Bericht openen
eventstrategie

Wil je een event met meerwaarde? Begin met een solide eventstrategie

Uit onderzoek blijkt dat twee derde van de organisaties geen overkoepelende eventstrategie heeft. Dit resulteert in evenementen die (vaak) veel kosten, maar (te) weinig opleveren. Omdat events niet voldoende worden gezien als krachtig, strategisch marketingkanaal, worden ze binnen de organisatie niet altijd serieus genomen. Hierdoor ontstaat er geen urgentie voor het formuleren van een eventstrategie met bijbehorend budget én evaluatietools; dit komt de kwaliteit van events niet ten goede. Resultaat: een zichzelf vervullende voorspelling. Een goed doordachte, organisatie-brede eventstrategie biedt uitkomst.

Heb je zelf wel eens kritisch gekeken naar de strategie in jouw organisatie? De volgende signalen geven aan dat er iets ontbreekt aan de eventstrategie:
• events worden ad-hoc georganiseerd
• (realistische) doelstellingen ontbreken
• er wordt beperkt samengewerkt tussen Marketing, Sales en event teams
• event resultaten worden niet gemeten
• event-specialistische software/tools ontbreken
• er is onvoldoende sturing/betrokkenheid vanuit de directie

Deze punten worden vaak door eventmanagers genoemd als belangrijke beperkende factoren in hun werk. Tegelijkertijd maken ze het belang van een eventstrategie heel concreet.

Het belang van een overkoepelende eventstrategie
We leven in een tijdperk waar alles steeds efficiënter en digitaler wordt. Toch worden relaties steeds belangrijker, omdat we meer en meer toe bewegen naar een relatie-economie. Hoewel relaties op het eerste gezicht moeilijk verenigbaar lijken met het digitale tijdperk, kunnen deze twee elementen elkaar toch versterken. Namelijk door als organisatie te investeren in je netwerk. Juist door de digitalisering heeft de doelgroep vaak behoefte aan persoonlijke ontmoetingen. En daarin kunnen live events een enorme impact maken. Hierbij is het essentieel dat live events de overkoepelende marketingcommunicatiestrategie versterken, niet ondermijnen. Met andere woorden: ze zijn onderdeel van hetzelfde grote geheel. Het ontwikkelen van een heldere eventstrategie, die door de hele organisatie gedragen wordt, is daarom een must.

Events als onderdeel van de marketingmix
Wanneer de verschillende kanalen van de marketing(communicatie)mix op elkaar worden afgestemd, kan er synergie ontstaan. Zowel live events als online interactie leveren waardevolle informatie op over de behoefte van de klant. Deze informatie kun je bijvoorbeeld gebruiken om de producten en services van je organisatie te verbeteren.

De combinatie van evenementen en online content is heel krachtig: door bezoekers te voeden met waardevolle content (online én offline) ben je in staat klanten voor je te winnen. En vervolgens kun je events weer inzetten om de relatie met de doelgroep te versterken, of nieuwe, potentiële klanten aan te trekken. Daar kan geen nieuwsbrief, white paper of blog tegenop!

Maar ook andersom geldt: events zijn een belangrijk communicatiekanaal dat de boodschap van andere (marketing)uitingen kan versterken of tegenspreken. Wanneer de boodschap van de verschillende evenementen niet duidelijk vooraf wordt bepaald, kan het zijn dat de doelgroep in de war raakt door verschillende, of soms zelfs tegenstrijdige signalen. Dit komt de propositie van je merk niet ten goede.

Doorbreek de vicieuze cirkel met een overkoepelende eventstrategie
Genoeg redenen dus, om tijd en aandacht te besteden aan het ontwikkelen van een overkoepelende eventstrategie. Toch klinkt dat gemakkelijker dan het is. Om ervoor te zorgen dat de strategie volledig is én gedragen wordt door de verschillende stakeholders binnen de organisatie, heb je (informatie van) andere teams nodig. Een uitgebreide analyse van de bestaande events, doelstellingen en resultaten geven inzicht in wat events al voor jouw organisatie betekenen, en hoe dat beter kan.

Organiseert jouw bedrijf nog geen evenementen? Dan is het extra belangrijk om de ‘waarom-vraag’ te stellen. Waarom wil je evenementen organiseren? En is dit daadwerkelijk het juiste kanaal om je (marketing)doelen te bereiken?

Wanneer er een overkoepelende strategie ontwikkeld is, kun je per event de doelstellingen, kernboodschap, doelgroep, en actiepunten uitwerken. Onderschat je doelgroep niet, maar verras ze met vernieuwende concepten en inzichten. Denk hierbij altijd in termen van gedragsverandering: je wilt immers dat jouw doelgroep iets gaat dóen.

Meten, toetsen, bijstellen
Last but not least: zorg ervoor dat alles wat je doet meetbaar is. Het is belangrijk dat je kunt aantonen welk effect elk afzonderlijk evenement heeft opgelever. En hoe het heeft bijgedragen aan de overkoepelende doelstellingen. Het formuleren van goede doelstellingen, met bijbehorende indicatoren (NPS, opkomst, integratie van de kernboodschap, aantal leads etc.) maakt het mogelijk om zowel de resultaten per event, als de trends en groei op lange(re) termijn te meten.

