Home

Tag: evenement organiseren

Bericht openen
VKOZ ROI piramide

7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het organiseren van een geslaagd evenement is ook een flinke investering: hoe maak je jouw event rendabel? Om dit te bereiken is het van belang om te werken vanuit één of meerdere doelstellingen en deze vervolgens te meten om uiteindelijk je Return on Investment (ROI) te berekenen. Je doet dat met deze 7 stappen.

Stap 1: Bepaal de doelstelling
Onderaan de streep moet jouw event een plusje opleveren. De volgende vragen moet je stellen: wat is het probleem, of de kans, die ik met dit event wil bereiken? Welke activiteiten zijn nodig om de doelstelling te bereiken en hoe past het in onze marketingmix? Doelstellingen kunnen zijn:
• kennis of informatie delen
• verbeteren van interne of externe relaties
• motiveren of belonen
• verbeteren naamsbekendheid of imagebuilding
• winstoogmerk of fundraising

DON’T: Het organiseren van een evenement zonder doelstelling. Dat is weggegooid geld

Stap 2: Bepaal wat het gewenste effect is bij jouw gasten
Wat moeten jouw gasten na afloop van het event gaan doen? De echte waarde van een evenement zit hem in de acties die je bezoekers gaan nemen na afloop, of zelfs tijdens je evenement. Zelfs het gedrag vóór een evenement kan beïnvloed worden, denk maar aan een incentive. Het is niet genoeg dat ze alleen denken of voelen, het gaat ook om doen. De vraag die je hierbij op weg helpt is: Waarom doen ze dat nu al niet?

Stap 3: Bepaal wat de learning experience op het event moet zijn
Hoe gaan jouw gasten doen wat je beschreven hebt in stap 2? Effectief leren is leren door middel van belevingen, met alle vijf de zintuigen die geprikkeld moeten worden. Wat moeten ze leren / beleven op het event om hun gedrag te doen veranderen? Op het evenement krijg je informatie, maar indien dit live is, ondergaat jouw gast dit met andere gasten, wat zorgt voor vertrouwen. De houding van de bezoeker t.o.v. jouw merk verander je met een lerende belevenis.

Stap 4: Creëer een omgeving waar jouw gast door beleving kan leren
De learning experience van een live event kan niet gescheiden worden van de omgeving waar het in moet gebeuren. Onderzoek toont aan dat elementen als licht, muziek, kleur en catering invloed hebben op het leren tijdens een belevenismoment als een event. Daarbij is bijvoorbeeld gebleken dat het concept en de aankleding van een presentatie meer impact heeft dan de daadwerkelijke content. Kortom, zorg voor een leeromgeving met impact.

DO: Inspireer, creëer, innoveer en profiteer. Ontwikkel voor jouw online evenement een verrassend, afwisselend en interactief programma om een zo groot mogelijke impact te bereiken. Hoe? Lees hier meer over de online en hybride oplossingen van VKOZ.

Stap 5: Meet tevredenheid en geplande acties
Na afloop van het evenement is het tijd om te meten. Begin met de basis en evalueer de leeromgeving. Voldeed het evenement aan de verwachtingen? Kunnen de gasten gebruikmaken van wat ze geleerd hebben? Wat verwachten de gasten anders te gaan doen na het deelnemen aan het event? Als ze geen actie gepland hebben, heeft het evenement geen waarde gehad. Meet dit direct na het evenement.

Stap 6: Meet wat geleerd is en hoe hun gedrag veranderd is
Wat hebben de deelnemers geleerd? Hoe is hun gedrag daardoor veranderd? In veel gevallen is het afdoende om simpelweg te vragen wat de gast onthouden heeft van de informatie die je overgebracht hebt op het event. Is hun attitude jegens jouw merk veranderd? Zijn er zinvolle netwerken ontstaan met andere deelnemers? Meten 2 tot 4 maanden na het event is aan te raden.

TIP: Denk bij het meten van je Return on Investment ook aan: het bereik op social media, het aantal bezoekers op de website, het gebruik en het zoeken van informatie via een eventapp, het aantal nieuwe klanten of extra sales en natuurlijk de enquête. Lees hier vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.

