Bericht openen
VKOZ brainstorm

Behoefte aan advies, creativiteit en frisse inzichten?

VKOZ events & communicatie deelt al jaren graag haar kennis, tips en inspiratie. Dit delen wij op onze social mediakanalen, in blogs en op de evenementenpagina van onze website. En wij bieden ook nog steeds onze gratis brainstormsessie aan!

Het IndustriegebouwWanneer en hoe begin je met de voorbereidingen van je evenement? Of welke extra’s wil je inzetten op je event? Voor extra inspiratie, creativiteit en frisse inzichten biedt VKOZ een gratis brainstormsessies aan. Online, bij jou of bij ons op kantoor.

In een brainstormsessie nemen we de tijd om zo veel mogelijk te weten te komen over jullie event, organisatie en uitdagingen. Wij stellen vragen, denken mee en bedenken frisse en verrassende ideeën. Daarna maken wij van de sessie een duidelijk verslag.

Wij helpen je ook met bijvoorbeeld de volgende vragen:
• Wat voor soort evenement past bij mijn doelstellingen en doelgroepen en hoe bereik ik het maximale resultaat?
• Hoe vertaal ik verschillende ideeën (en stakeholders) binnen mijn organisatie naar een concreet plan voor iedereen?
• Welke stijl, thema of verhaallijn wil ik voor het event en wat voor inrichting, decoratie en catering hoort daar bij?
• Hoe zorg ik voor een maximale interactie met mijn doelgroep voorafgaand, tijdens en na het evenement?
• Kunnen we de impact en de ROI van ons huidig event verhogen?

eventmarketing planDoor creatieve oplossingen, eenvoudige wijzigingen of gewoon extreem (te) gekke ideeën maak je van je volgende zakelijke event een onvergetelijk moment!

Tips voor een succesvolle brainstormsessie
• Breng 2 tot 4 enthousiaste medewerkers samen 
• Verzamel zoveel mogelijk uiteenlopende ideeën
• Geef geen kritiek op ideeën tijdens de brainstormsessie
• Moedig de gekste ideeën aan, ze inspireren anderen
• Een brainstorm kan nogal chaotisch verlopen, maar dat hoort bij het proces
• En het allerbelangrijkste: think outside the box!

Meer weten over brainstormen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Alles wat jij moet weten over hybride evenementen

Het is duidelijk: je gaat een hybride evenement organiseren. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Tijdens de coronapandemie heb je misschien wel een blog over hybride events op onze website gelezen. Alle kennis uit deze blogs hebben we voor jou samengevoegd in dit nieuwe blog. Hierin lees je alles wat jij moet weten over hybride evenementen.

Dit begint bij het bepalen en in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling(en) tijdens de conceptontwikkeling. Niet alleen tijdens deze fase, maar ook tijdens de andere fasen houd je er rekening mee dat je eigenlijk twee losse events organiseert. En beslis of je je hybride event wilt verdelen over meerdere dagen. Zo vind je misschien een mooiere balans.

Dit is het geheim van een succesvol hybride event!

Met dit in je achterhoofd kan je kijken naar de eerste stappen van het organiseren van je hybride event. Met deze tips zorg je ervoor dat een goed begin het halve werk is. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring. Beslis welke exclusiviteit je gaat aanbieden en waarom het voor de online deelnemers waard is om jouw evenement te bezoeken.

Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium, iemand die samenwerkt met je tech-partner, AV-professional, iemand voor de digitale backstage en iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
De (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Een hybride event werkt net anders: een online en fysiek format moet worden gecombineerd. Ga bij jezelf na: werken de online formats ook voor je publiek in de zaal? Wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Zorg hierbij voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels een studio en werken samen met een technische partner. Hierin is het tevens belangrijk om te beslissen hoe je de online engagement gaat managen: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Met deze tools zijn dit soort vragen makkelijk te managen.

Het zoeken van een geschikte locatie voor je hybride event: waar moet je op letten?

Na het bepalen van een format kun je op zoek gaan naar een locatie. Het belangrijkste is dat je hier je gekozen format kunt uitvoeren in combinatie met het programma wat je voor ogen hebt. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen.

  1. Online eventfaciliteiten
    Eén van de belangrijkste eisen voor het zoeken van een geschikte locatie is de technologie. Het is belangrijk voor evenementenlocaties om in te spelen op de wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.
  2. Interactieve communicatie
    Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.
  3. Data-hub
    Voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.
  4. Flexibiliteit
    In de verschillende soorten en vormen van events blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Denk er bijvoorbeeld aan of locaties meekunnen met jouw vraag of doelstelling.
  5. Duurzaamheid
    Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daarin mee?

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld en een geschikte locatie hebt gevonden, kun je het programma gaan samenstellen. Een mogelijk hybride programma ziet er als volgt uit:

hybride format

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Voor alle lichtgekleurde blokken moet dus een apart programma en script gemaakt worden. Denk goed na hoe je de interactie gericht op beide doelgroepen wilt inzetten. Mensen krijgen namelijk meer energie en zijn meer tevreden als ze actief mee mogen doen. 

Overige belangrijke tips

Energie en verbinding tijdens jouw hybride event
Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Bedenk hoe de deelnemers bij jouw event iets kunnen doen. Regel zowel fysieke als digitale netwerkmogelijkheden: vorm bijvoorbeeld kleine groepjes waarin deelnemers bespreken wat ze hebben opgestoken van het event. Dit kan tijdens de inloop of in de pauze. Of maak een game. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren. Belangrijk: maak actief deelnemen supereenvoudig. De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Houd ook de techniek simpel: als dit te ingewikkeld wordt, kan er ook meer misgaan. Vraag je af wat het doel is en gebruik daar techniek voor.

Meten is weten!
Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om data te verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname en open feedback te krijgen. Lees de verschillende manieren waarop je feedback aan je deelnemers kunt vragen in ons blog: vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Meer weten over hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
VKOZ events en communicatie terugblik 2022

Terugblikken met ons 2022 fotoalbum, inspiratie en tips

Na 2 jaar anderhalve meter, hybride en online events stond 2022 in het teken van #Back2Live! En dat hebben we allemaal gemerkt ook. In eerste instantie wilde iedereen hun evenementen ‘inhalen’ in de warme maanden mei, juni en september. Vaak last minute en we konden de vraag haast niet aan.

Maar gelukkig groeide het vertrouwen in fysieke bijeenkomsten en hebben we tot aan het einde van het jaar mooie inhoudelijke events van hoge kwaliteit mogen organiseren. Vol met verrassingen en live experiences voor die oh zo belangrijke impact. Van verbindende drakenbootrace en netwolact tot ‘criminele’ acteurs en decors. Met veel trots blikken wij terug naar deze onvergetelijke momenten in ons 2022 fotoalbum; vol inspiratie en mooi vormgegeven door Isa.

VKOZ terugblik 2022
Bekijk hier ons 2022 fotobalbum

Nieuwe uitdagingen, nieuwe trends
Door de grote vraag en gestegen kosten is het nog belangrijker om goed naar de doelstellingen van je event te kijken. Om evenementen op te nemen in je lange termijn (communicatie)strategie. Dat is precies de toegevoegde waarde van VKOZ. Wij regelen alles tot in de kleinste details, maar als strategische partner denken we ook mee over wat de deelnemer moet voelen, denken en doen. Deze en andere tips staan in onze blogs.

Nieuwe website VKOZ
Ontdek hier onze website

Van idee naar event
Na 5 jaar was onze website toe aan een facelift en in de lente van 2022 hebben wij onze nieuwe website gelanceerd. Onze stappen, van idee naar event, zijn actueler dan ooit: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Onze klanten zetten ons in op de plekken waar zij ons nodig hebben en profiteren zo van de kracht van co-creatie. Op de nieuwe website (geschreven door onze tekstschrijver Patricia) staan deze diensten daarom meer centraal. Sanne heeft de events die wij de afgelopen 12 jaar hebben georganiseerd omschreven vol met inspirerende tips en fijne partners.

