Bericht openen
Hoe organiseer je een duurzaam event?

Hoe organiseer je een duurzaam event?

Het organiseren van een evenement op een duurzame manier zorgt voor veel positiviteit. Deelnemers en stakeholders die waarde hechten aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, raken geïnteresseerd wanneer jij je op deze manier onderscheid. Maar hoe organiseer je een duurzaam event? Want er komt meer bij kijken dan alleen het recyclen van je afval.

Voor het creëren van een positieve impact houd je rekening met sociale, ecologische en economische aspecten. Voor het verminderen van de negatieve milieu-impact, kun je je ecologische voetafdruk verminderen door bijvoorbeeld gebruik te maken van hernieuwbare energiebronnen, selecteren van duurzame leveranciers en implementeren van milieuvriendelijke praktijken tijdens het evenement. 

Je kunt je daarnaast ook verdiepen in het organiseren van een circulair evenement, waarbij je streeft naar het minimaliseren van afval en het maximaliseren van hergebruik. Denk hierbij aan het scheiden van verschillende afvalstromen en het stimuleren van hergebruik en recycling. Dit gaat gepaard met het kiezen van leveranciers die duurzame producten leveren.

Het kiezen van een evenementenlocatie

Kies voor een evenementenlocatie die energie-efficiënt is. Je kunt namelijk rekening houden met veel duurzaamheidsaspecten bij de keuze van de locatie. Denk bijvoorbeeld aan de bereikbaarheid: een locatie dicht bij een trein- of metrostation stimuleert bezoekers met het openbaar vervoer te komen. Of kies een locatie die samenwerkt met duurzame partners in bijvoorbeeld de techniek of catering.

Gooi zo min mogelijk weg

De catering is een groot onderdeel van het verduurzamen van je event. Door het minimaliseren van waste en het overgebleven voedsel te doneren aan een goed doel, draag je bij aan de duurzaamheid van je event. Ook kun je kiezen voor lokale opties waarmee je de transport zo veel mogelijk vermindert en keuze hebt uit biologische producten. 

Cliché, maar erg belangrijk: verminder je papiergebruik. Maak geen gebruik meer van een programmaboekje, maar zet een eventapp in. Dit hebben wij voor het eerst in 2017 geïntroduceerd tijdens het event van CIS in Edinburgh. Met ruim 800 bezoekers hebben we de hoeveelheid afval weten te verminderen.

Met deze belangrijkste onderdelen zorg je voor een duurzaam event. Er zijn daarnaast diverse checklists die je helpen om je event nóg duurzamer te maken. 

Meer weten over duurzame events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: aanmelder.nl

Bericht openen
VKOZ event trends 2024

Wat vindt VKOZ van de event trends van 2024?

Na onze terugblik op 2023 kijken we graag vooruit naar wat ons in 2024 te wachten staat. In ons fotoalbum vertelden we al dat er mooie evenementen gepland staan. We kijken daarnaast naar de (zakelijke) event trends voor komend jaar. Hiermee hopen we natuurlijk onze zakelijke evenementen nóg meer inhoud te kunnen geven en resultaten te behalen. 

Hybride evenementen
Gedurende de coronaperiode hebben wij ons volledig kunnen specialiseren in online en hybride evenementen. We leerden namelijk anders kijken naar een evenement, zónder de toegevoegde waarde te verliezen. Met het ontwikkelen van nieuwe formats konden evenementen altijd doorgaan. Hoewel live-evenementen natuurlijk het allerleukst zijn, kunnen wij goed schakelen en deelnemers op elke manier bereiken. In ons blog lees je alles wat je moet weten over een hybride evenement. De trend van hybride evenementen in 2024 zetten wij graag voort.

Duurzaamheid
Hoe groener, hoe beter. Daar zijn wij het helemaal mee eens. Verspilling van eten is zonde en we sporen onze deelnemers aan om met het openbaar vervoer te komen. Een evenement moet zo duurzaam mogelijk met hergebruik van materialen en minder afval. Een belangrijke trend van 2024 als het aan ons ligt.

Persoonlijke ervaringen
Eerder keken we al naar de event trends van 2022. Nu Artificial Intelligence steeds meer om de hoek komt kijken, worden persoonlijke ervaringen digitaler. Denk hierbij aan Virtual Reality om een extra dimensie toe te voegen aan je event. En zo’n extra dimensie hoeft dan niet per se met een grote bril, maar kan ook met Augmented Reality. Dit zorgt voor toegevoegde elementen door een computer aan de realiteit. Ontzettend veel mogelijkheden dus om technologie in te zetten!

Congrestival
We horen je denken: een congrestival? De naam zegt het al: een combinatie tussen een congres en een festival, de ‘festivalsering’ van zakelijke evenementen. Dit is voor VKOZ eigenlijk al de standaard. Een zakelijk evenement is voor ons een onvergetelijk moment en geen saaie verplichting. Diversiteit en afwisseling zorgt samen met een gezellige sfeer en goede catering voor een evenement van meerwaarde. Wat ons betreft een belangrijke event trend van 2024!

Event-app
Misschien heb je het al in onze eventcases gelezen: wij maken al gebruik van een event-app op de Forums van CIS en verbeteren deze elke editie. Zo is het de trend dat de event-app meer een persoonlijke gids wordt met een eigen profiel. Ontwikkelingen waar VKOZ fan van is bij grote congressen en hier zeker gebruik van maakt!

Verzamelen en analyseren
Tegenwoordig zijn er talloze manieren om informatie te vergaren bij je deelnemers. Of dit nu gaat om feedback na afloop of wensen vooraf je event. Dit doen we op veel verschillende manieren. Lees vier van de vele mogelijkheden in ons blog om feedback te vragen aan je deelnemers. Inhoud ophalen is namelijk ontzettend belangrijk voor in de toekomst en eventuele volgende evenementen. Daarom gaan wij deze trend in 2024 zeker voortzetten en op diverse manieren gebruiken!

Meer weten over event trends of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: aanmelder.nl
Bron: Frankwatching

Bericht openen
VKOZ events checklist

Checklist: 12 stappen voor de grootste impact met jouw zakelijke event

Hoe bereik je de grootste impact met zakelijke evenementen? Dat is een uitgebreid proces dat vol zit met creativiteit en slimme strategieën. Wie al deze processen ontvouwt, komt uit bij een checklist van 12 stappen: de gids voor het maximaliseren van de impact van jouw zakelijke evenementen. Deze 12 stappen vormen een fundament en richtlijnen als je basisplan om ervoor te zorgen dat jouw zakelijk evenement impact heeft en effectief is.

1. Doelstelling bepalen
De eerste stap is om duidelijke doelstellingen te definiëren voor je evenement. Voorbeelden van een doelstelling is het vergroten van merkbekendheid, het genereren van leads of het versterken van klantrelaties. Hoe concreter de doelstelling(en) hoe beter!

2. Doelgroep identificeren
Identificeer de specifieke doelgroep die je wilt bereiken met het evenement. Dit zal helpen bij het vormgeven van de marketing- en communicatiestrategie. Het kan zijn dat jouw evenement meerdere doelgroepen heeft. Houd hierbij wel rekening met de communicatie en beleving.

3. Budget opstellen
In een realistisch budget voor het evenement, ook in het voor- en natraject, houd je rekening met de kosten voor onder andere de locatie, catering, sprekers en marketingmaterialen. Het kan zijn dat je makkelijk een kostenpost kunt vergeten. Lees ons blog waarin je een checklist voor het budget van jouw evenement kunt afstrepen.

4. Datum en locatie kiezen
Om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk deelnemers van je doelgroep trekt, kies je een geschikte datum en aantrekkelijke locatie, passend bij jouw bedrijf. De datum moet een ideale dag of moment van het jaar zijn. En wat betreft de locatie: dit is hét kader waarbinnen je live communiceert. Niet te onderschatten! Een aantrekkelijke locatie kan meer deelnemers trekken.

5. Thema en boodschap bepalen
Om de essentie van je evenement weer te geven, bepaal je een aantrekkelijk thema en krachtige boodschap. Het thema laat je vervolgens terugkomen in het complete communicatietraject. Zowel in de communicatie naar de deelnemers vóór je evenement als op het evenement zelf natuurlijk.

6. Een marketingplan opstellen
In het brede kader van marketing is het belangrijk om een uitgebreid marketingplan te ontwikkelen en hiermee je evenement te promoten. Op deze manier zorg je dat jouw genodigden daadwerkelijk deelnemers van je evenement worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van sociale media, e-mailmarketing, contentcreatie of PR. Lees ons blog waarin we je vertellen hoe je een effectieve marketingstrategie plant. 

7. Sponsoring en partners
Zowel sponsors als partners kunnen van toegevoegde waarde zijn tijdens jouw evenement. Bedenk wel: wat voegt een sponsor of partner toe aan jouw evenement? Lees ons blog waarin je 17 creatieve ideeën kunt gebruiken voor de sponsoren van je evenement.

8. Programma en sprekers 
Bij diverse doelstellingen is een programma met sprekers, workshops, discussies en alle andere vormen van interactie belangrijk. Zorg voor een passend programma voor jouw doelstelling, jouw doelgroep en durf ook input uit die doelgroep op te halen. Daarnaast is het belangrijk om een afwisselend programma op te zetten, zodat de deelnemers zich niet zullen vervelen. Lees ons blog met 10 tips voor een afwisselend online programma, welke jij ook kunt inzetten op je live evenement.

9. Registratie en ticketing
Het registreren, de eventuele ticketing, het complete deelnemerregistratie-proces is om een aantal redenen super belangrijk. Denk aan het gebruiksgemak, laagdrempeligheid en eenvoud en ophalen van data. De registratie is een deel van je voortraject en bovendien zijn dit allemaal contactmomenten! Je kunt ervoor kiezen om de registratie zelf te doen, maar er zijn verschillende bedrijven die dit graag voor je uit handen willen nemen. Lees ons blog waarin we Invitato voorstellen: zij regelen online en on-site bezoekersregistratie op jouw events.

10. Contentcreatie
Relevante en boeiende inhoud vooraf, tijdens en na je evenement kun je op verschillende manieren creëren met content. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit blogs, video’s, foto’s of live-updates. Vergeet niet: het evenement is het hoogtepunt van het voortraject en de start van het natraject!

11. Interactie en betrokkenheid bevorderen
Voor het bevorderen van de interactie en betrokkenheid kun je manieren plannen als netwerkmogelijkheden, live Q&A-sessies of wedstrijden. Maar ook hier geldt: durf het anders te doen. In het voortraject kun je je bezoekers bijvoorbeeld al koppelen aan de juiste sprekers of andere bezoekers. Kijk ook eens naar aandere live vormen: bijvoorbeeld Converstatie en Input.

