Bericht openen
event team meeting

Tips voor een goede pre-eventbriefing

Van het analyseren van de eventdoelen samen met onze klanten, tot het onderhandelen over de offertes met onze leveranciers… We plannen veel vergaderingen in om miscommunicatie te voorkomen, zoals vaak gebeurt bij communicatie via email. Eén cruciale meeting kan echter de uitkomst van maanden werk bepalen: de pre-eventbriefing.

Deze briefing is de laatste vergadering die je met je team houdt voordat het evenement begint. Het vindt meestal plaats op de dag voor het evenement en draait om de last-minute details en de dynamiek op het evenement. Alhoewel veel van de zaken die je moet bespreken op de pre-eventbriefing al opgezet zijn of lang geleden besloten zijn, is het belangrijk dat je afspraken maakt over het actieplan en de taken die ieder teamlid op het evenement zal hebben. Deze informatie staat ook in het draaiboek en het is verstandig deze gezamenlijk door te nemen.

Hier volgt een lijst met onderwerpen die je sowieso moet bespreken tijdens de pre-eventbriefing:

1. Plattegrond van de ingangen en de incheckprocedure
Dit aspect moet vanzelfsprekend worden besproken wanneer je het evenement ontwerpt, zodat je de procedure op basis daarvan kan voorbereiden (automatisch door middel van QR-codes, een balie waar de assistenten aanvullende informatie ontvangen, etc).

Tijdens de pre-eventbriefing moet je echter de gehele dynamiek opzetten en ook de teamleden taken geven. Je moet beslissen hoeveel mensen bij de incheckbalie zullen zijn, wie de leiding heeft over wat (een persoon kan bijvoorbeeld de QR-code scannen, terwijl een ander de goodybags uitdeelt). Door dit één dag van tevoren te bespreken, zullen je teamleden (en evt. vrijwilligers) precies weten wat ze zullen moeten doen op de ochtend van het evenement, waardoor de gehele procedure sneller zal gaan en het inchecken soepel zal verlopen voor je bezoekers.

2. Parkeren en toegang
Komen de bezoekers met het openbaar vervoer of met de auto? Zullen je sprekers parkeerruimte nodig hebben? Heb je dit vooraf met de beveiliging van de evenenemtenlocatie besproken? Is er duidelijke bewegwijzering? Om nare verrassingen te voorkomen moet je dit laatste detail onder de loep nemen tijdens de pre-eventbriefing en dan de noodzakelijke maatregelen nemen om voor een vriendelijke flow en bezoekersontvangst te zorgen.

3. Het protocol voor belangrijke gasten
Alhoewel dit niet geldt voor alle evenementen, zullen er evenementen zijn waar je belangrijke personen zult ontvangen. Van regeringslieden tot burgemeesters of invloedrijke mensen; je hoort je team voor te bereiden om deze belangrijke gasten te ontvangen. Op de pre-eventbriefing bespreek je wie deze gasten zal begeleiden en vergezellen tijdens het gehele evenement (als deze gasten hebben gevraagd om doorlopende assistentie) en hoe het protocol in elkaar zit.

Als je internationale, belangrijke gasten ontvang, kan het verstandig zijn om met het begeleidende team van een plaatselijk bekend figuur te overleggen of het mogelijk is dat die persoon de belangrijke gasten verwelkomt. Als deze belangrijke personen deelnemen aan de openingsceremonie, is het van belang dat hun plaats (op bijvoorbeeld het podium) en spreekvolgorde wordt afgesproken. Je moet deze details allemaal klaar hebben tijdens de pre-eventbriefing.

4. Taakverdeling op het evenement
Er is geen tekort aan activiteiten en taken waar een eventteam zich mee bezig moet houden tijdens het evenement. Of het nu gaat om de entree, bewaking van de zaaldeuren of het regelen van de hoofdtelefoons voor de tolken; je moet een efficiënte workflow organiseren. Daarom is het uiterst belangrijk om de taakverdeling te vermelden in een duidelijk schema in het draaiboek (wie doe wat wanneer) en dit door te nemen tijdens de pre-eventbriefing.