Stap 7: De zakelijke impact: ROI
De uiteindelijke business impact is het resultaat van menselijke acties. Voor consumentenevents vertaalt zich dat vaak in sales. Voor interne evenementen gaat het bijvoorbeeld om kostenreductie door grotere effectiviteit. Maar welk event of doel je ook meet, zorg ervoor dat je zo veel mogelijk achterhaalt of het effect de oorzaak is van het evenementenbezoek. Vertaal uiteindelijk de business impact naar euro’s om tot slot een echte ROI te meten: impact in euro’s – de kosten van het event : gedeeld door de kosten = jouw return on event.

ROI piramide VKOZVKOZ hanteert de ROI piramide methode
Met de methode van Dr. Elling Hamso bepaal je de effectiviteit van events. Dit houdt in dat wij vooraf duidelijke doelen stellen voor 6 opeenvolgende niveaus: ROI, impact, gedragsverandering, cognitieve verandering, (leer)omgeving en doelgroep. Wat moet jouw event tot stand brengen of teweegbrengen op elk van deze niveaus? Na afloop van het evenement gebruiken we de VKOZ meetlat om te meten welke resultaten behaald zijn op elk niveau. Meer weten? Neem contact met op ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.

VKOZ zet jouw doelstellingen centraal én denkt vanuit de behoefte van jouw bezoekers.

 

Meer weten over het berekenen van de ROI van jouw event of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
VKOZ team EventSummit Rotterdam

VKOZ kijkt terug op een succesvolle EventSummit in Rotterdam Ahoy!

VKOZ events & communicatie nam op 30 januari 2020 deel aan het grootste (én gratis te bezoeken) eendaagse platform voor de totale festival- en evenementenbranche: EventSummit! Na het grote succes van 2019 werd dit evenement weer georganiseerd in Rotterdam Ahoy. Wij verraste en inspireerde bezoekers in de Rotterdam Straat met ons thema: ‘Hier brouwen wij onze concepten’.

VKOZ stand EventSummit Rotterdam 2020Verschillende thema’s
De 13.500 m2 beursvloer was overzichtelijk ingericht in thema’s zoals entertainment, techniek, locaties, festivals en verder ingedeeld in straten. VKOZ bevond zich in de hal ‘Steden & Regio’s’ in de Rotterdam Straat. Samen met Rotterdam Partners, RDM Events, Hilton, ss Rotterdam, Wereldmuseum, Spido, De Doelen, Maritiem Museum, Luxor Theater, Theater Rotterdam en nog veel meer Rotterdamse stands zorgden wij voor een onvergetelijke belevenis.

Kennis en inspiratie
Naast een gevarieerde beursvloer (met meer dan 600 exposanten) konden de ca. 6.500 bezoekers ook inspiratie opdoen tijdens één van de 22 workshops en seminars. Deze werden aangeboden door de organisatie, brancheverenigingen, verschillende standhouders en mediapartijen. Daarnaast vond je in alle hallen verrassende acts, innovaties, foodtrucks, activiteiten en vooral veel fun.

VKOZ EventSummit winnaars RotterdamGrabbel raak en maak kans op mooie Rotterdamse prijzen
Het thema van VKOZ voor de beurs was: ‘Hier brouwen wij onze concepten’. We legden hierbij een link naar het monumentale Heinekengebouw waar wij gevestigd zijn. In onze stand waren wij live aan het brouwen: met de bezoekers meedenken en brainstormen over hun events. Daarnaast hadden wij in samenwerking met Rotterdam Partners een interactief concept ontwikkeld dat voor meer reuring in de straat zorgde. We stonden op het centrale plein met ons grabbeltonspel: een groot bierfust gevuld met verschillende kleine en grote prijzen van de Rotterdamse standhouders. Voordat je kon grabbelen moest de bezoeker eerst een potje memory winnen door de juiste evenementenlocaties bij elkaar te zoeken. We hebben veel bezoekers blij gemaakt met geweldige prijzen!

In de eventcase vind je onder andere eventtips en meer over EventSummit en alles daaromheen!