 

Nieuwe website VKOZ

Heineken Gebouw Rotterdam
We werken vanuit het Heineken Gebouw, een schitterend rijksmonument aan het water van de Crooswijksesingel in Rotterdam. Hier brouwen wij onze concepten en bruisen onze plannen. Ook het Heineken Gebouw heeft een make-over ondergaan en biedt nu oa. mooie vergaderruimtes en tours aan. Kom je een keer bij ons op bezoek? We zetten alvast de koffie en thee voor je klaar. En als je wilt een biertje, geheel in stijl.

 

Waar kijken we naar uit in 2023?
Behalve terugblikken doen we natuurlijk ook vooruitkijken. Naar bijvoorbeeld de buitenlandse events die we organiseren voor CIS, zoals het Global Forum waar 1000 deelnemers dit jaar bijeenkomen in Dublin. Maar ook in Rotterdam, waar we druk bezig zijn met de voorbereidingen van het Underwater Minerals Conference samen met Boskalis. En zelfs nog verder vooruit: het International Congress of Maritime Museums in 2024! En vanaf 1 februari begint Skye haar stage bij VKOZ. Zij zal oa. met Isa content creëren over de evenementenbranche en ons mooie Rotterdam, want ook in 2023 delen wij volop inspiratie en tips op onze socials.

Als laatste willen wij onze klanten en partners bedanken voor het vertrouwen, flexibiliteit, enthousiasme en harde werken. We creëren graag samen met jullie ook in 2023 nog meer onvergetelijke momenten!

Bericht openen
tips online programma

Hoe stel je een afwisselend online programma samen? 10 tips

Het programma van een online evenement vul je natuurlijk met interessante gasten en onderwerpen. Maar in welke vorm bied je dit aan en hoe zorg je voor flow, verbinding en afwisseling in je programma? In deze blog 10 tips voor het samenstellen van een afwisselend script voor jouw online event.

Tip 1. Creëer een wachtruimte met aftelklok
Een online wachtruimte is de ideale plek waar je als organisatie de eerste interactie kunt aangaan en waar je mensen een welkom gevoel kunt geven. Om de spanning op te bouwen en te laten weten wanneer je begint toon je enkele minuten voor je live gaat een aftelklok. Denk ook aan:
• Deel alvast praktische informatie in de wachtruimte: bijvoorbeeld de login voor interactietools
• Laat een chat moderator praktische vragen beantwoorden en interactie stimuleren

Tip 2. Gebruik bumpers
Bumpers zijn korte video- of audio fragmenten van drie tot tien seconden. Deze kan je gebruiken om in te leiden, uit te leiden of items aan elkaar te verbinden. Het gebruik hiervan draagt bij aan een professionele indruk, herkenbaarheid van je merk en vooral: een prettige flow in je programma. Zet het in voor:
• Een bumper is een korte adempauze voor de moderator, gasten en crew
• Gebruik het als een transitie om bijvoorbeeld video’s klaar te zetten of nieuwe gasten te placeren
• Neem bumpers duidelijk op in je online script om te voorkomen dat sprekers te vroeg gaan praten

Tip 3. Zet een sidekick in
Een sidekick is een assistent van de moderator. Hij of zij instrueert het publiek hoe zij vragen en reacties kunnen insturen en houdt gedurende het programma overzicht op alle inkomende reacties. De sidekick selecteert de meest interessante en/of veelgestelde vragen en legt deze op gescripte momenten (!) voor aan de moderator of gelijk aan de studiogasten. Een sidekick zorgt voor een leuke dynamiek en verbinding met de deelnemers. Je kan een zogenaamde ‘green room’ creëren van waaruit hij of zij verslag doet. Let op:
• Een sidekick is bij voorkeur geen inhoudelijk expert
• Vraag deelnemers hun vraag te voorzien van hun naam, zo creëer je betrokkenheid
• Geef aan het begin van je programma aan wat je doet met onbeantwoorde vragen
• Heb een eerste vraag paraat, zo stimuleer je vervolgvragen
• Upvoting; laat het publiek bepalen welke vraag naar voren moet komen
• Speel met vraagsoorten; polls, wordcloud-, open vragen en Q&A’s

Tip 4. Regel een tafeldame/-heer
Deze dame of heer vergezelt de moderator tijdens het online programma. De tafelgast is inhoudelijk betrokken, zorgt voor een prettige aanscherping van het gesprek en geeft waardevolle aanvullingen. Een tafelgast roept ook herkenning op bij de kijker. De persoon is een boegbeeld van de organisatie of binnen een bepaalde branche. Denk aan:
• Een directeur komt beter tot zijn recht als moderator
• Houd rekening met spontane bijdrage tafelgast

Tip 5. Één-op-één interview
Één van de hoofdingrediënten is één of meerdere korte interviews met een expert speaker. Het is belangrijk om dit gesprek van tevoren voor te bereiden. Zo ben je bewust van de benodigde tijd; online heeft men zeer beperkte aandacht. Tips:
• Kom in een voorgesprek tot drie bullet points die de boodschap samenvatten
• Reik als moderator een bullet point aan wanneer gast zijpaden inslaat
• Wees spaarzaam met presentaties en monologen tijdens een live uitzending
• Experts kunnen wereldwijd bijdragen dus hoeven niet persé op locatie aanwezig te zijn

Tip 6. Interactieve paneldiscussie
Een panel is gevarieerd in achtergronden en standpunten. Besteed tijd aan je speaker line-up. Geef het structuur door twee a drie stellingen. Als kijkers kunnen stemmen, dan houd je iedereen betrokken. Let op:
• Houd rekening met de RIVM richtlijnen
• Bepaal het aantal camera’s (vijf gasten = drie camera’s)
• Hanteer tien minuten voor je stelling: een minuut ter inleiding, één voor de poll, zeven voor het gesprek en één voor een kijkersreactie

Tip 7. Satellite visits
Als de RIVM richtlijnen het toestaan, dan kan je zogenaamde ‘satellite locaties’ creëren. De deelnemers verzamelen op verschillende locaties in het land om in kleine groepjes op één scherm samen naar de online uitzending te kijken. Op deze manier verhoog je de betrokkenheid en is het een waardevol contactmoment met je relaties. Het leuke hiervan is dat je een ‘digitaal bezoek’ kunt brengen aan een satellite locatie middels videoverbinding. Denk aan:
• Bepaal voor het online gaan welke satellite locaties in de live uitzending komen
• Controleer tijdens het online gaan het licht, het geluid en de beeldweergave

Tip 8. Gebruik visuele content
Visuele content helpt om thema’s verder te verduidelijken en te verlevendigen. Denk hierbij aan video’s, beelden of slides. Een video kun je goed gebruiken om een nieuw programma onderdeel in te leiden. Tips:
• Met gesponsorde content kunnen stakeholders met video deelnemen aan het programma
• Houd video’s kort, zodat het live karakter van een livestream behouden blijft.
• Controleer tijdens de live verbinding met inbellers de weergave van slides vanaf hun computer

Tip 9. Denk aan entertainment
Bij een online uitzending is interactie met het publiek erg belangrijk. Speel bijvoorbeeld een quiz of reik een award uit. Een andere vorm van entertainment is een mooi muziek optreden. Let op:
• Zorg dat quiz spelers hun eigen naam invoeren om een winnaar te kunnen bepalen
• Bij sommige live streams is er een vertraging van twintig seconden tussen wat je in de studio zegt en wat de kijker thuis hoort/antwoordt
• Muziekoptredens vergen vaak extra inzet (en kosten) qua audioapparatuur

Tip 10. Spoken word
Een gesproken column is een leuke afwisseling en een krachtige vorm om een thema over te brengen. Denk aan:
• Spoken word vaak staand uitgesproken: houd hier rekening mee in je online script qua camera setup
• Spoken word kan ook van tevoren worden opgenomen en als video worden getoond

Meer tips? Ons team met online event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in online events, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Wij werken graag met je samen voor het samenstellen van de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten een afwisselend programma of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
verschillende vormen onlilne evenementen

Welke vorm van een online event past het beste bij jouw doel?

