Bericht openen
communicatie tips

13 tips voor je communicatie bij live, online en hybride events

Door het coronavirus is het voor event professionals een uitdagende periode. Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden wat de beste vorm is. Ga je voor een live 1,5 meter event of kies je voor een online variant? Een derde optie is een hybride event: een combinatie tussen live en online. Alle drie de opties hebben één ding gemeen: communicatie met je deelnemers is heel belangrijk!

Online events
Online events zijn het afgelopen half jaar snel populair geworden. Logisch, want tijdens de lockdown was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.

Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.

Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.

Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.

Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.

Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Veilige 1,5 meter events
De 1,5 meter regel zorgt voor een heel andere dynamiek op evenementen. Veel minder mensen op een veel grotere oppervlakte. Ook ben je als event manager ineens bezig met zaken die voorheen allemaal vanzelf gingen, zoals crowd control en hygiënemaatregelen. De communicatie speelt ook bij veilige 1,5 meter-events een belangrijke rol.

Tip 6: Een slim registratieformulier
Het registratieformulier voor jouw evenement is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er komt en je wilt grip houden op het maximum aantal deelnemers. Ook heb je te maken met triage: de verplichte gezondheidscheck. Tenslotte is het aan te raden om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.

Tip 7: Gespreide aankomsttijden
Om lange wachtrijen te voorkomen, is het slim om de inloop van de deelnemers te verdelen over verschillende aankomsttijden. Laat de deelnemers zelf kiezen in welk tijdslot ze willen aankomen en leg uit waarom het belangrijk is dat ze zich aan de tijd houden. Houd ook in het achterhoofd dat de bezoekersstroom niet ophoudt na de ingang, maar zorg ook voor voldoende personeel bij bijvoorbeeld de garderobe.

Tip 8: Contactloos inchecken
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Ga op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Als je de deelnemers ook zelf hun badge laat pakken, waarna direct een label wordt geprint dat zij zelf op de badge kunnen plakken, is tussenkomst van een host(ess) helemaal niet meer nodig!

Tip 9: Duidelijke voorschriften
Laat je bezoekers in de communicatie duidelijk weten hoe jij als organisatie bijdraagt aan een veilig event. Dit kun je doen op de locatie zelf, maar ook vooraf op bijvoorbeeld de event website. Plaats maatregelen en plattegronden van de locatie en geef ook duidelijk aan wat je van de bezoeker verwacht. Het Event Platform raadt zelfs aan om een Chief Corona Officer aan te wijzen, die helpt bij vragen en bij het waarborgen van de veiligheid.

Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!

Tip 10: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.

Tip 11: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de gezondheidscheck, aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.

Tip 12: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.

Tip 13: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.

Wil je meer weten over de organisatie en communicatie van 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events? Neem gerust contact met ons op. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
sponsor idee event

17 creatieve ideeën voor de sponsoren van je event

Sponsoren werven voor je evenement is een lastige taak. Waarom zouden ze nou precies jouw event kiezen om te sponsoren? Om goed in de smaak te vallen is het belangrijk om de behoefte van jouw potentiële sponsoren goed te vervullen. Vaak gaat het dan ook om het promoten van hun eigen merk. Wil jij jouw sponsoring naar het volgende niveau tillen? Hieronder vind je 17 creatieve sponsorship ideeën voor je volgende evenement.

Idee 1: Sociale mixers
Netwerken is één van de belangrijkste redenen waarom deelnemers naar congressen en andere zakelijke evenementen gaan. Ook als je zelf niet genoeg contacten hebt om je event te vullen kan je de sponsoren vragen hun partners uit te nodigen. Hierdoor ontstaat er een mix van contacten en partners. Een sponsor kan netwerkmogelijkheden creëren die nuttig zijn voor jou en voor hun eigen netwerk. Op deze manier kunnen je sponsoren zich wenden tussen jouw contacten en jij tussen die van je sponsoren.

Idee 2: Event apps
Ongeacht de grootte van jouw evenement, een event app is een must. Hiermee kan je de ervaring van jouw bezoekers personaliseren. Op evenementen met meerdere ruimtes en verschillende afdelingen is dit idee goed toepasbaar. Deze apps zijn ook interessant voor je sponsoren door de gedetailleerde gegevens die de apps opleveren over wat het meest interessant is voor jouw publiek. Je kan je sponsoren ook meer naar voren brengen door bijvoorbeeld een game of een push notificatie met hun naam, of een logo op het beginscherm van de app.

