Home

Tag: hybride

Bericht openen
Image tips hybride evenement

Handig: 15 tips voor een succesvol hybride event

Gelukkig is er steeds meer mogelijk op het gebied van ‘echte’ live evenementen organiseren. Maar als je nog twijfelt of alle deelnemers fysiek bijeen willen (of mogen) komen, kan je ook een combinatie met een online event aanbieden: het hybride evenement.

Wij hebben al in meerdere blogs uitgelegd dat dit verschillende uitdagingen met zich meebrengt: het samenbrengen van 2 programma’s (live en online), zonder de interactiviteit, impact en het behalen van de doelen kwijt te raken! Hieronder 15 tips voor een succesvol hybride evenement:

1. Durf anders en groter te denken
Ga vooral dingen doen en ontdekken en blijf niet stil zitten, kom in beweging en zie dit als periode waarbij je teruggaat naar de core: mensen verbinden. Dit hoeft niet perse in de RAI met zoveel mogelijk mensen. Dit kan ook kleiner en op meerdere momenten. Durf jij anders en groter te denken of ga je hetzelfde proberen?

2. Hybride evenement over meerdere dagen
Spreid je hybride event over meerdere dagen en zorg voor een gezonde balans in netwerkmogelijkheden voor zowel fysieke als online deelnemers. Ga dus niet alleen exposanten fysiek een podium geven, maar organiseer bijvoorbeeld een ‘online match of follow-up day’ waarbij exposanten online meetings doen met zowel fysieke als virtuele deelnemers.

3. Zorg live voor interactie met online
Betrek je online publiek bij fysieke evenement door bijvoorbeeld een scherm met Q&A (van virtuele deelnemers) te tonen op het podium aan de spreker. Of laat de online deelnemers de vragen ‘live in de uitzending’ stellen via hun webcam.

4. Open een virtuele helpdesk
Open een virtuele helpdesk (als een soort breakout room) waar iedereen terecht kan met problemen, om te voorkomen dat deze zichtbaar zijn voor al je online deelnemers.

5. Stream de fysieke sessies
Stream je live sessies, dit is zo makkelijk tegenwoordig. Vraag ook je eventlocatie of zij zelf materiaal hebben en naar een stream kunnen streamen (dit heet rtmp).

6. Organiseer, faciliteer en structureer het netwerken
Organiseer en structureer netwerkconcepten om deelnemers aan te trekken. Als je alleen kennis sessies bijwoont, dan heb je als deelnemer misschien de neiging om deze online vanuit huis te bekijken. Geef ze vooraf kans te matchen, meetings in te plannen en ergens onderdeel van te zijn voordat ze in de auto of het vliegtuig stappen. Als jij 5 afspraken hebt, zeg je minder snel af.

7. Houd de locatie scherp
Kies je locatie op hybride mogelijkheden. Lees verder in onze blog: Waar moet je op letten bij een eventlocatie voor je hybride event?

8. Besteed aandacht aan de eventtechnologie
Zorg bij een hybride evenement voor goede eventtechnologie en houd rekening met de wensen van zowel live als online deelnemers. Bijvoorbeeld: je event website of platform is waar alles moet samenkomen en deelnemers hun persoonlijke programma moeten kunnen samenstellen. Aan een online deelnemer uit de VS ga je geen fysieke sessies tonen om naar toe te gaan; wel de livestream etc. Hier kan zoveel mis gaan als je denkt dat hybride event organiseren makkelijk is! In feite zijn het twee events in één waardoor alles alleen maar complexer wordt.

9. Focus op de bezoekersflow
Focus op user experience, dus niet op hoe iets eruit ziet maar op de flow. Zo min mogelijk stappen is de key. Leuk dat je zoveel mogelijk data wilt verzamelen, maar de tijd van formulieren invullen is voorbij. Denk aan je doelen en prioriteiten.

10. Kies voor 3 ticket opties
Splits de registratie op in 3 ticket types: online, in-person en de combinatie. Zo kan je later de juiste mensen de juiste informatie tonen/sturen. Dit voorkomt enorm veel verwarring.

11. Denk aan de timezones
Kies één tijdzone van het land waar de hoofdorganisatie / event is en zorg dat de eventtool die je gebruikt de tijden automatisch aanpast op de tijdzone van de gebruiker.

