tips Archieven

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

10 september 20208 april 2022

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie in met VKOZ. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

13 tips voor je communicatie bij live, online en hybride events

10 augustus 20208 april 2022

Door het coronavirus is het voor event professionals een uitdagende periode. Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden wat de beste vorm is. Ga je voor een live 1,5 meter event of kies je voor een online variant? Een derde optie is een hybride event: een combinatie tussen live en online. Alle drie de opties hebben één ding gemeen: communicatie met je deelnemers is heel belangrijk!

Online events
Online events zijn het afgelopen half jaar snel populair geworden. Logisch, want tijdens de lockdown was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.

Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.

Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.

Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.

Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.

Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Veilige 1,5 meter events
De 1,5 meter regel zorgt voor een heel andere dynamiek op evenementen. Veel minder mensen op een veel grotere oppervlakte. Ook ben je als event manager ineens bezig met zaken die voorheen allemaal vanzelf gingen, zoals crowd control en hygiënemaatregelen. De communicatie speelt ook bij veilige 1,5 meter-events een belangrijke rol.

Tip 6: Een slim registratieformulier
Het registratieformulier voor jouw evenement is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er komt en je wilt grip houden op het maximum aantal deelnemers. Ook heb je te maken met triage: de verplichte gezondheidscheck. Tenslotte is het aan te raden om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.

Tip 7: Gespreide aankomsttijden
Om lange wachtrijen te voorkomen, is het slim om de inloop van de deelnemers te verdelen over verschillende aankomsttijden. Laat de deelnemers zelf kiezen in welk tijdslot ze willen aankomen en leg uit waarom het belangrijk is dat ze zich aan de tijd houden. Houd ook in het achterhoofd dat de bezoekersstroom niet ophoudt na de ingang, maar zorg ook voor voldoende personeel bij bijvoorbeeld de garderobe.

Tip 8: Contactloos inchecken
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Ga op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Als je de deelnemers ook zelf hun badge laat pakken, waarna direct een label wordt geprint dat zij zelf op de badge kunnen plakken, is tussenkomst van een host(ess) helemaal niet meer nodig!

Tip 9: Duidelijke voorschriften
Laat je bezoekers in de communicatie duidelijk weten hoe jij als organisatie bijdraagt aan een veilig event. Dit kun je doen op de locatie zelf, maar ook vooraf op bijvoorbeeld de event website. Plaats maatregelen en plattegronden van de locatie en geef ook duidelijk aan wat je van de bezoeker verwacht. Het Event Platform raadt zelfs aan om een Chief Corona Officer aan te wijzen, die helpt bij vragen en bij het waarborgen van de veiligheid.

Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!

Tip 10: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.

Tip 11: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de gezondheidscheck, aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.

Tip 12: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.

Tip 13: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.

Wil je meer weten over de organisatie en communicatie van 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events? Neem gerust contact met ons op. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventinspiration

12 tips om deelnemers écht te betrekken bij je virtuele event

20 juli 20208 april 2022

Op dit moment worden er veel virtuele events georganiseerd. Daar komt meer bij kijken dan alleen maar zenden. Investeer, net als met een live event, tijd en moeite om te zorgen dat je online evenement interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.

Hieronder vindt je 12 tips om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje:

1. Ontwerp voor digitaal
Behandel online events precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd worden maar dan specifiek voor online.

2. Ontwerp een geweldige opening
Net als bij live evenementen doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hen verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe. Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding. Dit helpt om de tone-of-voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

3. Plan specifieke interactiemomenten
In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren. Of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.

4. Hou deelnemers scherp
Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen. Het is bovendien belangrijk om regelmatig van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook is, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format.

5. Kom terzake
In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

6. Wissel de groepsgrootte
Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit achter zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt aparte conference calls doen. Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken.

7. Werk met meerdere streams
Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen. En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

8. Sta deelnemers toe om uit te schakelen
Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren. Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen. Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

9. Gebruik tools
Online is het lastig om oldschool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online. Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Ook een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn. Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall. En als je dieper wilt graven, dan is ConsensIQ een goede tool. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.

10. Maak lol
Ook online willen mensen graag plezier hebben, dus waarom doe je niet een quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

11. Bereid je goed voor; ook technisch
Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je evenement beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit. Dus bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document. En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

12. Weet wie er kijken
Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie
Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

Behoefte om te sparren over jouw (virtuele) event? Ook in deze bijzondere tijden bieden wij een brainstormsessie aan. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

Bron: dagvoorzitter.nl

13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar

8 mei 202025 juli 2022

Een webinar hosten is in veel opzichten hetzelfde als het geven van een presentatie. Toch zijn er verschillen. Het is daarom als presentator belangrijk om er goed voorbereid in te stappen.

