Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze live, online of een combinatie van beide (hybride)? We weten allemaal wat de kracht van een live event is en na maanden thuis werken hebben mensen ook behoefte aan (veilig) persoonlijk contact. VKOZ organiseert evenementen volgens het protocol voor zakelijke bijeenkomsten en evenementen binnen de 1,5 meter samenleving van het Eventplatform.
Het fundament van dit protocol wordt gevormd door de geldende (algemene) adviezen en maatregelen die door het RIVM zijn vastgesteld. Het protocol is zo vormgegeven dat het realiseren van de 1,5 meter afstand (door het limiteren van het aantal bezoekers binnen de RIVM richtlijnen), het veilige op- en afbouwen en een veilig bezoek (inclusief looproutes, hygiëne en het veilig bereiden en uitgeven van eten en drinken) zo goed mogelijk gegarandeerd kan worden voor álle betrokkenen.
De belangrijkste aandachtspunten zijn:
1,5 meter afstand aanhouden
Het is alleen mogelijk een bijeenkomst te bezoeken met een (online) reservering. Aanwezigen houden altijd minimaal 1,5 meter afstand. Het totaal aantal aanwezigen (bezoekers én werknemers) is daarom te allen tijden gelimiteerd. Voor de capaciteitsbepaling per bijeenkomst wordt als richtlijn gehanteerd het totaal aantal aanwezigen (bezoekers én werknemers) per m2:
– voor beurzen en corporate events 1 persoon per 10m2
– voor congressen en vergaderingen 1 persoon per 5m2
Waarbij voor de definitieve capaciteitsbepaling per bijeenkomst aanvullend rekening wordt gehouden met de indeling en inrichting van locatie / zaal / beursvloer.
Veilige looproutes en seating
Signing en markeringen attenderen bezoekers continu op het houden van 1,5 meter afstand. Dit gebeurt met behulp van onder meer markeringen op de vloer, stickers op wanden en ramen, banners langs looproutes en mededelingen op digitale communicatiemiddelen. Op/ bij punten als entree(s), openbare ruimte(n), toiletten, zaalruimte(n) en beursvloer(en).
Beurzen
Signing en markeringen geven looproutes aan en vakken waarin bezoekers elkaar, met inachtneming van de 1,5m richtlijn, kunnen ontmoeten. De gangpaden zijn aangeduid, voldoende breed en ingericht op het aanhouden van eenrichtingsverkeer óf breed genoeg om elkaar in verschillende looprichtingen veilig te kunnen passeren. De exposanten worden verplicht hun stand zo in te richten dat het houden van de minimale afstand van 1,5 meter gewaarborgd is.
Congressen en vergaderingen
Signing en markeringen voorzien bezoekers van informatie over looproutes, seating en de volgorde van binnenkomen en verlaten van de zalen. In de zalen wordt eenrichtingsroute/verkeer toegepast. Het stoelenplan wordt binnen de capaciteit zo vormgegeven dat er altijd voldoende afstand is gegarandeerd tussen bezoekers. Bezoekers gaan gefaseerd de zaal in en uit met behulp van tijdsloten of op basis van vooraf toegewezen stoelen (bijvoorbeeld rij 1 als eerste naar binnen en als eerste de zaal verlaten). Waar mogelijk krijgen deelnemers op basis van deze volgorde een andere aankomsttijd om wachttijden te voorkomen. Dit proces wordt begeleid door medewerkers in en buiten de zaal. Er wordt voldoende tijd ingeruimd tussen de verschillende sessies, waardoor wordt voorkomen dat arriverende en vertrekkende bezoekers elkaar tegenkomen.
Catering
Tussen bezoekers en catering medewerkers is een veilige afstand van ten minste 1,5 meter gecreëerd. Is die afstand minder dan wordt voorzien in plexiglazen afscheiding tussen uitgiftepunt en medewerkers. Etenswaren worden bij voorkeur per persoon verpakt gepresenteerd. Eten en drinken wordt bij voorkeur in disposables gepresenteerd of in serviesgoed dat op hoge temperatuur is afgewassen. Er staan voldoende afvalbakken om alle disposables in weg te gooien, gasten worden geïnstrueerd verpakkingsmaterialen, servetjes etc. zelf weg te gooien.
Dranken en etenswaren worden zo mogelijk via selfservice methodiek gepresenteerd. Warme gerechten worden vanachter “spuugkappen” gepresenteerd door medewerkers. Medewerkers op deze plaatsen achter buffetten dragen handschoenen. Buffetten staan opgesteld in een andere ruimte dan waar eten en drinken genuttigd worden of de ruimte is zodanig ingedeeld dat er sprake is van duidelijke fysieke scheiding tussen uitgifte en het nuttigen van dranken en etenswaren. Dat kan middels statafels die duidelijk afgescheiden zijn middels paal en koord. Er is sprake van eenrichtingsverkeer langs de buffetten, routes worden op de vloer en middels borden duidelijk aangegeven. Bij buffetten zien toezichthouders toe op het houden van voldoende afstand van elkaar, de afstand is aangegeven op de vloer.
Garderobe
Bemand: garderobevoorzieningen zijn voorzien van een afscheiding die de 1,5 meter afstand tussen garderobemedewerker en bezoeker waarborgt. De garderobemedewerker draagt handschoenen. Na ieder gebruik worden kapstokken / kleerhangers gedesinfecteerd.
Onbemand: linten, koorden en/of signing op de vloer markeren de looprichting van de bezoeker en de 1,5 meter afstand in de wachtrij.
Handen desinfecteren
Bij alle ingangen en centrale punten in de locatie waar de zakelijke bijeenkomst plaatsvindt, wordt de mogelijkheid geboden de handen te desinfecteren met desinfecterende handgel. Tissues en afvalbakken worden in ruime mate voorzien.
VKOZ helpt haar klanten oa. met:
– de implementatie van het protocol voor zakelijke bijeenkomsten en de bijbehorende richtlijnen
– het coördineren en houden van toezicht op de naleving
– het aanstellen van toezichthouders en het informeren over richtlijnen en verwachtingen
– proactief aanleveren van bijdrages aan optimalisatie van het protocol en de richtlijnen
– samenwerken met externe instanties vanuit lokale overheden, waaronder Veiligheidsregio, Gemeente, GGD en Arbodienst
Wil je meer weten over 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events?
Neem contact met ons op via 010-2107961 of info@vkoz.nl. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand.
