nu je evenement klaar is om voor het voetlicht te treden, moet je de eerste grote e-mailronde aan potentiële bezoekers de deur uitdoen, inclusief degenen die zich vooraf hebben geregistreerd.
Persbericht
Zelfs als het onwaarschijnlijk is dat je event door de landelijke pers zal worden opgepikt, is het toch de moeite waard om een persbericht rond te sturen via (gratis) distributiekanalen. Als je in je persbericht gerichte trefwoorden gebruikt, krijgt iedereen die Google Alerts met die trefwoorden heeft ingesteld je bericht te zien. Misschien wordt het wel opgepikt door lokale, gespecialiseerde of branchemedia, en niet te vergeten blogs en andere persoonlijke, invloedrijke sites. Als je meer aandacht in de pers wilt, maak er dan geen droog verhaal van. Ga verder dan de datum, locatie en prijs, maar concentreer je in plaats daarvan op één of twee unieke invalshoeken.
Invalshoek 1: waarom je evenement volstrekt nieuw, vreemd, een mijlpaal enzovoort is. Denk na of iemand er even over zou glimlachen, of er een tweede blik op zou werpen, als ze het event in hun Facebook-nieuwsfeed zagen. Zo ja, dan pikt een journalist het misschien ook wel op.
Invalshoek 2: benadruk het menselijke aspect. Heb jij (of iemand die bij het evenement betrokken is) een boeiend levensverhaal? Heb je tegenslagen of uitdagingen overwonnen? Is er een vreemd of grappig verhaal dat te maken heeft met hoe en waarom je dit evenement organiseert? Het menselijk verhaal vertellen is een universele strategie van de reguliere pers, dus probeer daarop in te spelen.
Blog en social media
Je tweede blogbericht moet gericht zijn op de voordelen die het bijwonen van je evenement heeft. Wie zijn de hoofdacts, gastsprekers, of leveranciers? Bewerk de content van dit bericht en gebruik het voor een reeks aankondigingen op social media.
Partners
Nu is het tijd om je partners om marketingondersteuning te vragen. Je evenement trekt de meeste aandacht als het net is gelanceerd en alles nieuw en vers van de pers is. Laat je partners niet te hard voor je werken. In plaats daarvan is het raadzaam de e-mails en sociale updates zelf te schrijven, en hen gewoon te vragen deze te kopiëren en plakken. Probeer al deze promotieactiviteiten min of meer tegelijk te laten plaatsvinden. Zelfs als je dezelfde mensen bereikt, kunnen alle activiteiten samen meer impact hebben, het belang van je event overbrengen en je boodschap kracht bijzetten.
3. Marketingstrategie op dagelijkse basis
Regelmatige communicatie via e-mail, social media en blogs
Nu heb je een van de moeilijkste fasen in eventmarketing bereikt. De eerste opwinding van de evenementlancering is voorbij. Nu zul je de handen uit de mouwen moeten steken om de aandacht vast te houden. De beste manier om dit te bereiken is een cyclus van contentcreatie, promotie, betrokkenheid op social media en e-mailcampagnes te hanteren. Als je voortdurend verkoopberichten blijft sturen, is de nieuwigheid er snel af en verliest je publiek interesse. Wissel ze af met waardevolle, interessante content die je doelpubliek zal waarderen en nuttig zal vinden.
Vervolgens kun je jouw sociale kanalen gebruiken om deze content bij je publiek te promoten, ze uitnodigen om erop te reageren (of eigen content te maken) en het gesprek over je evenement gaande te houden. E-mail is ook een geweldige ondersteuningstool. Hiermee kun je jouw content rechtstreeks aan je publiek presenteren en hun iets aanbieden wat interessanter is dan de (zoveelste) vraag om zich voor je evenement te registreren.
Publicaties en gastbijdragen
Bloggen op je site is belangrijk, maar om nieuwe bezoekers aan te trekken zul je een groter publiek moeten bereiken. Dit kun je het beste doen door gastbijdragen te posten of stukken te publiceren die anderen graag willen delen. Welke vorm dit precies aanneemt, is sterk afhankelijk van je event. Voor conferenties en B2B-evenementen is dit relatief eenvoudig, je kunt een industrierapport schrijven of een whitepaper aanbieden met de beste tips van al je sprekers. Bij evenementen voor consumenten is dit misschien minder voor de hand liggend. Je kunt interessante infographics, gifjes of andere visuele elementen maken, over trends schrijven of een reeks YouTube-video’s of podcasts produceren om aandacht te trekken.
Korting(en) voor vroege vogels
Zoals al eerder gezegd: als de eerste opwinding van de evenementlancering eenmaal achter de rug is, moet je met meer redenen komen om mensen te stimuleren zich (bij voorkeur zo snel mogelijk) te registreren. Daarvoor kun je de ‘Early bird-korting’ gebruiken. Je verhoogt dan de prijzen van je tickets stapsgewijs naarmate het event nadert. De rest van je marketingactiviteiten moeten toegespitst zijn op het stimuleren van belangstelling, om zo pieken in je ticketverkoop te genereren.
Betaalde promotie
In deze fase van je evenement is het ook tijd geworden voor betaalde promotie. Het heeft geen zin hier te vroeg mee te beginnen als je nog niets te verkopen hebt. Maar wacht je tot het event voor de deur staat, dan geef je het niet de kans een genoeg effect te hebben op de resultaten. Dus of je nu betaalde social media (gepromote berichten) gebruikt of Google Adwords, PPC en retargeting, als je geld in je campagne gaat steken, is dit het moment.
4. Marketingstrategie bij de laatste oproep
Laatste ronde e-mail, social media & blog
Of je nu al maanden of weken aan het promoten bent, uiteindelijk is het dan bijna zover. Met slechts enkele weken, of zelfs dagen, te gaan voordat je event begint, is dit de tijd voor een laatste marketingpush. Waarschijnlijk krijgt dit de vorm van een laatste stroom aan blogs, social media-updates en e-mails. Als je gebruikmaakt van netwerken als LinkedIn Groups of fora, doe je er goed aan om in dit stadium het concept ‘sociaal bewijs’ te benutten. Laat zien wie er al naar het evenement gaat om anderen ervan te overtuigen dat ze er ook bij moeten zijn.
Doorverwijzingen van bezoekers
Dit is een kans die maar al te vaak wordt gemist. Veel organisatoren richten zich uitsluitend op het binnenhalen van nieuwe bezoekers en vergeten dat ze een potentieel fenomenale marketingtactiek tot hun beschikking hebben: degenen die al overtuigd zijn van de waarde van het evenement en zich al hebben geregistreerd of een ticket hebben gekocht. Waarom neem je geen contact op met je bestaande bezoekers om hen te overtuigen het evenement namens jou te promoten? Mond-tot-mondreclame blijkt keer op keer een van de krachtigste en effectiefste marketingtactieken te zijn.
Benadering van influencers
Als je op het laatste moment nog een paar plaatsen wilt vullen of iets luid en duidelijk wilt laten horen, kunnen influencers je hier goed bij helpen. Hoewel het nuttig kan zijn hen aan het begin van de campagne te benaderen, is de kans groot dat ze bezig zijn en zich nog niet willen vastleggen. En zelfs als ze dat wel hebben gedaan, zijn ze het misschien al weer vergeten. Nu is het tijd om hen binnen te halen en als ze beschikbaar zijn, zullen ze de uitnodiging ongetwijfeld waarderen en hun netwerk over het event vertellen als dank voor je vrijgevigheid.
Telefoon
Het inzetten van telemarketeers is duur en alleen effectief als je een geweldig inbound marketingprogramma hebt met veel nieuwe, goede potentiële leads. Wees niet te bang om zelf de telefoon op te pakken! Als je hebt gemerkt dat een aantal belangrijke potentiële bezoekers of vooraf geregistreerde leads nog steeds geen ticket hebben gekocht, waarom zou je ze dan niet even bellen? Is er iets waarmee je hen kunt helpen? Hebben ze vragen? Het hoeft geen hard sell te zijn, maar een telefoontje is moeilijker te negeren dan een e-mail of een van de duizenden tweets op hun tijdlijn. Je zult waarschijnlijk merken dat het een relatief tijdrovende, maar effectieve manier is om nog wat tickets te verkopen als dat nodig is.
Conclusie
Als je de bovenstaande suggesties gebruikt als stappenplan om je marketingstrategie vorm te geven, bevind je je in een sterkere positie om momentum op te bouwen en uiteindelijk meer tickets te verkopen. Hulp nodig? VKOZ events & communicatie helpt je graag met een effectieve marketingstrategie.
vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ
Bron: Eventbrite
Bericht openen
enquêtes voor je event

Tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event

Tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event

Enquêtes zijn de meest effectieve manier om oprechte, bruikbare feedback te krijgen terwijl je evenement nog vers in het geheugen van je bezoekers zit. Je kan hier oa. mee zien of je de doelen van je event hebt behaald en de ROI bepalen.
Als je geen enquêtes gebruikt loop je essentiële feedback mis die nodig is om je evenement te laten groeien en voor een betere bezoekerservaring te zorgen. En al gebruik je wel enquêtes, als je de verkeerde vragen stelt, trek je waarschijnlijk ook de verkeerde conclusies.
Enquêtes voor, tijdens en na je event
Je wilt de mening van je bezoekers horen na afloop van het evenement. Maar die is ook op andere momenten belangrijk. Voorafgaand aan je evenement kan je hiermee inzicht krijgen in de verwachtingen en wensen van potentiële bezoekers. Vraag bijvoorbeeld input van bezoekers om het programma vorm te geven. Zoals: op welke vragen wil je tijdens dit evenement een antwoord krijgen? Je wilt natuurlijk weten hoe je er een onvergetelijk en geslaagd event van kunt maken! En je betrekt de bezoekers gelijk bij je evenement en geeft ze het gevoel dat ze helpen het event vorm te geven.
Krijg onmiddellijke feedback tijdens je evenement
Het evenement zelf is het uitgelezen moment om directe feedback te krijgen terwijl je bezoekers er nog middenin zitten. Zulk praktisch onderzoek kan op meerdere manieren worden verricht terwijl een evenement in volle gang is. Bijvoorbeeld via een eventapp of QR-codes op het grote scherm aan het einde van elke presentatie, die bezoekers kunnen scannen, om een enquête op hun eigen telefoon in te vullen. Of laat medewerkers met een tablet bezoekers face-to-face vragen een snelle enquête in te vullen. Als je bezoekers persoonlijk aanspreekt, zullen ze eerder stoppen en je enquête invullen. Ook een idee is om de deelnemers te belonen met een prijs.
Communicatie is belangrijk
Of je nu een enquête klaar hebt op het evenement of niet, laat bezoekers weten dat je ze ook na afloop een enquête zult sturen. Vermeld je enquête aan het einde van presentaties en hang posters op bij de uitgang waarop je om reacties vraagt. Zo zullen bezoekers de enquête niet zo snel mislopen wanneer deze in hun inbox belandt.
Download hier het ebook met nog meer tips van SurveyMonkey.