5. Vrijwilligerscoördinatie
Normaal gesproken moet degene die verantwoordelijk is voor de bezigheden van de vrijwilligers een aparte pre-eventbriefing voor hen regelen. Op deze vergadering moet de taakverdeling op het evenement worden besproken, evenals alle vragen die vrijwilligers kunnen hebben. Ook moeten de dresscode en de begintijd ter sprake komen.

6. Plan B
Soms kan je niet zeker zijn over het verloop van bepaalde activiteiten. Of misschien heb je twijfels over onbevestigde zaken. Je weet bijvoorbeeld misschien niet zeker of een spreker op tijd zal zijn, aangezien het mogelijk is dat de staking van de airline voortduurt op de dag van het evenement. In dat geval moet je tijdens de pre-eventbriefing een tweede optie inplannen voor deze kwesties.

7. Noodcontacten
Nog een belangrijk onderwerp in het draaiboek is de lijst met noodcontacten. Zorg dat iedereen toegang heeft tot deze belangrijke telefoonnummers (en laat ze deze evt. opslaan in hun mobiel).

Conclusie
De pre-eventbriefing is een van de belangrijkste punten die het planningsproces bepalen. Het is een bijeenkomst voor de last-minute details en taakverdeling op het evenement, en het is cruciaal om alle twijfels en vragen van je teamleden of vrijwilligers ter sprake te brengen. Na de briefing moet iedereen hun taken op de dag van het evenement kennen en weten wat hun verantwoordelijkheden zijn in het geval dat ze moeten wisselen naar plan B.

Organiseer je binnenkort een evenement en kan je wel wat hulp of advies gebruiken bij de productie? Bel of mail VKOZ events & communicatie!

 

Bekijk hier de video:

Bron: Eventplanner

Bericht openen
tips voor een sterk team

5 tips om een sterk eventteam aan te sturen

5 tips om een sterk eventteam aan te sturen

Het runnen van een krachtig eventteam betekent zoveel meer dan het coördineren van de werkzaamheden van vakkundige professionals die hun best doen. Als leider gaan je verantwoordelijkheden verder dan het opstellen van meerdere to-do-lijsten, eindeloze vergaderingen inplannen en het werk in de gaten houden. Je hoort je ook te focussen op het opbouwen van een bevorderende werkcultuur die is gebaseerd op respect, wederzijdse steun en assertiviteit.

teamledenHet werken in een team biedt het voordeel dat je kan rekenen op de creatieve en conceptuele input van andere geesten. Om toegang te krijgen tot die input moet je je team wel op een efficiënte wijze beheren. Bovendien vereist leiderschap vertrouwen, integriteit en competentie. Als je een werkelijk sterk team wil hebben, dan moet je weten hoe je het op efficiënte wijze kan aansturen. Hoe doe je dat? Hier volgt een lijst met tips die je zal helpen.

Tip 1: zorg dat je de talenten van je teamleden goed kent
Er zijn mensen die uit zichzelf beter zijn in sommige taken dan anderen. Zelfs in een concreet gebied als eventmanagement zal het je soms verrassen dat er mensen zijn die beter zijn in het maken van een eventplanning, terwijl anderen juist beter met leveranciers kunnen onderhandelen. Als leider moet je meer leren over de krachten en zwaktepunten van ieder teamlid, om hen zo goed mogelijk in te zetten. Zij zullen op die manier op hun beurt meer van hun werk genieten.