Deze analyses zijn noodzakelijk om de overkoepelende strategie te blijven toetsen: elk evenement levert nieuwe inzichten over de doelgroep en de markt. Gebruik ze om de strategie steeds scherper te krijgen en steeds meer impact te maken met jouw events.

Het effect: resultaten waar alle teams blij van worden
Zoals gezegd: de overkoepelende eventstrategie reikt verder dan de ‘evenementenafdeling’. Het is een gezamenlijke visie die telkens opnieuw gebruikt kan worden om koers te bepalen. Alle betrokken stakeholders hebben hier baat bij.

Een aantal voordelen op een rijtje:
• meer draagvlak voor, en betrokkenheid bij evenementen
• meer event-data voor Marketing en Sales
• minder kans op lastige discussies over budget, door verantwoording kosten
• minder ad-hoc beslissingen
• realistische doelstellingen
• betere kennis van de doelgroep
• samenhangende events met meer impact

Conclusie
Het ontbreken van een goede eventstrategie kan leiden tot een self-fulfilling prophecy. Doordat evenementen niet op waarde worden geschat, blijft een urgentie voor het maken van een strategie uit. Events worden een ‘ondergeschoven kindje’ in de organisatie, waardoor ook de inzet van goede tools/software én duidelijke doelstellingen per event achterblijven. Resultaat: men weet niet wat events opleveren, en dus kunnen ze niet op waarde worden geschat. Zo ontstaat een vicieuze cirkel, die moeilijk te doorbreken lijkt.

Maar het kan dus wel! Begin met het maken van een solide eventstrategie. Het is noodzakelijk om evenementen een vast onderdeel te maken van de marketingmix en alle stakeholders te betrekken bij het ontwikkelen van de overkoepelende strategie. Door vervolgens de resultaten te meten op event-niveau en de trends te analyseren, kan de strategie steeds worden bijgesteld om meer impact te maken.

Hulp nodig? VKOZ denkt graag met je mee met het opzetten van een effectieve eventstrategie. En helpt tevens met een succesvolle implementatie. Meer weten? Bel of mail VKOZ. 

 