12. Van eventticket naar subscription model
Ga nadenken over je businessmodel, past het verkopen van 1 ticket nog wel bij wat je biedt? Of bied jij eigenlijk het hele jaar lang door toegang tot een community waar je relevante kennis opdoet en mensen kunt ontmoeten? In dat geval verkoop je dus een subscription, niet een ticket.

13. Een stream is geen hybride event
Ga niet denken dat als je jouw sessies aan een stream hangt dat je opeens een hybride event hebt. Nee dan zend je alleen maar je fysieke event uit. Wees creatief, vergeet je doelen niet en bied je online deelnemers meer dan alleen kijken naar een beeldscherm; zorg voor interactie en ontmoetingen!

14. Blijf nieuwe unieke eventconcepten bedenken
Maak je event valuable, vernieuwend en zorg voor nieuwe concepten. Als jij een event hebt waarbij er bijvoorbeeld speeddates plaatsvinden, hang dan een aantal ballonnen op en laat ze prikken als er een match/follow-up is! Zorg dus voor impact en wees de helpende hand.

15. Bereid je sprekers voor
Ga er niet vanuit dat sprekers allemaal hybride savvy zijn, maar brief ook je sprekers over hoe nieuwe tools werken en hoe ze met de online deelnemers in verbinding blijven.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam
Bron: evenementorganiseren.nl
Bericht openen
eventlocatie hybride evenement

Waar moet je op letten bij een eventlocatie voor je hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een (veilig) live en een (interactief) online evenement. Een evenementenlocatie moet hierdoor aan verschillende eisen voldoen. Hieronder 7 voorbeelden waar je op moet letten bij het kiezen van een locatie.

1. Online eventfaciliteiten
Nederland is gezegend met een zeer groot aantal kwalitatieve en uiterst professionele eventlocaties. In de periode voor COVID-19 was het mede dankzij de kwaliteit van deze locaties te danken dat events en live bijeenkomsten groeiden in populariteit en impact. Naast het volgen van de coronamaatregelen voor een veilig live event, is het ook belangrijk voor de locaties om in te spelen op de veranderende wensen voor online en hybride events. Denk hierbij aan snel en veilig internet, studio-settingen, livestream-mogelijkheden etc.

2. Corona expert
Tijdens de corona-maanden hebben we steeds weer te maken gehad met veranderende maatregelen en restricties. Steeds weer waren opdrachtgevers op zoek naar wat er nou wel en niet mag, waar moet ik aan voldoen en hoe richt ik dat in? Locaties die al deze vragen als expert kunnen beantwoorden, de materialen en services in huis hebben om het tijdens evenementen aan te kunnen bieden, die locaties zijn de rest vooruit. Ook als er geen maatregelen meer zijn. Producten en services binnen een locatie die zorgen voor goede hygiëne, veilig bezoek, goede crowd-management, zelfs als niet ‘moet’, kunnen locaties die dit allemaal op orde hebben, zich onderscheiden.

3. Interactieve communicatie
Er is met nieuwe en bestaande technologie zo veel meer mogelijk om tot nog effectievere interactie en communicatie te komen. Beacons, een eigen bezoekersapp, NFC-technologie, Augmented, Virtual of alle soort artificial intelligence oplossingen. Als de eventlocatie dit voorhanden heeft, dan kan je dat makkelijker inzetten om nog meer impact en interactie te creëren.

4. Data-hub
Mede door de online shift van de afgelopen maanden, is het nog duidelijker geworden hoeveel data je kan verzamelen tijdens events. Dus voortbordurend op de communicatiehulpmiddelen, kan bij die oplossingen op de achtergrond ook dataverzameling een helder doel zijn voor jouw evenement. Je kan aan je eventlocatie vragen hoe ze hierin kunnen faciliteren, eventueel met bijpassende preferred partners.

5. Flexibel
De afgelopen periode hebben we verschillende vormen events georganiseerd, afhankelijk van de maatregelen. Daarin blijft een doelgerichte impact belangrijk. Dit betekent ook veel flexibiliteit voor de eventlocaties. Kun je kleine settingen in de grote locatie creëren? Kunnen locaties mee in jouw vraag of doelstelling? Kortom locaties zullen nog flexibeler moeten zijn dan ooit te voren.

6. Duurzaam
Geen ontkomen meer aan: duurzaamheid, energievriendelijk, misschien zelfs circulair. Het staat vaak hoog op de checklist van opdrachtgevers. Kunnen locaties daar in mee? Ze zullen wel moeten, want veel klanten hebben een hoofdstuk duurzaam of energievriendelijk in hun missie/visie stuk opgenomen.