Wat zijn de geheimen van een geslaagd webinar? Wat zorgt ervoor dat jouw kijkers tot aan het einde van de uitzending erbij blijven? Hieronder 13 tips voor een succesvol webinar:

1. Leg in het begin uit hoe alles werkt en wat deelnemers kunnen verwachten
Bij elk webinar zijn er deelnemers die voor het eerst aan een webinar meedoen. Voor hen is het altijd even wennen. Begin daarom altijd met een korte uitleg over hoe het webinar werkt en hoe deelnemers optimaal kunnen meedoen. Dit geeft laatkomers tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te schuiven voordat de werkelijke inhoud begint.

2. Zorg voor een duidelijke structuur en opbouw
Begin het webinar met te vertellen hoe de structuur van je verhaal eruit ziet. Bijvoorbeeld: ‘3 toekomstscenario’s voor de vastgoedmarkt in Amsterdam.’ Als kijker weet je dan dat er 3 scenario’s volgen. Dit creëert veel duidelijkheid. Zorg er vervolgens voor dat elk onderdeel ongeveer evenveel aandacht krijgt, anders is de balans zoek. Qua opbouw is het altijd goed om voor een schaal te kiezen: van het minst waarschijnlijke tot het meest waarschijnlijke scenario. Kies er altijd voor om het meest interessante item tot het laatst te bewaren. Dan houd je de aandacht van de kijker zo lang mogelijk vast.

3. Houd de informatie op een slide beknopt
Gebruik bij voorkeur een PowerPoint presentatie, die het verhaal ondersteunt. Let er wel op dat de informatie heel beknopt is en dat er één hoofdpunt per slide staat. Zoals in het voorbeeld hierboven: ‘Scenario 2: buitenlandse investeerders nemen de markt over.’ Kijkers krijgen anders te veel informatie. Het kan wel goed werken om een beeld te gebruiken dat het verhaal ondersteunt.

4. Zorg voor voldoende afwisseling
Niets is saaier dan kijken naar een monoloog van 1 spreker, die ook nog eens achter een bureau zit. Kijkers gaan dan weg zappen. Zet daarom meerdere sprekers in, of neem er een moderator of presentator bij. Wissel regelmatig van spreker, zodat het webinar dynamisch blijft. Laat tussendoor een filmpje, een product of je eigen online platform zien, om nog meer afwisseling te creëren.

5. Betrek de deelnemer actief bij de presentatie
Laat een webinar echt voor je werken. Hét voordeel van een webinar ten opzichte van een gewone televisie-uitzending is dat kijkers live kunnen meedoen. Stel bijvoorbeeld (poll)vragen aan de kijkers. Je hebt dan direct in het webinar de uitkomst. De reacties van je kijkers kun je dan in de uitzending gebruiken, door er verder op door te gaan. Las ook voldoende ruimte in om kijkers vragen te laten stellen en die te beantwoorden.

6. Zet de kijker aan tot actie
Voeg een call-to-action knop toe aan je presentatie. Op die manier bied je nog meer waardevolle informatie voor de kijker én kun je als bedrijf waardevolle data verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan een aanvullend e-boek dat de kijker kan downloaden en waarmee je als bedrijf e-mailadressen verzamelt. Twee vliegen in één klap.

7. Practice makes perfect: oefen
Er staat ineens een camera op je gericht. Wanneer je dat niet gewend bent, kun je zomaar gaan stamelen en hakkelen. Oefen dus thuis of op kantoor alvast het verhaal. Neem het bijvoorbeeld op en kijk het terug. Zo kun je ook nog bepalen of er aanpassingen aan de presentatie nodig zijn.

8. Houd het tempo laag
Als presentator kun je niet rustig genoeg presenteren. Zorg daarom dat het tempo laag blijft en er genoeg rustmomenten in de presentatie zitten.

9. Wissel oogcontact af
Als online presentator bedien je zelf vaak het systeem. Hierdoor zul je af en toe naar het beeldscherm moeten kijken. Dat is helemaal niet erg en stoort deelnemers niet. Wissel het kijken naar het scherm af met rechtstreeks in de camera kijken en het eventueel bestuderen van aantekeningen. Deze wisselingen komen heel natuurlijk over, zolang ze maar rustig gebeuren.