12. Follow-up, evaluatie en effectmeting
Stel een follow-upstrategie op om de contacten en leads die tijdens het evenement zijn verzameld op te volgen. Evalueer ook het succes van het evenement aan de hand van de gestelde doelstellingen. Doe dit bijvoorbeeld aan de hand van één van de vier manieren om feedback te vragen aan je deelnemers uit dit blog. Houd hierbij rekening met wat je wilt meten, zodat je dit gericht met de juiste tools kunt meten. Doe dit bijvoorbeeld met het berekenen van de ROI van jouw evenement.

Meer weten over de impact van jouw zakelijke evenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementenorganiseren.nl

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Alles wat jij moet weten over hybride evenementen

Het is duidelijk: je gaat een hybride evenement organiseren. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Tijdens de coronapandemie heb je misschien wel een blog over hybride events op onze website gelezen. Alle kennis uit deze blogs hebben we voor jou samengevoegd in dit nieuwe blog. Hierin lees je alles wat jij moet weten over hybride evenementen.

Dit begint bij het bepalen en in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling(en) tijdens de conceptontwikkeling. Niet alleen tijdens deze fase, maar ook tijdens de andere fasen houd je er rekening mee dat je eigenlijk twee losse events organiseert. En beslis of je je hybride event wilt verdelen over meerdere dagen. Zo vind je misschien een mooiere balans.

Dit is het geheim van een succesvol hybride event!

Met dit in je achterhoofd kan je kijken naar de eerste stappen van het organiseren van je hybride event. Met deze tips zorg je ervoor dat een goed begin het halve werk is. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring. Beslis welke exclusiviteit je gaat aanbieden en waarom het voor de online deelnemers waard is om jouw evenement te bezoeken.

Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium, iemand die samenwerkt met je tech-partner, AV-professional, iemand voor de digitale backstage en iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
De (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Een hybride event werkt net anders: een online en fysiek format moet worden gecombineerd. Ga bij jezelf na: werken de online formats ook voor je publiek in de zaal? Wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Zorg hierbij voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels een studio en werken samen met een technische partner. Hierin is het tevens belangrijk om te beslissen hoe je de online engagement gaat managen: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Met deze tools zijn dit soort vragen makkelijk te managen.

Het zoeken van een geschikte locatie voor je hybride event: waar moet je op letten?

Na het bepalen van een format kun je op zoek gaan naar een locatie. Het belangrijkste is dat je hier je gekozen format kunt uitvoeren in combinatie met het programma wat je voor ogen hebt. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen.

  1. Online eventfaciliteiten
    Eén van de belangrijkste eisen voor het zoeken van een geschikte locatie is de technologie. Het is belangrijk voor evenementenlocaties om in te spelen op de wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.
  2. Interactieve communicatie
    Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.
  3. Data-hub
    Voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.
  4. Flexibiliteit
    In de verschillende soorten en vormen van events blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Denk er bijvoorbeeld aan of locaties meekunnen met jouw vraag of doelstelling.
  5. Duurzaamheid
    Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daarin mee?

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld en een geschikte locatie hebt gevonden, kun je het programma gaan samenstellen. Een mogelijk hybride programma ziet er als volgt uit:

hybride format

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Voor alle lichtgekleurde blokken moet dus een apart programma en script gemaakt worden. Denk goed na hoe je de interactie gericht op beide doelgroepen wilt inzetten. Mensen krijgen namelijk meer energie en zijn meer tevreden als ze actief mee mogen doen. 

Overige belangrijke tips

Energie en verbinding tijdens jouw hybride event
Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Bedenk hoe de deelnemers bij jouw event iets kunnen doen. Regel zowel fysieke als digitale netwerkmogelijkheden: vorm bijvoorbeeld kleine groepjes waarin deelnemers bespreken wat ze hebben opgestoken van het event. Dit kan tijdens de inloop of in de pauze. Of maak een game. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren. Belangrijk: maak actief deelnemen supereenvoudig. De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Houd ook de techniek simpel: als dit te ingewikkeld wordt, kan er ook meer misgaan. Vraag je af wat het doel is en gebruik daar techniek voor.

Meten is weten!
Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om data te verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname en open feedback te krijgen. Lees de verschillende manieren waarop je feedback aan je deelnemers kunt vragen in ons blog: vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Meer weten over hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Rotterdam evenementenlocaties

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam (deel 3)

Als aanvulling op de unieke en inspirerende evenementenlocaties die we hebben besproken in deel 1 en 2 van deze serie, hebben wij de afgelopen tijd nog een aantal mooie evenementenlocaties mogen bezoeken. Hieronder vind je een overzicht van locaties waar wij een evenement hebben mogen organiseren of graag zouden willen!

Schielandshuis RotterdamSchielandshuis
Midden in de stad staat het authentieke Schielandshuis. De prachtige details aan de buitenkant zie je ook binnen terug. Ruim 350 jaar geleden is de bouw van het pand afgerond. Voor een kleiner evenement zit je hier goed: tijdens een vergadering of presentatie is plek voor maximaal 34 personen en voor een receptie maximaal 50 personen.

 

De Kuip rotterdamDe Kuip
Wist je dat de Kuip niet alleen een voetbalstadion is, maar ook een evenementenlocatie? Naast concerten en andere muziekevenementen kunnen er ook zakelijke evenementen georganiseerd worden. Wij hebben er al diverse congressen georganiseerd, zoals voor het Leerwerkakkoord! In het Maasgebouw zijn er ook genoeg ruimtes te gebruiken als break-out rooms voor inspiratiesessies of workshops.

 

Inntel RotterdamInntel/Mainport
Het Inntel heeft veel mogelijkheden voor diverse evenementen. Zo kun je er trouwen, maar ook zakelijke evenementen organiseren. De unieke locatie, in het stadscentrum en aan de voet van de Erasmusbrug, maakt het Inntel een geschikte locatie. De locatie beschikt over voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer in de buurt. In de panoramazalen op de 15e en 16everdieping, met een capaciteit van 450 personen, heb je prachtig uitzicht over de Skyline van Rotterdam.
Met het aangebouwde Mainport vijfsterrenhotel is er genoeg plek om de gasten te laten overnachten bij een meerdaags evenement. De locaties gecombineerd bieden een totale capaciteit van 800 personen.

Heineken Gebouw
De locatie waar ons kantoor zich bevindt en wij onze concepten brouwen ;). Wist je dat er ook evenementen georganiseerd kunnen worden? Zo hebben wij op 19 juni 2023 het evenement voor De Week van de Dienstverlening georganiseerd. Lees de eventcase hier. De vergaderruimtes kunnen worden gebruikt als break-out rooms en de grootste ruimte kan worden gebruikt als plenaire zaal. Het rijksmonument is een prachtige toevoeging op je evenement en is centraal gelegen in het stadscentrum.

 

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 3 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel één en deel twee voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Sanne Dits

Bericht openen
Registratie van een VKOZ evenement met Invitado

Even voorstellen: Invitado

Inmiddels hebben wij al voor veel verschillende klanten onvergetelijke momenten georganiseerd. Voor een aantal van onze zakelijke events hebben we samengewerkt met het Rotterdamse bureau Invitado. Invitado is een evenementen-registratiebureau en bevindt zich midden in het centrum van Rotterdam. 
 
Over Invitado
Sinds 2006 regelt Invitado online en on-site bezoekersregistratie voor events. Eerst onder de naam HVMP Internet Marketing en sinds 2015 als Invitado Visitor Management. Door middel van hun tools en interactieve platform zorgen ze ervoor dat jouw event voor jou en je bezoekers zo eenvoudig mogelijk verloopt. Van online registratie tot het scannen van tickets en printen van badgets. Het team van Invitado bestaat uit developers, registratiespecialisten en creatives waarbij één ding op numero uno staat namelijk de impact van jouw event.
 
Bundeling van krachten
Tijdens het congres van RIEC Reflect & Connect en de Ondermijningsdag hebben wij gebruik gemaakt van de speciale scanners en printers van Invitado. Zo verliep de registratie van de bezoekers snel en soepel. Daarnaast zorgt Invitado er ook nog voor dat de badges er mooi uitzien. Voor het Leerwerakkoord en de Dag voor Leidinggevenden heeft de klant ervoor gekozen om de badges te laten printen. Zo zijn beide opties mogelijk! We werken graag met hen samen vanwege de persoonlijke services, het snelle schakelen en het gebruikersvriendelijke platform.
 
Zorg voor meer interactiviteit met de event-app
Naast online en on-site registratie doet Invitado nog veel meer om jouw event naar een hoger niveau te tillen. Zo kan je ook gebruik maken van een online event-app. Via de Vaya Vistor App maak je alle informatie voor jouw event beschikbaar op de smartphones van jouw bezoekers. Met deze app halen bezoekers alles uit hun bezoek om te netwerken. De specialisten van Invitado configureren een app voor jouw event, passend bij jouw huisstijl en zetten de laagdrempelige CMS voor je klaar.
 
Interactie blijft een belangrijk onderdeel om bezoekers te betrekken bij jouw event. Eén van deze redenen is dat bezoekers niet snel uit zichzelf van zich laten horen. Voor interactie kun je ook gebruik maken van de event-app van Invitado waarmee ze bezoekers actief mee laten doen tijdens sessies via live polls, Q&A of quiz.
 
Ook voor online en hybride events
Organiseer je een online of hybride event? Dan kan de interactieve livestream platform van Invitado voor impact zorgen. Dit doen ze door ook aan jouw streams of webcamsessies interactie toe te voegen, zoals een quiz, polls of wordclouds. Deelnemers kunnen met elkaar chatten, videobellen en vragen stellen via de Q&A module. Benieuwd naar wat Invitado nog meer doet?  Bekijk dan de website van Invitado voor meer informatie.
 
Op naar meer samenwerkingen
Op EventSummit 2023 stond Invitado voor de vierde keer op het grootste eendaagse platform voor eventprofessionals. Natuurlijk hebben wij als bezoeker van EventSummit ook een bezoekje gebracht aan onze samenwerkingspartner Invitado. Waarbij we onze fijne samenwerking meteen hebben voortgezet door een voorstel voor ICMM 2024. Met ons gezamenlijke doel ontzorgen!

Foto: RIEC Ondermijningsdag

Bericht openen
VKOZ congres in Ahoy Rotterdam

Even voorstellen: Art4You Decorations

Art4You Decorations is gevestigd in Den Haag en is zowel nationaal als internationaal inzetbaar. Of het nu gaat om de aankleding van een evenement, feest, televisieprogramma, een sfeervolle etalage, stand of decor: Art4You regelt het!

Tijdens de Ondermijningsdag van het RIEC in het congrescentrum van Ahoy hebben wij Art4You Decorations ingezet om ondermijning in beeld te brengen en te ervaren. Voor dit congres heeft Art4You verschillende sets gebouwd en sfeerhoeken gecreëerd. In deze blog stellen wij je graag voor aan Coen Waarsenburg, eigenaar Art4You Decorations, en vertellen we je graag wat de meerwaarde is van het gebruik van evenentdecoratie tijdens jouw zakelijke event. 