Het evenement is al jaren een belangrijk instrument in de marketingmix. Het is een direct communicatiemiddel, gericht op een specifieke doelgroep en met een duidelijk doel. De afgelopen jaren hebben we geleerd dat er veel verschillende vormen van online evenementen bestaan. Maar welke vorm van een online evenement past het beste bij welke doelen en behoeftes?

Hieronder een overzicht van de verschillende benamingen en mogelijkheden:

1. Virtueel seminar
Er wordt van een combinatie van live en eerder opgenomen onderdelen gebruikgemaakt. De optimale lengte van een virtueel seminar is 40 tot 60 minuten. Het publiek kijkt mee vanuit huis. Deze vorm is geschikt voor promotie events, korte trainingen, korte updates etc.

2. Hybride evenement
Een hybride evenement is een event waarbij online en offline samenkomen. Een kleine groep genodigden komt live bijeen en de overige genodigden doen online mee. Je moet hier rekening houden met 2 soorten programma’s. Lees alles wat je moet weten over hybride evenementen in ons blog.

3. Video conference
Het online vergaderen met beeld via een online tool. Geschikt voor kleinere (interne) meetings, vergaderingen of discussies op openbare platformen zoals Zoom, Microsoft Teams en WebEx. Handig om één iemand het woord te geven om te voorkomen dat er door elkaar gepraat wordt.

4. Webinar
Een lezing, workshop of presentatie via het internet. Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het event of de presentatie om één spreker draait. Interactie is wel goed mogelijk, maar is niet het hoofddoel.

5. Livestream
Deze vorm is geschikt voor verschillende sprekers, panelleden of debatten die live worden uitgezonden. Vaak is er interactie met het publiek mogelijk.

6. Nieuwsuitzending
In een studio setting waar een presentator het woord heeft gedurende het evenement. Er kan geschakeld worden met gasten en verslaggevers op locatie.

7. Talkshow
Een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. In een studio met een interviewer aan tafel met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.

8. Keynote
Eén spreker vertelt een verhaal met een hoofdonderliggend thema. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.

Welke vorm past het beste bij jouw doel?

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventbranche.nl

Bericht openen
tips online evenement organiseren

Handig! Heel veel praktische tips voor je online evenement

Hoewel live ontmoeten natuurlijk het leukste is, zijn online evenementen vaak een waardevol alternatief. Een professioneel opgezette talkshow, interview of webinar geeft een positieve boost aan je merk of organisatie. Hieronder een aantal handige tips voor een succesvol online event!

1. Houd de boodschap compact
Misschien is het wel het meest uitdagende element van een online evenement: time management. Waar je tijdens live events nog kunt wegkomen met een paar minuten uitloop, geldt online dat je publiek al lang vertrokken is. Tijdens online sessies is men nu eenmaal sneller afgeleid. Houd daar rekening mee met het samenstellen van je programma en instrueer je sprekers en/of dagvoorzitter. Tips:
• stel een online programma op dat niet langer duurt dan 60-90 minuten
• stel een gedetailleerd script op met duidelijke overgangen
• gebruik een aftelklok voor sprekers die een korte presentatie geven
• bepaal met sprekers welke zaken ook tijdens een Q&A aan bod kunnen komen

2. Benader je online evenement als een TV productie
Omdat de aandachtspanne van een online publiek beperkt is en er tijdens online sessies minder sociale etiquettes gelden (weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon), kun je een online programma het beste aanvliegen als een TV talkshow. Dus zorg naast goede inhoud, ook voor aansprekende content. Script het geheel op zo’n manier dat het een prettige flow bevat. Zoals:
• introduceer een spreker of thema met een korte video
• laat een gast van buiten inbellen (zoals een nieuwscorrespondent)
• laat een tafelgast de moderator ondersteunen met slimme en leuke vragen
• verras een studiogast met een korte vlog van een bekende
• toon een beeld aan het publiek (bv. een foto, voorwerp of krantenkop)
• laat een artiest of een band optreden

3. Zorg voor diversiteit in je speaker line-up
Het onderwerp “diversiteit op de werkvloer” krijgt gelukkig steeds meer aandacht. Online events reflecteren, bewust of onbewust, de manier waarop je als organisatie met dit thema omgaat. Zorg daarom dat diversiteit doorklinkt in de keuze van je speaker line-up. Idealiter zijn verschillende leeftijden, genders en culturele achtergronden vertegenwoordigd. Niet vanwege “window dressing”, maar vanuit de overtuiging dat bepaalde onderwerpen beter uit de verf komen wanneer deze vanuit diverse perspectieven worden benaderd.

4. Bereid sprekers goed voor
Het spreken voor een live publiek is anders dan het spreken voor een camera. Daar komt bij dat alles wat je online en op camera doet, vaak voor eeuwig is vastgelegd. Zo worden livestreams na afloop vaak nog vele malen meer bekeken, dan tijdens de eigenlijke live uitzending. Kortom, het is belangrijk dat sprekers goed overkomen op camera en dat zij zich hier dus op voorbereiden. Tips:
• laat sprekers hun verhaal van tevoren oefenen: qua inhoud, time management en flow
• adviseer sprekers zichzelf op te nemen op hun smartphone camera en terug te kijken
• adviseer sprekers een bekende te vragen om feedback te geven op de presentatie

5. Stel sprekers gerust in studio’s die imponeren
Licht, geluid, camera’s en het productieteam: voor veel gasten kan een studio setting behoorlijk imponerend zijn. Voor sommigen nog meer dan een evenementenlocatie met live publiek. Gespannen gasten komen helaas minder sterk uit de verf. Daarom is het belangrijk hier oog voor te hebben en eventuele spanning tijdig weg te nemen. Bijvoorbeeld door:
• deel van tevoren een foto van de set zodat sprekers weten hoe de studio eruit ziet
• overweeg onervaren sprekers te laten interviewen in plaats van hen te laten presenteren
• stel een studio host aan die sprekers welkom heet en hen wegwijs maakt in de studio
• zorg dat de moderator tijdig een briefing en doorloop kan doen met sprekers en crew

6. Behandel de camera’s als je vrienden
Een professionele livestream maakt meestal gebruik van minimaal 3 camera’s: de ogen van het publiek. Sprekers hoeven er alleen rekening mee te houden wanneer ze iets moeten presenteren en het publiek rechtstreeks moeten toespreken. De moderator zoekt regelmatig contact met de camera. Op camera helpt een kalme energie qua lichaamstaal, zodat sprekers goed in het camera frame zichtbaar blijven. Onthoud verder dat camera’s vaak alles uitvergroten. Tips:
• stem tijdens de doorloop de cameralijnen af tussen dagvoorzitter, sprekers en camera crew
• brief sprekers op de juiste kleur kleding zodat zij voldoende contrasteren met het decor
• zorg dat een afkijkscherm (bijv. voor presentatieslides) ter hoogte van de camera staat
• gebruik evt. een autocue voor aankondigingsteksten

7. Betrek de online deelnemers
Anders dan bij live events en TV, beschik je bij online evenementen vaak over goede manieren om digitaal contact te houden met je publiek. Essentieel, want het contact met hen bepaalt voor een groot deel het succes van een online event. Hoe meer betrokkenheid wordt ervaren, des te positiever een publiek is en groter de kans op een concrete follow acties. Ideeën:
• houd een pre-event enquete en bespreek de uitkomsten bij de start van de online sessie
• faciliteer “satellite sessies”: kleine groepen die vanaf een plek samen de sessie volgen
• stel een chat moderator aan die vragen beantwoordt en/of doorzet naar de dagvoorzitter
• gebruik een interactietool voor live publieksreacties op stellingen of meerkeuzevragen
• biedt een aparte Zoom of Teams sessie aan om na te praten en te netwerken
• vergeet niet om de chatreacties op te slaan voor eventuele follow up

