organiseren Archieven - Pagina 2 van 2

10 tips voor een onvergetelijk jubileum event

17 juli 201918 september 2023

Viert jouw bedrijf dit jaar een jubileum? Dat wil je graag vieren met je medewerkers, klanten en relaties met een geweldig evenement! Het is de perfecte gelegenheid om je personeel te belonen en de relaties te versterken. Maar het is ook een mooie kans om terug en vooruit te kijken, kennis te delen en je naamsbekendheid te vergroten. Je kan bijvoorbeeld het gehele jaar diverse campagnes en activiteiten te organiseren. Kortom, het loont om met een bredere blik naar je jubileum te kijken en kansen te creëren voor de marketingcommunicatie van jouw bedrijf.

Maar het organiseren van zo’n event kan een hele uitdaging zijn. Vaak ontbreekt het je aan tijd en ervaring omdat je simpelweg niet vaak voor de taak staat jubilea te organiseren. Wij hebben de volgende tips verzameld om jou op weg te helpen om een onvergetelijk jubileum te organiseren.

Tip 1: neem de tijd
Zorg ervoor dat je op tijd begint met het organiseren van het jubileum. Elk event vraagt een tijdsinvestering maar een jubileum kan nog net even wat extra tijd vragen. Bijvoorbeeld omdat je de archieven in moet duiken voor leuke historische terugblikken en het opsporen van voormalige medewerkers, leden of relaties.

Tip 2: houd je doel voor ogen
Stel jezelf in de startfase belangrijke vragen als:
• waarom vier je het jubileum?
• wat wil je met het jubileumfeest bereiken?
• wie zijn de doelgroepen van jouw jubileumviering?
• hoeveel mensen komen er op het event?
• wat is het budget?
• hoeveel tijd is er voor de organisatie van het evenement?
• is er een thema dat je naar voren wilt brengen bij het jubileum event?
Dat brengt de focus de juiste kant op.

Tip 3: geef betrokkenen een rol
Of het nu gaat om een jubileum van een bedrijf of een vereniging, er is altijd talent dat ingezet kan worden. Zijn er medewerkers die van zingen houden of in een bandje zitten? Gebruik dat. Is er iemand die prachtig kan vertellen? Zet hem of haar in! Betrek de creatievelingen in een brainstorm met betrekking tot de invulling van het jubileum event. Kijk ook welke rol je kunt geven aan relaties, leden of oud-medewerkers. Zo vergroot je de betrokkenheid en maak je het jubileum persoonlijk. Neem ook tijd om medewerkers in het zonnetje te zetten en laat ze onderdeel uitmaken van het programma.

Tip 4: grijp het jubileum aan om terug te kijken
Laat bezoekers aan het jubileum event de historie live beleven. Dat kan bijvoorbeeld door het creëren van een historische ambiance d.m.v. (oude bedrijfs-)kleding, kapsels, muziek, catering, videobeelden en/of het inzetten van acteurs. Je kunt zo letterlijk een walk down memory lane creëren. Afhankelijk van het type jubileum kan het ook leuk zijn een ouderwetse krant te verspreiden met historische hoogtepunten, vergezeld van bijpassende beelden. Maak een leuke film over de geschiedenis van het bedrijf, die tijdens het evenement in première gaat en die je daarna online deelt. Of creëer op je event een klein museum of expositie, samengesteld door je medewerkers en relaties.

Tip 5: kijk vooruit naar de toekomst
Gedurende het event, of in de routing, kan een reis richting de toekomst gemaakt worden. Hierin kan ook een plaats zijn voor de talenten van morgen. Denk daarbij aan stagiaires of jonge verenigingsleden. Bijvoorbeeld door het organiseren van een wedstrijd. Gedurende het jaar zijn er verschillende momenten waar de groepen bijeenkomen om nieuwe ideeën te ontwikkelen en na elke ronde gaan de besten door, met tijdens het jubileum event de bekendmaking van de winnaar.

Tip 6: houd het leuk
Natuurlijk is er ruimte voor speeches tijdens een jubileum. Maar een statisch programma met te veel of te lange speeches komt meestal niet ten goede aan de beleving van de bezoeker. Wat wil je echt vertellen? Wat is daarvoor een passend middel? Wees creatief. Misschien kun je de boodschap wel in een lied, quiz of een cabaret verwerken.

Tip 7: kies een passende locatie
Stel jezelf vragen: waar moet de locatie aan voldoen, welke sfeer moet de locatie uitstralen? Kies een locatie die past bij het doel en de boodschap van jouw jubileum. Wij hebben een aantal inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam voor je op een rijtje gezet (zie deel 1 en deel 2).

Tip 8: geef een aandenken mee na afloop
Dat kan een jubileumboek zijn, een kalender of een klokje maar bijvoorbeeld ook een fles wijn. Ontwerp speciale branding voor deze gelegenheid, zoals een jubileumlogo en je eigen merchandise. Maak het persoonlijk met bijvoorbeeld voor iedere gast een handgeschreven briefje.

Tip 9: stel een communicatieplan op
Zorg voor voldoende communicatie voor, tijdens en na je jubileum. Vertaal je programma naar een planning met gevarieerde content. Denk aan blogs van personeelsleden en relaties, wist je dat…., afgewisseld met oude projecten, foto’s en video’s. In de branding en/of thema van je jubileum. Maak er vanaf het eerste communicatiemoment een belevenis van en tel dan af naar hét event. Of stel een contentkalender op voor het gehele jubileumjaar met verschillende activiteiten, waarbij je jouw bedrijf opnieuw onder de aandacht brengt bij diverse doelgroepen. Denk ook aan een persbericht!

Tip 10: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een onvergetelijk jubileum. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. VKOZ events & communicatie creëert samen met jou een verrassend totaalconcept met langdurig impact. En maakt van jouw jubileum event een onvergetelijk moment! Zoals wij bijvoorbeeld hebben gedaan voor MK – The Subsidy Community’s 10 jarig jubileum op het ss Rotterdam. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

Meer weten over een jubileum event of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

9 tips voor een geslaagd netwerkevenement

16 juni 201918 september 2023

Eén van het meest georganiseerde evenement van organisaties is een netwerk- of relatie bijeenkomst. Deelnemen aan netwerkevenementen kan een goede manier zijn om zakelijke kansen te creëren. En wanneer zulke evenementen goed worden georganiseerd, kunnen ze bedrijven zelfs helpen om samen te innoveren. Maar netwerkevents hebben vaak een saai imago. Hoe zorg je er voor dat jouw evenement positief opvalt? Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet.

