Door het coronavirus is het voor event professionals een uitdagende periode. Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden wat de beste vorm is. Ga je voor een live 1,5 meter event of kies je voor een online variant? Een derde optie is een hybride event: een combinatie tussen live en online. Alle drie de opties hebben één ding gemeen: communicatie met je deelnemers is heel belangrijk!
Online events
Online events zijn het afgelopen half jaar snel populair geworden. Logisch, want tijdens de lockdown was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.
Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.
Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.
Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.
Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.
Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.
Veilige 1,5 meter events
De 1,5 meter regel zorgt voor een heel andere dynamiek op evenementen. Veel minder mensen op een veel grotere oppervlakte. Ook ben je als event manager ineens bezig met zaken die voorheen allemaal vanzelf gingen, zoals crowd control en hygiënemaatregelen. De communicatie speelt ook bij veilige 1,5 meter-events een belangrijke rol.
Tip 6: Een slim registratieformulier
Het registratieformulier voor jouw evenement is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er komt en je wilt grip houden op het maximum aantal deelnemers. Ook heb je te maken met triage: de verplichte gezondheidscheck. Tenslotte is het aan te raden om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.
Tip 7: Gespreide aankomsttijden
Om lange wachtrijen te voorkomen, is het slim om de inloop van de deelnemers te verdelen over verschillende aankomsttijden. Laat de deelnemers zelf kiezen in welk tijdslot ze willen aankomen en leg uit waarom het belangrijk is dat ze zich aan de tijd houden. Houd ook in het achterhoofd dat de bezoekersstroom niet ophoudt na de ingang, maar zorg ook voor voldoende personeel bij bijvoorbeeld de garderobe.
Tip 8: Contactloos inchecken
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Ga op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Als je de deelnemers ook zelf hun badge laat pakken, waarna direct een label wordt geprint dat zij zelf op de badge kunnen plakken, is tussenkomst van een host(ess) helemaal niet meer nodig!
Tip 9: Duidelijke voorschriften
Laat je bezoekers in de communicatie duidelijk weten hoe jij als organisatie bijdraagt aan een veilig event. Dit kun je doen op de locatie zelf, maar ook vooraf op bijvoorbeeld de event website. Plaats maatregelen en plattegronden van de locatie en geef ook duidelijk aan wat je van de bezoeker verwacht. Het Event Platform raadt zelfs aan om een Chief Corona Officer aan te wijzen, die helpt bij vragen en bij het waarborgen van de veiligheid.
Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!
Tip 10: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.
Tip 11: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de gezondheidscheck, aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.
Tip 12: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.
Tip 13: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.
Wil je meer weten over de organisatie en communicatie van 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events? Neem gerust contact met ons op. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.
Bron: Eventinspiration