Idee 3: Bewegingsworkshops
Het is belangrijk om gedurende de dag kleine pauzes te nemen om de focus te behouden. Je moet je lichaam bewegen om echt op de resetknop te drukken. Korte bewegingslessen zoals yoga, hoelahoepen of zelfs Zumba kunnen bezoekers helpen om even tot rust te komen. Dit is een kans voor je sponsoren om contact te maken met je publiek.

Idee 4: (Trap)stickers
Heeft jouw locatie een grote entree? Of misschien een paar trappen waar je niet echt bij stil hebt gestaan? Het gebruik van stickers op trappen kan de deelnemers verrassen en je sponsoren een creatieve ruimte bieden om hun merk of boodschap te promoten. Natuurlijk kan dit idee ook op andere plekken toegepast worden. Denk aan liften, op de grond, muren of zelfs toiletten.

Idee 5: Fotohokjes
Net als bij een ouderwets fotohokje, kunnen bezoekers in fotocabines selfies maken. Vaak wordt er bij deze service nog extra mogelijkheden toegevoegd zoals GIF’s en korte video’s. Door de optie ‘delen op social media’ toe te voegen zullen bezoekers sneller hun foto posten. Hierin kunnen jouw sponsoren hun eigen merk en logo in verwerken. Op die manier kunnen ze zich promoten. Ook kan je een hashtag koppelen aan de berichten die zijn gepost. Hierin kan je je eigen event taggen, maar ook de namen van je sponsoren die je evenement mogelijk hebben gemaakt.

Idee 6: Wi-Fi
Voor de meeste events is toegang tot Wi-Fi een must. Vooral als je wilt dat bezoekers hun ervaring delen op social media of deelnemen aan live stream toespraken, is het verzorgen van gratis Wi-Fi essentieel. Sponsoren kunnen hun logo weergeven in een brochure, in de event-app of met borden overal op het evenement. Een Wi-Fi netwerk splash-pagina is een andere geweldige kans. Niet alleen voor branding, maar ook om te linken naar de site van de sponsor.

Idee 7: Social media scherm
Op een groot scherm op een centrale locatie laat je berichten en foto’s zien die getagd zijn met de hashtag van je evenement op social media, zoals Instagram en Twitter. Door het aanbieden van zo’n scherm, kunnen ook je sponsoren berichten beheren en de boodschappen van hun merk toevoegen aan het circuit.

Idee 8: Live streaming
Wist je dat 30% van de mensen die kijken naar een livestream het volgende jaar datzelfde evenement zullen bijwonen? Live video kan jouw bereik vergroten en impact hebben op jouw bedrijfsresultaten. Het aanbieden van een livestream in je pakket kan merken de mogelijkheid bieden om meer publiek erbij te betrekken dan alleen de bezoekers van je evenement.

Idee 9: Winactie
Op zoek naar een manier om je sponsoren onder de aandacht te brengen bij je bezoekers? Stel voor dat je sponsoren een nuttige of interessante prijs toekennen aan jouw deelnemers waarvoor ze een activiteit willen doen. Liken en delen op social media is hier een goed voorbeeld van. Je kan ook de activiteit vergroten tot een wedstrijd of een speurtocht die zich over het evenement uitstrekt. Zorg ervoor dat je duidelijk naar voren laat komen dat de prijs mogelijk wordt gemaakt door jouw sponsor.

Idee 10: AR of VR
Met virtual reality (VR) en augmented reality (AR) kunnen sponsoren bezoekers een unieke en leuke ervaring aanbieden. Help mensen je nieuwe product te leren kennen met AR of VR. Ook de producten van je sponsoren kun je hierbij gebruiken. Dit idee is ideaal als jouw product goed samen gaat met die van je sponsoren of als jullie al partners zijn.

Idee 11: Doe-het-zelf-knutselruimte
Mensen zijn gek op doe-het-zelf workshops. Denk aan schilderen, bouwen of gewoon plakken met glitters. Het maken van knutselwerkjes biedt plezier en vermaak waardoor je sponsoren goed naar voren kunnen komen door hun naam daarin te vertegenwoordigen. Dit geeft deelnemers niet alleen de kans om op hun social mediakanalen te delen wat ze hebben gemaakt, maar het is ook een herinnering die ze na je event nog zullen onthouden.