 

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

 

Bron: Eventbrite
Bericht openen
eventmarketing

5 stappen om je evenement als salesmiddel in te zetten

5 stappen om je evenement als salesmiddel in te zetten

Evenementen zijn goudmijnen voor marketeers. Ze zijn impactvoller dan social media campagnes en meer direct dan wekelijkse blogs. Events zijn optimale platformen om mensen en merken te connecten op een waardevolle en transformatieve manier.

Event als communicatiemiddel
Bedrijven gebruiken steeds meer events als een belangrijk deel van hun communicatie- en marketingmix. Evenementen zijn een ideale communicatietool, die uniek persoonlijk contact mogelijk maakt met je doelgroep op een manier dat de ‘ervaring’ van je product of merk centraal staat. Dit geeft evenementen een belangrijke economische waarde.

Krachtige eventmarketing
Evenementen zijn krachtige en impactvolle marketing tools, ze veranderen de manier waarop merken zichzelf promoten. Een event helpt bedrijven en merken authentieker te interacten met hun doelgroepen. Maar als het evenement niet gealigneerd is met de sales van het bedrijf, of met de bedrijfsdoelen, dan zal het niet efficiënt zijn, en enkel een massief gat in het budget veroorzaken zonder dat er enige positieve return tegenover staat.

Eventstrategie linken met je sales doelstellingen
Daarom is het, als je een event plant met een marketing doel, cruciaal om een manier te vinden waardoor je je eventstrategie synchroniseert met je verkoopdoelstellingen. Hoe doe je dit? Check de volgende stappen. Die zullen je mening definitief veranderen over eventmarketing die je helpt de gewenste ROI te bereiken.

Stap 1: evalueer de verkoopstrategie van je merk
Voordat je beslist om eventmarketing in te zetten ter verbetering van je business KPI’s, moet je je verkoopstrategie bekijken. Welke hoofddoelstellingen wilt jouw bedrijf bereiken het volgende kwartaal? Welk zijn de belangrijkste acties die moeten worden genomen? Wat zijn de indicatoren die moeten worden gemeten? Het evalueren van de verkoopstrategie is belangrijk zodat je kunt inschatten of een event organiseren wel nuttig is. Er zijn situaties, vooral bij nieuwe bedrijven, waar je je beter focust op inbound marketing of het verbeteren van je product. Een evenement organiseren vraagt namelijk resources die je kunt investeren in andere domeinen (zoals social media of talentdevelopment) zodat je je merk verder kunt ontwikkelen. Als je beslist dat je bedrijf klaar is voor een evenement, ga naar de volgende stap.

Stap 2: bepaal de belangrijkste verkoopdoelstellingen die je via eventmarketing wilt bereiken
Een assessment maken van de salesstrategie zal je helpen te begrijpen welke doelen je moet overwegen wanneer je straks een event gaat organiseren. Ga je proberen meer klanten aan te trekken? Wil je de merkbekendheid verhogen of meer leads vergaren? Ga je de loyaliteit van je klanten versterken, of is het iets heel anders dat je wilt bereiken? Het ontwerp van je event wordt volledig bepaald door wat je wilt bereiken. Vermijd op verschillende verkoopdoelstellingen te mikken, dit zal de impact van je event verlagen en je deelnemers verwarren. Kies een specifiek doel en ga ervoor!

Stap 3: match het deelnemersprofiel met je buyer persona’s
Ben je niet zeker wie je publiek is? Kijk naar je buyer’s persona’s. Wie zijn ze? Wiens leven wil je beïnvloeden? Voor wie zijn je producten of diensten? Het is duidelijk dat je je deelnemersprofiel moet matchen met de salesdoelen die je wil bereiken. Dit zal beïnvloeden welke gasten je krijgt, gaande van bestaande klanten tot nieuwe prospecten.

Stap 4: gebruik eventmarketing om mensen in verrukking te brengen, niet om te verkopen
Laten we even niet denken aan evenementen, maar wel aan blogs. Content marketing is een krachtige manier om merkbekendheid te verhogen, hoog gekwalificeerde leads aan te trekken en meer klanten te verkrijgen. Maar de bedrijven die content marketing succesvol inzetten, verkopen hun producten niet via de artikelen die ze publiceren. In tegendeel, ze gebruiken content om hun lezers in verrukking te brengen en hen te voorzien van waardevolle inzichten. Een event moet je op dezelfde manier benaderen. Plan geen evenement juist om je producten of services te verkopen. Zorg dat je eerlijk bent met je publiek en focus op hen te voorzien van zoveel mogelijk waarde. Als wat je biedt waardevol is voor je deelnemers en van goede kwaliteit, dan zal de rest snel volgen.

Stap 5: faciliteer samenwerkingen tussen event planning, marketing en sales teams
Je kunt niet zomaar een evenement organiseren voor je bedrijf zonder je acties te matchen met de planning, marketing- en verkoopteams. Zij moeten allemaal participeren vanaf het concept van het event en mee beslissen welke acties helpen de gewenste doelen te bereiken.

Er is geen tekort aan bedrijven en merken die events organiseren juist omdat collega-bedrijven en –merken dat doen. Als je écht impact wil hebben met deze manier van marketing, moet je eerst een stapje terug zetten en je hele eventstrategie herdenken. Zo ben je er zeker van dat deze goed in lijn is is met de verkoopdoelen van je bedrijf.

Hulp nodig? VKOZ is jouw zakelijke partner in Rotterdam voor eventmarketing & live communicatie. Neem nu contact op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

Wil je een event met meerwaarde?

Bron: Eventplanner
Bericht openen
VKOZ netwerkevent tips

9 tips voor een geslaagd netwerkevenement

Eén van het meest georganiseerde evenement van organisaties is een netwerk- of relatie bijeenkomst. Deelnemen aan netwerkevenementen kan een goede manier zijn om zakelijke kansen te creëren. En wanneer zulke evenementen goed worden georganiseerd, kunnen ze bedrijven zelfs helpen om samen te innoveren. Maar netwerkevents hebben vaak een saai imago. Hoe zorg je er voor dat jouw evenement positief opvalt? Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet.

Tip 1: betrek de deelnemers
Betrek de deelnemers in een vroeg stadium bij het event. Vraag hen naar hun doelen voor de bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? Welke informatie willen ze krijgen? Op welke elementen willen ze netwerken. Zorg voor een nulmeting, die je achteraf koppelt aan de enquête met het resultaat van het event. Invloedrijke leden kan je aanmoedigen om aan het event deel te nemen en een bijdrage te leveren aan rondetafelgesprekken of om workshops te geven.

Tip 2: profileer de deelnemers
Laat alle deelnemers een profiel van zichzelf creëren met een goede mix van persoonlijke en zakelijke vragen. Deze informatie kun je gebruiken om mensen met elkaar te matchen. Ook kun je deze informatie afdrukken op een badge zodat je snel een indruk kunt krijgen van degene die je voor je hebt. Je kan zelfs de statistieken op grote schermen presenteren van de meest gekozen antwoorden.

Tip 3: creëer een goede netwerk sfeer
Kies een passende locatie. Zorg voor een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek (en temperatuur), zodat je elkaar goed kunt verstaan. In een overvolle zaal waar weinig ruimte is om rond te lopen en waar geen overzicht is, is het moeilijker om de juiste mensen tegen te komen. In een foyer of rondom de bar gaat dat een stuk makkelijker. Creëer verschillende bars en/of stations voor eten en drinken. Een dynamische opstelling bevordert verbinding en delen. Statafels met krukken of lage tafels met poefjes hebben een actief karakter en bieden toch comfort.

Tip 4: zet ‘facilitators’ in
Medewerkers van de organisatie lopen rond om de kwaliteit van de uitwisselingen in de gaten te houden en moedigen bezoekers aan om met elkaar in contact te komen en maken connecties n.a.v. bijvoorbeeld een zoekvraag. Hun doel is om alle deelnemers op hun gemak te stellen en een optimale ervaring te geven.

Tip 5: netwerktafels
Voor de netwerktafel kunnen bezoekers zich bij binnenkomst aanmelden. Nodig een expert uit die de gesprekken leidt. In een half uurtje tijd gaat men in gesprek over een van tevoren bepaald onderwerp. Het is een makkelijke manier om discussies op gang te brengen en je stimuleert ook de bezoekers die wat introverter zijn om te netwerken. Of geef deelnemers een gekleurde stip op de badge. Laat die kleuren corresponderen met statafels. Wanneer je in kleine groepjes samenkomt rond die tafels, is het contact snel gelegd.

Tip 6: de praatbank
De praatbank is precies wat het zegt, een ronde bank die stimuleert tot contact. Bij iedere praatbank kan een andere stelling neergelegd worden. Mensen gaan bij een willekeurige bank zitten en praten over de stelling.

