Archief Evenementen

Innovatie Forum

De naam zegt het al, het Innovatie Forum houdt zich bezig met innovatie door middel van het professionaliseren van innovatiemanagement en new business development van Midden- en Grootbedrijven. De leden nemen kennis van de laatste theoretische inzichten en de ervaringen van innovatiemanagers van grote corporaties. Tevens wisselen zij praktijkervaring uit met peers. Eén persoon is belangrijk bij het opzetten van dit initiatief, namelijk Jan van den Ende. Hij is professor Innovation and Technology Management bij Rotterdam School of Management aan de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Bij elk evenement behandelt het Innovatie Forum één topic, welke is gekozen door de deelnemers en het meest actueel is. Deze keer was dat Innovatiestrategie: wat is het en hoe kom ik eraan? Dit topic werd behandeld in de conferentie die in 2021 plaatsvond. Het live event is georganiseerd in het Inntel Utrecht, geheel volgens de geldende maatregelen op dat moment. VKOZ was voor dit event verantwoordelijk voor de totaalaanpak: meedenken met het programma, projectmanagement, communicatie met de deelnemers en het coördineren van de conferentie.

Voor de conferentie hebben we gebruik gemaakt van de zalen ‘Spoor 3’ en ‘Spoor 4’. De ontvangst vond plaats in ‘De Halte’ op de 11^e etage met uitzicht over de stad en de borrel was in de ‘U-bar’. Namen die passen bij het hotel, het is namelijk handig gelegen naast Utrecht Centraal Station.

Tijdens de conferentie was Jan van den Ende naast de initiatiefnemer van het Innovatie Forum ook de academische spreker. Uit het bedrijfsleven waren er drie sprekers van de volgende bedrijven uitgenodigd: Danone, Nutricia en Rabobank. De deelnemers voerden discussies in werkgroepjes om de informatie te bespreken.

Het tweede event van het Innovatie Forum vond vanwege de maatregelen online plaats in de vorm van een webinar in 2022. ‘Een webinar is combinatie web en seminar, ook wel een online seminar genoemd.’ Het voordeel van dit webinar was dat door de kleinere groep, het makkelijker was voor de deelnemers om vragen te stellen en ervaring uit te wisselen. Op deze manier leek het bijna alsof de deelnemers 1 op 1 advies kregen. Dit werd als zeer positief ervaren door de aanwezige deelnemers. Er werd gezorgd voor een optimale kennissessie waarbij gebruik werd gemaakt van break-out sessies met virtuele kamers en online netwerken.

CIS University Exploration Days

Council of International Schools, afgekort CIS, is een wereldwijde ledenorganisatie die samenwerkt om internationaal onderwijs te vormen door middel van diensten voor scholen, universiteiten en individuen. De CIS-gemeenschap omvat meer dan 740 scholen en 610 hogescholen en universiteiten uit 122 landen. Een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van CIS is het organiseren van wereldwijde events. Doordat het hoofdkantoor is gevestigd in Leiden, maken zij gebruik van samenwerkingen met een Nederlands evenementenbureau en wij zijn trots om te mogen zeggen dat wij dat zijn.

Tijdens de coronacrisis zijn de live events omgezet naar online belevenissen, waarbij de deelnemers nog steeds samenkomen, maar dan virtueel. Hierbij kunnen zij alsnog leren, netwerken, ondersteunen en expertise delen. Zo ook tijdens de universiteitsbeurzen. Deze worden in verschillende steden en landen georganiseerd, zoals in Shanghai, Hong Kong, Afrika, Zwitserland, Frankrijk en de Benelux. Zo hebben we in alle 24 tijdzones een online event georganiseerd.

Het doel van een beurs als deze is dat internationale studenten kennismaken met verschillende universiteiten over de hele wereld. Om dit waar te kunnen maken, hebben wij het online platform waar gebruik van wordt gemaakt tijdens de beurs samen met GoToCollegeFairs ontwikkeld.

Om ervoor te zorgen dat studenten in contact komen met elkaar, kunnen universiteiten zelf hun virtuele booth inrichten. Hierin kunnen zij video’s en overige informatie plaatsen. Daarnaast kunnen deze universiteiten in contact komen met de studenten via onder andere (video)chat, live presentaties en nog veel meer. Ook kunnen studenten Educational Sessions volgen en met elkaar chatten in de Lounge.

Door deze vele toevoegingen aan het platform proberen we studenten de ervaring mee te geven die zo dicht mogelijk bij een live event in de buurt komen. Zo kunnen zij toch met elkaar in contact komen op verschillende manieren en dit vanuit hun eigen woonkamer!

New Business Roundtable

De New Business Roundtable is een Europees netwerk van executives in New Business Development en Innovation van bedrijven zoals Google, KPN, ING, Arcadis, Eneco, AkzoNobel, Achmea, IBM, Arcadis, Damen, Boskalis en Philips.

