Home

Tag: locatie

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Alles wat jij moet weten over hybride evenementen

Het is duidelijk: je gaat een hybride evenement organiseren. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Tijdens de coronapandemie heb je misschien wel een blog over hybride events op onze website gelezen. Alle kennis uit deze blogs hebben we voor jou samengevoegd in dit nieuwe blog. Hierin lees je alles wat jij moet weten over hybride evenementen.

Dit begint bij het bepalen en in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling(en) tijdens de conceptontwikkeling. Niet alleen tijdens deze fase, maar ook tijdens de andere fasen houd je er rekening mee dat je eigenlijk twee losse events organiseert. En beslis of je je hybride event wilt verdelen over meerdere dagen. Zo vind je misschien een mooiere balans.

Dit is het geheim van een succesvol hybride event!

Met dit in je achterhoofd kan je kijken naar de eerste stappen van het organiseren van je hybride event. Met deze tips zorg je ervoor dat een goed begin het halve werk is. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring. Beslis welke exclusiviteit je gaat aanbieden en waarom het voor de online deelnemers waard is om jouw evenement te bezoeken.

Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium, iemand die samenwerkt met je tech-partner, AV-professional, iemand voor de digitale backstage en iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
De (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Een hybride event werkt net anders: een online en fysiek format moet worden gecombineerd. Ga bij jezelf na: werken de online formats ook voor je publiek in de zaal? Wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Zorg hierbij voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels een studio en werken samen met een technische partner. Hierin is het tevens belangrijk om te beslissen hoe je de online engagement gaat managen: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Met deze tools zijn dit soort vragen makkelijk te managen.

Het zoeken van een geschikte locatie voor je hybride event: waar moet je op letten?

Na het bepalen van een format kun je op zoek gaan naar een locatie. Het belangrijkste is dat je hier je gekozen format kunt uitvoeren in combinatie met het programma wat je voor ogen hebt. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen.

  1. Online eventfaciliteiten
    Eén van de belangrijkste eisen voor het zoeken van een geschikte locatie is de technologie. Het is belangrijk voor evenementenlocaties om in te spelen op de wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.
  2. Interactieve communicatie
    Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.
  3. Data-hub
    Voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.
  4. Flexibiliteit
    In de verschillende soorten en vormen van events blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Denk er bijvoorbeeld aan of locaties meekunnen met jouw vraag of doelstelling.
  5. Duurzaamheid
    Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daarin mee?

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld en een geschikte locatie hebt gevonden, kun je het programma gaan samenstellen. Een mogelijk hybride programma ziet er als volgt uit:

hybride format

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Voor alle lichtgekleurde blokken moet dus een apart programma en script gemaakt worden. Denk goed na hoe je de interactie gericht op beide doelgroepen wilt inzetten. Mensen krijgen namelijk meer energie en zijn meer tevreden als ze actief mee mogen doen. 

Overige belangrijke tips

Energie en verbinding tijdens jouw hybride event
Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Bedenk hoe de deelnemers bij jouw event iets kunnen doen. Regel zowel fysieke als digitale netwerkmogelijkheden: vorm bijvoorbeeld kleine groepjes waarin deelnemers bespreken wat ze hebben opgestoken van het event. Dit kan tijdens de inloop of in de pauze. Of maak een game. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren. Belangrijk: maak actief deelnemen supereenvoudig. De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Houd ook de techniek simpel: als dit te ingewikkeld wordt, kan er ook meer misgaan. Vraag je af wat het doel is en gebruik daar techniek voor.

Meten is weten!
Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om data te verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname en open feedback te krijgen. Lees de verschillende manieren waarop je feedback aan je deelnemers kunt vragen in ons blog: vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Meer weten over hybride events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Rotterdam evenementenlocaties

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam (deel 3)

Als aanvulling op de unieke en inspirerende evenementenlocaties die we hebben besproken in deel 1 en 2 van deze serie, hebben wij de afgelopen tijd nog een aantal mooie evenementenlocaties mogen bezoeken. Hieronder vind je een overzicht van locaties waar wij een evenement hebben mogen organiseren of graag zouden willen!

Schielandshuis RotterdamSchielandshuis
Midden in de stad staat het authentieke Schielandshuis. De prachtige details aan de buitenkant zie je ook binnen terug. Ruim 350 jaar geleden is de bouw van het pand afgerond. Voor een kleiner evenement zit je hier goed: tijdens een vergadering of presentatie is plek voor maximaal 34 personen en voor een receptie maximaal 50 personen.

 

De Kuip rotterdamDe Kuip
Wist je dat de Kuip niet alleen een voetbalstadion is, maar ook een evenementenlocatie? Naast concerten en andere muziekevenementen kunnen er ook zakelijke evenementen georganiseerd worden. Wij hebben er al diverse congressen georganiseerd, zoals voor het Leerwerkakkoord! In het Maasgebouw zijn er ook genoeg ruimtes te gebruiken als break-out rooms voor inspiratiesessies of workshops.