Idee 12: Liefdadigheid
Gebruik de schijnwerpers van jouw evenement om aandacht te vragen voor stichtingen en goede doelen waar jouw sponsoren mee samenwerken. Je kunt een gesponsorde liefdadigheidsactie organiseren en het op jouw event presenteren. Bezoekers kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om dieren te ‘sponsoren’ of grond voor het behoud van dieren in het wild.

Idee 13: Wellness
Net als de spa of bij de pedicure biedt dit bezoekers de mogelijkheid om zich in de watten te laten leggen en uiteindelijk met een geweldige indruk van je sponsoren te vertrekken. Het aanbieden van bijvoorbeeld mini-massages van 5 tot10 minuten is een goede manier om gasten fysiek te betrekken bij het merk van je sponsor. Zelfs als jouw sponsoren dit soort diensten niet bieden, kun je voor de dag opgeleid personeel inhuren en ze kleding van het merk van de sponsor laten dragen.

Idee 14: Speelruimte
Wil je dat je bezoekers wat stoom kunnen afblazen en even kunnen relaxen? Misschien is een speelruimte een goed idee. Reuze spelletjes van schaken, bord spellen of zelfs een ballenbak zijn uitstekende manieren om de aandacht van de gasten te trekken. Je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Het is ook een creatieve manier om je spelonderdelen met het merk van je sponsoren te combineren. Je kan hierop het logo van je sponsor bijvoorbeeld laten terugkomen. Deze spellen en objecten zullen op social media gepost worden, waardoor de naamsbekendheid groter wordt.

Idee 15: Premium goodiebags
Een tasje gevuld met een balpen, sleutelhanger en een sticker is inmiddels wel bekend. Toch horen goodiebags bij evenementen. Je kunt ze interessanter maken door deze aan te passen met premium producten. Hierin kunnen jouw sponsoren een rol spelen. Ze kunnen hierin hun eigen merk en producten promoten.

Idee 16: Digitale goodiebags
In plaats van een traditionele tas, kun je nu ook een digitale goodiebag aanbieden. Met nieuwe services kun je een pagina vol met aanbiedingen opzetten en beschikbaar stellen voor je bezoekers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld kortingscodes, speciale aanbiedingen, waardebonnen etc. Sponsoren kunnen hierin cadeaus aanbieden aan de bezoekers, die ook betrekking hebben op hun eigen organisatie. Bovendien is dit ook een goede manier voor dataverzameling. Sponsoren kunnen deze data gebruiken om bijvoorbeeld hun doelstellingen te meten of nieuwe klanten te werven.

Idee 17: Privacy pods
Deze volledig afgesloten ruimtes bieden een rustige plek om te bellen of een gesprek te voeren. Ze zijn er in verschillende maten en vormen. Velen worden geleverd met elektriciteit en Wi-Fi. Hier kunnen logo’s, namen en symbolen van jouw sponsoren terugkomen. Op deze manier worden ze op een subtiele manier onder de aandacht gebracht bij jouw bezoekers in een ontspannen sfeer.

Nog meer tips? Lees ons artikel: Hoe trek je sponsors aan voor je evenement? Of neem contact met ons op voor een gratis brainstormsessie!

Bekijk hier de video!

 