Jan van den Ende, professor Innovation and Technology Management bij Rotterdam School of Management aan de Erasmus Universiteit is de initiatiefnemer hiervan. VKOZ organiseert vanaf 2018 de evenementen van New Business Roundtable. Zo vindt er twee keer per jaar een congres plaats en drie keer per jaar een seminar.

Het congres wordt elk jaar in april en oktober georganiseerd, waarbij we ook in coronatijd deze congressen op een veilige manier hebben kunnen organiseren. Elke keer hebben de congressen andere onderwerpen, zoals Agile portfolio management, Ecosystem innovation en Scaling up innovation projects. Inmiddels hebben we een vaste locatie voor het congres, namelijk Karel 5 in Utrecht. Dit prachtige historische pand is op loopafstand van Utrecht Centraal station, maar het lijkt alsof je je begeeft op een landgoed.

Het doel van elk congres is om 'lessons learned' met betrekking tot de onderwerpen te delen, gebaseerd op diepgaande discussies naar aanleiding van bestaande cases van de deelnemers. De ochtend begint met een plenair gedeelte en gastsprekers van (inter)nationale universiteiten. Na de lunch wordt de groep opgedeeld in diverse werkgroepen in verschillende zalen, geleid door academici. De dag wordt afgesloten met een receptie in de mooie binnentuin.

De seminars worden het gehele jaar gehouden op diverse locaties zoals CIC in Rotterdam, Media Plaza, Creative Valley en Jaarbeurs in Utrecht. Elke keer verschilt het onderwerp en is er een andere academische gastspreker aanwezig. Namen zoals Professor Frank Piller uit Duitsland, Erkko Autio uit Engeland en Professor Ashish Sood uit Californië, Verenigde Staten zijn voorbijgekomen. Het doel van de seminars is het uitwisselen van ervaring op een interactieve manier. De deelnemers doen namelijk opdrachten waarin vertrouwelijke informatie wordt besproken, uiteraard op een veilige plek. De bijeenkomsten worden afgesloten met een netwerkborrel, zodat deelnemers met elkaar kunnen praten op een informele manier.

Hier heeft VKOZ gebruik van gemaakt vanwege de coronamaatregelen. Het concept is omgezet naar een interactief onlineprogramma. De academische sprekers gaven in hun presentatie veel aandacht aan polls en Q&A’s.

Na de presentaties werd de groep opgesplitst in kleinere groepen voor een breakout-sessie en plenaire terugkoppeling. We hebben gekozen voor kleinere groepen zodat deelnemers met kennis en handvatten weer aan de slag kunnen. Professor Jan van den Ende faciliteerde hierna het online netwerken op een actieve manier door vragen stellen en mensen in contact te brengen.

RIEC Rotterdam

Het Regionale Informatie- en Expertise Centrum Rotterdam, afgekort het RIEC, richt zich op de bestrijding van ondermijnende criminaliteit. Ze verbinden informatie, expertise en krachten van de verschillende overheidsinstanties. Ondermijning is een onderwerp waar tegenwoordig veel over wordt gesproken komt en om de mid term resultaten van de Versterkingspijlers naar voren te laten komen, is in samenwerking met VKOZ deze conferentie georganiseerd. Onder deze Versterkingspijlers vallen bijvoorbeeld de politie, belastingdienst en douane. Voorafgaand aan de conferentie was een werkbezoek voor minister Grapperhaus georganiseerd.

Bij deze hybride conferentie waren 140 mensen online uitgenodigd, welke later in de middag aansloten. De 40 andere deelnemers bezochten het event volledig volgens de coronaregels op locatie. We hadden de 15e en 16e etage van het Inntel Rotterdam gereserveerd om gebruik te maken van het prachtige uitzicht op de Erasmusbrug en skyline. Hiermee werd een stukje Rotterdam naar de online deelnemers gebracht om de hybride ervaring zo goed mogelijk te voltooien. De openingsfilm die is gebruikt voor de verrassende opening begon met het uitzicht vanuit de panoramazaal. In deze film werd een interview met elke pijler gehouden waarom samenwerken zo belangrijk is; het onderwerp dat naar voren moet komen tijdens het event.

De doelen van het evenement waren: successen delen en vieren, inhoud ophalen, verhalen vertellen en een onderscheidend en interactief programma. De opdracht voor VKOZ was om deze doelen te vertalen naar het programma. De dagvoorzitter Ernst Pols van het Rotterdamse OM en burgemeester Aboutaleb hebben hier ook zeker aan bijgedragen.

Om de doelen verder te behalen, zijn deze omgezet in verschillende activiteiten tijdens het afwisselende programma. Zo zorgde Mascha van de improvisatieacteurs voor de verbinding tussen live en online publiek vanuit de green room, was er een rondetafelgesprek met diverse stellingen en Q&A, een break-outsessie in virtuele kamers, een ideeënbus en een quiz met uiteraard een prijsuitreiking.