8. Boost je social media met snippets
Bedenk dat een online evenement niet slechts 1 contactmoment is! Voor, tijdens en na de online bijeenkomst kun je op verschillende manieren contact maken met een breed publiek. Breng dit van tevoren goed in kaart, zodat de investering voor een online eveent (qua tijd en geld), zich over een langere periode terug kan verdienen. Bijvoorbeeld:
• zorg voor verschillende soorten aankondigingen van het event (zoals vlogs, blogs en visuals)
• maak na afloop korte fragmenten (snippets) van de online sessie: bijv. een quote van de CEO, een grappige situatie of uitslagen van een live poll
• en deel deze snippets via social media en volgens een social media kalender
• tag anderen om iedereen credit te geven en om voor een viral effect te zorgen
• verwerk de snippets ook in bijv. trainingsmateriaal, een website of in nieuwsbrieven

9. Interpreteer ‘kijkcijfers’ slim
De kijkcijfers, het aantal online deelnemers, op zichzelf zeggen niet zoveel over het succes van een online evenement. Je hebt misschien veel deelnemers bij de start van je sessie, máár blijven ze ook tot het einde? En hoe weet je dat ze een uur lang opletten? Tegelijk, een klein aantal deelnemers hoeft ook niet alles te zeggen: veel livestreams worden juist op een later moment teruggekeken. Kortom, ‘kijkcijfers’ moet je dus met de nodige voorzichtigheid interpreteren. Let op:
• check de mate van betrokkenheid door het gebruik van een interactieve tool; de snelheid en de hoeveelheid reacties zeggen iets over de mate van betrokkenheid
• houd er in een script rekening mee dat er 15-20 seconden processing time zit tussen de vraag en de resultaten op het scherm
• vraag studiogasten en stakeholders om de online sessie direct na afloop te delen via social media

10. Herhaal, verbeter en herhaal
Net zoals het gaat bij het bouwen van een merk, geldt ook voor het opzetten van succesvolle online series, talkshows en webinars, dat het tijd kost. Voor veel organisaties zijn online evenementen veelal nieuw. Ontdek daarom wat er werkt, stem verwachtingen goed af met sprekers, zorg dat je een herkenbare signatuur hebt in de boodschap en analyseer iedere uitzending na afloop. Al bij een tweede online event zul je merken dat je de productie nog weer slimmer, creatiever en effectiever in elkaar zit! Tips:
• laat deelnemers zich inschrijven voor je online serie via een aparte inschrijftool.
• op deze manier kun je deelnemers na afloop nog benaderen met een korte enquête.
• bespreek de resultaten met de juiste mensen en neem verbetering mee in een volgende online sessie.

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen? Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen. Tip 1: Zorg voor een helder programma Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma. Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft. Tip 3: Bevestig iedere aanmelding Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen. Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!” Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet. Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt. Tip 6: Maak gebruik van social media Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt. Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie met ons in. Online of met gepaste afstand. [button title="Bel of mail VKOZ" link="http://www.vkoz.nl/contact" target="_blank" align="" icon="" icon_position="" color="" font_color="" size="2" full_width="" class="" download="" rel="" onclick=""] Bron: evenementorganiseren.nl

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar de helft opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar erg belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Meer weten over het voorkomen van een hoge no show of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
interactieve online events

12 tips om deelnemers écht te betrekken bij je virtuele event

Er komt meer bij een virtueel event kijken dan alleen maar zenden. Investeer, net als met een live event, tijd en moeite om te zorgen dat je online evenement interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.

Hieronder vindt je 12 tips om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje:

1.  Ontwerp voor digitaal
Behandel online events precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd worden maar dan specifiek voor online.

2.  Ontwerp een geweldige opening
Net als bij live evenementen doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hen verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe. Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding. Dit helpt om de tone-of-voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

3.  Plan specifieke interactiemomenten
In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren. Of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.

4.  Hou deelnemers scherp
Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen. Het is bovendien belangrijk om regelmatig van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook is, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format.

5.  Kom terzake
In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

6.  Wissel de groepsgrootte
Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit achter zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt aparte conference calls doen. Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken.

7.  Werk met meerdere streams
Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen. En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

8.  Sta deelnemers toe om uit te schakelen
Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren. Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen. Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

9.  Gebruik tools
Online is het lastig om oldschool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online. Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Ook een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn. Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall. En als je dieper wilt graven, dan is ConsensIQ een goede tool. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.

10.  Maak lol
Ook online willen mensen graag plezier hebben, dus waarom doe je niet een quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

11.  Bereid je goed voor; ook technisch
Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je evenement beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit. Dus bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document. En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

12.  Weet wie er kijken
Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie
Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

Meer weten over online evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: dagvoorzitter.nl

Bericht openen
VKOZ evenementenbureau Rotterdam

Het is feest: VKOZ viert 10-jarig jubileum!

VKOZ viert 1 juli 2020 haar 10-jarig jubileum! In die 10 jaar is niet alleen de evenementenbranche sterk veranderd, ook VKOZ als bedrijf veranderde en ontwikkelde zich tot een full service zakelijk evenementenbureau dat strategisch meedenkt en alle zorg rond events uit handen neemt van haar klanten.

Wij zijn er trots op dit tweede lustrum te mogen vieren. Echter, deze mijlpaal in ons bestaan was niet mogelijk geweest zonder het vertrouwen van onze klanten, onze leveranciers en de steun van onze familie en goede vrienden. Hier zijn wij zeer dankbaar voor!

VKOZ events en communicatie in RotterdamTerugblikken op mooie projecten
Door de jaren heen hebben wij bijgedragen aan onvergetelijke momenten. Zoals geweldige publieksevenementen in Rotterdam als de Marathon Rotterdam, CHIO en Rotterdam viert de stad! Maar ook internationale congressen in steden als Edinburgh, Londen, Barcelona en Wenen. En recent het interne evenement van de gemeente Rotterdam in De Kuip en onze eigen deelname aan EventSummit in Rotterdam Ahoy, samen met onze partners van Rotterdam Partners.

Weet jij wat VKOZ betekent? Lees dit, plus de geschiedenis van VKOZ, inOntdek het geheim van VKOZ‘.

Trots op ons aanpassingsvermogen
VKOZ heeft de afgelopen 10 jaar altijd kennis, tips en inspiratie gedeeld op het gebied van events en communicatie. Via onze website, social media, nieuwsbrief en tijdens onze brainstormsessies. Het is belangrijk voor ons om op de hoogte te blijven van de laatste trends en ontwikkelingen in de evenementenbranche. Dat is één van onze toegevoegde waardes voor onze klanten en zo creëren wij samen met hen unieke evenementen. Maar ook bij onverwachtse ontwikkelingen, zoals met COVID-19, kunnen wij daarom gelijk inspringen. Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)?

Wij hebben verschillende tips verzameld in ons inspiratieblog Nieuwe kijk op events‘.

Mooie vooruitzichten in de toekomst
Een jubileum is altijd een mooi moment om terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Rotterdam blijft groeien als internationale congresstad en VKOZ groeit mee. Met onze kennis en ervaring in het organiseren van internationale congressen helpen wij als Professional Conference Organiser ook buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Daar hoort natuurlijk een Engelstalige website bij, die wij deze zomer lanceren!

Kijk hier alvast voor een sneakpreview van VKOZ als ‘PCO in Rotterdam‘.

VKOZ voucher 10 jaarKado voor jou!
Dit mooie moment willen we graag met jou vieren. Daarom geven wij deze voucher kado!
Ken je iemand die onze diensten ook goed kan gebruiken? Dan mag je dit kado doorgeven.

 

 

Meer weten over VKOZ events & communicatie of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? Wij denken graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
tips voor webinar

13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Een webinar hosten is in veel opzichten hetzelfde als het geven van een presentatie. Toch zijn er verschillen. Het is daarom als presentator belangrijk om er goed voorbereid in te stappen.

