Archieven: Evenementen

Dag voor Leidinggevenden
De Rechtspraak

De Rechtspraak beschermt rechten en vrijheden. Ze komt op voor de democratische rechtsstaat, zorgt voor een goede toepassing van het recht en voor beslissingen door onafhankelijke, onpartijdige, integere en deskundige rechters.

Elk jaar vindt de Dag voor Leidinggevenden plaats, dit jaar in Maarssen. Er is gekozen voor een centrale en unieke locatie, rekening houdend met duurzaamheid. De Rechtspraak heeft aan VKOZ gevraagd om het evenement van A-Z te organiseren, inclusief het vinden van alle sprekers en samenstellen van het inhoudelijke programma. Hierbij was het doel om hen maximaal te ontzorgen.

Het is voor De Rechtspraak belangrijk om aandacht te geven aan duurzaamheid: wij hebben hiermee rekening gehouden door de keuze voor de locatie, catering en het gebruik van openbaar vervoer met het inzetten van pendelbussen. Daarnaast is interactiviteit belangrijk doordat in twee jaar het fysieke contact nauwelijks heeft plaatsgevonden. Tussen zowel bestaande als nieuwe collega’s hebben we dit op een verrassende manier met veel humor bereikt. Ook de loungesetting op de locatie helpt hierbij, wat het contact stimuleert en tevens mogelijkheden voor buitenactiviteiten biedt. Bijvoorbeeld het schermen en de drakenbootrace.

De improvisatieacteurs hebben hier voor een groot gedeelte aan bijgedragen: ze zorgden naast een leuk ontvangst voor het verbinden van mensen met veel humor. Er is gekozen voor inspirerende onderwerpen gedurende de acht workshops over de hele dag waarvan er zes binnen en twee buiten plaatsvonden. De gastspreker van deze dag was Karim Benammar met als onderwerp van zijn presentatie 'Radicaal anders denken', wat niet alleen heel inspirerend maar ook humoristisch en verbindend was. Hij deed zowel de opening als de afsluiting, samen met de improvisatieacteurs.

Tijdens de opening in de plenaire zaal hebben deelnemers kaartjes ingevuld naar aanleiding van vragen van Karim. Deze zijn doorgenomen en buiten opgehangen zodat iedereen ze kon lezen. Bij de plenaire afsluiting zijn de kaartjes besproken en kwamen er inspirerende antwoorden uit. Dit was een leuke manier om inhoud op te halen.

De deelnemers vonden het een geslaagde dag met een combinatie van workshops met veel informatie en sportiviteit. We hebben optimaal gebruik kunnen maken van de locatie door het prachtige weer: deelnemers konden buiten lunchen en de twee workshops die buiten plaatsvonden. De improvisatieacteurs hebben veel deelnemers kunnen verbinden en nieuwe mensen hebben elkaar leren kennen. De Rechtspraak hoopt het evenement jaarlijks te kunnen organiseren op net zulke mooie locaties als InnStyle.

CIS Global Forum Virtual
Council of International Schools

Council of International Schools, aangeduid als CIS, is een wereldwijde ledenorganisatie die samenwerkt om internationaal onderwijs te vormen door middel van diensten voor scholen, universiteiten en individuen. Om deze leden bij elkaar te brengen, worden congressen op verschillende locaties georganiseerd. Dit gebeurt elk jaar in een andere stad en wij hebben er een aantal mogen organiseren. Begin 2020 is dit vanwege Covid omgezet naar een online global forum. Hierbij hebben we meegekeken naar verschillende mogelijkheden voor zowel een online als hybride evenement.

Vanwege de inmiddels circa 1100 deelnemers uit meer dan 115 landen was het tijdsverschil tijdens dit online evenement de grote uitdaging. Daarom heeft CIS gekozen voor een geheel online evenement in plaats van hybride. Tijdens verschillende brainstormsessies hebben we gekeken naar software, waar de focus in 2020 vooral lag bij de juiste vorm en welke platformen daarbij werden gebruikt voor het uitgebreide programma.