Bron: Eventplanner

Bericht openen
eventmarketing plan

Zo plan je een effectieve marketingstrategie voor je event

Zo plan je een effectieve marketingstrategie voor je event

Als je events organiseert, dan weet je dat het maar zelden voorkomt dat het evenement zichzelf verkoopt. Om tickets te verkopen, moet je een marketingstrategie hebben die je event op een effectieve manier promoot en je doelgroep bereikt. Je weet dat je social media, e-mail en mond-tot-mondreclame moet gebruiken om je ticketverkoop te stimuleren, maar de beste marketingstrategieën volgen een tijdlijn en een logische volgorde, waarbij elke promotie de voorgaande versterkt.
Natuurlijk is het onmogelijk om een perfect, allesomvattend marketingplan te maken. Ieder evenement is tenslotte anders, net als de tijdslijn, begroting en doelgroep. Toch zijn er een aantal algemene tactieken die je kunnen helpen bij het maken van je eigen eventmarketingkalender.
1: Marketingstrategie voorafgaand aan het evenement
Aankondigingspagina
Eén van de meest voorkomende fouten in marketing wordt gemaakt nog voordat men überhaupt is begonnen. Te veel organisatoren vergeten dat ze een evenementenpagina kunnen maken en publiceren op internet om zo alvast interesse te wekken, zelfs als nog niet alle details rond zijn. Zodra je een aankondigingspagina hebt gemaakt, heb je een centrale plek waar je mensen naartoe kunt sturen. Je kunt gegevens verzamelen over de vroege website bezoekers en je SEO-status bij Google opbouwen. Als je besluit deze route te volgen, kun je ook een stimulans bieden voor vroege geïnteresseerden die een pre-register doen. Je kunt hen bijvoorbeeld als eerste de kans te geven om tickets te kopen als je verkoop start.
Blogbericht
Het volgende actiepunt in je strategie voor pre-evenementmarketing is mensen te vertellen waarom je het event organiseert. Dit is je mission statement. Je kunt dit gebruiken als basis voor de rest van je pre-eventmarketing en om mensen van je idee en de noodzaak van je evenement te overtuigen.
Social media
Tijdig gebruik van social media is een belangrijke manier om momentum te creëren voor je eventpromotie, een community op te bouwen en de missie uit te dragen waarover je in je blog hebt geschreven (en waarnaar je in je berichten kunt terugverwijzen). Op dit punt moet je al een hashtag voor je evenement hebben, die je ook al in je berichten op social media gebruikt. Vergeet niet dat je kunt profiteren van het immense aanbod en de enorme diversiteit van social media. Facebook, Twitter of LinkedIn liggen misschien voor de hand, afhankelijk van wat voor evenement je organiseert, maar denk ook eens aan Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Reddit, etc.
Benadering van partners
Partners voor marketing kunnen essentieel zijn voor het succes van je event. Zorg er daarom voor dat je potentiële samenwerkingspartners, merken en mediapartners op tijd benadert, lang voordat het evenement officieel is gelanceerd. Zo kunnen zij je vanaf het allereerste begin helpen reclame te maken.
2. Marketingstrategie bij de lancering van het evenement
E-mail
E-mails over evenementen hebben een openingspercentage van 26%, veel hoger dan typische marketingmails. E-mail moet dus centraal staan in je campagne en ticketverkoop. Nu je evenement klaar is om voor het voetlicht te treden, moet je de eerste grote e-mailronde aan potentiële bezoekers de deur uitdoen, inclusief degenen die zich vooraf hebben geregistreerd.
Persbericht
Zelfs als het onwaarschijnlijk is dat je event door de landelijke pers zal worden opgepikt, is het toch de moeite waard om een persbericht rond te sturen via (gratis) distributiekanalen. Als je in je persbericht gerichte trefwoorden gebruikt, krijgt iedereen die Google Alerts met die trefwoorden heeft ingesteld je bericht te zien. Misschien wordt het wel opgepikt door lokale, gespecialiseerde of branchemedia, en niet te vergeten blogs en andere persoonlijke, invloedrijke sites. Als je meer aandacht in de pers wilt, maak er dan geen droog verhaal van. Ga verder dan de datum, locatie en prijs, maar concentreer je in plaats daarvan op één of twee unieke invalshoeken.
Invalshoek 1: waarom je evenement volstrekt nieuw, vreemd, een mijlpaal enzovoort is. Denk na of iemand er even over zou glimlachen, of er een tweede blik op zou werpen, als ze het event in hun Facebook-nieuwsfeed zagen. Zo ja, dan pikt een journalist het misschien ook wel op.
Invalshoek 2: benadruk het menselijke aspect. Heb jij (of iemand die bij het evenement betrokken is) een boeiend levensverhaal? Heb je tegenslagen of uitdagingen overwonnen? Is er een vreemd of grappig verhaal dat te maken heeft met hoe en waarom je dit evenement organiseert? Het menselijk verhaal vertellen is een universele strategie van de reguliere pers, dus probeer daarop in te spelen.
Blog en social media
Je tweede blogbericht moet gericht zijn op de voordelen die het bijwonen van je evenement heeft. Wie zijn de hoofdacts, gastsprekers, of leveranciers? Bewerk de content van dit bericht en gebruik het voor een reeks aankondigingen op social media.
Partners
Nu is het tijd om je partners om marketingondersteuning te vragen. Je evenement trekt de meeste aandacht als het net is gelanceerd en alles nieuw en vers van de pers is. Laat je partners niet te hard voor je werken. In plaats daarvan is het raadzaam de e-mails en sociale updates zelf te schrijven, en hen gewoon te vragen deze te kopiëren en plakken. Probeer al deze promotieactiviteiten min of meer tegelijk te laten plaatsvinden. Zelfs als je dezelfde mensen bereikt, kunnen alle activiteiten samen meer impact hebben, het belang van je event overbrengen en je boodschap kracht bijzetten.
3. Marketingstrategie op dagelijkse basis
Regelmatige communicatie via e-mail, social media en blogs
Nu heb je een van de moeilijkste fasen in eventmarketing bereikt. De eerste opwinding van de evenementlancering is voorbij. Nu zul je de handen uit de mouwen moeten steken om de aandacht vast te houden. De beste manier om dit te bereiken is een cyclus van contentcreatie, promotie, betrokkenheid op social media en e-mailcampagnes te hanteren. Als je voortdurend verkoopberichten blijft sturen, is de nieuwigheid er snel af en verliest je publiek interesse. Wissel ze af met waardevolle, interessante content die je doelpubliek zal waarderen en nuttig zal vinden.
Vervolgens kun je jouw sociale kanalen gebruiken om deze content bij je publiek te promoten, ze uitnodigen om erop te reageren (of eigen content te maken) en het gesprek over je evenement gaande te houden. E-mail is ook een geweldige ondersteuningstool. Hiermee kun je jouw content rechtstreeks aan je publiek presenteren en hun iets aanbieden wat interessanter is dan de (zoveelste) vraag om zich voor je evenement te registreren.
Publicaties en gastbijdragen
Bloggen op je site is belangrijk, maar om nieuwe bezoekers aan te trekken zul je een groter publiek moeten bereiken. Dit kun je het beste doen door gastbijdragen te posten of stukken te publiceren die anderen graag willen delen. Welke vorm dit precies aanneemt, is sterk afhankelijk van je event. Voor conferenties en B2B-evenementen is dit relatief eenvoudig, je kunt een industrierapport schrijven of een whitepaper aanbieden met de beste tips van al je sprekers. Bij evenementen voor consumenten is dit misschien minder voor de hand liggend. Je kunt interessante infographics, gifjes of andere visuele elementen maken, over trends schrijven of een reeks YouTube-video’s of podcasts produceren om aandacht te trekken.
Korting(en) voor vroege vogels
Zoals al eerder gezegd: als de eerste opwinding van de evenementlancering eenmaal achter de rug is, moet je met meer redenen komen om mensen te stimuleren zich (bij voorkeur zo snel mogelijk) te registreren. Daarvoor kun je de ‘Early bird-korting’ gebruiken. Je verhoogt dan de prijzen van je tickets stapsgewijs naarmate het event nadert. De rest van je marketingactiviteiten moeten toegespitst zijn op het stimuleren van belangstelling, om zo pieken in je ticketverkoop te genereren.
Betaalde promotie
In deze fase van je evenement is het ook tijd geworden voor betaalde promotie. Het heeft geen zin hier te vroeg mee te beginnen als je nog niets te verkopen hebt. Maar wacht je tot het event voor de deur staat, dan geef je het niet de kans een genoeg effect te hebben op de resultaten. Dus of je nu betaalde social media (gepromote berichten) gebruikt of Google Adwords, PPC en retargeting, als je geld in je campagne gaat steken, is dit het moment.
4. Marketingstrategie bij de laatste oproep
Laatste ronde e-mail, social media & blog
Of je nu al maanden of weken aan het promoten bent, uiteindelijk is het dan bijna zover. Met slechts enkele weken, of zelfs dagen, te gaan voordat je event begint, is dit de tijd voor een laatste marketingpush. Waarschijnlijk krijgt dit de vorm van een laatste stroom aan blogs, social media-updates en e-mails. Als je gebruikmaakt van netwerken als LinkedIn Groups of fora, doe je er goed aan om in dit stadium het concept ‘sociaal bewijs’ te benutten. Laat zien wie er al naar het evenement gaat om anderen ervan te overtuigen dat ze er ook bij moeten zijn.
Doorverwijzingen van bezoekers
Dit is een kans die maar al te vaak wordt gemist. Veel organisatoren richten zich uitsluitend op het binnenhalen van nieuwe bezoekers en vergeten dat ze een potentieel fenomenale marketingtactiek tot hun beschikking hebben: degenen die al overtuigd zijn van de waarde van het evenement en zich al hebben geregistreerd of een ticket hebben gekocht. Waarom neem je geen contact op met je bestaande bezoekers om hen te overtuigen het evenement namens jou te promoten? Mond-tot-mondreclame blijkt keer op keer een van de krachtigste en effectiefste marketingtactieken te zijn.
Benadering van influencers
Als je op het laatste moment nog een paar plaatsen wilt vullen of iets luid en duidelijk wilt laten horen, kunnen influencers je hier goed bij helpen. Hoewel het nuttig kan zijn hen aan het begin van de campagne te benaderen, is de kans groot dat ze bezig zijn en zich nog niet willen vastleggen. En zelfs als ze dat wel hebben gedaan, zijn ze het misschien al weer vergeten. Nu is het tijd om hen binnen te halen en als ze beschikbaar zijn, zullen ze de uitnodiging ongetwijfeld waarderen en hun netwerk over het event vertellen als dank voor je vrijgevigheid.
Telefoon
Het inzetten van telemarketeers is duur en alleen effectief als je een geweldig inbound marketingprogramma hebt met veel nieuwe, goede potentiële leads. Wees niet te bang om zelf de telefoon op te pakken! Als je hebt gemerkt dat een aantal belangrijke potentiële bezoekers of vooraf geregistreerde leads nog steeds geen ticket hebben gekocht, waarom zou je ze dan niet even bellen? Is er iets waarmee je hen kunt helpen? Hebben ze vragen? Het hoeft geen hard sell te zijn, maar een telefoontje is moeilijker te negeren dan een e-mail of een van de duizenden tweets op hun tijdlijn. Je zult waarschijnlijk merken dat het een relatief tijdrovende, maar effectieve manier is om nog wat tickets te verkopen als dat nodig is.
Conclusie
Als je de bovenstaande suggesties gebruikt als stappenplan om je marketingstrategie vorm te geven, bevind je je in een sterkere positie om momentum op te bouwen en uiteindelijk meer tickets te verkopen. Hulp nodig? VKOZ events & communicatie helpt je graag met een effectieve marketingstrategie.
vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ
Bron: Eventbrite
Bericht openen
VKOZ Rotterdam nieuwsbrief