Het gezicht achter Art4You Decorations
Art4You Decorations is opgericht door Coen Waarsenburg. Zijn creativiteit en kennis is ooit begonnen bij Goede Tijden Slechte Tijden, waarvoor hij tv-decorstukken maakte. Hierna is hij voor het televisieproductiebedrijf Endemol gaan werken wat opgericht is door Joop van den Ende en John de Mol. In juni 1998 besloot hij dat het tijd was voor iets nieuws en richtte Art4You Decorations op. Inmiddels bestaat Art4You al 25 jaar en hebben zij onder andere gewerkt voor De Rijksoverheid, The Hague Airport, KPN en diverse horeca- en marketing bedrijven.

Event styling & decor
Art4You houdt zich voornamelijk bezig met het maken van decorstukken voor zakelijke evenementen om een look & feel op het evenement over te brengen. Via decorstukken zorgt Art4You ervoor dat er een thema aan een evenement wordt gekoppeld. Op deze manier wordt er een belevenis gecreëerd, krijgt het evenement een interactieve draai en prikkel je de deelnemers! Naast decorstukken maakt Art4You bijvoorbeeld ook greenwalls die je kunt inzetten voor de aankleding van de plenaire zaal of presentatie. Bekijk de website van Art4You voor meer inspiratie. 

Out of the box
Samen met de klant bespreekt Coen hoelang de opbouwtijd is en wat het budget is. Vervolgens gaat hij in gesprek met de klant om in kaart te brengen wat ze willen overbrengen en leeft hij zichzelf volledig in om te bepalen wat er nodig is. Art4You onderscheidt zich door anders (om) te denken en elke keer weer te verrassen.

Succesvolle samenwerking
De samenwerking met Art4You Decorations was een groot succes. De klant wilde graag een immersive experience en dat is mede dankzij de decors van Art4You en de acteurs van Improvisatieacteurs goed gelukt. De deelnemers, zoals burgemeester Aboutaleb, waren zeer enthousiast. De positieve samenwerking werd versterkt doordat Art4You net als VKOZ veel kennis en ervaring heeft en snel kan schakelen. Wij kijken er naar uit om in de toekomst samen mooie zakelijke evenementen met een unieke touch te creëren.

Foto: RIEC Ondermijningsdag

Bericht openen
meer impact met je event

Extra impact maken met je event, zonder extra budget? 12 tips

Een goed evenement dat door jouw bedrijf of organisatie wordt ingezet als communicatie- of marketingmiddel kan tot ongekende impact leiden. Dan moet je het event goed organiseren, van doelstelling, voortraject, naar concept, event, natraject naar optimale impact. Die impact die je tijdens het evenement kunt bereiken bij jouw doelgroep zit naast concept, strategie en experience vooral in details. In die details is meer impact te behalen zonder extra budget.

Wie de meest gebruikte marketingterm van 2022, customer experience, ontleedt of vertaalt, die komt als snel op het event, live communicatie of live marketing uit. Dat ís een en al customer experience. Jouw klant, collega, relatie of welke andere bezoeker dan ook, wordt op een event aan de hand genomen door een belevenis waar de gast centraal staat en het merk of boodschap beleeft.

Besteed naast de grote lijnen ook aandacht aan de details; die maken het verschil. Hieronder een aantal simpele tips voor extra impact, zonder extra budget.

1. Whatsapp video of podcast voor onderweg
Wie letterlijk de reis maakt naar het live evenement, luistert radio in de auto, leest wat in de trein, maar wat als daar het event al begint! Geef jouw bezoeker de dag van het event een reis-podcast, als ultieme voorbereider op de inhoud van het evenement. Of kom met een interessante of verrassende video via WhatsApp, tijdens de heenreis.

TIP: Wil je indruk maken? De aftermovie bij vertrek in no time in je telefoon. Of een online magazine met de inhoud van alle kennissessies.

2. Persoonlijke ontvangst
Dat hotel, waarbij een supervriendelijke portier jou verwelkomt en helpt, dat is de ondergrens voor ieder event. Onderschat namelijk niet hoe belangrijk het is om een goed gevoelt te creëren bij jouw gasten om uiteindelijk tot de doelstellingen van het event te komen. Dus, ga een stap verder dan goede hosts en hostessen, die moet je zeker inzetten, maar collega’s die gasten al vanaf de parkeerplaats of het OV begeleiden naar de locatie: scoren! Of zet Improvisatieacteurs in!

3. Kaartje op de stoel
Placeren tijdens een event, vinden sommige bezoekers nog wel eens vervelend. Vooral in de Nederlandse aard zit iets: je gaat met toch niet op een plek zetten, dat bepaal ik zelf wel. Totdat er voor iedere bezoeker op de juiste stoel een handgeschreven kaartje ligt met persoonlijke aandacht. Ja, het kost wat tijd, maar jouw gast zit er dan vanaf moment één helemaal goed in.

4. Input ophalen bij je doelgroep
Draait jouw event om sprekers, om inhoud, om content, inspiratie of welke andere vorm van kennis events dan ook? Dan is de gouden tip, zonder extra budget: betrek je doelgroep bij het invullen van die content en het programma. Klinkt super logisch, is het ook, maar wordt vrijwel nooit ingezet. Deze tip betekent overigens niet dat je jouw event volledig door bezoekers moet laten invullen, maar bijvoorbeeld binnen een onderwerp, of een expert die komt, haal dan op wat bezoekers exact willen weten, waar hun uitdagingen liggen, etc.

5. Promoot de toegevoegde waarde van het event
Met bovenstaande tip als goede startpunt, kun je daarna ook de promotieknop omzetten. Save the Date en daarna wat leuke communicatie uitingen is niet meer afdoende. Leg zo snel mogelijk de doelgroepgerichte toegevoegde waarde van het eventbezoek bloot. En focus je daarop in de ‘promotie’ en het voortraject. Bedenk altijd: ‘What’s in it for them?’

6. Interactie met de sprekers
Dat dé trend niet het hybride event is, maar veel meer het hybride eventtrajecten, daar zijn de meeste profs het wel over eens. Maar hoe gebruik je de combi fysiek live en online events om meer impact uit jouw evenement te halen? En dan ook nog eens zonder budget? Best simpel: zorg voor het event voor korte online sessies met de diverse sprekers. Die interactie maakt de content van een spreker op het live event nog veel waardevoller. Je weet immers wat er speelt. En zorg ook voor een online of digitaal natrject.

‘Een evenement zonder doelstelling is louter een heel leuk moment dat heel veel geld kost’

7. Wat is de doelstelling van het evenement(entraject)?
Of je nou een congres gaat organiseren, een personeelsfeest of een productintroductie: hang overal een doelstelling aan. En ja, collega’s met een feestje bedanken voor de inzet kan ook een doelstelling zijn, maar dan moet je jezelf wel verplichten even door te vragen: waarom wil je ze bedanken, wat moet je doen om ze te bedanken, hoe weet je dat het gevoel is overgekomen en wat wil je met dat bedankje en het gevoel bij jouw collega in de toekomst doen. Allemaal vragen die het event, het voortraject en het natraject of zelfs het volgende evenement sturen en lading geven. Daarna meet, analyseer of op zijn minst achterhaal je of de doelstellingen zijn behaald en wat je daar dan mee kan doen.

8. Welk concept, voor- en natraject vult de doelstelling in?
In de praktijk betekent dat niet veel meer of minder dan dat je bij alle stappen die je zet in een evenemententraject, bij de conceptontwikkeling, bij de keuzes die je maakt bij het inzetten van bijvoorbeeld media, of de gastbeleving, altijd weer een stap terugzet: wat draagt dit bij aan het behalen van onze doelstelling. Echt heel goed om te doen, zonder enig extra budget, doelstellinggerichter.

9. Kies ander vormen om kennis te delen
Vlieg jouw inhoudelijk programma aan door er als een redactie naar te kijken. Kies dus voor de ervaringsdeskundige, de experts, de doelgroep op het podium i.p.v. louter bekende Nederlanders. Kies voor meerdere podia. Een neuro-onderzoek heeft aangetoond dat als je in een keynote van 20 minuten 4 keer in één keer van podium verandert (links, rechts, achterin, etc) dat dan de aandacht curve en de concentratie in de zaal steeds weer een nieuwe boost krijgt. Kies i.p.v. jouw inhoudelijke onderdeel af te sluiten met een Q&A aan het eind, voor een keynote in stukken: per onderwerp kruipen de toehoorders bij elkaar en gaan op dat onderwerp aan diverse tafels de discussie aan. Die output wordt dan weer nieuwe input voor de spreker.

10. Maak het bedrijfsfeest onderdeel van je strategie
Het bedrijfsfeest of het bedrijfsuitje is op zich simpel te organiseren. Kies een leuk programma, doe aan goede vooraankondiging en stuur de foto’s en de video na afloop om het goede gevoel nog wat langer na te laten klinken. Maar wat als je er een andere lading aangeeft, wat als het bedrijfsfeest onderdeel is van een strategie, van een traject? En wat als je rondom het feest of uitje wel voor inhoud, input en bijdragen kiest? Dan kan het nog steeds hartstikke leuk zijn, alleen dan nog veel impactvoller.

11. Denk Netflix
De kracht en het succes van festivals? De kracht en het succes van Netflix? Ze hebben meer gemeen dan dat je op het eerste oog denkt. Zowel een festival als Netflix hebben een soort kader, thema, favoriete genre waar je als bezoeker voor kiest, maar daarna heb je als bezoeker de regie in handen. Je kiest zelf wanneer je wat wilt zien.

12. Nazorg
Houd bij het organiseren van je event bij iedere stap rekening met het natraject. Een leuk kennisfestival waar je van de 10 sessies er 4 kunt bezoeken tijdens het event? Zorg dan voor een online platform om ook de content van de overige sessies te kunnen (her)beleven. Doe dat met video’s, webinars, artikelen of zelfs een online magazine. Laat sprekers in het natraject nog een keer in contact komen met zij die zich willen verdiepen, etc.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Onderzoek waarde zakelijke events

Nieuw onderzoek: de economische waarde van zakelijke events

Wij weten als geen ander wat de toegevoegde waarde is van een (goed ontwikkeld en georganiseerd) evenement. Zeker nu zijn zakelijke events onmisbaar in het herstel van veel bedrijven na corona. Dit nieuwe onderzoek van EventPlatform bevestigt wat de economische kracht en waarde van zakelijke evenementen is.