Bekijk hier onze aftermovie:

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
guerrilla marketing in Rotterdam

Zo maak je met guerrilla marketing je event onvergetelijk

Hoe zorg je ervoor dat bezoekers nog dagen napraten over jouw event? Een ijzersterk inhoudelijk programma dat perfect aansluit op de behoeften van je doelgroep is de hoeksteen van elk evenement. Maar naast de inhoud zijn er nog andere belangrijke ingrediënten voor succes. Denk aan de totaalbeleving, een creatief thema dat de zintuigen prikkelt en een paar verrassende, onvergetelijke elementen waar de mensen over napraten.

Om dit te bereiken, kunnen we veel leren van guerrilla marketing. Bij deze vorm van marketing maak je op een verrassende, fantasievolle manier contact met je doelgroep. Daarbij genereer je beleving en interactie met een creatief idee, zodat er een ‘wow’-effect ontstaat. Misschien ken je al wat klassiekers: de flashmob, de trap met (echt werkende) pianotoetsen, de draaideur in de vorm van een balletdanseres… Events lenen zich perfect voor guerrilla marketing.

Doelen van guerilla marketing
Guerrilla marketing kun je inzetten voor verschillende doeleinden:
• meer plezier en beleving brengen in je event
• merkactivatie (er gebeurt iets rondom je merk)
• een nieuw product of dienst onder de aandacht brengen
• free publicity krijgen
• Ambassadeurs creëren of een hechtere relatie opbouwen met klanten
• mensen uitnodigen tot actie (productverkoop, website bezoeken etc.)

Pianotrap in RotterdamHoe bedenk je spraakmakende onderdelen?
Het lijkt misschien makkelijk om een pakkende actie te bedenken. Een flashmob? Een metershoog paard? Stroopwafels bakken in de vorm van je naam? Een verrassingsact op het toilet? The sky is the limit. Maar een guerrillamarketing-actie is pas écht raak als het perfect past bij het thema van het evenement, de behoefte van de bezoekers en de merkwaarden van de organisatie. Vanuit deze voorwaarden moet je de ludieke acties verzinnen.

5 stappen vóór de creativiteit
1. In kaart brengen van de doelgroep. Wat zijn hun kenmerken en waarom zouden ze op jouw event moeten komen?
2. Weten wat je wil bereiken met jouw event. Met welke kennis, ervaringen en gevoelens gaan de bezoekers straks naar huis? Welke acties wil je dat ze nemen tijdens en na het event?
3. Bepalen van een overall thema voor je event dat een belofte inluidt voor de bezoekers. Bijvoorbeeld: ‘future proof worden op jouw vakgebied’, ‘je collega’s of vakgenoten (beter) leren kennen’ etc.
4. Helderheid creëren over de merkwaarden van jouw onderneming.
5. Bedenken van een aansprekende titel voor je event.

Met zo’n voorbereiding wordt het makkelijker om verrassende ideeën te bedenken. Randvoorwaarden begrenzen weliswaar de speelruimte, maar stimuleren de creativiteit. Vooral het gekozen thema en de event-titel bieden kansen voor creatieve invulling. Die kunnen het startschot vormen van een vruchtbare brainstorm.

De resultaten van een guerrilla marketing-actie meten
Hoe je de resultaten van je actie meet, hangt helemaal af van het doel. Welke resultaten wilde je bereiken? Blije bezoekers? Aandacht van de pers? Productverkoop? Pas als je die voor ogen hebt kun je de resultaten inventariseren.
• Vraag feedback van de bezoekers over de guerrilla-actie.
• Inventariseer hoeveel respons je hebt gekregen (aantal verkoopgesprekken, geplaatste orders, sample-aanvragen, achterlaten e-mail adres, enzovoorts)
• Inventariseer op social media de buzz rondom je actie (hoeveel foto’s zijn er gedeeld, wat zijn de reacties op Facebook, Twitter, Linkedin en Instagram?).
• Inventariseer intern hoe de ludieke acties hebben bijgedragen aan het succes van het event.