Inspiratie in je inbox?

Inspiratie in je inbox?

VKOZ nieuwsbrief
VKOZ kerstnieuwsbrief 2021
Meld je aan voor de VKOZ nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws en actuele trends, inspiratie en tips:
• 4 keer per jaar
• de meest gelezen artikelen
• op het gebied van evenementen, live communicatie en de stad Rotterdam
Aanmelden kan onderaan de website.
VKOZ nieuwsbrief archief:
•  Juni 2021
•  Maart 2021
•  December 2020
•  Oktober 2020 
•  Juni 2020
•  Maart 2020
•  December 2019
•  September 2019
•  Juni 2019
•  Maart 2019
•  December 2018 
•  September 2018
•  Juni 2018
•  Maart 2018
•  December 2017
Blijf dagelijks op de hoogte en volg ons ook op
Twitter | Facebook | LinkedIn | Instagram

Bericht openen
guerrilla marketing in Rotterdam

Zo maak je met guerrilla marketing je event onvergetelijk

Hoe zorg je ervoor dat bezoekers nog dagen napraten over jouw event? Een ijzersterk inhoudelijk programma dat perfect aansluit op de behoeften van je doelgroep is de hoeksteen van elk evenement. Maar naast de inhoud zijn er nog andere belangrijke ingrediënten voor succes. Denk aan de totaalbeleving, een creatief thema dat de zintuigen prikkelt en een paar verrassende, onvergetelijke elementen waar de mensen over napraten.

Om dit te bereiken, kunnen we veel leren van guerrilla marketing. Bij deze vorm van marketing maak je op een verrassende, fantasievolle manier contact met je doelgroep. Daarbij genereer je beleving en interactie met een creatief idee, zodat er een ‘wow’-effect ontstaat. Misschien ken je al wat klassiekers: de flashmob, de trap met (echt werkende) pianotoetsen, de draaideur in de vorm van een balletdanseres… Events lenen zich perfect voor guerrilla marketing.