7. Ventilatie
Er gaat een nieuwe norm of op zijn minst vraag komen als het gaat om goede ventilatie en luchtsystemen. Weet wat een locatie op dat gebied te bieden heeft. En voor locaties zelf, kijk wat er al is, welke instellingen deze systemen hebben en als dat niet afdoende is, investeer in verbetering. Het kon wel eens een hele belangrijke locatie-USP worden!

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
hybride evenement organiseren

Wat is het geheim van een succesvol hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een live en een online evenement. Daar hou je niet alleen rekening mee bij het ontwerpen van het programma, maar dat begint eigenlijk al bij de conceptontwikkeling: het goed in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling.

Het is belangrijk om goed na te denken over de meerdere doelgroepen. Want wie mag live aanwezig zijn? En wie wil je voor het online gedeelte uitnodigen? Live aanwezig zijn kan meerwaarde bieden. Laten we eens kijken naar de product lanceringen van Apple. Die waren voor corona ook altijd al hybride. Journalisten met een groot bereik en belangrijke ambassadeurs werden uitgenodigd om live aanwezig te zijn en naderhand de nieuwe producten te bekijken. De strategie hierachter? Exclusiviteit leidt tot grote PR-waarde. Daarnaast worden alle fans en potentiële klanten behouden doordat ze online kunnen meekijken.

Ook TED hanteert al jaren een hybride variant. Ook al valt op het gebied van interactie en online beleving nog wel wat te winnen, ze zijn er altijd goed in geslaagd om exclusiviteit te genereren. De strategie hierachter is gebaseerd op een sterk inhoudelijk publiek en daarmee een interessant netwerk als belangrijkste meerwaarde voor live deelname. Gevolg: mensen betalen met liefde een paar duizend euro voor een kaartje.

De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
Kortom: de (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Worden er binnen jouw organisatie duidelijke doelstellingen gemaakt voor events? En wordt er voor een hybride event één doelstelling geformuleerd? Of splits je deze uit in twee aparte doelstellingen: live en online? Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Het ideale hybride format
Het afgelopen jaar hebben we veel geleerd over formats die online goed werken. Maar werken die formats ook voor je publiek in de zaal? Misschien is een talkshow niet zo boeiend voor je live publiek. Evenementen met één duidelijk onderdeel, bijvoorbeeld een product presentatie, kan prima worden ingezet voor beide doelgroepen. Maar wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Denk hierbij aan sprekers op het podium, video’s, paneldiscussies etc. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Kijken zij tussendoor op hun laptop? Of samen met collega’s? Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld, kun je het programma gaan samenstellen. Je kan hierover veel blogs terug vinden (ook op deze website). Hieronder een afbeelding van een mogelijk hybride programma met de verschillende doelgroepen gevisualiseerd:

hybride format
Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Alle lichtgekleurde blokken geven aan welke onderdelen verschillen – en waar dus een apart programma en script voor gemaakt moet worden. De publieksinteractie is gericht op beide doelgroepen. Denk goed na hoe je de interactie wilt inzetten. Kunnen de deelnemers uit de zaal ook stemmen op dezelfde polls? Of wil je juist het onderscheid laten zien op het scherm (dus twee verschillende doelgroepen)? Belangrijk: publieksinteractie is geen ‘gimmick’ is die je pas aan het einde toevoegt, maar een essentieel onderdeel dat vanaf het begin moet worden geïntegreerd en ontworpen.

Aandacht voor registratie en communicatie
Het is belangrijk om een goed communicatietraject op te stellen: voor, tijdens en na je evenement communiceren vergroot de impact. De uitnodiging is een belangrijk contactmoment met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:
•   Hoe splits je de registratie en communicatie van je doelgroep? Met verschillende tickets, een vraag in het formulier of 2 verschillende events jouw event software?
•   Wat gebeurt er met de registratie van een live deelnemer die toch online wil meedoen of andersom?
•   Hoe ga je om met break-out of workshopregistraties? En hoe krijgen de online deelnemers de juiste links?
•   Geldt er een maximum aantal deelnemers voor 1 van de 2 onderdelen? Stel je een reservelijst in?
•   Hoe zorg je voor de juiste communicatie en updates voor beide doelgroepen?