Vijf tips om te komen tot ludieke, verrassende ideeën

brainstormen1. Organiseer een brainstorm
Een brainstorm waarbij je met een groepje van 3-7 personen (die een diversiteit aan functies en rollen hebben binnen het project) vrij associeert op het thema van het event. Genereer eerst zoveel mogelijk ideeën, zonder te oordelen, en laat vervolgens iedereen stemmen op de beste ideeën.

2. Laat je inspireren
Bezoek regelmatig events uit een compleet andere branche dan de jouwe en noteer alle ideeën die jou opvallen.

3. Laat je inspireren door festivals en culturele evenementen
Festivals bieden vaak veel beleving en fantasievolle onderdelen. Op het Bucketlist Festival 2017 in Utrecht bijvoorbeeld kon je ‘doen wat je altijd al eens wilde’. Vuurspuwen, trouwen, een insect eten, een printer of een auto in elkaar slaan. Een geweldig thema met veel verrassing, beleving en (inter)actie. Zou een event in de verzekeringsbranche hier bijvoorbeeld iets mee kunnen?

4. Ongebruikelijke communicatiemiddelen
Denk ook eens aan communicatiemiddelen die normaal niet worden ingezet. De parkeerplaats, de toiletten, de wandelpaden etc.

5. Voeg een totaal onverwacht element toe
Soms werkt het goed om een element toe te voegen dat juist haaks staat op het thema. Om te ontregelen en te verrassen. Wat zou er gebeuren als je een ballenbak neerzet op een congres over gezondheidszorg? De bezoekers zullen zelf gaan bedenken wat de link is met het thema. Word je gezonder door te spelen? Stellen de ballen pillen voor?

beursJe moet wel een beetje lef hebben als organisator
Er is soms best wat lef nodig om ongebruikelijke elementen toe te voegen aan je evenement. Vaak is er twijfel. Wat zullen de bezoekers wel niet denken van die ‘rare’ guerrilla-actie? Gaat het niet te ver? Past het wel bij de doelgroep? Leidt het niet af van de inhoud? Deze vragen zijn op zich begrijpelijk. Je loopt nou eenmaal een risico als je verrassende, originele acties inzet tijdens je evenement. Mensen kennen het niet, verwachten het niet en moeten misschien uit hun comfortzone. Maar daar zit ook direct de winst. Een positieve, creatieve actie of beleving blijft iedereen bij, waardoor ook jouw boodschap langer blijft hangen.

Meer weten over geurrilla marketing of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Frankwatching

Bericht openen
tips voor een sterk team

5 tips om een sterk eventteam aan te sturen

Het runnen van een krachtig eventteam betekent zoveel meer dan het coördineren van de werkzaamheden van vakkundige professionals die hun best doen. Als leider gaan je verantwoordelijkheden verder dan het opstellen van meerdere to-do-lijsten, eindeloze vergaderingen inplannen en het werk in de gaten houden. Je hoort je ook te focussen op het opbouwen van een bevorderende werkcultuur die is gebaseerd op respect, wederzijdse steun en assertiviteit.

teamledenHet werken in een team biedt het voordeel dat je kan rekenen op de creatieve en conceptuele input van andere geesten. Om toegang te krijgen tot die input moet je je team wel op een efficiënte wijze beheren. Bovendien vereist leiderschap vertrouwen, integriteit en competentie. Als je een werkelijk sterk team wil hebben, dan moet je weten hoe je het op efficiënte wijze kan aansturen. Hoe doe je dat? Hier volgt een lijst met tips die je zal helpen.

Tip 1: zorg dat je de talenten van je teamleden goed kent
Er zijn mensen die uit zichzelf beter zijn in sommige taken dan anderen. Zelfs in een concreet gebied als eventmanagement zal het je soms verrassen dat er mensen zijn die beter zijn in het maken van een eventplanning, terwijl anderen juist beter met leveranciers kunnen onderhandelen. Als leider moet je meer leren over de krachten en zwaktepunten van ieder teamlid, om hen zo goed mogelijk in te zetten. Zij zullen op die manier op hun beurt meer van hun werk genieten.