Tip 7: een netwerkveiling
Je geeft iedere deelnemer een kaartje waarop men een aanbieding en een vraag kan schrijven (op dat kaartje staan een paar voorbeelden genoemd). Je verzamelt de kaartjes en selecteert de leukste ‘veilingstukken’. Dan breng je vraag en aanbod bij elkaar in een korte veiling. Eén van je gasten biedt bijvoorbeeld haar kennis aan op het gebied van social media. Iedereen die daar gebruik van wil maken kan haar direct ontmoeten na de veiling.

Tip 8: verras de bezoekers en zorg voor gespreksstof
• interactieve foodstations: biedt op een creatieve manier eten en drinken aan
• photobooths: leuke foto’s die je gelijk via social media kan delen
• wall of fame: maak van iedere bezoeker een polaroid (met evt. zoekvraag)
• gamification: zoals een speurtocht, caption contest of quiz (bijv. via Kahoot)
• casino: met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers
• (digitale graffiti) muur: voor quotes en illustraties
• muziek en entertainment door bijv. een karikaturist of goochelaar
• zakelijk speeddaten evt. met kaartjes met gespreksonderwerpen
• probs: zoals strandballen, ballonnen en andere opblaasbare objecten
• spelen: bijv. een pooltafel, pingpong, tafelvoetbal of dartbord
• netwerkbingo: een lijst met vragen en opdrachten (zoals Verbingo)
• pictionary: teken je beroep

Tip 9: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een succesvol netwerkevent. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. Ook tijdens het evenement is het belangrijk dat je zichtbaar bent en goed kan inspelen op allerlei situaties, zodat alles soepel verloopt. VKOZ events & communicatie maakt van jouw netwerkevent een onvergetelijk moment! Bijvoorbeeld voor MKB Rotterdam Rijnmond, het jaarlijkse MKB Ledenfestival. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

Bericht openen
samenwerking leveranciers event

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een event is altijd co-creatie, ook jouw event. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen ’tijdelijke collega’s’. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?
Werk samen met specialisten
Werk samen met kwalitatieve professionals. Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega’s het traject in van het organiseren van een evenement.
In het voortraject:
event team meeting1. Zet toeleveranciers vanaf het eerste moment bij jou om tafel
Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet! Dan worden dergelijke bedrijven ingehuurd en mogen ze ‘draaien’. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement nog beter maken.
2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.
3. Breng ze in contact met de andere toeleveranciers
Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.
4. Deel contactgegevens in het draaiboek
Je ziet nog wel eens event organisers die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar! Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.
5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!
Tijdens het evenement:
vacature VKOZ6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.
7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.
8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.
9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!
10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.
11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.
12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.
Na het event:
partners van VKOZ13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.
14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.
15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.
16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?
17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.
“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

Wil je een event met meerwaarde?

Bron: EvenementOrganiseren
Bericht openen
Rotterdam als congresstad

Inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam (deel 2)

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam (deel 2)

Verleden jaar bezochten wij tijdens onze eerste locatietour 5 inspirerende eventlocaties in Rotterdam: Kunsthal, Euromast, Wereldmuseum, ss Rotterdam en Hotel New York. Deze keer hebben we weer 5 unieke locaties bezocht. Rotterdam heeft zich de afgelopen jaren sterker weten te profileren als internationale congresbestemming en blijft stijgen op de wereldranglijst van congressteden. Wij weten wel waarom!
BlueCity in RotterdamBlueCity
BlueCity is, letterlijk, een zwembad vol mogelijkheden. BlueCity is gevestigd in het voormalige Tropicana, een subtropisch zwemparadijs waar ondernemers vol enthousiasme afkoersen op een economie waar de output van de ene ondernemer de input van de ander is. Temidden van die pioniers bieden zij verschillende inspirerende eventruimtes, workshops en rondleidingen. BlueCity ligt aan de Maas, vlakbij het centrum en station Blaak, met een briljant uitzicht. Met in totaal 12.000 m2 is BlueCity zeer geschikt voor vergaderingen en congressen, met aparte ruimtes voor break-out sessies. Het unieke uitzicht en dito verhaal maken BlueCity dé plek voor out of the box events.

 

bedrijfsfestival aan het waterRDM Events
Met een ruime keuze in ruimtes en zalen, biedt RDM Events een inspirerende locatie voor tal van zakelijke, culturele en andersoortige publieksevenementen. In de multifunctionele ruimtes van het RDM Congrescentrum en de RDM Onderzeebootloods kunnen bijeenkomsten plaatsvinden variërend van 5 tot 5.000 bezoekers. De combinatie van historie en haven, industrie en innovatie biedt volop inspiratie voor uiteenlopende evenementen. Van workshops, vergaderingen, beurzen en congressen tot festivals en tentoonstellingen. De zalen en kamers in het RDM Congrescentrum zijn voorzien van moderne faciliteiten zonder dat de authentieke sfeer verloren is gegaan. Daarnaast heeft de pas gerenoveerde RDM Onderzeebootloods een rauwe en industriële karakter, die je helemaal naar wens kan inrichten.

 

Cruise Terminal RotterdamCruise Terminal Rotterdam
De Cruise Terminal, gelegen aan de Wilhelminapier, deed vroeger dienst als aankomst- en vertrekhal van de Holland-Amerika Lijn en is industrieel erfgoed. De Cruise Terminal wordt nog steeds gebruikt door grote passagiersschepen als deze Rotterdam bezoeken. Daarnaast is het ook een unieke evenementenlocatie voor feesten, beurzen en congressen. Met een panoramisch uitzicht en indrukwekkende architectuur is het de ideale Rotterdamse decor voor een geslaagd event. De locatie is uitstekend bereikbaar met alle vormen van vervoer, ligt op loopafstand van het bruisende winkel- en uitgaanscentrum en heeft 2 van de beste Rotterdamse 4 sterrenhotels als buren.

 

evenementenlocatie Van Nelle RotterdamVan Nelle Fabriek
De Van Nelle Fabriek (1930) wordt gezien als het meest toonaangevende gebouw uit de stroming ‘het Nieuwe Bouwen’. Sinds 1983 is de fabriek dan ook een rijksmonument. In 2000, na het vertrek van het bedrijf Van Nelle, is het complex volledig herontwikkeld, zonder haar allure te verliezen. Waar voorheen koffie, thee en tabak verwerkt werden, zijn nu bedrijven gevestigd die zich bezighouden met communicatie, design, architectuur en media. Ruim 10.000 m2 is in gebruik voor bedrijfsevenementen, beurzen, vergaderingen en congressen. In totaal zijn er maar liefst 12 verschillende ruimtes die zich lenen voor evenementen. En dat maakt de locatie geschikt voor bijeenkomsten van 2 tot 5.000 personen.

 

Ahoy RotterdamRotterdam Ahoy
Rotterdam Ahoy is een van de grootste overdekte evenementenhallen van Nederland en is een accommodatie voor beurzen, evenementen, concerten, congressen en vergaderingen. Op dit moment breidt Ahoy uit met de bouw van het gloednieuwe Rotterdam Ahoy Convention Centre! Eind 2020 gaan de deuren open voor bezoekers. De uitbreiding bestaat uit een unieke zaal, RTM Stage, die ingezet kan worden als auditorium en als concertzaal. Op de tweede en derde etage komen maar liefst 35 break out rooms die los van elkaar of gezamenlijk kunnen worden gebruikt. Tevens ontstaat er een geheel nieuw entreegebouw.
 
Bekijk hier de mooie promotie film van Ahoy en congresstad Rotterdam:
 
Organiseer jij binnenkort een event? Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoeften van jouw bezoekers.
En vinden zo de geschikte locatie voor jouw event!
[button title="Vertel me meer" link="https://www.vkoz.nl/contact" target="_blank" align="" icon="" icon_position="" color="" font_color="" size="2" full_width="" class="" download="" rel="" onclick=""]
Bericht openen
netwerk event tips van VKOZ