Doelen van guerilla marketing
Guerrilla marketing kun je inzetten voor verschillende doeleinden:
• meer plezier en beleving brengen in je event
• merkactivatie (er gebeurt iets rondom je merk)
• een nieuw product of dienst onder de aandacht brengen
• free publicity krijgen
• Ambassadeurs creëren of een hechtere relatie opbouwen met klanten
• mensen uitnodigen tot actie (productverkoop, website bezoeken etc.)

Pianotrap in RotterdamHoe bedenk je spraakmakende onderdelen?
Het lijkt misschien makkelijk om een pakkende actie te bedenken. Een flashmob? Een metershoog paard? Stroopwafels bakken in de vorm van je naam? Een verrassingsact op het toilet? The sky is the limit. Maar een guerrillamarketing-actie is pas écht raak als het perfect past bij het thema van het evenement, de behoefte van de bezoekers en de merkwaarden van de organisatie. Vanuit deze voorwaarden moet je de ludieke acties verzinnen.

5 stappen vóór de creativiteit
1. In kaart brengen van de doelgroep. Wat zijn hun kenmerken en waarom zouden ze op jouw event moeten komen?
2. Weten wat je wil bereiken met jouw event. Met welke kennis, ervaringen en gevoelens gaan de bezoekers straks naar huis? Welke acties wil je dat ze nemen tijdens en na het event?
3. Bepalen van een overall thema voor je event dat een belofte inluidt voor de bezoekers. Bijvoorbeeld: ‘future proof worden op jouw vakgebied’, ‘je collega’s of vakgenoten (beter) leren kennen’ etc.
4. Helderheid creëren over de merkwaarden van jouw onderneming.
5. Bedenken van een aansprekende titel voor je event.

Met zo’n voorbereiding wordt het makkelijker om verrassende ideeën te bedenken. Randvoorwaarden begrenzen weliswaar de speelruimte, maar stimuleren de creativiteit. Vooral het gekozen thema en de event-titel bieden kansen voor creatieve invulling. Die kunnen het startschot vormen van een vruchtbare brainstorm.

De resultaten van een guerrilla marketing-actie meten
Hoe je de resultaten van je actie meet, hangt helemaal af van het doel. Welke resultaten wilde je bereiken? Blije bezoekers? Aandacht van de pers? Productverkoop? Pas als je die voor ogen hebt kun je de resultaten inventariseren.
• Vraag feedback van de bezoekers over de guerrilla-actie.
• Inventariseer hoeveel respons je hebt gekregen (aantal verkoopgesprekken, geplaatste orders, sample-aanvragen, achterlaten e-mail adres, enzovoorts)
• Inventariseer op social media de buzz rondom je actie (hoeveel foto’s zijn er gedeeld, wat zijn de reacties op Facebook, Twitter, Linkedin en Instagram?).
• Inventariseer intern hoe de ludieke acties hebben bijgedragen aan het succes van het event.

Vijf tips om te komen tot ludieke, verrassende ideeën

brainstormen1. Organiseer een brainstorm
Een brainstorm waarbij je met een groepje van 3-7 personen (die een diversiteit aan functies en rollen hebben binnen het project) vrij associeert op het thema van het event. Genereer eerst zoveel mogelijk ideeën, zonder te oordelen, en laat vervolgens iedereen stemmen op de beste ideeën.

2. Laat je inspireren
Bezoek regelmatig events uit een compleet andere branche dan de jouwe en noteer alle ideeën die jou opvallen.

3. Laat je inspireren door festivals en culturele evenementen
Festivals bieden vaak veel beleving en fantasievolle onderdelen. Op het Bucketlist Festival 2017 in Utrecht bijvoorbeeld kon je ‘doen wat je altijd al eens wilde’. Vuurspuwen, trouwen, een insect eten, een printer of een auto in elkaar slaan. Een geweldig thema met veel verrassing, beleving en (inter)actie. Zou een event in de verzekeringsbranche hier bijvoorbeeld iets mee kunnen?

4. Ongebruikelijke communicatiemiddelen
Denk ook eens aan communicatiemiddelen die normaal niet worden ingezet. De parkeerplaats, de toiletten, de wandelpaden etc.

5. Voeg een totaal onverwacht element toe
Soms werkt het goed om een element toe te voegen dat juist haaks staat op het thema. Om te ontregelen en te verrassen. Wat zou er gebeuren als je een ballenbak neerzet op een congres over gezondheidszorg? De bezoekers zullen zelf gaan bedenken wat de link is met het thema. Word je gezonder door te spelen? Stellen de ballen pillen voor?

beursJe moet wel een beetje lef hebben als organisator
Er is soms best wat lef nodig om ongebruikelijke elementen toe te voegen aan je evenement. Vaak is er twijfel. Wat zullen de bezoekers wel niet denken van die ‘rare’ guerrilla-actie? Gaat het niet te ver? Past het wel bij de doelgroep? Leidt het niet af van de inhoud? Deze vragen zijn op zich begrijpelijk. Je loopt nou eenmaal een risico als je verrassende, originele acties inzet tijdens je evenement. Mensen kennen het niet, verwachten het niet en moeten misschien uit hun comfortzone. Maar daar zit ook direct de winst. Een positieve, creatieve actie of beleving blijft iedereen bij, waardoor ook jouw boodschap langer blijft hangen.

