Bericht openen
eventlocatie hybride evenement

Waar moet je op letten bij een eventlocatie voor je hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een (veilig) live en een (interactief) online evenement. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen. Hieronder 7 voorbeelden waar je op moet letten bij het kiezen van een locatie.

1. Online eventfaciliteiten
Nederland is gezegend met een zeer groot aantal kwalitatieve en uiterst professionele eventlocaties. In de periode voor COVID-19 was het mede dankzij de kwaliteit van deze locaties te danken dat events en live bijeenkomsten groeiden in populariteit en impact. Naast het volgen van de coronamaatregelen voor een veilig live event, is het ook belangrijk voor de locaties om in te spelen op de veranderende wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.

2. Corona expert
Tijdens de corona-maanden hebben we steeds weer te maken gehad met veranderende maatregelen en restricties. Steeds weer waren opdrachtgevers op zoek naar wat er nou wel en niet mag, waar moet ik aan voldoen en hoe richt ik dat in? Locaties die al deze vragen als expert kunnen beantwoorden, de materialen en services in huis hebben om het tijdens evenementen aan te kunnen bieden, die locaties zijn de rest vooruit. Ook als er geen maatregelen meer zijn. Producten en services binnen een locatie die zorgen voor goede hygiëne, veilig bezoek, goede crowd-management, zelfs als niet ‘moet’, kunnen locaties die dit allemaal op orde hebben, zich onderscheiden.

3. Interactieve communicatie
Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.

4. Data-hub
Mede door de online shift van de afgelopen maanden, is het nog duidelijker geworden hoeveel data je kan verzamelen tijdens events. Dus voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.

5. Flexibel
De afgelopen periode hebben we verschillende vormen events georganiseerd, afhankelijk van de maatregelen. Daarin blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Kun je kleine settingen in de grote locatie creëren? Kunnen locaties mee in jouw vraag of doelstelling? Kortom locaties zullen nog flexibeler moeten zijn dan ooit te voren.

6. Duurzaam
Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daar in mee? Ze zullen wel moeten, want veel klanten hebben een hoofdstuk duurzaam of energievriendelijk in hun missie/visie stuk opgenomen.

7. Ventilatie
Er gaat een nieuwe norm of op zijn minst vraag komen als het gaat om goede ventilatie en luchtsystemen. Weet wat een locatie op dat gebied te bieden heeft. En voor locaties zelf, kijk wat er al is, welke instellingen deze systemen hebben en als dat niet afdoende is, investeer in verbetering. Het kon wel eens een hele belangrijke locatie-USP worden!

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
evenementenlocatie Van Nelle Rotterdam

Checklist voor evenementenlocaties

Checklist voor evenementenlocaties

Een geschikte locatie is een belangrijke factor voor het succes van je event. De evenementenlocatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de bezoekers wordt beleefd. Niet alleen de ambiance is van belang; tal van andere factoren zijn ook bepalend voor de geschiktheid van een locatie. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Een checklist waar de locatie minimaal aan moet voldoen helpt bij de zoektocht naar een passende locatie.
Belangrijkste factoren
De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte evenementenlocaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie, wordt doorgaans vooral bepaald door de volgende kenmerken:
•  De sfeer en uitstraling van de locatie
De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een A-locatie. Een zeer trendy designproduct introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling.
•  Capaciteit en de mogelijkheden van de ruimtes
De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste opstelling en indeling en kan de behoefte aan subruimtes heel bepalend zijn.
•  De ligging en bereikbaarheid
Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten of bezoekers verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel. Ten aanzien van de bereikbaarheid kunnen zowel de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer van belang zijn.
Overige factoren
Afhankelijk van je event zijn er nog verschillende factoren of voorzieningen die van belang zijn voor het kiezen van een geschikte locatie:
•   Zijn er voldoende hotelkamers bij de locatie of in de directe omgeving ervan.
•   Wat is het aantal parkeerplaatsen, loopafstand evt. parkeerkosten.
•   Hoe is de toegankelijkheid voor invaliden.
•   Is er een soepele doorstroom van de deelnemers en leveranciers (logistiek).
•   Voldoende garderobefaciliteiten.
•   Zijn er voldoende toiletten en zijn deze representatief.
•   Moet je gebruik maken van een huiscateraar of ben je vrij in je keuze.
•   Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte voor de catering kan dienen.
•   Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering en techniek.
•   Welke ruimtes kunnen dienen als kleedruimte voor entertainment, sprekers etc.
•   Is er goede (sfeer)verlichting binnen en voldoende licht in de aanlooproute buiten.
•   Heeft de locatie te maken met reguliere bezoekers en wat is de invloed op je event.
•   Wanneer en hoe kan je op- en afbouwen en evt. tegen welke kosten.
•   Heb je op de dag zelf de locatie exclusief voor jouw event.
•   Hoe flexibel zijn de ruimtes indien er meer of minder deelnemers aanmelden.
•   Is er een podium en/of dansvloer aanwezig; en zo niet, kan dat dan geplaatst worden.
•   Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden?
•   Is er voldoende daglicht, mogelijkheid tot verduisteren en hoe is het omgevingslawaai.
•   Wat is de uiterlijke eindtijd en toegestane geluidsvolume.
•   Wat zijn de leverings- en betalingsvoorwaarden.

