Home

Tag: organiseren

Bericht openen
VKOZ events en communicatie terugblik 2022

Terugblikken met ons 2022 fotoalbum, inspiratie en tips

Na 2 jaar anderhalve meter, hybride en online events stond 2022 in het teken van #Back2Live! En dat hebben we allemaal gemerkt ook. In eerste instantie wilde iedereen hun evenementen ‘inhalen’ in de warme maanden mei, juni en september. Vaak last minute en we konden de vraag haast niet aan.

Maar gelukkig groeide het vertrouwen in fysieke bijeenkomsten en hebben we tot aan het einde van het jaar mooie inhoudelijke events van hoge kwaliteit mogen organiseren. Vol met verrassingen en live experiences voor die oh zo belangrijke impact. Van verbindende drakenbootrace en netwolact tot ‘criminele’ acteurs en decors. Met veel trots blikken wij terug naar deze onvergetelijke momenten in ons 2022 fotoalbum; vol inspiratie en mooi vormgegeven door Isa.

VKOZ terugblik 2022
Bekijk hier ons 2022 fotobalbum

Nieuwe uitdagingen, nieuwe trends
Door de grote vraag en gestegen kosten is het nog belangrijker om goed naar de doelstellingen van je event te kijken. Om evenementen op te nemen in je lange termijn (communicatie)strategie. Dat is precies de toegevoegde waarde van VKOZ. Wij regelen alles tot in de kleinste details, maar als strategische partner denken we ook mee over wat de deelnemer moet voelen, denken en doen. Deze en andere tips staan in onze blogs.

Nieuwe website VKOZ
Ontdek hier onze website

Van idee naar event
Na 5 jaar was onze website toe aan een facelift en in de lente van 2022 hebben wij onze nieuwe website gelanceerd. Onze stappen, van idee naar event, zijn actueler dan ooit: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Onze klanten zetten ons in op de plekken waar zij ons nodig hebben en profiteren zo van de kracht van co-creatie. Op de nieuwe website (geschreven door onze tekstschrijver Patricia) staan deze diensten daarom meer centraal. Sanne heeft de events die wij de afgelopen 12 jaar hebben georganiseerd omschreven vol met inspirerende tips en fijne partners.

 

Nieuwe website VKOZ

Heineken Gebouw Rotterdam
We werken vanuit het Heineken Gebouw, een schitterend rijksmonument aan het water van de Crooswijksesingel in Rotterdam. Hier brouwen wij onze concepten en bruisen onze plannen. Ook het Heineken Gebouw heeft een make-over ondergaan en biedt nu oa. mooie vergaderruimtes en tours aan. Kom je een keer bij ons op bezoek? We zetten alvast de koffie en thee voor je klaar. En als je wilt een biertje, geheel in stijl.

 

Waar kijken we naar uit in 2023?
Behalve terugblikken doen we natuurlijk ook vooruitkijken. Naar bijvoorbeeld de buitenlandse events die we organiseren voor CIS, zoals het Global Forum waar 1000 deelnemers dit jaar bijeenkomen in Dublin. Maar ook in Rotterdam, waar we druk bezig zijn met de voorbereidingen van het Underwater Minerals Conference samen met Boskalis. En zelfs nog verder vooruit: het International Congress of Maritime Museums in 2024! En vanaf 1 februari begint Skye haar stage bij VKOZ. Zij zal oa. met Isa content creëren over de evenementenbranche en ons mooie Rotterdam, want ook in 2023 delen wij volop inspiratie en tips op onze socials.

Als laatste willen wij onze klanten en partners bedanken voor het vertrouwen, flexibiliteit, enthousiasme en harde werken. We creëren graag samen met jullie ook in 2023 nog meer onvergetelijke momenten!

Bericht openen
meer impact met je event

Extra impact maken met je event, zonder extra budget? 12 tips

Een goed evenement dat door jouw bedrijf of organisatie wordt ingezet als communicatie- of marketingmiddel kan tot ongekende impact leiden. Dan moet je het event goed organiseren, van doelstelling, voortraject, naar concept, event, natraject naar optimale impact. Die impact die je tijdens het evenement kunt bereiken bij jouw doelgroep zit naast concept, strategie en experience vooral in details. In die details is meer impact te behalen zonder extra budget.

Wie de meest gebruikte marketingterm van 2022, customer experience, ontleedt of vertaalt, die komt als snel op het event, live communicatie of live marketing uit. Dat ís een en al customer experience. Jouw klant, collega, relatie of welke andere bezoeker dan ook, wordt op een event aan de hand genomen door een belevenis waar de gast centraal staat en het merk of boodschap beleeft.

Besteed naast de grote lijnen ook aandacht aan de details; die maken het verschil. Hieronder een aantal simpele tips voor extra impact, zonder extra budget.

1. Whatsapp video of podcast voor onderweg
Wie letterlijk de reis maakt naar het live evenement, luistert radio in de auto, leest wat in de trein, maar wat als daar het event al begint! Geef jouw bezoeker de dag van het event een reis-podcast, als ultieme voorbereider op de inhoud van het evenement. Of kom met een interessante of verrassende video via WhatsApp, tijdens de heenreis.

TIP: Wil je indruk maken? De aftermovie bij vertrek in no time in je telefoon. Of een online magazine met de inhoud van alle kennissessies.

2. Persoonlijke ontvangst
Dat hotel, waarbij een supervriendelijke portier jou verwelkomt en helpt, dat is de ondergrens voor ieder event. Onderschat namelijk niet hoe belangrijk het is om een goed gevoelt te creëren bij jouw gasten om uiteindelijk tot de doelstellingen van het event te komen. Dus, ga een stap verder dan goede hosts en hostessen, die moet je zeker inzetten, maar collega’s die gasten al vanaf de parkeerplaats of het OV begeleiden naar de locatie: scoren! Of zet Improvisatieacteurs in!

3. Kaartje op de stoel
Placeren tijdens een event, vinden sommige bezoekers nog wel eens vervelend. Vooral in de Nederlandse aard zit iets: je gaat met toch niet op een plek zetten, dat bepaal ik zelf wel. Totdat er voor iedere bezoeker op de juiste stoel een handgeschreven kaartje ligt met persoonlijke aandacht. Ja, het kost wat tijd, maar jouw gast zit er dan vanaf moment één helemaal goed in.

4. Input ophalen bij je doelgroep
Draait jouw event om sprekers, om inhoud, om content, inspiratie of welke andere vorm van kennis events dan ook? Dan is de gouden tip, zonder extra budget: betrek je doelgroep bij het invullen van die content en het programma. Klinkt super logisch, is het ook, maar wordt vrijwel nooit ingezet. Deze tip betekent overigens niet dat je jouw event volledig door bezoekers moet laten invullen, maar bijvoorbeeld binnen een onderwerp, of een expert die komt, haal dan op wat bezoekers exact willen weten, waar hun uitdagingen liggen, etc.

5. Promoot de toegevoegde waarde van het event
Met bovenstaande tip als goede startpunt, kun je daarna ook de promotieknop omzetten. Save the Date en daarna wat leuke communicatie uitingen is niet meer afdoende. Leg zo snel mogelijk de doelgroepgerichte toegevoegde waarde van het eventbezoek bloot. En focus je daarop in de ‘promotie’ en het voortraject. Bedenk altijd: ‘What’s in it for them?’

6. Interactie met de sprekers
Dat dé trend niet het hybride event is, maar veel meer het hybride eventtrajecten, daar zijn de meeste profs het wel over eens. Maar hoe gebruik je de combi fysiek live en online events om meer impact uit jouw evenement te halen? En dan ook nog eens zonder budget? Best simpel: zorg voor het event voor korte online sessies met de diverse sprekers. Die interactie maakt de content van een spreker op het live event nog veel waardevoller. Je weet immers wat er speelt. En zorg ook voor een online of digitaal natrject.

‘Een evenement zonder doelstelling is louter een heel leuk moment dat heel veel geld kost’

7. Wat is de doelstelling van het evenement(entraject)?
Of je nou een congres gaat organiseren, een personeelsfeest of een productintroductie: hang overal een doelstelling aan. En ja, collega’s met een feestje bedanken voor de inzet kan ook een doelstelling zijn, maar dan moet je jezelf wel verplichten even door te vragen: waarom wil je ze bedanken, wat moet je doen om ze te bedanken, hoe weet je dat het gevoel is overgekomen en wat wil je met dat bedankje en het gevoel bij jouw collega in de toekomst doen. Allemaal vragen die het event, het voortraject en het natraject of zelfs het volgende evenement sturen en lading geven. Daarna meet, analyseer of op zijn minst achterhaal je of de doelstellingen zijn behaald en wat je daar dan mee kan doen.

8. Welk concept, voor- en natraject vult de doelstelling in?
In de praktijk betekent dat niet veel meer of minder dan dat je bij alle stappen die je zet in een evenemententraject, bij de conceptontwikkeling, bij de keuzes die je maakt bij het inzetten van bijvoorbeeld media, of de gastbeleving, altijd weer een stap terugzet: wat draagt dit bij aan het behalen van onze doelstelling. Echt heel goed om te doen, zonder enig extra budget, doelstellinggerichter.

9. Kies ander vormen om kennis te delen
Vlieg jouw inhoudelijk programma aan door er als een redactie naar te kijken. Kies dus voor de ervaringsdeskundige, de experts, de doelgroep op het podium i.p.v. louter bekende Nederlanders. Kies voor meerdere podia. Een neuro-onderzoek heeft aangetoond dat als je in een keynote van 20 minuten 4 keer in één keer van podium verandert (links, rechts, achterin, etc) dat dan de aandacht curve en de concentratie in de zaal steeds weer een nieuwe boost krijgt. Kies i.p.v. jouw inhoudelijke onderdeel af te sluiten met een Q&A aan het eind, voor een keynote in stukken: per onderwerp kruipen de toehoorders bij elkaar en gaan op dat onderwerp aan diverse tafels de discussie aan. Die output wordt dan weer nieuwe input voor de spreker.

10. Maak het bedrijfsfeest onderdeel van je strategie
Het bedrijfsfeest of het bedrijfsuitje is op zich simpel te organiseren. Kies een leuk programma, doe aan goede vooraankondiging en stuur de foto’s en de video na afloop om het goede gevoel nog wat langer na te laten klinken. Maar wat als je er een andere lading aangeeft, wat als het bedrijfsfeest onderdeel is van een strategie, van een traject? En wat als je rondom het feest of uitje wel voor inhoud, input en bijdragen kiest? Dan kan het nog steeds hartstikke leuk zijn, alleen dan nog veel impactvoller.

11. Denk Netflix
De kracht en het succes van festivals? De kracht en het succes van Netflix? Ze hebben meer gemeen dan dat je op het eerste oog denkt. Zowel een festival als Netflix hebben een soort kader, thema, favoriete genre waar je als bezoeker voor kiest, maar daarna heb je als bezoeker de regie in handen. Je kiest zelf wanneer je wat wilt zien.