Meten is weten!
Bij de conceptontwikkeling heb je de verschillende doelgroepen en doelstellingen in kaart gebracht. Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Je wilt oa. data verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname, open feedback etc. Er zijn verschillende tools die je daarbij kunnen helpen. Net als het faciliteren van een interactief online platform.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Ook zie je het afgelopen jaar dat er een enorm aanbod is van leveranciers van online en hybride event tools. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

 

Bron: Eventplanner

Bericht openen
hybride evenement organiseren

Stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement

Het kabinet heeft een openingsplan opgesteld om de komende maanden de samenleving langzaam weer te openen. In dit plan is ook het organiseren van evenementen opgenomen. Het is nog onduidelijk wat voor events er worden toegestaan en met hoeveel deelnemers. Maar het is waarschijnlijk dat we met kleinere groepen gaan beginnen. Wil je toch een groot evenement organiseren, dan kan dit in de vorm van een hybride event: een aantal gasten op locatie en de overige gasten nemen online deel. Hybride evenementen hebben veel voordelen, maar hoe bereid je je voor?

Naast lokale deelnemers, kunnen hybride events je helpen een sterke wereldwijde online community op te bouwen terwijl je het aantal mensen dat je samenbrengt beperkt. Je kunt zowel fysieke en digitale belevingen combineren, experimenteren met verschillende formats, en tegelijkertijd je fysieke en digitale publiek engageren. Allemaal voordelen. Maar hybride evenementen komen met hun eigen uitdagingen. En één daarvan is de workload.

Een fysiek evenement plannen is al stressvol. En het zelfde geldt voor online events. Daar heb je niet te maken met locatie, decoratie en catering, maar wel met digitale platformen, streaming en het samenstellen van een interactief programma is nog belangrijker. Beeld je nu even al deze acties tegelijkertijd in. Bij een hybride evenement heb je meer werk dan voorheen. Je combineert namelijk fysieke gasten en deelnemers op afstand. Je moet dus zowel de fysieke als digitale versie van je event klaarzetten. Niet de makkelijkste taak, daarom vind je hieronder een stappenplan voor het organiseren van een hybride evenement.

Stap 1: Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam
Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium bijvoorbeeld, en iemand die samenwerkt met je tech-partner. Je hebt ook een AV-professional nodig die de kennissessies gaat streamen. En als je kiest voor exclusieve digitale belevingen, dan heb je iemand nodig in je team voor de digitale backstage. Deze persoon connect met de online sprekers en providers van de belevingen (zoals yoga leraren, merkambassadeurs etc.) en helpt hen live te gaan op het virtuele podium. Ten slotte is het ook raadzaam om iemand te hebben die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.

Stap 2: Zorg voor multifunctionele online tools
Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Een partner met een technisch platform voor je online gedeelte bijvoorbeeld. En wil je je online belevingen boosten, dan heb je waarschijnlijk een speciale studio om te streamen nodig. Of je kiest voor een kant-en-klare studio. Veel evenementenlocaties hebben inmiddels ook een studio en werken samen met een technische partner.

Stap 3: Beslis welk type van exclusiviteit je gaat bieden
Om je hybride model aantrekkelijk te maken, kan je het beste aparte belevingen creëren voor je fysieke en digitale gasten. Een fysiek element kan een lichtshow zijn, of live performers die interageren met het publiek. Voor het online gedeelte, kun je bijvoorbeeld een violist laten spelen voor dat publiek. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring en welke exclusieve sessies je voorziet.

Stap 4: Regel zowel fysieke als online netwerkmogelijkheden
Je online publiek heeft beperkte toegang tot het netwerkgedeelte. Zij kunnen geen koffiepauze nemen, gaan praten met andere deelnemers of spontane conversaties starten. Of wel? Je kunt hetzelfde bereiken via je technisch platform. Zo kunnen je deelnemers ook meetings plannen tijdens de uren die jij voorzien hebt om te netwerken.

Stap 5: Creëer een virtueel podium
Evenementenlocaties zijn er voor fysieke events. Virtuele podia creëren een beleving bij online evenementen. Daar kunnen je gasten het event zien, er praten, connecten, vragen stellen en genieten van de unieke online belevingen. Je wilt er ook de namen en de profielen van je sponsoren laten zien. Om dat virtuele podium goed neer te zetten, werk je het beste samen met een kwalitatieve software partner die deze oplossingen aanbiedt.