Het onderzoek naar de indirecte en afgeleide bestedingen van zakelijke events, laat zien dat de totale economische waarde van zakelijke evenementen € 9,1 miljard euro bedraagt. De maatschappelijke importantie en de bijdrage van zakelijke evenementen aan de kenniseconomie is dan nog buiten beschouwing gelaten.

Erkenning
‘Zakelijke evenementen zijn een belangrijke motor voor de Nederlandse economie, platform voor kennisdeling, innovatie en het verbinden van mensen en markten en aanjager van inkomend zakelijk toerisme. Onze branche is waarschijnlijk de zwaarst getroffen sector. Met dit onderzoek vragen we erkenning voor onze grote toegevoegde waarde’, aldus Riemer Rijpkema van het EventPlatform.

Honderdduizenden zakelijke evenementen
Jaarlijks worden er alleen al in Nederland honderdduizenden zakelijke events (beurzen, congressen en bedrijfsevenementen) georganiseerd die gezamenlijk meer dan 130 miljoen bezoekers en deelnemers trekken. De totale omzet van de zakelijke evenementenmarkt bedroeg (pre-corona) € 5,2 miljard en was goed voor ruim 70.000 banen in de evenementensector. Maar de totale economische impact van de branche is, door indirecte en afgeleide bestedingen veel groter.

onderzoek waarde zakelijke evenementen

Directe, indirecte en afgeleide bestedingen
Bij directe bestedingen moet worden gedacht aan bestedingen die voortvloeien uit het plannen, produceren en organiseren van zakelijke evenementen en gerealiseerd worden binnen de eventsector zelf. Indirecte bestedingen zijn de bestedingen van bezoekers en deelnemers aan overnachtingen, horeca, in winkels, transport en cultuur & entertainment. Afgeleide bestedingen zijn enerzijds uitgaven van bedrijven in de evenementensector aan bijvoorbeeld huur en energie. Anderzijds zijn het de bestedingen van het personeel dat voor de bedrijven in de eventsector werken. Gemiddeld ligt het percentage indirecte en afgeleide bestedingen bij zakelijke evenementen op circa 75% van de directe bestedingen, oftewel bijna 4 miljard. Het totaal van de directe, indirecte en afgeleide bestedingen van de zakelijke evenementenmarkt komt (pre-corona) daarmee uit op € 9,1 miljard.

EventPlatform
Het onderzoek naar de totale impact van de zakelijke evenementenbranche is uitgevoerd in opdracht van het EventPlatform. EventPlatform is het overkoepelend platform van branche- en vakorganisaties in de evenementenbranche en heeft oa. het afgelopen jaar het protocol voor zakelijke bijeenkomsten ontwikkeld en bijgedragen aan de Fieldlab Evenementen. De volledige rapportage van het onderzoek met onder meer uitsplitsingen van de uitkomsten naar soort zakelijke evenementen en aanvullende toelichting op de aard van de bestedingen, is hier te downloaden.

VKOZ events & communicatie
Wil jij ook een event organiseren met meerwaarde, maar weet je niet waar je moet beginnen? Neem contact op met VKOZ. Wij denken graag met je mee, bepalen samen de strategische doelen en vertalen jullie wensen naar een inspirerend totaalconcept met langdurige impact. Met optimaal gebruik van je budget creëren we waarde voor, tijdens en na je event.

Meer weten over de economische waarde van zakelijke events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: CLC-VECTA

Bericht openen
tips online programma

Hoe stel je een afwisselend online programma samen? 10 tips

Het programma van een online evenement vul je natuurlijk met interessante gasten en onderwerpen. Maar in welke vorm bied je dit aan en hoe zorg je voor flow, verbinding en afwisseling in je programma? In deze blog 10 tips voor het samenstellen van een afwisselend script voor jouw online event.

Tip 1. Creëer een wachtruimte met aftelklok
Een online wachtruimte is de ideale plek waar je als organisatie de eerste interactie kunt aangaan en waar je mensen een welkom gevoel kunt geven. Om de spanning op te bouwen en te laten weten wanneer je begint toon je enkele minuten voor je live gaat een aftelklok. Denk ook aan:
• Deel alvast praktische informatie in de wachtruimte: bijvoorbeeld de login voor interactietools
• Laat een chat moderator praktische vragen beantwoorden en interactie stimuleren

Tip 2. Gebruik bumpers
Bumpers zijn korte video- of audio fragmenten van drie tot tien seconden. Deze kan je gebruiken om in te leiden, uit te leiden of items aan elkaar te verbinden. Het gebruik hiervan draagt bij aan een professionele indruk, herkenbaarheid van je merk en vooral: een prettige flow in je programma. Zet het in voor:
• Een bumper is een korte adempauze voor de moderator, gasten en crew
• Gebruik het als een transitie om bijvoorbeeld video’s klaar te zetten of nieuwe gasten te placeren
• Neem bumpers duidelijk op in je online script om te voorkomen dat sprekers te vroeg gaan praten

Tip 3. Zet een sidekick in
Een sidekick is een assistent van de moderator. Hij of zij instrueert het publiek hoe zij vragen en reacties kunnen insturen en houdt gedurende het programma overzicht op alle inkomende reacties. De sidekick selecteert de meest interessante en/of veelgestelde vragen en legt deze op gescripte momenten (!) voor aan de moderator of gelijk aan de studiogasten. Een sidekick zorgt voor een leuke dynamiek en verbinding met de deelnemers. Je kan een zogenaamde ‘green room’ creëren van waaruit hij of zij verslag doet. Let op:
• Een sidekick is bij voorkeur geen inhoudelijk expert
• Vraag deelnemers hun vraag te voorzien van hun naam, zo creëer je betrokkenheid
• Geef aan het begin van je programma aan wat je doet met onbeantwoorde vragen
• Heb een eerste vraag paraat, zo stimuleer je vervolgvragen
• Upvoting; laat het publiek bepalen welke vraag naar voren moet komen
• Speel met vraagsoorten; polls, wordcloud-, open vragen en Q&A’s

Tip 4. Regel een tafeldame/-heer
Deze dame of heer vergezelt de moderator tijdens het online programma. De tafelgast is inhoudelijk betrokken, zorgt voor een prettige aanscherping van het gesprek en geeft waardevolle aanvullingen. Een tafelgast roept ook herkenning op bij de kijker. De persoon is een boegbeeld van de organisatie of binnen een bepaalde branche. Denk aan:
• Een directeur komt beter tot zijn recht als moderator
• Houd rekening met spontane bijdrage tafelgast

Tip 5. Één-op-één interview
Één van de hoofdingrediënten is één of meerdere korte interviews met een expert speaker. Het is belangrijk om dit gesprek van tevoren voor te bereiden. Zo ben je bewust van de benodigde tijd; online heeft men zeer beperkte aandacht. Tips:
• Kom in een voorgesprek tot drie bullet points die de boodschap samenvatten
• Reik als moderator een bullet point aan wanneer gast zijpaden inslaat
• Wees spaarzaam met presentaties en monologen tijdens een live uitzending
• Experts kunnen wereldwijd bijdragen dus hoeven niet persé op locatie aanwezig te zijn

Tip 6. Interactieve paneldiscussie
Een panel is gevarieerd in achtergronden en standpunten. Besteed tijd aan je speaker line-up. Geef het structuur door twee a drie stellingen. Als kijkers kunnen stemmen, dan houd je iedereen betrokken. Let op:
• Houd rekening met de RIVM richtlijnen
• Bepaal het aantal camera’s (vijf gasten = drie camera’s)
• Hanteer tien minuten voor je stelling: een minuut ter inleiding, één voor de poll, zeven voor het gesprek en één voor een kijkersreactie

Tip 7. Satellite visits
Als de RIVM richtlijnen het toestaan, dan kan je zogenaamde ‘satellite locaties’ creëren. De deelnemers verzamelen op verschillende locaties in het land om in kleine groepjes op één scherm samen naar de online uitzending te kijken. Op deze manier verhoog je de betrokkenheid en is het een waardevol contactmoment met je relaties. Het leuke hiervan is dat je een ‘digitaal bezoek’ kunt brengen aan een satellite locatie middels videoverbinding. Denk aan:
• Bepaal voor het online gaan welke satellite locaties in de live uitzending komen
• Controleer tijdens het online gaan het licht, het geluid en de beeldweergave

Tip 8. Gebruik visuele content
Visuele content helpt om thema’s verder te verduidelijken en te verlevendigen. Denk hierbij aan video’s, beelden of slides. Een video kun je goed gebruiken om een nieuw programma onderdeel in te leiden. Tips:
• Met gesponsorde content kunnen stakeholders met video deelnemen aan het programma
• Houd video’s kort, zodat het live karakter van een livestream behouden blijft.
• Controleer tijdens de live verbinding met inbellers de weergave van slides vanaf hun computer

Tip 9. Denk aan entertainment
Bij een online uitzending is interactie met het publiek erg belangrijk. Speel bijvoorbeeld een quiz of reik een award uit. Een andere vorm van entertainment is een mooi muziek optreden. Let op:
• Zorg dat quiz spelers hun eigen naam invoeren om een winnaar te kunnen bepalen
• Bij sommige live streams is er een vertraging van twintig seconden tussen wat je in de studio zegt en wat de kijker thuis hoort/antwoordt
• Muziekoptredens vergen vaak extra inzet (en kosten) qua audioapparatuur

Tip 10. Spoken word
Een gesproken column is een leuke afwisseling en een krachtige vorm om een thema over te brengen. Denk aan:
• Spoken word vaak staand uitgesproken: houd hier rekening mee in je online script qua camera setup
• Spoken word kan ook van tevoren worden opgenomen en als video worden getoond

Meer tips? Ons team met online event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten een afwisselend programma of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
verschillende vormen onlilne evenementen

Welke vorm van een online event past het beste bij jouw doel?

Het evenement is al jaren een belangrijk instrument in de marketingmix. Het is een direct communicatiemiddel, gericht op een specifieke doelgroep en met een duidelijk doel. De afgelopen jaren hebben we geleerd dat er veel verschillende vormen van online evenementen bestaan. Maar welke vorm van een online evenement past het beste bij welke doelen en behoeftes?

Hieronder een overzicht van de verschillende benamingen en mogelijkheden:

1. Virtueel seminar
Er wordt van een combinatie van live en eerder opgenomen onderdelen gebruikgemaakt. De optimale lengte van een virtueel seminar is 40 tot 60 minuten. Het publiek kijkt mee vanuit huis. Deze vorm is geschikt voor promotie events, korte trainingen, korte updates etc.

2. Hybride evenement
Een hybride evenement is een event waarbij online en offline samenkomen. Een kleine groep genodigden komt live bijeen en de overige genodigden doen online mee. Je moet hier rekening houden met 2 soorten programma’s. Lees alles wat je moet weten over hybride evenementen in ons blog.