Wil jij een onvergetelijk event organiseren? Laten we samen sparren.

 

Bron: Frankwatching

 

Bericht openen
hoge opkomst evenement

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Een halflege zaal… Het idee alleen al kan voor klamme handjes zorgen. Je doet er alles aan om een event te laten slagen, maar hoe zorg je er nu voor dat de doelgroep ook beseft dat ze het evenement niet mogen missen?
1. Zorg voor een prikkelende uitnodiging
Een open deur, maar een uitnodiging is hét moment om deelnemers te overtuigen om te komen. Let op de twee momenten waarop potentiële bezoekers kunnen afhaken: bij het krijgen van de uitnodigingen én vlak voor het vertrek naar het evenement.
Tips:
• Geef antwoord op de vraag: wat schiet de deelnemer ermee op om te komen? Feestelijke programma’s of netwerkborrels hebben een hoge no-show. Zorg ervoor dat de doelgroep al uitkijkt naar de bijeenkomst. Biedt ze iets aan van waarde, bijvoorbeeld een golf-clinic, een voetbalwedstrijd of een cursus. Iets wat zij niet willen missen.
• Ga voor een prikkelende titel. Heeft het evenement een eerdere editie gehad? Gebruik dan beelden en/of referenties van bezoekers om potentiële bezoekers te interesseren.
• Heb je een spreker geboekt? Laat deze een korte videoboodschap inspreken met een oproep om te komen.
• Let op het tijdstip van verzending. Laat de uitnodiging niet verdwijnen in een overvolle mailbox. Zeven uur ’s ochtends of acht uur ’s avonds zijn de meest populaire momenten waarop de meeste mensen hun mail bekijken.
2. Wie nodig je uit?
Nodig niet zomaar iedereen uit. Maak een passende uitnodiging voor de doelgroep. Heb je meerdere doelgroepen? Maak dan verschillende uitnodigingen. Maak de bijeenkomst exclusief door persoonlijk te mailen. Zorg dat in de uitnodiging naar voren komt dat de uitnodiging exclusief is. Bijvoorbeeld dat de genodigden speciaal geselecteerd zijn.

3. Maak het aanmelden makkelijk
Waar kan er aangemeld worden? Wat kost het? Wanneer moet je betalen? Zorg dat het in één opslag duidelijk is hoe er aangemeld kan worden. Ga voor jezelf eens na hoe snel je afhaakt als het lastig is om aan te melden. Denk erover om een registratiepartner in de hand te nemen.

Uit onderzoek blijkt dat bij de kleinere evenementen voor 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden: per 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zal je weer veel meer mensen moeten uitnodigen, namelijk 7,1 genodigden voor één geregistreerde bezoeker.
4. Reminden
Zorg ervoor dat de (potentiële) bezoekers het evenement niet vergeten en het via verschillende kanalen tegen komen. zoals social media, nieuwsbrieven, directe mailings, vakbladen en andere media. Wie zich reeds heeft aangemeld kan op deze manier naar het evenement toe leven. Wie zich nog niet heeft aangemeld krijgt opnieuw een trigger om het event te overwegen.

5. Voorkom no-show
Het gemiddelde aantal afmeldingen ligt tussen de 20 – 30 % bij gratis evenementen. Denk eens aan het gebruik van een registratie of event app: in zo’n app is te zien wie er nog meer aanwezig zijn bij het evenement. Dat zorgt voor een gevoel van verbinding en commitment naar het evenement toe.

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

 

Lees ook: Inspireer bezoekers voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

 

Wil je een event met meerwaarde?

Bron: evenementorganiseren.nl
Bericht openen
live communicatie en eventmarketing

Inspireer mensen voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Niet alleen het organiseren van een event is een kunst, ook de communicatie daaromheen verzorgen is een vak apart. Wanneer communiceer je over je evenement? En welke kanalen zet je in? Voor, tijdens en na je evenement communiceren is goed voor de beleving van je bezoekers én voor de zichtbaarheid van je organisatie.

VOOR: een aantrekkelijk uitnodigingstraject versterkt de beleving én je rendement
Een goede communicatie met je doelgroep voorafgaand aan je event is bevorderlijk voor een goede opkomst. Je wilt niet alleen de genodigden overtuigen, maar ook al iets toevoegen aan de beleving. Of dit nu online en/of offline is wordt mede bepaald door het type event, doelgroep en organisatie.

Stappenplan uitnodigingstraject
1.   informatie plaatsen op de website, intranet of aparte eventsite; eventueel met eigen branding
2.   vooraankondiging, persoonlijk en/of via social media: save the date!
3.   eventueel adverteren of free pubicity
4.   persoonlijke uitnodiging met (digitale) aanmelding, eventueel met online betaalsysteem
5.   bevestiging met extra informatie
6.   reminder met extra informatie over het event
7.   eventueel inzetten van sms berichten

De informatie (inclusief de uitnodiging) is een soort verkoopbrochure van je evenement en moet de bezoeker overtuigen om aan te melden. Belangrijke vraag die je moet beantwoorden voor de bezoeker: ‘What’s in it for me?’. Dit kan inhoudelijk zijn (programma en kennis delen), maar ook de locatie, spreker of artiest. Of wat kan ik er doen en wie kan ik er ontmoeten. Dit moet ook duidelijk zijn in de vormgeving, zodat het de aard en sfeer van het event goed weergeeft en de doelgroep aanspreekt.

