Elke maand zet ik mijn gedachten op papier over mijn werk als eigenaar van VKOZ events & communicatie. Deze maand wil ik drie grappige, maar ook leerzame momenten delen die ik afgelopen tijd heb meegemaakt. Ze laten zien wat er allemaal kan gebeuren tijdens evenementen, maar ook hoe humor, flexibiliteit en een dosis rust je een heel eind kunnen helpen.
-
De schoonmaakster met de machete
Een van mijn favoriete herinneringen komt van een congres dat we organiseerden in samenwerking met het RIEC Rotterdam. Het thema was ondermijnende criminaliteit, en we wilden alles tot in de kleinste details verzorgen om een echte immersive experience te creëren. De hele dag stond in het teken van beleving: van een verborgen drugslab tot een foute transportbedrijf en zelfs een ruimte met zes verschillende zones die de route van ronselaar tot politiebureau nabootsten. Je kon echt door het verhaal heen lopen; met alles erop en eraan.
De dag voor het evenement werkten we tot laat aan de opbouw. De volgende ochtend was ik vroeg bij Ahoy om alles klaar te maken. Terwijl ik binnenkwam, zag ik een schoonmaakster met een enorme vuilniszak alle “afval” aan het opruimen. Toen ik haar uitlegde dat die afvalresten, etensresten en verpakkingen allemaal deel uitmaakten van de set (props), keek ze me aan alsof ik gek was. Ze begreep nauwelijks Nederlands, maar gelukkig was ze bereid om alles weer terug te leggen.
Het leukste moment was toen ze een machete oppakte (die natuurlijk ook een prop was) en vroeg: “Wat is dit?” Oeps! Gelukkig liep alles goed af en was de immersive experience later een groot succes. Dit voorval laat goed zien hoe belangrijk flexibiliteit is: als je als eventmanager rustig blijft en snel kunt schakelen, kun je zelfs het onverwachte onder controle houden.
-
Het geheim van de bestemming voor het CIS Global Forum
Bij het jaarlijkse CIS Global Forum, dat altijd in een andere Europese stad wordt gehouden, wordt tijdens de afsluiting de bestemming van het volgende jaar bekendgemaakt. Het is altijd een groot geheim, zelfs binnen het CIS-team weten maar weinigen waar we volgend jaar naartoe gaan. In 2023 organiseerden we het Forum in Dublin, en de deelnemers deden er alles aan om te achterhalen waar de volgende bestemming zou zijn.
Het grote moment was uiteraard de onthulling van de bestemming, ook op een groot digitaal scherm in het Atrium. Helaas ging het iets anders dan gepland: in plaats van na het einde van de closing ceremony verscheen de slide ‘See you next year in Basel’ al een uur van tevoren op het scherm! Paniek! Het was niet het plan en de verantwoordelijke dienst was niet op locatie om het te corrigeren. Gelukkig hadden we wat borden bij de hand, dus een aantal medewerkers zette zich snel in om de stad ‘Basel’ te bedekken. Wat volgde was een grappig schouwspel, met medewerkers die zich lang voor het scherm opstelden. Uiteindelijk kregen maar een paar mensen het echt mee, en die konden er later goed om lachen.
-
De ‘yogasnuiver’ en de drugspakketjes
En dan de keer dat we voor een congres voor de gemeente Rotterdam rondom ondermijnende criminaliteit een wel heel bijzondere draai aan het evenement gaven. Samen met de improvisatieacteurs Michel en Mascha hebben we de toon gezet. Michel speelde een ruige motorclublid, die ondanks zijn uiterlijk, heel vriendelijk de gasten verwelkomde. Mascha was een yoga-instructeur, maar tussen de sessies door verkocht ze in het geheim pakketjes drugs aan de bezoekers. De reacties waren fenomenaal, van serieuze blikken tot verbaasde gezichten.
Michel noemde dit moment zijn favoriete herinnering: het moment waarop ze burgemeester Aboutaleb, op het podium, een pony pack met drugs in de handen gaven. Het vertrouwen dat ik in Michel en Mascha stelde was groot, maar de reactie van Aboutaleb was nóg groter: hij barstte in lachen uit. Het hele publiek volgde zijn voorbeeld en ging ook lachen. Deze luchtige benadering van een serieus onderwerp zorgde ervoor dat de boodschap op een onvergetelijke manier binnenkwam.
Deze verhalen hebben iets gemeen: ze laten zien hoe belangrijk het is om als eventmanager flexibel te zijn, problemen snel op te lossen, en altijd een beetje humor toe te voegen. In een wereld waar events vaak onverwachte wendingen nemen, is het essentieel om kalm te blijven en met een glimlach naar oplossingen te zoeken. En geloof me, als je erin slaagt om mensen aan het lachen te maken, vergeet men niet snel het evenement dat je hebt georganiseerd.
Marjolein van Rosmalen.