Bericht openen
Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.

Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.

Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.

Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een  evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is … Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro’s en contra’s van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

[button title=”Bel of mail VKOZ” link=”https://www.vkoz.nl/contact” target=”_blank” align=”” icon=”” icon_position=”” color=”” font_color=”” size=”2″ full_width=”” class=”” download=”” rel=”” onclick=””]

Bron: eventplanner.nl

Bericht openen
Projectmanagement voor evenementen

Projectmanagement voor evenementen

Projectmanagement voor evenementen

Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige projectmanagement-skills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden.

Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.
Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.

Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes.

1. Initiatiefase (projectvoorstel)
In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.

2. Voorbereidingsfase (projectplan)
Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.

3. Uitwerkingsfase (productieprogramma)
Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

4. Uitvoeringsfase (evenement zelf)
De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.

5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag)
Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken.

Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.

Succesfactoren
Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen.

Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.

Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.

Organiseer jij binnenkort een event? Laten we samen sparren.

[button title=”Bel of mail VKOZ” link=”https://www.vkoz.nl/contact” target=”_blank” align=”” icon=”” icon_position=”” color=”” font_color=”” size=”2″ full_width=”” class=”” download=”” rel=”” onclick=””]

Bron: eventplanner.nl

Scroll naar boven