12. Nazorg
Houd bij het organiseren van je event bij iedere stap rekening met het natraject. Een leuk kennisfestival waar je van de 10 sessies er 4 kunt bezoeken tijdens het event? Zorg dan voor een online platform om ook de content van de overige sessies te kunnen (her)beleven. Doe dat met video’s, webinars, artikelen of zelfs een online magazine. Laat sprekers in het natraject nog een keer in contact komen met zij die zich willen verdiepen, etc.

VKOZ maakt van jouw zakelijke event een onvergetelijk moment!
Wij zijn een evenementenbureau met oog voor detail. Wil jij ook een uniek én rendabel event? Boek een gratis consult van 30 minuten. Samen nemen we je plannen door en heb je na 30 minuten een lijst met inspirerende ideeën.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
event trends 2019

Hoe organiseer je een bedrijfsfeest met meerwaarde? 8 strategische tips

Het personeelsfeest van jouw bedrijf is in de afgelopen decennia uitgegroeid tot een niet te onderschatten teambuildings moment en ‘binder’ voor jouw collega’s. Een goed bedrijfsfeest organiseren is niet heel moeilijk, maar een slim personeelsfeest met impact en dus grote waarde, dat is een ander verhaal!

Het personeelsfeest (of ook wel bedrijfsfeest) heeft in raptempo een enorme ontwikkeling doorgemaakt: van louter thematisch leuk moment naar een strategisch event binnen de HR en interne communicatie. Sterker nog, er wordt bij het organiseren van een personeelsfeest al gesproken over de ‘interne experience marketing’.

Wat is een personeelsfeest?
Een personeelsfeest is net even wat anders dan een bedrijfsuitje of een personeelsuitje. Een bedrijfsfeest is dé gelegenheid om bij uitstek het gevoel van trots en saamhorigheid te vergroten. De doelgroep van het personeelsfeest is vanzelfsprekend de groep interne collega’s. Daarmee valt het personeelsfeest ook binnen de interne communicatie of zelfs de afdeling HR. Heb bij een personeelsfeest vooral aandacht voor het complete traject: van het versturen van de uitnodiging tot en met het natraject. Maar vooral voor het bereiken van de gewenste impact en doelstellingen en het strategisch inzetten van dit krachtige feest.

Hieronder 8 handige en strategische tips:

1. Personeelsfeesten mogen best een doelstelling hebben
Eigenlijk had er moeten staan: moeten een doelstelling hebben. In alle openheid draait het bij 90 procent van de personeelsfeesten nog altijd om een leuk, goed, mooi feest. En dat is ook helemaal prima, dat is echt de basis. En wie denkt dat het organiseren en denken vanuit een doelstelling, dat fijne, leuke, feestelijke gevoel weghaalt en een bedrijfsfeest tot een zakelijk en wellicht saai moment maakt, die zit er echt naast. Door als allereerste het doel van het personeelsfeest te benoemen, maak je het jezelf niet alleen makkelijker in het traject van het personeelsfeest organiseren, maar werk je ook ergens naar toe. Worden keuzes makkelijker en komt er veel sneller een rode draad.

2. Het bedrijfsfeest is van de collega’s, niet van de directie
Het is een veel gemaakte fout: het personeelsfeest met de favoriete artiest van de CEO op het podium, waar verder geen enkele collega iets mee heeft. De directeur die bovenaan de entree trap het ‘volk’ toespreekt dat beneden, naar boven kijkend, het maar aan moet horen. Een goed personeelsfeest is een feest dat de werkgever, het bedrijf, aan de collega’s geeft. Daar moet het goede gevoel en de binding komen, niet bij de directeur. Dus betrek collega’s bij de organisatie, haal input op, laat ze meedenken en beslissen en geef daarmee letterlijk het feest aan de collega’s.

3. Ook een personeelsfeest kent een voor- en natraject
Waar bij ieder ander evenement een goed voor- en natraject heel vanzelfsprekend is, zie je bij het interne evenement, waar het personeelsfeest onderdeel van is, dit nog wel eens misgaan. Terwijl daar juist de impact en de kracht zit. Dus werk altijd vanuit het simpele principe: het evenement zelf is het absolute hoogtepunt van het voortraject en het vliegwiel voor het natraject. Dus maak een slim communicatietraject door het jaar heen, waarbij het personeelsfeest het hoogtepunt is, maar waar steeds weer nieuwe touchpoints in het traject terugkomen.

4. Ga van ‘voor elk wat wils’ naar ‘festival-denken’
Ooit begon de markt van bedrijfsfeesten met themafeesten. Leuk met het hele bedrijf naar een locatie in Middeleeuwse sferen, directeur in de garderobe, jongste collega met de toespraak, bak entertainment erin en klaar. En laten we heel eerlijk en duidelijk zijn: dat werkt nog steeds! Maar er is meer te halen. Dat kregen we ook al snel door, door tijdens het interne personeelsfeest diverse plekken, entertainment en sfeersettingen neer te zetten: voor elk wat wils. Hou die gedachte vast, maar ga nog 1 stapje verder: denk in festival of zelfs Netflix. Die twee hebben namelijk wat gemeen: bij beide bepaalt de kijker, bezoeker, zelf zijn of haar route, programmering etc.

5. Durf ook inhoud of visie te verweven in jouw bedrijfsevenement
In de basis is een personeelsfeest een beloning, maar tegelijkertijd ook het moment voor saamhorigheid, binding en loyaliteit. Daarom is het ook een uitgelezen kans om het DNA of de visie van jouw bedrijf tot leven te laten komen. Is jouw bedrijf het afgelopen jaar duurzamer geworden, laat het zien en terugkomen op jouw personeelsfeest. Ben je een jong bedrijf, maak daar dan het programma om heen. Daarbij hoef je niet bang te zijn om ook inhoud in het traject rondom of zelfs tijdens jouw personeelsfeest in te voegen. Laat het wel een feest blijven, maar naast belonen en waarderen, kun je ook heel goed samen je DNA uitdragen.

6. Schakel ook bij het personeelsfeest een eventbureau in
Een evenement organiseren is een vak, een beroep, zelfs een kunst. Vooral de combinatie van organisatorische handjes, creatieve concepten, doelstellingsgerichtheid, wars van bedrijfsblindheid en het zakelijke behalen van doelstellingen is veel waard. Daarom is bij een intern evenement als het personeelsfeest bijna per definitie een extern bureau een voorwaarde voor succes.

7. Doe samen iets goeds: purpose en feest botsen niet
Er zijn al weer tig termen voor, van betekenisvolle communicatie tot purpose marketing. Onderaan de streep gaat het allemaal om hetzelfde: verder kijken dan je bedrijf, duurzaam zijn, betrokken, bijdragen. Hoe leuk is het dat ook jouw personeelsfeest en/of het voor- of natraject purpose in zich heeft? Samen iets doen, iets teweeg brengen, iets bijdragen, dat wordt voor de komende generatie ook heel belangrijk in de werkgeverskeus. Dus laat het zien, integreer het, maar nogmaals: het mag ook echt een feestje blijven.

8. Meet en evalueer
Wie voor impact gaat. Wie het moment loslaat en het personeelsfeest strategisch inzet. Wie vanuit een doelstelling het personeelsfeest organiseert, die moet ook meten en evalueren. Dat kan in allerlei niveaus. Beginnend bij de tevredenheid van je collega’s, maar durf hier verder te gaan. Doe een 0 meting op het gebied van loyaliteit of binding met het bedrijf voor het traject rondom het personeelsfeest ingaat en een 1 meting na die tijd. En blijf ook door de tijd heen meten. Wat werkt wel, wat niet. Het maakt ook zakelijk van dit interne evenement een echt feestje.

VKOZ is jouw partner voor zakelijke evenementen
Wij organiseren graag inhoudelijke events van kwaliteit met langdurige impact. Dus ook een bedrijfsfeest waar nagedacht wordt over interne doelstellingen! Wij denken graag met je mee. Plan een gratis consult in via onze website of stuur een mail naar info@vkoz.nl

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Handig: 15 tips voor een succesvol hybride event

Gelukkig is er steeds meer mogelijk op het gebied van ‘echte’ live evenementen organiseren. Maar als je nog twijfelt of alle deelnemers fysiek bijeen willen (of mogen) komen, kan je ook een combinatie met een online event aanbieden: het hybride evenement.

Wij hebben al in meerdere blogs uitgelegd dat dit verschillende uitdagingen met zich meebrengt: het samenbrengen van 2 programma’s (live en online), zonder de interactiviteit, impact en het behalen van de doelen kwijt te raken! Hieronder 15 tips voor een succesvol hybride evenement:

1. Durf anders en groter te denken
Ga vooral dingen doen en ontdekken en blijf niet stil zitten, kom in beweging en zie dit als periode waarbij je teruggaat naar de core: mensen verbinden. Dit hoeft niet perse in de RAI met zoveel mogelijk mensen. Dit kan ook kleiner en op meerdere momenten. Durf jij anders en groter te denken of ga je hetzelfde proberen?

2. Hybride evenement over meerdere dagen
Spreid je hybride event over meerdere dagen en zorg voor een gezonde balans in netwerkmogelijkheden voor zowel fysieke als online deelnemers. Ga dus niet alleen exposanten fysiek een podium geven, maar organiseer bijvoorbeeld een ‘online match of follow-up day’ waarbij exposanten online meetings doen met zowel fysieke als virtuele deelnemers.

3. Zorg live voor interactie met online
Betrek je online publiek bij fysieke evenement door bijvoorbeeld een scherm met Q&A (van virtuele deelnemers) te tonen op het podium aan de spreker. Of laat de online deelnemers de vragen ‘live in de uitzending’ stellen via hun webcam.

4. Open een virtuele helpdesk
Open een virtuele helpdesk (als een soort breakout room) waar iedereen terecht kan met problemen, om te voorkomen dat deze zichtbaar zijn voor al je online deelnemers.

5. Stream de fysieke sessies
Stream je live sessies, dit is zo makkelijk tegenwoordig. Vraag ook je eventlocatie of zij zelf materiaal hebben en naar een stream kunnen streamen (dit heet rtmp).

6. Organiseer, faciliteer en structureer het netwerken
Organiseer en structureer netwerkconcepten om deelnemers aan te trekken. Als je alleen kennis sessies bijwoont, dan heb je als deelnemer misschien de neiging om deze online vanuit huis te bekijken. Geef ze vooraf kans te matchen, meetings in te plannen en ergens onderdeel van te zijn voordat ze in de auto of het vliegtuig stappen. Als jij 5 afspraken hebt, zeg je minder snel af.

7. Houd de locatie scherp
Kies je locatie op hybride mogelijkheden. Lees verder in onze blog: Waar moet je op letten bij een eventlocatie voor je hybride event?

8. Besteed aandacht aan de eventtechnologie
Zorg bij een hybride evenement voor goede eventtechnologie en houd rekening met de wensen van zowel live als online deelnemers. Bijvoorbeeld: je event website of platform is waar alles moet samenkomen en deelnemers hun persoonlijke programma moeten kunnen samenstellen. Aan een online deelnemer uit de VS ga je geen fysieke sessies tonen om naar toe te gaan; wel de livestream etc. Hier kan zoveel mis gaan als je denkt dat hybride event organiseren makkelijk is! In feite zijn het twee events in één waardoor alles alleen maar complexer wordt.

