Bericht openen
hybride evenement organiseren

Wat is het geheim van een succesvol hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een live en een online evenement. Daar hou je niet alleen rekening mee bij het ontwerpen van het programma, maar dat begint eigenlijk al bij de conceptontwikkeling: het goed in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling.

Het is belangrijk om goed na te denken over de meerdere doelgroepen. Want wie mag live aanwezig zijn? En wie wil je voor het online gedeelte uitnodigen? Live aanwezig zijn kan meerwaarde bieden. Laten we eens kijken naar de product lanceringen van Apple. Die waren voor corona ook altijd al hybride. Journalisten met een groot bereik en belangrijke ambassadeurs werden uitgenodigd om live aanwezig te zijn en naderhand de nieuwe producten te bekijken. De strategie hierachter? Exclusiviteit leidt tot grote PR-waarde. Daarnaast worden alle fans en potentiële klanten behouden doordat ze online kunnen meekijken.

Ook TED hanteert al jaren een hybride variant. Ook al valt op het gebied van interactie en online beleving nog wel wat te winnen, ze zijn er altijd goed in geslaagd om exclusiviteit te genereren. De strategie hierachter is gebaseerd op een sterk inhoudelijk publiek en daarmee een interessant netwerk als belangrijkste meerwaarde voor live deelname. Gevolg: mensen betalen met liefde een paar duizend euro voor een kaartje.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
Kortom: de (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Worden er binnen jouw organisatie duidelijke doelstellingen gemaakt voor events? En wordt er voor een hybride event één doelstelling geformuleerd? Of splits je deze uit in twee aparte doelstellingen: live en online? Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Het afgelopen jaar hebben we veel geleerd over formats die online goed werken. Maar werken die formats ook voor je publiek in de zaal? Misschien is een talkshow niet zo boeiend voor je live publiek. Evenementen met één duidelijk onderdeel, bijvoorbeeld een product presentatie, kan prima worden ingezet voor beide doelgroepen. Maar wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Denk hierbij aan sprekers op het podium, video’s, paneldiscussies etc. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Kijken zij tussendoor op hun laptop? Of samen met collega’s? Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld, kun je het programma gaan samenstellen. Je kan hierover veel blogs terug vinden (ook op deze website). Hieronder een afbeelding van een mogelijk hybride programma met de verschillende doelgroepen gevisualiseerd:

hybride format
Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Alle lichtgekleurde blokken geven aan welke onderdelen verschillen – en waar dus een apart programma en script voor gemaakt moet worden. De publieksinteractie is gericht op beide doelgroepen. Denk goed na hoe je de interactie wilt inzetten. Kunnen de deelnemers uit de zaal ook stemmen op dezelfde polls? Of wil je juist het onderscheid laten zien op het scherm (dus twee verschillende doelgroepen)? Belangrijk: publieksinteractie is geen ‘gimmick’ is die je pas aan het einde toevoegt, maar een essentieel onderdeel dat vanaf het begin moet worden geïntegreerd en ontworpen.

Aandacht voor registratie en communicatie
Het is belangrijk om een goed communicatietraject op te stellen: voor, tijdens en na je evenement communiceren vergroot de impact. De uitnodiging is een belangrijk contactmoment met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:
•   Hoe splits je de registratie en communicatie van je doelgroep? Met verschillende tickets, een vraag in het formulier of 2 verschillende events jouw event software?
•   Wat gebeurt er met de registratie van een live deelnemer die toch online wil meedoen of andersom?
•   Hoe ga je om met break-out of workshopregistraties? En hoe krijgen de online deelnemers de juiste links?
•   Geldt er een maximum aantal deelnemers voor 1 van de 2 onderdelen? Stel je een reservelijst in?
•   Hoe zorg je voor de juiste communicatie en updates voor beide doelgroepen?

Meten is weten!
Bij de conceptontwikkeling heb je de verschillende doelgroepen en doelstellingen in kaart gebracht. Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Je wilt oa. data verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname, open feedback etc. Er zijn verschillende tools die je daarbij kunnen helpen. Net als het faciliteren van een interactief online platform.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Ook zie je het afgelopen jaar dat er een enorm aanbod is van leveranciers van online en hybride event tools. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

 

Bron: Eventplanner

Bericht openen
VKOZ ROI piramide

7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen

Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het organiseren van een geslaagd evenement is ook een flinke investering: hoe maak je jouw event rendabel? Om dit te bereiken is het van belang om te werken vanuit één of meerdere doelstellingen en deze vervolgens te meten om uiteindelijk je Return on Investment (ROI) te berekenen. Je doet dat met deze 7 stappen.