Tip 2: ontwikkel een positieve teamcultuur
Zou je goed in een groep kunnen werken als je het gevoel had dat je niet jezelf kon zijn? Denk je dat je je werk goed zou kunnen doen als je manager je doorlopend op de vingers kijkt? Zou je je veilig voelen in een venijnige werkomgeving? Natuurlijk is het antwoord op al deze vragen: “nee”. Juist daarom zou je extra voorzichtig moeten zijn wat voor teamcultuur je aanmoedigt. Volgens het artikel ‘Positive Teams Are More Productive’ uit de Harvard Business Review, staat een gezonde en positieve teamcultuur gelijk aan een grotere efficiëntie en productiviteit. Zoals aangegeven in het artikel “verbreedt de aanwezigheid van positieve emoties het vermogen van de werknemers door onderlinge relaties met elkaar te verbeteren en door hun creativiteit en vermogen om creatief te denken te versterken.” Je kunt een positieve teamcultuur ontwikkelen door bijvoorbeeld je eventteam uit te nodigen op bijzondere uitstapjes, bootcamps, workshops, teambuildingsessies, etc.

leiderschapTip 3: delegeer verantwoordelijkheid op een gezonde manier
Twee zaken zullen de efficiëntie van een team verminderen: verantwoordelijkheden ongelijk verdelen of niet genoeg verdelen en alles zelf moeten doen. Dit kan leiden tot overbelasting voor jezelf of een ander teamlid, die vervolgens ontzettend veel werk moet doen. Begin te leren hoe je verantwoordelijkheden gelijkmatig verdeelt en kijk hoe de efficiënte van je team de lucht in schiet. Vertrouw er dan op dat je teamlid het uitvoert op zijn of haar manier. Op die manier kan de persoon het werk aanpakken op de manier die voor hem of haar het beste werkt. Wees echter niet bang om zo nu en dan in te grijpen en te kijken of de taak zo verloopt als gepland.

Tip 4: kies het ‘soft power leadership’-model
Planners ervaren al genoeg stress in het opzetten en runnen van evenementen. Niemand wil dan ook nog een strenge baas of teammanager bovenop al die stress. Dus doe je team een plezier en wees geen tiran. Experimenteer in plaats daarvan met het ‘soft power leadership’-model (gebaseerd op emotionele intelligentie, empathie, persoonlijke passies en discipline, effectieve communicatie en een inspirerende gemeenschappelijke visie). Soft power werkt door het vormen van de voorkeuren van anderen. In de zakenwereld weten slimme bestuurders dat leiderschap niet alleen draait om het geven van bevelen, maar ook om het goede voorbeeld geven en anderen warm laten lopen voor wat jij gedaan wil krijgen. Deze leiderschapsstijl moedigt een positieve dialoog aan, evenals de persoonlijke groei van werknemers.

Tip 5: sta altijd klaar voor je team
Als je een evenement aan het plannen of runnen bent, kunnen onvoorspelbare situaties zich voordoen. Juist daarom is het zo belangrijk om je teamleden te laten weten dat ze altijd kunnen rekenen op je steun, hulp of advies. Door er altijd te zijn om teamleden te helpen met problemen of om steun te bieden, versterk je hun zelfvertrouwen en verstevig je de teamdynamiek.

Wil je een event met meerwaarde?Conclusie
Als mensen plezier hebben in hun werk, zijn ze vaak veel efficiënter en productiever. De constante groei en verbetering van menselijke relaties onder je werknemers zal niet alleen hun emotionele en professionele welzijn beïnvloeden, maar ook de kwaliteit van je evenementen. Dus begin meteen aan de teamcultuur van je evenement te werken. Delegeer verantwoordelijkheden op de juiste wijze, waarbij je rekening houdt met de vaardigheden van ieder teamlid. Moedig een positieve werkinstelling aan en plan een serie teambuilding dynamieken die de onderlinge banden en het vertrouwen zullen versterken. Sta tot slot altijd klaar voor je team (per telefoon of online berichten), en laat ze weten dat je ze vertrouwt en dat je er bent om onverwachte problemen op te lossen.

Meer weten over het aansturen van een sterk eventteam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner

Scroll naar boven