9. Focus op de bezoekersflow
Focus op user experience, dus niet op hoe iets eruit ziet maar op de flow. Zo min mogelijk stappen is de key. Leuk dat je zoveel mogelijk data wilt verzamelen, maar de tijd van formulieren invullen is voorbij. Denk aan je doelen en prioriteiten.

10. Kies voor 3 ticket opties
Splits de registratie op in 3 ticket types: online, in-person en de combinatie. Zo kan je later de juiste mensen de juiste informatie tonen/sturen. Dit voorkomt enorm veel verwarring.

11. Denk aan de timezones
Kies één tijdzone van het land waar de hoofdorganisatie / event is en zorg dat de eventtool die je gebruikt de tijden automatisch aanpast op de tijdzone van de gebruiker.

12. Van eventticket naar subscription model
Ga nadenken over je businessmodel, past het verkopen van 1 ticket nog wel bij wat je biedt? Of bied jij eigenlijk het hele jaar lang door toegang tot een community waar je relevante kennis opdoet en mensen kunt ontmoeten? In dat geval verkoop je dus een subscription, niet een ticket.

13. Een stream is geen hybride event
Ga niet denken dat als je jouw sessies aan een stream hangt dat je opeens een hybride event hebt. Nee dan zend je alleen maar je fysieke event uit. Wees creatief, vergeet je doelen niet en bied je online deelnemers meer dan alleen kijken naar een beeldscherm; zorg voor interactie en ontmoetingen!

14. Blijf nieuwe unieke eventconcepten bedenken
Maak je event valuable, vernieuwend en zorg voor nieuwe concepten. Als jij een event hebt waarbij er bijvoorbeeld speeddates plaatsvinden, hang dan een aantal ballonnen op en laat ze prikken als er een match/follow-up is! Zorg dus voor impact en wees de helpende hand.

15. Bereid je sprekers voor
Ga er niet vanuit dat sprekers allemaal hybride savvy zijn, maar brief ook je sprekers over hoe nieuwe tools werken en hoe ze met de online deelnemers in verbinding blijven.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam
Bron: evenementorganiseren.nl
Bericht openen
eventlocatie hybride evenement

Waar moet je op letten bij een eventlocatie voor je hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een (veilig) live en een (interactief) online evenement. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen. Hieronder 7 voorbeelden waar je op moet letten bij het kiezen van een locatie.

1. Online eventfaciliteiten
Nederland is gezegend met een zeer groot aantal kwalitatieve en uiterst professionele eventlocaties. In de periode voor COVID-19 was het mede dankzij de kwaliteit van deze locaties te danken dat events en live bijeenkomsten groeiden in populariteit en impact. Naast het volgen van de coronamaatregelen voor een veilig live event, is het ook belangrijk voor de locaties om in te spelen op de veranderende wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.

2. Corona expert
Tijdens de corona-maanden hebben we steeds weer te maken gehad met veranderende maatregelen en restricties. Steeds weer waren opdrachtgevers op zoek naar wat er nou wel en niet mag, waar moet ik aan voldoen en hoe richt ik dat in? Locaties die al deze vragen als expert kunnen beantwoorden, de materialen en services in huis hebben om het tijdens evenementen aan te kunnen bieden, die locaties zijn de rest vooruit. Ook als er geen maatregelen meer zijn. Producten en services binnen een locatie die zorgen voor goede hygiëne, veilig bezoek, goede crowd-management, zelfs als niet ‘moet’, kunnen locaties die dit allemaal op orde hebben, zich onderscheiden.

3. Interactieve communicatie
Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.

4. Data-hub
Mede door de online shift van de afgelopen maanden, is het nog duidelijker geworden hoeveel data je kan verzamelen tijdens events. Dus voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.

5. Flexibel
De afgelopen periode hebben we verschillende vormen events georganiseerd, afhankelijk van de maatregelen. Daarin blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Kun je kleine settingen in de grote locatie creëren? Kunnen locaties mee in jouw vraag of doelstelling? Kortom locaties zullen nog flexibeler moeten zijn dan ooit te voren.

6. Duurzaam
Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daar in mee? Ze zullen wel moeten, want veel klanten hebben een hoofdstuk duurzaam of energievriendelijk in hun missie/visie stuk opgenomen.

7. Ventilatie
Er gaat een nieuwe norm of op zijn minst vraag komen als het gaat om goede ventilatie en luchtsystemen. Weet wat een locatie op dat gebied te bieden heeft. En voor locaties zelf, kijk wat er al is, welke instellingen deze systemen hebben en als dat niet afdoende is, investeer in verbetering. Het kon wel eens een hele belangrijke locatie-USP worden!

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
organiseren van anderhalve meter evenementen

Hoe organiseer je een zakelijk 1,5 meter evenement?

Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze live, online of een combinatie van beide (hybride)? We weten allemaal wat de kracht van een live event is en na maanden thuis werken hebben mensen ook behoefte aan (veilig) persoonlijk contact. VKOZ organiseert evenementen volgens het protocol voor zakelijke bijeenkomsten en evenementen binnen de 1,5 meter samenleving van het Eventplatform.

Het fundament van dit protocol wordt gevormd door de geldende (algemene) adviezen en maatregelen die door het RIVM zijn vastgesteld. Het protocol is zo vormgegeven dat het realiseren van de 1,5 meter afstand (door het limiteren van het aantal bezoekers binnen de RIVM richtlijnen), het veilige op- en afbouwen en een veilig bezoek (inclusief looproutes, hygiëne en het veilig bereiden en uitgeven van eten en drinken) zo goed mogelijk gegarandeerd kan worden voor álle betrokkenen.

De belangrijkste aandachtspunten zijn:

1,5 meter afstand aanhouden
Het is alleen mogelijk een bijeenkomst te bezoeken met een (online) reservering. Aanwezigen houden altijd minimaal 1,5 meter afstand. Het totaal aantal aanwezigen (bezoekers én werknemers) is daarom te allen tijden gelimiteerd. Voor de capaciteitsbepaling per bijeenkomst wordt als richtlijn gehanteerd het totaal aantal aanwezigen (bezoekers én werknemers) per m2:
– voor beurzen en corporate events 1 persoon per 10m2
– voor congressen en vergaderingen 1 persoon per 5m2
Waarbij voor de definitieve capaciteitsbepaling per bijeenkomst aanvullend rekening wordt gehouden met de indeling en inrichting van locatie / zaal / beursvloer.

Veilige looproutes en seating
Signing en markeringen attenderen bezoekers continu op het houden van 1,5 meter afstand. Dit gebeurt met behulp van onder meer markeringen op de vloer, stickers op wanden en ramen, banners langs looproutes en mededelingen op digitale communicatiemiddelen. Op/ bij punten als entree(s), openbare ruimte(n), toiletten, zaalruimte(n) en beursvloer(en).

anderhalvemeter beursBeurzen
Signing en markeringen geven looproutes aan en vakken waarin bezoekers elkaar, met inachtneming van de 1,5m richtlijn, kunnen ontmoeten. De gangpaden zijn aangeduid, voldoende breed en ingericht op het aanhouden van eenrichtingsverkeer óf breed genoeg om elkaar in verschillende looprichtingen veilig te kunnen passeren. De exposanten worden verplicht hun stand zo in te richten dat het houden van de minimale afstand van 1,5 meter gewaarborgd is.

Congressen en vergaderingen
Signing en markeringen voorzien bezoekers van informatie over looproutes, seating en de volgorde van binnenkomen en verlaten van de zalen. In de zalen wordt eenrichtingsroute/verkeer toegepast. Het stoelenplan wordt binnen de capaciteit zo vormgegeven dat er altijd voldoende afstand is gegarandeerd tussen bezoekers. Bezoekers gaan gefaseerd de zaal in en uit met behulp van tijdsloten of op basis van vooraf toegewezen stoelen (bijvoorbeeld rij 1 als eerste naar binnen en als eerste de zaal verlaten). Waar mogelijk krijgen deelnemers op basis van deze volgorde een andere aankomsttijd om wachttijden te voorkomen. Dit proces wordt begeleid door medewerkers in en buiten de zaal. Er wordt voldoende tijd ingeruimd tussen de verschillende sessies, waardoor wordt voorkomen dat arriverende en vertrekkende bezoekers elkaar tegenkomen.

catering per persoonCatering
Tussen bezoekers en catering medewerkers is een veilige afstand van ten minste 1,5 meter gecreëerd. Is die afstand minder dan wordt voorzien in plexiglazen afscheiding tussen uitgiftepunt en medewerkers. Etenswaren worden bij voorkeur per persoon verpakt gepresenteerd. Eten en drinken wordt bij voorkeur in disposables gepresenteerd of in serviesgoed dat op hoge temperatuur is afgewassen. Er staan voldoende afvalbakken om alle disposables in weg te gooien, gasten worden geïnstrueerd verpakkingsmaterialen, servetjes etc. zelf weg te gooien.

Dranken en etenswaren worden zo mogelijk via selfservice methodiek gepresenteerd. Warme gerechten worden vanachter “spuugkappen” gepresenteerd door medewerkers. Medewerkers op deze plaatsen achter buffetten dragen handschoenen. Buffetten staan opgesteld in een andere ruimte dan waar eten en drinken genuttigd worden of de ruimte is zodanig ingedeeld dat er sprake is van duidelijke fysieke scheiding tussen uitgifte en het nuttigen van dranken en etenswaren. Dat kan middels statafels die duidelijk afgescheiden zijn middels paal en koord. Er is sprake van eenrichtingsverkeer langs de buffetten, routes worden op de vloer en middels borden duidelijk aangegeven. Bij buffetten zien toezichthouders toe op het houden van voldoende afstand van elkaar, de afstand is aangegeven op de vloer.

Garderobe
Bemand: garderobevoorzieningen zijn voorzien van een afscheiding die de 1,5 meter afstand tussen garderobemedewerker en bezoeker waarborgt. De garderobemedewerker draagt handschoenen. Na ieder gebruik worden kapstokken / kleerhangers gedesinfecteerd.
Onbemand: linten, koorden en/of signing op de vloer markeren de looprichting van de bezoeker en de 1,5 meter afstand in de wachtrij.

Handen desinfecteren
Bij alle ingangen en centrale punten in de locatie waar de zakelijke bijeenkomst plaatsvindt, wordt de mogelijkheid geboden de handen te desinfecteren met desinfecterende handgel. Tissues en afvalbakken worden in ruime mate voorzien.