EventSummit

EventSummit is een groot eendaags platform voor de totale festival- en evenementenbranche. Deze keer werd de beurs georganiseerd in Ahoy Rotterdam na het grote succes in 2019. ‘Een beurs is een georganiseerde markt waar in dit geval vooral diensten worden gekocht en verkocht’. VKOZ nam hieraan deel op 30 januari 2020. Hierbij hadden we een eigen stand op de zogenaamde Rotterdam Straat. Dit is een plein waar verschillende Rotterdamse locaties met hun stand staan. Dit plein bevond zich in de hal ‘Steden & Regio’s’.

Ons doel tijdens EventSummit was om de bezoekers te verrassen en inspireren met onze activatie ‘Hier brouwen wij onze concepten’. Dit was tevens het thema van VKOZ voor de beurs. Dit omdat wij zijn gevestigd in het monumentale Heinekengebouw.

De 13.500 m2 beursvloer was overzichtelijk ingericht in thema’s zoals entertainment, techniek, locaties, festivals en verder ingedeeld in straten. Samen met Rotterdam Partners, RDM Events, Hilton, ss Rotterdam, Wereldmuseum, Spido, De Doelen, Maritiem Museum, Luxor Theater, Theater Rotterdam en nog veel meer Rotterdamse stands zorgden wij voor een onvergetelijke belevenis.

Het brouwen van onze concepten namen wij erg letterlijk: in onze stand waren wij live aan het brouwen met de bezoekers. We dachten met hen mee en brainstormen over hun events. Daarnaast hadden wij in opdracht van EventSummit en in samenwerking met Rotterdam Partners een interactief concept ontwikkeld dat voor meer reuring in de straat zorgde. We stonden op het centrale plein met ons grabbeltonspel: een groot bierfust gevuld met verschillende kleine en grote prijzen van de 28 Rotterdamse standhouders. Om te mogen grabbelen moest de bezoeker eerst een potje memory winnen door de juiste evenementenlocaties bij elkaar te zoeken. Wij hebben daarmee veel bezoekers blij gemaakt met geweldige prijzen!

Gemeente Rotterdam

Ondermijning is een steeds groter thema in de politiek en de media. Veel collega’s binnen de Gemeente Rotterdam hebben hiermee te maken en om dit onderwerp meer naar voren te brengen heeft de gemeente in samenwerking met VKOZ een congres georganiseerd. 'Een congres is een bijeenkomst waar over een bepaald vakgebied kennis wordt uitgewisseld'. Hierbij is het thema ‘Stop Ondermijning!’.

Dit gebeurde door het delen van kennis voor en door collega’s in de vorm van workshops. Hierbij was het doel van de Gemeente Rotterdam om door middel van informatieve en interactieve workshops de clusters met elkaar te verbinden. Gastspreker Henny Schilders droeg hieraan bij.

VKOZ heeft hieraan bijgedragen door een eigen ontwikkelde app te gebruiken tijdens het event: de OndermijningsTour. De deelnemers verdienden hierin punten door vragen te beantwoorden en bij te dragen aan de klaag- en jubelmuur. Hiermee konden zij leuke Rotterdamse prijzen winnen. Ook was het programma, de plattegrond en persoonlijk workshopschema te vinden in de app en was het een ideale tool om data mee op te halen.

Burgemeester Aboutaleb deed de opening en heeft in zijn toespraak een interne app gelanceerd. Om het event nog leuker te maken waren de improvisatieacteurs Michel en Mascha aanwezig. Zij zorgden onder andere voor interactie, steunden de dagvoorzitter Ernst Pols (van het OM) en assisteerden bij de opening en afsluiting.

Het congres vond plaats op een typisch Rotterdamse locatie: De Kuip. De 11 workshops, lunch, borrel en het plenaire gedeelte vonden plaats in de ruimtes van het Maasgebouw. Toch was dit niet genoeg, waardoor we creatief moesten zijn en besloten we een aantal workshops zelfs in de gastenkleedkamer en in de perszaal plaats te laten vinden! Buiten was er ook genoeg te doen. Zo stond er een hennepcontainer en scanbus.

Serious Game ‘Wie Helpt?’

TanteLouise maakt zich sterk om ouderenmishandeling tegen te gaan. Dit omdat ouderenmishandeling vaker voorkomt dan we denken; ongeveer 1 op de 20 ouderen heeft hiermee te maken. TanteLouise wil dit probleem graag aanpakken en ze zijn goed in het signaleren ervan. Hierbij hebben zij wel hulp nodig. Dit zal gebeuren aan de hand van de Serious Game ‘Wie Helpt?’ in de vorm van nationale publiciteit. ‘Publiciteit is aandacht van de media waarbij iets bekend wordt gemaakt’. Deze is ontwikkeld om ouderenmishandeling sneller te leren signaleren. De game wordt gebruikt als leermiddel voor eigen medewerkers, maar kan breed worden ingezet. In een jaar tijd is deze app samengesteld en zou moeten werken voor alle organisaties en doelgroepen.