3. Video conference
Het online vergaderen met beeld via een online tool. Geschikt voor kleinere (interne) meetings, vergaderingen of discussies op openbare platformen zoals Zoom, Microsoft Teams en WebEx. Handig om één iemand het woord te geven om te voorkomen dat er door elkaar gepraat wordt.

4. Webinar
Een lezing, workshop of presentatie via het internet. Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het event of de presentatie om één spreker draait. Interactie is wel goed mogelijk, maar is niet het hoofddoel.

5. Livestream
Deze vorm is geschikt voor verschillende sprekers, panelleden of debatten die live worden uitgezonden. Vaak is er interactie met het publiek mogelijk.

6. Nieuwsuitzending
In een studio setting waar een presentator het woord heeft gedurende het evenement. Er kan geschakeld worden met gasten en verslaggevers op locatie.

7. Talkshow
Een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. In een studio met een interviewer aan tafel met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.

8. Keynote
Eén spreker vertelt een verhaal met een hoofdonderliggend thema. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.

Welke vorm past het beste bij jouw doel?

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventbranche.nl

Bericht openen
tips online evenement organiseren

Handig! Heel veel praktische tips voor je online evenement

Hoewel live ontmoeten natuurlijk het leukste is, zijn online evenementen vaak een waardevol alternatief. Een professioneel opgezette talkshow, interview of webinar geeft een positieve boost aan je merk of organisatie. Hieronder een aantal handige tips voor een succesvol online event!

1. Houd de boodschap compact
Misschien is het wel het meest uitdagende element van een online evenement: time management. Waar je tijdens live events nog kunt wegkomen met een paar minuten uitloop, geldt online dat je publiek al lang vertrokken is. Tijdens online sessies is men nu eenmaal sneller afgeleid. Houd daar rekening mee met het samenstellen van je programma en instrueer je sprekers en/of dagvoorzitter. Tips:
• stel een online programma op dat niet langer duurt dan 60-90 minuten
• stel een gedetailleerd script op met duidelijke overgangen
• gebruik een aftelklok voor sprekers die een korte presentatie geven
• bepaal met sprekers welke zaken ook tijdens een Q&A aan bod kunnen komen

2. Benader je online evenement als een TV productie
Omdat de aandachtspanne van een online publiek beperkt is en er tijdens online sessies minder sociale etiquettes gelden (weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon), kun je een online programma het beste aanvliegen als een TV talkshow. Dus zorg naast goede inhoud, ook voor aansprekende content. Script het geheel op zo’n manier dat het een prettige flow bevat. Zoals:
• introduceer een spreker of thema met een korte video
• laat een gast van buiten inbellen (zoals een nieuwscorrespondent)
• laat een tafelgast de moderator ondersteunen met slimme en leuke vragen
• verras een studiogast met een korte vlog van een bekende
• toon een beeld aan het publiek (bv. een foto, voorwerp of krantenkop)
• laat een artiest of een band optreden

3. Zorg voor diversiteit in je speaker line-up
Het onderwerp “diversiteit op de werkvloer” krijgt gelukkig steeds meer aandacht. Online events reflecteren, bewust of onbewust, de manier waarop je als organisatie met dit thema omgaat. Zorg daarom dat diversiteit doorklinkt in de keuze van je speaker line-up. Idealiter zijn verschillende leeftijden, genders en culturele achtergronden vertegenwoordigd. Niet vanwege “window dressing”, maar vanuit de overtuiging dat bepaalde onderwerpen beter uit de verf komen wanneer deze vanuit diverse perspectieven worden benaderd.

4. Bereid sprekers goed voor
Het spreken voor een live publiek is anders dan het spreken voor een camera. Daar komt bij dat alles wat je online en op camera doet, vaak voor eeuwig is vastgelegd. Zo worden livestreams na afloop vaak nog vele malen meer bekeken, dan tijdens de eigenlijke live uitzending. Kortom, het is belangrijk dat sprekers goed overkomen op camera en dat zij zich hier dus op voorbereiden. Tips:
• laat sprekers hun verhaal van tevoren oefenen: qua inhoud, time management en flow
• adviseer sprekers zichzelf op te nemen op hun smartphone camera en terug te kijken
• adviseer sprekers een bekende te vragen om feedback te geven op de presentatie

5. Stel sprekers gerust in studio’s die imponeren
Licht, geluid, camera’s en het productieteam: voor veel gasten kan een studio setting behoorlijk imponerend zijn. Voor sommigen nog meer dan een evenementenlocatie met live publiek. Gespannen gasten komen helaas minder sterk uit de verf. Daarom is het belangrijk hier oog voor te hebben en eventuele spanning tijdig weg te nemen. Bijvoorbeeld door:
• deel van tevoren een foto van de set zodat sprekers weten hoe de studio eruit ziet
• overweeg onervaren sprekers te laten interviewen in plaats van hen te laten presenteren
• stel een studio host aan die sprekers welkom heet en hen wegwijs maakt in de studio
• zorg dat de moderator tijdig een briefing en doorloop kan doen met sprekers en crew

6. Behandel de camera’s als je vrienden
Een professionele livestream maakt meestal gebruik van minimaal 3 camera’s: de ogen van het publiek. Sprekers hoeven er alleen rekening mee te houden wanneer ze iets moeten presenteren en het publiek rechtstreeks moeten toespreken. De moderator zoekt regelmatig contact met de camera. Op camera helpt een kalme energie qua lichaamstaal, zodat sprekers goed in het camera frame zichtbaar blijven. Onthoud verder dat camera’s vaak alles uitvergroten. Tips:
• stem tijdens de doorloop de cameralijnen af tussen dagvoorzitter, sprekers en camera crew
• brief sprekers op de juiste kleur kleding zodat zij voldoende contrasteren met het decor
• zorg dat een afkijkscherm (bijv. voor presentatieslides) ter hoogte van de camera staat
• gebruik evt. een autocue voor aankondigingsteksten

7. Betrek de online deelnemers
Anders dan bij live events en TV, beschik je bij online evenementen vaak over goede manieren om digitaal contact te houden met je publiek. Essentieel, want het contact met hen bepaalt voor een groot deel het succes van een online event. Hoe meer betrokkenheid wordt ervaren, des te positiever een publiek is en groter de kans op een concrete follow acties. Ideeën:
• houd een pre-event enquete en bespreek de uitkomsten bij de start van de online sessie
• faciliteer “satellite sessies”: kleine groepen die vanaf een plek samen de sessie volgen
• stel een chat moderator aan die vragen beantwoordt en/of doorzet naar de dagvoorzitter
• gebruik een interactietool voor live publieksreacties op stellingen of meerkeuzevragen
• biedt een aparte Zoom of Teams sessie aan om na te praten en te netwerken
• vergeet niet om de chatreacties op te slaan voor eventuele follow up

8. Boost je social media met snippets
Bedenk dat een online evenement niet slechts 1 contactmoment is! Voor, tijdens en na de online bijeenkomst kun je op verschillende manieren contact maken met een breed publiek. Breng dit van tevoren goed in kaart, zodat de investering voor een online eveent (qua tijd en geld), zich over een langere periode terug kan verdienen. Bijvoorbeeld:
• zorg voor verschillende soorten aankondigingen van het event (zoals vlogs, blogs en visuals)
• maak na afloop korte fragmenten (snippets) van de online sessie: bijv. een quote van de CEO, een grappige situatie of uitslagen van een live poll
• en deel deze snippets via social media en volgens een social media kalender
• tag anderen om iedereen credit te geven en om voor een viral effect te zorgen
• verwerk de snippets ook in bijv. trainingsmateriaal, een website of in nieuwsbrieven

9. Interpreteer ‘kijkcijfers’ slim
De kijkcijfers, het aantal online deelnemers, op zichzelf zeggen niet zoveel over het succes van een online evenement. Je hebt misschien veel deelnemers bij de start van je sessie, máár blijven ze ook tot het einde? En hoe weet je dat ze een uur lang opletten? Tegelijk, een klein aantal deelnemers hoeft ook niet alles te zeggen: veel livestreams worden juist op een later moment teruggekeken. Kortom, ‘kijkcijfers’ moet je dus met de nodige voorzichtigheid interpreteren. Let op:
• check de mate van betrokkenheid door het gebruik van een interactieve tool; de snelheid en de hoeveelheid reacties zeggen iets over de mate van betrokkenheid
• houd er in een script rekening mee dat er 15-20 seconden processing time zit tussen de vraag en de resultaten op het scherm
• vraag studiogasten en stakeholders om de online sessie direct na afloop te delen via social media

10. Herhaal, verbeter en herhaal
Net zoals het gaat bij het bouwen van een merk, geldt ook voor het opzetten van succesvolle online series, talkshows en webinars, dat het tijd kost. Voor veel organisaties zijn online evenementen veelal nieuw. Ontdek daarom wat er werkt, stem verwachtingen goed af met sprekers, zorg dat je een herkenbare signatuur hebt in de boodschap en analyseer iedere uitzending na afloop. Al bij een tweede online event zul je merken dat je de productie nog weer slimmer, creatiever en effectiever in elkaar zit! Tips:
• laat deelnemers zich inschrijven voor je online serie via een aparte inschrijftool.
• op deze manier kun je deelnemers na afloop nog benaderen met een korte enquête.
• bespreek de resultaten met de juiste mensen en neem verbetering mee in een volgende online sessie.

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
Onderzoek naar live events

Onderzoek: de kracht van live events

Veel bedrijven weten al wat de toegevoegde waarde van een live evenement is, maar het is soms moeilijk om de keiharde ROI aan te tonen. EventBranche.nl heeft met verschillende partners een onderzoek afgerond dat het wetenschappelijke bewijs van de impact van live events aantoont.

Wetenschappers hebben een representatieve groep van 24 bezoekers aan de Huishoudbeurs 2020 uitgerust met het medische apparaat NIRS (Near Infra Red Spectography) dat de onbewuste beoordeling van waarnemingen registreert. Contactmomenten met standhouders Weleda, Fruittella en The Famous Grouse zijn met video opgenomen. De compilatie van deze beelden die het beursbezoek representeerde, met ontvangst, een productintroductie en een afsluiting met aanbod werden aan een tweede groep van 24 respondenten vertoond. Zij kregen hiermee een ‘uitgestelde’ beurservaring. Ditmaal via MRI-scanner bij de Universiteit van Amsterdam. Geactiveerde emoties in het brein werden gemeten en ook of die activatie leidt tot een positieve of negatieve beoordeling.

Persoonlijk en direct contact is effectiever
Het lijkt erop dat het brein, wanneer iemand persoonlijk benaderd wordt op bijvoorbeeld een beurs, ‘bewust’ op zoek gaat naar het verwerken van informatie. Die informatie wordt dan ook nog eens geëvalueerd, om tot een conclusie te kunnen komen. Bijvoorbeeld de nieuwe informatie opslaan of iets kopen. Om te zien of dit effect nu specifiek voor een live event van toepassing is, of dat dit ook geldt voor vormen van reclame zoals bijvoorbeeld tv-commercials, werd het experiment uitgebreid met de tweede studie.