Er is hierbij uiteindelijk gekozen voor het platform SpotMe, wat veel op een facebookervaring lijkt. Hetzelfde live programma was omgezet naar online, dus echt één op één. Dit betekent dat we tijdens drie dagen een plenaire opening en afsluiting, 50 sessies, 60 workshops, 2 beurzen en een awarduitreiking hadden.

We hebben tijdens de evaluatie gevraagd naar feedback over het online global forum, waaruit bleek dat de virtuele hangouts populair waren onder de deelnemers.

Daarom legden we de focus in 2021 meer op inhoud en interactiviteit zoals de mogelijkheid om één op één afspraken te maken met andere deelnemers en er was meer fun met virtual social activities.

Congressen, seminars en webinars
New Business Roundtable

De New Business Roundtable is een Europees netwerk van executives in New Business Development en Innovation van bedrijven zoals Google, KPN, ING, Arcadis, Eneco, AkzoNobel, Achmea, IBM, Arcadis, Damen, Boskalis en Philips.

Jan van den Ende, professor Innovation and Technology Management bij Rotterdam School of Management aan de Erasmus Universiteit is de initiatiefnemer hiervan. VKOZ organiseert vanaf 2018 de evenementen van New Business Roundtable. Zo vindt er twee keer per jaar een congres plaats en drie keer per jaar een seminar.

Het congres wordt elk jaar in april en oktober georganiseerd, waarbij we ook in coronatijd deze congressen op een veilige manier hebben kunnen organiseren. Elke keer hebben de congressen andere onderwerpen, zoals Agile portfolio management, Ecosystem innovation en Scaling up innovation projects. Inmiddels hebben we een vaste locatie voor het congres, namelijk Karel 5 in Utrecht. Dit prachtige historische pand is op loopafstand van Utrecht Centraal station, maar het lijkt alsof je je begeeft op een landgoed.

Het doel van elk congres is om 'lessons learned' met betrekking tot de onderwerpen te delen, gebaseerd op diepgaande discussies naar aanleiding van bestaande cases van de deelnemers. De ochtend begint met een plenair gedeelte en gastsprekers van (inter)nationale universiteiten. Na de lunch wordt de groep opgedeeld in diverse werkgroepen in verschillende zalen, geleid door academici. De dag wordt afgesloten met een receptie in de mooie binnentuin.

De seminars worden het gehele jaar gehouden op diverse locaties zoals CIC in Rotterdam, Media Plaza, Creative Valley en Jaarbeurs in Utrecht. Elke keer verschilt het onderwerp en is er een andere academische gastspreker aanwezig. Namen zoals Professor Frank Piller uit Duitsland, Erkko Autio uit Engeland en Professor Ashish Sood uit Californië, Verenigde Staten zijn voorbijgekomen. Het doel van de seminars is het uitwisselen van ervaring op een interactieve manier. De deelnemers doen namelijk opdrachten waarin vertrouwelijke informatie wordt besproken, uiteraard op een veilige plek. De bijeenkomsten worden afgesloten met een netwerkborrel, zodat deelnemers met elkaar kunnen praten op een informele manier.

Congres Stop Ondermijning!
Gemeente Rotterdam

Ondermijning is een steeds groter thema in de politiek en de media. Veel collega’s binnen de Gemeente Rotterdam hebben hiermee te maken en om dit onderwerp meer onder de aandacht te brengen heeft de gemeente in samenwerking met VKOZ een congres georganiseerd met als thema: ‘Stop Ondermijning!’.

Dit gebeurde door het delen van kennis voor én door collega’s in verschillende workshops. Hierbij was het doel van de Gemeente Rotterdam om door middel van informatieve en interactieve workshops de clusters met elkaar te verbinden. Plus Henny Schilders als gastspreker tijdens de plenaire opening.

VKOZ heeft hieraan bijgedragen door een eigen ontwikkelde app te gebruiken tijdens het event: de OndermijningsTour. De deelnemers verdienden hierin punten door vragen te beantwoorden en bij te dragen aan de klaag- en jubelmuur. Hiermee konden zij leuke Rotterdamse prijzen winnen. Ook was het programma, de plattegrond en persoonlijk workshopschema te vinden in de app en was het een ideale tool om data mee op te halen.