Voor de lancering van de game was een congres georganiseerd. Hierbij zouden onder andere zorginstellingen uitgenodigd worden en zou er ook gefocust worden op scholen. De doelgroep hierbij was groot, maar voor iedere subdoelgroep was een toolkit ontwikkeld. De game werd onder de aandacht gebracht bij verschillende organisaties, wat tevens het doel van ons designplan en uitnodigingstraject was. Het evenement was de kern van de campagne en dit moest iets vertellen en laten zien met content en impact waar de mensen en media over willen praten en willen delen.

Op 20 februari 2020 was de dag van de sociale rechtvaardigheid en op deze dag vond ook het congres plaats. Een mooi moment om het congres te organiseren. Het bewustzijn over ongelijkheid, werkloosheid, sociale uitsluiting en armoede wordt namelijk op deze dag vergroot.

Voor de publiciteit heeft VKOZ de communicatiestrategie en het event design opgezet inclusief contentformat, uitnodigingstraject en toolkits. Patricia heeft verschillende mooie interviews geschreven welke gebundeld zouden worden in een verhalenboek.

FinTech Event

Deze avond was het thema FinTech, een combinatie van de woorden financieel en technologie. Innovatieve financiële producten en diensten stonden centraal.

Op een unieke locatie, in het hart van het historische centrum van Dordrecht, is in een prachtig Rijksmonument het Meeting House gevestigd; een voormalig bankgebouw. Het Meeting House is een inspirerende vergaderlocatie die bestaat uit diverse vergaderruimtes; elk met een geheel eigen uitstraling. Van deze locatie hebben we gebruik gemaakt voor dit event.

MK Jubileum Event

In 2019 vierde MK-The Subsidy Community hun 10-jarig bestaan. Het jubileum jaartraject is georganiseerd door VKOZ, inclusief de gehele communicatie. Op 13 september werd dit op een speciale manier gevierd vanaf de ss Rotterdam. Eén van de bijzondere locaties in de stad. Dit voormalig vlaggenschip van de Holland-Amerika Lijn is al een toeristische attractie op zich, laat staan om daar je eigen jubileum event te laten plaatsvinden! Met een tour in authentieke sfeer door het schip kwamen te gasten in De Sky Room, de hoogstgelegen ruimte. Op het terras is er prachtig uitzicht over de Skyline. Deze was ingericht in de branding van de klant met onder andere zitzakken en banners.

Willem Maas en Bastiaan Kleiberg, de oprichters, maakten hun entree door in smoking aan te komen met een RIB experience powerboat. Deze kon bij de ss Rotterdam gewoon aanmeren. Nu de groep deelnemers compleet was, kon er in een tentoonstelling teruggekeken worden naar de afgelopen tien jaar. Deze deelnemers bestonden uit medewerkers, externe consultants, klanten en partners. Iedere doelgroep had een eigen kleur keycord, waardoor iedereen van elkaar kon zien wie zij waren. Belangrijke momenten van de afgelopen tien jaar waren te zien op schermen en displays. Het evenement stond in teken van vroeger, nu en de toekomst.

Na het diner organiseerden we in samenwerking met Spark design & innovation een inspiratietour. De gasten vertrokken met watertaxi’s naar het innovatiebureau, gevestigd in de Vertrekhal Oranjelijn. Ook hier hadden we uitzicht op de maas vanuit het industriele monument van staal en glas. Founding partner Robert Barnhoor vertelde over allerlei inspirerende innovatie casus zoals de vliegende auto. Met de watertaxi’s gingen de deelnemers terug naar de ss Rotterdam voor een borrel in de Captains Lounge. Het verrassende programma en het onvergetelijke moment werd op deze manier afgesloten.

International Roundtable

New Business Developers uit diverse branches kwamen op de High Tech Campus in Eindhoven bij elkaar om kennis en ervaringen te delen. Collaboration for Innovation in Times of Industry 4.0 was het onderwerp van dit congres. Externe sprekers van bedrijven en academici zoals Frank Piller, Michael Bösinger en Aristedis Katsiorchis deelden hun verhaal met de deelnemers.

Naast de diverse presentaties en breakout sessies, hebben de deelnemers op een zakelijke manier gespeeddatet. Zo leerden zij elkaar in een hele korte tijd kennen op zakelijk gebied. Ook vond er een uitgebreide lunch op de campus plaats, waarbij de deelnemers zelf konden kiezen waar ze gingen eten. De dag werd afgesloten met een receptie.

Het Conference Center biedt een unieke, innovatieve en duurzame locatie op de slimste vierkante kilometer van Europa. De ideale locatie voor dit event. De deelnemers werden ook rondgeleid op de campus door Cees Admiraal. Het heeft diverse zalen en lobbies, een inhouse Starbucks en diverse restaurants.

Het programma bood genoeg mogelijkheden om te netwerken tijdens dit congres, zodat de deelnemers gelegenheid hadden om met nieuwe bedrijven in contact te komen. Door het grote succes gaan we dit congres elke twee jaar te organiseren. In 2021 heeft VKOZ het programma vertaald naar een interactief online congres.

