Bericht openen
hybride evenement organiseren

Stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement

Het kabinet heeft een openingsplan opgesteld om de komende maanden de samenleving langzaam weer te openen. In dit plan is ook het organiseren van evenementen opgenomen. Het is nog onduidelijk wat voor events er worden toegestaan en met hoeveel deelnemers. Maar het is waarschijnlijk dat we met kleinere groepen gaan beginnen. Wil je toch een groot evenement organiseren, dan kan dit in de vorm van een hybride event: een aantal gasten op locatie en de overige gasten nemen online deel. Hybride evenementen hebben veel voordelen, maar hoe bereid je je voor?

Naast lokale deelnemers, kunnen hybride events je helpen een sterke wereldwijde online community op te bouwen terwijl je het aantal mensen dat je samenbrengt beperkt. Je kunt zowel fysieke en digitale belevingen combineren, experimenteren met verschillende formats, en tegelijkertijd je fysieke en digitale publiek engageren. Allemaal voordelen. Maar hybride evenementen komen met hun eigen uitdagingen. En één daarvan is de workload.

Een fysiek evenement plannen is al stressvol. En het zelfde geldt voor online events. Daar heb je niet te maken met locatie, decoratie en catering, maar wel met digitale platformen, streaming en het samenstellen van een interactief programma is nog belangrijker. Beeld je nu even al deze acties tegelijkertijd in. Bij een hybride evenement heb je meer werk dan voorheen. Je combineert namelijk fysieke gasten en deelnemers op afstand. Je moet dus zowel de fysieke als digitale versie van je event klaarzetten. Niet de makkelijkste taak, daarom vind je hieronder een stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement.

Stap 1: Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium bijvoorbeeld, en iemand die samenwerkt met je tech-partner. Je hebt ook een AV-professional nodig die de kennissessies gaat streamen. En als je kiest voor exclusieve digitale belevingen, dan heb je iemand nodig in je team voor de digitale backstage. Deze persoon connect met de online sprekers en providers van de belevingen (zoals yoga leraren, merkambassadeurs etc.) en helpt hen live te gaan op het virtuele podium. Ten slotte is het ook raadzaam om iemand te hebben die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

Stap 2: Zorg voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Een partner met een technisch platform voor je online gedeelte bijvoorbeeld. En wil je je online belevingen boosten, dan heb je waarschijnlijk een speciale studio om te streamen nodig. Of je kiest voor een kant-en-klare studio. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels ook een studio en werken samen met een technische partner.

Stap 3: Beslis welk type van exclusiviteit je gaat bieden
Om je hybride model aantrekkelijk te maken, kan je het beste aparte belevingen creëren voor je fysieke en digitale gasten. Een fysiek element kan een lichtshow zijn, of live performers die interageren met het publiek. Voor het online gedeelte, kun je bijvoorbeeld een violist laten spelen voor dat publiek. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring en welke exclusieve sessies je voorziet.

Stap 4: Regel zowel fysieke als online netwerkmogelijkheden
Je online publiek heeft beperkte toegang tot het netwerkgedeelte. Zij kunnen geen koffiepauze nemen, gaan praten met andere deelnemers of spontane conversaties starten. Of wel? Je kunt hetzelfde bereiken via je technisch platform. Zo kunnen je deelnemers ook meetings plannen tijdens de uren die jij voorzien hebt om te netwerken.

Stap 5: Creëer een virtueel podium
Evenementenlocaties zijn er voor fysieke events. Virtuele podia creëren een beleving bij online evenementen. Daar kunnen je gasten het event zien, er praten, connecten, vragen stellen en genieten van de unieke online belevingen. Je wilt er ook de namen en de profielen van je sponsoren laten zien. Om dat virtuele podium goed neer te zetten, werk je het beste samen met een kwalitatieve software partner die deze oplossingen aanbiedt.

Stap 6: Beslis hoe je de online engagement gaat managen
Het is heel belangrijk om je online deelnemers geconnecteerd en geëngageerd te houden. Welke interacties en dynamieken ga je daarvoor inzetten? Bijvoorbeeld: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Hier is het ook belangrijk dat er iemand in je team de chat opvolgt, de live polls runt, en de vragen verzamelt bij de Q&A sessies.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Een hybride evenement organiseren is dus dubbel zoveel werk. Maar ook je resultaten en de impact kunnen exponentieel groeien. Los van je vaste gasten, heb je een wereldwijd publiek dat je kunt aanspreken en linken aan je missie en doelen. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een veilig, verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: eventplanner

Bericht openen
verschillende vormen onlilne evenementen

Welke vorm van een online event past het beste bij jouw doel?