Duidelijke en veilige data verzamelen
VKOZ kan je verder informeren over wat voor informatie er op een website en in een goede uitnodiging moet staan. En hoe je om moet gaan met de AVG / GDPR (lees hier verder). VKOZ partner Datamatch kan je helpen met een duidelijke registratie en ticketing, plus geeft je inzicht in de data van je bezoekers.

TIJDENS: vergroot je zichtbaarheid online en offline
Stem online en offline communicatie op elkaar af zodat het elkaar versterkt. Voer de branding / huisstijl van je event door in alle communicatie uitingen (de kracht van herhaling). Denk hierbij ook aan programmaboekjes, badges, pennen, (digitale) bewegwijzering, banieren, powerpoint presentaties, giveaways etc.

Social media effectief inzetten
Wees verder (inter)actief op social media. Bijvoorbeeld voor de promotie van je event, het opbouwen van een community rondom je evenement, live verslag, reacties vastleggen of speciale acties opzetten. Eventueel gekoppeld aan een eventapp. Of bevorder de interactiviteit met een event-tool zoals van Savvy Congress: voor live reviews, stemmen, chatten, vragen stellen, kennis delen etc.

Je event vastleggen op foto en film 
Professionele foto’s leggen niet alleen het evenement vast, maar zijn ook goed voor een sterke marketing van jouw event en organisatie. Deel de foto’s eventueel tijdens het evenement of bij de afsluiting (plenair of receptie), via social media, event app of op de schermen op locatie. Maak een mooie aftermovie met een korte sfeerimpressie van het event en  eventueel interviews met de bezoekers, sprekers, medewerkers etc. Deze kan je bijvoorbeeld de volgende dag als afsluiting en bedankje sturen naar de bezoekers. VKOZ partner De Film Makelaar maakt filmische, bondige en motiverende naslagwerken.

NA: verleng de beleving van je evenement
De communicatie stopt niet na het beëindigen van het evenement. Direct bij vertrek kan je bijvoorbeeld een unieke giveaway geven of deze een paar dagen later opsturen. Als het iets blijvends is zullen de bezoekers ook sneller wat vertellen over het event in hun omgeving. Zoals eerder genoemd is een foto- en/of videoreportage ook een mooi aandenken. Of om via diverse communicatiekanalen de mensen die niet aanwezig waren alsnog te informeren (en te prikkelen om de volgende keer wél te komen)! Dit geldt ook voor eventuele hand-outs van presentaties, conclusies, uitslagen etc.

Al met al is de communicatie rondom je evenement een belangrijk onderdeel van het succes van je event. Het is tevens een middel om je Return on Investment (ROI) te berekenen (lees hier verder)VKOZ helpt je met het opzetten van een compleet marketing & communicatieplan voor je event. En voert deze dan (eventueel samen met jouw medewerkers) uit. Wij kijken per event welke (communicatie) specialist past bij jouw doelstellingen, stijl en organisatie.

 

Wil je een event met meerwaarde?

Bericht openen
publiek evenement

De behoeften van bezoekers aan events in kaart gebracht

Met een goed evenement kun je veel bereiken. Je kunt collega’s motiveren, klanten binden, vakgenoten inspireren, nieuwe opdrachtgevers werven, kennis overdragen, brainstormen, media-aandacht scoren en samen hoogtepunten vieren. Het is natuurlijk de bedoeling dat jouw bijeenkomst niet onopgemerkt voorbij gaat. Je wilt dat je genodigden uitzien naar jouw event en dat ze er nog lang over napraten.

Hoe zorgt een organisator er echter voor dat een evenement doet wat op de tekentafel is bedacht? Wat kun je doen om bezoekers een optimale ervaring te bezorgen? Hoe vergroot je daarmee het succes van je evenement? Congrescentrum RAI heeft dit onderzocht en de resultaten gebundeld in het rapport ‘Hoe vergroot u de impact van uw evenement?’.

Rotterdam viert de stad!Customer journey
Leidraad daarbij is de customer journey, de reis die een bezoeker aflegt voor, tijdens en na het evenement. “Dit heeft opvallende inzichten opgeleverd”, stelt Sanne Jolles, market research manager bij RAI Amsterdam. “Zo blijkt dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen zijn dag in te delen. Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden te zijn om de effectiviteit van een evenement te vergroten.”

Als het gaat om zakelijke evenementen is content essentieel, return on investment de nieuwe graadmeter en het inzetten op zowel de fysieke als de virtuele beleving noodzakelijk. Alles voor de optimale evenement voor de bezoeker. Inzicht in de totale bezoekerservaring krijg je echter pas als je in de schoenen stapt van de bezoeker en met hem meeloopt in de customer journey. Door deze reis stap voor stap in kaart te brengen in kaart te brengen, leer je welke momenten cruciaal zijn op het eventbezoek van de doelgroep te optimaliseren.