Surfing The New Economy

VKOZ organiseert voor elke bijeenkomst van MK – The Subsidy Community een uniek event op een inspirerende locatie. Hierbij komen elk kwartaal de subsidieadviseurs, partners en klanten bij elkaar om onder andere kennis te delen en te netwerken. Dit keer was dat in de vorm van een conferentie op de locatie BlueCity. Deze locatie is gevestigd in het oude zwembad Tropicana aan de Maasboulevard, waarbij duurzaamheid centraal stond. Dit is de ideale locatie voor start-ups en kleinschalige initiatieven die de stad van de toekomst proberen te vormen door middel van een circulaire economie waar niks afval wordt.

CIS Global Forum Vienna

Om de deelnemers een divers programma te bieden, hebben we onder andere het volgende georganiseerd: een muzikale opening, 42 diverse workshops, twee beurzen, drie prijsuitreikingen en drie netwerkrecepties. Eén van deze recepties organiseerden wij in Das Rathaus. Dit prachtige monument is gebouwd tussen 1872 en 1883. De bezoekers werden hier naartoe vervoerd per bus vanaf het Austria Center Vienna. In de Festivalzaal van 71 meter lang en bijna 20 meter hoog werd de openingsreceptie gehouden. Ook trad de band van Michaela Rabitsch op: zangeres, componiste en beste vrouwelijke jazztrompettist van Oostenrijk!

We hadden contracten afgesloten met verschillende hotels door de hele stad. Het ACV ligt vlak bij een metrostation. Wanneer de deelnemers hier uitstapten, werd het meteen duidelijk welke kant zij op moesten door de led schermen op het station en de stickers op straat in eventbranding van CIS.

Voor dit event hadden we een app ontwikkeld zodat deelnemers zicht hadden op onder andere het uitgebreide programma en de plattegrond. Deelnemers konden in de app onder andere met elkaar connecten en chatten. Het was ook mogelijk om foto’s te delen op social media, welke te zien waren op het event. Deelnemers kregen ook verschillende meldingen vanuit de app. Daarnaast kon er data opgehaald worden waarmee de ROI bepaald kon worden na afloop van het event.

Wij besteedden veel aandacht aan de communicatie: voor, tijdens en na het event. De onlinecommunicatie werd getoond op een groot scherm waar ook de tijdlijn van Facebook en Twitter op te zien was. Wanneer deelnemers een foto postten, was dat op het scherm te zien. De communicatiemedewerkers waren actief bezig om hier gebruik van te maken door content te delen op social media. We vroegen mensen daarnaast om leuke foto’s te maken met de shoebag, welke wij als gadget weggaven aan alle deelnemers. Wij van VKOZ zijn trots dat wij dit grootse event mochten organiseren voor CIS.

MKB Ledenfestival

MKB Rotterdam Rijnmond is een stichting die zorgt dat het ondernemersklimaat in regio Rijnmond zo optimaal mogelijk is. Met meer dan 800 leden en partners wordt dit mogelijk gemaakt. Het hele jaar door vinden netwerkevents plaats met vaak dezelfde bedrijven en mensen. Om hier verandering in te brengen is in 2018 het MKB Ledenfestival ontwikkeld en geproduceerd door VKOZ. Als locatie hadden wij gekozen voor het Sparta Stadion. We hadden het hele gebouw tot onze beschikking waarbij beneden de registratie was, een verdieping hoger de ontvangstruimte met uitzicht op het voetbalveld en de hele bovenste etage voor de workshops.

Met een afwisselend programma konden de leden netwerken, inspiratie delen en kennis opdoen. Er konden workshops gevolgd worden met actuele onderwerpen als personeel, financiën, groei, aanbesteding en automatisering. Deze werden gegeven door leden of partners van MKB in verschillende rondes. Deelnemers konden hiernaast zakelijk speeddaten met Jack Kriek, deelnemen aan een pubquiz met Michel van Keulen en een eigen pannenkoek laten printen van Sander van Mook! Zo konden de deelnemers zelf hun eigen programma samenstellen. VKOZ heeft daarnaast het ‘MKB Netwerker van het Jaar Award!’ traject ontwikkeld waarbij de award op het event wordt uitgereikt.

Gemeente Zuidplas

Theatertour Gemeente Zuidplas werd georganiseerd om de vier dorpen die met elkaar één gemeente vormen, te verbinden. VKOZ is door Hans Heesterbeek gevraagd om de productie van dit event, ook wel Koning Zuidplas Theatertour, te regelen. Het is een groot openluchtspektakel met onder meer theater, muziek en dans. De verhaallijn van Koning Zuidplas is als volgt: de koning regeert de gemeente, maar is moe. Hij zoekt opvolging en laat zijn vier dochters, prinsessen, strijden om die eer. Zij mogen zich presenteren in alle vier de dorpen.

In elk dorp werd gevraagd aan lokale verenigingen om een optreden te verzorgen. Hierbij gaven amateurs in elk dorp een professioneel optreden, wat een onderdeel was van het complete optreden. Daarbij konden inwoners van andere dorpen meekijken op grote videoschermen. Ook kon het publiek meerijden met een speciale cabriobus.

