Het organiseren van een evenement kan een complex proces zijn, maar met de juiste voorbereiding en planning wordt het een stuk eenvoudiger. Bij VKOZ events & communicatie gebruiken we een gedetailleerde briefing als basis voor ons samenwerkingsvoorstel en het vertrouwde VKOZ-projectplan.
In dit blog delen we onze beproefde checklist die niet alleen handig is voor ons, maar ook voor jou en je team om intern alvast over de cruciale details van je evenement na te denken. Zo kunnen we samen de basis leggen voor een succesvol event!
- Wat is het doel van je evenement?
Begin altijd met het allerbelangrijkste: wat wil je bereiken met het evenement? Dit is de fundering waarop je hele event draait. Wil je je medewerkers motiveren, je merk versterken, leads genereren of juist klanten bedanken? Het doel bepaalt de inhoud, de opzet en de communicatie van je evenement. VKOZ helpt je dit doel scherp en meetbaar te maken, zodat je zeker weet dat je evenement de impact heeft die je voor ogen hebt. - Wie is de doelgroep?
Een goed event draait om de juiste mensen. Weet je precies wie je wilt bereiken? Denk na over de kenmerken van je doelgroep en pas je event daarop aan. Zijn het klanten, prospects, medewerkers of partners? Wat zijn hun specifieke interesses en behoeften? Hoe kun je hier het beste op inspelen? - Wat is het formaat van het evenement?
De vorm van je evenement heeft grote invloed op de planning en uitvoering. Denk goed na of je een fysiek, hybride of volledig digitaal event wilt organiseren. Bij VKOZ helpen we je bij het kiezen van de juiste vorm die past bij jouw doelstellingen en de ervaring die je wilt creëren. Of het nu gaat om een conferentie, seminar, netwerkborrel, productlancering of team-building event, we zorgen ervoor dat de gekozen opzet perfect aansluit bij je wensen. We kijken ook naar het gewenste aantal deelnemers en de technische of logistieke eisen die bij een hybride of digitaal event komen kijken. - Wat is het beschikbare budget?
Budget speelt een cruciale rol in de planning. Een duidelijk budget helpt bij het stellen van realistische verwachtingen en zorgt ervoor dat je de juiste keuzes kunt maken, zowel voor de inhoud als voor de locatie en faciliteiten. - Wanneer moet het evenement plaatsvinden?
De timing van je evenement is essentieel voor de opkomst en de impact. Denk niet alleen aan de datum, maar ook aan het seizoen en eventuele concurrentie van andere grote evenementen. - Locatie en faciliteiten
De keuze van de locatie heeft niet alleen invloed op de logistiek, maar ook op de beleving van je gasten. Denk goed na over wat de locatie nodig heeft om je evenement succesvol te maken. Heb je specifieke vereisten voor audiovisuele apparatuur of ruimte-indeling? Is er voldoende parkeergelegenheid, bereikbaarheid via OV, of andere logistieke overwegingen? - Sprekers en programma
Een goed programma is het hart van je evenement. Wie zijn de sprekers of moderators die je wilt inzetten? Wat zijn de thema’s of onderwerpen die behandeld moeten worden? Wat is de gewenste structuur van het programma (keynotes, break-out sessies, Q&A)? Bij VKOZ helpen we ook met de conceptontwikkeling van je event, zodat je programma precies aansluit bij je doelstellingen en doelgroep. - Promotie en communicatie
Om een evenement succesvol te maken, moet je de juiste mensen bereiken. Denk goed na over hoe je het evenement gaat promoten, zowel vooraf als na afloop.
• Welke communicatiekanalen ga je inzetten (social media, e-mail, websites)?
• Wat is de belangrijkste boodschap en call-to-action voor je doelgroep?
• Hoe ga je het evenement op de dag zelf en erna onder de aandacht brengen (aftermovie, nieuwsbrief, social media posts)?
Bij VKOZ geloven we dat communicatie voor, tijdens en na het event essentieel is om de impact van je evenement te vergroten. - Hospitality en deelnemersbeleving
De beleving van de deelnemers staat centraal. Hoe zorg je voor een onvergetelijke ervaring voor je gasten?
• Wat voor ontvangst wil je bieden (bijvoorbeeld persoonlijke ontvangst, welkomstpakket)?
• Wat zijn de verwachtingen op het gebied van catering, accommodatie of andere faciliteiten?
• Hoe betrek je de deelnemers actief bij het evenement? - Nazorg en vervolgacties
Een evenement stopt niet na de laatste speech of de afsluitende borrel. Nazorg is essentieel om de relatie met de deelnemers voort te zetten en de impact van het evenement te vergroten.
• Hoe ga je de deelnemers na het evenement betrekken? (follow-up e-mail, evaluatie, content delen)
• Wat zijn de vervolgstappen? (bijvoorbeeld netwerken, leads opvolgen, nieuwe samenwerking starten)
Waarom een checklist?
Een gedetailleerde briefing is de basis voor een succesvol event. Het helpt ons om alles goed voor te bereiden, de juiste keuzes te maken en je verwachtingen te overtreffen. Maar deze checklist is ook voor jou als klant: door vooraf goed na te denken over de bovenstaande vragen, krijg je meer duidelijkheid over wat je wilt en kunnen wij je maximaal ontzorgen.
Wil je deze checklist gebruiken voor jouw event of wil je meer weten over hoe wij je kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we samen je evenement tot een succes kunnen maken!