Het evenement is al jaren een belangrijk instrument in de marketingmix. Het is een direct communicatiemiddel, gericht op een specifieke doelgroep en met een duidelijk doel. Vanwege de coronamaatregelen moeten we events op dit moment voornamelijk online organiseren. Welke vorm past het beste bij welke doelen en behoeftes?

Hieronder een overzicht van de verschillende benamingen en mogelijkheden:

1. Virtueel seminar
Er wordt van een combinatie van live en eerder opgenomen onderdelen gebruikgemaakt. De optimale lengte is 40 tot 60 minuten. Het publiek kijkt mee vanuit huis. Geschikt voor promotie events, korte trainingen, korte updates etc.

2. Hybride evenement
Een hybride evenement is een event waarbij online en offline samenkomen. Een kleine groep genodigden komt live (veilig) bijeen en de overige genodigden doen online mee. Je moet hier rekening houden met 2 soorten programma’s.

3. Videoconference
Geschikt voor kleinere (interne) meetings, vergaderingen of discussies op openbare platformen zoals Zoom en WebEx. 

4. Webinar
Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het event of de presentatie om één spreker draait. Er wordt een presentatie of workshop gegeven, waarbij interactie wel goed mogelijk is, maar niet het hoofddoel is.

5. Live stream
Deze vorm is geschikt voor verschillende sprekers, panelleden of debatten die live worden uitgezonden. Vaak is er interactie met het publiek mogelijk.

6. Nieuws uitzending
In een studio setting waar een presentator het woord heeft gedurende het evenement. Er kan geschakeld worden met gasten en verslaggevers op locatie.

7. Talkshow
Een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. In een studio met een interviewer aan tafel met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.

8. Keynote
Eén spreker vertelt een verhaal. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.

Welke vorm past het beste bij jouw doel?
VKOZ is expert op het gebied van online evenementen. Wij zetten jouw doelstellingen centraal én denken vanuit de behoeften van jouw deelnemers. Samen kiezen we de juiste vorm en ontwikkelen we een geslaagd event met langdurige impact. Meer weten? Lees meer over onze oplossingen:

 

Bron: eventbranche.nl

Bericht openen
tips online evenement organiseren

Handig! Heel veel praktische tips voor je online evenement

Hoewel live ontmoeten natuurlijk het leukste is, zijn online evenementen vaak een waardevol alternatief. Een professioneel opgezette talkshow, interview of webinar geeft een positieve boost aan je merk of organisatie. Hieronder een aantal handige tips voor een succesvol online event!

1. Houd de boodschap compact
Misschien is het wel het meest uitdagende element van een online evenement: time management. Waar je tijdens live events nog kunt wegkomen met een paar minuten uitloop, geldt online dat je publiek al lang vertrokken is. Tijdens online sessies is men nu eenmaal sneller afgeleid. Houd daar rekening mee met het samenstellen van je programma en instrueer je sprekers en/of dagvoorzitter. Tips:
• stel een online programma op dat niet langer duurt dan 60-90 minuten
• stel een gedetailleerd script op met duidelijke overgangen
• gebruik een aftelklok voor sprekers die een korte presentatie geven
• bepaal met sprekers welke zaken ook tijdens een Q&A aan bod kunnen komen

2. Benader je online evenement als een TV productie
Omdat de aandachtspanne van een online publiek beperkt is en er tijdens online sessies minder sociale etiquettes gelden (weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon), kun je een online programma het beste aanvliegen als een TV talkshow. Dus zorg naast goede inhoud, ook voor aansprekende content. Script het geheel op zo’n manier dat het een prettige flow bevat. Zoals:
• introduceer een spreker of thema met een korte video
• laat een gast van buiten inbellen (zoals een nieuwscorrespondent)
• laat een tafelgast de moderator ondersteunen met slimme en leuke vragen
• verras een studiogast met een korte vlog van een bekende
• toon een beeld aan het publiek (bv. een foto, voorwerp of krantenkop)
• laat een artiest of een band optreden

3. Zorg voor diversiteit in je speaker line-up
Het onderwerp “diversiteit op de werkvloer” krijgt gelukkig steeds meer aandacht. Online events reflecteren, bewust of onbewust, de manier waarop je als organisatie met dit thema omgaat. Zorg daarom dat diversiteit doorklinkt in de keuze van je speaker line-up. Idealiter zijn verschillende leeftijden, genders en culturele achtergronden vertegenwoordigd. Niet vanwege “window dressing”, maar vanuit de overtuiging dat bepaalde onderwerpen beter uit de verf komen wanneer deze vanuit diverse perspectieven worden benaderd.