Wil je een event met meerwaarde?VKOZ helpt haar klanten oa. met:
– de implementatie van het protocol voor zakelijke bijeenkomsten en de bijbehorende richtlijnen
– het coördineren en houden van toezicht op de naleving
– het aanstellen van toezichthouders en het informeren over richtlijnen en verwachtingen
– proactief aanleveren van bijdrages aan optimalisatie van het protocol en de richtlijnen
– samenwerken met externe instanties vanuit lokale overheden, waaronder Veiligheidsregio, Gemeente, GGD en Arbodienst

Wil je meer weten over 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events? 
Neem contact met ons op via 010-2107961 of info@vkoz.nl. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bericht openen
Onderzoek waarde zakelijke events

Nieuw onderzoek: de economische waarde van zakelijke events

Wij weten als geen ander wat de toegevoegde waarde is van een (goed ontwikkeld en georganiseerd) evenement. Zeker nu zijn zakelijke events onmisbaar in het herstel van veel bedrijven na corona. Dit nieuwe onderzoek van EventPlatform bevestigt wat de economische kracht en waarde van zakelijke evenementen is.

Het onderzoek naar de indirecte en afgeleide bestedingen van zakelijke events, laat zien dat de totale economische waarde van zakelijke evenementen € 9,1 miljard euro bedraagt. De maatschappelijke importantie en de bijdrage van zakelijke evenementen aan de kenniseconomie is dan nog buiten beschouwing gelaten.

Erkenning
‘Zakelijke evenementen zijn een belangrijke motor voor de Nederlandse economie, platform voor kennisdeling, innovatie en het verbinden van mensen en markten en aanjager van inkomend zakelijk toerisme. Onze branche is waarschijnlijk de zwaarst getroffen sector. Met dit onderzoek vragen we erkenning voor onze grote toegevoegde waarde’, aldus Riemer Rijpkema van het EventPlatform.

Honderdduizenden zakelijke evenementen
Jaarlijks worden er alleen al in Nederland honderdduizenden zakelijke events (beurzen, congressen en bedrijfsevenementen) georganiseerd die gezamenlijk meer dan 130 miljoen bezoekers en deelnemers trekken. De totale omzet van de zakelijke evenementenmarkt bedroeg (pre-corona) € 5,2 miljard en was goed voor ruim 70.000 banen in de evenementensector. Maar de totale economische impact van de branche is, door indirecte en afgeleide bestedingen veel groter.

onderzoek waarde zakelijke evenementen

Directe, indirecte en afgeleide bestedingen
Bij directe bestedingen moet worden gedacht aan bestedingen die voortvloeien uit het plannen, produceren en organiseren van zakelijke evenementen en gerealiseerd worden binnen de eventsector zelf. Indirecte bestedingen zijn de bestedingen van bezoekers en deelnemers aan overnachtingen, horeca, in winkels, transport en cultuur & entertainment. Afgeleide bestedingen zijn enerzijds uitgaven van bedrijven in de evenementensector aan bijvoorbeeld huur en energie. Anderzijds zijn het de bestedingen van het personeel dat voor de bedrijven in de eventsector werken. Gemiddeld ligt het percentage indirecte en afgeleide bestedingen bij zakelijke evenementen op circa 75% van de directe bestedingen, oftewel bijna 4 miljard. Het totaal van de directe, indirecte en afgeleide bestedingen van de zakelijke evenementenmarkt komt (pre-corona) daarmee uit op € 9,1 miljard.

EventPlatform
Het onderzoek naar de totale impact van de zakelijke evenementenbranche is uitgevoerd in opdracht van het EventPlatform. EventPlatform is het overkoepelend platform van branche- en vakorganisaties in de evenementenbranche en heeft oa. het afgelopen jaar het protocol voor zakelijke bijeenkomsten ontwikkeld en bijgedragen aan de Fieldlab Evenementen. De volledige rapportage van het onderzoek met onder meer uitsplitsingen van de uitkomsten naar soort zakelijke evenementen en aanvullende toelichting op de aard van de bestedingen, is hier te downloaden.

VKOZ events & communicatie
Wil jij ook een event organiseren met meerwaarde, maar weet je niet waar je moet beginnen? Neem contact op met VKOZ. Wij denken graag met je mee, bepalen samen de strategische doelen en vertalen jullie wensen naar een inspirerend totaalconcept met langdurige impact. Met optimaal gebruik van je budget creëren we waarde voor, tijdens en na je event.

Wil je een event met meerwaarde?

 

Bron: CLC-VECTA

Bericht openen
hybride evenement organiseren

Wat is het geheim van een succesvol hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een live en een online evenement. Daar hou je niet alleen rekening mee bij het ontwerpen van het programma, maar dat begint eigenlijk al bij de conceptontwikkeling: het goed in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling.

Het is belangrijk om goed na te denken over de meerdere doelgroepen. Want wie mag live aanwezig zijn? En wie wil je voor het online gedeelte uitnodigen? Live aanwezig zijn kan meerwaarde bieden. Laten we eens kijken naar de product lanceringen van Apple. Die waren voor corona ook altijd al hybride. Journalisten met een groot bereik en belangrijke ambassadeurs werden uitgenodigd om live aanwezig te zijn en naderhand de nieuwe producten te bekijken. De strategie hierachter? Exclusiviteit leidt tot grote PR-waarde. Daarnaast worden alle fans en potentiële klanten behouden doordat ze online kunnen meekijken.

Ook TED hanteert al jaren een hybride variant. Ook al valt op het gebied van interactie en online beleving nog wel wat te winnen, ze zijn er altijd goed in geslaagd om exclusiviteit te genereren. De strategie hierachter is gebaseerd op een sterk inhoudelijk publiek en daarmee een interessant netwerk als belangrijkste meerwaarde voor live deelname. Gevolg: mensen betalen met liefde een paar duizend euro voor een kaartje.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
Kortom: de (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Worden er binnen jouw organisatie duidelijke doelstellingen gemaakt voor events? En wordt er voor een hybride event één doelstelling geformuleerd? Of splits je deze uit in twee aparte doelstellingen: live en online? Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Het afgelopen jaar hebben we veel geleerd over formats die online goed werken. Maar werken die formats ook voor je publiek in de zaal? Misschien is een talkshow niet zo boeiend voor je live publiek. Evenementen met één duidelijk onderdeel, bijvoorbeeld een product presentatie, kan prima worden ingezet voor beide doelgroepen. Maar wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Denk hierbij aan sprekers op het podium, video’s, paneldiscussies etc. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Kijken zij tussendoor op hun laptop? Of samen met collega’s? Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld, kun je het programma gaan samenstellen. Je kan hierover veel blogs terug vinden (ook op deze website). Hieronder een afbeelding van een mogelijk hybride programma met de verschillende doelgroepen gevisualiseerd:

hybride format
Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Alle lichtgekleurde blokken geven aan welke onderdelen verschillen – en waar dus een apart programma en script voor gemaakt moet worden. De publieksinteractie is gericht op beide doelgroepen. Denk goed na hoe je de interactie wilt inzetten. Kunnen de deelnemers uit de zaal ook stemmen op dezelfde polls? Of wil je juist het onderscheid laten zien op het scherm (dus twee verschillende doelgroepen)? Belangrijk: publieksinteractie is geen ‘gimmick’ is die je pas aan het einde toevoegt, maar een essentieel onderdeel dat vanaf het begin moet worden geïntegreerd en ontworpen.

Aandacht voor registratie en communicatie
Het is belangrijk om een goed communicatietraject op te stellen: voor, tijdens en na je evenement communiceren vergroot de impact. De uitnodiging is een belangrijk contactmoment met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:
•   Hoe splits je de registratie en communicatie van je doelgroep? Met verschillende tickets, een vraag in het formulier of 2 verschillende events jouw event software?
•   Wat gebeurt er met de registratie van een live deelnemer die toch online wil meedoen of andersom?
•   Hoe ga je om met break-out of workshopregistraties? En hoe krijgen de online deelnemers de juiste links?
•   Geldt er een maximum aantal deelnemers voor 1 van de 2 onderdelen? Stel je een reservelijst in?
•   Hoe zorg je voor de juiste communicatie en updates voor beide doelgroepen?

Meten is weten!
Bij de conceptontwikkeling heb je de verschillende doelgroepen en doelstellingen in kaart gebracht. Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Je wilt oa. data verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname, open feedback etc. Er zijn verschillende tools die je daarbij kunnen helpen. Net als het faciliteren van een interactief online platform.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Ook zie je het afgelopen jaar dat er een enorm aanbod is van leveranciers van online en hybride event tools. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

 

Bron: Eventplanner

Bericht openen
hybride evenement organiseren

Stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement

Het kabinet heeft een openingsplan opgesteld om de komende maanden de samenleving langzaam weer te openen. In dit plan is ook het organiseren van evenementen opgenomen. Het is nog onduidelijk wat voor events er worden toegestaan en met hoeveel deelnemers. Maar het is waarschijnlijk dat we met kleinere groepen gaan beginnen. Wil je toch een groot evenement organiseren, dan kan dit in de vorm van een hybride event: een aantal gasten op locatie en de overige gasten nemen online deel. Hybride evenementen hebben veel voordelen, maar hoe bereid je je voor?

Naast lokale deelnemers, kunnen hybride events je helpen een sterke wereldwijde online community op te bouwen terwijl je het aantal mensen dat je samenbrengt beperkt. Je kunt zowel fysieke en digitale belevingen combineren, experimenteren met verschillende formats, en tegelijkertijd je fysieke en digitale publiek engageren. Allemaal voordelen. Maar hybride evenementen komen met hun eigen uitdagingen. En één daarvan is de workload.

Een fysiek evenement plannen is al stressvol. En het zelfde geldt voor online events. Daar heb je niet te maken met locatie, decoratie en catering, maar wel met digitale platformen, streaming en het samenstellen van een interactief programma is nog belangrijker. Beeld je nu even al deze acties tegelijkertijd in. Bij een hybride evenement heb je meer werk dan voorheen. Je combineert namelijk fysieke gasten en deelnemers op afstand. Je moet dus zowel de fysieke als digitale versie van je event klaarzetten. Niet de makkelijkste taak, daarom vind je hieronder een stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement.

Stap 1: Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium bijvoorbeeld, en iemand die samenwerkt met je tech-partner. Je hebt ook een AV-professional nodig die de kennissessies gaat streamen. En als je kiest voor exclusieve digitale belevingen, dan heb je iemand nodig in je team voor de digitale backstage. Deze persoon connect met de online sprekers en providers van de belevingen (zoals yoga leraren, merkambassadeurs etc.) en helpt hen live te gaan op het virtuele podium. Ten slotte is het ook raadzaam om iemand te hebben die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

Stap 2: Zorg voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Een partner met een technisch platform voor je online gedeelte bijvoorbeeld. En wil je je online belevingen boosten, dan heb je waarschijnlijk een speciale studio om te streamen nodig. Of je kiest voor een kant-en-klare studio. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels ook een studio en werken samen met een technische partner.

Stap 3: Beslis welk type van exclusiviteit je gaat bieden
Om je hybride model aantrekkelijk te maken, kan je het beste aparte belevingen creëren voor je fysieke en digitale gasten. Een fysiek element kan een lichtshow zijn, of live performers die interageren met het publiek. Voor het online gedeelte, kun je bijvoorbeeld een violist laten spelen voor dat publiek. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring en welke exclusieve sessies je voorziet.