Er ontstaat een probleem, want in het verhaal krijgen de zussen gaandeweg ruzie. De prins van Oud-Verlaat kan dit niet oplossen, waardoor Bert van Leeuwen, EO-presentator van Het Familiediner, bijspringt.

Mobike Rotterdam

Mobike, ’s werelds eerste en grootste aanbieder van deelfietsen, startte in november 2017 met een pilot in Rotterdam. Hierbij werd gekozen voor een gefaseerde aanpak, waarbij in eerste instantie 150 fietsen werden geplaatst. Het doel van de pilot was om het gebruik van de hightech fietsen intensief te monitoren, op basis waarvan de opzet zoveel mogelijk kon worden afgestemd op de wensen van de gebruikers en andere belanghebbenden in Rotterdam. Mobike heeft gekozen voor Rotterdam vanwege het internationale en ondernemende karakter van de stad en de no-nonsense mentaliteit. Daarnaast werkt Mobike goed samen met de gemeente en andere belanghebbenden, om rekening te houden met de verschillende belangen en de lokale wensen.

VKOZ was benaderd door Public Matters uit Den Haag, ‘een public affairs & lobbyadviesbureau dat is gespecialiseerd in beleidsbeïnvloeding en strategische communicatie’. Zij waren op zoek naar een lokale partner om de Mobike fietsen te lanceren in Rotterdam en hebben ons tevens in contact gebracht met het International Expension team van Mobike uit Londen, met wie wij hebben samengewerkt. Omdat wij toen nog een kantoor midden op de Coolsingel hadden, was dit de ideale plek om een promotiedag te starten, welke op 23 december plaatsvond.

We hadden via een ander bedrijf een promotieteam samengesteld dat door de stad reed op Mobike deelfietsen. Zij deelden kerstmutsen en andere giveaways uit, zoals coupons voor 20 gratis ritten om de Mobike fiets uit te proberen.

Ook gingen we online te werk om de deelfietsen te promoten: er liep via social media een #MobikeSanta actie, waarmee deelnemers kans maakten op een jaar lang gratis fietsen. De promotie leverde ook mooie foto’s van Rotterdam op! Het team had een social media frame, waar iedereen die iets kreeg op de foto ging. Door het zowel online als offline promoten van Mobike, hebben we voor een zo groot mogelijk bereik gezorgd. Dit hebben wij voornamelijk gedaan door het promotieteam merchandise te laten verspreiden en goed gebruik te laten maken van communicatie naar de mensen.

CIS Forum Barcelona

VKOZ organiseerde het CIS Forum Barcelona: een jaarlijks terugkerend internationaal evenement voor bezoekers om elkaar te ontmoeten, ideeën uit te wisselen en te leren over de huidige trends. CIS, Council of Internationaal Schools, is een wereldwijde ledenorganisatie die samenwerkt om internationaal onderwijs te vormen door middel van diensten voor scholen, universiteiten en individuen. Het evenement duurde drie dagen waar we een speciaal programma voor hadden ontwikkeld. Zo hadden we onder andere twee beurzen, 50 workshops, twee netwerkborrels en een award uitreiking georganiseerd. Daarnaast hadden we ook verschillende contracten afgesloten met hotels in de stad.

Wij organiseerden het congres in het conferentiecentrum in het Fira Barcelona Montjuic. Deze werd in 1929 gebouwd voor de EXPO en is gelegen in het centrum, vlak bij de beroemde Magic Fountains. Inmiddels is de locatie herbouwd en wordt het gebruikt als conferentiecentrum. Een grote uitdaging hierbij was het verdelen van de grootste hal in twee delen. De deelnemers hadden hier eerst een uitgebreide zittende lunch met meteen daarna de beurs met minimaal 400 standhouders. Niet elke locatie is geschikt voor een congres als deze aangezien we naast de plenaire zaal, ook een grote hal en tien break-outzalen nodig hadden. Dankzij ons event designplan paste alles gelukkig toch. Door onder andere bij de lunch rekening te houden met verschillende uitgiftepunten en alvast een aantal koude gerechten al op tafel te zetten.

We hadden tijdens het event veel aandacht voor de communicatie, zoals de branding. De bezoekers zagen buiten al dat de hele gevel in de speciale eventbranding van het forum was.

Met voor het eerst dat jaar een speciale eventapp, hadden we veel aandacht voor interactiviteit. Daarnaast besteedden we hierbij veel aandacht aan nieuwsbrieven, social media en een message board. Dit bord stond midden in de centrale hal en iedereen kon hier reageren op stellingen of berichten achterlaten. De communicatiemedewerkers waren druk bezig op social media om bezoekers te activeren. Daarnaast hadden we in de entree een groot digitaal bord waar we gedurende drie eventdagen allerlei berichten op toonden.

Rotterdam viert de stad!

