Vijftien jaar geleden richtte Marjolein van Rosmalen haar zakelijke evenementenbureau VKOZ events & communicatie in Rotterdam op. Wat maakt die Vrouwelijke Kijk Op Zaken – waar VKOZ voor staat – zo succesvol? Samen met Meeting Magazine blikt Marjolein terug.
“Per toeval kwam ik in 1994 in de Business Travel & Event branche terecht”, vertelt Marjolein. “Ik begon bij Holland International BTI en werkte later bij grote organisaties zoals BCD en ATPI. Ik werd al snel leidinggevende van het team Business Travel. De klanten die ik bezocht organiseerden echter ook congressen en incentives en tijdens mijn klantbezoeken nam ik dat mee. Omdat het vanwege de vele reizen een intensieve branche is, besloot ik een sabbatical te nemen. Ik sprak een voormalige marketingmanager van het NBTC die zelf net de stap naar een carrière als loopbaancoach had gezet. Hij vroeg aan mij waarin ik beter was dan mijn collega’s. Al mijn managementcollega’s waren mannen, dus al snel kwam het gesprek op het verschil tussen mannen en vrouwen. Daarop besloot ik een management- en organisatiebureau te beginnen. De titel van het eerste persbericht was ‘Vrouwelijk advies voor mannelijke ondernemers’. Daar komt ook de naam VKOZ – vrouwelijke kijk op zaken – vandaan.”
Focus op zakelijke events
Marjolein kreeg op basis van haar cv onder andere aanvragen voor het organiseren van events zoals de Marathon van Rotterdam, CHIO Rotterdam en Rotterdam Viert de Stad. “Vanwege mijn achtergrond in de branche werd ik al snel benaderd voor dit soort evenementen. Ik vond het mooie opdrachten, ook omdat ze een goede afwisseling vormden met de zakelijke trajecten binnen organisaties. Ik had genoeg ervaring in projectmanagement en eventmanagement is daar een vorm van; je moet goed kunnen organiseren, overzicht houden, inzicht hebben, schakelen, communiceren. Ik kreeg ook steeds meer terugkerende opdrachten, waaronder het jaarlijkse meerdaagse congres van de Council of International Schools. Die zakelijke events voelden voor mij als het terugkeren naar mijn roots. Toen ik in 2017 door mijn vaste tekstschrijfster werd geïnterviewd, realiseerde ik me dat ik mijn passie het meest in het organiseren van events kwijt kon. Daarop concludeerde zij dat ik me het beste kon toeleggen op events. Ik had toen inmiddels een kantoor op de Coolsingel en kon het werk niet meer in mijn eentje doen. Omdat ik uit een ondernemersfamilie kom en bekend was met het gezegde ‘Ik wens je veel personeel’, besloot ik om in eerste instantie met freelancers te gaan samenwerken.”
Marjolein in de centrale post tijdens CHIO 2015.
Mooie herinneringen
In 2019 besloot Marjolein haar team uit te breiden en VKOZ meer te profileren als PCO. “We werkten inmiddels voor opdrachtgevers zoals Gemeente Rotterdam, Boskalis en Erasmus Universiteit en ik werd dat jaar partner van Rotterdam Partners, die op zoek waren naar een partij die opdrachtgevers die in Rotterdam hun congres wilden organiseren, op inhoudelijk niveau kon adviseren. Een jaar later kwam de coronacrisis, maar ondanks de onzekerheid die dit bracht, hebben we ook mooie herinneringen aan deze periode. Creative marketeer Isa was toen nog stagiaire en kreeg als opdracht om te onderzoeken hoe VKOZ kon inspelen op een veranderende markt. We stortten ons op de mogelijkheden, bleven flexibel en waren heel positief in onze communicatie. Ook deelden we regelmatig tips over het organiseren van online en hybride events. Opdrachtgevers hadden in het begin veel ondersteuning nodig bij hun online events. In het tweede en derde jaar van de crisis merkten we dat veel partijen het zelf gingen doen, waarop wij besloten om ons inhoudelijk te gaan onderscheiden. Opdrachtgevers zoals gemeente Rotterdam en RIEC vonden het juist prettig om met ons als positieve, betrouwbare partner samen te werken. Samen met hen hebben we een aantal hybride congressen georganiseerd. Na maart 2022, toen men rekening hield met de mogelijkheid dat alles weer op slot kon gaan, ontstond er een enorme piek in de markt waarbij iedereen negen maanden aan events in drie maanden probeerde te laten plaatsvinden. Ik moest toen helaas veel nee verkopen en ben toen nog meer gaan toespitsen op zakelijke events die op de inhoud zitten. Aanvragen voor events die ik niet vond passen, verwees ik door naar collega’s. Dat doe ik nog steeds met bijvoorbeeld aanvragen uit het buitenland die meer passen bij een DMC. Andersom wordt er ook naar ons doorverwezen of worden we via Rotterdam Partners uitgenodigd om aan een bidprocedure mee te doen. We dragen met trots uit dat we in Rotterdam zijn gevestigd en dan is het leuk dat je ook internationaal wordt gevonden.”