4. Bereid sprekers goed voor
Het spreken voor een live publiek is anders dan het spreken voor een camera. Daar komt bij dat alles wat je online en op camera doet, vaak voor eeuwig is vastgelegd. Zo worden livestreams na afloop vaak nog vele malen meer bekeken, dan tijdens de eigenlijke live uitzending. Kortom, het is belangrijk dat sprekers goed overkomen op camera en dat zij zich hier dus op voorbereiden. Tips:
• laat sprekers hun verhaal van tevoren oefenen: qua inhoud, time management en flow
• adviseer sprekers zichzelf op te nemen op hun smartphone camera en terug te kijken
• adviseer sprekers een bekende te vragen om feedback te geven op de presentatie

5. Stel sprekers gerust in studio’s die imponeren
Licht, geluid, camera’s en het productieteam: voor veel gasten kan een studio setting behoorlijk imponerend zijn. Voor sommigen nog meer dan een evenementenlocatie met live publiek. Gespannen gasten komen helaas minder sterk uit de verf. Daarom is het belangrijk hier oog voor te hebben en eventuele spanning tijdig weg te nemen. Bijvoorbeeld door:
• deel van tevoren een foto van de set zodat sprekers weten hoe de studio eruit ziet
• overweeg onervaren sprekers te laten interviewen in plaats van hen te laten presenteren
• stel een studio host aan die sprekers welkom heet en hen wegwijs maakt in de studio
• zorg dat de moderator tijdig een briefing en doorloop kan doen met sprekers en crew

6. Behandel de camera’s als je vrienden
Een professionele livestream maakt meestal gebruik van minimaal 3 camera’s: de ogen van het publiek. Sprekers hoeven er alleen rekening mee te houden wanneer ze iets moeten presenteren en het publiek rechtstreeks moeten toespreken. De moderator zoekt regelmatig contact met de camera. Op camera helpt een kalme energie qua lichaamstaal, zodat sprekers goed in het camera frame zichtbaar blijven. Onthoud verder dat camera’s vaak alles uitvergroten. Tips:
• stem tijdens de doorloop de cameralijnen af tussen dagvoorzitter, sprekers en camera crew
• brief sprekers op de juiste kleur kleding zodat zij voldoende contrasteren met het decor
• zorg dat een afkijkscherm (bijv. voor presentatieslides) ter hoogte van de camera staat
• gebruik evt. een autocue voor aankondigingsteksten

7. Betrek de online deelnemers
Anders dan bij live events en TV, beschik je bij online evenementen vaak over goede manieren om digitaal contact te houden met je publiek. Essentieel, want het contact met hen bepaalt voor een groot deel het succes van een online event. Hoe meer betrokkenheid wordt ervaren, des te positiever een publiek is en groter de kans op een concrete follow acties. Ideeën:
• houd een pre-event enquete en bespreek de uitkomsten bij de start van de online sessie
• faciliteer “satellite sessies”: kleine groepen die vanaf een plek samen de sessie volgen
• stel een chat moderator aan die vragen beantwoordt en/of doorzet naar de dagvoorzitter
• gebruik een interactietool voor live publieksreacties op stellingen of meerkeuzevragen
• biedt een aparte Zoom of Teams sessie aan om na te praten en te netwerken
• vergeet niet om de chatreacties op te slaan voor eventuele follow up

8. Boost je social media met snippets
Bedenk dat een online evenement niet slechts 1 contactmoment is! Voor, tijdens en na de online bijeenkomst kun je op verschillende manieren contact maken met een breed publiek. Breng dit van tevoren goed in kaart, zodat de investering voor een online eveent (qua tijd en geld), zich over een langere periode terug kan verdienen. Bijvoorbeeld:
• zorg voor verschillende soorten aankondigingen van het event (zoals vlogs, blogs en visuals)
• maak na afloop korte fragmenten (snippets) van de online sessie: bijv. een quote van de CEO, een grappige situatie of uitslagen van een live poll
• en deel deze snippets via social media en volgens een social media kalender
• tag anderen om iedereen credit te geven en om voor een viral effect te zorgen
• verwerk de snippets ook in bijv. trainingsmateriaal, een website of in nieuwsbrieven

9. Interpreteer ‘kijkcijfers’ slim
De kijkcijfers, het aantal online deelnemers, op zichzelf zeggen niet zoveel over het succes van een online evenement. Je hebt misschien veel deelnemers bij de start van je sessie, máár blijven ze ook tot het einde? En hoe weet je dat ze een uur lang opletten? Tegelijk, een klein aantal deelnemers hoeft ook niet alles te zeggen: veel livestreams worden juist op een later moment teruggekeken. Kortom, ‘kijkcijfers’ moet je dus met de nodige voorzichtigheid interpreteren. Let op:
• check de mate van betrokkenheid door het gebruik van een interactieve tool; de snelheid en de hoeveelheid reacties zeggen iets over de mate van betrokkenheid
• houd er in een script rekening mee dat er 15-20 seconden processing time zit tussen de vraag en de resultaten op het scherm
• vraag studiogasten en stakeholders om de online sessie direct na afloop te delen via social media