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

Alle events staan in het teken van connecties. Sterker nog, 89% van de millennials zeggen dat ze liever geld besteden aan een ervaring dan aan een fysiek product. Zakelijke evenementen zijn bij uitstek geschikt voor een bepaald type connectie, namelijk netwerken. Mensen gaan naar zakelijke events om professionele relaties op te bouwen en te ontwikkelen. Maar hoe groter de opkomst, des te uitdagender het wordt voor de bezoekers om op een authentieke manier contacten te leggen.
Laat je bezoekers niet aan hun lot over in krampachtige gesprekken over het weer. Help ze op weg met deze netwerkactiviteiten die een sterkere band tussen je bezoekers (en met je event) zullen smeden. Deel je grote publiek op in kleinere groepen voor zakelijke ijsbrekers die een oprecht gesprek wat meer haalbaar maken. Zodra de groepen zijn verdeeld, geef je ze uitdagingen die inspelen op humor, intelligentie en gedeelde ervaringen.
1. Overeenkomsten zoeken
Kies ijsbrekers die mensen samenbrengen, zodat ze hun verlegenheid kunnen overwinnen en persoonlijke relaties kunnen opbouwen. Daag bijvoorbeeld groepen uit om 10 dingen te vinden die iedereen met elkaar gemeen heeft. Stel een timer in om het wedstrijdgehalte hoog te houden en voorkom gemakkelijke uitvluchten zoals ‘We zijn allemaal mensen’.
2. Netwerken tegen de klok
Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.
workshop van VKOZ3. Verhalen vertellen
Verhalen vertellen is een razend populaire activiteit op events. Verzin opdrachten zoals ‘Vertel eens hoe je mensen helemaal versteld liet staan op het werk’ en ‘Hoe heeft je eerste baan je geholpen je doelen te bereiken?’ Vraag bezoekers een kort verhaal voor te bereiden dat ze met kleine groepen of op het podium kunnen delen.
4. Gespreksstarters
Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.
5. 2 feiten, 1 leugen
Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.
6. Brainstormen over doelen
Voor volwassenen zijn ijsbrekers er niet alleen om mensen over hun eerste verlegenheid heen te krijgen. Ze dienen ook als productieve, dynamische kick-off-sessies. Laat deelnemers per 2 brainstormen over wat ze tijdens het event willen bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een band tussen de deelnemers, het helpt je ook om de rest van de dag beter te structureren.
7. Nieuwe woorden verzinnen
Nog een andere manier om de creativiteit van bezoekers te prikkelen, is hen uit te dagen om nieuwe woorden te verzinnen. Deel flitskaarten uit met alledaagse objecten (zee, regenboog, ster, boom, huis) en laat deelnemers samen een nieuwe naam bedenken. Zo stel je clichés ter discussie en breng je mensen op een onvoorspelbare manier samen.
VKOZ beurs8. Speurtochten
Stuur je bezoekers er binnen of buiten op uit om voorwerpen op een lijst te zoeken en fotograferen. Het thema kan te maken hebben met je evenement, maar je kunt er ook iets speels van maken: ‘Maak een foto van het grappigste dat je ziet’ of ‘Dingen die beginnen met de letter J’.
9. Opiniepeilingen
Als het niet realistisch is om je publiek in kleine groepen op te splitsen, kan een opiniepeiling een effectieve ijsbreker zijn. Een moderator stelt vragen vanaf het podium. Bezoekers beantwoorden de vraag met hun smartphone. Apps zoals Sli.do maken digitale peilingen en interactieve vraag-en-antwoordsessies mogelijk, waarvan de resultaten in real time op een scherm worden weergegeven.
10. Gestructureerde vraag-en-antwoordsessies
Zoek je nog een manier om deelnemers bij je vraag-en-antwoordsessies te betrekken en hen tegelijkertijd te helpen elkaar beter te leren kennen? Maak groepen van 2 deelnemers en vraag hen 2 of 3 vragen te bedenken die ze aan de panelleden of sprekers kunnen stellen.
Natuurlijk zijn zakelijke ijsbrekers niet de enige manier om bezoekers uit hun schulp te krijgen. Mensen gaan speciaal naar zakelijke events om te netwerken. Maak het ze gemakkelijk door ze te voorzien van verschillende manieren om een gesprek aan te knopen
11. Vrije tijd
Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.
12. Speciale apps
Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.
netwerk event van VKOZ13. Competitief netwerken
Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.
14. Bezoekers online samenbrengen
Aangepaste event hashtags zorgen voor interactie tussen bezoekers voor, tijdens en na je evenement. Ze bieden een geweldige marketingtechniek om een hype te creëren rond je event. Maar het is ook leuke manier om je geregistreerde bezoekers enthousiast te maken en gesprekken op gang te brengen waardoor ze zich verbonden voelen.
15. De connecties voortzetten
Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

Bron: Eventbrite
Bericht openen
creatieve ideeën

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

Wil je ervoor zorgen dat je volgende event een onvergetelijk moment wordt? Dan is het van essentieel belang om het juiste entertainment in te huren en je bezoekers een show voor te schotelen waar ze het nog jaren over zullen hebben. Om inspiratie op te doen vind je hier 13 ideeën voor entertainment voor zakelijke evenementen.
Idee 1: Interactieve foodstations
Hoe gaaf is het om verspreid over de locatie van je event meerdere interactieve en/of doe-het-zelf kraampjes voor eten en drinken te plaatsen. Van een aanpasbare bar voor champagne en cocktails, een fruitkraampje om zelf je smoothies samen te stellen, tot een gigantische muur van donuts. Er zijn enorm veel creatieve manieren om je deelnemers op een verrassende manier eten en drinken aan te bieden.
Idee 2: Photobooths
Als sinds 1925 zijn mensen gek op het maken van foto’s in fotohokjes en dat is in de afgelopen 93 jaar niet veranderd. Wat er wel veranderd is? De technologie die deze fotohokjes mogelijk maakt. De photobooths van tegenwoordig bieden je bezoekers de mogelijkheid om eenvoudig foto’s, video’s of GIF’s te maken en de afbeeldingen rechtstreeks via sociale media-accounts te delen. Ook kun je de setting zo creatief maken als je zelf wilt.
Idee 3: Maak-je-eigen-goodies kraampje
Iedereen is gek op gratis spullen, maar dit geldt alleen voor de dingen die we echt willen. De meeste giveaways die tijdens evenementen worden uitgedeeld belanden in de prullenbak omdat ze niet nuttig zijn. Een goodie-kraampje met toffe artikelen die deelnemers zelf eigen kunnen maken, zal er zeker voor zorgen dat je bezoekers naar huis gaan met iets dat ze zullen houden.
Idee 4: Gamification
Een beetje competitie in een leuke sfeer kan je zakelijke evenement naar een nieuw niveau tillen. Denk bijvoorbeeld aan een speurtocht, caption contest of pubquiz met vragen die over je event gaan.
Idee 5: Een cabaretier
Zorg ervoor dat je een cabaretier inhuurt die gespecialiseerd is in zakelijke optredens. Dat zorgt zeer waarschijnlijk voor nét wat gepaster taalgebruik en grappen over bedrijfsgerelateerde onderwerpen en situaties die je bezoekers zullen herkennen.
Idee 6: Een goochelaar
Dankzij artiesten als Hans Klok zijn goochelaars en illusionisten van entertainers op verjaardagsfeestjes tot professionele artiesten uitgegroeid. Een beetje een goede goochelaar kan een grote impact maken op je evenement. Als je een internationaal publiek hebt is de kans groot dat dit bij iedereen goed zal vallen.
Idee 7: Circusvoorstelling
Dankzij circusvoorstellingen zoals Cirque du Soleil die circus als kunst tot een meeslepende ervaring hebben gemaakt, hebben circusacts net als goocheltrucs een imagoverandering ondergaan. Voeg wat van deze mystiek toe aan je eigen event door slangenmensen, acrobaten en aerial silks artiesten in te huren.
Idee 8: Een karikaturist
Karikaturisten zijn bij elk evenement een garantie voor succes, maar je kunt nog een stap verder gaan door voor een kunstenaar te kiezen die gebruik maakt van de nieuwste technologie. Huur bijvoorbeeld een karikaturist in die een tablet gebruikt om tekeningen te maken en deze tijdens je evenement in realtime op grote schermen projecteert.
Idee 9: Een graffitikunstenaar
Het is behoorlijk indrukwekkend om een groot kunstwerk te zien. Als je er de ruimte voor hebt, kun je overwegen om een graffitikunstenaar in te huren en tijdens je evenement een muurschildering te laten maken. In de vorm van 3D street art op de grond kun je dit bijvoorbeeld ook inzetten om de entree van je event interessanter te maken.
Idee 10: Coverband
Als de bezoekers van je zakelijke evenement grotendeels in dezelfde leeftijdsgroep zitten, dan is een coverband altijd een goed idee. Je deelnemers zullen het geweldig vinden om hun favoriete nummers uit de goede oude tijd te horen en omdat het optreden live is, zal de zaal vol energie zitten.
Idee 11: Casino
Je kunt ook een casino met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers creëren. Dit is een eenvoudige manier om je bezoekers entertainment te bieden. Je kunt er het best voor kiezen om deze zaken te huren in plaats van alles zelf te regelen.
Idee 12: Singalong
Bij een singalong staan er 2 piano’s op het podium, die beiden worden bespeeld door professionals die zingen en entertainen. Voor dit idee heb je veel ruimte nodig, maar het kan erg goed aanslaan als het goed wordt uitgevoerd. Voordeel van dit entertainment is dat je het ook kunt omgooien tot een stijlvolle vorm van karaoke.
Idee 13: Artiesten met vuur
Of het nu gaat om een vuurvreter, een danser of een jongleur, vuurspuwers kunnen spektakel en sensatie aan je evenement toevoegen. En deze optredens bieden een geweldige mogelijkheid voor mooie fotos. De foto’s van dit optreden zullen gegarandeerd via sociale media worden gedeeld. Zorg er dus voor dat de #hashtag van je event overal duidelijk wordt weergegeven. Check wel even van tevoren met je locatie of je dit soort entertainment mag en kan regelen.
Wil je nog meer inspiratie voor jouw event? Volg ons dan op social media. Wij delen elke dag de leukste tips & nieuwste trends.

Bron: Eventbrite
Bericht openen
guerrilla marketing in Rotterdam

Zo maak je met guerrilla marketing je event onvergetelijk

Hoe zorg je ervoor dat bezoekers nog dagen napraten over jouw event? Een ijzersterk inhoudelijk programma dat perfect aansluit op de behoeften van je doelgroep is de hoeksteen van elk evenement. Maar naast de inhoud zijn er nog andere belangrijke ingrediënten voor succes. Denk aan de totaalbeleving, een creatief thema dat de zintuigen prikkelt en een paar verrassende, onvergetelijke elementen waar de mensen over napraten.

Om dit te bereiken, kunnen we veel leren van guerrilla marketing. Bij deze vorm van marketing maak je op een verrassende, fantasievolle manier contact met je doelgroep. Daarbij genereer je beleving en interactie met een creatief idee, zodat er een ‘wow’-effect ontstaat. Misschien ken je al wat klassiekers: de flashmob, de trap met (echt werkende) pianotoetsen, de draaideur in de vorm van een balletdanseres… Events lenen zich perfect voor guerrilla marketing.

Doelen van guerilla marketing
Guerrilla marketing kun je inzetten voor verschillende doeleinden:
• meer plezier en beleving brengen in je event
• merkactivatie (er gebeurt iets rondom je merk)
• een nieuw product of dienst onder de aandacht brengen
• free publicity krijgen
• Ambassadeurs creëren of een hechtere relatie opbouwen met klanten
• mensen uitnodigen tot actie (productverkoop, website bezoeken etc.)

Pianotrap in RotterdamHoe bedenk je spraakmakende onderdelen?
Het lijkt misschien makkelijk om een pakkende actie te bedenken. Een flashmob? Een metershoog paard? Stroopwafels bakken in de vorm van je naam? Een verrassingsact op het toilet? The sky is the limit. Maar een guerrillamarketing-actie is pas écht raak als het perfect past bij het thema van het evenement, de behoefte van de bezoekers en de merkwaarden van de organisatie. Vanuit deze voorwaarden moet je de ludieke acties verzinnen.