Wat zijn de geheimen van een geslaagd webinar? Wat zorgt ervoor dat jouw kijkers tot aan het einde van de uitzending erbij blijven? Hieronder 13 tips voor een succesvol webinar:

1. Leg in het begin uit hoe alles werkt en wat deelnemers kunnen verwachten
Bij elk webinar zijn er deelnemers die voor het eerst aan een webinar meedoen. Voor hen is het altijd even wennen. Begin daarom altijd met een korte uitleg over hoe het webinar werkt en hoe deelnemers optimaal kunnen meedoen. Dit geeft laatkomers tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te schuiven voordat de werkelijke inhoud begint.

2. Zorg voor een duidelijke structuur en opbouw
Begin het webinar met te vertellen hoe de structuur van je verhaal eruit ziet. Bijvoorbeeld: ‘3 toekomstscenario’s voor de vastgoedmarkt in Amsterdam.’ Als kijker weet je dan dat er 3 scenario’s volgen. Dit creëert veel duidelijkheid. Zorg er vervolgens voor dat elk onderdeel ongeveer evenveel aandacht krijgt, anders is de balans zoek. Qua opbouw is het altijd goed om voor een schaal te kiezen: van het minst waarschijnlijke tot het meest waarschijnlijke scenario. Kies er altijd voor om het meest interessante item tot het laatst te bewaren. Dan houd je de aandacht van de kijker zo lang mogelijk vast.

3. Houd de informatie op een slide beknopt
Gebruik bij voorkeur een PowerPoint presentatie, die het verhaal ondersteunt. Let er wel op dat de informatie heel beknopt is en dat er één hoofdpunt per slide staat. Zoals in het voorbeeld hierboven: ‘Scenario 2: buitenlandse investeerders nemen de markt over.’ Kijkers krijgen anders te veel informatie. Het kan wel goed werken om een beeld te gebruiken dat het verhaal ondersteunt.

4. Zorg voor voldoende afwisseling
Niets is saaier dan kijken naar een monoloog van 1 spreker, die ook nog eens achter een bureau zit. Kijkers gaan dan weg zappen. Zet daarom meerdere sprekers in, of neem er een moderator of presentator bij. Wissel regelmatig van spreker, zodat het webinar dynamisch blijft. Laat tussendoor een filmpje, een product of je eigen online platform zien, om nog meer afwisseling te creëren.

5. Betrek de deelnemer actief bij de presentatie
Laat een webinar echt voor je werken. Hét voordeel van een webinar ten opzichte van een gewone televisie-uitzending is dat kijkers live kunnen meedoen. Stel bijvoorbeeld (poll)vragen aan de kijkers. Je hebt dan direct in het webinar de uitkomst. De reacties van je kijkers kun je dan in de uitzending gebruiken, door er verder op door te gaan. Las ook voldoende ruimte in om kijkers vragen te laten stellen en die te beantwoorden.

6. Zet de kijker aan tot actie
Voeg een call-to-action knop toe aan je presentatie. Op die manier bied je nog meer waardevolle informatie voor de kijker én kun je als bedrijf waardevolle data verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan een aanvullend e-boek dat de kijker kan downloaden en waarmee je als bedrijf e-mailadressen verzamelt. Twee vliegen in één klap.

7. Practice makes perfect: oefen
Er staat ineens een camera op je gericht. Wanneer je dat niet gewend bent, kun je zomaar gaan stamelen en hakkelen. Oefen dus thuis of op kantoor alvast het verhaal. Neem het bijvoorbeeld op en kijk het terug. Zo kun je ook nog bepalen of er aanpassingen aan de presentatie nodig zijn.

8. Houd het tempo laag
Als presentator kun je niet rustig genoeg presenteren. Zorg daarom dat het tempo laag blijft en er genoeg rustmomenten in de presentatie zitten.

9. Wissel oogcontact af
Als online presentator bedien je zelf vaak het systeem. Hierdoor zul je af en toe naar het beeldscherm moeten kijken. Dat is helemaal niet erg en stoort deelnemers niet. Wissel het kijken naar het scherm af met rechtstreeks in de camera kijken en het eventueel bestuderen van aantekeningen. Deze wisselingen komen heel natuurlijk over, zolang ze maar rustig gebeuren.

10. Benoem wat je doet
Wanneer je bepaalde handelingen uitvoert met het systeem, bijvoorbeeld tekenen of het opstarten van een filmpje, laat het publiek dan weten waarmee je bezig bent. Dit vergroot de duidelijkheid en maakt het makkelijker voor hen om het webinar te volgen.

11. Zeg wie de vraag stelt
Wanneer je als presentator een doorgestuurde vraag beantwoordt, lees deze dan voor en noem de vragensteller bij naam. Bijvoorbeeld: ‘Dit is een vraag van Karlijn. Zij wil weten hoe het kan dat cryptovaluta zo volatiel zijn.’ Dit maakt het webinar persoonlijker en bevordert meer interactie: andere deelnemers zullen zich herkennen in Karlijn en makkelijker ook een vraag durven stellen.

12. Samenvatten
Deelnemers krijgen een hoop informatie te verwerken tijdens een webinar. Ze horen en zien nieuwe informatie, stemmen op polls en chatten in geval van vragen. Kortom, veel handelingen tegelijkertijd. Het kan daarom geen kwaad om af en toe samen te vatten zodat je iedereen de kans geeft om aan te sluiten.

13. Sluit het webinar kort en bondig af
Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk deelnemers op de actie buttons klikken en de enquête invullen, is het van groot belang dat het einde van het webinar kort en bondig is. Anders dan bij een fysiek seminar is er voor deelnemers namelijk geen drempel om vlak voor het einde weg te gaan. Geef ze hiervoor zo min mogelijk de gelegenheid.

Meer weten over webinars of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: onlineseminar

Bericht openen
VKOZ digitaal interactief event

Hoe zet je een live event om in een online ervaring?

De afgelopen jaren zien we dat door de digitalisering de behoefte aan persoonlijk contact steeds meer is toegenomen. Evenementen worden ingezet als een belangrijk onderdeel van het marketing- en communicatiebeleid voor organisaties. Maar wat als een live event om welke reden dan ook niet door kan gaan er echt gecommuniceerd moet worden?

Een oplossing is om het live event om te zetten in een online ervaring. In sommige gevallen kan een digitaal (of gestreamd) evenement een goede tussenoplossing zijn. Deze wordt opgenomen op een locatie en vervolgens online bekeken via een platform, waarbij je er voor zorgt dat jouw publiek online op een interactieve manier kan participeren.

Lees hier ons blog: 13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Digitaal interactief evenement
VKOZ events & communicatie werkt samen met Savvy Congress; zie case van de gemeente Rotterdam. Zo kunnen wij er voor zorgen dat je nog altijd de beoogde impact maakt, kennis deelt, deelnemers laat netwerken, live slides mee laat kijken én zorgt voor de nodige interactie tussen spreker en het (op afstand aanwezige) publiek en het publiek onderling.

Van idee naar event
Bij het omzetten van een live event naar een online ervaring hanteren wij onze gebruikelijke VKOZ stappen: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Wij beginnen weer met het centraal zetten van jouw doelstellingen én denken vanuit de behoeften van jouw publiek. Daarna gaan wij alle stappen langs om na te gaan wat er aangepast moet worden. Met aandacht voor oa. de sprekers, moderator, programma, content, sponsoren, locatie en natuurlijk de techniek.

Innovatief virtueel event
Wil je van jouw digitaal evenement meer een online ervaring maken, dan zal je meer ‘outside the box’ moeten denken. Je kan hierbij denken aan het creëren van een virtuele omgeving, waar het online publiek een gezicht (avatar) krijgt en zo nog meer onderdeel uitmaakt van jouw event. Waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is een hand op te steken, vragen te stellen en emoji’s te delen.

