Gooit een calamiteit of crisis je evenement overhoop? Veel organisaties hebben hier nu door het coronavirus mee te maken. Het uitstellen of annuleren van events brengt veel werk met zich mee en moet zorgvuldig gebeuren.
Hieronder vind je een handige checklist. Deze is chronologisch samengesteld, maar de stappen lopen gelijktijdig en door elkaar heen.
1. Het nieuws volgen
Bij onvoorziene omstandigheden zijn timing en ‘bovenop het nieuws zitten’ cruciaal.
2. Bronnen en protocollen raadplegen
Het is een goed idee om naast het nieuws nog meer betrouwbare bronnen te raadplegen om de ontwikkelingen te monitoren. Zoals bijvoorbeeld de sites van het RIVM, de GGD of andere overheidssites. Heb je een protocol voor crisiscommunicatie? Dan is dat waarschijnlijk deels bruikbaar, sla het er op na. Je moet je sowieso continu blijven informeren om op enig moment de beste beslissing te kunnen nemen over het laten doorgaan van je event of niet. Werk je in een team? Verdeel dan de taken om bronnen bij te houden en stem dagelijks met elkaar af.
3. Partners consulteren
Werk je in een team? Dan is dit een goed moment om onderling te bespreken hoe iedereen er zelf tegenaan kijkt. Zien zij het zelf zitten om te reizen en zich onder de mensen te begeven? Heb je andere redenen om het doorgaan van je event te heroverwegen? Dit geldt natuurlijk ook voor sprekers, partners en sponsoren waarmee je samenwerkt of leveranciers die je al aan het werk hebt gezet voor drukwerk, je website of de organisatie. Bel rond en betrek hen bij je zorgen en overwegingen.
4. Financiën en verzekeringen checken
Dit is des te belangrijker als er financiële afspraken zijn. Wat ga je (moet je) allemaal overhoop halen? Check daarom contracten en afspraken, ook qua marketing en promotie. Is je event verzekerd? Sla dan de polis er op na. Wat is verzekerd, wat niet? Mogelijk kun je de gereserveerde locatie nog afzeggen, als je ruim voor datum zit. Heb je al fysieke aankopen gedaan? Vraag dan of je het kunt terugsturen. Misschien is het niet nodig en zijn ze alsnog bruikbaar als je event op een later tijdstip plaatsvindt. Kun of wil je niet van afspraken af en zijn betalingen nog niet volledig gedaan? Bekijk dan of je betaaltermijnen kunt verleggen. Als dit niet belangrijk is, stop hierin dan geen tijd.
5. Locatie en reserveringen nalopen
Zoals eerder genoemd kun je de gereserveerde locatie mogelijk tijdig afzeggen als je het event niet door wil laten gaan. Wil je het event wel door laten gaan op dezelfde locatie, maar op een later moment? Bespreek dan zo snel mogelijk welke data jou, de locatie zelf en andere belanghebbenden uitkomen. Bij voorkeur communiceer je direct met je besluit tot uitstel óók de nieuwe datum. Dat is twee vliegen in één klap. Maar dan moet je natuurlijk wel eerst weten of de belangrijkste personen voor je event dan ook kunnen (zie punt 7). Is een andere datum op de gereserveerde locatie niet mogelijk of wil je zelf een andere plek? Dan is het slim om meteen om je heen te gaan kijken voor andere locaties. Realiseer je dat je je hiermee nog meer werk op de hals haalt. Maak een overzicht van alle afspraken die je hebt gemaakt over reserveringen. Als je dit op een rij zet, heb je snel in beeld waar de eerste acties vereist zijn als je cancelt of verzet én wat daarvan de consequenties zijn.
6. De beslissing nemen
Het is niet verkeerd om de beslissing tot afzeggen of uitstel zo laat mogelijk te nemen en, in het geval van het coronavirus, te wachten op de updates van het RIVM en de overheid. Maar er is veel voor te zeggen om het heft in eigen handen te nemen en tijdig te beslissen. Dit voorkomt ook dat je ineens halsoverkop in de vijfde versnelling moet, omdat een ander dat doet. Je kan ook bekijken of het evenement online plaats kan vinden. Lees verder in het blog van VKOZ: Hoe zet je een live event om in een online ervaring?
