Home

Tag: zakelijk evenement

Bericht openen
VKOZ events checklist

Checklist: 12 stappen voor de grootste impact met jouw zakelijke event

Hoe bereik je de grootste impact met zakelijke evenementen? Dat is een uitgebreid proces dat vol zit met creativiteit en slimme strategieën. Wie al deze processen ontvouwt, komt uit bij een checklist van 12 stappen: de gids voor het maximaliseren van de impact van jouw zakelijke evenementen. Deze 12 stappen vormen een fundament en richtlijnen als je basisplan om ervoor te zorgen dat jouw zakelijk evenement impact heeft en effectief is.

1. Doelstelling bepalen
De eerste stap is om duidelijke doelstellingen te definiëren voor je evenement. Voorbeelden van een doelstelling is het vergroten van merkbekendheid, het genereren van leads of het versterken van klantrelaties. Hoe concreter de doelstelling(en) hoe beter!

2. Doelgroep identificeren
Identificeer de specifieke doelgroep die je wilt bereiken met het evenement. Dit zal helpen bij het vormgeven van de marketing- en communicatiestrategie. Het kan zijn dat jouw evenement meerdere doelgroepen heeft. Houd hierbij wel tekening met de communicatie en beleving.

3. Budget opstellen
In een realistisch budget voor het evenement, ook in het voor- en natraject, houd je rekening met de kosten voor onder andere de locatie, catering, sprekers en marketingmaterialen. Het kan zijn dat je makkelijk een kostenpost kunt vergeten. Lees ons blog waarin je een checklist voor het budget van jouw evenement kunt afstrepen.

4. Datum en locatie kiezen
Om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk deelnemers van je doelgroep trekt, kies je een geschikte datum en aantrekkelijke locatie, passend bij jouw bedrijf. De datum moet een ideale dag of moment van het jaar zijn. En wat betreft de locatie: dit is hét kader waarbinnen je live communiceert. Niet te onderschatten! Een aantrekkelijke locatie kan meer deelnemers trekken.

5. Thema en boodschap bepalen
Om de essentie van je evenement weer te geven, bepaal je een aantrekkelijk thema en krachtige boodschap. Het thema laat je vervolgens terugkomen in het complete communicatietraject. Zowel in de communicatie naar de deelnemers vóór je evenement als op het evenement zelf natuurlijk.

6. Een marketingplan opstellen
In het brede kader van marketing is het belangrijk om een uitgebreid marketingplan te ontwikkelen en hiermee je evenement te promoten. Op deze manier zorg je dat jouw genodigden daadwerkelijk deelnemers van je evenement worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van sociale media, e-mailmarketing, contentcreatie of PR. Lees ons blog waarin we je vertellen hoe je een effectieve marketingstrategie plant. 

7. Sponsoring en partners
Zowel sponsors als partners kunnen van toegevoegde waarde zijn tijdens jouw evenement. Bedenk wel: wat voegt een sponsor of partner toe aan jouw evenement? Lees ons blog waarin je 17 creatieve ideeën kunt gebruiken voor de sponsoren van je evenement.

8. Programma en sprekers 
Bij diverse doelstellingen is een programma met sprekers, workshops, discussies en alle andere vormen van interactie belangrijk. Zorg voor een passend programma voor jouw doelstelling, jouw doelgroep en durf ook input uit die doelgroep op te halen. Daarnaast is het belangrijk om een afwisselend programma op te zetten, zodat de deelnemers zich niet zullen vervelen. Lees ons blog met 10 tips voor een afwisselend online programma, welke jij ook kunt inzetten op je live evenement.

9. Registratie en ticketing
Het registreren, de eventuele ticketing, het complete deelnemerregistratie-proces is om een aantal redenen super belangrijk. Denk aan het gebruiksgemak, laagdrempeligheid en eenvoud en ophalen van data. De registratie is een deel van je voortraject en bovendien zijn dit allemaal contactmomenten! Je kunt ervoor kiezen om de registratie zelf te doen, maar er zijn verschillende bedrijven die dit graag voor je uit handen willen nemen. Lees ons blog waarin we Invitato voorstellen: zij regelen online en on-site bezoekersregistratie op jouw events.