10. Benoem wat je doet
Wanneer je bepaalde handelingen uitvoert met het systeem, bijvoorbeeld tekenen of het opstarten van een filmpje, laat het publiek dan weten waarmee je bezig bent. Dit vergroot de duidelijkheid en maakt het makkelijker voor hen om het webinar te volgen.

11. Zeg wie de vraag stelt
Wanneer je als presentator een doorgestuurde vraag beantwoordt, lees deze dan voor en noem de vragensteller bij naam. Bijvoorbeeld: ‘Dit is een vraag van Karlijn. Zij wil weten hoe het kan dat cryptovaluta zo volatiel zijn.’ Dit maakt het webinar persoonlijker en bevordert meer interactie: andere deelnemers zullen zich herkennen in Karlijn en makkelijker ook een vraag durven stellen.

12. Samenvatten
Deelnemers krijgen een hoop informatie te verwerken tijdens een webinar. Ze horen en zien nieuwe informatie, stemmen op polls en chatten in geval van vragen. Kortom, veel handelingen tegelijkertijd. Het kan daarom geen kwaad om af en toe samen te vatten zodat je iedereen de kans geeft om aan te sluiten.

13. Sluit het webinar kort en bondig af
Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk deelnemers op de actie buttons klikken en de enquête invullen, is het van groot belang dat het einde van het webinar kort en bondig is. Anders dan bij een fysiek seminar is er voor deelnemers namelijk geen drempel om vlak voor het einde weg te gaan. Geef ze hiervoor zo min mogelijk de gelegenheid.

Meer tips nodig? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee.
Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl voor het maken van een vrijblijvende afspraak.

Bron: onlineseminar

Behoefte aan advies, creativiteit en frisse inzichten?

10 april 202025 juli 2022

VKOZ events & communicatie deelt al jaren graag hun kennis, tips en inspiratie. Ook in deze bijzondere periode staan we voor je klaar. Via social media delen wij diverse artikelen die aansluiten bij de huidige situatie. En wij bieden ook nog steeds onze gratis brouwstormsessie aan. Online of op gepaste afstand.

Veel organisaties hebben het afgelopen jaar te maken gehad met het uitstellen of annuleren van evenementen. Of hebben hun live events omgezet in een online ervaring. De vooruitzichten zijn positief voor het organiseren van ‘echte’ events. Maar wanneer en hoe begin je de voorbereidingen? Voor extra inspiratie, creativiteit en frisse inzichten biedt VKOZ gratis brouwstormsessies aan. Online of met gepaste afstand.

Handig: Alles wat je wilt weten over het organiseren van events in corona tijd.

In een brouwstormsessie nemen we de tijd om zo veel mogelijk te weten over jullie event, organisatie en uitdagingen. Wij stellen vragen, denken mee en bedenken frisse en verrassende ideeën. Daarna maken wij van de brouwstormsessie een duidelijk verslag.

Wij helpen je, naast het meedenken met de huidige situatie, ook met bijvoorbeeld de volgende vragen
• wat voor soort evenement past bij mijn doelstellingen en doelgroepen en hoe bereik ik het maximale resultaat?
• hoe vertaal ik verschillende ideeën (en stakeholders) binnen mijn organisatie naar een concreet plan voor iedereen?
• welke stijl, thema of verhaallijn wil ik voor het event en wat voor inrichting, decoratie en catering hoort daar bij?
• hoe zorg ik voor een maximale interactie met mijn doelgroep voor, tijdens en na het evenement?
• kunnen we de impact en de ROI van ons huidig event verhogen?

Door creatieve oplossingen, eenvoudige wijzigingen of gewoon extreem gekke ideeën maak je van je volgende event een onvergetelijk moment!

Tips voor een succesvolle brainstormsessie
• breng 2 tot 4 enthousiaste medewerkers samen via bijv. Skype
• verzamel zoveel mogelijk uiteenlopende ideeën
• geef geen kritiek op ideeën tijdens de brainstormsessie
• moedig de gekste ideeën aan, ze inspireren anderen
• een brainstorm kan hierdoor nogal chaotisch verlopen, maar dat hoort bij het proces

Ben je op zoek naar een frisse blik en brede eventkennis? Laten we samen sparren! Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl

17 creatieve ideeën voor de sponsoren van je event

15 oktober 201921 april 2022

Sponsoren werven voor je evenement is een lastige taak. Waarom zouden ze nou precies jouw event kiezen om te sponsoren? Om goed in de smaak te vallen is het belangrijk om de behoefte van jouw potentiële sponsoren goed te vervullen. Vaak gaat het dan ook om het promoten van hun eigen merk. Wil jij jouw sponsoring naar het volgende niveau tillen? Hieronder vind je 17 creatieve sponsorship ideeën voor je volgende evenement.