Meer weten over online events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Het geheim van VKOZ events & communicatie in Rotterdam

Ontdek het geheim van VKOZ

VKOZ is een Rotterdams evenementenbureau. Wij zijn goed in het organiseren van zakelijke evenementen en de communicatie daaromheen. Je kan bij ons kiezen voor een totaalaanpak of je zet ons in op de plekken waar dat nodig is. Door op een transparante manier te communiceren met onze klant, zorgen we voor vertrouwen. We hebben veel aandacht voor de details. Iedereen mag verwachten dat de grote lijnen van het evenement goed zijn, maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

 

Tijdlijn van VKOZ in Rotterdam

De tijdlijn
VKOZ is in 2010 opgericht door Marjolein van Rosmalen. Na een carrière van 15 jaar in de zakenreis- en evenementenbranche was het tijd voor een nieuwe uitdaging. De naam VKOZ stond voor: Vrouwelijke Kijk op Zaken. Vrouwelijk organisatieadvies voor mannelijke ondernemers. VKOZ begon als een management- en organisatiebureau. In de jaren die daarop volgden kreeg VKOZ ook steeds meer opdrachten op het gebied van marketing en communicatie.

Twee jaar later kwamen daar aanvragen voor het organiseren van sport-, cultuur- en publieksevenementen bij. In deze jaren heeft Marjolein veel geleerd over andere facetten van de evenementenbranche zoals de productie, vergunningen, veiligheid en sponsoring.

Na vijf jaar werkte Marjolein aan zoveel uiteenlopende opdrachten, dat het tijd was om één richting op te gaan. Marjolein wist diep vanbinnen dat het organiseren van zakelijke evenementen haar de meeste energie gaf. Daarom is er in 2017 een nieuwe website gekomen met het vernieuwde logo: VKOZ events & communicatie. Door de vele terugkerende klanten ontwikkelde VKOZ zich steeds meer als bedrijf met een fijn kantoor en  medewerkers en bood Marjolein ook een leerplek aan om haar kennis en passie te delen. Nu, in 2020, is de expertise van VKOZ het organiseren van zakelijke evenementen en helpt zij ook als Professional Conference Organiser buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Lees hier meer over VKOZ als PCO in Rotterdam.

Stappenplan VKOZ evenementenDe werkwijze
Door de 15 jaar werkervaring van Marjolein bij grote internationale organisaties heeft VKOZ een professionele werkwijze. Wij denken mee met de strategie van de organisatie en doel(en) van het evenement. Een event is een investering en wij proberen daarom altijd mee te denken wat het evenement uiteindelijk op zal leveren. Graag willen wij onze toegevoegde waarde laten zien. Een persoonlijk doel is om onszelf terug te verdienen.

Iedereen mag verwachten dat de groten lijnen van een evenement goed zijn,
maar het zijn de kleine dingen die voor de wauw zorgen.

Door het kleine, hechte team heeft VKOZ veel flexibiliteit. Wij werken transparant. Je kan bij ons kiezen voor een totaalaanpak of je kan ons inzetten op plekken waar dat nodig is: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en/of productie. We maken een overzichtelijk projectplan en delen deze tijdens het hele proces met de klant; dat geeft vertrouwen. Hierdoor ziet de klant precies wat er allemaal gedaan wordt en in welke stappen. Een evenement bestaat uit heel veel uiteenlopende onderdelen. Door het op te breken in stappen zorgen we voor  overzicht en rust. We beginnen hierbij met een stevige basis. Uiteindelijk hebben we veel aandacht voor de details.

Het netwerk van VKOZ in RotterdamOnze partners
Elke klant heeft een andere organisatiecultuur. Door de jaren heen hebben we een breed netwerk opgebouwd. Wij kunnen precies die partners kiezen die het beste aansluiten bij onze klant. Doe je zaken met VKOZ, dan maak je gebruik van een groot netwerk met dezelfde (Rotterdamse) mentaliteit. Wij zijn zelf erg betrokken, dus dit verwachten wij ook van onze partners: betrouwbare, harde werkers met trots en passie voor hun werk.

Authentiek zijn is één van de eerste lessen die Marjolein geleerd heeft als ondernemer. Je kan het beste jezelf zijn, zo trek je automatisch klanten, medewerkers en partners aan die bij jouw normen en waarden aansluiten. Het evenement zelf zien wij als de slagroom op het toetje. Het is voor ons erg belangrijk om veel tijd te investeren in de verschillende relaties. Wij zijn constant in contact met de mensen. Het resultaat hiervan is dat iedereen op de dag zelf met plezier en vol passie op het evenement staat. Zo maken wij van het event een onvergetelijk moment!

 

         

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Kaylee Biemans

Bericht openen
NMA VKOZ road trip

Dit zijn de top 10 eventlocaties van de NMA categorie XL

Op 9 april zijn (online) voor de vijfde keer de Nationale Meeting Awards uitgereikt aan de beste meeting- en eventlocaties in de categorie XL (tot 500 personen) die uitblinken in kwaliteit, gastervaring en ondernemerschap en zich continu blijven verbeteren.  

NMA 2020Deze algemene, onafhankelijke, prijs wordt sinds 2016 uitgereikt. Motivatie voor deze nieuwe award was het feit dat er in Nederland nog geen algemene en onafhankelijke prijs bestond voor de beste meeting- en eventlocatie.

Vakjury categorie XL
De Nationale Meeting Award kent vijf categoriën, onderverdeeld in maximale capaciteit in theateropstelling van de grootste zaal. Marjolein van Rosmalen van VKOZ events & communicatie zit samen met Tineke Hoogland van Transport en Logistiek Nederland in de vakjury van categorie XL. Kaylee Biemans van VKOZ ging mee om de roadtrip in beeld te brengen.

Lees hier het interview van Marjolein van Rosmalen van de Nationale Meeting Award. 

Top 10 locaties
Na de eerste 2 rondes heeft de vakjury begin maart de locaties bezocht (zie hieronder de roadtrip video’s). Samen met andere factoren zoals websitesnelheid en offerteaanvraag is uiteindelijk dit de top 10 van de categorie XL geworden:

1. Bilderberg Kasteel Vaalsbroek
Met hun rijke geschiedenis en prachtige omgeving creëert het team van Kasteel Vaalsbroek een unieke beleving. Steekwoorden: beleving, meedenken, betrokken team, diverse markten.

2. Van der Valk Sassenheim – Leiden
Bij dit familiebedrijf is persoonlijke aandacht en oog voor detail goed zichtbaar en het team speelt gezamenlijk goed in op de ontwikkelingen in de markt. Steekwoorden: hospitality, oog voor detail, persoonlijk, betrokken.

3. Landgoed Duin & Kruidberg
Dit prachtige landgoed is er heel goed in geslaagd om oud en nieuw samen te brengen en biedt verschillende mogelijkheden aan om events te organiseren van hoge kwaliteit. Steekwoorden: kwaliteit, historie, modern, veel mogelijkheden.

4. Bilderberg Résidence Groot Heideborgh
Het team van Groot Heideborgh heeft hun sterke verhaal ‘Body & Mind’ goed doorgevoerd in hun locatie, inclusief hun gezamenlijk opgezette Buitenplaats. Steekwoorden: professioneel, kwaliteit, modern, team, sterk verhaal.

5. Koninklijk Instituut voor de Tropen
KIT heeft naast een indrukwekkend historisch pand ook een mooie missie om inclusieve en duurzame samenlevingen op te bouwen. Steekwoorden: historie, kwaliteit, missie, investeren, kennis delen.

6. Conferentiecentrum & Hotel Bovendonk
Met Brabantse gastvrijheid biedt dit erfgoed diverse mogelijkheden en is volop in ontwikkeling mn. op het gebied van duurzaamheid. Steekwoorden: erfgoed, ontwikkelingen, gastvrijheid.

7. Beachclub Degreez
Naast een sterk concept toont deze eventlocatie met strand veel ondernemerschap en een sterk personeelsbeleid. Steekwoorden: oog voor detail, eigen catering, personeelsbeleid, ondernemerschap.