Om de 75 jaar wederopbouw te vieren, was er een programma voor een heel jaar ontwikkeld, waarbij alles om 75 draaide. Na een half jaar merkte de projectgroep dat het niet zo leefde in de stad. Om deze reden vroegen zij hulp aan VKOZ. Wij ontwikkelden twee campagnes:

Ik viert de stad! Dit was een oproep voor mensen die een evenement in de stad organiseerden. Zij konden aanhaken en hierbij boden we voornamelijk free publicity aan. We leverden promotiemateriaal, een speciale website waar hun evenement werd vermeld, maar hierbij moesten zij wel een link leggen met de wederopbouw. Meer dan 18 evenementen haakten aan, zoals Stadsfestival Op z'n Rotterdams, speciaal Moederdag concert van RJSO in de Doelen, Scapino Ballet en Miniworld.

Jouw verhaal. Deze campagne stond in het teken van een verhalenwedstijd, waarbij mensen hun verhaal konden indienen en de drie besten een prijs wonnen. De hoofdprijs was een overnachting in De Euromast! We hadden een verhalenboek waar deze verhalen uiteindelijk in kwamen te staan. De verhalenwedstrijd spoorde mensen aan hun unieke Rotterdamverhaal op papier te zetten.

De Trap was een erg groot succes en zelfs bekend in het buitenland. Onverwachts werd het reuzenrad ook een groot succes, welke wij op een later moment bij de Markthal plaatsten. Met meer dan 100 projecten bereikte Rotterdam viert de stad! 10 miljoen mensen via social media en 799.000 bezoekers. Mede dankzij onze campagnes, De Trap en het reuzenrad, waarbij De Trap het meest bekend was en veel nieuwsplatformen heeft bereikt. We hebben de stad Rotterdam goed gevierd, waarbij de wederopbouw centraal stond.

CHIO Rotterdam

Het CHIO is meer dan alleen de paardensport; er is ook veel aandacht voor gezelligheid, zakelijk netwerken, fun for kids, shows, shoppen en entertainment. Ook wel het bekende Stroodorp. Daarnaast doet het NOS een live verslaglegging en voor de liefhebbers wordt het evenement uitgezonden op televisie. De Koninklijke familie en andere VIP’s brengen een bezoek aan het evenement als persoonlijk uitje.

Om dit vierdaagse 5-sterrenevenement te kunnen realiseren, wordt er heel het jaar aan de organisatie gewerkt en begint de opbouw twee maanden van tevoren. Daarbij hebben we veel vrijwilligers en sponsoren nodig om voor de faciliteiten te kunnen zorgen.

Op het evenement zelf is er één persoon die coördineert vanuit de centrale post en heeft contact met 12 divisies. Dit was Marjolein van VKOZ. Zo zorgden wij ervoor dat er goed werd gecommuniceerd met divisies zoals hospitality, beveiliging, EHBO, stallen, schoonmakers en catering. Voor de mindervaliden was Aafje aanwezig met golfkarretjes; zij zorgden ervoor dat mensen op de evenementenlocatie vervoerd konden worden.

We zijn trots op alle partijen die met enthousiasme en plezier aan het evenement werkten. Zij zorgden ervoor dat alles soepel verliep. Zowel Hans als wij vinden het belangrijk om te investeren in relaties met alle verschillende partijen en hen goed te behandelen. Zo doet iedereen het werk met plezier. Ondanks een gecompliceerde en grote productie om dit 5-sterrenevenement waar te maken en het inspelen op elementen zoals het weer, zijn we trots dat we hieraan hebben deelgenomen en een ervaring rijker zijn. Hierdoor kunnen wij ook voor zakelijke evenementen op elke locatie een evenement produceren.

London Educator Recruitment Fair

Deze beurs was uniek door verschillende onderdelen die het anders maakten. Zo hadden we The Grange St Paul’s Hotel afgehuurd waar 250 kamers locatie werden voor sollicitatiegesprekken. De kamers moesten aangepast worden met een bureau en twee stoelen waardoor het een interviewruimte werd in plaats van een hotelkamer. Deelnemers konden afspraken maken voor de sollicitatiegesprekken. In het grote Atrium hingen drie grote schermen waar wij een communicatieplan voor hadden geschreven waarbij we keken wanneer en wat we toonden op de schermen.

De scholen en universiteiten presenteerden zich eerst tijdens de workshops. Daarna konden de kandidaten zich tijdens de beurs inschrijven voor sollicitatiegesprekken. Daarnaast waren er aparte lounges met allerlei faciliteiten zoals digitale borden waar vacatures op stonden en waren er een aantal gastsprekers die lezingen gaven over onderwerpen binnen het onderwijs. Ook het CIS stond paraat voor kandidaten die advies nodig hadden.