5 stappen vóór de creativiteit
1. In kaart brengen van de doelgroep. Wat zijn hun kenmerken en waarom zouden ze op jouw event moeten komen?
2. Weten wat je wil bereiken met jouw event. Met welke kennis, ervaringen en gevoelens gaan de bezoekers straks naar huis? Welke acties wil je dat ze nemen tijdens en na het event?
3. Bepalen van een overall thema voor je event dat een belofte inluidt voor de bezoekers. Bijvoorbeeld: ‘future proof worden op jouw vakgebied’, ‘je collega’s of vakgenoten (beter) leren kennen’ etc.
4. Helderheid creëren over de merkwaarden van jouw onderneming.
5. Bedenken van een aansprekende titel voor je event.

Met zo’n voorbereiding wordt het makkelijker om verrassende ideeën te bedenken. Randvoorwaarden begrenzen weliswaar de speelruimte, maar stimuleren de creativiteit. Vooral het gekozen thema en de event-titel bieden kansen voor creatieve invulling. Die kunnen het startschot vormen van een vruchtbare brainstorm.

De resultaten van een guerrilla marketing-actie meten
Hoe je de resultaten van je actie meet, hangt helemaal af van het doel. Welke resultaten wilde je bereiken? Blije bezoekers? Aandacht van de pers? Productverkoop? Pas als je die voor ogen hebt kun je de resultaten inventariseren.
• Vraag feedback van de bezoekers over de guerrilla-actie.
• Inventariseer hoeveel respons je hebt gekregen (aantal verkoopgesprekken, geplaatste orders, sample-aanvragen, achterlaten e-mail adres, enzovoorts)
• Inventariseer op social media de buzz rondom je actie (hoeveel foto’s zijn er gedeeld, wat zijn de reacties op Facebook, Twitter, Linkedin en Instagram?).
• Inventariseer intern hoe de ludieke acties hebben bijgedragen aan het succes van het event.

Vijf tips om te komen tot ludieke, verrassende ideeën

brainstormen1. Organiseer een brainstorm
Een brainstorm waarbij je met een groepje van 3-7 personen (die een diversiteit aan functies en rollen hebben binnen het project) vrij associeert op het thema van het event. Genereer eerst zoveel mogelijk ideeën, zonder te oordelen, en laat vervolgens iedereen stemmen op de beste ideeën.

2. Laat je inspireren
Bezoek regelmatig events uit een compleet andere branche dan de jouwe en noteer alle ideeën die jou opvallen.

3. Laat je inspireren door festivals en culturele evenementen
Festivals bieden vaak veel beleving en fantasievolle onderdelen. Op het Bucketlist Festival 2017 in Utrecht bijvoorbeeld kon je ‘doen wat je altijd al eens wilde’. Vuurspuwen, trouwen, een insect eten, een printer of een auto in elkaar slaan. Een geweldig thema met veel verrassing, beleving en (inter)actie. Zou een event in de verzekeringsbranche hier bijvoorbeeld iets mee kunnen?

4. Ongebruikelijke communicatiemiddelen
Denk ook eens aan communicatiemiddelen die normaal niet worden ingezet. De parkeerplaats, de toiletten, de wandelpaden etc.

5. Voeg een totaal onverwacht element toe
Soms werkt het goed om een element toe te voegen dat juist haaks staat op het thema. Om te ontregelen en te verrassen. Wat zou er gebeuren als je een ballenbak neerzet op een congres over gezondheidszorg? De bezoekers zullen zelf gaan bedenken wat de link is met het thema. Word je gezonder door te spelen? Stellen de ballen pillen voor?

beursJe moet wel een beetje lef hebben als organisator
Er is soms best wat lef nodig om ongebruikelijke elementen toe te voegen aan je evenement. Vaak is er twijfel. Wat zullen de bezoekers wel niet denken van die ‘rare’ guerrilla-actie? Gaat het niet te ver? Past het wel bij de doelgroep? Leidt het niet af van de inhoud? Deze vragen zijn op zich begrijpelijk. Je loopt nou eenmaal een risico als je verrassende, originele acties inzet tijdens je evenement. Mensen kennen het niet, verwachten het niet en moeten misschien uit hun comfortzone. Maar daar zit ook direct de winst. Een positieve, creatieve actie of beleving blijft iedereen bij, waardoor ook jouw boodschap langer blijft hangen.

Wil jij een onvergetelijk event organiseren? Laten we samen sparren.

 

Bron: Frankwatching

 

Bericht openen
event team meeting

Tips voor een goede pre-eventbriefing

Van het analyseren van de eventdoelen samen met onze klanten, tot het onderhandelen over de offertes met onze leveranciers… We plannen veel vergaderingen in om miscommunicatie te voorkomen, zoals vaak gebeurt bij communicatie via email. Eén cruciale meeting kan echter de uitkomst van maanden werk bepalen: de pre-eventbriefing.

Deze briefing is de laatste vergadering die je met je team houdt voordat het evenement begint. Het vindt meestal plaats op de dag voor het evenement en draait om de last-minute details en de dynamiek op het evenement. Alhoewel veel van de zaken die je moet bespreken op de pre-eventbriefing al opgezet zijn of lang geleden besloten zijn, is het belangrijk dat je afspraken maakt over het actieplan en de taken die ieder teamlid op het evenement zal hebben. Deze informatie staat ook in het draaiboek en het is verstandig deze gezamenlijk door te nemen.

Hier volgt een lijst met onderwerpen die je sowieso moet bespreken tijdens de pre-eventbriefing:

1. Plattegrond van de ingangen en de incheckprocedure
Dit aspect moet vanzelfsprekend worden besproken wanneer je het evenement ontwerpt, zodat je de procedure op basis daarvan kan voorbereiden (automatisch door middel van QR-codes, een balie waar de assistenten aanvullende informatie ontvangen, etc).

Tijdens de pre-eventbriefing moet je echter de gehele dynamiek opzetten en ook de teamleden taken geven. Je moet beslissen hoeveel mensen bij de incheckbalie zullen zijn, wie de leiding heeft over wat (een persoon kan bijvoorbeeld de QR-code scannen, terwijl een ander de goodybags uitdeelt). Door dit één dag van tevoren te bespreken, zullen je teamleden (en evt. vrijwilligers) precies weten wat ze zullen moeten doen op de ochtend van het evenement, waardoor de gehele procedure sneller zal gaan en het inchecken soepel zal verlopen voor je bezoekers.

2. Parkeren en toegang
Komen de bezoekers met het openbaar vervoer of met de auto? Zullen je sprekers parkeerruimte nodig hebben? Heb je dit vooraf met de beveiliging van de evenenemtenlocatie besproken? Is er duidelijke bewegwijzering? Om nare verrassingen te voorkomen moet je dit laatste detail onder de loep nemen tijdens de pre-eventbriefing en dan de noodzakelijke maatregelen nemen om voor een vriendelijke flow en bezoekersontvangst te zorgen.

3. Het protocol voor belangrijke gasten
Alhoewel dit niet geldt voor alle evenementen, zullen er evenementen zijn waar je belangrijke personen zult ontvangen. Van regeringslieden tot burgemeesters of invloedrijke mensen; je hoort je team voor te bereiden om deze belangrijke gasten te ontvangen. Op de pre-eventbriefing bespreek je wie deze gasten zal begeleiden en vergezellen tijdens het gehele evenement (als deze gasten hebben gevraagd om doorlopende assistentie) en hoe het protocol in elkaar zit.

Als je internationale, belangrijke gasten ontvang, kan het verstandig zijn om met het begeleidende team van een plaatselijk bekend figuur te overleggen of het mogelijk is dat die persoon de belangrijke gasten verwelkomt. Als deze belangrijke personen deelnemen aan de openingsceremonie, is het van belang dat hun plaats (op bijvoorbeeld het podium) en spreekvolgorde wordt afgesproken. Je moet deze details allemaal klaar hebben tijdens de pre-eventbriefing.

4. Taakverdeling op het evenement
Er is geen tekort aan activiteiten en taken waar een eventteam zich mee bezig moet houden tijdens het evenement. Of het nu gaat om de entree, bewaking van de zaaldeuren of het regelen van de hoofdtelefoons voor de tolken; je moet een efficiënte workflow organiseren. Daarom is het uiterst belangrijk om de taakverdeling te vermelden in een duidelijk schema in het draaiboek (wie doe wat wanneer) en dit door te nemen tijdens de pre-eventbriefing.

5. Vrijwilligerscoördinatie
Normaal gesproken moet degene die verantwoordelijk is voor de bezigheden van de vrijwilligers een aparte pre-eventbriefing voor hen regelen. Op deze vergadering moet de taakverdeling op het evenement worden besproken, evenals alle vragen die vrijwilligers kunnen hebben. Ook moeten de dresscode en de begintijd ter sprake komen.

6. Plan B
Soms kan je niet zeker zijn over het verloop van bepaalde activiteiten. Of misschien heb je twijfels over onbevestigde zaken. Je weet bijvoorbeeld misschien niet zeker of een spreker op tijd zal zijn, aangezien het mogelijk is dat de staking van de airline voortduurt op de dag van het evenement. In dat geval moet je tijdens de pre-eventbriefing een tweede optie inplannen voor deze kwesties.

7. Noodcontacten
Nog een belangrijk onderwerp in het draaiboek is de lijst met noodcontacten. Zorg dat iedereen toegang heeft tot deze belangrijke telefoonnummers (en laat ze deze evt. opslaan in hun mobiel).

Conclusie
De pre-eventbriefing is een van de belangrijkste punten die het planningsproces bepalen. Het is een bijeenkomst voor de last-minute details en taakverdeling op het evenement, en het is cruciaal om alle twijfels en vragen van je teamleden of vrijwilligers ter sprake te brengen. Na de briefing moet iedereen hun taken op de dag van het evenement kennen en weten wat hun verantwoordelijkheden zijn in het geval dat ze moeten wisselen naar plan B.

Organiseer je binnenkort een evenement en kan je wel wat hulp of advies gebruiken bij de productie? Bel of mail VKOZ events & communicatie!