Idee 1: Sociale mixers
Netwerken is één van de belangrijkste redenen waarom deelnemers naar congressen en andere zakelijke evenementen gaan. Ook als je zelf niet genoeg contacten hebt om je event te vullen kan je de sponsoren vragen hun partners uit te nodigen. Hierdoor ontstaat er een mix van contacten en partners. Een sponsor kan netwerkmogelijkheden creëren die nuttig zijn voor jou en voor hun eigen netwerk. Op deze manier kunnen je sponsoren zich wenden tussen jouw contacten en jij tussen die van je sponsoren.

Idee 2: Event apps
Ongeacht de grootte van jouw evenement, een event app is een must. Hiermee kan je de ervaring van jouw bezoekers personaliseren. Op evenementen met meerdere ruimtes en verschillende afdelingen is dit idee goed toepasbaar. Deze apps zijn ook interessant voor je sponsoren door de gedetailleerde gegevens die de apps opleveren over wat het meest interessant is voor jouw publiek. Je kan je sponsoren ook meer naar voren brengen door bijvoorbeeld een game of een push notificatie met hun naam, of een logo op het beginscherm van de app.

Idee 3: Bewegingsworkshops
Het is belangrijk om gedurende de dag kleine pauzes te nemen om de focus te behouden. Je moet je lichaam bewegen om echt op de resetknop te drukken. Korte bewegingslessen zoals yoga, hoelahoepen of zelfs Zumba kunnen bezoekers helpen om even tot rust te komen. Dit is een kans voor je sponsoren om contact te maken met je publiek.

Idee 4: (Trap)stickers
Heeft jouw locatie een grote entree? Of misschien een paar trappen waar je niet echt bij stil hebt gestaan? Het gebruik van stickers op trappen kan de deelnemers verrassen en je sponsoren een creatieve ruimte bieden om hun merk of boodschap te promoten. Natuurlijk kan dit idee ook op andere plekken toegepast worden. Denk aan liften, op de grond, muren of zelfs toiletten.

Idee 5: Fotohokjes
Net als bij een ouderwets fotohokje, kunnen bezoekers in fotocabines selfies maken. Vaak wordt er bij deze service nog extra mogelijkheden toegevoegd zoals GIF’s en korte video’s. Door de optie ‘delen op social media’ toe te voegen zullen bezoekers sneller hun foto posten. Hierin kunnen jouw sponsoren hun eigen merk en logo in verwerken. Op die manier kunnen ze zich promoten. Ook kan je een hashtag koppelen aan de berichten die zijn gepost. Hierin kan je je eigen event taggen, maar ook de namen van je sponsoren die je evenement mogelijk hebben gemaakt.

Idee 6: Wi-Fi
Voor de meeste events is toegang tot Wi-Fi een must. Vooral als je wilt dat bezoekers hun ervaring delen op social media of deelnemen aan live stream toespraken, is het verzorgen van gratis Wi-Fi essentieel. Sponsoren kunnen hun logo weergeven in een brochure, in de event-app of met borden overal op het evenement. Een Wi-Fi netwerk splash-pagina is een andere geweldige kans. Niet alleen voor branding, maar ook om te linken naar de site van de sponsor.

Idee 7: Social media scherm
Op een groot scherm op een centrale locatie laat je berichten en foto’s zien die getagd zijn met de hashtag van je evenement op social media, zoals Instagram en Twitter. Door het aanbieden van zo’n scherm, kunnen ook je sponsoren berichten beheren en de boodschappen van hun merk toevoegen aan het circuit.

Idee 8: Live streaming
Wist je dat 30% van de mensen die kijken naar een livestream het volgende jaar datzelfde evenement zullen bijwonen? Live video kan jouw bereik vergroten en impact hebben op jouw bedrijfsresultaten. Het aanbieden van een livestream in je pakket kan merken de mogelijkheid bieden om meer publiek erbij te betrekken dan alleen de bezoekers van je evenement.