Stap 1: Bepaal de doelstelling
Onderaan de streep moet jouw event een plusje opleveren. De volgende vragen moet je stellen: wat is het probleem, of de kans, die ik met dit event wil bereiken? Welke activiteiten zijn nodig om de doelstelling te bereiken en hoe past het in onze marketingmix? Doelstellingen kunnen zijn:
• kennis of informatie delen
• verbeteren van interne of externe relaties
• motiveren of belonen
• verbeteren naamsbekendheid of imagebuilding
• winstoogmerk of fundraising

DON’T: Het organiseren van een evenement zonder doelstelling. Dat is weggegooid geld

Stap 2: Bepaal wat het gewenste effect is bij jouw gasten
Wat moeten jouw gasten na afloop van het event gaan doen? De echte waarde van een evenement zit hem in de acties die je bezoekers gaan nemen na afloop, of zelfs tijdens je evenement. Zelfs het gedrag vóór een evenement kan beïnvloed worden, denk maar aan een incentive. Het is niet genoeg dat ze alleen denken of voelen, het gaat ook om doen. De vraag die je hierbij op weg helpt is: Waarom doen ze dat nu al niet?

Stap 3: Bepaal wat de learning experience op het event moet zijn
Hoe gaan jouw gasten doen wat je beschreven hebt in stap 2? Effectief leren is leren door middel van belevingen, met alle vijf de zintuigen die geprikkeld moeten worden. Wat moeten ze leren / beleven op het event om hun gedrag te doen veranderen? Op het evenement krijg je informatie, maar indien dit live is, ondergaat jouw gast dit met andere gasten, wat zorgt voor vertrouwen. De houding van de bezoeker t.o.v. jouw merk verander je met een lerende belevenis.

Stap 4: Creëer een omgeving waar jouw gast door beleving kan leren
De learning experience van een live event kan niet gescheiden worden van de omgeving waar het in moet gebeuren. Onderzoek toont aan dat elementen als licht, muziek, kleur en catering invloed hebben op het leren tijdens een belevenismoment als een event. Daarbij is bijvoorbeeld gebleken dat het concept en de aankleding van een presentatie meer impact heeft dan de daadwerkelijke content. Kortom, zorg voor een leeromgeving met impact.

DO: Inspireer, creëer, innoveer en profiteer. Ontwikkel voor jouw online evenement een verrassend, afwisselend en interactief programma om een zo groot mogelijke impact te bereiken. Hoe? Lees hier meer over de online en hybride oplossingen van VKOZ.

Stap 5: Meet tevredenheid en geplande acties
Na afloop van het evenement is het tijd om te meten. Begin met de basis en evalueer de leeromgeving. Voldeed het evenement aan de verwachtingen? Kunnen de gasten gebruikmaken van wat ze geleerd hebben? Wat verwachten de gasten anders te gaan doen na het deelnemen aan het event? Als ze geen actie gepland hebben, heeft het evenement geen waarde gehad. Meet dit direct na het evenement.

Stap 6: Meet wat geleerd is en hoe hun gedrag veranderd is
Wat hebben de deelnemers geleerd? Hoe is hun gedrag daardoor veranderd? In veel gevallen is het afdoende om simpelweg te vragen wat de gast onthouden heeft van de informatie die je overgebracht hebt op het event. Is hun attitude jegens jouw merk veranderd? Zijn er zinvolle netwerken ontstaan met andere deelnemers? Meten 2 tot 4 maanden na het event is aan te raden.

TIP: Denk bij het meten van je Return on Investment ook aan: het bereik op social media, het aantal bezoekers op de website, het gebruik en het zoeken van informatie via een eventapp, het aantal nieuwe klanten of extra sales en natuurlijk de enquête. Lees hier tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event. 

Stap 7: De zakelijke impact: ROI
De uiteindelijke business impact is het resultaat van menselijke acties. Voor consumentenevents vertaalt zich dat vaak in sales. Voor interne evenementen gaat het bijvoorbeeld om kostenreductie door grotere effectiviteit. Maar welk event of doel je ook meet, zorg ervoor dat je zo veel mogelijk achterhaalt of het effect de oorzaak is van het evenementenbezoek. Vertaal uiteindelijk de business impact naar euro’s om tot slot een echte ROI te meten: impact in euro’s – de kosten van het event : gedeeld door de kosten = jouw return on event.

