Home

Tag: organisatiebureau

Bericht openen
live communicatie en eventmarketing

Inspireer mensen voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Niet alleen het organiseren van een event is een kunst, ook de communicatie daaromheen verzorgen is een vak apart. Wanneer communiceer je over je evenement? En welke kanalen zet je in? Voor, tijdens en na je evenement communiceren is goed voor de beleving van je bezoekers én voor de zichtbaarheid van je organisatie.

VOOR: een aantrekkelijk uitnodigingstraject versterkt de beleving én je rendement
Een goede communicatie met je doelgroep voorafgaand aan je event is bevorderlijk voor een goede opkomst. Je wilt niet alleen de genodigden overtuigen, maar ook al iets toevoegen aan de beleving. Of dit nu online en/of offline is wordt mede bepaald door het type event, doelgroep en organisatie.

Stappenplan uitnodigingstraject
1.   informatie plaatsen op de website, intranet of aparte eventsite; eventueel met eigen branding
2.   vooraankondiging, persoonlijk en/of via social media: save the date!
3.   eventueel adverteren of free pubicity
4.   persoonlijke uitnodiging met (digitale) aanmelding, eventueel met online betaalsysteem
5.   bevestiging met extra informatie
6.   reminder met extra informatie over het event
7.   eventueel inzetten van sms berichten

De informatie (inclusief de uitnodiging) is een soort verkoopbrochure van je evenement en moet de bezoeker overtuigen om aan te melden. Belangrijke vraag die je moet beantwoorden voor de bezoeker: ‘What’s in it for me?’. Dit kan inhoudelijk zijn (programma en kennis delen), maar ook de locatie, spreker of artiest. Of wat kan ik er doen en wie kan ik er ontmoeten. Dit moet ook duidelijk zijn in de vormgeving, zodat het de aard en sfeer van het event goed weergeeft en de doelgroep aanspreekt.

Duidelijke en veilige data verzamelen
VKOZ kan je verder informeren over wat voor informatie er op een website en in een goede uitnodiging moet staan. En hoe je om moet gaan met de AVG / GDPR (lees hier verder). VKOZ partner Datamatch kan je helpen met een duidelijke registratie en ticketing, plus geeft je inzicht in de data van je bezoekers.

TIJDENS: vergroot je zichtbaarheid online en offline
Stem online en offline communicatie op elkaar af zodat het elkaar versterkt. Voer de branding / huisstijl van je event door in alle communicatie uitingen (de kracht van herhaling). Denk hierbij ook aan programmaboekjes, badges, pennen, (digitale) bewegwijzering, banieren, powerpoint presentaties, giveaways etc.

Social media effectief inzetten
Wees verder (inter)actief op social media. Bijvoorbeeld voor de promotie van je event, het opbouwen van een community rondom je evenement, live verslag, reacties vastleggen of speciale acties opzetten. Eventueel gekoppeld aan een eventapp. Of bevorder de interactiviteit met een event-tool zoals van Savvy Congress: voor live reviews, stemmen, chatten, vragen stellen, kennis delen etc.

Je event vastleggen op foto en film 
Professionele foto’s leggen niet alleen het evenement vast, maar zijn ook goed voor een sterke marketing van jouw event en organisatie. Deel de foto’s eventueel tijdens het evenement of bij de afsluiting (plenair of receptie), via social media, event app of op de schermen op locatie. Maak een mooie aftermovie met een korte sfeerimpressie van het event en  eventueel interviews met de bezoekers, sprekers, medewerkers etc. Deze kan je bijvoorbeeld de volgende dag als afsluiting en bedankje sturen naar de bezoekers. VKOZ partner De Film Makelaar maakt filmische, bondige en motiverende naslagwerken.

NA: verleng de beleving van je evenement
De communicatie stopt niet na het beëindigen van het evenement. Direct bij vertrek kan je bijvoorbeeld een unieke giveaway geven of deze een paar dagen later opsturen. Als het iets blijvends is zullen de bezoekers ook sneller wat vertellen over het event in hun omgeving. Zoals eerder genoemd is een foto- en/of videoreportage ook een mooi aandenken. Of om via diverse communicatiekanalen de mensen die niet aanwezig waren alsnog te informeren (en te prikkelen om de volgende keer wél te komen)! Dit geldt ook voor eventuele hand-outs van presentaties, conclusies, uitslagen etc.