Idee 9: Winactie
Op zoek naar een manier om je sponsoren onder de aandacht te brengen bij je bezoekers? Stel voor dat je sponsoren een nuttige of interessante prijs toekennen aan jouw deelnemers waarvoor ze een activiteit willen doen. Liken en delen op social media is hier een goed voorbeeld van. Je kan ook de activiteit vergroten tot een wedstrijd of een speurtocht die zich over het evenement uitstrekt. Zorg ervoor dat je duidelijk naar voren laat komen dat de prijs mogelijk wordt gemaakt door jouw sponsor.

Idee 10: AR of VR
Met virtual reality (VR) en augmented reality (AR) kunnen sponsoren bezoekers een unieke en leuke ervaring aanbieden. Help mensen je nieuwe product te leren kennen met AR of VR. Ook de producten van je sponsoren kun je hierbij gebruiken. Dit idee is ideaal als jouw product goed samen gaat met die van je sponsoren of als jullie al partners zijn.

Idee 11: Doe-het-zelf-knutselruimte
Mensen zijn gek op doe-het-zelf workshops. Denk aan schilderen, bouwen of gewoon plakken met glitters. Het maken van knutselwerkjes biedt plezier en vermaak waardoor je sponsoren goed naar voren kunnen komen door hun naam daarin te vertegenwoordigen. Dit geeft deelnemers niet alleen de kans om op hun social mediakanalen te delen wat ze hebben gemaakt, maar het is ook een herinnering die ze na je event nog zullen onthouden.

Idee 12: Liefdadigheid
Gebruik de schijnwerpers van jouw evenement om aandacht te vragen voor stichtingen en goede doelen waar jouw sponsoren mee samenwerken. Je kunt een gesponsorde liefdadigheidsactie organiseren en het op jouw event presenteren. Bezoekers kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om dieren te ‘sponsoren’ of grond voor het behoud van dieren in het wild.

Idee 13: Wellness
Net als de spa of bij de pedicure biedt dit bezoekers de mogelijkheid om zich in de watten te laten leggen en uiteindelijk met een geweldige indruk van je sponsoren te vertrekken. Het aanbieden van bijvoorbeeld mini-massages van 5 tot10 minuten is een goede manier om gasten fysiek te betrekken bij het merk van je sponsor. Zelfs als jouw sponsoren dit soort diensten niet bieden, kun je voor de dag opgeleid personeel inhuren en ze kleding van het merk van de sponsor laten dragen.

Idee 14: Speelruimte
Wil je dat je bezoekers wat stoom kunnen afblazen en even kunnen relaxen? Misschien is een speelruimte een goed idee. Reuze spelletjes van schaken, bord spellen of zelfs een ballenbak zijn uitstekende manieren om de aandacht van de gasten te trekken. Je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Het is ook een creatieve manier om je spelonderdelen met het merk van je sponsoren te combineren. Je kan hierop het logo van je sponsor bijvoorbeeld laten terugkomen. Deze spellen en objecten zullen op social media gepost worden, waardoor de naamsbekendheid groter wordt.

Idee 15: Premium goodiebags
Een tasje gevuld met een balpen, sleutelhanger en een sticker is inmiddels wel bekend. Toch horen goodiebags bij evenementen. Je kunt ze interessanter maken door deze aan te passen met premium producten. Hierin kunnen jouw sponsoren een rol spelen. Ze kunnen hierin hun eigen merk en producten promoten.

Idee 16: Digitale goodiebags
In plaats van een traditionele tas, kun je nu ook een digitale goodiebag aanbieden. Met nieuwe services kun je een pagina vol met aanbiedingen opzetten en beschikbaar stellen voor je bezoekers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld kortingscodes, speciale aanbiedingen, waardebonnen etc. Sponsoren kunnen hierin cadeaus aanbieden aan de bezoekers, die ook betrekking hebben op hun eigen organisatie. Bovendien is dit ook een goede manier voor dataverzameling. Sponsoren kunnen deze data gebruiken om bijvoorbeeld hun doelstellingen te meten of nieuwe klanten te werven.

Idee 17: Privacy pods
Deze volledig afgesloten ruimtes bieden een rustige plek om te bellen of een gesprek te voeren. Ze zijn er in verschillende maten en vormen. Velen worden geleverd met elektriciteit en Wi-Fi. Hier kunnen logo’s, namen en symbolen van jouw sponsoren terugkomen. Op deze manier worden ze op een subtiele manier onder de aandacht gebracht bij jouw bezoekers in een ontspannen sfeer.