ROI piramide VKOZVKOZ hanteert de ROI piramide methode
Met de methode van Dr. Elling Hamso bepaal je de effectiviteit van events. Dit houdt in dat wij vooraf duidelijke doelen stellen voor 6 opeenvolgende niveaus: ROI, impact, gedragsverandering, cognitieve verandering, (leer)omgeving en doelgroep. Wat moet jouw event tot stand brengen of teweegbrengen op elk van deze niveaus? Na afloop van het evenement gebruiken we de VKOZ meetlat om te meten welke resultaten behaald zijn op elk niveau. Meer weten? Neem contact met op ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.

VKOZ zet jouw doelstellingen centraal én denkt vanuit de behoefte van jouw bezoekers.

Wil je een event met meerwaarde?

 

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
Onderzoek naar live events

Onderzoek: de kracht van live events

Veel bedrijven weten al wat de toegevoegde waarde van een live evenement is, maar het is soms moeilijk om de keiharde ROI aan te tonen. EventBranche.nl heeft met verschillende partners een onderzoek afgerond dat het wetenschappelijke bewijs van de impact van live events aantoont.

Wetenschappers hebben een representatieve groep van 24 bezoekers aan de Huishoudbeurs 2020 uitgerust met het medische apparaat NIRS (Near Infra Red Spectography) dat de onbewuste beoordeling van waarnemingen registreert. Contactmomenten met standhouders Weleda, Fruittella en The Famous Grouse zijn met video opgenomen. De compilatie van deze beelden die het beursbezoek representeerde, met ontvangst, een productintroductie en een afsluiting met aanbod werden aan een tweede groep van 24 respondenten vertoond. Zij kregen hiermee een ‘uitgestelde’ beurservaring. Ditmaal via MRI-scanner bij de Universiteit van Amsterdam. Geactiveerde emoties in het brein werden gemeten en ook of die activatie leidt tot een positieve of negatieve beoordeling.

Persoonlijk en direct contact is effectiever
Het lijkt erop dat het brein, wanneer iemand persoonlijk benaderd wordt op bijvoorbeeld een beurs, ‘bewust’ op zoek gaat naar het verwerken van informatie. Die informatie wordt dan ook nog eens geëvalueerd, om tot een conclusie te kunnen komen. Bijvoorbeeld de nieuwe informatie opslaan of iets kopen. Om te zien of dit effect nu specifiek voor een live event van toepassing is, of dat dit ook geldt voor vormen van reclame zoals bijvoorbeeld tv-commercials, werd het experiment uitgebreid met de tweede studie.

“Als je een boodschap wilt overbrengen zijn live events het meest geschikte middel.”

Het onderzoeksbureau Neurencsics geeft aan dat een bijzonder gebied in het brein actief meedoet bij een live event, dat niet of veel minder geactiveerd wordt bij het bekijken van een video. Dit deel van het brein is vooral betrokken bij het beoordelen van de feitelijke informatie die wordt aangeboden. De energie die het brein daarvoor gebruikt is veel groter dan die bij de controlegroep. Zij zien dit als een investering die het brein doet in het vergaren van kennis en de verklaring voor het feit dat een persoonlijk en direct contact veel effectiever is dan een uitgesteld contact.

Meer activiteit in het brein tijdens live event
Simpel gezegd werkt ons brein met feiten en emoties, de optelsom daarvan leidt tot een gedrag, in dit geval iets willen kopen of juist niet. Die beslissing zelf is altijd emotioneel. Dat wat ons onderscheidt van andere diersoorten is dat wij mensen ratio hebben. Op zoek naar wat een live evenement juist zo bijzonder maakt, zagen de wetenschappers dat het vooral de activiteit in het gebied voorin het brein is, de Dorsolaterale Prefrontale Cortex (DLPFC). Dit deel van het brein wordt verantwoordelijk geacht voor planning en hogere aspecten van controle, zoals het ‘monitoren’ van gedrag, en het onderdrukken van ongewenst gedrag. Vooral verwerken van de logica en structuur van cognitieve, feitelijke informatie zorgt voor veel activiteit in dit hersendeel. Het dieper gelegen emotionele brein zou bijvoorbeeld graag beslissen tot het kopen van een bepaald product. Het is dan de DLPFC, zoals dit gebied ook wel wordt genoemd, die een soort van laatste rationele ingreep kan doen: ja, want betrouwbaar en competent, of nee, want niet verstandig, ongezond.