Al met al is de communicatie rondom je evenement een belangrijk onderdeel van het succes van je event. Het is tevens een middel om je Return on Investment (ROI) te berekenen (lees hier verder). VKOZ helpt je met het opzetten van een compleet marketing & communicatieplan voor je event. En voert deze dan (eventueel samen met jouw medewerkers) uit. Wij kijken per event welke (communicatie) specialist past bij jouw doelstellingen, stijl en organisatie.

 

Wil je een event met meerwaarde?

Bericht openen
publiek evenement

De behoeften van bezoekers aan events in kaart gebracht

Met een goed evenement kun je veel bereiken. Je kunt collega’s motiveren, klanten binden, vakgenoten inspireren, nieuwe opdrachtgevers werven, kennis overdragen, brainstormen, media-aandacht scoren en samen hoogtepunten vieren. Het is natuurlijk de bedoeling dat jouw bijeenkomst niet onopgemerkt voorbij gaat. Je wilt dat je genodigden uitzien naar jouw event en dat ze er nog lang over napraten.

Hoe zorgt een organisator er echter voor dat een evenement doet wat op de tekentafel is bedacht? Wat kun je doen om bezoekers een optimale ervaring te bezorgen? Hoe vergroot je daarmee het succes van je evenement? Congrescentrum RAI heeft dit onderzocht en de resultaten gebundeld in het rapport ‘Hoe vergroot u de impact van uw evenement?’.

Rotterdam viert de stad!Customer journey
Leidraad daarbij is de customer journey, de reis die een bezoeker aflegt voor, tijdens en na het evenement. “Dit heeft opvallende inzichten opgeleverd”, stelt Sanne Jolles, market research manager bij RAI Amsterdam. “Zo blijkt dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen zijn dag in te delen. Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden te zijn om de effectiviteit van een evenement te vergroten.”

Als het gaat om zakelijke evenementen is content essentieel, return on investment de nieuwe graadmeter en het inzetten op zowel de fysieke als de virtuele beleving noodzakelijk. Alles voor de optimale evenement voor de bezoeker. Inzicht in de totale bezoekerservaring krijg je echter pas als je in de schoenen stapt van de bezoeker en met hem meeloopt in de customer journey. Door deze reis stap voor stap in kaart te brengen in kaart te brengen, leer je welke momenten cruciaal zijn op het eventbezoek van de doelgroep te optimaliseren.

Fase 1: Oriëntatie
Voordat een potentiële bezoeker de keuze maakt om een evenement te bezoeken, oriënteert hij zich. Dit gebeurt hoofdzakelijk online, via relaties en collega’s en via social media. In de oriëntatiefase kijkt de potentiële bezoeker naar het onderwerp, het bereik, de exposanten, het programma en de sprekers. Dus alles om een gefundeerde keuze te maken en uiteindelijk te besluiten om te gaan en zich in te schrijven.

Recruitment fairFase 2: Voorbereiding
Bezoekers zijn grofweg op te delen in twee archetypes:
• mensen die zich tot in detail voorbereiden voordat ze aankomen op het evenement;
• mensen voor wie de voorbereiding pas begint wanneer ze de eerste stappen op de evenementvloer zetten.
Voor beide groepen dienen we tools en informatie te bieden om het maximale uit het bezoek te halen.

Fase 3: Reis naar het evenement
De bezoeker onderneemt een fysieke reis naar het evenement en komt aan bij de locatie. Bij de reis naar een evenementlocatie speelt het fenomeen ‘way finding’ een cruciale rol.

Fase 4: Onboarding
Na de registratie, het ophalen van de badge en mogelijk een bezoek aan de garderobe, heeft de bezoeker behoefte aan wat ‘me-time’. Er volgt een moment van acclimatisatie. Dat betekent bijvoorbeeld kijken hoe de lay-out is, contact opnemen met het thuisfront of nog een keer naar het programma kijken.