10. Herhaal, verbeter en herhaal
Net zoals het gaat bij het bouwen van een merk, geldt ook voor het opzetten van succesvolle online series, talkshows en webinars, dat het tijd kost. Voor veel organisaties zijn online evenementen veelal nieuw. Ontdek daarom wat er werkt, stem verwachtingen goed af met sprekers, zorg dat je een herkenbare signatuur hebt in de boodschap en analyseer iedere uitzending na afloop. Al bij een tweede online event zul je merken dat je de productie nog weer slimmer, creatiever en effectiever in elkaar zit! Tips:
• laat deelnemers zich inschrijven voor je online serie via een aparte inschrijftool.
• op deze manier kun je deelnemers na afloop nog benaderen met een korte enquête.
• bespreek de resultaten met de juiste mensen en neem verbetering mee in een volgende online sessie.

VKOZ’s team van onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Wil je zeker zijn van een succesvol online evenement? VKOZ is gespecialiseerd in het samenstellen, organiseren en produceren van online events. Wij nemen jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een boeiend online of hybride evenement kan creëren en welk platform en techniek je hiervoor moet gebruiken. Meer weten? Neem gerust contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
inspiratie blog VKOZ

Inspiratie blog: nieuwe kijk op events

Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)? Eén ding is zeker: je kan je bestaande live event niet 1 op 1 vertalen. Je moet opnieuw kijken naar je doelgroep, doelstellingen en programma. Hoe creëer je een wauw beleving met een langdurige impact? Hierbij is het belangrijk dat je outside the box denkt.  Wij hebben alvast een paar leuke ideeën voor je op een rijtje gezet. Wil je meer inspiratie en tips? Wij denken graag met je mee. Bijvoorbeeld met een online brouwstormsessie!

 

VKOZ 1,5 meter evenementen

 

 

 

VKOZ events online

 

 

 

Hybride event van VKOZ

 

 

Bron: Kaylee Biemans

Bericht openen
VKOZ digitaal interactief event

Hoe zet je een live event om in een online ervaring?

Hoe zet je een live event om in een online ervaring?

De afgelopen jaren zien we dat door de digitalisering de behoefte aan persoonlijk contact steeds meer is toegenomen. Evenementen worden ingezet als een belangrijk onderdeel van het marketing- en communicatiebeleid voor organisaties. Helaas moeten veel grote evenementen nu uitgesteld of geannuleerd worden. Maar wat als er echt gecommuniceerd moet worden?
Een oplossing is om het live event om te zetten in een online ervaring. In sommige gevallen kan een digitaal (of gestreamd) evenement een goede tussenoplossing zijn. Deze wordt opgenomen op een locatie en vervolgens online bekeken via een platform, waarbij je er voor zorgt dat jouw publiek online op een interactieve manier kan participeren.
Lees hier ons blog: 13 tips voor het presenteren van een geslaagd webinar
Digitaal interactief evenement
VKOZ events & communicatie werkt samen met Savvy Congress; zie case van de gemeente Rotterdam. Zo kunnen wij er voor zorgen dat je nog altijd de beoogde impact maakt, kennis deelt, deelnemers laat netwerken, live slides mee laat kijken én zorgt voor de nodige interactie tussen spreker en het (op afstand aanwezige) publiek en het publiek onderling.
Van idee naar event
Bij het omzetten van een live event naar een online ervaring hanteren wij onze gebruikelijke VKOZ stappen: conceptontwikkeling, projectmanagement, communicatie en productie. Wij beginnen weer met het centraal zetten van jouw doelstellingen én denken vanuit de behoeften van jouw publiek. Daarna gaan wij alle stappen langs om na te gaan wat er aangepast moet worden. Met aandacht voor oa. de sprekers, moderator, programma, content, sponsoren, locatie en natuurlijk de techniek.
Innovatief virtueel event
Wil je van jouw digitaal evenement meer een online ervaring maken, dan zal je meer ‘outside the box’ moeten denken. Je kan hierbij denken aan het creëren van een virtuele omgeving, waar het online publiek een gezicht (avatar) krijgt en zo nog meer onderdeel uitmaakt van jouw event. Waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is een hand op te steken, vragen te stellen en emoji’s te delen.
Meer tips? We hebben er een aantal voor je verzameld in ons inspiratieblog: Nieuwe kijk op events.
Ook in deze bijzondere periode denken wij graag met je mee. Bijvoorbeeld tijdens een gratis VKOZ online brouwstormsessie!
Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Scroll naar boven