8. NH Den Haag
NH toont een naadloze samenwerking met het WTC met veel aandacht voor de (internationale) gasten. Steekwoorden: kwaliteit, internationaal, WTC.

9. Hotel & Congrescentrum Mennorode
Het team van Mennorode werkt met veel enthousiasme en passie aan de ontwikkelingen van het congrescentrum. Steekwoorden: landelijk, enthousiasme, betrokkenheid, groei, open voor feedback, inspelen op de krachten.

10. Compagnietheater
Deze culturele locatie biedt flexibele mogelijkheden in lichte ruimtes midden in de stad Amsterdam. Steekwoorden: jonge organisatie, internationaal, flexibel.

 

Bericht openen
Interim manager van VKOZ

Heb je een interim eventmanager nodig?

Op een cruciaal moment valt een project- of eventmanager uit. Of je project verloopt om een andere reden niet op rolletjes. Wat nu? Ook in noodgevallen springen wij bij. Onze ervaren eventmanagers zijn interim beschikbaar. Dat betekent dat wij in mum van tijd bijspringen om het evenement tot een goed einde te brengen.

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het neerzetten van een geslaagd event vergt ook veel tijd, kennis en creativiteit.

Zet een interim eventmanager van VKOZ in voor:
•   tijdelijke vervanging van je event-, communicatie- of projectmanager;
•   extra paar handen in aanloop van je event, om je medewerkers te ontlasten en ontzorgen;
•   gespecialiseerde kennis, creatieve frisse blik plús een betrouwbaar netwerk binnenhalen;
•   extra aandacht voor je flagship event.

Wij kijken samen met jou naar jullie wensen en op welke manier onze eventmanager hier de beste invulling in kan geven.

Wat kan je verwachten van een interim eventmanager van VKOZ?
•   Ervaren professional op het gebied van event- en interimmanagement
•   Duidelijke afspraken, doelstellingen en budget
•   Gevoel voor organisatiestructuur en (ongeschreven) regels
•   Snel aangepast, samenwerken en flexibel

Wist je dat… je onze (interim) eventmanager ook kan inzetten als consultant?

VKOZ consultancy voor bijvoorbeeld:
… deskundig advies bij het (her)ontwikkelen en organiseren van events
… training on the job voor (junior) eventplanners in jouw organisatie
… opzetten van duidelijke werkprocedures voor jullie evenementen
… ondersteuning interne organisatie (bijv. bij verandertrajecten)
… eventmanager on standby: je eigen eventmanager buiten de deur!

Meer weten over een interim eventmanager of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Euromast Rotterdam

Uitkomsten van het VKOZ onderzoek naar zakelijke evenementen

VKOZ blijft graag op de hoogte van de nieuwste trends en ontwikkelingen en heeft daarom onderzoek gedaan om zo nog beter te kunnen inspelen op de behoeftes van hun klanten en de bezoekers van hun evenementen. Bijna 300 personen hebben de enquête ingevuld en wij willen iedereen bedanken voor het invullen en delen!

Toename aantal evenementen
Tegenwoordig zijn we altijd en overal online, wat ervoor zorgt dat we continu met elkaar in contact staan. De afgelopen jaren zien we dan ook dat door deze digitalisering de behoefte aan live communicatie en evenementen steeds meer toeneemt. De marketing- en communicatiebudgetten blijven stijgen en een steeds groter deel hiervan gaat naar events.

Enquête van VKOZ
Van de 278 respondenten is 72% vrouw, 65% is tussen de 20 en 35 jaar oud en voornamelijk werkzaam in de zakelijke dienstverlening (31%).

interesse in events

Toegevoegde waarde evenementenbureau
De meeste respondenten vinden het grootste obstakel om zelf een evenement te organiseren dat het veel tijd kost (35%). Daarnaast zegt 22% dat ze te weinig kennis hebben om een event te organiseren. Om te onderzoeken wat het grootste obstakel is om een eventbureau in te schakelen, werd er een open vraag gesteld. De meeste respondenten gaven de kosten aan en onvoldoende kennis van hun bedrijf. De top 3 toegevoegde waarde van een evenementenbureau is kennis & ervaring, ontzorgen en inspiratie/nieuwste trends.

Toegevoegde waarde van een evenementenbureau
Toegevoegde waarde van een evenementenbureau

Keuze van een evenementenbureau
De meeste respondenten zoeken online naar een evenementenbureau (68%) en 22% via hun eigen netwerk. Als ze meer informatie nodig hebben, dan kiezen de meeste respondenten om dit via de website van het evenementenbureau te doen, namelijk 28%.

Waar zoekt men naar meer informatie over een evenementenbureau
Waar zoekt men naar meer informatie over een evenementenbureau

De overige vragen gingen oa. over de diverse factoren voor het kiezen van een eventbureau. En over de bekendheid van verschillende soorten events en hun doelen.

Winactie: High tea op de Euromast
Het onderzoek is uitgevoerd door Britt Vaarwater, 4e-jaars student aan de Breda University (NHTV). Met het invullen van haar enquête maakte je kans op een High Tea voor 2 personen op de Euromast. De enquête is door bijna 300 personen ingevuld en wij willen iedereen bedanken voor het invullen en delen! Wij hebben voor de verloting van de prijs een willekeurig getal gekozen en de winnaar is Wendy Verhoeven uit Sliedrecht. Gefeliciteerd!

Bron: scriptie Britt Vaarwater

Bericht openen
netwerk event tips van VKOZ

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

Alle events staan in het teken van connecties. Sterker nog, 89% van de millennials zeggen dat ze liever geld besteden aan een ervaring dan aan een fysiek product. Zakelijke evenementen zijn bij uitstek geschikt voor een bepaald type connectie, namelijk netwerken. Mensen gaan naar zakelijke events om professionele relaties op te bouwen en te ontwikkelen. Maar hoe groter de opkomst, des te uitdagender het wordt voor de bezoekers om op een authentieke manier contacten te leggen.

Laat je bezoekers niet aan hun lot over in krampachtige gesprekken over het weer. Help ze op weg met deze netwerkactiviteiten die een sterkere band tussen je bezoekers (en met je event) zullen smeden. Deel je grote publiek op in kleinere groepen voor zakelijke ijsbrekers die een oprecht gesprek wat meer haalbaar maken. Zodra de groepen zijn verdeeld, geef je ze uitdagingen die inspelen op humor, intelligentie en gedeelde ervaringen.

1. Overeenkomsten zoeken
Kies ijsbrekers die mensen samenbrengen, zodat ze hun verlegenheid kunnen overwinnen en persoonlijke relaties kunnen opbouwen. Daag bijvoorbeeld groepen uit om 10 dingen te vinden die iedereen met elkaar gemeen heeft. Stel een timer in om het wedstrijdgehalte hoog te houden en voorkom gemakkelijke uitvluchten zoals ‘We zijn allemaal mensen’.

2. Netwerken tegen de klok
Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.

workshop van VKOZ3. Verhalen vertellen
Verhalen vertellen is een razend populaire activiteit op events. Verzin opdrachten zoals ‘Vertel eens hoe je mensen helemaal versteld liet staan op het werk’ en ‘Hoe heeft je eerste baan je geholpen je doelen te bereiken?’ Vraag bezoekers een kort verhaal voor te bereiden dat ze met kleine groepen of op het podium kunnen delen.

4. Gespreksstarters
Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.

5. 2 feiten, 1 leugen
Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.

6. Brainstormen over doelen
Voor volwassenen zijn ijsbrekers er niet alleen om mensen over hun eerste verlegenheid heen te krijgen. Ze dienen ook als productieve, dynamische kick-off-sessies. Laat deelnemers per 2 brainstormen over wat ze tijdens het event willen bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een band tussen de deelnemers, het helpt je ook om de rest van de dag beter te structureren.