Tip 1: betrek de deelnemers
Betrek de deelnemers in een vroeg stadium bij het event. Vraag hen naar hun doelen voor de bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? Welke informatie willen ze krijgen? Op welke elementen willen ze netwerken. Zorg voor een nulmeting, die je achteraf koppelt aan de enquête met het resultaat van het event. Invloedrijke leden kan je aanmoedigen om aan het event deel te nemen en een bijdrage te leveren aan rondetafelgesprekken of om workshops te geven.

Tip 2: profileer de deelnemers
Laat alle deelnemers een profiel van zichzelf creëren met een goede mix van persoonlijke en zakelijke vragen. Deze informatie kun je gebruiken om mensen met elkaar te matchen. Ook kun je deze informatie afdrukken op een badge zodat je snel een indruk kunt krijgen van degene die je voor je hebt. Je kan zelfs de statistieken op grote schermen presenteren van de meest gekozen antwoorden.

Tip 3: creëer een goede netwerk sfeer
Kies een passende locatie. Zorg voor een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek (en temperatuur), zodat je elkaar goed kunt verstaan. In een overvolle zaal waar weinig ruimte is om rond te lopen en waar geen overzicht is, is het moeilijker om de juiste mensen tegen te komen. In een foyer of rondom de bar gaat dat een stuk makkelijker. Creëer verschillende bars en/of stations voor eten en drinken. Een dynamische opstelling bevordert verbinding en delen. Statafels met krukken of lage tafels met poefjes hebben een actief karakter en bieden toch comfort.

Tip 4: zet ‘facilitators’ in
Medewerkers van de organisatie lopen rond om de kwaliteit van de uitwisselingen in de gaten te houden en moedigen bezoekers aan om met elkaar in contact te komen en maken connecties n.a.v. bijvoorbeeld een zoekvraag. Hun doel is om alle deelnemers op hun gemak te stellen en een optimale ervaring te geven.

Tip 5: netwerktafels
Voor de netwerktafel kunnen bezoekers zich bij binnenkomst aanmelden. Nodig een expert uit die de gesprekken leidt. In een half uurtje tijd gaat men in gesprek over een van tevoren bepaald onderwerp. Het is een makkelijke manier om discussies op gang te brengen en je stimuleert ook de bezoekers die wat introverter zijn om te netwerken. Of geef deelnemers een gekleurde stip op de badge. Laat die kleuren corresponderen met statafels. Wanneer je in kleine groepjes samenkomt rond die tafels, is het contact snel gelegd.

Tip 6: de praatbank
De praatbank is precies wat het zegt, een ronde bank die stimuleert tot contact. Bij iedere praatbank kan een andere stelling neergelegd worden. Mensen gaan bij een willekeurige bank zitten en praten over de stelling.

Tip 7: een netwerkveiling
Je geeft iedere deelnemer een kaartje waarop men een aanbieding en een vraag kan schrijven (op dat kaartje staan een paar voorbeelden genoemd). Je verzamelt de kaartjes en selecteert de leukste ‘veilingstukken’. Dan breng je vraag en aanbod bij elkaar in een korte veiling. Eén van je gasten biedt bijvoorbeeld haar kennis aan op het gebied van social media. Iedereen die daar gebruik van wil maken kan haar direct ontmoeten na de veiling.

Tip 8: verras de bezoekers en zorg voor gespreksstof
• interactieve foodstations: biedt op een creatieve manier eten en drinken aan
• photobooths: leuke foto’s die je gelijk via social media kan delen
• wall of fame: maak van iedere bezoeker een polaroid (met evt. zoekvraag)
• gamification: zoals een speurtocht, caption contest of quiz (bijv. via Kahoot)
• casino: met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers
• (digitale graffiti) muur: voor quotes en illustraties
• muziek en entertainment door bijv. een karikaturist of goochelaar
• zakelijk speeddaten evt. met kaartjes met gespreksonderwerpen
• probs: zoals strandballen, ballonnen en andere opblaasbare objecten
• spelen: bijv. een pooltafel, pingpong, tafelvoetbal of dartbord
• netwerkbingo: een lijst met vragen en opdrachten (zoals Verbingo)
• pictionary: teken je beroep

Tip 9: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een succesvol netwerkevent. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. Ook tijdens het evenement is het belangrijk dat je zichtbaar bent en goed kan inspelen op allerlei situaties, zodat alles soepel verloopt. VKOZ events & communicatie maakt van jouw netwerkevent een onvergetelijk moment! Bijvoorbeeld voor MKB Rotterdam Rijnmond, het jaarlijkse MKB Ledenfestival. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

Meer weten over een netwerkevenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

9 april 201918 september 2023

Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een event is altijd co-creatie, ook jouw event. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen ’tijdelijke collega’s’. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?

Werk samen met specialisten
Werk samen met kwalitatieve professionals. Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega’s het traject in van het organiseren van een evenement.

In het voortraject:

1. Zet toeleveranciers vanaf het eerste moment bij jou om tafel
Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet! Dan worden dergelijke bedrijven ingehuurd en mogen ze ‘draaien’. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement nog beter maken.

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

3. Breng ze in contact met de andere toeleveranciers
Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.

4. Deel contactgegevens in het draaiboek
Je ziet nog wel eens event organisers die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar! Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.

5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

Tijdens het evenement:

6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

Na het event:

13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

Meer weten over leveranciers of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: EvenementOrganiseren

Hoe maakt VKOZ van jouw event een onvergetelijk moment?

1 april 201915 september 2023

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het neerzetten van een goed evenement is ook een flinke investering: hoe maak je jouw event rendabel? Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoefte van jouw bezoekers. Je kunt kiezen voor een totaalaanpak. Of je zet ons in op de plekken waar jij ons nodig hebt.

‘Bezoekers met een glimlach naar huis. Daar doen we het voor.‘
Marjolein van Rosmalen | VKOZ

Bij het organiseren van een evenement wil je natuurlijk dat alle inspanningen de moeite (lees: het geld!) waard zijn. VKOZ helpt organisaties om in vier stappen tot de allerbeste bezoekerservaring te komen. Lees hier: In vier stappen naar een rendabel event.