Stap 6: Beslis hoe je de online engagement gaat managen
Het is heel belangrijk om je online deelnemers geconnecteerd en geëngageerd te houden. Welke interacties en dynamieken ga je daarvoor inzetten? Bijvoorbeeld: hoe nemen je online gasten deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Hier is het ook belangrijk dat er iemand in je team de chat opvolgt, de live polls runt, en de vragen verzamelt bij de Q&A sessies.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Een hybride evenement organiseren is dus dubbel zoveel werk. Maar ook je resultaten en de impact kunnen exponentieel groeien. Los van je vaste gasten, heb je een wereldwijd publiek dat je kunt aanspreken en linken aan je missie en doelen. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een veilig, verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: eventplanner

Bericht openen
tips hybride evenement organiseren

Zo zorg je voor energie en verbinding tijdens jouw hybride event

Als we één ding hebben geleerd van de afgelopen maanden, dan is het hoe waardevol écht contact is. Een evenement gaat niet om informatie of kennis; die vinden mensen wel online. Een bijeenkomst draait om contact, verbinding en inspiratie. Vanwege corona, maar ook vanwege bijvoorbeeld kosten en reistijd, zullen we in de toekomst vaker hybride evenementen organiseren: sommige deelnemers zijn fysiek op locatie, anderen doen online mee.

Maar hoe zorg je er voor dat jouw hybride evenement écht slaagt? Hieronder 6 belangrijke tips:

1. Techniek is een middel, maar wat is het doel?
Natuurlijk is het schitterend: de beste camera en microfoons, prachtig grote schermen waarop de thuiswerkende collega’s worden getoond. Maar daar draait het niet om. Sterker, als de techniek te ingewikkeld wordt kan er ook meer misgaan. Vraag je eerst af wat het doel is en gebruik daar de techniek voor. Moet er informatie overgebracht worden? Dan is een opnamestudio misschien geschikter dan interactieve tools. Moet elke deelnemer te horen zijn? Gebruik dan goede microfoons óf een loopmicrofoon.

2. Maak actief deelnemen supereenvoudig
De meeste mensen willen best meedoen, maar slechts weinig mensen willen opvallen. Daarom krijgt de spreker die afsluit met ‘zijn er nog vragen’ weinig reactie. Hoe dan wel? Laat mensen éérst bedenken welke vraag ze nog hebben. Laat ze vervolgens die vraag opsturen via een online chatkanaal. Een moderator of dagvoorzitter kiest daar enkele interessante vragen uit. Hiermee voorkom je dat mensen gaan twijfelen of hun vraag interessant genoeg is en of ze als eerste hun hand moeten opsteken.

3. Mensen krijgen meer energie als ze mee mogen doen
Of het nu een vergadering, een congres of een beurs is: mensen zijn meer tevreden als ze actief hebben meegedaan. Hoe kunnen deelnemers bij jouw event iets doen? Vorm kleine groepjes (online en op locatie) waarin ze bespreken wat ze hebben opgestoken van de lezing. Of maak een game waar bezoekers aan mee kunnen doen. Laat raden hoeveel knikkers er in een pot zitten. Doe dat niet voor de mailadressen, maar juist om mensen actief mee te laten doen. Voor een bedrijfsevenement kun je een hybride pubquiz organiseren. Teams in de zaal of online moeten zoveel mogelijk vragen goed beantwoorden. Samen iets doen is leuker dan alleen maar luisteren.

4. Vergeet de smalltalk niet
Cliché, maar waar: ‘als de lunch goed is, dan is het congres geslaagd’. Dat komt niet alleen door het goede eten, maar ook omdat de informele gesprekken misschien wel de beste zijn van zo’n evenement. We organiseren online evenementen soms zo perfect, dat er geen ruimte is voor die smalltalk. Wil je een geslaagd hybride event? Organiseer dan die leuke koffiegesprekken. Plan bijvoorbeeld online inlooptijd en deel mensen die inschakelen direct in breakout rooms in. Groepjes van 3 tot 5 zijn vaak het meest geschikt. Geef ze een aantal leuke gespreksstarters mee, bijvoorbeeld in een vooraf opgestuurd pakket. Wat vind jij het meest interessante programmaonderdeel? Ben je eerder geweest? Wat hoop je vandaag op te steken? Je kunt iets vergelijkbaars doen in de pauzes. Dat kan online, maar je kunt mensen ook aanmoedigen om in de pauze met een mededeelnemer te bellen en ervaringen uit te wisselen. Koppel mensen die verschillende workshops hebben gevolgd, vorm buddy’s door de dag heen of laat ze zelf iemand kiezen.