Fase 1: Oriëntatie
Voordat een potentiële bezoeker de keuze maakt om een evenement te bezoeken, oriënteert hij zich. Dit gebeurt hoofdzakelijk online, via relaties en collega’s en via social media. In de oriëntatiefase kijkt de potentiële bezoeker naar het onderwerp, het bereik, de exposanten, het programma en de sprekers. Dus alles om een gefundeerde keuze te maken en uiteindelijk te besluiten om te gaan en zich in te schrijven.

Recruitment fairFase 2: Voorbereiding
Bezoekers zijn grofweg op te delen in twee archetypes:
• mensen die zich tot in detail voorbereiden voordat ze aankomen op het evenement;
• mensen voor wie de voorbereiding pas begint wanneer ze de eerste stappen op de evenementvloer zetten.
Voor beide groepen dienen we tools en informatie te bieden om het maximale uit het bezoek te halen.

Fase 3: Reis naar het evenement
De bezoeker onderneemt een fysieke reis naar het evenement en komt aan bij de locatie. Bij de reis naar een evenementlocatie speelt het fenomeen ‘way finding’ een cruciale rol.

Fase 4: Onboarding
Na de registratie, het ophalen van de badge en mogelijk een bezoek aan de garderobe, heeft de bezoeker behoefte aan wat ‘me-time’. Er volgt een moment van acclimatisatie. Dat betekent bijvoorbeeld kijken hoe de lay-out is, contact opnemen met het thuisfront of nog een keer naar het programma kijken.

Fase 5: Bezoek evenement
De bezoeker besteedt zijn tijd aan het bijwonen van sessies, het bezoeken van exposanten, het maken van afspraken, het voeren van gesprekken, het verzamelen van informatie, het rondlopen op de beursvloer en het doen van zaken. Uiteraard zijn er stops voor lunch en rustmomenten.

CPC Loop Den HaagFase 6: Na het evenement
De bezoeker gaat mogelijk de stad in, vertrekt naar het hotel of gaat weer naar huis.

Fase 7: Evaluatie
De bezoeker legt verantwoording af aan collega’s of leidinggevenden. Resultaten worden gecommuniceerd en kennis en inzichten worden gedeeld. Meestal is dit het moment dat de volgende editie spreekwoordelijk in potlood al in de agenda van het volgende jaar verschijnt.

Fase 8: ‘Post-event’-momenten
Afspraken met nieuwe contacten worden opgevolgd en uitgebouwd. Bepaalde innovatieve thema’s en inzichten van het evenement vormen mogelijk startpunten voor nieuwe leerdoelen en kennisvergaring.

Succesfactoren voor het vergroten van de impact
De customer journey van de bezoeker wordt beïnvloed door talloze factoren. Is iemand ergens voor de eerste keer of is hij juist een regelmatige bezoeker? Zijn er grote cultuurverschillen tussen het land van de bezoeker en dat waarin het evenement plaatsvindt? Komt iemand om te netwerken e veel mensen te spreken, of om informatie te vergaren en sessies te volgen? Is iemand actief in online communicatie, of is hij nauwelijks actief op social media? Elke factor vraagt om een andere aanpak.

Toch zijn er in de customer journey een aantal zaken die voor iedere bezoeker even belangrijk zijn en waar je als organisator op ieder moment van de journey aandacht aan kunt besteden. Zo geeft het bezoekers rust om alles onder controle te hebben. Bied hen daartoe dus ook de mogelijkheden. Geef bijvoorbeeld informatie over het weer, het verkeer en andere actuele zaken een plek op de website. Hoe meer je ontzorgt, des te beter de bezoeker kan focussen op datgene waar het echt om draait op een evenement dat voldoet aan alle verwachtingen: inhoud, netwerk en zaken doen.

CIS forumDoor de volgende 5 succesfactoren te gebruiken, ben je staat de impact van een vakevenement te vergroten:
• Spread the word: bereik potentiële bezoekers. Help bezoekers om na het evenement makkelijk te rapporteren en kennis te delen.
• Easy access: optimaliseer de fysieke reis van bezoekers. Maak het evenement online zo toegankelijk mogelijk om zo de beslissing om te komen te vergemakkelijken.
• Route to success: zorg voor goede vindbaarheid van relevante exposanten en sessies. Het toverwoord is ‘matchmaking’, oftewel ontmoetingen voor, tijdens en na het evenement faciliteren.
• Be in charge: help bezoekers relevante mensen te ontmoeten en geschikte sessies te volgen. Maak het de bezoeker zo makkelijk mogelijk om tijdens het evenement informatie te verzamelen.
• Feel at home: faciliteer ontmoetingen die net even dat andere gesprek opleveren. Ondersteun bezoekers in hun behoefte aan persoonlijke ruimte en me-time.

Een succesvol evenement duurt 365 dagen per jaar
Hoewel de customer journey van het begin tot eind logisch kan worden bekeken, is ieder moment van het evenement een mogelijk beginpunt van de reis. Zowel voor, tijdens als na het evenement kan iemand er voor de eerste keer over horen. Zorg ervoor dat alle informatie voor het evenement toegankelijk is en een eenduidige boodschap heeft. Juist door de communicatielijnen het hele jaar open en actief te houden, wordt het makkelijker voor potentiële bezoekers om organisator én evenement te vinden. Dan is elke nieuwe reis er één naar bekend en vertrouwd terrein.

Het onderzoekrapport kun je hier downloaden.

Bron: CustomerTalk

Scroll naar boven