Bij het opzetten van een event wil je alle opties verkennen. Wij adviseren welk evenement past bij je doelstellingen en vertalen jullie wensen naar een verrassend concept. Lees hier: Welke soorten evenementen organiseert VKOZ?

Dit kun je verwachten

Expertise
Van idee naar werkelijkheid is vaak moeilijker dan men denkt. Het vergt tijd, visie en vakmanschap. Kennis van de laatste trends en ontwikkelingen. Ervaren professionals voor een team en event op maat. Alles moet sterk zijn: de grote lijnen én de kleinste details.

Samenwerken
Met persoonlijke aandacht en brede organisatiekennis zorgen wij dat jouw event bijdraagt aan de strategische doelen van je organisatie. Wij houden rekening met jullie organisatie(cultuur) en de belangen van de verschillende stakeholders. Samen behalen wij jouw doelstellingen.

Vernieuwen
Of het nu gaat om een nieuw of bestaand evenement, wij creëren verrassende belevenissen met een langdurige impact. Met behulp van middelen en technieken die waarde toevoegen, maar vooral met onze kennis van diverse soorten events en frisse ‘out of the box’ blik.

Aanpakken
Met onze Rotterdamse werkmentaliteit krijgen wij dingen voor elkaar. Pro-actief, betrokken, flexibel en snel schakelen. Niet alleen van onze medewerkers, maar ook van de leveranciers verwachten wij kwaliteit, professionaliteit en oog voor detail.

Ontzorgen
Wij zorgen voor een duidelijk overzicht en minimale impact op je organisatie. We bereiden het evenement voor alsof we alles kunnen voorzien, zodat jouw event op de dag zelf soepel verloopt. Dit geeft rust en heeft ook een positief effect op de totaalbeleving van de bezoeker.

Resultaat
Met een inspirerend en doeltreffend totaalconcept creëren wij waarde voor, tijdens en na je evenement. Wij benutten je budget optimaal en meten de resultaten. Zodat jij, net als de bezoeker, kan genieten van een onvergetelijk event en met een glimlach naar huis gaat.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

12 maart 201918 september 2023

Alle events staan in het teken van connecties. Sterker nog, 89% van de millennials zeggen dat ze liever geld besteden aan een ervaring dan aan een fysiek product. Zakelijke evenementen zijn bij uitstek geschikt voor een bepaald type connectie, namelijk netwerken. Mensen gaan naar zakelijke events om professionele relaties op te bouwen en te ontwikkelen. Maar hoe groter de opkomst, des te uitdagender het wordt voor de bezoekers om op een authentieke manier contacten te leggen.

Laat je bezoekers niet aan hun lot over in krampachtige gesprekken over het weer. Help ze op weg met deze netwerkactiviteiten die een sterkere band tussen je bezoekers (en met je event) zullen smeden. Deel je grote publiek op in kleinere groepen voor zakelijke ijsbrekers die een oprecht gesprek wat meer haalbaar maken. Zodra de groepen zijn verdeeld, geef je ze uitdagingen die inspelen op humor, intelligentie en gedeelde ervaringen.

1. Overeenkomsten zoeken
Kies ijsbrekers die mensen samenbrengen, zodat ze hun verlegenheid kunnen overwinnen en persoonlijke relaties kunnen opbouwen. Daag bijvoorbeeld groepen uit om 10 dingen te vinden die iedereen met elkaar gemeen heeft. Stel een timer in om het wedstrijdgehalte hoog te houden en voorkom gemakkelijke uitvluchten zoals ‘We zijn allemaal mensen’.

2. Netwerken tegen de klok
Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.

3. Verhalen vertellen
Verhalen vertellen is een razend populaire activiteit op events. Verzin opdrachten zoals ‘Vertel eens hoe je mensen helemaal versteld liet staan op het werk’ en ‘Hoe heeft je eerste baan je geholpen je doelen te bereiken?’ Vraag bezoekers een kort verhaal voor te bereiden dat ze met kleine groepen of op het podium kunnen delen.

4. Gespreksstarters
Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.

5. 2 feiten, 1 leugen
Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.

6. Brainstormen over doelen
Voor volwassenen zijn ijsbrekers er niet alleen om mensen over hun eerste verlegenheid heen te krijgen. Ze dienen ook als productieve, dynamische kick-off-sessies. Laat deelnemers per 2 brainstormen over wat ze tijdens het event willen bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een band tussen de deelnemers, het helpt je ook om de rest van de dag beter te structureren.

7. Nieuwe woorden verzinnen
Nog een andere manier om de creativiteit van bezoekers te prikkelen, is hen uit te dagen om nieuwe woorden te verzinnen. Deel flitskaarten uit met alledaagse objecten (zee, regenboog, ster, boom, huis) en laat deelnemers samen een nieuwe naam bedenken. Zo stel je clichés ter discussie en breng je mensen op een onvoorspelbare manier samen.

8. Speurtochten
Stuur je bezoekers er binnen of buiten op uit om voorwerpen op een lijst te zoeken en fotograferen. Het thema kan te maken hebben met je evenement, maar je kunt er ook iets speels van maken: ‘Maak een foto van het grappigste dat je ziet’ of ‘Dingen die beginnen met de letter J’.

9. Opiniepeilingen
Als het niet realistisch is om je publiek in kleine groepen op te splitsen, kan een opiniepeiling een effectieve ijsbreker zijn. Een moderator stelt vragen vanaf het podium. Bezoekers beantwoorden de vraag met hun smartphone. Apps zoals Sli.do maken digitale peilingen en interactieve vraag-en-antwoordsessies mogelijk, waarvan de resultaten in real time op een scherm worden weergegeven.

10. Gestructureerde vraag-en-antwoordsessies
Zoek je nog een manier om deelnemers bij je vraag-en-antwoordsessies te betrekken en hen tegelijkertijd te helpen elkaar beter te leren kennen? Maak groepen van 2 deelnemers en vraag hen 2 of 3 vragen te bedenken die ze aan de panelleden of sprekers kunnen stellen.

Natuurlijk zijn zakelijke ijsbrekers niet de enige manier om bezoekers uit hun schulp te krijgen. Mensen gaan speciaal naar zakelijke events om te netwerken. Maak het ze gemakkelijk door ze te voorzien van verschillende manieren om een gesprek aan te knopen

11. Vrije tijd
Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.

12. Speciale apps
Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.

13. Competitief netwerken
Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.

14. Bezoekers online samenbrengen
Aangepaste event hashtags zorgen voor interactie tussen bezoekers voor, tijdens en na je evenement. Ze bieden een geweldige marketingtechniek om een hype te creëren rond je event. Maar het is ook leuke manier om je geregistreerde bezoekers enthousiast te maken en gesprekken op gang te brengen waardoor ze zich verbonden voelen.