Tip 2: ontwikkel een positieve teamcultuur
Zou je goed in een groep kunnen werken als je het gevoel had dat je niet jezelf kon zijn? Denk je dat je je werk goed zou kunnen doen als je manager je doorlopend op de vingers kijkt? Zou je je veilig voelen in een venijnige werkomgeving? Natuurlijk is het antwoord op al deze vragen: “nee”. Juist daarom zou je extra voorzichtig moeten zijn wat voor teamcultuur je aanmoedigt. Volgens het artikel ‘Positive Teams Are More Productive’ uit de Harvard Business Review, staat een gezonde en positieve teamcultuur gelijk aan een grotere efficiëntie en productiviteit. Zoals aangegeven in het artikel “verbreedt de aanwezigheid van positieve emoties het vermogen van de werknemers door onderlinge relaties met elkaar te verbeteren en door hun creativiteit en vermogen om creatief te denken te versterken.” Je kunt een positieve teamcultuur ontwikkelen door bijvoorbeeld je eventteam uit te nodigen op bijzondere uitstapjes, bootcamps, workshops, teambuildingsessies, etc.

leiderschapTip 3: delegeer verantwoordelijkheid op een gezonde manier
Twee zaken zullen de efficiëntie van een team verminderen: verantwoordelijkheden ongelijk verdelen of niet genoeg verdelen en alles zelf moeten doen. Dit kan leiden tot overbelasting voor jezelf of een ander teamlid, die vervolgens ontzettend veel werk moet doen. Begin te leren hoe je verantwoordelijkheden gelijkmatig verdeelt en kijk hoe de efficiënte van je team de lucht in schiet. Vertrouw er dan op dat je teamlid het uitvoert op zijn of haar manier. Op die manier kan de persoon het werk aanpakken op de manier die voor hem of haar het beste werkt. Wees echter niet bang om zo nu en dan in te grijpen en te kijken of de taak zo verloopt als gepland.

Tip 4: kies het ‘soft power leadership’-model
Planners ervaren al genoeg stress in het opzetten en runnen van evenementen. Niemand wil dan ook nog een strenge baas of teammanager bovenop al die stress. Dus doe je team een plezier en wees geen tiran. Experimenteer in plaats daarvan met het ‘soft power leadership’-model (gebaseerd op emotionele intelligentie, empathie, persoonlijke passies en discipline, effectieve communicatie en een inspirerende gemeenschappelijke visie). Soft power werkt door het vormen van de voorkeuren van anderen. In de zakenwereld weten slimme bestuurders dat leiderschap niet alleen draait om het geven van bevelen, maar ook om het goede voorbeeld geven en anderen warm laten lopen voor wat jij gedaan wil krijgen. Deze leiderschapsstijl moedigt een positieve dialoog aan, evenals de persoonlijke groei van werknemers.

Tip 5: sta altijd klaar voor je team
Als je een evenement aan het plannen of runnen bent, kunnen onvoorspelbare situaties zich voordoen. Juist daarom is het zo belangrijk om je teamleden te laten weten dat ze altijd kunnen rekenen op je steun, hulp of advies. Door er altijd te zijn om teamleden te helpen met problemen of om steun te bieden, versterk je hun zelfvertrouwen en verstevig je de teamdynamiek.

Wil je een event met meerwaarde?Conclusie
Als mensen plezier hebben in hun werk, zijn ze vaak veel efficiënter en productiever. De constante groei en verbetering van menselijke relaties onder je werknemers zal niet alleen hun emotionele en professionele welzijn beïnvloeden, maar ook de kwaliteit van je evenementen. Dus begin meteen aan de teamcultuur van je evenement te werken. Delegeer verantwoordelijkheden op de juiste wijze, waarbij je rekening houdt met de vaardigheden van ieder teamlid. Moedig een positieve werkinstelling aan en plan een serie teambuilding dynamieken die de onderlinge banden en het vertrouwen zullen versterken. Sta tot slot altijd klaar voor je team (per telefoon of online berichten), en laat ze weten dat je ze vertrouwt en dat je er bent om onverwachte problemen op te lossen.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

[button title=”Bel of mail VKOZ” link=”https://www.vkoz.nl/contact” target=”_blank” align=”” icon=”” icon_position=”” color=”” font_color=”” size=”2″ full_width=”” class=”” download=”” rel=”” onclick=””]


Bron: eventplanner

Scroll naar boven