 

Bekijk hier de video:

Bron: Eventplanner

Bericht openen
evenementenlocatie Van Nelle Rotterdam

Checklist voor evenementenlocaties

Checklist voor evenementenlocaties

Een geschikte locatie is een belangrijke factor voor het succes van je event. De evenementenlocatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de bezoekers wordt beleefd. Niet alleen de ambiance is van belang; tal van andere factoren zijn ook bepalend voor de geschiktheid van een locatie. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Een checklist waar de locatie minimaal aan moet voldoen helpt bij de zoektocht naar een passende locatie.
Belangrijkste factoren
De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte evenementenlocaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie, wordt doorgaans vooral bepaald door de volgende kenmerken:
•  De sfeer en uitstraling van de locatie
De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een A-locatie. Een zeer trendy designproduct introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling.
•  Capaciteit en de mogelijkheden van de ruimtes
De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste opstelling en indeling en kan de behoefte aan subruimtes heel bepalend zijn.
•  De ligging en bereikbaarheid
Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten of bezoekers verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel. Ten aanzien van de bereikbaarheid kunnen zowel de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer van belang zijn.
Overige factoren
Afhankelijk van je event zijn er nog verschillende factoren of voorzieningen die van belang zijn voor het kiezen van een geschikte locatie:
•   Zijn er voldoende hotelkamers bij de locatie of in de directe omgeving ervan.
•   Wat is het aantal parkeerplaatsen, loopafstand evt. parkeerkosten.
•   Hoe is de toegankelijkheid voor invaliden.
•   Is er een soepele doorstroom van de deelnemers en leveranciers (logistiek).
•   Voldoende garderobefaciliteiten.
•   Zijn er voldoende toiletten en zijn deze representatief.
•   Moet je gebruik maken van een huiscateraar of ben je vrij in je keuze.
•   Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte voor de catering kan dienen.
•   Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering en techniek.
•   Welke ruimtes kunnen dienen als kleedruimte voor entertainment, sprekers etc.
•   Is er goede (sfeer)verlichting binnen en voldoende licht in de aanlooproute buiten.
•   Heeft de locatie te maken met reguliere bezoekers en wat is de invloed op je event.
•   Wanneer en hoe kan je op- en afbouwen en evt. tegen welke kosten.
•   Heb je op de dag zelf de locatie exclusief voor jouw event.
•   Hoe flexibel zijn de ruimtes indien er meer of minder deelnemers aanmelden.
•   Is er een podium en/of dansvloer aanwezig; en zo niet, kan dat dan geplaatst worden.
•   Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden?
•   Is er voldoende daglicht, mogelijkheid tot verduisteren en hoe is het omgevingslawaai.
•   Wat is de uiterlijke eindtijd en toegestane geluidsvolume.
•   Wat zijn de leverings- en betalingsvoorwaarden.

 

Bekijk hier de video:

Foto: Ramon van Jaarsveld (Clickshots.nl)
Bericht openen
hoge opkomst evenement

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Een halflege zaal… Het idee alleen al kan voor klamme handjes zorgen. Je doet er alles aan om een event te laten slagen, maar hoe zorg je er nu voor dat de doelgroep ook beseft dat ze het evenement niet mogen missen?
1. Zorg voor een prikkelende uitnodiging
Een open deur, maar een uitnodiging is hét moment om deelnemers te overtuigen om te komen. Let op de twee momenten waarop potentiële bezoekers kunnen afhaken: bij het krijgen van de uitnodigingen én vlak voor het vertrek naar het evenement.
Tips:
• Geef antwoord op de vraag: wat schiet de deelnemer ermee op om te komen? Feestelijke programma’s of netwerkborrels hebben een hoge no-show. Zorg ervoor dat de doelgroep al uitkijkt naar de bijeenkomst. Biedt ze iets aan van waarde, bijvoorbeeld een golf-clinic, een voetbalwedstrijd of een cursus. Iets wat zij niet willen missen.
• Ga voor een prikkelende titel. Heeft het evenement een eerdere editie gehad? Gebruik dan beelden en/of referenties van bezoekers om potentiële bezoekers te interesseren.
• Heb je een spreker geboekt? Laat deze een korte videoboodschap inspreken met een oproep om te komen.
• Let op het tijdstip van verzending. Laat de uitnodiging niet verdwijnen in een overvolle mailbox. Zeven uur ’s ochtends of acht uur ’s avonds zijn de meest populaire momenten waarop de meeste mensen hun mail bekijken.
2. Wie nodig je uit?
Nodig niet zomaar iedereen uit. Maak een passende uitnodiging voor de doelgroep. Heb je meerdere doelgroepen? Maak dan verschillende uitnodigingen. Maak de bijeenkomst exclusief door persoonlijk te mailen. Zorg dat in de uitnodiging naar voren komt dat de uitnodiging exclusief is. Bijvoorbeeld dat de genodigden speciaal geselecteerd zijn.

3. Maak het aanmelden makkelijk
Waar kan er aangemeld worden? Wat kost het? Wanneer moet je betalen? Zorg dat het in één opslag duidelijk is hoe er aangemeld kan worden. Ga voor jezelf eens na hoe snel je afhaakt als het lastig is om aan te melden. Denk erover om een registratiepartner in de hand te nemen.

Uit onderzoek blijkt dat bij de kleinere evenementen voor 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden: per 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zal je weer veel meer mensen moeten uitnodigen, namelijk 7,1 genodigden voor één geregistreerde bezoeker.
4. Reminden
Zorg ervoor dat de (potentiële) bezoekers het evenement niet vergeten en het via verschillende kanalen tegen komen. zoals social media, nieuwsbrieven, directe mailings, vakbladen en andere media. Wie zich reeds heeft aangemeld kan op deze manier naar het evenement toe leven. Wie zich nog niet heeft aangemeld krijgt opnieuw een trigger om het event te overwegen.

5. Voorkom no-show
Het gemiddelde aantal afmeldingen ligt tussen de 20 – 30 % bij gratis evenementen. Denk eens aan het gebruik van een registratie of event app: in zo’n app is te zien wie er nog meer aanwezig zijn bij het evenement. Dat zorgt voor een gevoel van verbinding en commitment naar het evenement toe.

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

 

Lees ook: Inspireer bezoekers voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

 

Wil je een event met meerwaarde?

Bron: evenementorganiseren.nl
Bericht openen
live communicatie en eventmarketing

Inspireer mensen voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Niet alleen het organiseren van een event is een kunst, ook de communicatie daaromheen verzorgen is een vak apart. Wanneer communiceer je over je evenement? En welke kanalen zet je in? Voor, tijdens en na je evenement communiceren is goed voor de beleving van je bezoekers én voor de zichtbaarheid van je organisatie.

VOOR: een aantrekkelijk uitnodigingstraject versterkt de beleving én je rendement
Een goede communicatie met je doelgroep voorafgaand aan je event is bevorderlijk voor een goede opkomst. Je wilt niet alleen de genodigden overtuigen, maar ook al iets toevoegen aan de beleving. Of dit nu online en/of offline is wordt mede bepaald door het type event, doelgroep en organisatie.

Stappenplan uitnodigingstraject
1.   informatie plaatsen op de website, intranet of aparte eventsite; eventueel met eigen branding
2.   vooraankondiging, persoonlijk en/of via social media: save the date!
3.   eventueel adverteren of free pubicity
4.   persoonlijke uitnodiging met (digitale) aanmelding, eventueel met online betaalsysteem
5.   bevestiging met extra informatie
6.   reminder met extra informatie over het event
7.   eventueel inzetten van sms berichten

De informatie (inclusief de uitnodiging) is een soort verkoopbrochure van je evenement en moet de bezoeker overtuigen om aan te melden. Belangrijke vraag die je moet beantwoorden voor de bezoeker: ‘What’s in it for me?’. Dit kan inhoudelijk zijn (programma en kennis delen), maar ook de locatie, spreker of artiest. Of wat kan ik er doen en wie kan ik er ontmoeten. Dit moet ook duidelijk zijn in de vormgeving, zodat het de aard en sfeer van het event goed weergeeft en de doelgroep aanspreekt.

Duidelijke en veilige data verzamelen
VKOZ kan je verder informeren over wat voor informatie er op een website en in een goede uitnodiging moet staan. En hoe je om moet gaan met de AVG / GDPR (lees hier verder). VKOZ partner Datamatch kan je helpen met een duidelijke registratie en ticketing, plus geeft je inzicht in de data van je bezoekers.

TIJDENS: vergroot je zichtbaarheid online en offline
Stem online en offline communicatie op elkaar af zodat het elkaar versterkt. Voer de branding / huisstijl van je event door in alle communicatie uitingen (de kracht van herhaling). Denk hierbij ook aan programmaboekjes, badges, pennen, (digitale) bewegwijzering, banieren, powerpoint presentaties, giveaways etc.

Social media effectief inzetten
Wees verder (inter)actief op social media. Bijvoorbeeld voor de promotie van je event, het opbouwen van een community rondom je evenement, live verslag, reacties vastleggen of speciale acties opzetten. Eventueel gekoppeld aan een eventapp. Of bevorder de interactiviteit met een event-tool zoals van Savvy Congress: voor live reviews, stemmen, chatten, vragen stellen, kennis delen etc.

Je event vastleggen op foto en film 
Professionele foto’s leggen niet alleen het evenement vast, maar zijn ook goed voor een sterke marketing van jouw event en organisatie. Deel de foto’s eventueel tijdens het evenement of bij de afsluiting (plenair of receptie), via social media, event app of op de schermen op locatie. Maak een mooie aftermovie met een korte sfeerimpressie van het event en  eventueel interviews met de bezoekers, sprekers, medewerkers etc. Deze kan je bijvoorbeeld de volgende dag als afsluiting en bedankje sturen naar de bezoekers. VKOZ partner De Film Makelaar maakt filmische, bondige en motiverende naslagwerken.