15. De connecties voortzetten
Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.

Meer weten over ijsbrekers voor je netwerkevent of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventbrite

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

26 februari 201918 september 2023

Wil je ervoor zorgen dat je volgende event een onvergetelijk moment wordt? Dan is het van essentieel belang om het juiste entertainment in te huren en je bezoekers een show voor te schotelen waar ze het nog jaren over zullen hebben. Om inspiratie op te doen vind je hier 13 ideeën voor entertainment voor zakelijke evenementen.

Idee 1: Interactieve foodstations
Hoe gaaf is het om verspreid over de locatie van je event meerdere interactieve en/of doe-het-zelf kraampjes voor eten en drinken te plaatsen. Van een aanpasbare bar voor champagne en cocktails, een fruitkraampje om zelf je smoothies samen te stellen, tot een gigantische muur van donuts. Er zijn enorm veel creatieve manieren om je deelnemers op een verrassende manier eten en drinken aan te bieden.

Idee 2: Photobooths
Als sinds 1925 zijn mensen gek op het maken van foto’s in fotohokjes en dat is in de afgelopen 93 jaar niet veranderd. Wat er wel veranderd is? De technologie die deze fotohokjes mogelijk maakt. De photobooths van tegenwoordig bieden je bezoekers de mogelijkheid om eenvoudig foto’s, video’s of GIF’s te maken en de afbeeldingen rechtstreeks via sociale media-accounts te delen. Ook kun je de setting zo creatief maken als je zelf wilt.

Idee 3: Maak-je-eigen-goodies kraampje
Iedereen is gek op gratis spullen, maar dit geldt alleen voor de dingen die we echt willen. De meeste giveaways die tijdens evenementen worden uitgedeeld belanden in de prullenbak omdat ze niet nuttig zijn. Een goodie-kraampje met toffe artikelen die deelnemers zelf eigen kunnen maken, zal er zeker voor zorgen dat je bezoekers naar huis gaan met iets dat ze zullen houden.

Idee 4: Gamification
Een beetje competitie in een leuke sfeer kan je zakelijke evenement naar een nieuw niveau tillen. Denk bijvoorbeeld aan een speurtocht, caption contest of pubquiz met vragen die over je event gaan.

Idee 5: Een cabaretier
Zorg ervoor dat je een cabaretier inhuurt die gespecialiseerd is in zakelijke optredens. Dat zorgt zeer waarschijnlijk voor nét wat gepaster taalgebruik en grappen over bedrijfsgerelateerde onderwerpen en situaties die je bezoekers zullen herkennen.

Idee 6: Een goochelaar
Dankzij artiesten als Hans Klok zijn goochelaars en illusionisten van entertainers op verjaardagsfeestjes tot professionele artiesten uitgegroeid. Een beetje een goede goochelaar kan een grote impact maken op je evenement. Als je een internationaal publiek hebt is de kans groot dat dit bij iedereen goed zal vallen.

Idee 7: Circusvoorstelling
Dankzij circusvoorstellingen zoals Cirque du Soleil die circus als kunst tot een meeslepende ervaring hebben gemaakt, hebben circusacts net als goocheltrucs een imagoverandering ondergaan. Voeg wat van deze mystiek toe aan je eigen event door slangenmensen, acrobaten en aerial silks artiesten in te huren.

Idee 8: Een karikaturist
Karikaturisten zijn bij elk evenement een garantie voor succes, maar je kunt nog een stap verder gaan door voor een kunstenaar te kiezen die gebruik maakt van de nieuwste technologie. Huur bijvoorbeeld een karikaturist in die een tablet gebruikt om tekeningen te maken en deze tijdens je evenement in realtime op grote schermen projecteert.

Idee 9: Een graffitikunstenaar
Het is behoorlijk indrukwekkend om een groot kunstwerk te zien. Als je er de ruimte voor hebt, kun je overwegen om een graffitikunstenaar in te huren en tijdens je evenement een muurschildering te laten maken. In de vorm van 3D street art op de grond kun je dit bijvoorbeeld ook inzetten om de entree van je event interessanter te maken.

Idee 10: Coverband
Als de bezoekers van je zakelijke evenement grotendeels in dezelfde leeftijdsgroep zitten, dan is een coverband altijd een goed idee. Je deelnemers zullen het geweldig vinden om hun favoriete nummers uit de goede oude tijd te horen en omdat het optreden live is, zal de zaal vol energie zitten.

Idee 11: Casino
Je kunt ook een casino met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers creëren. Dit is een eenvoudige manier om je bezoekers entertainment te bieden. Je kunt er het best voor kiezen om deze zaken te huren in plaats van alles zelf te regelen.

Idee 12: Singalong
Bij een singalong staan er 2 piano’s op het podium, die beiden worden bespeeld door professionals die zingen en entertainen. Voor dit idee heb je veel ruimte nodig, maar het kan erg goed aanslaan als het goed wordt uitgevoerd. Voordeel van dit entertainment is dat je het ook kunt omgooien tot een stijlvolle vorm van karaoke.

Idee 13: Artiesten met vuur
Of het nu gaat om een vuurvreter, een danser of een jongleur, vuurspuwers kunnen spektakel en sensatie aan je evenement toevoegen. En deze optredens bieden een geweldige mogelijkheid voor mooie fotos. De foto’s van dit optreden zullen gegarandeerd via sociale media worden gedeeld. Zorg er dus voor dat de #hashtag van je event overal duidelijk wordt weergegeven. Check wel even van tevoren met je locatie of je dit soort entertainment mag en kan regelen.

Meer weten over creatieve entertainmentideeën of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventbrite

Tips voor een goede pre-eventbriefing

23 november 201818 september 2023

Van het analyseren van de eventdoelen samen met onze klanten, tot het onderhandelen over de offertes met onze leveranciers… We plannen veel vergaderingen in om miscommunicatie te voorkomen, zoals vaak gebeurt bij communicatie via email. Eén cruciale meeting kan echter de uitkomst van maanden werk bepalen: de pre-eventbriefing.

Deze briefing is de laatste vergadering die je met je team houdt voordat het evenement begint. Het vindt meestal plaats op de dag voor het evenement en draait om de last-minute details en de dynamiek op het evenement. Alhoewel veel van de zaken die je moet bespreken op de pre-eventbriefing al opgezet zijn of lang geleden besloten zijn, is het belangrijk dat je afspraken maakt over het actieplan en de taken die ieder teamlid op het evenement zal hebben. Deze informatie staat ook in het draaiboek en het is verstandig deze gezamenlijk door te nemen.

Hier volgt een lijst met onderwerpen die je sowieso moet bespreken tijdens de pre-eventbriefing:

1. Plattegrond van de ingangen en de incheckprocedure
Dit aspect moet vanzelfsprekend worden besproken wanneer je het evenement ontwerpt, zodat je de procedure op basis daarvan kan voorbereiden (automatisch door middel van QR-codes, een balie waar de assistenten aanvullende informatie ontvangen, etc).

Tijdens de pre-eventbriefing moet je echter de gehele dynamiek opzetten en ook de teamleden taken geven. Je moet beslissen hoeveel mensen bij de incheckbalie zullen zijn, wie de leiding heeft over wat (een persoon kan bijvoorbeeld de QR-code scannen, terwijl een ander de goodybags uitdeelt). Door dit één dag van tevoren te bespreken, zullen je teamleden (en evt. vrijwilligers) precies weten wat ze zullen moeten doen op de ochtend van het evenement, waardoor de gehele procedure sneller zal gaan en het inchecken soepel zal verlopen voor je bezoekers.

2. Parkeren en toegang
Komen de bezoekers met het openbaar vervoer of met de auto? Zullen je sprekers parkeerruimte nodig hebben? Heb je dit vooraf met de beveiliging van de evenenemtenlocatie besproken? Is er duidelijke bewegwijzering? Om nare verrassingen te voorkomen moet je dit laatste detail onder de loep nemen tijdens de pre-eventbriefing en dan de noodzakelijke maatregelen nemen om voor een vriendelijke flow en bezoekersontvangst te zorgen.

3. Het protocol voor belangrijke gasten
Alhoewel dit niet geldt voor alle evenementen, zullen er evenementen zijn waar je belangrijke personen zult ontvangen. Van regeringslieden tot burgemeesters of invloedrijke mensen; je hoort je team voor te bereiden om deze belangrijke gasten te ontvangen. Op de pre-eventbriefing bespreek je wie deze gasten zal begeleiden en vergezellen tijdens het gehele evenement (als deze gasten hebben gevraagd om doorlopende assistentie) en hoe het protocol in elkaar zit.

Als je internationale, belangrijke gasten ontvang, kan het verstandig zijn om met het begeleidende team van een plaatselijk bekend figuur te overleggen of het mogelijk is dat die persoon de belangrijke gasten verwelkomt. Als deze belangrijke personen deelnemen aan de openingsceremonie, is het van belang dat hun plaats (op bijvoorbeeld het podium) en spreekvolgorde wordt afgesproken. Je moet deze details allemaal klaar hebben tijdens de pre-eventbriefing.

4. Taakverdeling op het evenement
Er is geen tekort aan activiteiten en taken waar een eventteam zich mee bezig moet houden tijdens het evenement. Of het nu gaat om de entree, bewaking van de zaaldeuren of het regelen van de hoofdtelefoons voor de tolken; je moet een efficiënte workflow organiseren. Daarom is het uiterst belangrijk om de taakverdeling te vermelden in een duidelijk schema in het draaiboek (wie doe wat wanneer) en dit door te nemen tijdens de pre-eventbriefing.

5. Vrijwilligerscoördinatie
Normaal gesproken moet degene die verantwoordelijk is voor de bezigheden van de vrijwilligers een aparte pre-eventbriefing voor hen regelen. Op deze vergadering moet de taakverdeling op het evenement worden besproken, evenals alle vragen die vrijwilligers kunnen hebben. Ook moeten de dresscode en de begintijd ter sprake komen.

6. Plan B
Soms kan je niet zeker zijn over het verloop van bepaalde activiteiten. Of misschien heb je twijfels over onbevestigde zaken. Je weet bijvoorbeeld misschien niet zeker of een spreker op tijd zal zijn, aangezien het mogelijk is dat de staking van de airline voortduurt op de dag van het evenement. In dat geval moet je tijdens de pre-eventbriefing een tweede optie inplannen voor deze kwesties.

7. Noodcontacten
Nog een belangrijk onderwerp in het draaiboek is de lijst met noodcontacten. Zorg dat iedereen toegang heeft tot deze belangrijke telefoonnummers (en laat ze deze evt. opslaan in hun mobiel).

Conclusie
De pre-eventbriefing is een van de belangrijkste punten die het planningsproces bepalen. Het is een bijeenkomst voor de last-minute details en taakverdeling op het evenement, en het is cruciaal om alle twijfels en vragen van je teamleden of vrijwilligers ter sprake te brengen. Na de briefing moet iedereen hun taken op de dag van het evenement kennen en weten wat hun verantwoordelijkheden zijn in het geval dat ze moeten wisselen naar plan B.

Meer weten over een goede pre-eventbriefing of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bekijk hier de video:

Bron: Eventplanner

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

23 juli 201818 september 2023

Een halflege zaal… Het idee alleen al kan voor klamme handjes zorgen. Je doet er alles aan om een event te laten slagen, maar hoe zorg je er nu voor dat de doelgroep ook beseft dat ze het evenement niet mogen missen?

1. Zorg voor een prikkelende uitnodiging
Een open deur, maar een uitnodiging is hét moment om deelnemers te overtuigen om te komen. Let op de twee momenten waarop potentiële bezoekers kunnen afhaken: bij het krijgen van de uitnodigingen én vlak voor het vertrek naar het evenement.

Tips:
• Geef antwoord op de vraag: wat schiet de deelnemer ermee op om te komen? Feestelijke programma’s of netwerkborrels hebben een hoge no-show. Zorg ervoor dat de doelgroep al uitkijkt naar de bijeenkomst. Biedt ze iets aan van waarde, bijvoorbeeld een golf-clinic, een voetbalwedstrijd of een cursus. Iets wat zij niet willen missen.
• Ga voor een prikkelende titel. Heeft het evenement een eerdere editie gehad? Gebruik dan beelden en/of referenties van bezoekers om potentiële bezoekers te interesseren.
• Heb je een spreker geboekt? Laat deze een korte videoboodschap inspreken met een oproep om te komen.
• Let op het tijdstip van verzending. Laat de uitnodiging niet verdwijnen in een overvolle mailbox. Zeven uur ’s ochtends of acht uur ’s avonds zijn de meest populaire momenten waarop de meeste mensen hun mail bekijken.

2. Wie nodig je uit?
Nodig niet zomaar iedereen uit. Maak een passende uitnodiging voor de doelgroep. Heb je meerdere doelgroepen? Maak dan verschillende uitnodigingen. Maak de bijeenkomst exclusief door persoonlijk te mailen. Zorg dat in de uitnodiging naar voren komt dat de uitnodiging exclusief is. Bijvoorbeeld dat de genodigden speciaal geselecteerd zijn.

3. Maak het aanmelden makkelijk
Waar kan er aangemeld worden? Wat kost het? Wanneer moet je betalen? Zorg dat het in één opslag duidelijk is hoe er aangemeld kan worden. Ga voor jezelf eens na hoe snel je afhaakt als het lastig is om aan te melden. Denk erover om een registratiepartner in de hand te nemen.

Uit onderzoek blijkt dat bij de kleinere evenementen voor 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden: per 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zal je weer veel meer mensen moeten uitnodigen, namelijk 7,1 genodigden voor één geregistreerde bezoeker.

4. Reminden
Zorg ervoor dat de (potentiële) bezoekers het evenement niet vergeten en het via verschillende kanalen tegen komen. zoals social media, nieuwsbrieven, directe mailings, vakbladen en andere media. Wie zich reeds heeft aangemeld kan op deze manier naar het evenement toe leven. Wie zich nog niet heeft aangemeld krijgt opnieuw een trigger om het event te overwegen.

5. Voorkom no-show
Het gemiddelde aantal afmeldingen ligt tussen de 20 – 30 % bij gratis evenementen. Denk eens aan het gebruik van een registratie of event app: in zo’n app is te zien wie er nog meer aanwezig zijn bij het evenement. Dat zorgt voor een gevoel van verbinding en commitment naar het evenement toe.

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

Lees ook: Inspireer bezoekers vooraf, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Meer weten over het verhogen van de opkomst op je event of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Inspireer mensen vooraf, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

17 mei 201815 september 2023

Niet alleen het organiseren van een event is een kunst, ook de communicatie daaromheen verzorgen is een vak apart. Wanneer communiceer je over je evenement? En welke kanalen zet je in? Vooraf, tijdens en na je evenement communiceren is goed voor de beleving van je bezoekers én voor de zichtbaarheid van je organisatie.

Vóór: een aantrekkelijk uitnodigingstraject versterkt de beleving én je rendement
Een goede communicatie met je doelgroep voorafgaand aan je event is bevorderlijk voor een goede opkomst. Je wilt niet alleen de genodigden overtuigen, maar ook iets toevoegen aan de beleving. Of dit nu online en/of offline is wordt mede bepaald door het type event, doelgroep en organisatie.

Stappenplan uitnodigingstraject
1. Informatie plaatsen op de website, intranet of aparte eventsite; eventueel met eigen branding
2. Vooraankondiging, persoonlijk en/of via social media: save the date!
3. Eventueel adverteren of free pubicity
4. Persoonlijke uitnodiging met (digitale) aanmelding, eventueel met online betaalsysteem
5. Bevestiging met extra informatie
6. Reminder met extra informatie over het event
7. Eventueel inzetten van sms berichten

De informatie (inclusief de uitnodiging) is een soort verkoopbrochure van je evenement en moet de bezoeker overtuigen om aan te melden. Belangrijke vraag die je moet beantwoorden voor de bezoeker: ‘What’s in it for me?’. Dit kan inhoudelijk zijn (programma en kennis delen), maar ook de locatie, spreker of artiest. Of wat kan ik er doen en wie kan ik er ontmoeten. Dit moet ook duidelijk zijn in de vormgeving, zodat het de aard en sfeer van het event goed weergeeft en de doelgroep aanspreekt.

Tijdens: vergroot je zichtbaarheid online en offline
Stem online en offline communicatie op elkaar af zodat het elkaar versterkt. Voer de branding / huisstijl van je event door in alle communicatie uitingen (de kracht van herhaling). Denk hierbij ook aan programmaboekjes, badges, pennen, (digitale) bewegwijzering, banieren, powerpoint presentaties, giveaways etc.

Social media effectief inzetten
Wees verder (inter)actief op social media. Bijvoorbeeld voor de promotie van je event, het opbouwen van een community rondom je evenement, live verslag, reacties vastleggen of speciale acties opzetten. Eventueel gekoppeld aan een eventapp. Of bevorder de interactiviteit met een event-tool zoals van Savvy Congress: voor live reviews, stemmen, chatten, vragen stellen, kennis delen etc.

Je event vastleggen op foto en film
Professionele foto’s leggen niet alleen het evenement vast, maar zijn ook goed voor een sterke marketing van jouw event en organisatie. Deel de foto’s eventueel tijdens het evenement of bij de afsluiting (plenair of receptie), via social media, event app of op de schermen op locatie. Maak een mooie aftermovie met een korte sfeerimpressie van het event en eventueel interviews met de bezoekers, sprekers, medewerkers etc. Deze kan je bijvoorbeeld de volgende dag als afsluiting en bedankje sturen naar de bezoekers.

Na: verleng de beleving van je evenement
De communicatie stopt niet na het beëindigen van het evenement. Direct bij vertrek kan je bijvoorbeeld een unieke giveaway geven of deze een paar dagen later opsturen. Als het iets blijvends is zullen de bezoekers ook sneller wat vertellen over het event in hun omgeving. Zoals eerder genoemd is een foto- en/of videoreportage ook een mooi aandenken. Of om via diverse communicatiekanalen de mensen die niet aanwezig waren alsnog te informeren (en te prikkelen om de volgende keer wél te komen)! Dit geldt ook voor eventuele hand-outs van presentaties, conclusies, uitslagen etc.

Al met al is de communicatie rondom je evenement een belangrijk onderdeel van het succes van je event. Het is tevens een middel om je Return on Investment (ROI) te berekenen.