Tonja Toussaint, Marjolein van Rosmalen en Lindsey van Welzen bij Remastered Rotterdam.
Diversiteit
Wat Marjolein na vijftien jaar nog altijd leuk vindt aan het vak, is de enorme diversiteit aan opdrachtgevers. “Mensen van andere bedrijven in Het Industriegebouw (een bedrijfsverzamelgebouw in Rotterdam) vragen regelmatig aan me waar ik mee bezig ben. Dan kan het antwoord zomaar cocaïne zijn, bijvoorbeeld vanwege een congres voor het Regionale Informatie- en Expertise Centrum Rotterdam over ondermijnende criminaliteit in de haven van Rotterdam. Bovendien heeft elk bedrijf een eigen organisatie, cultuur en omgangsvormen. In het begin tast je af hoe ver je kunt gaan met je ideeën, dat is een leuke uitdaging.”
RIEC Congres 2024 in Rotterdam Ahoy.
Klein team, grote slagkracht
Marjolein heeft inmiddels drie vaste medewerkers in dienst, maar verdere groei in omvang is geen doel op zich. “In tegenstelling tot de trend waarbij eventbureaus fuseren of worden overgenomen, kies ik er bewust voor om klein te blijven. Zo blijven we wendbaar en kunnen we écht maatwerk leveren. We vormen een hecht team van specialisten en werken met een sterk netwerk van externe partners. Daardoor kunnen we ook grotere, complexe congressen aan. Ons vaste team bestaat op dit moment uit drie vrouwen. Niet per se een bewuste keuze, maar mijn ervaring is dat vrouwen creatief zijn en sterk in organiseren. Binnen een klein team zijn de lijntjes kort en kun je snel sparren over inhoud en aanpak. Dat levert vaak verrassende en doeltreffende invalshoeken op. Zodra je te groot wordt, ga je opsplitsen en verlies je die kracht.”
Ondernemersles
Aan een belangrijke les die Marjolein aan het begin van haar ondernemerscarrière meekreeg, houdt ze nog steeds vast. “Het is prima om je te laten inspireren door anderen, maar kies bewust voor je eigen geluid. Toen ik net begon als ondernemer had ik het idee dat ik een wat meer mannelijke kijk op zaken nodig had, omdat mannen meer durven als ondernemer. Een succesvolle ondernemer gaf mij het advies om vooral mezelf te blijven, want dan trek je ook opdrachtgevers aan die bij jou passen. Dat advies heb ik omarmd.”
Improvisatieacteurs Mascha en en Michel met toenmalig burgemeester Aboutaleb op het podium tijdens het congres Stop Ondermijning! in Rotterdam.
Opvallende herinnering
Met de jubileumcampagne ‘Vijftien jaar, vijftien verhalen’ haalt Marjolein dit jaar samen met opdrachtgevers en partners herinneringen op. Een van de leukste herinneringen die ze ontving, gaat over de eerste keer dat ze samenwerkte met improvisatieacteurs Michel en Mascha. “Dat was voor Directie Veiligheid in Rotterdam over ondermijnende criminaliteit. Michel speelde een biker met een Harley Davidson die iedereen ontving. Mascha speelde een yogasnuiver, een personage dat veel met gezondheid bezig was, maar wel in het weekend tijdens feestjes aan de xtc zat. Gekleed als Jane Fonda in een aerobic-outfit bood ze zogenaamd envelopjes met partydrugs aan aan de deelnemers. Sommigen mensen reageerden er heel serieus op en gingen het gesprek aan. Even twijfelden we of Mascha ook toenmalig burgemeester Aboutaleb op die manier konden aanspreken. Uiteindelijk duwde Mascha hem op het podium een ponypack met drugs in de handen en daar moest hij erg om lachen!”