Fase 5: Bezoek evenement
De bezoeker besteedt zijn tijd aan het bijwonen van sessies, het bezoeken van exposanten, het maken van afspraken, het voeren van gesprekken, het verzamelen van informatie, het rondlopen op de beursvloer en het doen van zaken. Uiteraard zijn er stops voor lunch en rustmomenten.

CPC Loop Den HaagFase 6: Na het evenement
De bezoeker gaat mogelijk de stad in, vertrekt naar het hotel of gaat weer naar huis.

Fase 7: Evaluatie
De bezoeker legt verantwoording af aan collega’s of leidinggevenden. Resultaten worden gecommuniceerd en kennis en inzichten worden gedeeld. Meestal is dit het moment dat de volgende editie spreekwoordelijk in potlood al in de agenda van het volgende jaar verschijnt.

Fase 8: ‘Post-event’-momenten
Afspraken met nieuwe contacten worden opgevolgd en uitgebouwd. Bepaalde innovatieve thema’s en inzichten van het evenement vormen mogelijk startpunten voor nieuwe leerdoelen en kennisvergaring.

Succesfactoren voor het vergroten van de impact
De customer journey van de bezoeker wordt beïnvloed door talloze factoren. Is iemand ergens voor de eerste keer of is hij juist een regelmatige bezoeker? Zijn er grote cultuurverschillen tussen het land van de bezoeker en dat waarin het evenement plaatsvindt? Komt iemand om te netwerken e veel mensen te spreken, of om informatie te vergaren en sessies te volgen? Is iemand actief in online communicatie, of is hij nauwelijks actief op social media? Elke factor vraagt om een andere aanpak.

Toch zijn er in de customer journey een aantal zaken die voor iedere bezoeker even belangrijk zijn en waar je als organisator op ieder moment van de journey aandacht aan kunt besteden. Zo geeft het bezoekers rust om alles onder controle te hebben. Bied hen daartoe dus ook de mogelijkheden. Geef bijvoorbeeld informatie over het weer, het verkeer en andere actuele zaken een plek op de website. Hoe meer je ontzorgt, des te beter de bezoeker kan focussen op datgene waar het echt om draait op een evenement dat voldoet aan alle verwachtingen: inhoud, netwerk en zaken doen.

CIS forumDoor de volgende 5 succesfactoren te gebruiken, ben je staat de impact van een vakevenement te vergroten:
• Spread the word: bereik potentiële bezoekers. Help bezoekers om na het evenement makkelijk te rapporteren en kennis te delen.
• Easy access: optimaliseer de fysieke reis van bezoekers. Maak het evenement online zo toegankelijk mogelijk om zo de beslissing om te komen te vergemakkelijken.
• Route to success: zorg voor goede vindbaarheid van relevante exposanten en sessies. Het toverwoord is ‘matchmaking’, oftewel ontmoetingen voor, tijdens en na het evenement faciliteren.
• Be in charge: help bezoekers relevante mensen te ontmoeten en geschikte sessies te volgen. Maak het de bezoeker zo makkelijk mogelijk om tijdens het evenement informatie te verzamelen.
• Feel at home: faciliteer ontmoetingen die net even dat andere gesprek opleveren. Ondersteun bezoekers in hun behoefte aan persoonlijke ruimte en me-time.

Een succesvol evenement duurt 365 dagen per jaar
Hoewel de customer journey van het begin tot eind logisch kan worden bekeken, is ieder moment van het evenement een mogelijk beginpunt van de reis. Zowel voor, tijdens als na het evenement kan iemand er voor de eerste keer over horen. Zorg ervoor dat alle informatie voor het evenement toegankelijk is en een eenduidige boodschap heeft. Juist door de communicatielijnen het hele jaar open en actief te houden, wordt het makkelijker voor potentiële bezoekers om organisator én evenement te vinden. Dan is elke nieuwe reis er één naar bekend en vertrouwd terrein.

Het onderzoekrapport kun je hier downloaden.

Bron: CustomerTalk

Scroll naar boven