Bron: Eventbrite

Bericht openen
jubileum event

10 tips voor een onvergetelijk jubileum event

10 tips voor een onvergetelijk jubileum event

Viert jouw bedrijf dit jaar een jubileum? Dat wil je graag vieren met je medewerkers, klanten en relaties met een geweldig evenement! Het is de perfecte gelegenheid om je personeel te belonen en de relaties te versterken. Maar het is ook een mooie kans om terug en vooruit te kijken, kennis te delen en je naamsbekendheid te vergroten. Je kan bijvoorbeeld het gehele jaar diverse campagnes en activiteiten te organiseren. Kortom, het loont om met een bredere blik naar je jubileum te kijken en kansen te creëren voor de marketingcommunicatie van jouw bedrijf.
Maar het organiseren van zo’n event kan een hele uitdaging zijn. Vaak ontbreekt het je aan tijd en ervaring omdat je simpelweg niet vaak voor de taak staat jubilea te organiseren. Wij hebben de volgende tips verzameld om jou op weg te helpen om een onvergetelijk jubileum te organiseren.
Tip 1: neem de tijd
Zorg ervoor dat je op tijd begint met het organiseren van het jubileum. Elk event vraagt een tijdsinvestering maar een jubileum kan nog net even wat extra tijd vragen. Bijvoorbeeld omdat je de archieven in moet duiken voor leuke historische terugblikken en het opsporen van voormalige medewerkers, leden of relaties.
Tip 2: houd je doel voor ogen
Stel jezelf in de startfase belangrijke vragen als:
• waarom vier je het jubileum?
• wat wil je met het jubileumfeest bereiken?
• wie zijn de doelgroepen van jouw jubileumviering?
• hoeveel mensen komen er op het event?
• wat is het budget?
• hoeveel tijd is er voor de organisatie van het evenement?
• is er een thema dat je naar voren wilt brengen bij het jubileum event?
Dat brengt de focus de juiste kant op.
Tip 3: geef betrokkenen een rol
Of het nu gaat om een jubileum van een bedrijf of een vereniging, er is altijd talent dat ingezet kan worden. Zijn er medewerkers die van zingen houden of in een bandje zitten? Gebruik dat. Is er iemand die prachtig kan vertellen? Zet hem of haar in! Betrek de creatievelingen in een brainstorm met betrekking tot de invulling van het jubileum event. Kijk ook welke rol je kunt geven aan relaties, leden of oud-medewerkers. Zo vergroot je de betrokkenheid en maak je het jubileum persoonlijk. Neem ook tijd om medewerkers in het zonnetje te zetten en laat ze onderdeel uitmaken van het programma.
Tip 4: grijp het jubileum aan om terug te kijken
Laat bezoekers aan het jubileum event de historie live beleven. Dat kan bijvoorbeeld door het creëren van een historische ambiance d.m.v. (oude bedrijfs-)kleding, kapsels, muziek, catering, videobeelden en/of het inzetten van acteurs. Je kunt zo letterlijk een walk down memory lane creëren. Afhankelijk van het type jubileum kan het ook leuk zijn een ouderwetse krant te verspreiden met historische hoogtepunten, vergezeld van bijpassende beelden. Maak een leuke film over de geschiedenis van het bedrijf, die tijdens het evenement in première gaat en die je daarna online deelt. Of creëer op je event een klein museum of expositie, samengesteld door je medewerkers en relaties.
Tip 5: kijk vooruit naar de toekomst
Gedurende het event, of in de routing, kan een reis richting de toekomst gemaakt worden. Hierin kan ook een plaats zijn voor de talenten van morgen. Denk daarbij aan stagiaires of jonge verenigingsleden. Bijvoorbeeld door het organiseren van een wedstrijd. Gedurende het jaar zijn er verschillende momenten waar de groepen bijeenkomen om nieuwe ideeën te ontwikkelen en na elke ronde gaan de besten door, met tijdens het jubileum event de bekendmaking van de winnaar.
Tip 6: houd het leuk
Natuurlijk is er ruimte voor speeches tijdens een jubileum. Maar een statisch programma met te veel of te lange speeches komt meestal niet ten goede aan de beleving van de bezoeker. Wat wil je echt vertellen? Wat is daarvoor een passend middel? Wees creatief. Misschien kun je de boodschap wel in een lied, quiz of een cabaret verwerken.
Tip 7: kies een passende locatie
Stel jezelf vragen: waar moet de locatie aan voldoen, welke sfeer moet de locatie uitstralen? Kies een locatie die past bij het doel en de boodschap van jouw jubileum. Wij hebben een aantal inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam voor je op een rijtje gezet (zie deel 1 en deel 2).
Tip 8: geef een aandenken mee na afloop
Dat kan een jubileumboek zijn, een kalender of een klokje maar bijvoorbeeld ook een fles wijn. Ontwerp speciale branding voor deze gelegenheid, zoals een jubileumlogo en je eigen merchandise. Maak het persoonlijk met bijvoorbeeld voor iedere gast een handgeschreven briefje.
Tip 9: stel een communicatieplan op
Zorg voor voldoende communicatie voor, tijdens en na je jubileum. Vertaal je programma naar een planning met gevarieerde content. Denk aan blogs van personeelsleden en relaties, wist je dat…., afgewisseld met oude projecten, foto’s en video’s. In de branding en/of thema van je jubileum. Maak er vanaf het eerste communicatiemoment een belevenis van en tel dan af naar hét event. Of stel een contentkalender op voor het gehele jubileumjaar met verschillende activiteiten, waarbij je jouw bedrijf opnieuw onder de aandacht brengt bij diverse doelgroepen. Denk ook aan een persbericht!
Tip 10: vlekkeloze organisatie & communicatie
Er komt veel kijken bij het organiseren van een onvergetelijk jubileum. Het vergt veel tijd, kennis en creativiteit. VKOZ events & communicatie creëert samen met jou een verrassend totaalconcept met langdurig impact. En maakt van jouw jubileum event een onvergetelijk moment! Zoals wij bijvoorbeeld hebben gedaan voor MK – The Subsidy Community’s 10 jarig jubileum op het ss Rotterdam. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