NA: verleng de beleving van je evenement
De communicatie stopt niet na het beëindigen van het evenement. Direct bij vertrek kan je bijvoorbeeld een unieke giveaway geven of deze een paar dagen later opsturen. Als het iets blijvends is zullen de bezoekers ook sneller wat vertellen over het event in hun omgeving. Zoals eerder genoemd is een foto- en/of videoreportage ook een mooi aandenken. Of om via diverse communicatiekanalen de mensen die niet aanwezig waren alsnog te informeren (en te prikkelen om de volgende keer wél te komen)! Dit geldt ook voor eventuele hand-outs van presentaties, conclusies, uitslagen etc.

Al met al is de communicatie rondom je evenement een belangrijk onderdeel van het succes van je event. Het is tevens een middel om je Return on Investment (ROI) te berekenen (lees hier verder)VKOZ helpt je met het opzetten van een compleet marketing & communicatieplan voor je event. En voert deze dan (eventueel samen met jouw medewerkers) uit. Wij kijken per event welke (communicatie) specialist past bij jouw doelstellingen, stijl en organisatie.

 

Wil je een event met meerwaarde?

Bericht openen
Evenementenlocaties in Rotterdam

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

Rotterdam is een stad met een uitgesproken karakter, energiek en nooit hetzelfde. Rotterdam en Rotterdammers gaan het experiment niet uit de weg, maar zoeken het eerder op. Zoals de Nieuwe Maas een sterk symbool is voor de constante beweging. Een stad waar de Make It Happen mentaliteit voelbaar en zichtbaar is. Met partijen die voor Rotterdam kiezen en hun eigen invulling geven aan de Rotterdamse mentaliteit en ‘can do’ spirit. Of je nu bewoner bent, bezoeker of ondernemer: Rotterdam. Make It Happen.
Rotterdam heeft als evenementen- en congresstad een enorme diversiteit aan locaties. Misschien wel het meest opvallend: het grote aantal onconventionele locaties.
Kunsthal RotterdamKunsthal
Het iconische gebouw, ontworpen door de vermaarde architect Rem Koolhaas, biedt zeven verschillende tentoonstellingshallen, een karakteristiek Auditorium en een sfeervol Kunsthalcafé. Je kunt in het Auditorium terecht voor je presentatie, congres, filmvertoning, modeshow of muziekoptreden. In het Kunsthalcafé kan je terecht voor diner, borrel of bedrijfsfeest. Met kunst in en rondom het café en een ruim (dak) terras heeft het Kunsthalcafé haar eigen unieke sfeer. Uiteraard kan je het event combineren met een bezoek aan de tentoonstellingen. Je kunt ervoor kiezen om je gasten een rondleiding door de tentoonstellingen aan te bieden of een bezoek op eigen gelegenheid. Dit bezoek kan zowel binnen als buiten de vaste openingstijden plaatsvinden. Door het afwisselende tentoonstellingsaanbod is een bezoek aan de Kunsthal altijd verrassend. Lees meer op de website van de Kunsthal.
Euromast RotterdamEuromast
De Euromast is het icoon van Rotterdam waar je kunt eten, drinken, slapen, feesten, abseilen en natuurlijk kunt genieten van het mooiste uitzicht van de stad! De Euromast leent zich perfect voor een inspirerende bijeenkomst voor ieder type event van 3 tot 350 personen. Je kan bijvoorbeeld een vergaderarrangement indelen voor een dagdeel of voor de gehele dag. En dit bijvoorbeeld aanvullen met een ritje in de Euroscoop, abseil, tokkel of een tour onder leiding van een professionele gids. De Brasserie van de Euromast heeft vier zalen; Daybreak, Sunset, Noon en Dusk. Deze zalen kunnen afzonderlijk, maar ook gecombineerd worden afgenomen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de Euromast exclusief af te huren voor (bedrijfs) feesten tot 350 personen. Lees meer op de website van de Euromast.
Wereldmuseum RotterdamWereldmuseum
Het Wereldmuseum is gevestigd in een klassiek en stijlvol pand in het centrum van de stad en ligt direct aan de Maas. Het Wereldmuseum beschikt over verschillende zalen met elk een unieke sfeer en uitstraling. De sprookjesachtige Balzaal, de intieme Van Rijckevorselzaal en de fabuleuze Salon lenen zich uitstekend voor onvergetelijke recepties, diners, vergaderingen, congressen of bedrijfsfeesten. Je kan je event ook combineren met een bezoek aan het museum. Het Wereldmuseum is een locatie vol charme en een betoverende ambiance. Met alle faciliteiten, elke mogelijke zaalopstelling en gerenommeerde catering dé locatie voor elk evenement op een prachtige locatie aan de Maas. Lees meer op de website van het Wereldmuseum.
ss Rotterdamss Rotterdam
Als voormalig vlaggenschip van de Holland-Amerika Lijn en cruiseschip heeft het ss Rotterdam vele wereldzeeën bevaren. Ontdek de vele verhalen van La Grande Dame en beleef de authentieke sfeer tijdens een inspirerend congres, bijeenkomst, receptie of bedrijfsfeest. Je kan je event ook combineren met een tour door het schip of een overnachting in 1 van de 254 hotelkamers. Het ss Rotterdam heeft 12 verschillende authentieke ruimtes en 29 meeting rooms voor vergaderingen. Ze hebben allemaal een eigen verhaal. Zakelijk of feestelijk, voor 10 tot maximaal 3.500 personen kan je op het schip jouw wensen en die van je gasten in vervulling laten gaan. Lees meer op de website van het ss Rotterdam.

 

Hotel New York RotterdamHotel New York
Hotel New York is gevestigd in het prachtige voormalige hoofdkantoor van de Holland Amerika Lijn. Dit is de plek waar vroeger duizenden landverhuizers, vol hoop op een beter leven, vertrokken naar Noord Amerika. Tegenwoordig komen gasten hier in een bijzondere sfeer overnachten, eten, drinken en zaken doen. Hotel New York is de ideale plek om met je bedrijf te vergaderen, een presentatie te houden, te brainstormen of om een workshop te geven. De hoge plafonds, het daglicht, de kleurrijke en nostalgische inrichting van de zalen en de locatie op de kop van de Wilhelminapier zorgen ervoor dat Hotel New York een inspirerende omgeving is om zaken te doen. Lees meer op de de website van Hotel New York.

 

VKOZ events & communicatieDit was deel 1 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Interesse om deel te nemen aan de volgende locatietour? Neem contact op met VKOZ.

 

 

 

Bron: MeetingReview & evenementorganiseren.nl
Bericht openen
publiek evenement

De behoeften van bezoekers aan events in kaart gebracht

Met een goed evenement kun je veel bereiken. Je kunt collega’s motiveren, klanten binden, vakgenoten inspireren, nieuwe opdrachtgevers werven, kennis overdragen, brainstormen, media-aandacht scoren en samen hoogtepunten vieren. Het is natuurlijk de bedoeling dat jouw bijeenkomst niet onopgemerkt voorbij gaat. Je wilt dat je genodigden uitzien naar jouw event en dat ze er nog lang over napraten.

Hoe zorgt een organisator er echter voor dat een evenement doet wat op de tekentafel is bedacht? Wat kun je doen om bezoekers een optimale ervaring te bezorgen? Hoe vergroot je daarmee het succes van je evenement? Congrescentrum RAI heeft dit onderzocht en de resultaten gebundeld in het rapport ‘Hoe vergroot u de impact van uw evenement?’.

Rotterdam viert de stad!Customer journey
Leidraad daarbij is de customer journey, de reis die een bezoeker aflegt voor, tijdens en na het evenement. “Dit heeft opvallende inzichten opgeleverd”, stelt Sanne Jolles, market research manager bij RAI Amsterdam. “Zo blijkt dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen zijn dag in te delen. Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden te zijn om de effectiviteit van een evenement te vergroten.”

Als het gaat om zakelijke evenementen is content essentieel, return on investment de nieuwe graadmeter en het inzetten op zowel de fysieke als de virtuele beleving noodzakelijk. Alles voor de optimale evenement voor de bezoeker. Inzicht in de totale bezoekerservaring krijg je echter pas als je in de schoenen stapt van de bezoeker en met hem meeloopt in de customer journey. Door deze reis stap voor stap in kaart te brengen in kaart te brengen, leer je welke momenten cruciaal zijn op het eventbezoek van de doelgroep te optimaliseren.

Fase 1: Oriëntatie
Voordat een potentiële bezoeker de keuze maakt om een evenement te bezoeken, oriënteert hij zich. Dit gebeurt hoofdzakelijk online, via relaties en collega’s en via social media. In de oriëntatiefase kijkt de potentiële bezoeker naar het onderwerp, het bereik, de exposanten, het programma en de sprekers. Dus alles om een gefundeerde keuze te maken en uiteindelijk te besluiten om te gaan en zich in te schrijven.

Recruitment fairFase 2: Voorbereiding
Bezoekers zijn grofweg op te delen in twee archetypes:
• mensen die zich tot in detail voorbereiden voordat ze aankomen op het evenement;
• mensen voor wie de voorbereiding pas begint wanneer ze de eerste stappen op de evenementvloer zetten.
Voor beide groepen dienen we tools en informatie te bieden om het maximale uit het bezoek te halen.

Fase 3: Reis naar het evenement
De bezoeker onderneemt een fysieke reis naar het evenement en komt aan bij de locatie. Bij de reis naar een evenementlocatie speelt het fenomeen ‘way finding’ een cruciale rol.

Fase 4: Onboarding
Na de registratie, het ophalen van de badge en mogelijk een bezoek aan de garderobe, heeft de bezoeker behoefte aan wat ‘me-time’. Er volgt een moment van acclimatisatie. Dat betekent bijvoorbeeld kijken hoe de lay-out is, contact opnemen met het thuisfront of nog een keer naar het programma kijken.

Fase 5: Bezoek evenement
De bezoeker besteedt zijn tijd aan het bijwonen van sessies, het bezoeken van exposanten, het maken van afspraken, het voeren van gesprekken, het verzamelen van informatie, het rondlopen op de beursvloer en het doen van zaken. Uiteraard zijn er stops voor lunch en rustmomenten.