Nog meer tips? Lees ons artikel: Hoe trek je sponsors aan voor je evenement? Of neem contact met ons op voor een gratis brainstormsessie!

Bekijk hier de video!

Bron: Eventbrite

9 tips voor een geslaagd netwerkevenement

16 juni 201919 april 2022

Eén van het meest georganiseerde evenement van organisaties is een netwerk- of relatie bijeenkomst. Deelnemen aan netwerkevenementen kan een goede manier zijn om zakelijke kansen te creëren. En wanneer zulke evenementen goed worden georganiseerd, kunnen ze bedrijven zelfs helpen om samen te innoveren. Maar netwerkevents hebben vaak een saai imago. Hoe zorg je er voor dat jouw evenement positief opvalt? Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet.

Tip 1: betrek de deelnemers
Betrek de deelnemers in een vroeg stadium bij het event. Vraag hen naar hun doelen voor de bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? Welke informatie willen ze krijgen? Op welke elementen willen ze netwerken. Zorg voor een nulmeting, die je achteraf koppelt aan de enquête met het resultaat van het event. Invloedrijke leden kan je aanmoedigen om aan het event deel te nemen en een bijdrage te leveren aan rondetafelgesprekken of om workshops te geven.

Tip 2: profileer de deelnemers
Laat alle deelnemers een profiel van zichzelf creëren met een goede mix van persoonlijke en zakelijke vragen. Deze informatie kun je gebruiken om mensen met elkaar te matchen. Ook kun je deze informatie afdrukken op een badge zodat je snel een indruk kunt krijgen van degene die je voor je hebt. Je kan zelfs de statistieken op grote schermen presenteren van de meest gekozen antwoorden.

Tip 3: creëer een goede netwerk sfeer
Kies een passende locatie. Zorg voor een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek (en temperatuur), zodat je elkaar goed kunt verstaan. In een overvolle zaal waar weinig ruimte is om rond te lopen en waar geen overzicht is, is het moeilijker om de juiste mensen tegen te komen. In een foyer of rondom de bar gaat dat een stuk makkelijker. Creëer verschillende bars en/of stations voor eten en drinken. Een dynamische opstelling bevordert verbinding en delen. Statafels met krukken of lage tafels met poefjes hebben een actief karakter en bieden toch comfort.

Tip 4: zet ‘facilitators’ in
Medewerkers van de organisatie lopen rond om de kwaliteit van de uitwisselingen in de gaten te houden en moedigen bezoekers aan om met elkaar in contact te komen en maken connecties n.a.v. bijvoorbeeld een zoekvraag. Hun doel is om alle deelnemers op hun gemak te stellen en een optimale ervaring te geven.

Tip 5: netwerktafels
Voor de netwerktafel kunnen bezoekers zich bij binnenkomst aanmelden. Nodig een expert uit die de gesprekken leidt. In een half uurtje tijd gaat men in gesprek over een van tevoren bepaald onderwerp. Het is een makkelijke manier om discussies op gang te brengen en je stimuleert ook de bezoekers die wat introverter zijn om te netwerken. Of geef deelnemers een gekleurde stip op de badge. Laat die kleuren corresponderen met statafels. Wanneer je in kleine groepjes samenkomt rond die tafels, is het contact snel gelegd.

Tip 6: de praatbank
De praatbank is precies wat het zegt, een ronde bank die stimuleert tot contact. Bij iedere praatbank kan een andere stelling neergelegd worden. Mensen gaan bij een willekeurige bank zitten en praten over de stelling.

Tip 7: een netwerkveiling
Je geeft iedere deelnemer een kaartje waarop men een aanbieding en een vraag kan schrijven (op dat kaartje staan een paar voorbeelden genoemd). Je verzamelt de kaartjes en selecteert de leukste ‘veilingstukken’. Dan breng je vraag en aanbod bij elkaar in een korte veiling. Eén van je gasten biedt bijvoorbeeld haar kennis aan op het gebied van social media. Iedereen die daar gebruik van wil maken kan haar direct ontmoeten na de veiling.