10. Contentcreatie
Relevante en boeiende inhoud vooraf, tijdens en na je evenement kun je op verschillende manieren creëren met content. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit blogs, video’s, foto’s of live-updates. Vergeet niet: het evenement is het hoogtepunt van het voortraject en de start van het natraject!

11. Interactie en betrokkenheid bevorderen
Voor het bevorderen van de interactie en betrokkenheid kun je manieren plannen als netwerkmogelijkheden, live Q&A-sessies of wedstrijden. Maar ook hier geldt: durf het anders te doen. In het voortraject kun je je bezoekers bijvoorbeeld al koppelen aan de juiste sprekers of andere bezoekers. Kijk ook eens naar aandere live vormen: bijvoorbeeld Converstatie en Input.

12. Follow-up, evaluatie en effectmeting
Stel een follow-upstrategie op om de contacten en leads die tijdens het evenement zijn verzameld op te volgen. Evalueer ook het succes van het evenement aan de hand van de gestelde doelstellingen. Doe dit bijvoorbeeld aan de hand van één van de vier manieren om feedback te vragen aan je deelnemers uit dit blog. Houd hierbij rekening met wat je wilt meten, zodat je dit gericht met de juiste tools kunt meten. Doe dit bijvoorbeeld met het berekenen van de ROI van jouw evenement.

Meer weten over de impact van jouw zakelijke evenement of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementenorganiseren.nl

Bericht openen
evenementen van VKOZ Rotterdam

Welke soorten zakelijke evenementen organiseert VKOZ?

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Bij het organiseren van een event wil je dan ook alle opties verkennen. Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoefte van jouw bezoekers. Samen met jou creëren we het event dat het beste bij jouw organisatie past. Zowel live, online als hybride vorm is mogelijk.

Kennis events van VKOZMet een kennis event creëer je kansen voor de organisatie
Bij een kennis event staat het delen van kennis centraal. Dit is een erg breed begrip. Het soort kennis dat gedeeld wordt en op welke manier hangt van de doelgroep af. Het overdragen van kennis kan één- of tweezijdig zijn.

Wat wil jij bereiken met jouw event? Welke kennis wil jij overbrengen en aan wie? Op welke termijn wil jij het evenement organiseren? Een grote uitdaging is om zo veel mogelijk uit jouw evenement te halen. Dit kan je bereiken door doelstellingen aan je evenement te koppelen. De doelstellingen laten zien waar jij als organisatie naar toe wilt werken en/of wat je met het event wilt bereiken. Zo creëer je los van het evenement kansen voor de organisatie.

Er zijn verschillende soorten kennis events. Denk hierbij aan:
•  Congres: een bepaald thema wordt door verschillende gastsprekers behandeld.
•  Seminar: informatieve bijeenkomst waar je vragen kan stellen aan deskundigen.
•  Symposium: een wetenschappelijk congres over een bepaald thema.
•  Workshop: bijeenkomst waarbij theorie- en praktijkonderwijs samengaan.

Wist je dat… je mensen kunt verrassen door jouw kennis event in bijvoorbeeld een museum te organiseren?
Op deze manier kan je een congres organiseren én de mensen in de pauze een rondleiding door het museum aanbieden.

Interne events van VKOZEen intern event zorgt dat de visie weer scherp is
Bij een intern event draait het om jouw organisatie en de medewerkers. Interactie is erg belangrijk tijdens het organiseren van het evenement. Hierdoor zullen jouw medewerkers zich betrokken voelen bij het event zelf en bij de organisatie. Interactie kan al beginnen bij het voortraject van het event.

Zijn er bepaalde doelen gehaald de afgelopen periode? Begint er een nieuw project binnen de organisatie? Zijn er grote veranderingen geweest de afgelopen tijd binnen de organisatie? Het organiseren van een intern event is een perfect moment om jouw medewerkers te motiveren en/of te belonen. Dit zal ervoor zorgen dat alle hoofden weer dezelfde kant op staan en dat de medewerkers de visie van het bedrijf weer scherp hebben.