7. Maak de basistekst
Heb je dit allemaal op orde? Dan moet je over je beslissing communiceren. Maak een tekst over de beslissing, de reden(en), de eventuele nieuwe datum en locatie en wat dit betekent voor de mensen die zich hebben aangemeld. Dit is de minimale tekst. Wellicht wil je meer communiceren, bijvoorbeeld als de deelname betaald is. Deze tekst is bruikbaar als basis voor alle contacten die je hebt: persoonlijk, telefonisch en schriftelijk. En voor alle plekken waar tekst over je evenement staat en moet worden aangepast. Maak een overzicht van de partijen die je gaat informeren en stem de tekst op hun situatie af. Noteer ook via welk kanaal je hen bericht, eventueel met data erbij.
8. Stop de registratie
Verloopt dat via jouw eigen website? Pas de aanmeldpagina aan en haal de link naar het aanmeldformulier weg. Gebruik je hiervoor registratietools? Dan kun je daarin precies nagaan wat je nu moet doen.. De basistekst (punt 7) heb je al opgesteld en die is hiervoor goed bruikbaar.
9. Team en personeel informeren
Informeer hen niet alleen over de beslissing, maar ook over de communicatie en de aanpak voor afzeggen of uitstel. Verdeel nu ook al taken als dit relevant en mogelijk is.
10. Sprekers en gasten informeren
Op het moment dat je de beslissing voor uitstel hebt genomen en bezig bent met een nieuwe datum, wil je deze datum vóórdat je het gaat communiceren niet alleen intern afstemmen maar ook met de belangrijkste sprekers en gasten. Neem daarom tijdig contact met ze op. Het is sowieso goed om ze tijdig van je overwegingen en plannen op de hoogte te stellen.
11. Partners informeren
Als je samenwerkt met partners, dan kan het wat ingewikkelder zijn om je besluit te vertellen. Dit hangt af van geld en belangen. Hoe groter het (vermeende) verlies, des te zorgvuldiger je dit moet doorlopen. Daarom is het goed om al ruim van tevoren je zorgen en twijfels met hen te bespreken, zodat ze jou een beeld kunnen geven van wat het voor hen betekent. Het kan handig of zelfs noodzakelijk zijn om de beslissing voor cancelen of uitstel samen met hen te nemen. Hoe meer betrokkenheid en draagvlak, des te beter. Bepaal dus zorgvuldig hoeveel jij op eigen houtje kunt beslissen.
12. Deelnemers informeren
Of deelnemers nu gratis deelnemen of hebben betaald, je moet zorgvuldig communiceren. Als het hele event niet doorgaat en ze hun geld terugkrijgen, moet je dat natuurlijk goed omschrijven.
Geeft dit een boel werk? Bekijk dan intern met wie je dit samen kunt oppakken. Het moet snel, maar ook zorgvuldig.
13. Promotie en marketing aanpassen
De eerste actie die belangrijk is, is dat je in beeld hebt waar betaalde promotie loopt en hoe je dit kunt stopzetten of onderbreken. Je hebt hierover bij punt 4 al nagedacht. Ga je uitstellen? Dan hoef je campagnes niet stop te zetten. Je moet wel nieuwe content aanleveren. Dit overzicht vul je aan met alle andere vormen en kanalen waarop je iets over het congres hebt geschreven en gepromoot. Op je eigen kanalen en social media kun je content wijzigen en nieuwe content plaatsen. Denk ook aan kleine dingen als de e-mailhandtekening! Neem in je overzicht data en (gewijzigde) afspraken op, zodat je in een oogopslag kunt zien wat je wanneer moet doen tegen welke condities.
Zoals je leest heeft het uitstellen of annuleren van een evenement veel gevolgen. Daarnaast levert het je veel extra werkzaamheden op. Moet het evenement toch doorgaan? Lees hier ons blog: Hoe zet je een live event om in een online ervaring?
Hulp nodig? Ook in deze bijzondere periode staat VKOZ voor je klaar. Bijvoorbeeld met onze gratis online brouwstormsessie!
Bron: Frankwatching