Tip 8: verras de bezoekers en zorg voor gespreksstof
• interactieve foodstations: biedt op een creatieve manier eten en drinken aan
• photobooths: leuke foto’s die je gelijk via social media kan delen
• wall of fame: maak van iedere bezoeker een polaroid (met evt. zoekvraag)
• gamification: zoals een speurtocht, caption contest of quiz (bijv. via Kahoot)
• casino: met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers
• (digitale graffiti) muur: voor quotes en illustraties
• muziek en entertainment door bijv. een karikaturist of goochelaar
• zakelijk speeddaten evt. met kaartjes met gespreksonderwerpen
• probs: zoals strandballen, ballonnen en andere opblaasbare objecten
• spelen: bijv. een pooltafel, pingpong, tafelvoetbal of dartbord
• netwerkbingo: een lijst met vragen en opdrachten (zoals Verbingo)
• pictionary: teken je beroep

Tip 9: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een succesvol netwerkevent. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. Ook tijdens het evenement is het belangrijk dat je zichtbaar bent en goed kan inspelen op allerlei situaties, zodat alles soepel verloopt. VKOZ events & communicatie maakt van jouw netwerkevent een onvergetelijk moment! Bijvoorbeeld voor MKB Rotterdam Rijnmond, het jaarlijkse MKB Ledenfestival. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

9 april 20192 april 2020

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een event is altijd co-creatie, ook jouw event. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen ’tijdelijke collega’s’. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?

Werk samen met specialisten
Werk samen met kwalitatieve professionals. Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega’s het traject in van het organiseren van een evenement.

In het voortraject:

1. Zet toeleveranciers vanaf het eerste moment bij jou om tafel
Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet! Dan worden dergelijke bedrijven ingehuurd en mogen ze ‘draaien’. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement nog beter maken.

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

3. Breng ze in contact met de andere toeleveranciers
Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.

4. Deel contactgegevens in het draaiboek
Je ziet nog wel eens event organisers die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar! Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.

5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

Tijdens het evenement:

6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

Na het event:

13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

Bron: EvenementOrganiseren

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

12 maart 201912 maart 2019

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

Alle events staan in het teken van connecties. Sterker nog, 89% van de millennials zeggen dat ze liever geld besteden aan een ervaring dan aan een fysiek product. Zakelijke evenementen zijn bij uitstek geschikt voor een bepaald type connectie, namelijk netwerken. Mensen gaan naar zakelijke events om professionele relaties op te bouwen en te ontwikkelen. Maar hoe groter de opkomst, des te uitdagender het wordt voor de bezoekers om op een authentieke manier contacten te leggen.

Laat je bezoekers niet aan hun lot over in krampachtige gesprekken over het weer. Help ze op weg met deze netwerkactiviteiten die een sterkere band tussen je bezoekers (en met je event) zullen smeden. Deel je grote publiek op in kleinere groepen voor zakelijke ijsbrekers die een oprecht gesprek wat meer haalbaar maken. Zodra de groepen zijn verdeeld, geef je ze uitdagingen die inspelen op humor, intelligentie en gedeelde ervaringen.

1. Overeenkomsten zoeken
Kies ijsbrekers die mensen samenbrengen, zodat ze hun verlegenheid kunnen overwinnen en persoonlijke relaties kunnen opbouwen. Daag bijvoorbeeld groepen uit om 10 dingen te vinden die iedereen met elkaar gemeen heeft. Stel een timer in om het wedstrijdgehalte hoog te houden en voorkom gemakkelijke uitvluchten zoals ‘We zijn allemaal mensen’.

2. Netwerken tegen de klok
Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.

3. Verhalen vertellen
Verhalen vertellen is een razend populaire activiteit op events. Verzin opdrachten zoals ‘Vertel eens hoe je mensen helemaal versteld liet staan op het werk’ en ‘Hoe heeft je eerste baan je geholpen je doelen te bereiken?’ Vraag bezoekers een kort verhaal voor te bereiden dat ze met kleine groepen of op het podium kunnen delen.

4. Gespreksstarters
Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.

5. 2 feiten, 1 leugen
Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.

6. Brainstormen over doelen
Voor volwassenen zijn ijsbrekers er niet alleen om mensen over hun eerste verlegenheid heen te krijgen. Ze dienen ook als productieve, dynamische kick-off-sessies. Laat deelnemers per 2 brainstormen over wat ze tijdens het event willen bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een band tussen de deelnemers, het helpt je ook om de rest van de dag beter te structureren.

