soorten zakelijke evenementen
Wat voor soorten zakelijke evenementen zijn er?
3 oktober 2018
evenementenlocatie Van Nelle Rotterdam

Checklist voor evenementenlocaties

Een geschikte locatie is een belangrijke factor voor het succes van je event. De evenementenlocatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de bezoekers wordt beleefd. Niet alleen de ambiance is van belang; tal van andere factoren zijn ook bepalend voor de geschiktheid van een locatie. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Een checklist waar de locatie minimaal aan moet voldoen helpt bij de zoektocht naar een passende locatie.
Belangrijkste factoren
De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte evenementenlocaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie, wordt doorgaans vooral bepaald door de volgende kenmerken:
•  De sfeer en uitstraling van de locatie
De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een A-locatie. Een zeer trendy designproduct introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling.
•  Capaciteit en de mogelijkheden van de ruimtes
De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste opstelling en indeling en kan de behoefte aan subruimtes heel bepalend zijn.
•  De ligging en bereikbaarheid
Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten of bezoekers verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel. Ten aanzien van de bereikbaarheid kunnen zowel de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer van belang zijn.
Overige factoren
Afhankelijk van je event zijn er nog verschillende factoren of voorzieningen die van belang zijn voor het kiezen van een geschikte locatie:
•   Zijn er voldoende hotelkamers bij de locatie of in de directe omgeving ervan.
•   Wat is het aantal parkeerplaatsen, loopafstand evt. parkeerkosten.
•   Hoe is de toegankelijkheid voor invaliden.
•   Is er een soepele doorstroom van de deelnemers en leveranciers (logistiek).
•   Voldoende garderobefaciliteiten.
•   Zijn er voldoende toiletten en zijn deze representatief.
•   Moet je gebruik maken van een huiscateraar of ben je vrij in je keuze.
•   Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte voor de catering kan dienen.
•   Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering en techniek.
•   Welke ruimtes kunnen dienen als kleedruimte voor entertainment, sprekers etc.
•   Is er goede (sfeer)verlichting binnen en voldoende licht in de aanlooproute buiten.
•   Heeft de locatie te maken met reguliere bezoekers en wat is de invloed op je event.
•   Wanneer en hoe kan je op- en afbouwen en evt. tegen welke kosten.
•   Heb je op de dag zelf de locatie exclusief voor jouw event.
•   Hoe flexibel zijn de ruimtes indien er meer of minder deelnemers aanmelden.
•   Is er een podium en/of dansvloer aanwezig; en zo niet, kan dat dan geplaatst worden.
•   Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden?
•   Is er voldoende daglicht, mogelijkheid tot verduisteren en hoe is het omgevingslawaai.
•   Wat is de uiterlijke eindtijd en toegestane geluidsvolume.
•   Wat zijn de leverings- en betalingsvoorwaarden.

 

Foto: Ramon van Jaarsveld (Clickshots.nl)

Comments are closed.