 

Inntel RotterdamInntel/Mainport
Het Inntel heeft veel mogelijkheden voor diverse evenementen. Zo kun je er trouwen, maar ook zakelijke evenementen organiseren. De unieke locatie, in het stadscentrum en aan de voet van de Erasmusbrug, maakt het Inntel een geschikte locatie. De locatie beschikt over voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer in de buurt. In de panoramazalen op de 15e en 16everdieping, met een capaciteit van 450 personen, heb je prachtig uitzicht over de Skyline van Rotterdam.
Met het aangebouwde Mainport vijfsterrenhotel is er genoeg plek om de gasten te laten overnachten bij een meerdaags evenement. De locaties gecombineerd bieden een totale capaciteit van 800 personen.

Heineken Gebouw
De locatie waar ons kantoor zich bevindt en wij onze concepten brouwen ;). Wist je dat er ook evenementen georganiseerd kunnen worden? Zo hebben wij op 19 juni 2023 het evenement voor De Week van de Dienstverlening georganiseerd. Lees de eventcase hier. De vergaderruimtes kunnen worden gebruikt als break-out rooms en de grootste ruimte kan worden gebruikt als plenaire zaal. Het rijksmonument is een prachtige toevoeging op je evenement en is centraal gelegen in het stadscentrum.

 

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 3 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel één en deel twee voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Sanne Dits

Bericht openen
evenementenlocatie Van Nelle Rotterdam

Checklist voor evenementenlocaties

Een geschikte locatie is een belangrijke factor voor het succes van je event. De evenementenlocatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de bezoekers wordt beleefd. Niet alleen de ambiance is van belang; tal van andere factoren zijn ook bepalend voor de geschiktheid van een locatie. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Een checklist waar de locatie minimaal aan moet voldoen helpt bij de zoektocht naar een passende locatie.

Belangrijkste factoren
De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte evenementenlocaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie, wordt doorgaans vooral bepaald door de volgende kenmerken:

•  De sfeer en uitstraling van de locatie
De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een A-locatie. Een zeer trendy designproduct introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling.

•  Capaciteit en de mogelijkheden van de ruimtes
De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste opstelling en indeling en kan de behoefte aan subruimtes heel bepalend zijn.

•  De ligging en bereikbaarheid
Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten of bezoekers verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel. Ten aanzien van de bereikbaarheid kunnen zowel de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer van belang zijn.

Overige factoren
Afhankelijk van je event zijn er nog verschillende factoren of voorzieningen die van belang zijn voor het kiezen van een geschikte locatie:

•   Zijn er voldoende hotelkamers bij de locatie of in de directe omgeving ervan.
•   Wat is het aantal parkeerplaatsen, loopafstand evt. parkeerkosten.
•   Hoe is de toegankelijkheid voor invaliden.
•   Is er een soepele doorstroom van de deelnemers en leveranciers (logistiek).
•   Voldoende garderobefaciliteiten.
•   Zijn er voldoende toiletten en zijn deze representatief.
•   Moet je gebruik maken van een huiscateraar of ben je vrij in je keuze.
•   Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte voor de catering kan dienen.
•   Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering en techniek.
•   Welke ruimtes kunnen dienen als kleedruimte voor entertainment, sprekers etc.
•   Is er goede (sfeer)verlichting binnen en voldoende licht in de aanlooproute buiten.
•   Heeft de locatie te maken met reguliere bezoekers en wat is de invloed op je event.
•   Wanneer en hoe kan je op- en afbouwen en evt. tegen welke kosten.
•   Heb je op de dag zelf de locatie exclusief voor jouw event.
•   Hoe flexibel zijn de ruimtes indien er meer of minder deelnemers aanmelden.
•   Is er een podium en/of dansvloer aanwezig; en zo niet, kan dat dan geplaatst worden.
•   Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden?
•   Is er voldoende daglicht, mogelijkheid tot verduisteren en hoe is het omgevingslawaai.
•   Wat is de uiterlijke eindtijd en toegestane geluidsvolume.
•   Wat zijn de leverings- en betalingsvoorwaarden.

Meer weten over evenementenlocaties of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bekijk hier de video:

 

Foto: Ramon van Jaarsveld (Clickshots.nl)

Bericht openen
Evenementenlocaties in Rotterdam

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

Rotterdam is een stad met een uitgesproken karakter, energiek en nooit hetzelfde. Rotterdam en Rotterdammers gaan het experiment niet uit de weg, maar zoeken het eerder op. Zoals de Nieuwe Maas een sterk symbool is voor de constante beweging. Een stad waar de Make It Happen mentaliteit voelbaar en zichtbaar is. Met partijen die voor Rotterdam kiezen en hun eigen invulling geven aan de Rotterdamse mentaliteit en ‘can do’ spirit. Of je nu bewoner bent, bezoeker of ondernemer: Rotterdam. Make It Happen.