Bericht openen
enquêtes voor je event

Tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event

Tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event

Enquêtes zijn de meest effectieve manier om oprechte, bruikbare feedback te krijgen terwijl je evenement nog vers in het geheugen van je bezoekers zit. Je kan hier oa. mee zien of je de doelen van je event hebt behaald en de ROI bepalen.
Als je geen enquêtes gebruikt loop je essentiële feedback mis die nodig is om je evenement te laten groeien en voor een betere bezoekerservaring te zorgen. En al gebruik je wel enquêtes, als je de verkeerde vragen stelt, trek je waarschijnlijk ook de verkeerde conclusies.
Enquêtes voor, tijdens en na je event
Je wilt de mening van je bezoekers horen na afloop van het evenement. Maar die is ook op andere momenten belangrijk. Voorafgaand aan je evenement kan je hiermee inzicht krijgen in de verwachtingen en wensen van potentiële bezoekers. Vraag bijvoorbeeld input van bezoekers om het programma vorm te geven. Zoals: op welke vragen wil je tijdens dit evenement een antwoord krijgen? Je wilt natuurlijk weten hoe je er een onvergetelijk en geslaagd event van kunt maken! En je betrekt de bezoekers gelijk bij je evenement en geeft ze het gevoel dat ze helpen het event vorm te geven.
Krijg onmiddellijke feedback tijdens je evenement
Het evenement zelf is het uitgelezen moment om directe feedback te krijgen terwijl je bezoekers er nog middenin zitten. Zulk praktisch onderzoek kan op meerdere manieren worden verricht terwijl een evenement in volle gang is. Bijvoorbeeld via een eventapp of QR-codes op het grote scherm aan het einde van elke presentatie, die bezoekers kunnen scannen, om een enquête op hun eigen telefoon in te vullen. Of laat medewerkers met een tablet bezoekers face-to-face vragen een snelle enquête in te vullen. Als je bezoekers persoonlijk aanspreekt, zullen ze eerder stoppen en je enquête invullen. Ook een idee is om de deelnemers te belonen met een prijs.
Communicatie is belangrijk
Of je nu een enquête klaar hebt op het evenement of niet, laat bezoekers weten dat je ze ook na afloop een enquête zult sturen. Vermeld je enquête aan het einde van presentaties en hang posters op bij de uitgang waarop je om reacties vraagt. Zo zullen bezoekers de enquête niet zo snel mislopen wanneer deze in hun inbox belandt.
Download hier het ebook met nog meer tips van SurveyMonkey.

 

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

 

Bron: Eventbrite
Bericht openen
eventmarketing

5 stappen om je evenement als salesmiddel in te zetten

5 stappen om je evenement als salesmiddel in te zetten

Evenementen zijn goudmijnen voor marketeers. Ze zijn impactvoller dan social media campagnes en meer direct dan wekelijkse blogs. Events zijn optimale platformen om mensen en merken te connecten op een waardevolle en transformatieve manier.

Event als communicatiemiddel
Bedrijven gebruiken steeds meer events als een belangrijk deel van hun communicatie- en marketingmix. Evenementen zijn een ideale communicatietool, die uniek persoonlijk contact mogelijk maakt met je doelgroep op een manier dat de ‘ervaring’ van je product of merk centraal staat. Dit geeft evenementen een belangrijke economische waarde.

Krachtige eventmarketing
Evenementen zijn krachtige en impactvolle marketing tools, ze veranderen de manier waarop merken zichzelf promoten. Een event helpt bedrijven en merken authentieker te interacten met hun doelgroepen. Maar als het evenement niet gealigneerd is met de sales van het bedrijf, of met de bedrijfsdoelen, dan zal het niet efficiënt zijn, en enkel een massief gat in het budget veroorzaken zonder dat er enige positieve return tegenover staat.