7. Nieuwe woorden verzinnen
Nog een andere manier om de creativiteit van bezoekers te prikkelen, is hen uit te dagen om nieuwe woorden te verzinnen. Deel flitskaarten uit met alledaagse objecten (zee, regenboog, ster, boom, huis) en laat deelnemers samen een nieuwe naam bedenken. Zo stel je clichés ter discussie en breng je mensen op een onvoorspelbare manier samen.

8. Speurtochten
Stuur je bezoekers er binnen of buiten op uit om voorwerpen op een lijst te zoeken en fotograferen. Het thema kan te maken hebben met je evenement, maar je kunt er ook iets speels van maken: ‘Maak een foto van het grappigste dat je ziet’ of ‘Dingen die beginnen met de letter J’.

9. Opiniepeilingen
Als het niet realistisch is om je publiek in kleine groepen op te splitsen, kan een opiniepeiling een effectieve ijsbreker zijn. Een moderator stelt vragen vanaf het podium. Bezoekers beantwoorden de vraag met hun smartphone. Apps zoals Sli.do maken digitale peilingen en interactieve vraag-en-antwoordsessies mogelijk, waarvan de resultaten in real time op een scherm worden weergegeven.

10. Gestructureerde vraag-en-antwoordsessies
Zoek je nog een manier om deelnemers bij je vraag-en-antwoordsessies te betrekken en hen tegelijkertijd te helpen elkaar beter te leren kennen? Maak groepen van 2 deelnemers en vraag hen 2 of 3 vragen te bedenken die ze aan de panelleden of sprekers kunnen stellen.

Natuurlijk zijn zakelijke ijsbrekers niet de enige manier om bezoekers uit hun schulp te krijgen. Mensen gaan speciaal naar zakelijke events om te netwerken. Maak het ze gemakkelijk door ze te voorzien van verschillende manieren om een gesprek aan te knopen

11. Vrije tijd
Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.

12. Speciale apps
Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.

13. Competitief netwerken
Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.

14. Bezoekers online samenbrengen
Aangepaste event hashtags zorgen voor interactie tussen bezoekers voor, tijdens en na je evenement. Ze bieden een geweldige marketingtechniek om een hype te creëren rond je event. Maar het is ook leuke manier om je geregistreerde bezoekers enthousiast te maken en gesprekken op gang te brengen waardoor ze zich verbonden voelen.

15. De connecties voortzetten
Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.

Bron: Eventbrite

Inspiratie in je inbox?

1 maart 201915 juli 2022

Meld je aan voor de VKOZ nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws en actuele trends, inspiratie en tips:
• 4 keer per jaar
• de meest gelezen artikelen
• op het gebied van evenementen, live communicatie en de stad Rotterdam

Aanmelden kan onderaan de website.

VKOZ nieuwsbrief archief:
• Juni 2021
• Maart 2021
• December 2020
• Oktober 2020
• Juni 2020
• Maart 2020
• December 2019
• September 2019
• Juni 2019
• Maart 2019
• December 2018
• September 2018
• Juni 2018
• Maart 2018
• December 2017

Blijf dagelijks op de hoogte en volg ons ook op
Twitter | Facebook | LinkedIn | Instagram

Hoe zorg je dat alle leveranciers op jouw event een stap extra zetten?

In het voortraject:

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

5. Maak heldere afspraken Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

Tijdens het evenement:

6. Weet wie, wie is Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

Na het event:

13. Geef en vraag om terugkoppeling Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.” Henry Ford

Bron: EvenementOrganiseren

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

2. Netwerken tegen de klok Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.

4. Gespreksstarters Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.

5. 2 feiten, 1 leugen Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.

Natuurlijk zijn zakelijke ijsbrekers niet de enige manier om bezoekers uit hun schulp te krijgen. Mensen gaan speciaal naar zakelijke events om te netwerken. Maak het ze gemakkelijk door ze te voorzien van verschillende manieren om een gesprek aan te knopen

11. Vrije tijd Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.

12. Speciale apps Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.

13. Competitief netwerken Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.

15. De connecties voortzetten Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.

VKOZ events & communicatie

2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.

5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!

6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.

7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.

8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.

9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!

10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.

11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.

12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.

13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.

14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.

15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.

16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?

17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.

“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford

2. Netwerken tegen de klok
Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.

4. Gespreksstarters
Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.

5. 2 feiten, 1 leugen
Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.

11. Vrije tijd
Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.

12. Speciale apps
Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.

13. Competitief netwerken
Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.

15. De connecties voortzetten
Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.