Stap 4: Regel zowel fysieke als online netwerkmogelijkheden
Je online publiek heeft beperkte toegang tot het netwerkgedeelte. Zij kunnen geen koffiepauze nemen, gaan praten met andere deelnemers of spontane conversaties starten. Of wel? Je kunt hetzelfde bereiken via je technisch platform. Zo kunnen je deelnemers ook meetings plannen tijdens de uren die jij voorzien hebt om te netwerken.

Stap 5: Creëer een virtueel podium
Evenementenlocaties zijn er voor fysieke events. Virtuele podia creëren een beleving bij online evenementen. Daar kunnen je gasten het event zien, er praten, connecten, vragen stellen en genieten van de unieke online belevingen. Je wilt er ook de namen en de profielen van je sponsoren laten zien. Om dat virtuele podium goed neer te zetten, werk je het beste samen met een kwalitatieve software partner die deze oplossingen aanbiedt.

Stap 6: Beslis hoe je de online engagement gaat managen
Het is heel belangrijk om je online deelnemers geconnecteerd en geëngageerd te houden. Welke interacties en dynamieken ga je daarvoor inzetten? Bijvoorbeeld: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Hier is het ook belangrijk dat er iemand in je team de chat opvolgt, de live polls runt, en de vragen verzamelt bij de Q&A sessies.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Een hybride evenement organiseren is dus dubbel zoveel werk. Maar ook je resultaten en de impact kunnen exponentieel groeien. Los van je vaste gasten, heb je een wereldwijd publiek dat je kunt aanspreken en linken aan je missie en doelen. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een veilig, verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: eventplanner

Bericht openen
tips hybride evenement organiseren

Zo zorg je voor energie en verbinding tijdens jouw hybride event

Als we één ding hebben geleerd van de afgelopen maanden, dan is het hoe waardevol écht contact is. Een evenement gaat niet om informatie of kennis; die vinden mensen wel online. Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Vanwege corona, maar ook vanwege bijvoorbeeld kosten en reistijd, zullen we in de toekomst vaker hybride evenementen organiseren: sommige deelnemers zijn fysiek op locatie, anderen doen online mee.

Maar hoe zorg je er voor dat jouw hybride evenement écht slaagt? Hieronder 6 belangrijke tips:

1. Techniek is een middel, maar wat is het doel?
Natuurlijk is het schitterend: de beste camera en microfoons, prachtig grote schermen waarop de thuiswerkende collega’s worden getoond. Maar daar draait het niet om. Sterker, als de techniek te ingewikkeld wordt kan er ook meer misgaan. Vraag je eerst af wat het doel is en gebruik daar de techniek voor. Moet er informatie overgebracht worden? Dan is een opnamestudio misschien geschikter dan interactieve tools. Moet elke deelnemer te horen zijn? Gebruik dan goede microfoons óf een loopmicrofoon.

2. Maak actief deelnemen supereenvoudig
De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Daarom krijgt de spreker die afsluit met ‘zijn er nog vragen’ weinig reactie. Hoe dan wel? Laat mensen éérst bedenken welke vraag ze nog hebben. Laat ze vervolgens die vraag opsturen via een online chatkanaal. Een moderator of dagvoorzitter kiest daar enkele interessante vragen uit. Hiermee voorkom je dat mensen gaan twijfelen of hun vraag interessant genoeg is en of ze als eerste hun hand moeten opsteken.

3. Mensen krijgen meer energie als ze mee mogen doen
Of het nu een vergadering, een congres of een beurs is: mensen zijn meer tevreden als ze actief hebben meegedaan. Hoe kunnen deelnemers bij jouw event iets doen? Vorm kleine groepjes (online en op locatie) waarin ze bespreken wat ze hebben opgestoken van de lezing. Of maak een game waar bezoekers aan mee kunnen doen. Laat raden hoeveel knikkers er in een pot zitten. Doe dat niet voor de mailadressen, maar juist om mensen actief mee te laten doen. Voor een bedrijfsevenement kun je een hybride pubquiz organiseren. Teams in de zaal of online moeten zoveel mogelijk vragen goed beantwoorden. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren.

4. Vergeet de smalltalk niet
Cliché, maar waar: ‘als de lunch goed is, dan is het congres geslaagd’. Dat komt niet alleen door het goede eten, maar ook omdat de informele gesprekken misschien wel de beste zijn van zo’n evenement. We organiseren online evenementen soms zo perfect, dat er geen ruimte is voor die smalltalk. Wil je een geslaagd hybride event? Organiseer dan die leuke koffiegesprekken. Plan bijvoorbeeld online inlooptijd en deel mensen die inschakelen direct in breakout rooms in. Groepjes van 3 tot 5 zijn vaak het meest geschikt. Geef ze een aantal leuke gespreksstarters mee, bijvoorbeeld in een vooraf opgestuurd pakket. Wat vind jij het meest interessante programmaonderdeel? Ben je eerder geweest? Wat hoop je vandaag op te steken? Je kunt iets vergelijkbaars doen in de pauzes. Dat kan online, maar je kunt mensen ook aanmoedigen om in de pauze met een mededeelnemer te bellen en ervaringen uit te wisselen. Koppel mensen die verschillende workshops hebben gevolgd, vorm buddy’s door de dag heen of laat ze zelf iemand kiezen.

5. Zorg voor afwisseling
Als jouw evenement een hele dag duurt, dan moet je zorgen voor variatie. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Van consumeren naar meedoen, van bewegen naar video: gebruik korte, afwisselende werkvormen.

6. Gebruik je live (offline) event kennis
Heel veel kennis over het organiseren van een live (offline) event kun je online ook goed gebruiken. Een soepel lopend programma, goede planning, warm welkom voor deelnemers en goede ondersteuning is online net zo belangrijk als in een zaal. Zoek de nieuwe kansen (interactie met 500 man is online vaak makkelijker dan in een zaal), besef je wat er mist (het contact is oppervlakkiger) en probeer het beste van beiden te realiseren.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in 1,5 meter, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een veilig, verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

 

Bron: High Profile Events

Bericht openen
tips online evenement organiseren

Handig! Heel veel praktische tips voor je online evenement

Hoewel live ontmoeten natuurlijk het leukste is, zijn online evenementen vaak een waardevol alternatief. Een professioneel opgezette talkshow, interview of webinar geeft een positieve boost aan je merk of organisatie. Hieronder een aantal handige tips voor een succesvol online event!

1. Houd de boodschap compact
Misschien is het wel het meest uitdagende element van een online evenement: time management. Waar je tijdens live events nog kunt wegkomen met een paar minuten uitloop, geldt online dat je publiek al lang vertrokken is. Tijdens online sessies is men nu eenmaal sneller afgeleid. Houd daar rekening mee met het samenstellen van je programma en instrueer je sprekers en/of dagvoorzitter. Tips:
• stel een online programma op dat niet langer duurt dan 60-90 minuten
• stel een gedetailleerd script op met duidelijke overgangen
• gebruik een aftelklok voor sprekers die een korte presentatie geven
• bepaal met sprekers welke zaken ook tijdens een Q&A aan bod kunnen komen

2. Benader je online evenement als een TV productie
Omdat de aandachtspanne van een online publiek beperkt is en er tijdens online sessies minder sociale etiquettes gelden (weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon), kun je een online programma het beste aanvliegen als een TV talkshow. Dus zorg naast goede inhoud, ook voor aansprekende content. Script het geheel op zo’n manier dat het een prettige flow bevat. Zoals:
• introduceer een spreker of thema met een korte video
• laat een gast van buiten inbellen (zoals een nieuwscorrespondent)
• laat een tafelgast de moderator ondersteunen met slimme en leuke vragen
• verras een studiogast met een korte vlog van een bekende
• toon een beeld aan het publiek (bv. een foto, voorwerp of krantenkop)
• laat een artiest of een band optreden

3. Zorg voor diversiteit in je speaker line-up
Het onderwerp “diversiteit op de werkvloer” krijgt gelukkig steeds meer aandacht. Online events reflecteren, bewust of onbewust, de manier waarop je als organisatie met dit thema omgaat. Zorg daarom dat diversiteit doorklinkt in de keuze van je speaker line-up. Idealiter zijn verschillende leeftijden, genders en culturele achtergronden vertegenwoordigd. Niet vanwege “window dressing”, maar vanuit de overtuiging dat bepaalde onderwerpen beter uit de verf komen wanneer deze vanuit diverse perspectieven worden benaderd.

4. Bereid sprekers goed voor
Het spreken voor een live publiek is anders dan het spreken voor een camera. Daar komt bij dat alles wat je online en op camera doet, vaak voor eeuwig is vastgelegd. Zo worden livestreams na afloop vaak nog vele malen meer bekeken, dan tijdens de eigenlijke live uitzending. Kortom, het is belangrijk dat sprekers goed overkomen op camera en dat zij zich hier dus op voorbereiden. Tips:
• laat sprekers hun verhaal van tevoren oefenen: qua inhoud, time management en flow
• adviseer sprekers zichzelf op te nemen op hun smartphone camera en terug te kijken
• adviseer sprekers een bekende te vragen om feedback te geven op de presentatie

5. Stel sprekers gerust in studio’s die imponeren
Licht, geluid, camera’s en het productieteam: voor veel gasten kan een studio setting behoorlijk imponerend zijn. Voor sommigen nog meer dan een evenementenlocatie met live publiek. Gespannen gasten komen helaas minder sterk uit de verf. Daarom is het belangrijk hier oog voor te hebben en eventuele spanning tijdig weg te nemen. Bijvoorbeeld door:
• deel van tevoren een foto van de set zodat sprekers weten hoe de studio eruit ziet
• overweeg onervaren sprekers te laten interviewen in plaats van hen te laten presenteren
• stel een studio host aan die sprekers welkom heet en hen wegwijs maakt in de studio
• zorg dat de moderator tijdig een briefing en doorloop kan doen met sprekers en crew

6. Behandel de camera’s als je vrienden
Een professionele livestream maakt meestal gebruik van minimaal 3 camera’s: de ogen van het publiek. Sprekers hoeven er alleen rekening mee te houden wanneer ze iets moeten presenteren en het publiek rechtstreeks moeten toespreken. De moderator zoekt regelmatig contact met de camera. Op camera helpt een kalme energie qua lichaamstaal, zodat sprekers goed in het camera frame zichtbaar blijven. Onthoud verder dat camera’s vaak alles uitvergroten. Tips:
• stem tijdens de doorloop de cameralijnen af tussen dagvoorzitter, sprekers en camera crew
• brief sprekers op de juiste kleur kleding zodat zij voldoende contrasteren met het decor
• zorg dat een afkijkscherm (bijv. voor presentatieslides) ter hoogte van de camera staat
• gebruik evt. een autocue voor aankondigingsteksten

7. Betrek de online deelnemers
Anders dan bij live events en TV, beschik je bij online evenementen vaak over goede manieren om digitaal contact te houden met je publiek. Essentieel, want het contact met hen bepaalt voor een groot deel het succes van een online event. Hoe meer betrokkenheid wordt ervaren, des te positiever een publiek is en groter de kans op een concrete follow acties. Ideeën:
• houd een pre-event enquete en bespreek de uitkomsten bij de start van de online sessie
• faciliteer “satellite sessies”: kleine groepen die vanaf een plek samen de sessie volgen
• stel een chat moderator aan die vragen beantwoordt en/of doorzet naar de dagvoorzitter
• gebruik een interactietool voor live publieksreacties op stellingen of meerkeuzevragen
• biedt een aparte Zoom of Teams sessie aan om na te praten en te netwerken
• vergeet niet om de chatreacties op te slaan voor eventuele follow up

8. Boost je social media met snippets
Bedenk dat een online evenement niet slechts 1 contactmoment is! Voor, tijdens en na de online bijeenkomst kun je op verschillende manieren contact maken met een breed publiek. Breng dit van tevoren goed in kaart, zodat de investering voor een online eveent (qua tijd en geld), zich over een langere periode terug kan verdienen. Bijvoorbeeld:
• zorg voor verschillende soorten aankondigingen van het event (zoals vlogs, blogs en visuals)
• maak na afloop korte fragmenten (snippets) van de online sessie: bijv. een quote van de CEO, een grappige situatie of uitslagen van een live poll
• en deel deze snippets via social media en volgens een social media kalender
• tag anderen om iedereen credit te geven en om voor een viral effect te zorgen
• verwerk de snippets ook in bijv. trainingsmateriaal, een website of in nieuwsbrieven

9. Interpreteer ‘kijkcijfers’ slim
De kijkcijfers, het aantal online deelnemers, op zichzelf zeggen niet zoveel over het succes van een online evenement. Je hebt misschien veel deelnemers bij de start van je sessie, máár blijven ze ook tot het einde? En hoe weet je dat ze een uur lang opletten? Tegelijk, een klein aantal deelnemers hoeft ook niet alles te zeggen: veel livestreams worden juist op een later moment teruggekeken. Kortom, ‘kijkcijfers’ moet je dus met de nodige voorzichtigheid interpreteren. Let op:
• check de mate van betrokkenheid door het gebruik van een interactieve tool; de snelheid en de hoeveelheid reacties zeggen iets over de mate van betrokkenheid
• houd er in een script rekening mee dat er 15-20 seconden processing time zit tussen de vraag en de resultaten op het scherm
• vraag studiogasten en stakeholders om de online sessie direct na afloop te delen via social media

10. Herhaal, verbeter en herhaal
Net zoals het gaat bij het bouwen van een merk, geldt ook voor het opzetten van succesvolle online series, talkshows en webinars, dat het tijd kost. Voor veel organisaties zijn online evenementen veelal nieuw. Ontdek daarom wat er werkt, stem verwachtingen goed af met sprekers, zorg dat je een herkenbare signatuur hebt in de boodschap en analyseer iedere uitzending na afloop. Al bij een tweede online event zul je merken dat je de productie nog weer slimmer, creatiever en effectiever in elkaar zit! Tips:
• laat deelnemers zich inschrijven voor je online serie via een aparte inschrijftool.
• op deze manier kun je deelnemers na afloop nog benaderen met een korte enquête.
• bespreek de resultaten met de juiste mensen en neem verbetering mee in een volgende online sessie.

VKOZ’s team van onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Wil je zeker zijn van een succesvol online evenement? VKOZ is gespecialiseerd in het samenstellen, organiseren en produceren van online events. Wij nemen jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Meer weten? Neem gerust contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen? Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen. Tip 1: Zorg voor een helder programma Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma. Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft. Tip 3: Bevestig iedere aanmelding Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen. Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!” Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet. Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt. Tip 6: Maak gebruik van social media Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt. Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie met ons in. Online of met gepaste afstand. [button title="Bel of mail VKOZ" link="http://www.vkoz.nl/contact" target="_blank" align="" icon="" icon_position="" color="" font_color="" size="2" full_width="" class="" download="" rel="" onclick=""] Bron: evenementorganiseren.nl

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie in met VKOZ. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
communicatie tips

13 tips voor je communicatie bij live, online en hybride events

Door het coronavirus is het voor event professionals een uitdagende periode. Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden wat de beste vorm is. Ga je voor een live 1,5 meter event of kies je voor een online variant? Een derde optie is een hybride event: een combinatie tussen live en online. Alle drie de opties hebben één ding gemeen: communicatie met je deelnemers is heel belangrijk!

Online events
Online events zijn het afgelopen half jaar snel populair geworden. Logisch, want tijdens de lockdown was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.

Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.

Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.

Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.

Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.

Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Veilige 1,5 meter events
De 1,5 meter regel zorgt voor een heel andere dynamiek op evenementen. Veel minder mensen op een veel grotere oppervlakte. Ook ben je als event manager ineens bezig met zaken die voorheen allemaal vanzelf gingen, zoals crowd control en hygiënemaatregelen. De communicatie speelt ook bij veilige 1,5 meter-events een belangrijke rol.

Tip 6: Een slim registratieformulier
Het registratieformulier voor jouw evenement is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er komt en je wilt grip houden op het maximum aantal deelnemers. Ook heb je te maken met triage: de verplichte gezondheidscheck. Tenslotte is het aan te raden om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.

Tip 7: Gespreide aankomsttijden
Om lange wachtrijen te voorkomen, is het slim om de inloop van de deelnemers te verdelen over verschillende aankomsttijden. Laat de deelnemers zelf kiezen in welk tijdslot ze willen aankomen en leg uit waarom het belangrijk is dat ze zich aan de tijd houden. Houd ook in het achterhoofd dat de bezoekersstroom niet ophoudt na de ingang, maar zorg ook voor voldoende personeel bij bijvoorbeeld de garderobe.

Tip 8: Contactloos inchecken
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Ga op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Als je de deelnemers ook zelf hun badge laat pakken, waarna direct een label wordt geprint dat zij zelf op de badge kunnen plakken, is tussenkomst van een host(ess) helemaal niet meer nodig!

Tip 9: Duidelijke voorschriften
Laat je bezoekers in de communicatie duidelijk weten hoe jij als organisatie bijdraagt aan een veilig event. Dit kun je doen op de locatie zelf, maar ook vooraf op bijvoorbeeld de event website. Plaats maatregelen en plattegronden van de locatie en geef ook duidelijk aan wat je van de bezoeker verwacht. Het Event Platform raadt zelfs aan om een Chief Corona Officer aan te wijzen, die helpt bij vragen en bij het waarborgen van de veiligheid.

Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!

Tip 10: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.

Tip 11: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de gezondheidscheck, aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.

Tip 12: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.

Tip 13: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.

Wil je meer weten over de organisatie en communicatie van 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events? Neem gerust contact met ons op. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
interactieve online events

12 tips om deelnemers écht te betrekken bij je virtuele event

Op dit moment worden er veel virtuele events georganiseerd. Daar komt meer bij kijken dan alleen maar zenden. Investeer, net als met een live event, tijd en moeite om te zorgen dat je online evenement interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.

Hieronder vindt je 12 tips om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje:

1.  Ontwerp voor digitaal
Behandel online events precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd worden maar dan specifiek voor online.

2.  Ontwerp een geweldige opening
Net als bij live evenementen doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hen verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe. Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding. Dit helpt om de tone-of-voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

3.  Plan specifieke interactiemomenten
In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren. Of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.

4.  Hou deelnemers scherp
Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen. Het is bovendien belangrijk om regelmatig van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook is, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format.

5.  Kom terzake
In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

6.  Wissel de groepsgrootte
Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit achter zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt aparte conference calls doen. Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken.

7.  Werk met meerdere streams
Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen. En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

8.  Sta deelnemers toe om uit te schakelen
Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren. Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen. Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

9.  Gebruik tools
Online is het lastig om oldschool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online. Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Ook een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn. Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall. En als je dieper wilt graven, dan is ConsensIQ een goede tool. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.

10.  Maak lol
Ook online willen mensen graag plezier hebben, dus waarom doe je niet een quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

11.  Bereid je goed voor; ook technisch
Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je evenement beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit. Dus bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document. En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

12.  Weet wie er kijken
Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie
Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

Behoefte om te sparren over jouw (virtuele) event? Ook in deze bijzondere tijden bieden wij een brainstormsessie aan. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: dagvoorzitter.nl

Bericht openen
VKOZ evenementenbureau Rotterdam

Het is feest: VKOZ viert 10-jarig jubileum!

VKOZ viert 1 juli 2020 haar 10-jarig jubileum! In die 10 jaar is niet alleen de evenementenbranche sterk veranderd, ook VKOZ als bedrijf veranderde en ontwikkelde zich tot een full service zakelijk evenementenbureau dat strategisch meedenkt en alle zorg rond events uit handen neemt van haar klanten.

Wij zijn er trots op dit tweede lustrum te mogen vieren. Echter, deze mijlpaal in ons bestaan was niet mogelijk geweest zonder het vertrouwen van onze klanten, onze leveranciers en de steun van onze familie en goede vrienden. Hier zijn wij zeer dankbaar voor!

VKOZ events en communicatie in RotterdamTerugblikken op mooie projecten
Door de jaren heen hebben wij bijgedragen aan onvergetelijke momenten. Zoals geweldige publieksevenementen in Rotterdam als de Marathon Rotterdam, CHIO en Rotterdam viert de stad! Maar ook internationale congressen in steden als Edinburgh, Londen, Barcelona en Wenen. En recent het interne evenement van de gemeente Rotterdam in De Kuip en onze eigen deelname aan EventSummit in Rotterdam Ahoy, samen met onze partners van Rotterdam Partners.

Weet jij wat VKOZ betekent? Lees dit, plus de geschiedenis van VKOZ, in ‘Ontdek het geheim van VKOZ‘.

Trots op ons aanpassingsvermogen
VKOZ heeft de afgelopen 10 jaar altijd kennis, tips en inspiratie gedeeld op het gebied van events en communicatie. Via onze website, social media, nieuwsbrief en tijdens onze brainstormsessies. Het is belangrijk voor ons om op de hoogte te blijven van de laatste trends en ontwikkelingen in de evenementenbranche. Dat is één van onze toegevoegde waardes voor onze klanten en zo creëren wij samen met hen unieke evenementen. Maar ook bij onverwachtse ontwikkelingen, zoals met COVID-19, kunnen wij daarom gelijk inspringen. Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)?

Wij hebben verschillende tips verzameld in ons inspiratieblog ‘Nieuwe kijk op events‘.

Mooie vooruitzichten in de toekomst
Een jubileum is altijd een mooi moment om terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Rotterdam blijft groeien als internationale congresstad en VKOZ groeit mee. Met onze kennis en ervaring in het organiseren van internationale congressen helpen wij als Professional Conference Organiser ook buitenlandse organisaties met het organiseren van hun events in Rotterdam. Daar hoort natuurlijk een Engelstalige website bij, die wij deze zomer lanceren!

Kijk hier alvast voor een sneakpreview van VKOZ als ‘PCO in Rotterdam‘.

VKOZ voucher 10 jaarKado voor jou!
Dit mooie moment willen we graag met jou vieren. Daarom geven wij deze voucher kado!
Ken je iemand die onze diensten ook goed kan gebruiken? Dan mag je dit kado doorgeven.

 

 

Wij staan ook in deze bijzondere tijden voor je klaar. Online of met gepaste afstand. Meer weten? Bel ons op 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

 

 

 

Bericht openen
inspiratie blog VKOZ

Inspiratie blog: nieuwe kijk op events

Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)? Eén ding is zeker: je kan je bestaande live event niet 1 op 1 vertalen. Je moet opnieuw kijken naar je doelgroep, doelstellingen en programma. Hoe creëer je een wauw beleving met een langdurige impact? Hierbij is het belangrijk dat je outside the box denkt.  Wij hebben alvast een paar leuke ideeën voor je op een rijtje gezet. Wil je meer inspiratie en tips? Wij denken graag met je mee. Bijvoorbeeld met een online brouwstormsessie!

 

VKOZ 1,5 meter evenementen

 

 

 

VKOZ events online

 

 

 

Hybride event van VKOZ

 

 

Bron: Kaylee Biemans

Bericht openen
tips voor webinar

13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Een webinar hosten is in veel opzichten hetzelfde als het geven van een presentatie. Toch zijn er verschillen. Het is daarom als presentator belangrijk om er goed voorbereid in te stappen.

Wat zijn de geheimen van een geslaagd webinar? Wat zorgt ervoor dat jouw kijkers tot aan het einde van de uitzending erbij blijven? Hieronder 13 tips voor een succesvol webinar:

1. Leg in het begin uit hoe alles werkt en wat deelnemers kunnen verwachten
Bij elk webinar zijn er deelnemers die voor het eerst aan een webinar meedoen. Voor hen is het altijd even wennen. Begin daarom altijd met een korte uitleg over hoe het webinar werkt en hoe deelnemers optimaal kunnen meedoen. Dit geeft laatkomers tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te schuiven voordat de werkelijke inhoud begint.

2. Zorg voor een duidelijke structuur en opbouw
Begin het webinar met te vertellen hoe de structuur van je verhaal eruit ziet. Bijvoorbeeld: ‘3 toekomstscenario’s voor de vastgoedmarkt in Amsterdam.’ Als kijker weet je dan dat er 3 scenario’s volgen. Dit creëert veel duidelijkheid. Zorg er vervolgens voor dat elk onderdeel ongeveer evenveel aandacht krijgt, anders is de balans zoek. Qua opbouw is het altijd goed om voor een schaal te kiezen: van het minst waarschijnlijke tot het meest waarschijnlijke scenario. Kies er altijd voor om het meest interessante item tot het laatst te bewaren. Dan houd je de aandacht van de kijker zo lang mogelijk vast.

3. Houd de informatie op een slide beknopt
Gebruik bij voorkeur een PowerPoint presentatie, die het verhaal ondersteunt. Let er wel op dat de informatie heel beknopt is en dat er één hoofdpunt per slide staat. Zoals in het voorbeeld hierboven: ‘Scenario 2: buitenlandse investeerders nemen de markt over.’ Kijkers krijgen anders te veel informatie. Het kan wel goed werken om een beeld te gebruiken dat het verhaal ondersteunt.

4. Zorg voor voldoende afwisseling
Niets is saaier dan kijken naar een monoloog van 1 spreker, die ook nog eens achter een bureau zit. Kijkers gaan dan weg zappen. Zet daarom meerdere sprekers in, of neem er een moderator of presentator bij. Wissel regelmatig van spreker, zodat het webinar dynamisch blijft. Laat tussendoor een filmpje, een product of je eigen online platform zien, om nog meer afwisseling te creëren.

5. Betrek de deelnemer actief bij de presentatie
Laat een webinar echt voor je werken. Hét voordeel van een webinar ten opzichte van een gewone televisie-uitzending is dat kijkers live kunnen meedoen. Stel bijvoorbeeld (poll)vragen aan de kijkers. Je hebt dan direct in het webinar de uitkomst. De reacties van je kijkers kun je dan in de uitzending gebruiken, door er verder op door te gaan. Las ook voldoende ruimte in om kijkers vragen te laten stellen en die te beantwoorden.

6. Zet de kijker aan tot actie
Voeg een call-to-action knop toe aan je presentatie. Op die manier bied je nog meer waardevolle informatie voor de kijker én kun je als bedrijf waardevolle data verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan een aanvullend e-boek dat de kijker kan downloaden en waarmee je als bedrijf e-mailadressen verzamelt. Twee vliegen in één klap.

7. Practice makes perfect: oefen
Er staat ineens een camera op je gericht. Wanneer je dat niet gewend bent, kun je zomaar gaan stamelen en hakkelen. Oefen dus thuis of op kantoor alvast het verhaal. Neem het bijvoorbeeld op en kijk het terug. Zo kun je ook nog bepalen of er aanpassingen aan de presentatie nodig zijn.

8. Houd het tempo laag
Als presentator kun je niet rustig genoeg presenteren. Zorg daarom dat het tempo laag blijft en er genoeg rustmomenten in de presentatie zitten.

9. Wissel oogcontact af
Als online presentator bedien je zelf vaak het systeem. Hierdoor zul je af en toe naar het beeldscherm moeten kijken. Dat is helemaal niet erg en stoort deelnemers niet. Wissel het kijken naar het scherm af met rechtstreeks in de camera kijken en het eventueel bestuderen van aantekeningen. Deze wisselingen komen heel natuurlijk over, zolang ze maar rustig gebeuren.

10. Benoem wat je doet
Wanneer je bepaalde handelingen uitvoert met het systeem, bijvoorbeeld tekenen of het opstarten van een filmpje, laat het publiek dan weten waarmee je bezig bent. Dit vergroot de duidelijkheid en maakt het makkelijker voor hen om het webinar te volgen.

11. Zeg wie de vraag stelt
Wanneer je als presentator een doorgestuurde vraag beantwoordt, lees deze dan voor en noem de vragensteller bij naam. Bijvoorbeeld: ‘Dit is een vraag van Karlijn. Zij wil weten hoe het kan dat cryptovaluta zo volatiel zijn.’ Dit maakt het webinar persoonlijker en bevordert meer interactie: andere deelnemers zullen zich herkennen in Karlijn en makkelijker ook een vraag durven stellen.

12. Samenvatten
Deelnemers krijgen een hoop informatie te verwerken tijdens een webinar. Ze horen en zien nieuwe informatie, stemmen op polls en chatten in geval van vragen. Kortom, veel handelingen tegelijkertijd. Het kan daarom geen kwaad om af en toe samen te vatten zodat je iedereen de kans geeft om aan te sluiten.

13. Sluit het webinar kort en bondig af
Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk deelnemers op de actie buttons klikken en de enquête invullen, is het van groot belang dat het einde van het webinar kort en bondig is. Anders dan bij een fysiek seminar is er voor deelnemers namelijk geen drempel om vlak voor het einde weg te gaan. Geef ze hiervoor zo min mogelijk de gelegenheid.

Meer tips nodig? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee.
Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl voor het maken van een vrijblijvende afspraak. 

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: onlineseminar

Bericht openen
VKOZ digitaal interactief event

Hoe zet je een live event om in een online ervaring?

De afgelopen jaren zien we dat door de digitalisering de behoefte aan persoonlijk contact steeds meer is toegenomen. Evenementen worden ingezet als een belangrijk onderdeel van het marketing- en communicatiebeleid voor organisaties. Helaas moeten veel grote evenementen nu uitgesteld of geannuleerd worden. Maar wat als er echt gecommuniceerd moet worden?

Een oplossing is om het live event om te zetten in een online ervaring. In sommige gevallen kan een digitaal (of gestreamd) evenement een goede tussenoplossing zijn. Deze wordt opgenomen op een locatie en vervolgens online bekeken via een platform, waarbij je er voor zorgt dat jouw publiek online op een interactieve manier kan participeren.

Lees hier ons blog: 13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

Digitaal interactief evenement
VKOZ events & communicatie werkt samen met Savvy Congress; zie case van de gemeente Rotterdam. Zo kunnen wij er voor zorgen dat je nog altijd de beoogde impact maakt, kennis deelt, deelnemers laat netwerken, live slides mee laat kijken én zorgt voor de nodige interactie tussen spreker en het (op afstand aanwezige) publiek en het publiek onderling.

Van idee naar event
Bij het omzetten van een live event naar een online ervaring hanteren wij onze gebruikelijke VKOZ stappen: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Wij beginnen weer met het centraal zetten van jouw doelstellingen én denken vanuit de behoeften van jouw publiek. Daarna gaan wij alle stappen langs om na te gaan wat er aangepast moet worden. Met aandacht voor oa. de sprekers, moderator, programma, content, sponsoren, locatie en natuurlijk de techniek.

Innovatief virtueel event
Wil je van jouw digitaal evenement meer een online ervaring maken, dan zal je meer ‘outside the box’ moeten denken. Je kan hierbij denken aan het creëren van een virtuele omgeving, waar het online publiek een gezicht (avatar) krijgt en zo nog meer onderdeel uitmaakt van jouw event. Waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is een hand op te steken, vragen te stellen en emoji’s te delen.

Meer tips? We hebben er een aantal voor je verzameld in ons inspiratieblog: Nieuwe kijk op events.

Ook in deze bijzondere periode denken wij graag met je mee. Bijvoorbeeld tijdens een gratis VKOZ online brouwstormsessie! Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

 

Bericht openen
VKOZ events checklist

Checklist evenement uitstellen of annuleren

Gooit een calamiteit of crisis je evenement overhoop? Veel organisaties hebben hier nu door het coronavirus mee te maken. Het uitstellen of annuleren van events brengt veel werk met zich mee en moet zorgvuldig gebeuren. 

Hieronder vind je een handige checklist. Deze is chronologisch samengesteld, maar de stappen lopen gelijktijdig en door elkaar heen.

1. Het nieuws volgen
Bij onvoorziene omstandigheden zijn timing en ‘bovenop het nieuws zitten’ cruciaal.

2. Bronnen en protocollen raadplegen
Het is een goed idee om naast het nieuws nog meer betrouwbare bronnen te raadplegen om de ontwikkelingen te monitoren. Zoals bijvoorbeeld de sites van het RIVM, de GGD of andere overheidssites. Heb je een protocol voor crisiscommunicatie? Dan is dat waarschijnlijk deels bruikbaar, sla het er op na. Je moet je sowieso continu blijven informeren om op enig moment de beste beslissing te kunnen nemen over het laten doorgaan van je event of niet. Werk je in een team? Verdeel dan de taken om bronnen bij te houden en stem dagelijks met elkaar af.

