Hoe bereik je de grootste impact met zakelijke evenementen? Dat is een uitgebreid proces dat vol zit met creativiteit en slimme strategieën. Wie al deze processen ontvouwt, komt uit bij een checklist van 12 stappen: de gids voor het maximaliseren van de impact van jouw zakelijke evenementen. Deze 12 stappen vormen een fundament en richtlijnen als je basisplan om ervoor te zorgen dat jouw zakelijk evenement impact heeft en effectief is.
1. Doelstelling bepalen
De eerste stap is om duidelijke doelstellingen te definiëren voor je evenement. Voorbeelden van een doelstelling is het vergroten van merkbekendheid, het genereren van leads of het versterken van klantrelaties. Hoe concreter de doelstelling(en) hoe beter!
2. Doelgroep identificeren
Identificeer de specifieke doelgroep die je wilt bereiken met het evenement. Dit zal helpen bij het vormgeven van de marketing- en communicatiestrategie. Het kan zijn dat jouw evenement meerdere doelgroepen heeft. Houd hierbij wel tekening met de communicatie en beleving.
3. Budget opstellen
In een realistisch budget voor het evenement, ook in het voor- en natraject, houd je rekening met de kosten voor onder andere de locatie, catering, sprekers en marketingmaterialen. Het kan zijn dat je makkelijk een kostenpost kunt vergeten. Lees ons blog waarin je een checklist voor het budget van jouw evenement kunt afstrepen.
4. Datum en locatie kiezen
Om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk deelnemers van je doelgroep trekt, kies je een geschikte datum en aantrekkelijke locatie, passend bij jouw bedrijf. De datum moet een ideale dag of moment van het jaar zijn. En wat betreft de locatie: dit is hét kader waarbinnen je live communiceert. Niet te onderschatten! Een aantrekkelijke locatie kan meer deelnemers trekken.
5. Thema en boodschap bepalen
Om de essentie van je evenement weer te geven, bepaal je een aantrekkelijk thema en krachtige boodschap. Het thema laat je vervolgens terugkomen in het complete communicatietraject. Zowel in de communicatie naar de deelnemers vóór je evenement als op het evenement zelf natuurlijk.
6. Een marketingplan opstellen
In het brede kader van marketing is het belangrijk om een uitgebreid marketingplan te ontwikkelen en hiermee je evenement te promoten. Op deze manier zorg je dat jouw genodigden daadwerkelijk deelnemers van je evenement worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van sociale media, e-mailmarketing, contentcreatie of PR. Lees ons blog waarin we je vertellen hoe je een effectieve marketingstrategie plant.
7. Sponsoring en partners
Zowel sponsors als partners kunnen van toegevoegde waarde zijn tijdens jouw evenement. Bedenk wel: wat voegt een sponsor of partner toe aan jouw evenement? Lees ons blog waarin je 17 creatieve ideeën kunt gebruiken voor de sponsoren van je evenement.
8. Programma en sprekers
Bij diverse doelstellingen is een programma met sprekers, workshops, discussies en alle andere vormen van interactie belangrijk. Zorg voor een passend programma voor jouw doelstelling, jouw doelgroep en durf ook input uit die doelgroep op te halen. Daarnaast is het belangrijk om een afwisselend programma op te zetten, zodat de deelnemers zich niet zullen vervelen. Lees ons blog met 10 tips voor een afwisselend online programma, welke jij ook kunt inzetten op je live evenement.
9. Registratie en ticketing
Het registreren, de eventuele ticketing, het complete deelnemerregistratie-proces is om een aantal redenen super belangrijk. Denk aan het gebruiksgemak, laagdrempeligheid en eenvoud en ophalen van data. De registratie is een deel van je voortraject en bovendien zijn dit allemaal contactmomenten! Je kunt ervoor kiezen om de registratie zelf te doen, maar er zijn verschillende bedrijven die dit graag voor je uit handen willen nemen. Lees ons blog waarin we Invitato voorstellen: zij regelen online en on-site bezoekersregistratie op jouw events.
10. Contentcreatie
Relevante en boeiende inhoud vooraf, tijdens en na je evenement kun je op verschillende manieren creëren met content. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit blogs, video’s, foto’s of live-updates. Vergeet niet: het evenement is het hoogtepunt van het voortraject en de start van het natraject!
11. Interactie en betrokkenheid bevorderen
Voor het bevorderen van de interactie en betrokkenheid kun je manieren plannen als netwerkmogelijkheden, live Q&A-sessies of wedstrijden. Maar ook hier geldt: durf het anders te doen. In het voortraject kun je je bezoekers bijvoorbeeld al koppelen aan de juiste sprekers of andere bezoekers. Kijk ook eens naar aandere live vormen: bijvoorbeeld Converstatie en Input.
12. Follow-up, evaluatie en effectmeting
Stel een follow-upstrategie op om de contacten en leads die tijdens het evenement zijn verzameld op te volgen. Evalueer ook het succes van het evenement aan de hand van de gestelde doelstellingen. Doe dit bijvoorbeeld aan de hand van één van de vier manieren om feedback te vragen aan je deelnemers uit dit blog. Houd hierbij rekening met wat je wilt meten, zodat je dit gericht met de juiste tools kunt meten. Doe dit bijvoorbeeld met het berekenen van de ROI van jouw evenement.
Meer weten over de impact van jouw zakelijke evenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.