Er zijn verschillende soorten interne events. Denk hierbij aan:
•  Kick-off: de start van een nieuw project of nieuwe campagne.
•  Jubileum jaartraject: het jubileum het hele jaar terug laten komen in de communicatie.
•  Veranderingsstrategie: wanneer de organisatie een nieuwe weg inslaat of reorganiseert.
•  Teambuilding: een activiteit om samenwerken te stimuleren.

Wist je dat… je draagvlak kunt creëren door de deelnemers zelf het evenement mee te laten organiseren?
Geef jouw deelnemers taken of vraag ze om hun leukste ideeën. Hierdoor zullen ze zich betrokken voelen bij het event.

Relatie events van VKOZEen inhoudelijk relatie event motiveert je zakelijke relaties
Bij een relatie event staat de zakelijke relatie centraal. Een relatie evenement is een perfect moment om contact te onderhouden met jouw zakelijke relaties in een meer informele sfeer. Het doel van een relatie event is het behouden van je bestaande relaties en het aantrekken van nieuwe relaties. Het is daarom ook een een belangrijk marketing- en salesmiddel voor jouw organisatie.

Wat is de meerwaarde van een relatie event? Wat voor evenement past het best bij mijn zakelijke relaties? Hoe kan ik mijn relatie overtuigen? Relaties zoeken tegenwoordig steeds meer diepgang in events. Het organiseren van een inhoudelijk en persoonlijk relatie evenement is dus de perfecte kans voor het bevorderen van je zakelijke relaties.

Er zijn verschillende soorten relatie events. Denk hierbij aan:
•  Netwerkevenement: een event om jouw netwerk en zakelijke kansen uit te breiden.
•  Beurs: direct en doelbewust in contact komen met bestaande en nieuwe relaties.
•  Product lancering: een event waar een nieuwe product of dienst wordt voorgesteld.
•  Fundraising: op een unieke wijze geld ophalen voor een goed doel.

Wist je dat… je jouw netwerkevent deel kan laten uitmaken van een bekend publieksevent?
Zo vergroot je de impact van jouw evenement en creëer je voor jouw deelnemers een onvergetelijk moment!

VKOZ PCO in RotterdamWist je dat…
VKOZ als Professional Conference Organiser
buitenlandse organisaties helpt met het
organiseren van hun events in Rotterdam?
Lees hier meer over PCO in Rotterdam.

Meer weten over verschillende soorten zakelijke evenementen of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Kaylee Biemans

Bericht openen
creatieve ideeën

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

Wil je ervoor zorgen dat je volgende event een onvergetelijk moment wordt? Dan is het van essentieel belang om het juiste entertainment in te huren en je bezoekers een show voor te schotelen waar ze het nog jaren over zullen hebben. Om inspiratie op te doen vind je hier 13 ideeën voor entertainment voor zakelijke evenementen.

Idee 1: Interactieve foodstations
Hoe gaaf is het om verspreid over de locatie van je event meerdere interactieve en/of doe-het-zelf kraampjes voor eten en drinken te plaatsen. Van een aanpasbare bar voor champagne en cocktails, een fruitkraampje om zelf je smoothies samen te stellen, tot een gigantische muur van donuts. Er zijn enorm veel creatieve manieren om je deelnemers op een verrassende manier eten en drinken aan te bieden.

Idee 2: Photobooths
Als sinds 1925 zijn mensen gek op het maken van foto’s in fotohokjes en dat is in de afgelopen 93 jaar niet veranderd. Wat er wel veranderd is? De technologie die deze fotohokjes mogelijk maakt. De photobooths van tegenwoordig bieden je bezoekers de mogelijkheid om eenvoudig foto’s, video’s of GIF’s te maken en de afbeeldingen rechtstreeks via sociale media-accounts te delen. Ook kun je de setting zo creatief maken als je zelf wilt.