“Als je een boodschap wilt overbrengen zijn live events het meest geschikte middel.”

Het onderzoeksbureau Neurencsics geeft aan dat een bijzonder gebied in het brein actief meedoet bij een live event, dat niet of veel minder geactiveerd wordt bij het bekijken van een video. Dit deel van het brein is vooral betrokken bij het beoordelen van de feitelijke informatie die wordt aangeboden. De energie die het brein daarvoor gebruikt is veel groter dan die bij de controlegroep. Zij zien dit als een investering die het brein doet in het vergaren van kennis en de verklaring voor het feit dat een persoonlijk en direct contact veel effectiever is dan een uitgesteld contact.

Meer activiteit in het brein tijdens live event
Simpel gezegd werkt ons brein met feiten en emoties, de optelsom daarvan leidt tot een gedrag, in dit geval iets willen kopen of juist niet. Die beslissing zelf is altijd emotioneel. Dat wat ons onderscheidt van andere diersoorten is dat wij mensen ratio hebben. Op zoek naar wat een live evenement juist zo bijzonder maakt, zagen de wetenschappers dat het vooral de activiteit in het gebied voorin het brein is, de Dorsolaterale Prefrontale Cortex (DLPFC). Dit deel van het brein wordt verantwoordelijk geacht voor planning en hogere aspecten van controle, zoals het ‘monitoren’ van gedrag, en het onderdrukken van ongewenst gedrag. Vooral verwerken van de logica en structuur van cognitieve, feitelijke informatie zorgt voor veel activiteit in dit hersendeel. Het dieper gelegen emotionele brein zou bijvoorbeeld graag beslissen tot het kopen van een bepaald product. Het is dan de DLPFC, zoals dit gebied ook wel wordt genoemd, die een soort van laatste rationele ingreep kan doen: ja, want betrouwbaar en competent, of nee, want niet verstandig, ongezond.

Lean-in: het brein investeert
Een vergelijking van de hersenactivatie van een beursbezoek met die van het zien van videobeelden zoals commercials, leert dat het brein – dankzij de persoonlijke benadering – op een beurs ‘bewust’ op zoek is naar informatie. Daar waar de informatie van een commercial passief wordt verwerkt. Sjoerd Weikamp, eigenaar van EventBranche.nl: “De wetenschappers van Neurensics hebben dit verschil lean-in en lean-back genoemd: met lean-in wordt proactief informatie verwerkt. Dit vergt veel energie. Zo kan er letterlijk gesproken worden van een investering die het brein doet in het vergaren, verwerken en beoordelen van die kennis. Wellicht is daarmee verklaard waarom het effect van reclame op de verkoop zoveel contacten en daarmee zoveel tijd en geld kost, daar waar een beurs-, event- of showroombezoek al snel leidt tot een positieve attitude of een directe verkoop’.

De waarde van live events
Dit onderzoek laat zien dat de waarde van een live contact van een andere orde is dan die van een uitgesteld of digitaal contact. Bij live contact zagen de wetenschappers dat de boodschap veel meer actief verwerkt wordt in de hersenen. Het brein is bij live contact niet alleen onbewust, maar ook bewust bezig met het verwerken van de informatie. Of dat nu tijdens het eventbezoek is of op het moment van de interactie tussen klant en verkoper. Een goede productpropositie bestaat uit een belofte en de bewijsvoering. We zien dan dat het brein de moeite wil nemen om de feitelijke informatie te verwerken en op te slaan. De persoonlijke aanpak die live kan geven door oogcontact, een glimlach en non verbale signalen en een gesprek lijkt hierbij de sleutel te zijn tot het overgaan in deze investering.

Conclusie
Een evenement is daarmee bij uitstek geschikt tot het leggen van een basis onder een communicatiestrategie die vraagt om demonstratie of feitelijke uitleg. Bijvoorbeeld bij grote veranderingen binnen een bedrijf, bij introducties of belangwekkende momenten. Ook producten en diensten die uitleg nodig hebben of waarvan hun waarde met feiten onderbouwd moeten worden, kunnen beter kiezen voor een vorm van eventing. Door de proactieve houding van het brein vindt er een investering in een waardevolle relatie plaats.

Meer weten over live events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
communicatie tips

9 tips voor je communicatie bij online en hybride events

Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden welke uitvoering de beste vorm is: live, online of hybride. Ga je niet voor een live event en kies je voor een online of hybride variant? Bij deze twee vormen is communicatie met je deelnemers net zo belangrijk als bij een live event!

Voor beide vormen geldt: aandacht voor registratie
Het is belangrijk om een goed communicatietraject op te stellen: voor, tijdens en na je evenement communiceren vergroot de impact. De uitnodiging is een belangrijk contactmoment met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt.

Online events
Online events zijn gedurende de coronapandemie populair geworden. Logisch, want voor een lange periode was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.

Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.

Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.

Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.

Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.

Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!

Tip 6: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.

Tip 7: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.

Tip 8: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.

Tip 9: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) en wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.

Succes met het organiseren van jouw online of hybride event! Toch meer weten over de organisatie en communicatie van online en hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
interactieve online events

12 tips om deelnemers écht te betrekken bij je virtuele event

Er komt meer bij een virtueel event kijken dan alleen maar zenden. Investeer, net als met een live event, tijd en moeite om te zorgen dat je online evenement interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.

Hieronder vindt je 12 tips om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje:

1.  Ontwerp voor digitaal
Behandel online events precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd worden maar dan specifiek voor online.

2.  Ontwerp een geweldige opening
Net als bij live evenementen doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hen verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe. Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding. Dit helpt om de tone-of-voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

3.  Plan specifieke interactiemomenten
In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren. Of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.

4.  Hou deelnemers scherp
Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen. Het is bovendien belangrijk om regelmatig van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook is, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format.

5.  Kom terzake
In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

6.  Wissel de groepsgrootte
Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit achter zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt aparte conference calls doen. Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken.

7.  Werk met meerdere streams
Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen. En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

8.  Sta deelnemers toe om uit te schakelen
Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren. Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen. Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

9.  Gebruik tools
Online is het lastig om oldschool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online. Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Ook een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn. Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall. En als je dieper wilt graven, dan is ConsensIQ een goede tool. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.

10.  Maak lol
Ook online willen mensen graag plezier hebben, dus waarom doe je niet een quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

11.  Bereid je goed voor; ook technisch
Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je evenement beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit. Dus bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document. En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

12.  Weet wie er kijken
Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie
Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: dagvoorzitter.nl

Bericht openen
tips voor webinar

13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Een webinar hosten is in veel opzichten hetzelfde als het geven van een presentatie. Toch zijn er verschillen. Het is daarom als presentator belangrijk om er goed voorbereid in te stappen.

Wat zijn de geheimen van een geslaagd webinar? Wat zorgt ervoor dat jouw kijkers tot aan het einde van de uitzending erbij blijven? Hieronder 13 tips voor een succesvol webinar:

1. Leg in het begin uit hoe alles werkt en wat deelnemers kunnen verwachten
Bij elk webinar zijn er deelnemers die voor het eerst aan een webinar meedoen. Voor hen is het altijd even wennen. Begin daarom altijd met een korte uitleg over hoe het webinar werkt en hoe deelnemers optimaal kunnen meedoen. Dit geeft laatkomers tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te schuiven voordat de werkelijke inhoud begint.

2. Zorg voor een duidelijke structuur en opbouw
Begin het webinar met te vertellen hoe de structuur van je verhaal eruit ziet. Bijvoorbeeld: ‘3 toekomstscenario’s voor de vastgoedmarkt in Amsterdam.’ Als kijker weet je dan dat er 3 scenario’s volgen. Dit creëert veel duidelijkheid. Zorg er vervolgens voor dat elk onderdeel ongeveer evenveel aandacht krijgt, anders is de balans zoek. Qua opbouw is het altijd goed om voor een schaal te kiezen: van het minst waarschijnlijke tot het meest waarschijnlijke scenario. Kies er altijd voor om het meest interessante item tot het laatst te bewaren. Dan houd je de aandacht van de kijker zo lang mogelijk vast.

3. Houd de informatie op een slide beknopt
Gebruik bij voorkeur een PowerPoint presentatie, die het verhaal ondersteunt. Let er wel op dat de informatie heel beknopt is en dat er één hoofdpunt per slide staat. Zoals in het voorbeeld hierboven: ‘Scenario 2: buitenlandse investeerders nemen de markt over.’ Kijkers krijgen anders te veel informatie. Het kan wel goed werken om een beeld te gebruiken dat het verhaal ondersteunt.

4. Zorg voor voldoende afwisseling
Niets is saaier dan kijken naar een monoloog van 1 spreker, die ook nog eens achter een bureau zit. Kijkers gaan dan weg zappen. Zet daarom meerdere sprekers in, of neem er een moderator of presentator bij. Wissel regelmatig van spreker, zodat het webinar dynamisch blijft. Laat tussendoor een filmpje, een product of je eigen online platform zien, om nog meer afwisseling te creëren.

5. Betrek de deelnemer actief bij de presentatie
Laat een webinar echt voor je werken. Hét voordeel van een webinar ten opzichte van een gewone televisie-uitzending is dat kijkers live kunnen meedoen. Stel bijvoorbeeld (poll)vragen aan de kijkers. Je hebt dan direct in het webinar de uitkomst. De reacties van je kijkers kun je dan in de uitzending gebruiken, door er verder op door te gaan. Las ook voldoende ruimte in om kijkers vragen te laten stellen en die te beantwoorden.

6. Zet de kijker aan tot actie
Voeg een call-to-action knop toe aan je presentatie. Op die manier bied je nog meer waardevolle informatie voor de kijker én kun je als bedrijf waardevolle data verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan een aanvullend e-boek dat de kijker kan downloaden en waarmee je als bedrijf e-mailadressen verzamelt. Twee vliegen in één klap.

7. Practice makes perfect: oefen
Er staat ineens een camera op je gericht. Wanneer je dat niet gewend bent, kun je zomaar gaan stamelen en hakkelen. Oefen dus thuis of op kantoor alvast het verhaal. Neem het bijvoorbeeld op en kijk het terug. Zo kun je ook nog bepalen of er aanpassingen aan de presentatie nodig zijn.

8. Houd het tempo laag
Als presentator kun je niet rustig genoeg presenteren. Zorg daarom dat het tempo laag blijft en er genoeg rustmomenten in de presentatie zitten.

9. Wissel oogcontact af
Als online presentator bedien je zelf vaak het systeem. Hierdoor zul je af en toe naar het beeldscherm moeten kijken. Dat is helemaal niet erg en stoort deelnemers niet. Wissel het kijken naar het scherm af met rechtstreeks in de camera kijken en het eventueel bestuderen van aantekeningen. Deze wisselingen komen heel natuurlijk over, zolang ze maar rustig gebeuren.

