Bericht openen
Budget checklist voor evenementen

Budget checklist voor evenementen

Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist, die zeker niet ambieert allesomvattend te zijn, helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.

Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.

Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.

CHECKLIST

Communicatie

Locatie

Catering

ѵ Website, app, social media
ѵ Drukwerk, giveaways
ѵ Marketing
ѵ Ticketing (vaste kosten of commissie)

 

ѵ Zaalhuur, podium/dansvloer, meubilair

ѵ Inrichting en decoratie

ѵ Voorzieningen kleedruimte, toiletten, schoonmaak

ѵ Bewegwijzering

ѵ Verwarming/airconditioning

ѵ Vergunningen en verzekeringen

ѵ Afvalverwerking

ѵ Catering, drank
ѵ Crewcatering
ѵ Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen
ѵ Bars, buffetten

 

 

     

Programma

Audiovisuele ondersteuning

Personeel

ѵ Entertainment
ѵ Dagvoorzitters en sprekers
ѵ Activiteiten (workshops etc.)
ѵ Muziek
ѵ Auteursrechten (Buma)

 

ѵ Projectie, plasma- en LCD-schermen
ѵ Microfoons, geluids- en lichtinstallatie
ѵ Video- of fotoreportage
ѵ Wifi-netwerk

 

 

ѵ Eventmanager(s)

ѵ Hostesses, parkeerwachters

ѵ Beveiliging, EHBO-team

ѵ Stagehands/techniek

ѵ Cateringpersoneel

ѵ Vervoer, hotelkosten, logistiek

ѵ BTW en belastingen

ѵ onvoorziene kosten (10%)

     

 

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

 

Bron: Eventplanner | foto: Dragana Gordic

 

Scroll naar boven