Burgemeester Aboutaleb deed de opening en heeft in zijn toespraak een interne app gelanceerd. Om het event nog leuker te maken waren de improvisatieacteurs Michel en Mascha aanwezig. Zij zorgden onder andere voor interactie, steunden de dagvoorzitter Ernst Pols (van het OM) en assisteerden bij de opening en afsluiting.

Het congres vond plaats op een typisch Rotterdamse locatie: De Kuip. De 11 workshops, lunch, borrel en het plenaire gedeelte vonden plaats in de ruimtes van het Maasgebouw. Toch was dit niet genoeg, waardoor we creatief moesten zijn en besloten we een aantal workshops zelfs in de gastenkleedkamer en in de perszaal plaats te laten vinden! Buiten was er ook genoeg te doen. Zo stond er een hennepcontainer en scanbus.

Het congres werd afgesloten door André Vervooren. Er was een prijsuitreiking, waar onder andere Hedone sweatshirts werden uitgereikt; het kledingmerk opgericht door Marco den Dunnen. Van hetzelfde merk ontvingen alle workshopgevers een mooie canvas tas.

Het event was erg geslaagd en aan de hand van een videoverslag en evaluatie uit de game is het de bedoeling dat het event tweejaarlijks gehouden zal worden. Dit zal voor meerdere mooie samenwerkingen leiden.

International Roundtable
Erasmus University

International Roundtable is een initiatief van Professor Jan van den Ende, dat hij samen met VKOZ in 2019 heeft opgezet. Dit congres was een samenvoeging van De New Business Roundtable en de RWTH Aachen, Duitsland. Innovatiemanagers van bedrijven zoals KPN, Eneco, Google, Ford, Vodafone, Bayer en Miele waren hier uitgenodigd. Door deze twee groepen samen te voegen, was het voor de deelnemers interessant om met andere bedrijven te sparren.

New Business Developers uit diverse branches kwamen op de High Tech Campus in Eindhoven bij elkaar om kennis en ervaringen te delen. Collaboration for Innovation in Times of Industry 4.0 was het onderwerp van dit congres. Externe sprekers van bedrijven en academici zoals Frank Piller, Michael Bösinger en Aristedis Katsiorchis deelden hun verhaal met de deelnemers.

Naast de diverse presentaties en breakout sessies, hebben de deelnemers op een zakelijke manier gespeeddatet. Zo leerden zij elkaar in een hele korte tijd kennen op zakelijk gebied. Ook vond er een uitgebreide lunch op de campus plaats, waarbij de deelnemers zelf konden kiezen waar ze gingen eten. De dag werd afgesloten met een receptie.

Het Conference Center biedt een unieke, innovatieve en duurzame locatie op de slimste vierkante kilometer van Europa. De ideale locatie voor dit event. De deelnemers werden ook rondgeleid op de campus door Cees Admiraal. Het heeft diverse zalen en lobbies, een inhouse Starbucks en diverse restaurants.

Het programma bood genoeg mogelijkheden om te netwerken tijdens dit congres, zodat de deelnemers gelegenheid hadden om met nieuwe bedrijven in contact te komen. Door het grote succes gaan we dit congres elke twee jaar te organiseren. In 2021 heeft VKOZ het programma vertaald naar een interactief online congres.

Global Forum Vienna
Council of International Schools

VKOZ organiseerde voor en samen met Council of International Schools het jaarlijkse Global Forum on International Admission & Guidance. In 2018 hebben wij dit in de Oostenrijkse hoofdstad Wenen georganiseerd. Hiervoor hadden we het Austria Center Vienna afgehuurd. Van 7 tot 9 november kwamen 900 internationale scholen en universiteiten uit 116 landen over de hele wereld bij elkaar.