10. Benoem wat je doet
Wanneer je bepaalde handelingen uitvoert met het systeem, bijvoorbeeld tekenen of het opstarten van een filmpje, laat het publiek dan weten waarmee je bezig bent. Dit vergroot de duidelijkheid en maakt het makkelijker voor hen om het webinar te volgen.

11. Zeg wie de vraag stelt
Wanneer je als presentator een doorgestuurde vraag beantwoordt, lees deze dan voor en noem de vragensteller bij naam. Bijvoorbeeld: ‘Dit is een vraag van Karlijn. Zij wil weten hoe het kan dat cryptovaluta zo volatiel zijn.’ Dit maakt het webinar persoonlijker en bevordert meer interactie: andere deelnemers zullen zich herkennen in Karlijn en makkelijker ook een vraag durven stellen.

12. Samenvatten
Deelnemers krijgen een hoop informatie te verwerken tijdens een webinar. Ze horen en zien nieuwe informatie, stemmen op polls en chatten in geval van vragen. Kortom, veel handelingen tegelijkertijd. Het kan daarom geen kwaad om af en toe samen te vatten zodat je iedereen de kans geeft om aan te sluiten.

13. Sluit het webinar kort en bondig af
Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk deelnemers op de actie buttons klikken en de enquête invullen, is het van groot belang dat het einde van het webinar kort en bondig is. Anders dan bij een fysiek seminar is er voor deelnemers namelijk geen drempel om vlak voor het einde weg te gaan. Geef ze hiervoor zo min mogelijk de gelegenheid.

Meer weten over webinars of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: onlineseminar

Bericht openen
VKOZ digitaal interactief event

Hoe zet je een live event om in een online ervaring?

De afgelopen jaren zien we dat door de digitalisering de behoefte aan persoonlijk contact steeds meer is toegenomen. Evenementen worden ingezet als een belangrijk onderdeel van het marketing- en communicatiebeleid voor organisaties. Maar wat als een live event om welke reden dan ook niet door kan gaan er echt gecommuniceerd moet worden?

Een oplossing is om het live event om te zetten in een online ervaring. In sommige gevallen kan een digitaal (of gestreamd) evenement een goede tussenoplossing zijn. Deze wordt opgenomen op een locatie en vervolgens online bekeken via een platform, waarbij je er voor zorgt dat jouw publiek online op een interactieve manier kan participeren.

Lees hier ons blog: 13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Digitaal interactief evenement
VKOZ events & communicatie werkt samen met Savvy Congress; zie case van de gemeente Rotterdam. Zo kunnen wij er voor zorgen dat je nog altijd de beoogde impact maakt, kennis deelt, deelnemers laat netwerken, live slides mee laat kijken én zorgt voor de nodige interactie tussen spreker en het (op afstand aanwezige) publiek en het publiek onderling.

Van idee naar event
Bij het omzetten van een live event naar een online ervaring hanteren wij onze gebruikelijke VKOZ stappen: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Wij beginnen weer met het centraal zetten van jouw doelstellingen én denken vanuit de behoeften van jouw publiek. Daarna gaan wij alle stappen langs om na te gaan wat er aangepast moet worden. Met aandacht voor oa. de sprekers, moderator, programma, content, sponsoren, locatie en natuurlijk de techniek.

Innovatief virtueel event
Wil je van jouw digitaal evenement meer een online ervaring maken, dan zal je meer ‘outside the box’ moeten denken. Je kan hierbij denken aan het creëren van een virtuele omgeving, waar het online publiek een gezicht (avatar) krijgt en zo nog meer onderdeel uitmaakt van jouw event. Waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is een hand op te steken, vragen te stellen en emoji’s te delen.

Meer weten over online events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Interim manager van VKOZ

Heb je een interim eventmanager nodig?

Op een cruciaal moment valt een project- of eventmanager uit. Of je project verloopt om een andere reden niet op rolletjes. Wat nu? Ook in noodgevallen springen wij bij. Onze ervaren eventmanagers zijn interim beschikbaar. Dat betekent dat wij in mum van tijd bijspringen om het evenement tot een goed einde te brengen.

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het neerzetten van een geslaagd event vergt ook veel tijd, kennis en creativiteit.

Zet een interim eventmanager van VKOZ in voor:
•   tijdelijke vervanging van je event-, communicatie- of projectmanager;
•   extra paar handen in aanloop van je event, om je medewerkers te ontlasten en ontzorgen;
•   gespecialiseerde kennis, creatieve frisse blik plús een betrouwbaar netwerk binnenhalen;
•   extra aandacht voor je flagship event.

Wij kijken samen met jou naar jullie wensen en op welke manier onze eventmanager hier de beste invulling in kan geven.

Wat kan je verwachten van een interim eventmanager van VKOZ?
•   Ervaren professional op het gebied van event- en interimmanagement
•   Duidelijke afspraken, doelstellingen en budget
•   Gevoel voor organisatiestructuur en (ongeschreven) regels
•   Snel aangepast, samenwerken en flexibel

Wist je dat… je onze (interim) eventmanager ook kan inzetten als consultant?

VKOZ consultancy voor bijvoorbeeld:
… deskundig advies bij het (her)ontwikkelen en organiseren van events
… training on the job voor (junior) eventplanners in jouw organisatie
… opzetten van duidelijke werkprocedures voor jullie evenementen
… ondersteuning interne organisatie (bijv. bij verandertrajecten)
… eventmanager on standby: je eigen eventmanager buiten de deur!

Meer weten over een interim eventmanager of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
sponsor idee event

17 creatieve ideeën voor de sponsoren van je event

Sponsoren werven voor je evenement is een lastige taak. Waarom zouden ze nou precies jouw event kiezen om te sponsoren? Om goed in de smaak te vallen is het belangrijk om de behoefte van jouw potentiële sponsoren goed te vervullen. Vaak gaat het dan ook om het promoten van hun eigen merk. Wil jij jouw sponsoring naar het volgende niveau tillen? Hieronder vind je 17 creatieve sponsorship ideeën voor je volgende evenement.

Idee 1: Sociale mixers
Netwerken is één van de belangrijkste redenen waarom deelnemers naar congressen en andere zakelijke evenementen gaan. Ook als je zelf niet genoeg contacten hebt om je event te vullen kan je de sponsoren vragen hun partners uit te nodigen. Hierdoor ontstaat er een mix van contacten en partners. Een sponsor kan netwerkmogelijkheden creëren die nuttig zijn voor jou en voor hun eigen netwerk. Op deze manier kunnen je sponsoren zich wenden tussen jouw contacten en jij tussen die van je sponsoren.

Idee 2: Event apps
Ongeacht de grootte van jouw evenement, een event app is een must. Hiermee kan je de ervaring van jouw bezoekers personaliseren. Op evenementen met meerdere ruimtes en verschillende afdelingen is dit idee goed toepasbaar. Deze apps zijn ook interessant voor je sponsoren door de gedetailleerde gegevens die de apps opleveren over wat het meest interessant is voor jouw publiek. Je kan je sponsoren ook meer naar voren brengen door bijvoorbeeld een game of een push notificatie met hun naam, of een logo op het beginscherm van de app.

Idee 3: Bewegingsworkshops
Het is belangrijk om gedurende de dag kleine pauzes te nemen om de focus te behouden. Je moet je lichaam bewegen om echt op de resetknop te drukken. Korte bewegingslessen zoals yoga, hoelahoepen of zelfs Zumba kunnen bezoekers helpen om even tot rust te komen. Dit is een kans voor je sponsoren om contact te maken met je publiek.

Idee 4: (Trap)stickers
Heeft jouw locatie een grote entree? Of misschien een paar trappen waar je niet echt bij stil hebt gestaan? Het gebruik van stickers op trappen kan de deelnemers verrassen en je sponsoren een creatieve ruimte bieden om hun merk of boodschap te promoten. Natuurlijk kan dit idee ook op andere plekken toegepast worden. Denk aan liften, op de grond, muren of zelfs toiletten.

Idee 5: Fotohokjes
Net als bij een ouderwets fotohokje, kunnen bezoekers in fotocabines selfies maken. Vaak wordt er bij deze service nog extra mogelijkheden toegevoegd zoals GIF’s en korte video’s. Door de optie ‘delen op social media’ toe te voegen zullen bezoekers sneller hun foto posten. Hierin kunnen jouw sponsoren hun eigen merk en logo in verwerken. Op die manier kunnen ze zich promoten. Ook kan je een hashtag koppelen aan de berichten die zijn gepost. Hierin kan je je eigen event taggen, maar ook de namen van je sponsoren die je evenement mogelijk hebben gemaakt.

Idee 6: Wi-Fi
Voor de meeste events is toegang tot Wi-Fi een must. Vooral als je wilt dat bezoekers hun ervaring delen op social media of deelnemen aan live stream toespraken, is het verzorgen van gratis Wi-Fi essentieel. Sponsoren kunnen hun logo weergeven in een brochure, in de event-app of met borden overal op het evenement. Een Wi-Fi netwerk splash-pagina is een andere geweldige kans. Niet alleen voor branding, maar ook om te linken naar de site van de sponsor.

Idee 7: Social media scherm
Op een groot scherm op een centrale locatie laat je berichten en foto’s zien die getagd zijn met de hashtag van je evenement op social media, zoals Instagram en Twitter. Door het aanbieden van zo’n scherm, kunnen ook je sponsoren berichten beheren en de boodschappen van hun merk toevoegen aan het circuit.

Idee 8: Live streaming
Wist je dat 30% van de mensen die kijken naar een livestream het volgende jaar datzelfde evenement zullen bijwonen? Live video kan jouw bereik vergroten en impact hebben op jouw bedrijfsresultaten. Het aanbieden van een livestream in je pakket kan merken de mogelijkheid bieden om meer publiek erbij te betrekken dan alleen de bezoekers van je evenement.

Idee 9: Winactie
Op zoek naar een manier om je sponsoren onder de aandacht te brengen bij je bezoekers? Stel voor dat je sponsoren een nuttige of interessante prijs toekennen aan jouw deelnemers waarvoor ze een activiteit willen doen. Liken en delen op social media is hier een goed voorbeeld van. Je kan ook de activiteit vergroten tot een wedstrijd of een speurtocht die zich over het evenement uitstrekt. Zorg ervoor dat je duidelijk naar voren laat komen dat de prijs mogelijk wordt gemaakt door jouw sponsor.

Idee 10: AR of VR
Met virtual reality (VR) en augmented reality (AR) kunnen sponsoren bezoekers een unieke en leuke ervaring aanbieden. Help mensen je nieuwe product te leren kennen met AR of VR. Ook de producten van je sponsoren kun je hierbij gebruiken. Dit idee is ideaal als jouw product goed samen gaat met die van je sponsoren of als jullie al partners zijn.