7. Nieuwe woorden verzinnen
Nog een andere manier om de creativiteit van bezoekers te prikkelen, is hen uit te dagen om nieuwe woorden te verzinnen. Deel flitskaarten uit met alledaagse objecten (zee, regenboog, ster, boom, huis) en laat deelnemers samen een nieuwe naam bedenken. Zo stel je clichés ter discussie en breng je mensen op een onvoorspelbare manier samen.

VKOZ beurs8. Speurtochten
Stuur je bezoekers er binnen of buiten op uit om voorwerpen op een lijst te zoeken en fotograferen. Het thema kan te maken hebben met je evenement, maar je kunt er ook iets speels van maken: ‘Maak een foto van het grappigste dat je ziet’ of ‘Dingen die beginnen met de letter J’.

9. Opiniepeilingen
Als het niet realistisch is om je publiek in kleine groepen op te splitsen, kan een opiniepeiling een effectieve ijsbreker zijn. Een moderator stelt vragen vanaf het podium. Bezoekers beantwoorden de vraag met hun smartphone. Apps zoals Sli.do maken digitale peilingen en interactieve vraag-en-antwoordsessies mogelijk, waarvan de resultaten in real time op een scherm worden weergegeven.

10. Gestructureerde vraag-en-antwoordsessies
Zoek je nog een manier om deelnemers bij je vraag-en-antwoordsessies te betrekken en hen tegelijkertijd te helpen elkaar beter te leren kennen? Maak groepen van 2 deelnemers en vraag hen 2 of 3 vragen te bedenken die ze aan de panelleden of sprekers kunnen stellen.

Natuurlijk zijn zakelijke ijsbrekers niet de enige manier om bezoekers uit hun schulp te krijgen. Mensen gaan speciaal naar zakelijke events om te netwerken. Maak het ze gemakkelijk door ze te voorzien van verschillende manieren om een gesprek aan te knopen

11. Vrije tijd
Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.

12. Speciale apps
Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.

netwerk event van VKOZ13. Competitief netwerken
Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.

14. Bezoekers online samenbrengen
Aangepaste event hashtags zorgen voor interactie tussen bezoekers voor, tijdens en na je evenement. Ze bieden een geweldige marketingtechniek om een hype te creëren rond je event. Maar het is ook leuke manier om je geregistreerde bezoekers enthousiast te maken en gesprekken op gang te brengen waardoor ze zich verbonden voelen.

15. De connecties voortzetten
Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.

Meer weten over ijsbrekers voor je netwerkevent of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventbrite

Bericht openen
creatieve ideeën

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

Wil je ervoor zorgen dat je volgende event een onvergetelijk moment wordt? Dan is het van essentieel belang om het juiste entertainment in te huren en je bezoekers een show voor te schotelen waar ze het nog jaren over zullen hebben. Om inspiratie op te doen vind je hier 13 ideeën voor entertainment voor zakelijke evenementen.

Idee 1: Interactieve foodstations
Hoe gaaf is het om verspreid over de locatie van je event meerdere interactieve en/of doe-het-zelf kraampjes voor eten en drinken te plaatsen. Van een aanpasbare bar voor champagne en cocktails, een fruitkraampje om zelf je smoothies samen te stellen, tot een gigantische muur van donuts. Er zijn enorm veel creatieve manieren om je deelnemers op een verrassende manier eten en drinken aan te bieden.

Idee 2: Photobooths
Als sinds 1925 zijn mensen gek op het maken van foto’s in fotohokjes en dat is in de afgelopen 93 jaar niet veranderd. Wat er wel veranderd is? De technologie die deze fotohokjes mogelijk maakt. De photobooths van tegenwoordig bieden je bezoekers de mogelijkheid om eenvoudig foto’s, video’s of GIF’s te maken en de afbeeldingen rechtstreeks via sociale media-accounts te delen. Ook kun je de setting zo creatief maken als je zelf wilt.

Idee 3: Maak-je-eigen-goodies kraampje
Iedereen is gek op gratis spullen, maar dit geldt alleen voor de dingen die we echt willen. De meeste giveaways die tijdens evenementen worden uitgedeeld belanden in de prullenbak omdat ze niet nuttig zijn. Een goodie-kraampje met toffe artikelen die deelnemers zelf eigen kunnen maken, zal er zeker voor zorgen dat je bezoekers naar huis gaan met iets dat ze zullen houden.

Idee 4: Gamification
Een beetje competitie in een leuke sfeer kan je zakelijke evenement naar een nieuw niveau tillen. Denk bijvoorbeeld aan een speurtocht, caption contest of pubquiz met vragen die over je event gaan.

Idee 5: Een cabaretier
Zorg ervoor dat je een cabaretier inhuurt die gespecialiseerd is in zakelijke optredens. Dat zorgt zeer waarschijnlijk voor nét wat gepaster taalgebruik en grappen over bedrijfsgerelateerde onderwerpen en situaties die je bezoekers zullen herkennen.

Idee 6: Een goochelaar
Dankzij artiesten als Hans Klok zijn goochelaars en illusionisten van entertainers op verjaardagsfeestjes tot professionele artiesten uitgegroeid. Een beetje een goede goochelaar kan een grote impact maken op je evenement. Als je een internationaal publiek hebt is de kans groot dat dit bij iedereen goed zal vallen.

Idee 7: Circusvoorstelling
Dankzij circusvoorstellingen zoals Cirque du Soleil die circus als kunst tot een meeslepende ervaring hebben gemaakt, hebben circusacts net als goocheltrucs een imagoverandering ondergaan. Voeg wat van deze mystiek toe aan je eigen event door slangenmensen, acrobaten en aerial silks artiesten in te huren.

Idee 8: Een karikaturist
Karikaturisten zijn bij elk evenement een garantie voor succes, maar je kunt nog een stap verder gaan door voor een kunstenaar te kiezen die gebruik maakt van de nieuwste technologie. Huur bijvoorbeeld een karikaturist in die een tablet gebruikt om tekeningen te maken en deze tijdens je evenement in realtime op grote schermen projecteert.

Idee 9: Een graffitikunstenaar
Het is behoorlijk indrukwekkend om een groot kunstwerk te zien. Als je er de ruimte voor hebt, kun je overwegen om een graffitikunstenaar in te huren en tijdens je evenement een muurschildering te laten maken. In de vorm van 3D street art op de grond kun je dit bijvoorbeeld ook inzetten om de entree van je event interessanter te maken.

Idee 10: Coverband
Als de bezoekers van je zakelijke evenement grotendeels in dezelfde leeftijdsgroep zitten, dan is een coverband altijd een goed idee. Je deelnemers zullen het geweldig vinden om hun favoriete nummers uit de goede oude tijd te horen en omdat het optreden live is, zal de zaal vol energie zitten.

Idee 11: Casino
Je kunt ook een casino met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers creëren. Dit is een eenvoudige manier om je bezoekers entertainment te bieden. Je kunt er het best voor kiezen om deze zaken te huren in plaats van alles zelf te regelen.

Idee 12: Singalong
Bij een singalong staan er 2 piano’s op het podium, die beiden worden bespeeld door professionals die zingen en entertainen. Voor dit idee heb je veel ruimte nodig, maar het kan erg goed aanslaan als het goed wordt uitgevoerd. Voordeel van dit entertainment is dat je het ook kunt omgooien tot een stijlvolle vorm van karaoke.

Idee 13: Artiesten met vuur
Of het nu gaat om een vuurvreter, een danser of een jongleur, vuurspuwers kunnen spektakel en sensatie aan je evenement toevoegen. En deze optredens bieden een geweldige mogelijkheid voor mooie fotos. De foto’s van dit optreden zullen gegarandeerd via sociale media worden gedeeld. Zorg er dus voor dat de #hashtag van je event overal duidelijk wordt weergegeven. Check wel even van tevoren met je locatie of je dit soort entertainment mag en kan regelen.

Meer weten over creatieve entertainmentideeën of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

 

Bron: Eventbrite

Scroll naar boven