Rotterdam heeft als evenementen- en congresstad een enorme diversiteit aan locaties. Misschien wel het meest opvallend: het grote aantal onconventionele locaties.

Kunsthal RotterdamKunsthal
Het iconische gebouw, ontworpen door de vermaarde architect Rem Koolhaas, biedt zeven verschillende tentoonstellingshallen, een karakteristiek Auditorium en een sfeervol Kunsthalcafé. Je kunt in het Auditorium terecht voor je presentatie, congres, filmvertoning, modeshow of muziekoptreden. In het Kunsthalcafé kan je terecht voor diner, borrel of bedrijfsfeest. Met kunst in en rondom het café en een ruim (dak) terras heeft het Kunsthalcafé haar eigen unieke sfeer. Uiteraard kan je het event combineren met een bezoek aan de tentoonstellingen. Je kunt ervoor kiezen om je gasten een rondleiding door de tentoonstellingen aan te bieden of een bezoek op eigen gelegenheid. Dit bezoek kan zowel binnen als buiten de vaste openingstijden plaatsvinden. Door het afwisselende tentoonstellingsaanbod is een bezoek aan de Kunsthal altijd verrassend. Lees meer op de website van de Kunsthal.

Euromast RotterdamEuromast
De Euromast is het icoon van Rotterdam waar je kunt eten, drinken, slapen, feesten, abseilen en natuurlijk kunt genieten van het mooiste uitzicht van de stad! De Euromast leent zich perfect voor een inspirerende bijeenkomst voor ieder type event van 3 tot 350 personen. Je kan bijvoorbeeld een vergaderarrangement indelen voor een dagdeel of voor de gehele dag. En dit bijvoorbeeld aanvullen met een ritje in de Euroscoop, abseil, tokkel of een tour onder leiding van een professionele gids. De Brasserie van de Euromast heeft vier zalen; Daybreak, Sunset, Noon en Dusk. Deze zalen kunnen afzonderlijk, maar ook gecombineerd worden afgenomen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de Euromast exclusief af te huren voor (bedrijfs) feesten tot 350 personen. Lees meer op de website van de Euromast.

Wereldmuseum RotterdamWereldmuseum
Het Wereldmuseum is gevestigd in een klassiek en stijlvol pand in het centrum van de stad en ligt direct aan de Maas. Het Wereldmuseum beschikt over verschillende zalen met elk een unieke sfeer en uitstraling. De sprookjesachtige Balzaal, de intieme Van Rijckevorselzaal en de fabuleuze Salon lenen zich uitstekend voor onvergetelijke recepties, diners, vergaderingen, congressen of bedrijfsfeesten. Je kan je event ook combineren met een bezoek aan het museum. Het Wereldmuseum is een locatie vol charme en een betoverende ambiance. Met alle faciliteiten, elke mogelijke zaalopstelling en gerenommeerde catering dé locatie voor elk evenement op een prachtige locatie aan de Maas. Lees meer op de website van het Wereldmuseum.

ss Rotterdamss Rotterdam
Als voormalig vlaggenschip van de Holland-Amerika Lijn en cruiseschip heeft het ss Rotterdam vele wereldzeeën bevaren. Ontdek de vele verhalen van La Grande Dame en beleef de authentieke sfeer tijdens een inspirerend congres, bijeenkomst, receptie of bedrijfsfeest. Je kan je event ook combineren met een tour door het schip of een overnachting in 1 van de 254 hotelkamers. Het ss Rotterdam heeft 12 verschillende authentieke ruimtes en 29 meeting rooms voor vergaderingen. Ze hebben allemaal een eigen verhaal. Zakelijk of feestelijk, voor 10 tot maximaal 3.500 personen kan je op het schip jouw wensen en die van je gasten in vervulling laten gaan. Lees meer op de website van het ss Rotterdam.

 

Hotel New York RotterdamHotel New York
Hotel New York is gevestigd in het prachtige voormalige hoofdkantoor van de Holland Amerika Lijn. Dit is de plek waar vroeger duizenden landverhuizers, vol hoop op een beter leven, vertrokken naar Noord Amerika. Tegenwoordig komen gasten hier in een bijzondere sfeer overnachten, eten, drinken en zaken doen. Hotel New York is de ideale plek om met je bedrijf te vergaderen, een presentatie te houden, te brainstormen of om een workshop te geven. De hoge plafonds, het daglicht, de kleurrijke en nostalgische inrichting van de zalen en de locatie op de kop van de Wilhelminapier zorgen ervoor dat Hotel New York een inspirerende omgeving is om zaken te doen. Lees meer op de de website van Hotel New York.

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 1 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel twee en deel drie voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Bron: MeetingReview & evenementorganiseren.nl

Scroll naar boven