Elke maand kijk ik terug op wat er speelt in de wereld van evenementen en communicatie. Deze keer wil ik het hebben over iets wat mij de laatste tijd steeds meer bezighoudt: het verschil tussen een event dat “goed geregeld” is en een event dat écht betekenisvol is.
De magie zit in de details
Veel mensen denken bij een eventbureau nog aan draaiboeken, catering en een DJ. Natuurlijk, die dingen zijn belangrijk. Maar voor mij gaat een evenement veel verder: het is een kans om mensen te raken, gesprekken op gang te brengen en herinneringen te maken die blijven hangen. Het is die energie, die kleine momenten van verbinding, die een event echt bijzonder maken.
Denk bijvoorbeeld aan het Global Forum in Sevilla van verleden maand: 920 deelnemers uit 75 landen, een flamenco-opening, bezoek aan Alcázar Real, een wellness-sessie en een quiet room voor rust of gebed. Die zorgvuldig gekozen details zorgden ervoor dat deelnemers zich écht betrokken voelden en waardevolle connecties konden leggen.
Planning én gevoel hand in hand
Bij VKOZ events & communicatie werken we vanuit vier stappen, van idee naar event: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Die zijn er om te zorgen dat alles soepel verloopt. Maar de momenten die blijven hangen, ontstaan vaak op de grens tussen planning en gevoel. Bijvoorbeeld: dat ene idee voor een break-out sessie dat onverwacht deelnemers laat samenwerken, of de manier waarop een ontvangst echt warm en persoonlijk voelt.
Samen creëren levert verrassingen op
Wat ik mooi vind aan ons werk is dat we altijd samen creëren; met ons team, partners en de klant. Co-creatie is voor mij geen modewoord, maar een manier om iets neer te zetten dat klopt voor de klant én voor de deelnemers. Het levert vaak verrassende resultaten op, juist omdat je niet alles zelf bedenkt, maar ideeën samen tot leven brengt.
Wanneer een event écht raakt
Een event is voor mij pas echt geslaagd als mensen na afloop zeggen: “Wow, dat was anders dan ik had verwacht.” Niet omdat het groot of spectaculair was, maar omdat het relevantie en betekenis had voor hen. Dat kan in kleine details zitten, een bewust gekozen moment van ontmoeting, of een onverwachte ervaring die blijft hangen.
Het échte verschil zit in oog voor detail
Dus ja, een goed georganiseerd event is de basis. Maar het échte verschil zit in de momenten die je niet kunt plannen: de momenten die mensen raken, verbinden en inspireren. Dat is waar ik iedere dag met plezier aan werk bij VKOZ. Met ons oog voor detail (zoals onze naam Vrouwelijke Kijk Op Zaken belooft ;-), wens ik iedereen fijne feestdagen en veel inspirerende momenten in het nieuwe jaar!
Marjolein van Rosmalen | oprichter VKOZ events & communicatie