5. Zorg voor afwisseling
Als jouw evenement een hele dag duurt, dan moet je zorgen voor variatie. Zorg voor afwisseling in de inhoud, maar ook in groepsgrootte en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Van consumeren naar meedoen, van bewegen naar video: gebruik korte, afwisselende werkvormen.

6. Gebruik je live (offline) event kennis
Heel veel kennis over het organiseren van een live (offline) event kun je online ook goed gebruiken. Een soepel lopend programma, goede planning, warm welkom voor deelnemers en goede ondersteuning is online net zo belangrijk als in een zaal. Zoek de nieuwe kansen (interactie met 500 man is online vaak makkelijker dan in een zaal), besef je wat er mist (het contact is oppervlakkiger) en probeer het beste van beiden te realiseren.

Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar
Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in 1,5 meter, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een veilig, verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.

Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

 

Bron: High Profile Events

Bericht openen
communicatie tips

13 tips voor je communicatie bij live, online en hybride events

Door het coronavirus is het voor event professionals een uitdagende periode. Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden wat de beste vorm is. Ga je voor een live 1,5 meter event of kies je voor een online variant? Een derde optie is een hybride event: een combinatie tussen live en online. Alle drie de opties hebben één ding gemeen: communicatie met je deelnemers is heel belangrijk!

Online events
Online events zijn het afgelopen half jaar snel populair geworden. Logisch, want tijdens de lockdown was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Communicatie over een online event verloopt anders dan de communicatie van een live evenement.

Tip 1: Kortere aanloop
Online events zijn vaak korter en compacter dan live events. De programma’s zijn korter, er zijn minder pauzes en netwerkmogelijkheden en deelnemers hoeven niet te reizen naar een bestemming. Dit betekent dat deelnemers zich over het algemeen gemakkelijker inschrijven voor een online event: het is simpelweg makkelijker in te passen in de drukke agenda’s. Je kunt hierdoor als organisator later beginnen met uitnodigen. Sterker nog: online deelnemers zijn minder geneigd zich aan te melden voor een evenement dat te ver in de toekomst ligt.

Tip 2: Laat deelnemers altijd registreren
Jij als organisator hoeft bij een online event geen rekening te houden met het aantal stoelen of hapjes, maar toch is het belangrijk te weten hoeveel kijkers je kunt verwachten. Zo moet je weten of de livestream software die je wilt gebruiken het aantal deelnemers ‘aan kan’. Ook de interactie met de deelnemers en de opzet van het programma zijn afhankelijk van de grootte van je publiek. Laat de deelnemers zich daarom altijd aanmelden.

Tip 3: Open of gesloten livestream
Bedenk van tevoren wat het doel is van jouw evenement. Wil je graag een heel breed bereik, dan kun je ervoor kiezen om de livestream openbaar te maken, zodat op het moment zelf ook niet-geregistreerde kijkers kunnen deelnemen. Organiseer je een webinar of een inhoudelijk event? Dan wil je de content beschermen en is een besloten livestream waarschijnlijk de betere optie. Denk goed na over jouw doelstellingen voor het event en pas de vorm en communicatie hier op aan.

Tip 4: No-show hoeft geen probleem te zijn
Online events zijn een mooie manier om de contacten met relaties te onderhouden, maar zijn ook zeer geschikt voor nieuwe verbindingen of leadgeneratie. Wanneer het doel is om nieuwe contacten te verzamelen, kun je potentiële kijkers de optie bieden om het evenement op een zelfgekozen moment te bekijken. Laat ze zich registreren voor het event, en stuur ze na de ‘uitzending’ een terugkijklink. Zo kun jij in contact blijven, en krijgen zij toegang tot de content die ze zoeken.

Tip 5: De content blijft bruikbaar
Als je de livestream opneemt, kun je lang plezier hebben van één online evenement. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Veilige 1,5 meter events
De 1,5 meter regel zorgt voor een heel andere dynamiek op evenementen. Veel minder mensen op een veel grotere oppervlakte. Ook ben je als event manager ineens bezig met zaken die voorheen allemaal vanzelf gingen, zoals crowd control en hygiënemaatregelen. De communicatie speelt ook bij veilige 1,5 meter-events een belangrijke rol.