CIS Forum Edinburgh

Council of International Schools, aangeduid als CIS, is een wereldwijde ledenorganisatie die samenwerkt om internationaal onderwijs te vormen door middel van diensten voor scholen, universiteiten en individuen. Om deze leden bij elkaar te brengen, worden congressen op verschillende locaties georganiseerd. Dit keer in Edinburgh, Schotland. Deze editie in 2015 is voor het eerst georganiseerd door VKOZ. We kregen hier de opdracht om het bestaande evenement herkenbaar te laten, maar vernieuwende elementen toe te voegen. We hebben hiermee onze blauwdruk gezet voor het organiseren van toekomstige forums. Waar we in Edinburgh nog 800 bezoekers hadden, is dit inmiddels opgelopen tot 1200.

Het jaarlijks terugkerend, internationaal evenement heeft als doel om elkaar te ontmoeten, ideeën uit te wisselen en te leren over de huidige trends en duurt in totaal drie dagen. Gedurende het event hadden we twee beurzen, 50 workshops, een netwerkborrel en award uitreiking. Het programma was tijdens dit forum voor het eerst te vinden in de eventapp. Hiernaast hadden we nog wel het bestaande programmaboekje, geheel in de eventbranding.

Communicatie tijdens dit event was erg belangrijk, waarvoor we hebben samengewerkt met de communicatieafdeling van het CIS. Dit was dan ook een onderdeel van ons eventdesignplan, waarbij we keken naar de verschillende elementen die belangrijk zijn voor de beleving en duidelijkheid op locatie voor de bezoeker.

De locatie van het conferentie center was midden in de stad, wat erg uniek is. We spreidden de registratie door beurshouders hun spullen de dag voor het event neer te laten zetten en mensen die nauw betrokken waren eerder te registreren. Het vertrouwde, maar vernieuwend congres verliep soepel door de faciliteiten en het CIS was zo tevreden dat het forum in 2017 is herhaald in Edinburgh.

Tijdens het event is er veel gebruik gemaakt van de informatiebalie van de stad. Mensen konden met de verkregen informatie en kortingsbonnen het event combineren met een stedentrip.

1 2

Een initiatief vanuit Erasmus University

Innovatieve locatie voor een conferentie

Online aanvulling in de vorm van een webinar

De conferentiezaal Inntel Utrecht

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Mooie internationale samenwerkingen

Online, maar toch een belevenis

Persoonlijk contact in de virtuele booth

FairStop: de virtuele beursomgeving

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Even over de New Business Roundtable

Twee keer per jaar een congres

Drie keer per jaar een andere locatie voor een seminar

CIC Rotterdam

Een webinar is een online seminar

Het delen van kennis in de vorm van een webinar

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Ondermijning zien, aanpakken, oppakken en afpakken

Rotterdam op je beeldscherm

Hybride als nooit tevoren

Panoramazaal Inntel Rotterdam

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Concepten brouwen in Ahoy Rotterdam

Grabbelen in de Rotterdam Straat

Rotterdammers leerden elkaar beter kennen

Bekijk hier de aftermovie

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Leer met en van collega’s

Een Rotterdams tintje

Het begin van nóg meer leren

Bekijk hier de Behind the scenes video

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

TanteLouise maakt zich sterk

Een evenement als onderdeel van een grotere campagne

Dag van de Sociale Rechtvaardigheid

Theater De Maagd

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Elk kwartaal een evenement

Een evenementenlocatie in thema van het event

Een combinatie van fun, kennis en netwerken

Twee subsidieadviseurs werden in het zonnetje gezet met een Rotterdams borrelpakket van Meneer Klaas!

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Een mooie locatie vanaf het water

Een spectaculair entree

Nóg een tour als afsluiting

Bekijk hier de aftermovie van het event

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Duitsland komt naar Nederland

Speeddaten, maar dan op een andere manier

Innovatieve locatie voor het netwerken

Breakout sessies gedurende de dag: deelnemers gingen in groepjes aan de slag

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Bijzondere locatie, passend bij het thema

Een circulaire dag

SoepStarter kit als giveaway

Bekijk hier de slideshow van het event

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Deelnemers over de hele wereld komen samen

De mooiste locatie van Oostenrijk

Vergroot je impact met een eventapp

Bekijk hier de slideshow voor een impressie van het CIS

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Een vernieuwend concept voor het netwerkevent

Programma waar de deelnemers energie van krijgen

Groot succes!

Bekijk de aftermovie, inclusief interviews, gemaakt door Razende Reporter Eric van der Velden van De Film Makelaar

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Dochters van de koning strijden om de eer

Een evenement dat mensen met elkaar verbindt

Het Familiediner

Bekijk de samenvatting van de Koning Zuidplas Theatertour

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Rotterdamse primeur van Mobike in Nederland

Oranje merchandise door de hele stad

Mobike gaat viral met #MobikeSanta

Op social media ging de hashtag #MobikeSanta viral!

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.Meer weten? Laat je inspireren:

Een gevarieerd driedaags programma

Veel uitdagingen, maar toch een groot succes

Veel aandacht voor interactiviteit

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren:

De afgelopen jaren organiseerden we live online en hybride events in Rotterdam, Nederland en het buitenland.
Meer weten? Laat je inspireren: