Eén van het meest georganiseerde evenement van organisaties is een netwerk- of relatie bijeenkomst. Deelnemen aan netwerkevenementen kan een goede manier zijn om zakelijke kansen te creëren. En wanneer zulke evenementen goed worden georganiseerd, kunnen ze bedrijven zelfs helpen om samen te innoveren. Maar netwerkevents hebben vaak een saai imago. Hoe zorg je er voor dat jouw evenement positief opvalt? Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet.
Tip 1: betrek de deelnemers
Betrek de deelnemers in een vroeg stadium bij het event. Vraag hen naar hun doelen voor de bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? Welke informatie willen ze krijgen? Op welke elementen willen ze netwerken. Zorg voor een nulmeting, die je achteraf koppelt aan de enquête met het resultaat van het event. Invloedrijke leden kan je aanmoedigen om aan het event deel te nemen en een bijdrage te leveren aan rondetafelgesprekken of om workshops te geven.
Tip 2: profileer de deelnemers
Laat alle deelnemers een profiel van zichzelf creëren met een goede mix van persoonlijke en zakelijke vragen. Deze informatie kun je gebruiken om mensen met elkaar te matchen. Ook kun je deze informatie afdrukken op een badge zodat je snel een indruk kunt krijgen van degene die je voor je hebt. Je kan zelfs de statistieken op grote schermen presenteren van de meest gekozen antwoorden.
Tip 3: creëer een goede netwerk sfeer
Kies een passende locatie. Zorg voor een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek (en temperatuur), zodat je elkaar goed kunt verstaan. In een overvolle zaal waar weinig ruimte is om rond te lopen en waar geen overzicht is, is het moeilijker om de juiste mensen tegen te komen. In een foyer of rondom de bar gaat dat een stuk makkelijker. Creëer verschillende bars en/of stations voor eten en drinken. Een dynamische opstelling bevordert verbinding en delen. Statafels met krukken of lage tafels met poefjes hebben een actief karakter en bieden toch comfort.
Tip 4: zet ‘facilitators’ in
Medewerkers van de organisatie lopen rond om de kwaliteit van de uitwisselingen in de gaten te houden en moedigen bezoekers aan om met elkaar in contact te komen en maken connecties n.a.v. bijvoorbeeld een zoekvraag. Hun doel is om alle deelnemers op hun gemak te stellen en een optimale ervaring te geven.
Tip 5: netwerktafels
Voor de netwerktafel kunnen bezoekers zich bij binnenkomst aanmelden. Nodig een expert uit die de gesprekken leidt. In een half uurtje tijd gaat men in gesprek over een van tevoren bepaald onderwerp. Het is een makkelijke manier om discussies op gang te brengen en je stimuleert ook de bezoekers die wat introverter zijn om te netwerken. Of geef deelnemers een gekleurde stip op de badge. Laat die kleuren corresponderen met statafels. Wanneer je in kleine groepjes samenkomt rond die tafels, is het contact snel gelegd.
Tip 6: de praatbank
De praatbank is precies wat het zegt, een ronde bank die stimuleert tot contact. Bij iedere praatbank kan een andere stelling neergelegd worden. Mensen gaan bij een willekeurige bank zitten en praten over de stelling.
Tip 7: een netwerkveiling
Je geeft iedere deelnemer een kaartje waarop men een aanbieding en een vraag kan schrijven (op dat kaartje staan een paar voorbeelden genoemd). Je verzamelt de kaartjes en selecteert de leukste ‘veilingstukken’. Dan breng je vraag en aanbod bij elkaar in een korte veiling. Eén van je gasten biedt bijvoorbeeld haar kennis aan op het gebied van social media. Iedereen die daar gebruik van wil maken kan haar direct ontmoeten na de veiling.
Tip 8: verras de bezoekers en zorg voor gespreksstof
• interactieve foodstations: biedt op een creatieve manier eten en drinken aan
• photobooths: leuke foto’s die je gelijk via social media kan delen
• wall of fame: maak van iedere bezoeker een polaroid (met evt. zoekvraag)
• gamification: zoals een speurtocht, caption contest of quiz (bijv. via Kahoot)
• casino: met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers
• (digitale graffiti) muur: voor quotes en illustraties
• muziek en entertainment door bijv. een karikaturist of goochelaar
• zakelijk speeddaten evt. met kaartjes met gespreksonderwerpen
• probs: zoals strandballen, ballonnen en andere opblaasbare objecten
• spelen: bijv. een pooltafel, pingpong, tafelvoetbal of dartbord
• netwerkbingo: een lijst met vragen en opdrachten (zoals Verbingo)
• pictionary: teken je beroep
Tip 9: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een succesvol netwerkevent. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. Ook tijdens het evenement is het belangrijk dat je zichtbaar bent en goed kan inspelen op allerlei situaties, zodat alles soepel verloopt. VKOZ events & communicatie maakt van jouw netwerkevent een onvergetelijk moment! Bijvoorbeeld voor MKB Rotterdam Rijnmond, het jaarlijkse MKB Ledenfestival. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.
Meer weten over een netwerkevenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.