Eventstrategie linken met je sales doelstellingen
Daarom is het, als je een event plant met een marketing doel, cruciaal om een manier te vinden waardoor je je eventstrategie synchroniseert met je verkoopdoelstellingen. Hoe doe je dit? Check de volgende stappen. Die zullen je mening definitief veranderen over eventmarketing die je helpt de gewenste ROI te bereiken.

Stap 1: evalueer de verkoopstrategie van je merk
Voordat je beslist om eventmarketing in te zetten ter verbetering van je business KPI’s, moet je je verkoopstrategie bekijken. Welke hoofddoelstellingen wilt jouw bedrijf bereiken het volgende kwartaal? Welk zijn de belangrijkste acties die moeten worden genomen? Wat zijn de indicatoren die moeten worden gemeten? Het evalueren van de verkoopstrategie is belangrijk zodat je kunt inschatten of een event organiseren wel nuttig is. Er zijn situaties, vooral bij nieuwe bedrijven, waar je je beter focust op inbound marketing of het verbeteren van je product. Een evenement organiseren vraagt namelijk resources die je kunt investeren in andere domeinen (zoals social media of talentdevelopment) zodat je je merk verder kunt ontwikkelen. Als je beslist dat je bedrijf klaar is voor een evenement, ga naar de volgende stap.

Stap 2: bepaal de belangrijkste verkoopdoelstellingen die je via eventmarketing wilt bereiken
Een assessment maken van de salesstrategie zal je helpen te begrijpen welke doelen je moet overwegen wanneer je straks een event gaat organiseren. Ga je proberen meer klanten aan te trekken? Wil je de merkbekendheid verhogen of meer leads vergaren? Ga je de loyaliteit van je klanten versterken, of is het iets heel anders dat je wilt bereiken? Het ontwerp van je event wordt volledig bepaald door wat je wilt bereiken. Vermijd op verschillende verkoopdoelstellingen te mikken, dit zal de impact van je event verlagen en je deelnemers verwarren. Kies een specifiek doel en ga ervoor!

Stap 3: match het deelnemersprofiel met je buyer persona’s
Ben je niet zeker wie je publiek is? Kijk naar je buyer’s persona’s. Wie zijn ze? Wiens leven wil je beïnvloeden? Voor wie zijn je producten of diensten? Het is duidelijk dat je je deelnemersprofiel moet matchen met de salesdoelen die je wil bereiken. Dit zal beïnvloeden welke gasten je krijgt, gaande van bestaande klanten tot nieuwe prospecten.

Stap 4: gebruik eventmarketing om mensen in verrukking te brengen, niet om te verkopen
Laten we even niet denken aan evenementen, maar wel aan blogs. Content marketing is een krachtige manier om merkbekendheid te verhogen, hoog gekwalificeerde leads aan te trekken en meer klanten te verkrijgen. Maar de bedrijven die content marketing succesvol inzetten, verkopen hun producten niet via de artikelen die ze publiceren. In tegendeel, ze gebruiken content om hun lezers in verrukking te brengen en hen te voorzien van waardevolle inzichten. Een event moet je op dezelfde manier benaderen. Plan geen evenement juist om je producten of services te verkopen. Zorg dat je eerlijk bent met je publiek en focus op hen te voorzien van zoveel mogelijk waarde. Als wat je biedt waardevol is voor je deelnemers en van goede kwaliteit, dan zal de rest snel volgen.

Stap 5: faciliteer samenwerkingen tussen event planning, marketing en sales teams
Je kunt niet zomaar een evenement organiseren voor je bedrijf zonder je acties te matchen met de planning, marketing- en verkoopteams. Zij moeten allemaal participeren vanaf het concept van het event en mee beslissen welke acties helpen de gewenste doelen te bereiken.

Er is geen tekort aan bedrijven en merken die events organiseren juist omdat collega-bedrijven en –merken dat doen. Als je écht impact wil hebben met deze manier van marketing, moet je eerst een stapje terug zetten en je hele eventstrategie herdenken. Zo ben je er zeker van dat deze goed in lijn is is met de verkoopdoelen van je bedrijf.

Hulp nodig? VKOZ is jouw zakelijke partner in Rotterdam voor eventmarketing & live communicatie. Neem nu contact op voor een vrijblijvende brainstormsessie.

Wil je een event met meerwaarde?

Bron: Eventplanner
Scroll naar boven