Idee 3: Maak-je-eigen-goodies kraampje
Iedereen is gek op gratis spullen, maar dit geldt alleen voor de dingen die we echt willen. De meeste giveaways die tijdens evenementen worden uitgedeeld belanden in de prullenbak omdat ze niet nuttig zijn. Een goodie-kraampje met toffe artikelen die deelnemers zelf eigen kunnen maken, zal er zeker voor zorgen dat je bezoekers naar huis gaan met iets dat ze zullen houden.

Idee 4: Gamification
Een beetje competitie in een leuke sfeer kan je zakelijke evenement naar een nieuw niveau tillen. Denk bijvoorbeeld aan een speurtocht, caption contest of pubquiz met vragen die over je event gaan.

Idee 5: Een cabaretier
Zorg ervoor dat je een cabaretier inhuurt die gespecialiseerd is in zakelijke optredens. Dat zorgt zeer waarschijnlijk voor nét wat gepaster taalgebruik en grappen over bedrijfsgerelateerde onderwerpen en situaties die je bezoekers zullen herkennen.

Idee 6: Een goochelaar
Dankzij artiesten als Hans Klok zijn goochelaars en illusionisten van entertainers op verjaardagsfeestjes tot professionele artiesten uitgegroeid. Een beetje een goede goochelaar kan een grote impact maken op je evenement. Als je een internationaal publiek hebt is de kans groot dat dit bij iedereen goed zal vallen.

Idee 7: Circusvoorstelling
Dankzij circusvoorstellingen zoals Cirque du Soleil die circus als kunst tot een meeslepende ervaring hebben gemaakt, hebben circusacts net als goocheltrucs een imagoverandering ondergaan. Voeg wat van deze mystiek toe aan je eigen event door slangenmensen, acrobaten en aerial silks artiesten in te huren.

Idee 8: Een karikaturist
Karikaturisten zijn bij elk evenement een garantie voor succes, maar je kunt nog een stap verder gaan door voor een kunstenaar te kiezen die gebruik maakt van de nieuwste technologie. Huur bijvoorbeeld een karikaturist in die een tablet gebruikt om tekeningen te maken en deze tijdens je evenement in realtime op grote schermen projecteert.

Idee 9: Een graffitikunstenaar
Het is behoorlijk indrukwekkend om een groot kunstwerk te zien. Als je er de ruimte voor hebt, kun je overwegen om een graffitikunstenaar in te huren en tijdens je evenement een muurschildering te laten maken. In de vorm van 3D street art op de grond kun je dit bijvoorbeeld ook inzetten om de entree van je event interessanter te maken.

Idee 10: Coverband
Als de bezoekers van je zakelijke evenement grotendeels in dezelfde leeftijdsgroep zitten, dan is een coverband altijd een goed idee. Je deelnemers zullen het geweldig vinden om hun favoriete nummers uit de goede oude tijd te horen en omdat het optreden live is, zal de zaal vol energie zitten.

Idee 11: Casino
Je kunt ook een casino met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers creëren. Dit is een eenvoudige manier om je bezoekers entertainment te bieden. Je kunt er het best voor kiezen om deze zaken te huren in plaats van alles zelf te regelen.

Idee 12: Singalong
Bij een singalong staan er 2 piano’s op het podium, die beiden worden bespeeld door professionals die zingen en entertainen. Voor dit idee heb je veel ruimte nodig, maar het kan erg goed aanslaan als het goed wordt uitgevoerd. Voordeel van dit entertainment is dat je het ook kunt omgooien tot een stijlvolle vorm van karaoke.

Idee 13: Artiesten met vuur
Of het nu gaat om een vuurvreter, een danser of een jongleur, vuurspuwers kunnen spektakel en sensatie aan je evenement toevoegen. En deze optredens bieden een geweldige mogelijkheid voor mooie fotos. De foto’s van dit optreden zullen gegarandeerd via sociale media worden gedeeld. Zorg er dus voor dat de #hashtag van je event overal duidelijk wordt weergegeven. Check wel even van tevoren met je locatie of je dit soort entertainment mag en kan regelen.

Meer weten over creatieve entertainmentideeën of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

 

Bron: Eventbrite

Scroll naar boven