Om de deelnemers een divers programma te bieden, hebben we onder andere het volgende georganiseerd: een muzikale opening, 42 diverse workshops, twee beurzen, drie prijsuitreikingen en drie netwerkrecepties. Eén van deze recepties organiseerden wij in Das Rathaus. Dit prachtige monument is gebouwd tussen 1872 en 1883. De bezoekers werden hier naartoe vervoerd per bus vanaf het Austria Center Vienna. In de Festivalzaal van 71 meter lang en bijna 20 meter hoog werd de openingsreceptie gehouden. Ook trad de band van Michaela Rabitsch op: zangeres, componiste en beste vrouwelijke jazztrompettist van Oostenrijk!

We hadden contracten afgesloten met verschillende hotels door de hele stad. Het ACV ligt vlak bij een metrostation. Wanneer de deelnemers hier uitstapten, werd het meteen duidelijk welke kant zij op moesten door de led schermen op het station en de stickers op straat in eventbranding van CIS.

Voor dit event hadden we een app ontwikkeld zodat deelnemers zicht hadden op onder andere het uitgebreide programma en de plattegrond. Deelnemers konden in de app onder andere met elkaar connecten en chatten. Het was ook mogelijk om foto’s te delen op social media, welke te zien waren op het event. Deelnemers kregen ook verschillende meldingen vanuit de app. Daarnaast kon er data opgehaald worden waarmee de ROI bepaald kon worden na afloop van het event.

Wij besteedden veel aandacht aan de communicatie: voor, tijdens en na het event. De onlinecommunicatie werd getoond op een groot scherm waar ook de tijdlijn van Facebook en Twitter op te zien was. Wanneer deelnemers een foto postten, was dat op het scherm te zien. De communicatiemedewerkers waren actief bezig om hier gebruik van te maken door content te delen op social media. We vroegen mensen daarnaast om leuke foto’s te maken met de shoebag, welke wij als gadget weggaven aan alle deelnemers. Wij van VKOZ zijn trots dat wij dit grootse event mochten organiseren voor CIS.

CIS Forum Barcelona
Council of International Schools

VKOZ organiseerde het CIS Forum Barcelona: een jaarlijks terugkerend internationaal evenement voor bezoekers om elkaar te ontmoeten, ideeën uit te wisselen en te leren over de huidige trends. CIS, Council of Internationaal Schools, is een wereldwijde ledenorganisatie die samenwerkt om internationaal onderwijs te vormen door middel van diensten voor scholen, universiteiten en individuen. Het evenement duurde drie dagen waar we een speciaal programma voor hadden ontwikkeld. Zo hadden we onder andere twee beurzen, 50 workshops, twee netwerkborrels en een award uitreiking georganiseerd. Daarnaast hadden we ook verschillende contracten afgesloten met hotels in de stad.

Wij organiseerden het congres in het conferentiecentrum in het Fira Barcelona Montjuic. Deze werd in 1929 gebouwd voor de EXPO en is gelegen in het centrum, vlak bij de beroemde Magic Fountains. Inmiddels is de locatie herbouwd en wordt het gebruikt als conferentiecentrum. Een grote uitdaging hierbij was het verdelen van de grootste hal in twee delen. De deelnemers hadden hier eerst een uitgebreide zittende lunch met meteen daarna de beurs met minimaal 400 standhouders. Niet elke locatie is geschikt voor een congres als deze aangezien we naast de plenaire zaal, ook een grote hal en tien break-outzalen nodig hadden. Dankzij ons event designplan paste alles gelukkig toch. Door onder andere bij de lunch rekening te houden met verschillende uitgiftepunten en alvast een aantal koude gerechten al op tafel te zetten.

We hadden tijdens het event veel aandacht voor de communicatie, zoals de branding. De bezoekers zagen buiten al dat de hele gevel in de speciale eventbranding van het forum was.

Met voor het eerst dat jaar een speciale eventapp, hadden we veel aandacht voor interactiviteit. Daarnaast besteedden we hierbij veel aandacht aan nieuwsbrieven, social media en een message board. Dit bord stond midden in de centrale hal en iedereen kon hier reageren op stellingen of berichten achterlaten. De communicatiemedewerkers waren druk bezig op social media om bezoekers te activeren. Daarnaast hadden we in de entree een groot digitaal bord waar we gedurende drie eventdagen allerlei berichten op toonden.