Meer weten over een sterk communicatieplan of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

13 maart 201818 september 2023

Rotterdam is een stad met een uitgesproken karakter, energiek en nooit hetzelfde. Rotterdam en Rotterdammers gaan het experiment niet uit de weg, maar zoeken het eerder op. Zoals de Nieuwe Maas een sterk symbool is voor de constante beweging. Een stad waar de Make It Happen mentaliteit voelbaar en zichtbaar is. Met partijen die voor Rotterdam kiezen en hun eigen invulling geven aan de Rotterdamse mentaliteit en ‘can do’ spirit. Of je nu bewoner bent, bezoeker of ondernemer: Rotterdam. Make It Happen.

Rotterdam heeft als evenementen- en congresstad een enorme diversiteit aan locaties. Misschien wel het meest opvallend: het grote aantal onconventionele locaties.

Kunsthal
Het iconische gebouw, ontworpen door de vermaarde architect Rem Koolhaas, biedt zeven verschillende tentoonstellingshallen, een karakteristiek Auditorium en een sfeervol Kunsthalcafé. Je kunt in het Auditorium terecht voor je presentatie, congres, filmvertoning, modeshow of muziekoptreden. In het Kunsthalcafé kan je terecht voor diner, borrel of bedrijfsfeest. Met kunst in en rondom het café en een ruim (dak) terras heeft het Kunsthalcafé haar eigen unieke sfeer. Uiteraard kan je het event combineren met een bezoek aan de tentoonstellingen. Je kunt ervoor kiezen om je gasten een rondleiding door de tentoonstellingen aan te bieden of een bezoek op eigen gelegenheid. Dit bezoek kan zowel binnen als buiten de vaste openingstijden plaatsvinden. Door het afwisselende tentoonstellingsaanbod is een bezoek aan de Kunsthal altijd verrassend. Lees meer op de website van de Kunsthal.

Euromast
De Euromast is het icoon van Rotterdam waar je kunt eten, drinken, slapen, feesten, abseilen en natuurlijk kunt genieten van het mooiste uitzicht van de stad! De Euromast leent zich perfect voor een inspirerende bijeenkomst voor ieder type event van 3 tot 350 personen. Je kan bijvoorbeeld een vergaderarrangement indelen voor een dagdeel of voor de gehele dag. En dit bijvoorbeeld aanvullen met een ritje in de Euroscoop, abseil, tokkel of een tour onder leiding van een professionele gids. De Brasserie van de Euromast heeft vier zalen; Daybreak, Sunset, Noon en Dusk. Deze zalen kunnen afzonderlijk, maar ook gecombineerd worden afgenomen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de Euromast exclusief af te huren voor (bedrijfs) feesten tot 350 personen. Lees meer op de website van de Euromast.

Wereldmuseum
Het Wereldmuseum is gevestigd in een klassiek en stijlvol pand in het centrum van de stad en ligt direct aan de Maas. Het Wereldmuseum beschikt over verschillende zalen met elk een unieke sfeer en uitstraling. De sprookjesachtige Balzaal, de intieme Van Rijckevorselzaal en de fabuleuze Salon lenen zich uitstekend voor onvergetelijke recepties, diners, vergaderingen, congressen of bedrijfsfeesten. Je kan je event ook combineren met een bezoek aan het museum. Het Wereldmuseum is een locatie vol charme en een betoverende ambiance. Met alle faciliteiten, elke mogelijke zaalopstelling en gerenommeerde catering dé locatie voor elk evenement op een prachtige locatie aan de Maas. Lees meer op de website van het Wereldmuseum.

ss Rotterdam
Als voormalig vlaggenschip van de Holland-Amerika Lijn en cruiseschip heeft het ss Rotterdam vele wereldzeeën bevaren. Ontdek de vele verhalen van La Grande Dame en beleef de authentieke sfeer tijdens een inspirerend congres, bijeenkomst, receptie of bedrijfsfeest. Je kan je event ook combineren met een tour door het schip of een overnachting in 1 van de 254 hotelkamers. Het ss Rotterdam heeft 12 verschillende authentieke ruimtes en 29 meeting rooms voor vergaderingen. Ze hebben allemaal een eigen verhaal. Zakelijk of feestelijk, voor 10 tot maximaal 3.500 personen kan je op het schip jouw wensen en die van je gasten in vervulling laten gaan. Lees meer op de website van het ss Rotterdam.

Hotel New York
Hotel New York is gevestigd in het prachtige voormalige hoofdkantoor van de Holland Amerika Lijn. Dit is de plek waar vroeger duizenden landverhuizers, vol hoop op een beter leven, vertrokken naar Noord Amerika. Tegenwoordig komen gasten hier in een bijzondere sfeer overnachten, eten, drinken en zaken doen. Hotel New York is de ideale plek om met je bedrijf te vergaderen, een presentatie te houden, te brainstormen of om een workshop te geven. De hoge plafonds, het daglicht, de kleurrijke en nostalgische inrichting van de zalen en de locatie op de kop van de Wilhelminapier zorgen ervoor dat Hotel New York een inspirerende omgeving is om zaken te doen. Lees meer op de de website van Hotel New York.

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 1 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel twee en deel drie voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Bron: MeetingReview & evenementorganiseren.nl

De behoeften van bezoekers aan events in kaart gebracht

21 december 201715 september 2023

Met een goed evenement kun je veel bereiken. Je kunt collega’s motiveren, klanten binden, vakgenoten inspireren, nieuwe opdrachtgevers werven, kennis overdragen, brainstormen, media-aandacht scoren en samen hoogtepunten vieren. Het is natuurlijk de bedoeling dat jouw bijeenkomst niet onopgemerkt voorbij gaat. Je wilt dat je genodigden uitzien naar jouw event en dat ze er nog lang over napraten.

Hoe zorgt een organisator er echter voor dat een evenement doet wat op de tekentafel is bedacht? Wat kun je doen om bezoekers een optimale ervaring te bezorgen? Hoe vergroot je daarmee het succes van je evenement? Congrescentrum RAI heeft dit onderzocht en de resultaten gebundeld in het rapport ‘Hoe vergroot u de impact van uw evenement?’.

Customer journey
Leidraad daarbij is de customer journey, de reis die een bezoeker aflegt vooraf, tijdens en na het evenement. “Dit heeft opvallende inzichten opgeleverd”, stelt Sanne Jolles, market research manager bij RAI Amsterdam. “Zo blijkt dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen zijn dag in te delen. Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden te zijn om de effectiviteit van een evenement te vergroten.”

Als het gaat om zakelijke evenementen is content essentieel, return on investment de nieuwe graadmeter en het inzetten op zowel de fysieke als de virtuele beleving noodzakelijk. Alles voor de optimale evenement voor de bezoeker. Inzicht in de totale bezoekerservaring krijg je echter pas als je in de schoenen stapt van de bezoeker en met hem meeloopt in de customer journey. Door deze reis stap voor stap in kaart te brengen in kaart te brengen, leer je welke momenten cruciaal zijn op het eventbezoek van de doelgroep te optimaliseren.

Fase 1: Oriëntatie
Voordat een potentiële bezoeker de keuze maakt om een evenement te bezoeken, oriënteert hij zich. Dit gebeurt hoofdzakelijk online, via relaties en collega’s en via social media. In de oriëntatiefase kijkt de potentiële bezoeker naar het onderwerp, het bereik, de exposanten, het programma en de sprekers. Dus alles om een gefundeerde keuze te maken en uiteindelijk te besluiten om te gaan en zich in te schrijven.

Fase 2: Voorbereiding
Bezoekers zijn grofweg op te delen in twee archetypes:
• mensen die zich tot in detail voorbereiden voordat ze aankomen op het evenement;
• mensen voor wie de voorbereiding pas begint wanneer ze de eerste stappen op de evenementvloer zetten.
Voor beide groepen dienen we tools en informatie te bieden om het maximale uit het bezoek te halen.

Fase 3: Reis naar het evenement
De bezoeker onderneemt een fysieke reis naar het evenement en komt aan bij de locatie. Bij de reis naar een evenementlocatie speelt het fenomeen ‘way finding’ een cruciale rol.

Fase 4: Onboarding
Na de registratie, het ophalen van de badge en mogelijk een bezoek aan de garderobe, heeft de bezoeker behoefte aan wat ‘me-time’. Er volgt een moment van acclimatisatie. Dat betekent bijvoorbeeld kijken hoe de lay-out is, contact opnemen met het thuisfront of nog een keer naar het programma kijken.

Fase 5: Bezoek evenement
De bezoeker besteedt zijn tijd aan het bijwonen van sessies, het bezoeken van exposanten, het maken van afspraken, het voeren van gesprekken, het verzamelen van informatie, het rondlopen op de beursvloer en het doen van zaken. Uiteraard zijn er stops voor lunch en rustmomenten.

Fase 6: Na het evenement
De bezoeker gaat mogelijk de stad in, vertrekt naar het hotel of gaat weer naar huis.

Fase 7: Evaluatie
De bezoeker legt verantwoording af aan collega’s of leidinggevenden. Resultaten worden gecommuniceerd en kennis en inzichten worden gedeeld. Meestal is dit het moment dat de volgende editie spreekwoordelijk in potlood al in de agenda van het volgende jaar verschijnt.

Fase 8: ‘Post-event’-momenten
Afspraken met nieuwe contacten worden opgevolgd en uitgebouwd. Bepaalde innovatieve thema’s en inzichten van het evenement vormen mogelijk startpunten voor nieuwe leerdoelen en kennisvergaring.

Succesfactoren voor het vergroten van de impact
De customer journey van de bezoeker wordt beïnvloed door talloze factoren. Is iemand ergens voor de eerste keer of is hij juist een regelmatige bezoeker? Zijn er grote cultuurverschillen tussen het land van de bezoeker en dat waarin het evenement plaatsvindt? Komt iemand om te netwerken e veel mensen te spreken, of om informatie te vergaren en sessies te volgen? Is iemand actief in online communicatie, of is hij nauwelijks actief op social media? Elke factor vraagt om een andere aanpak.

Toch zijn er in de customer journey een aantal zaken die voor iedere bezoeker even belangrijk zijn en waar je als organisator op ieder moment van de journey aandacht aan kunt besteden. Zo geeft het bezoekers rust om alles onder controle te hebben. Bied hen daartoe dus ook de mogelijkheden. Geef bijvoorbeeld informatie over het weer, het verkeer en andere actuele zaken een plek op de website. Hoe meer je ontzorgt, des te beter de bezoeker kan focussen op datgene waar het echt om draait op een evenement dat voldoet aan alle verwachtingen: inhoud, netwerk en zaken doen.

Door de volgende 5 succesfactoren te gebruiken, ben je staat de impact van een vakevenement te vergroten:
• Spread the word: bereik potentiële bezoekers. Help bezoekers om na het evenement makkelijk te rapporteren en kennis te delen.
• Easy access: optimaliseer de fysieke reis van bezoekers. Maak het evenement online zo toegankelijk mogelijk om zo de beslissing om te komen te vergemakkelijken.
• Route to success: zorg voor goede vindbaarheid van relevante exposanten en sessies. Het toverwoord is ‘matchmaking’, oftewel ontmoetingen voor, tijdens en na het evenement faciliteren.
• Be in charge: help bezoekers relevante mensen te ontmoeten en geschikte sessies te volgen. Maak het de bezoeker zo makkelijk mogelijk om tijdens het evenement informatie te verzamelen.
• Feel at home: faciliteer ontmoetingen die net even dat andere gesprek opleveren. Ondersteun bezoekers in hun behoefte aan persoonlijke ruimte en me-time.

Een succesvol evenement duurt 365 dagen per jaar
Hoewel de customer journey van het begin tot eind logisch kan worden bekeken, is ieder moment van het evenement een mogelijk beginpunt van de reis. Zowel voor, tijdens als na het evenement kan iemand er voor de eerste keer over horen. Zorg ervoor dat alle informatie voor het evenement toegankelijk is en een eenduidige boodschap heeft. Juist door de communicatielijnen het hele jaar open en actief te houden, wordt het makkelijker voor potentiële bezoekers om organisator én evenement te vinden. Dan is elke nieuwe reis er één naar bekend en vertrouwd terrein.

Meer weten over de behoeften van bezoekers aan events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: CustomerTalk

1 2

Tag: organiseren

10 tips voor een onvergetelijk jubileum event

9 tips voor een geslaagd netwerkevenement

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

Hoe maakt VKOZ van jouw event een onvergetelijk moment?

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

Tips voor een goede pre-eventbriefing

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

Inspireer mensen vooraf, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

De behoeften van bezoekers aan events in kaart gebracht

VKOZ maakt van jouw zakelijke event een onvergetelijk moment

VKOZ nieuwsbrief

VKOZ events & communicatie

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

Berichten navigatie

VKOZ events & communicatie