 

Bekijk hier de video:

Foto: Ramon van Jaarsveld (Clickshots.nl)
Bericht openen
Evenementenlocaties in Rotterdam

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

Rotterdam is een stad met een uitgesproken karakter, energiek en nooit hetzelfde. Rotterdam en Rotterdammers gaan het experiment niet uit de weg, maar zoeken het eerder op. Zoals de Nieuwe Maas een sterk symbool is voor de constante beweging. Een stad waar de Make It Happen mentaliteit voelbaar en zichtbaar is. Met partijen die voor Rotterdam kiezen en hun eigen invulling geven aan de Rotterdamse mentaliteit en ‘can do’ spirit. Of je nu bewoner bent, bezoeker of ondernemer: Rotterdam. Make It Happen.
Rotterdam heeft als evenementen- en congresstad een enorme diversiteit aan locaties. Misschien wel het meest opvallend: het grote aantal onconventionele locaties.
Kunsthal RotterdamKunsthal
Het iconische gebouw, ontworpen door de vermaarde architect Rem Koolhaas, biedt zeven verschillende tentoonstellingshallen, een karakteristiek Auditorium en een sfeervol Kunsthalcafé. Je kunt in het Auditorium terecht voor je presentatie, congres, filmvertoning, modeshow of muziekoptreden. In het Kunsthalcafé kan je terecht voor diner, borrel of bedrijfsfeest. Met kunst in en rondom het café en een ruim (dak) terras heeft het Kunsthalcafé haar eigen unieke sfeer. Uiteraard kan je het event combineren met een bezoek aan de tentoonstellingen. Je kunt ervoor kiezen om je gasten een rondleiding door de tentoonstellingen aan te bieden of een bezoek op eigen gelegenheid. Dit bezoek kan zowel binnen als buiten de vaste openingstijden plaatsvinden. Door het afwisselende tentoonstellingsaanbod is een bezoek aan de Kunsthal altijd verrassend. Lees meer op de website van de Kunsthal.
Euromast RotterdamEuromast
De Euromast is het icoon van Rotterdam waar je kunt eten, drinken, slapen, feesten, abseilen en natuurlijk kunt genieten van het mooiste uitzicht van de stad! De Euromast leent zich perfect voor een inspirerende bijeenkomst voor ieder type event van 3 tot 350 personen. Je kan bijvoorbeeld een vergaderarrangement indelen voor een dagdeel of voor de gehele dag. En dit bijvoorbeeld aanvullen met een ritje in de Euroscoop, abseil, tokkel of een tour onder leiding van een professionele gids. De Brasserie van de Euromast heeft vier zalen; Daybreak, Sunset, Noon en Dusk. Deze zalen kunnen afzonderlijk, maar ook gecombineerd worden afgenomen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de Euromast exclusief af te huren voor (bedrijfs) feesten tot 350 personen. Lees meer op de website van de Euromast.
Wereldmuseum RotterdamWereldmuseum
Het Wereldmuseum is gevestigd in een klassiek en stijlvol pand in het centrum van de stad en ligt direct aan de Maas. Het Wereldmuseum beschikt over verschillende zalen met elk een unieke sfeer en uitstraling. De sprookjesachtige Balzaal, de intieme Van Rijckevorselzaal en de fabuleuze Salon lenen zich uitstekend voor onvergetelijke recepties, diners, vergaderingen, congressen of bedrijfsfeesten. Je kan je event ook combineren met een bezoek aan het museum. Het Wereldmuseum is een locatie vol charme en een betoverende ambiance. Met alle faciliteiten, elke mogelijke zaalopstelling en gerenommeerde catering dé locatie voor elk evenement op een prachtige locatie aan de Maas. Lees meer op de website van het Wereldmuseum.
ss Rotterdamss Rotterdam
Als voormalig vlaggenschip van de Holland-Amerika Lijn en cruiseschip heeft het ss Rotterdam vele wereldzeeën bevaren. Ontdek de vele verhalen van La Grande Dame en beleef de authentieke sfeer tijdens een inspirerend congres, bijeenkomst, receptie of bedrijfsfeest. Je kan je event ook combineren met een tour door het schip of een overnachting in 1 van de 254 hotelkamers. Het ss Rotterdam heeft 12 verschillende authentieke ruimtes en 29 meeting rooms voor vergaderingen. Ze hebben allemaal een eigen verhaal. Zakelijk of feestelijk, voor 10 tot maximaal 3.500 personen kan je op het schip jouw wensen en die van je gasten in vervulling laten gaan. Lees meer op de website van het ss Rotterdam.

 

Hotel New York RotterdamHotel New York
Hotel New York is gevestigd in het prachtige voormalige hoofdkantoor van de Holland Amerika Lijn. Dit is de plek waar vroeger duizenden landverhuizers, vol hoop op een beter leven, vertrokken naar Noord Amerika. Tegenwoordig komen gasten hier in een bijzondere sfeer overnachten, eten, drinken en zaken doen. Hotel New York is de ideale plek om met je bedrijf te vergaderen, een presentatie te houden, te brainstormen of om een workshop te geven. De hoge plafonds, het daglicht, de kleurrijke en nostalgische inrichting van de zalen en de locatie op de kop van de Wilhelminapier zorgen ervoor dat Hotel New York een inspirerende omgeving is om zaken te doen. Lees meer op de de website van Hotel New York.

 

VKOZ events & communicatieDit was deel 1 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Interesse om deel te nemen aan de volgende locatietour? Neem contact op met VKOZ.

 

 

 

Bron: MeetingReview & evenementorganiseren.nl
Scroll naar boven