Bericht openen
Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen? Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen. Tip 1: Zorg voor een helder programma Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma. Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft. Tip 3: Bevestig iedere aanmelding Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen. Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!” Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet. Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt. Tip 6: Maak gebruik van social media Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt. Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie met ons in. Online of met gepaste afstand. [button title="Bel of mail VKOZ" link="http://www.vkoz.nl/contact" target="_blank" align="" icon="" icon_position="" color="" font_color="" size="2" full_width="" class="" download="" rel="" onclick=""] Bron: evenementorganiseren.nl

Hoe voorkom je no show op jouw online evenement? 6 tips

Een online evenement vergt net als een live evenement de nodige voorbereiding. Het is dan ook vervelend als je ten tijde van de uitvoer een hoge no show hebt. Misschien heb je veel aanmeldingen voor de tijd ontvangen en komt er tijdens het event zelf maar 50% opdagen. Hoe kun je het voorkomen?

Als organisator van een fysiek evenement kun je rekening houden met 10 – 30 % no show. Bij een gratis evenement ligt dit percentage hoger. Er zijn een aantal mogelijkheden om de no show te verlagen.

Tip 1: Zorg voor een helder programma
Bied waardevolle informatie waarmee je geen twijfel laat voor de online eventgast of hij/zij er bij wil zijn ja of nee. Of biedt een relatiegeschenk aan om potentiële bezoekers aan het evenement te binden. Draag zorg voor een relevant programma.

Tip 2: Maak gebruik van een no show mailing
Een paar dagen voor het event stuur je naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet je zeker dat je er online bij bent? Je wil het echt niet missen en wel om deze.. en deze.. reden. Maak ze bewust van de gevolgen die een no show heeft.

Tip 3: Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-er-bij-bent’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen.

Maak gebruik van SMS. Voor de bevestiging en/of stuur een dag voor het evenement of op de ochtend zelf alle gasten nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”

Tip 4: Wees persoonlijk naar jouw bezoekers
Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging. Spreek de bezoekers aan bij naam en wees zo persoonlijk mogelijk. Potentiële bezoekers zullen de betrokkenheid voelen en zij doen beter hun best om bij het evenement aanwezig te zijn. Denk in deze tijden ook eens aan een uitnodiging per post. Misschien met een aantal tips ter voorbereiding voor het event. De kans is groot dat jouw evenement echt in de agenda wordt gezet.

Tip 5: Maak het makkelijk én moeilijk
Maak afmelden tot 2 weken voor het evenement makkelijk door in elke communicatie een afmeld optie te geven zonder verplichte opgaaf van reden. Verander de afmeldmogelijkheid 2 weken voor het evenement door aan te bieden dat men iemand als vervanger kan sturen want de kosten zijn gemaakt. Laat bezoekers iemand meenemen. De commitment van beide bezoekers naar elkaar maakt dat men eerder andere afspraken afzegt en toch naar het event komt.

Tip 6: Maak gebruik van social media
Maak eventueel een Facebook- evenement of een LinkedIn groep aan, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.

Kan je wel wat meer tips en ideeën gebruiken voor een aantrekkelijk programma en communicatietraject met je deelnemers? Plan een brainstormsessie in met VKOZ. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
hoge opkomst evenement

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Een halflege zaal… Het idee alleen al kan voor klamme handjes zorgen. Je doet er alles aan om een event te laten slagen, maar hoe zorg je er nu voor dat de doelgroep ook beseft dat ze het evenement niet mogen missen?
1. Zorg voor een prikkelende uitnodiging
Een open deur, maar een uitnodiging is hét moment om deelnemers te overtuigen om te komen. Let op de twee momenten waarop potentiële bezoekers kunnen afhaken: bij het krijgen van de uitnodigingen én vlak voor het vertrek naar het evenement.
Tips:
• Geef antwoord op de vraag: wat schiet de deelnemer ermee op om te komen? Feestelijke programma’s of netwerkborrels hebben een hoge no-show. Zorg ervoor dat de doelgroep al uitkijkt naar de bijeenkomst. Biedt ze iets aan van waarde, bijvoorbeeld een golf-clinic, een voetbalwedstrijd of een cursus. Iets wat zij niet willen missen.
• Ga voor een prikkelende titel. Heeft het evenement een eerdere editie gehad? Gebruik dan beelden en/of referenties van bezoekers om potentiële bezoekers te interesseren.
• Heb je een spreker geboekt? Laat deze een korte videoboodschap inspreken met een oproep om te komen.
• Let op het tijdstip van verzending. Laat de uitnodiging niet verdwijnen in een overvolle mailbox. Zeven uur ’s ochtends of acht uur ’s avonds zijn de meest populaire momenten waarop de meeste mensen hun mail bekijken.
2. Wie nodig je uit?
Nodig niet zomaar iedereen uit. Maak een passende uitnodiging voor de doelgroep. Heb je meerdere doelgroepen? Maak dan verschillende uitnodigingen. Maak de bijeenkomst exclusief door persoonlijk te mailen. Zorg dat in de uitnodiging naar voren komt dat de uitnodiging exclusief is. Bijvoorbeeld dat de genodigden speciaal geselecteerd zijn.

3. Maak het aanmelden makkelijk
Waar kan er aangemeld worden? Wat kost het? Wanneer moet je betalen? Zorg dat het in één opslag duidelijk is hoe er aangemeld kan worden. Ga voor jezelf eens na hoe snel je afhaakt als het lastig is om aan te melden. Denk erover om een registratiepartner in de hand te nemen.

Uit onderzoek blijkt dat bij de kleinere evenementen voor 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden: per 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zal je weer veel meer mensen moeten uitnodigen, namelijk 7,1 genodigden voor één geregistreerde bezoeker.
4. Reminden
Zorg ervoor dat de (potentiële) bezoekers het evenement niet vergeten en het via verschillende kanalen tegen komen. zoals social media, nieuwsbrieven, directe mailings, vakbladen en andere media. Wie zich reeds heeft aangemeld kan op deze manier naar het evenement toe leven. Wie zich nog niet heeft aangemeld krijgt opnieuw een trigger om het event te overwegen.

5. Voorkom no-show
Het gemiddelde aantal afmeldingen ligt tussen de 20 – 30 % bij gratis evenementen. Denk eens aan het gebruik van een registratie of event app: in zo’n app is te zien wie er nog meer aanwezig zijn bij het evenement. Dat zorgt voor een gevoel van verbinding en commitment naar het evenement toe.

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

 

Lees ook: Inspireer bezoekers voor, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

 

Wil je een event met meerwaarde?

Bron: evenementorganiseren.nl
Scroll naar boven