CPC Loop Den HaagFase 6: Na het evenement
De bezoeker gaat mogelijk de stad in, vertrekt naar het hotel of gaat weer naar huis.

Fase 7: Evaluatie
De bezoeker legt verantwoording af aan collega’s of leidinggevenden. Resultaten worden gecommuniceerd en kennis en inzichten worden gedeeld. Meestal is dit het moment dat de volgende editie spreekwoordelijk in potlood al in de agenda van het volgende jaar verschijnt.

Fase 8: ‘Post-event’-momenten
Afspraken met nieuwe contacten worden opgevolgd en uitgebouwd. Bepaalde innovatieve thema’s en inzichten van het evenement vormen mogelijk startpunten voor nieuwe leerdoelen en kennisvergaring.

Succesfactoren voor het vergroten van de impact
De customer journey van de bezoeker wordt beïnvloed door talloze factoren. Is iemand ergens voor de eerste keer of is hij juist een regelmatige bezoeker? Zijn er grote cultuurverschillen tussen het land van de bezoeker en dat waarin het evenement plaatsvindt? Komt iemand om te netwerken e veel mensen te spreken, of om informatie te vergaren en sessies te volgen? Is iemand actief in online communicatie, of is hij nauwelijks actief op social media? Elke factor vraagt om een andere aanpak.

Toch zijn er in de customer journey een aantal zaken die voor iedere bezoeker even belangrijk zijn en waar je als organisator op ieder moment van de journey aandacht aan kunt besteden. Zo geeft het bezoekers rust om alles onder controle te hebben. Bied hen daartoe dus ook de mogelijkheden. Geef bijvoorbeeld informatie over het weer, het verkeer en andere actuele zaken een plek op de website. Hoe meer je ontzorgt, des te beter de bezoeker kan focussen op datgene waar het echt om draait op een evenement dat voldoet aan alle verwachtingen: inhoud, netwerk en zaken doen.

CIS forumDoor de volgende 5 succesfactoren te gebruiken, ben je staat de impact van een vakevenement te vergroten:
• Spread the word: bereik potentiële bezoekers. Help bezoekers om na het evenement makkelijk te rapporteren en kennis te delen.
• Easy access: optimaliseer de fysieke reis van bezoekers. Maak het evenement online zo toegankelijk mogelijk om zo de beslissing om te komen te vergemakkelijken.
• Route to success: zorg voor goede vindbaarheid van relevante exposanten en sessies. Het toverwoord is ‘matchmaking’, oftewel ontmoetingen voor, tijdens en na het evenement faciliteren.
• Be in charge: help bezoekers relevante mensen te ontmoeten en geschikte sessies te volgen. Maak het de bezoeker zo makkelijk mogelijk om tijdens het evenement informatie te verzamelen.
• Feel at home: faciliteer ontmoetingen die net even dat andere gesprek opleveren. Ondersteun bezoekers in hun behoefte aan persoonlijke ruimte en me-time.

Een succesvol evenement duurt 365 dagen per jaar
Hoewel de customer journey van het begin tot eind logisch kan worden bekeken, is ieder moment van het evenement een mogelijk beginpunt van de reis. Zowel voor, tijdens als na het evenement kan iemand er voor de eerste keer over horen. Zorg ervoor dat alle informatie voor het evenement toegankelijk is en een eenduidige boodschap heeft. Juist door de communicatielijnen het hele jaar open en actief te houden, wordt het makkelijker voor potentiële bezoekers om organisator én evenement te vinden. Dan is elke nieuwe reis er één naar bekend en vertrouwd terrein.

Het onderzoekrapport kun je hier downloaden.

Bron: CustomerTalk

Bericht openen
Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.

Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.

Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.

Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een  evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is … Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro’s en contra’s van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

[button title=”Bel of mail VKOZ” link=”https://www.vkoz.nl/contact” target=”_blank” align=”” icon=”” icon_position=”” color=”” font_color=”” size=”2″ full_width=”” class=”” download=”” rel=”” onclick=””]

Bron: eventplanner.nl

Bericht openen
tips voor een sterk team

5 tips om een sterk eventteam aan te sturen

5 tips om een sterk eventteam aan te sturen

Het runnen van een krachtig eventteam betekent zoveel meer dan het coördineren van de werkzaamheden van vakkundige professionals die hun best doen. Als leider gaan je verantwoordelijkheden verder dan het opstellen van meerdere to-do-lijsten, eindeloze vergaderingen inplannen en het werk in de gaten houden. Je hoort je ook te focussen op het opbouwen van een bevorderende werkcultuur die is gebaseerd op respect, wederzijdse steun en assertiviteit.

teamledenHet werken in een team biedt het voordeel dat je kan rekenen op de creatieve en conceptuele input van andere geesten. Om toegang te krijgen tot die input moet je je team wel op een efficiënte wijze beheren. Bovendien vereist leiderschap vertrouwen, integriteit en competentie. Als je een werkelijk sterk team wil hebben, dan moet je weten hoe je het op efficiënte wijze kan aansturen. Hoe doe je dat? Hier volgt een lijst met tips die je zal helpen.

Tip 1: zorg dat je de talenten van je teamleden goed kent
Er zijn mensen die uit zichzelf beter zijn in sommige taken dan anderen. Zelfs in een concreet gebied als eventmanagement zal het je soms verrassen dat er mensen zijn die beter zijn in het maken van een eventplanning, terwijl anderen juist beter met leveranciers kunnen onderhandelen. Als leider moet je meer leren over de krachten en zwaktepunten van ieder teamlid, om hen zo goed mogelijk in te zetten. Zij zullen op die manier op hun beurt meer van hun werk genieten.

Tip 2: ontwikkel een positieve teamcultuur
Zou je goed in een groep kunnen werken als je het gevoel had dat je niet jezelf kon zijn? Denk je dat je je werk goed zou kunnen doen als je manager je doorlopend op de vingers kijkt? Zou je je veilig voelen in een venijnige werkomgeving? Natuurlijk is het antwoord op al deze vragen: “nee”. Juist daarom zou je extra voorzichtig moeten zijn wat voor teamcultuur je aanmoedigt. Volgens het artikel ‘Positive Teams Are More Productive’ uit de Harvard Business Review, staat een gezonde en positieve teamcultuur gelijk aan een grotere efficiëntie en productiviteit. Zoals aangegeven in het artikel “verbreedt de aanwezigheid van positieve emoties het vermogen van de werknemers door onderlinge relaties met elkaar te verbeteren en door hun creativiteit en vermogen om creatief te denken te versterken.” Je kunt een positieve teamcultuur ontwikkelen door bijvoorbeeld je eventteam uit te nodigen op bijzondere uitstapjes, bootcamps, workshops, teambuildingsessies, etc.

leiderschapTip 3: delegeer verantwoordelijkheid op een gezonde manier
Twee zaken zullen de efficiëntie van een team verminderen: verantwoordelijkheden ongelijk verdelen of niet genoeg verdelen en alles zelf moeten doen. Dit kan leiden tot overbelasting voor jezelf of een ander teamlid, die vervolgens ontzettend veel werk moet doen. Begin te leren hoe je verantwoordelijkheden gelijkmatig verdeelt en kijk hoe de efficiënte van je team de lucht in schiet. Vertrouw er dan op dat je teamlid het uitvoert op zijn of haar manier. Op die manier kan de persoon het werk aanpakken op de manier die voor hem of haar het beste werkt. Wees echter niet bang om zo nu en dan in te grijpen en te kijken of de taak zo verloopt als gepland.

Tip 4: kies het ‘soft power leadership’-model
Planners ervaren al genoeg stress in het opzetten en runnen van evenementen. Niemand wil dan ook nog een strenge baas of teammanager bovenop al die stress. Dus doe je team een plezier en wees geen tiran. Experimenteer in plaats daarvan met het ‘soft power leadership’-model (gebaseerd op emotionele intelligentie, empathie, persoonlijke passies en discipline, effectieve communicatie en een inspirerende gemeenschappelijke visie). Soft power werkt door het vormen van de voorkeuren van anderen. In de zakenwereld weten slimme bestuurders dat leiderschap niet alleen draait om het geven van bevelen, maar ook om het goede voorbeeld geven en anderen warm laten lopen voor wat jij gedaan wil krijgen. Deze leiderschapsstijl moedigt een positieve dialoog aan, evenals de persoonlijke groei van werknemers.

Tip 5: sta altijd klaar voor je team
Als je een evenement aan het plannen of runnen bent, kunnen onvoorspelbare situaties zich voordoen. Juist daarom is het zo belangrijk om je teamleden te laten weten dat ze altijd kunnen rekenen op je steun, hulp of advies. Door er altijd te zijn om teamleden te helpen met problemen of om steun te bieden, versterk je hun zelfvertrouwen en verstevig je de teamdynamiek.

Wil je een event met meerwaarde?Conclusie
Als mensen plezier hebben in hun werk, zijn ze vaak veel efficiënter en productiever. De constante groei en verbetering van menselijke relaties onder je werknemers zal niet alleen hun emotionele en professionele welzijn beïnvloeden, maar ook de kwaliteit van je evenementen. Dus begin meteen aan de teamcultuur van je evenement te werken. Delegeer verantwoordelijkheden op de juiste wijze, waarbij je rekening houdt met de vaardigheden van ieder teamlid. Moedig een positieve werkinstelling aan en plan een serie teambuilding dynamieken die de onderlinge banden en het vertrouwen zullen versterken. Sta tot slot altijd klaar voor je team (per telefoon of online berichten), en laat ze weten dat je ze vertrouwt en dat je er bent om onverwachte problemen op te lossen.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

[button title=”Bel of mail VKOZ” link=”https://www.vkoz.nl/contact” target=”_blank” align=”” icon=”” icon_position=”” color=”” font_color=”” size=”2″ full_width=”” class=”” download=”” rel=”” onclick=””]


Bron: eventplanner

Berichtnavigatie

1 2 3
Scroll naar boven