MKB Rotterdam
MKB Rotterdam Rijnmond: Geen woorden maar Zaken!
7 mei 2018
dag van de eventmanager
21 juni: Dag van de Event Manager
1 juni 2018
live communicatie en eventmarketing

Inspireer mensen voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Niet alleen het organiseren van een event is een kunst, ook de communicatie daaromheen verzorgen is een vak apart. Wanneer communiceer je over je evenement? En welke kanalen zet je in? Voor, tijdens en na je evenement communiceren is goed voor de beleving van je bezoekers én voor de zichtbaarheid van je organisatie.
VOOR: een aantrekkelijk uitnodigingstraject versterkt de beleving én je rendement
Een goede communicatie met je doelgroep voorafgaand aan je event is bevorderlijk voor een goede opkomst. Je wilt niet alleen de genodigden overtuigen, maar ook al iets toevoegen aan de beleving. Of dit nu online en/of offline is wordt mede bepaald door het type event, doelgroep en organisatie.
Stappenplan uitnodigingstraject
1.   informatie plaatsen op de website, intranet of aparte eventsite; eventueel met eigen branding
2.   vooraankondiging, persoonlijk en/of via social media: save the date!
3.   eventueel adverteren of free pubicity
4.   persoonlijke uitnodiging met (digitale) aanmelding, eventueel met online betaalsysteem
5.   bevestiging met extra informatie
6.   reminder met extra informatie over het event
7.   eventueel inzetten van sms berichten
De informatie (inclusief de uitnodiging) is een soort verkoopbrochure van je evenement en moet de bezoeker overtuigen om aan te melden. Belangrijke vraag die je moet beantwoorden voor de bezoeker: ‘What’s in it for me?’. Dit kan inhoudelijk zijn (programma en kennis delen), maar ook de locatie, spreker of artiest. Of wat kan ik er doen en wie kan ik er ontmoeten. Dit moet ook duidelijk zijn in de vormgeving, zodat het de aard en sfeer van het event goed weergeeft en de doelgroep aanspreekt.
Duidelijke en veilige data verzamelen
VKOZ kan je verder informeren over wat voor informatie er op een website en in een goede uitnodiging moet staan. En hoe je om moet gaan met de AVG / GDPR (lees hier verder). VKOZ partner Datamatch kan je helpen met een duidelijke registratie en ticketing, plus geeft je inzicht in de data van je bezoekers.

 

TIJDENS: vergroot je zichtbaarheid online en offline
Stem online en offline communicatie op elkaar af zodat het elkaar versterkt. Voer de branding / huisstijl van je event door in alle communicatie uitingen (de kracht van herhaling). Denk hierbij ook aan programmaboekjes, badges, pennen, (digitale) bewegwijzering, banieren, powerpoint presentaties, giveaways etc.
Social media effectief inzetten
Wees verder (inter)actief op social media. Bijvoorbeeld voor de promotie van je event, het opbouwen van een community rondom je evenement, live verslag, reacties vastleggen of speciale acties opzetten. Eventueel gekoppeld aan een eventapp. Of bevorder de interactiviteit met een event-tool zoals van Savvy Congress: voor live reviews, stemmen, chatten, vragen stellen, kennis delen etc.
Je event vastleggen op foto en film 
Professionele foto’s leggen niet alleen het evenement vast, maar zijn ook goed voor een sterke marketing van jouw event en organisatie. Deel de foto’s eventueel tijdens het evenement of bij de afsluiting (plenair of receptie), via social media, event app of op de schermen op locatie. Maak een mooie aftermovie met een korte sfeerimpressie van het event en  eventueel interviews met de bezoekers, sprekers, medewerkers etc. Deze kan je bijvoorbeeld de volgende dag als afsluiting en bedankje sturen naar de bezoekers. VKOZ partner De Film Makelaar maakt filmische, bondige en motiverende naslagwerken.

 

NA: verleng de beleving van je evenement
De communicatie stopt niet na het beëindigen van het evenement. Direct bij vertrek kan je bijvoorbeeld een unieke giveaway geven of deze een paar dagen later opsturen. Als het iets blijvends is zullen de bezoekers ook sneller wat vertellen over het event in hun omgeving. Zoals eerder genoemd is een foto- en/of videoreportage ook een mooi aandenken. Of om via diverse communicatiekanalen de mensen die niet aanwezig waren alsnog te informeren (en te prikkelen om de volgende keer wél te komen)! Dit geldt ook voor eventuele hand-outs van presentaties, conclusies, uitslagen etc.

 

Al met al is de communicatie rondom je evenement een belangrijk onderdeel van het succes van je event. Het is tevens een middel om je Return on Investment (ROI) te berekenen (lees hier verder)VKOZ helpt je met het opzetten van een compleet marketing & communicatieplan voor je event. En voert deze dan (eventueel samen met jouw medewerkers) uit. Wij kijken per event welke (communicatie) specialist past bij jouw doelstellingen, stijl en organisatie.

 

Wil je een event met meerwaarde?

Comments are closed.