Lean-in: het brein investeert
Een vergelijking van de hersenactivatie van een beursbezoek met die van het zien van videobeelden zoals commercials, leert dat het brein – dankzij de persoonlijke benadering – op een beurs ‘bewust’ op zoek is naar informatie. Daar waar de informatie van een commercial passief wordt verwerkt. Sjoerd Weikamp, eigenaar van EventBranche.nl: “De wetenschappers van Neurensics hebben dit verschil lean-in en lean-back genoemd: met lean-in wordt proactief informatie verwerkt. Dit vergt veel energie. Zo kan er letterlijk gesproken worden van een investering die het brein doet in het vergaren, verwerken en beoordelen van die kennis. Wellicht is daarmee verklaard waarom het effect van reclame op de verkoop zoveel contacten en daarmee zoveel tijd en geld kost, daar waar een beurs-, event- of showroombezoek al snel leidt tot een positieve attitude of een directe verkoop’.

De waarde van live events
Dit onderzoek laat zien dat de waarde van een live contact van een andere orde is dan die van een uitgesteld of digitaal contact. Bij live contact zagen de wetenschappers dat de boodschap veel meer actief verwerkt wordt in de hersenen. Het brein is bij live contact niet alleen onbewust, maar ook bewust bezig met het verwerken van de informatie. Of dat nu tijdens het eventbezoek is of op het moment van de interactie tussen klant en verkoper. Een goede productpropositie bestaat uit een belofte en de bewijsvoering. We zien dan dat het brein de moeite wil nemen om de feitelijke informatie te verwerken en op te slaan. De persoonlijke aanpak die live kan geven door oogcontact, een glimlach en non verbale signalen en een gesprek lijkt hierbij de sleutel te zijn tot het overgaan in deze investering.

Conclusie
Een evenement is daarmee bij uitstek geschikt tot het leggen van een basis onder een communicatiestrategie die vraagt om demonstratie of feitelijke uitleg. Bijvoorbeeld bij grote veranderingen binnen een bedrijf, bij introducties of belangwekkende momenten. Ook producten en diensten die uitleg nodig hebben of waarvan hun waarde met feiten onderbouwd moeten worden, kunnen beter kiezen voor een vorm van eventing. Door de proactieve houding van het brein vindt er een investering in een waardevolle relatie plaats.

Wil je een event met meerwaarde?

 

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
enquêtes voor je event

Tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event

Tips voor enquêtes voor, tijdens en na je event

Enquêtes zijn de meest effectieve manier om oprechte, bruikbare feedback te krijgen terwijl je evenement nog vers in het geheugen van je bezoekers zit. Je kan hier oa. mee zien of je de doelen van je event hebt behaald en de ROI bepalen.
Als je geen enquêtes gebruikt loop je essentiële feedback mis die nodig is om je evenement te laten groeien en voor een betere bezoekerservaring te zorgen. En al gebruik je wel enquêtes, als je de verkeerde vragen stelt, trek je waarschijnlijk ook de verkeerde conclusies.
Enquêtes voor, tijdens en na je event
Je wilt de mening van je bezoekers horen na afloop van het evenement. Maar die is ook op andere momenten belangrijk. Voorafgaand aan je evenement kan je hiermee inzicht krijgen in de verwachtingen en wensen van potentiële bezoekers. Vraag bijvoorbeeld input van bezoekers om het programma vorm te geven. Zoals: op welke vragen wil je tijdens dit evenement een antwoord krijgen? Je wilt natuurlijk weten hoe je er een onvergetelijk en geslaagd event van kunt maken! En je betrekt de bezoekers gelijk bij je evenement en geeft ze het gevoel dat ze helpen het event vorm te geven.
Krijg onmiddellijke feedback tijdens je evenement
Het evenement zelf is het uitgelezen moment om directe feedback te krijgen terwijl je bezoekers er nog middenin zitten. Zulk praktisch onderzoek kan op meerdere manieren worden verricht terwijl een evenement in volle gang is. Bijvoorbeeld via een eventapp of QR-codes op het grote scherm aan het einde van elke presentatie, die bezoekers kunnen scannen, om een enquête op hun eigen telefoon in te vullen. Of laat medewerkers met een tablet bezoekers face-to-face vragen een snelle enquête in te vullen. Als je bezoekers persoonlijk aanspreekt, zullen ze eerder stoppen en je enquête invullen. Ook een idee is om de deelnemers te belonen met een prijs.
Communicatie is belangrijk
Of je nu een enquête klaar hebt op het evenement of niet, laat bezoekers weten dat je ze ook na afloop een enquête zult sturen. Vermeld je enquête aan het einde van presentaties en hang posters op bij de uitgang waarop je om reacties vraagt. Zo zullen bezoekers de enquête niet zo snel mislopen wanneer deze in hun inbox belandt.
Download hier het ebook met nog meer tips van SurveyMonkey.

 

vrijblijvend kennismakingsgesprek met VKOZ

 

Bron: Eventbrite
Scroll naar boven