3. Partners consulteren
Werk je in een team? Dan is dit een goed moment om onderling te bespreken hoe iedereen er zelf tegenaan kijkt. Zien zij het zelf zitten om te reizen en zich onder de mensen te begeven? Heb je andere redenen om het doorgaan van je event te heroverwegen? Dit geldt natuurlijk ook voor sprekers, partners en sponsoren waarmee je samenwerkt of leveranciers die je al aan het werk hebt gezet voor drukwerk, je website of de organisatie. Bel rond en betrek hen bij je zorgen en overwegingen.

4. Financiën en verzekeringen checken
Dit is des te belangrijker als er financiële afspraken zijn. Wat ga je (moet je) allemaal overhoop halen? Check daarom contracten en afspraken, ook qua marketing en promotie. Is je event verzekerd? Sla dan de polis er op na. Wat is verzekerd, wat niet? Mogelijk kun je de gereserveerde locatie nog afzeggen, als je ruim voor datum zit. Heb je al fysieke aankopen gedaan? Vraag dan of je het kunt terugsturen. Misschien is het niet nodig en zijn ze alsnog bruikbaar als je event op een later tijdstip plaatsvindt. Kun of wil je niet van afspraken af en zijn betalingen nog niet volledig gedaan? Bekijk dan of je betaaltermijnen kunt verleggen. Als dit niet belangrijk is, stop hierin dan geen tijd.

5. Locatie en reserveringen nalopen
Zoals eerder genoemd kun je de gereserveerde locatie mogelijk tijdig afzeggen als je het event niet door wil laten gaan. Wil je het event wel door laten gaan op dezelfde locatie, maar op een later moment? Bespreek dan zo snel mogelijk welke data jou, de locatie zelf en andere belanghebbenden uitkomen. Bij voorkeur communiceer je direct met je besluit tot uitstel óók de nieuwe datum. Dat is twee vliegen in één klap. Maar dan moet je natuurlijk wel eerst weten of de belangrijkste personen voor je event dan ook kunnen (zie punt 7). Is een andere datum op de gereserveerde locatie niet mogelijk of wil je zelf een andere plek? Dan is het slim om meteen om je heen te gaan kijken voor andere locaties. Realiseer je dat je je hiermee nog meer werk op de hals haalt. Maak een overzicht van alle afspraken die je hebt gemaakt over reserveringen. Als je dit op een rij zet, heb je snel in beeld waar de eerste acties vereist zijn als je cancelt of verzet én wat daarvan de consequenties zijn.

6. De beslissing nemen
Het is niet verkeerd om de beslissing tot afzeggen of uitstel zo laat mogelijk te nemen en, in het geval van het coronavirus, te wachten op de updates van het RIVM en de overheid. Maar er is veel voor te zeggen om het heft in eigen handen te nemen en tijdig te beslissen. Dit voorkomt ook dat je ineens halsoverkop in de vijfde versnelling moet, omdat een ander dat doet. Je kan ook bekijken of het evenement online plaats kan vinden. Lees verder in het blog van VKOZ: Hoe zet je een live event om in een online ervaring?

7. Maak de basistekst
Heb je dit allemaal op orde? Dan moet je over je beslissing communiceren. Maak een tekst over de beslissing, de reden(en), de eventuele nieuwe datum en locatie en wat dit betekent voor de mensen die zich hebben aangemeld. Dit is de minimale tekst. Wellicht wil je meer communiceren, bijvoorbeeld als de deelname betaald is. Deze tekst is bruikbaar als basis voor alle contacten die je hebt: persoonlijk, telefonisch en schriftelijk. En voor alle plekken waar tekst over je evenement staat en moet worden aangepast. Maak een overzicht van de partijen die je gaat informeren en stem de tekst op hun situatie af. Noteer ook via welk kanaal je hen bericht, eventueel met data erbij.

8. Stop de registratie
Verloopt dat via jouw eigen website? Pas de aanmeldpagina aan en haal de link naar het aanmeldformulier weg. Gebruik je hiervoor registratietools? Dan kun je daarin precies nagaan wat je nu moet doen.. De basistekst (punt 7) heb je al opgesteld en die is hiervoor goed bruikbaar.

9. Team en personeel informeren
Informeer hen niet alleen over de beslissing, maar ook over de communicatie en de aanpak voor afzeggen of uitstel. Verdeel nu ook al taken als dit relevant en mogelijk is.

10. Sprekers en gasten informeren
Op het moment dat je de beslissing voor uitstel hebt genomen en bezig bent met een nieuwe datum, wil je deze datum vóórdat je het gaat communiceren niet alleen intern afstemmen maar ook met de belangrijkste sprekers en gasten. Neem daarom tijdig contact met ze op. Het is sowieso goed om ze tijdig van je overwegingen en plannen op de hoogte te stellen.

11. Partners informeren
Als je samenwerkt met partners, dan kan het wat ingewikkelder zijn om je besluit te vertellen. Dit hangt af van geld en belangen. Hoe groter het (vermeende) verlies, des te zorgvuldiger je dit moet doorlopen. Daarom is het goed om al ruim van tevoren je zorgen en twijfels met hen te bespreken, zodat ze jou een beeld kunnen geven van wat het voor hen betekent. Het kan handig of zelfs noodzakelijk zijn om de beslissing voor cancelen of uitstel samen met hen te nemen. Hoe meer betrokkenheid en draagvlak, des te beter. Bepaal dus zorgvuldig hoeveel jij op eigen houtje kunt beslissen.

12. Deelnemers informeren
Of deelnemers nu gratis deelnemen of hebben betaald, je moet zorgvuldig communiceren. Als het hele event niet doorgaat en ze hun geld terugkrijgen, moet je dat natuurlijk goed omschrijven.
Geeft dit een boel werk? Bekijk dan intern met wie je dit samen kunt oppakken. Het moet snel, maar ook zorgvuldig.

13. Promotie en marketing aanpassen
De eerste actie die belangrijk is, is dat je in beeld hebt waar betaalde promotie loopt en hoe je dit kunt stopzetten of onderbreken. Je hebt hierover bij punt 4 al nagedacht. Ga je uitstellen? Dan hoef je campagnes niet stop te zetten. Je moet wel nieuwe content aanleveren. Dit overzicht vul je aan met alle andere vormen en kanalen waarop je iets over het congres hebt geschreven en gepromoot. Op je eigen kanalen en social media kun je content wijzigen en nieuwe content plaatsen. Denk ook aan kleine dingen als de e-mailhandtekening! Neem in je overzicht data en (gewijzigde) afspraken op, zodat je in een oogopslag kunt zien wat je wanneer moet doen tegen welke condities.

Zoals je leest heeft het uitstellen of annuleren van een evenement veel gevolgen. Daarnaast levert het je veel extra werkzaamheden op. Moet het evenement toch doorgaan? Lees hier ons blog: Hoe zet je een live event om in een online ervaring? 

Hulp nodig? Ook in deze bijzondere periode staat VKOZ voor je klaar. Bijvoorbeeld met onze gratis online brouwstormsessie!

 

Bron: Frankwatching

Bericht openen
NMA VKOZ road trip

Dit zijn de top 10 eventlocaties van de NMA categorie XL

Op 9 april zijn (online) voor de vijfde keer de Nationale Meeting Awards uitgereikt aan de beste meeting- en eventlocaties in de categorie XL (tot 500 personen) die uitblinken in kwaliteit, gastervaring en ondernemerschap en zich continu blijven verbeteren.  

NMA 2020Deze algemene, onafhankelijke, prijs wordt sinds 2016 uitgereikt. Motivatie voor deze nieuwe award was het feit dat er in Nederland nog geen algemene en onafhankelijke prijs bestond voor de beste meeting- en eventlocatie.

Vakjury categorie XL
De Nationale Meeting Award kent vijf categoriën, onderverdeeld in maximale capaciteit in theateropstelling van de grootste zaal. Marjolein van Rosmalen van VKOZ events & communicatie zit samen met Tineke Hoogland van Transport en Logistiek Nederland in de vakjury van categorie XL. Kaylee Biemans van VKOZ ging mee om de roadtrip in beeld te brengen.

Lees hier het interview van Marjolein van Rosmalen van de Nationale Meeting Award. 

Top 10 locaties
Na de eerste 2 rondes heeft de vakjury begin maart de locaties bezocht (zie hieronder de roadtrip video’s). Samen met andere factoren zoals websitesnelheid en offerteaanvraag is uiteindelijk dit de top 10 van de categorie XL geworden:

1. Bilderberg Kasteel Vaalsbroek
Met hun rijke geschiedenis en prachtige omgeving creëert het team van Kasteel Vaalsbroek een unieke beleving. Steekwoorden: beleving, meedenken, betrokken team, diverse markten.

2. Van der Valk Sassenheim – Leiden
Bij dit familiebedrijf is persoonlijke aandacht en oog voor detail goed zichtbaar en het team speelt gezamenlijk goed in op de ontwikkelingen in de markt. Steekwoorden: hospitality, oog voor detail, persoonlijk, betrokken.

3. Landgoed Duin & Kruidberg
Dit prachtige landgoed is er heel goed in geslaagd om oud en nieuw samen te brengen en biedt verschillende mogelijkheden aan om events te organiseren van hoge kwaliteit. Steekwoorden: kwaliteit, historie, modern, veel mogelijkheden.

4. Bilderberg Résidence Groot Heideborgh
Het team van Groot Heideborgh heeft hun sterke verhaal ‘Body & Mind’ goed doorgevoerd in hun locatie, inclusief hun gezamenlijk opgezette Buitenplaats. Steekwoorden: professioneel, kwaliteit, modern, team, sterk verhaal.

5. Koninklijk Instituut voor de Tropen
KIT heeft naast een indrukwekkend historisch pand ook een mooie missie om inclusieve en duurzame samenlevingen op te bouwen. Steekwoorden: historie, kwaliteit, missie, investeren, kennis delen.

6. Conferentiecentrum & Hotel Bovendonk
Met Brabantse gastvrijheid biedt dit erfgoed diverse mogelijkheden en is volop in ontwikkeling mn. op het gebied van duurzaamheid. Steekwoorden: erfgoed, ontwikkelingen, gastvrijheid.

7. Beachclub Degreez
Naast een sterk concept toont deze eventlocatie met strand veel ondernemerschap en een sterk personeelsbeleid. Steekwoorden: oog voor detail, eigen catering, personeelsbeleid, ondernemerschap.

8. NH Den Haag
NH toont een naadloze samenwerking met het WTC met veel aandacht voor de (internationale) gasten. Steekwoorden: kwaliteit, internationaal, WTC.

9. Hotel & Congrescentrum Mennorode
Het team van Mennorode werkt met veel enthousiasme en passie aan de ontwikkelingen van het congrescentrum. Steekwoorden: landelijk, enthousiasme, betrokkenheid, groei, open voor feedback, inspelen op de krachten.

10. Compagnietheater
Deze culturele locatie biedt flexibele mogelijkheden in lichte ruimtes midden in de stad Amsterdam. Steekwoorden: jonge organisatie, internationaal, flexibel.

 

Berichtnavigatie

1 2
Scroll naar boven