Idee 11: Doe-het-zelf-knutselruimte
Mensen zijn gek op doe-het-zelf workshops. Denk aan schilderen, bouwen of gewoon plakken met glitters. Het maken van knutselwerkjes biedt plezier en vermaak waardoor je sponsoren goed naar voren kunnen komen door hun naam daarin te vertegenwoordigen. Dit geeft deelnemers niet alleen de kans om op hun social mediakanalen te delen wat ze hebben gemaakt, maar het is ook een herinnering die ze na je event nog zullen onthouden.

Idee 12: Liefdadigheid
Gebruik de schijnwerpers van jouw evenement om aandacht te vragen voor stichtingen en goede doelen waar jouw sponsoren mee samenwerken. Je kunt een gesponsorde liefdadigheidsactie organiseren en het op jouw event presenteren. Bezoekers kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om dieren te ‘sponsoren’ of grond voor het behoud van dieren in het wild.

Idee 13: Wellness
Net als de spa of bij de pedicure biedt dit bezoekers de mogelijkheid om zich in de watten te laten leggen en uiteindelijk met een geweldige indruk van je sponsoren te vertrekken. Het aanbieden van bijvoorbeeld mini-massages van 5 tot10 minuten is een goede manier om gasten fysiek te betrekken bij het merk van je sponsor. Zelfs als jouw sponsoren dit soort diensten niet bieden, kun je voor de dag opgeleid personeel inhuren en ze kleding van het merk van de sponsor laten dragen.

Idee 14: Speelruimte
Wil je dat je bezoekers wat stoom kunnen afblazen en even kunnen relaxen? Misschien is een speelruimte een goed idee. Reuze spelletjes van schaken, bord spellen of zelfs een ballenbak zijn uitstekende manieren om de aandacht van de gasten te trekken. Je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Het is ook een creatieve manier om je spelonderdelen met het merk van je sponsoren te combineren. Je kan hierop het logo van je sponsor bijvoorbeeld laten terugkomen. Deze spellen en objecten zullen op social media gepost worden, waardoor de naamsbekendheid groter wordt.

Idee 15: Premium goodiebags
Een tasje gevuld met een balpen, sleutelhanger en een sticker is inmiddels wel bekend. Toch horen goodiebags bij evenementen. Je kunt ze interessanter maken door deze aan te passen met premium producten. Hierin kunnen jouw sponsoren een rol spelen. Ze kunnen hierin hun eigen merk en producten promoten.

Idee 16: Digitale goodiebags
In plaats van een traditionele tas, kun je nu ook een digitale goodiebag aanbieden. Met nieuwe services kun je een pagina vol met aanbiedingen opzetten en beschikbaar stellen voor je bezoekers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld kortingscodes, speciale aanbiedingen, waardebonnen etc. Sponsoren kunnen hierin cadeaus aanbieden aan de bezoekers, die ook betrekking hebben op hun eigen organisatie. Bovendien is dit ook een goede manier voor dataverzameling. Sponsoren kunnen deze data gebruiken om bijvoorbeeld hun doelstellingen te meten of nieuwe klanten te werven.

Idee 17: Privacy pods
Deze volledig afgesloten ruimtes bieden een rustige plek om te bellen of een gesprek te voeren. Ze zijn er in verschillende maten en vormen. Velen worden geleverd met elektriciteit en Wi-Fi. Hier kunnen logo’s, namen en symbolen van jouw sponsoren terugkomen. Op deze manier worden ze op een subtiele manier onder de aandacht gebracht bij jouw bezoekers in een ontspannen sfeer.

Bekijk hier de video!

Meer weten over sponsoren of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventbrite

Bericht openen
eventstrategie

Wil je een event met meerwaarde? Begin met een solide eventstrategie

Uit onderzoek blijkt dat twee derde van de organisaties geen overkoepelende eventstrategie heeft. Dit resulteert in evenementen die (vaak) veel kosten, maar (te) weinig opleveren. Omdat events niet voldoende worden gezien als krachtig, strategisch marketingkanaal, worden ze binnen de organisatie niet altijd serieus genomen. Hierdoor ontstaat er geen urgentie voor het formuleren van een eventstrategie met bijbehorend budget én evaluatietools; dit komt de kwaliteit van events niet ten goede. Resultaat: een zichzelf vervullende voorspelling. Een goed doordachte, organisatie-brede eventstrategie biedt uitkomst.

Heb je zelf wel eens kritisch gekeken naar de strategie in jouw organisatie? De volgende signalen geven aan dat er iets ontbreekt aan de eventstrategie:
• events worden ad-hoc georganiseerd
• (realistische) doelstellingen ontbreken
• er wordt beperkt samengewerkt tussen Marketing, Sales en event teams
• event resultaten worden niet gemeten
• event-specialistische software/tools ontbreken
• er is onvoldoende sturing/betrokkenheid vanuit de directie

Deze punten worden vaak door eventmanagers genoemd als belangrijke beperkende factoren in hun werk. Tegelijkertijd maken ze het belang van een eventstrategie heel concreet.

Het belang van een overkoepelende eventstrategie
We leven in een tijdperk waar alles steeds efficiënter en digitaler wordt. Toch worden relaties steeds belangrijker, omdat we meer en meer toe bewegen naar een relatie-economie. Hoewel relaties op het eerste gezicht moeilijk verenigbaar lijken met het digitale tijdperk, kunnen deze twee elementen elkaar toch versterken. Namelijk door als organisatie te investeren in je netwerk. Juist door de digitalisering heeft de doelgroep vaak behoefte aan persoonlijke ontmoetingen. En daarin kunnen live events een enorme impact maken. Hierbij is het essentieel dat live events de overkoepelende marketingcommunicatiestrategie versterken, niet ondermijnen. Met andere woorden: ze zijn onderdeel van hetzelfde grote geheel. Het ontwikkelen van een heldere eventstrategie, die door de hele organisatie gedragen wordt, is daarom een must.

Events als onderdeel van de marketingmix
Wanneer de verschillende kanalen van de marketing(communicatie)mix op elkaar worden afgestemd, kan er synergie ontstaan. Zowel live events als online interactie leveren waardevolle informatie op over de behoefte van de klant. Deze informatie kun je bijvoorbeeld gebruiken om de producten en services van je organisatie te verbeteren.

De combinatie van evenementen en online content is heel krachtig: door bezoekers te voeden met waardevolle content (online én offline) ben je in staat klanten voor je te winnen. En vervolgens kun je events weer inzetten om de relatie met de doelgroep te versterken, of nieuwe, potentiële klanten aan te trekken. Daar kan geen nieuwsbrief, white paper of blog tegenop!

Maar ook andersom geldt: events zijn een belangrijk communicatiekanaal dat de boodschap van andere (marketing)uitingen kan versterken of tegenspreken. Wanneer de boodschap van de verschillende evenementen niet duidelijk vooraf wordt bepaald, kan het zijn dat de doelgroep in de war raakt door verschillende, of soms zelfs tegenstrijdige signalen. Dit komt de propositie van je merk niet ten goede.

Doorbreek de vicieuze cirkel met een overkoepelende eventstrategie
Genoeg redenen dus, om tijd en aandacht te besteden aan het ontwikkelen van een overkoepelende eventstrategie. Toch klinkt dat gemakkelijker dan het is. Om ervoor te zorgen dat de strategie volledig is én gedragen wordt door de verschillende stakeholders binnen de organisatie, heb je (informatie van) andere teams nodig. Een uitgebreide analyse van de bestaande events, doelstellingen en resultaten geven inzicht in wat events al voor jouw organisatie betekenen, en hoe dat beter kan.

Organiseert jouw bedrijf nog geen evenementen? Dan is het extra belangrijk om de ‘waarom-vraag’ te stellen. Waarom wil je evenementen organiseren? En is dit daadwerkelijk het juiste kanaal om je (marketing)doelen te bereiken?

Wanneer er een overkoepelende strategie ontwikkeld is, kun je per event de doelstellingen, kernboodschap, doelgroep, en actiepunten uitwerken. Onderschat je doelgroep niet, maar verras ze met vernieuwende concepten en inzichten. Denk hierbij altijd in termen van gedragsverandering: je wilt immers dat jouw doelgroep iets gaat dóen.

Meten, toetsen, bijstellen
Last but not least: zorg ervoor dat alles wat je doet meetbaar is. Het is belangrijk dat je kunt aantonen welk effect elk afzonderlijk evenement heeft opgelever. En hoe het heeft bijgedragen aan de overkoepelende doelstellingen. Het formuleren van goede doelstellingen, met bijbehorende indicatoren (NPS, opkomst, integratie van de kernboodschap, aantal leads etc.) maakt het mogelijk om zowel de resultaten per event, als de trends en groei op lange(re) termijn te meten.

Deze analyses zijn noodzakelijk om de overkoepelende strategie te blijven toetsen: elk evenement levert nieuwe inzichten over de doelgroep en de markt. Gebruik ze om de strategie steeds scherper te krijgen en steeds meer impact te maken met jouw events.

Het effect: resultaten waar alle teams blij van worden
Zoals gezegd: de overkoepelende eventstrategie reikt verder dan de ‘evenementenafdeling’. Het is een gezamenlijke visie die telkens opnieuw gebruikt kan worden om koers te bepalen. Alle betrokken stakeholders hebben hier baat bij.

Een aantal voordelen op een rijtje:
• meer draagvlak voor, en betrokkenheid bij evenementen
• meer event-data voor Marketing en Sales
• minder kans op lastige discussies over budget, door verantwoording kosten
• minder ad-hoc beslissingen
• realistische doelstellingen
• betere kennis van de doelgroep
• samenhangende events met meer impact

Conclusie
Het ontbreken van een goede eventstrategie kan leiden tot een self-fulfilling prophecy. Doordat evenementen niet op waarde worden geschat, blijft een urgentie voor het maken van een strategie uit. Events worden een ‘ondergeschoven kindje’ in de organisatie, waardoor ook de inzet van goede tools/software én duidelijke doelstellingen per event achterblijven. Resultaat: men weet niet wat events opleveren, en dus kunnen ze niet op waarde worden geschat. Zo ontstaat een vicieuze cirkel, die moeilijk te doorbreken lijkt.

Maar het kan dus wel! Begin met het maken van een solide eventstrategie. Het is noodzakelijk om evenementen een vast onderdeel te maken van de marketingmix en alle stakeholders te betrekken bij het ontwikkelen van de overkoepelende strategie. Door vervolgens de resultaten te meten op event-niveau en de trends te analyseren, kan de strategie steeds worden bijgesteld om meer impact te maken.

Meer weten over eventstrategieën of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventplanner

Berichten navigatie

1 2
Scroll naar boven