Tip 6: Een slim registratieformulier
Het registratieformulier voor jouw evenement is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er komt en je wilt grip houden op het maximum aantal deelnemers. Ook heb je te maken met triage: de verplichte gezondheidscheck. Tenslotte is het aan te raden om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.

Tip 7: Gespreide aankomsttijden
Om lange wachtrijen te voorkomen, is het slim om de inloop van de deelnemers te verdelen over verschillende aankomsttijden. Laat de deelnemers zelf kiezen in welk tijdslot ze willen aankomen en leg uit waarom het belangrijk is dat ze zich aan de tijd houden. Houd ook in het achterhoofd dat de bezoekersstroom niet ophoudt na de ingang, maar zorg ook voor voldoende personeel bij bijvoorbeeld de garderobe.

Tip 8: Contactloos inchecken
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Ga op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Als je de deelnemers ook zelf hun badge laat pakken, waarna direct een label wordt geprint dat zij zelf op de badge kunnen plakken, is tussenkomst van een host(ess) helemaal niet meer nodig!

Tip 9: Duidelijke voorschriften
Laat je bezoekers in de communicatie duidelijk weten hoe jij als organisatie bijdraagt aan een veilig event. Dit kun je doen op de locatie zelf, maar ook vooraf op bijvoorbeeld de event website. Plaats maatregelen en plattegronden van de locatie en geef ook duidelijk aan wat je van de bezoeker verwacht. Het Event Platform raadt zelfs aan om een Chief Corona Officer aan te wijzen, die helpt bij vragen en bij het waarborgen van de veiligheid.

Hybride events
Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw live event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant vraagt om glasheldere communicatie!

Tip 10: Twee doelgroepen
Als je kiest voor een hybride variant, organiseer je feitelijk twee losse evenementen. Denk dus goed na over wat je wilt communiceren met je genodigden. Nodig je jouw contacten uit voor één van de twee opties, of laat je ze kiezen? Geef duidelijk aan waar ze voor zijn uitgenodigd en wat de toegevoegde waarde is. Vergeet niet ook de bevestigingsmail aan te passen voor beide doelgroepen.

Tip 11: Twee registratietrajecten
Richt de registratie specifiek in voor beide doelgroepen. Voor jouw live gasten geldt de gezondheidscheck, aankomsttijden en eventuele dieetwensen. Voor online deelnemers zijn deze zaken niet relevant, maar wellicht heb je voor deze doelgroep op voorhand andere vragen, om zo vast de publieksinteractie te starten.

Tip 12: Twee programma’s
De programma’s voor een online en een live evenement zijn verschillend. Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een live event. Het kan dus zijn dat je twee verschillende programma’s parallel hebt lopen. Zorg ervoor dat je de begin- en eindtijden van alle programma-items (plenair, maar ook break-outs) duidelijk communiceert naar beide doelgroepen.

Tip 13: Interactie en deelname
Je wilt dat het voor iedereen heel duidelijk is hoe men moet deelnemen. Vooral online deelnemers willen graag weten hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen (vergeet de break-outs niet) wat ze moeten doen als er iets misgaat. Vertel de live deelnemers dat er ook online kijkers zijn en denk na over de verbinding tussen deze twee doelgroepen, bijvoorbeeld met interactieve tools.

Wil je meer weten over de organisatie en communicatie van 1,5 meter events? Of wat de mogelijkheden zijn van online of hybride events? Neem gerust contact met ons op. VKOZ denkt graag met je mee. Online of met gepaste afstand. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.

online en hybride events van VKOZ in Rotterdam

Bron: Eventinspiration

Bericht openen
inspiratie blog VKOZ

Inspiratie blog: nieuwe kijk op events

Op dit moment moeten we anders kijken naar onze evenementen. Organiseren we deze online, live met 1,5 meter afstand of een combinatie van beide (hybride)? Eén ding is zeker: je kan je bestaande live event niet 1 op 1 vertalen. Je moet opnieuw kijken naar je doelgroep, doelstellingen en programma. Hoe creëer je een wauw beleving met een langdurige impact? Hierbij is het belangrijk dat je outside the box denkt.  Wij hebben alvast een paar leuke ideeën voor je op een rijtje gezet. Wil je meer inspiratie en tips? Wij denken graag met je mee. Bijvoorbeeld met een online brouwstormsessie!

 

VKOZ 1,5 meter evenementen

 

 

 

VKOZ events online

 

 

 

Hybride event van VKOZ

 

 

Bron: Kaylee Biemans

Scroll naar boven