evenement organiseren met evenementenbureau VKOZ
Wanneer begin je met de organisatie van je eerste fysieke event?
30 april 2021
Onderzoek waarde zakelijke events
Nieuw onderzoek: de economische waarde van zakelijke events
7 juni 2021
hybride evenement organiseren

Wat is het geheim van een succesvol hybride event?

Bij een hybride evenement zijn er een aantal genodigden op locatie en de overige deelnemers nemen online deel. Eigenlijk bestaat een hybride event uit 2 losse events: een live en een online evenement. Daar hou je niet alleen rekening mee bij het ontwerpen van het programma, maar dat begint eigenlijk al bij de conceptontwikkeling: het goed in kaart brengen van de doelgroep en doelstelling.
Het is belangrijk om goed na te denken over de meerdere doelgroepen. Want wie mag live aanwezig zijn? En wie wil je voor het online gedeelte uitnodigen? Live aanwezig zijn kan meerwaarde bieden. Laten we eens kijken naar de product lanceringen van Apple. Die waren voor corona ook altijd al hybride. Journalisten met een groot bereik en belangrijke ambassadeurs werden uitgenodigd om live aanwezig te zijn en naderhand de nieuwe producten te bekijken. De strategie hierachter? Exclusiviteit leidt tot grote PR-waarde. Daarnaast worden alle fans en potentiële klanten behouden doordat ze online kunnen meekijken.
Ook TED hanteert al jaren een hybride variant. Ook al valt op het gebied van interactie en online beleving nog wel wat te winnen, ze zijn er altijd goed in geslaagd om exclusiviteit te genereren. De strategie hierachter is gebaseerd op een sterk inhoudelijk publiek en daarmee een interessant netwerk als belangrijkste meerwaarde voor live deelname. Gevolg: mensen betalen met liefde een paar duizend euro voor een kaartje.
De genodigdenlijst opstellen is relatiemanagement
Kortom: de (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroep keuze van een hybride evenement. De belangrijkste doelgroep krijgt ‘het neusje van de zalm’ op het live event – terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events? Ga voor jezelf eens na:
•   Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
•   Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
•   Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn of mag de genodigde zelf kiezen?
•   Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
•   Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?
Bepaal verschillende doelstellingen
Net zo goed dat je met een (hybride) event te maken hebt met verschillende doelgroepen, kan je met je evenement ook verschillende doelen bereiken. Worden er binnen jouw organisatie duidelijke doelstellingen gemaakt voor events? En wordt er voor een hybride event één doelstelling geformuleerd? Of splits je deze uit in twee aparte doelstellingen: live en online? Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen. Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie, maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.
Het ideale hybride format
Het afgelopen jaar hebben we veel geleerd over formats die online goed werken. Maar werken die formats ook voor je publiek in de zaal? Misschien is een talkshow niet zo boeiend voor je live publiek. Evenementen met één duidelijk onderdeel, bijvoorbeeld een product presentatie, kan prima worden ingezet voor beide doelgroepen. Maar wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een ‘magazine format’ genoemd. Denk hierbij aan sprekers op het podium, video’s, paneldiscussies etc. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het ‘decor’ in de zaal niet uit het oog.
Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride evenement deelnemen. Kijken zij tussendoor op hun laptop? Of samen met collega’s? Voor sommige events worden viewer parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online evenement. Als organisator kun je ook het organiseren van viewer parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).
Een interactief hybride programma ontwerpen
Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld, kun je het programma gaan samenstellen. Je kan hierover veel blogs terug vinden (ook op deze website). Hieronder een afbeelding van een mogelijk hybride programma met de verschillende doelgroepen gevisualiseerd:
hybride format
Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Alle lichtgekleurde blokken geven aan welke onderdelen verschillen – en waar dus een apart programma en script voor gemaakt moet worden. De publieksinteractie is gericht op beide doelgroepen. Denk goed na hoe je de interactie wilt inzetten. Kunnen de deelnemers uit de zaal ook stemmen op dezelfde polls? Of wil je juist het onderscheid laten zien op het scherm (dus twee verschillende doelgroepen)? Belangrijk: publieksinteractie is geen ‘gimmick’ is die je pas aan het einde toevoegt, maar een essentieel onderdeel dat vanaf het begin moet worden geïntegreerd en ontworpen.
Aandacht voor registratie en communicatie
Het is belangrijk om een goed communicatietraject op te stellen: voor, tijdens en na je evenement communiceren vergroot de impact. De uitnodiging is een belangrijk contactmoment met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:
•   Hoe splits je de registratie en communicatie van je doelgroep? Met verschillende tickets, een vraag in het formulier of 2 verschillende events jouw event software?
•   Wat gebeurt er met de registratie van een live deelnemer die toch online wil meedoen of andersom?
•   Hoe ga je om met break-out of workshopregistraties? En hoe krijgen de online deelnemers de juiste links?
•   Geldt er een maximum aantal deelnemers voor 1 van de 2 onderdelen? Stel je een reservelijst in?
•   Hoe zorg je voor de juiste communicatie en updates voor beide doelgroepen?
Meten is weten!
Bij de conceptontwikkeling heb je de verschillende doelgroepen en doelstellingen in kaart gebracht. Een evenement is een flinke investering (in geld én tijd), dus je wilt graag resultaten bereiken. Het is daarom ook belangrijk om vast te stellen wat en hoe je gaat meten. Lees meer hierover in ons blog: 7 stappen om de ROI van jouw event te berekenen. Je wilt oa. data verzamelen over de genodigden (no-show), waardering, resultaten uit polls, workshopdeelname, open feedback etc. Er zijn verschillende tools die je daarbij kunnen helpen. Net als het faciliteren van een interactief online platform.
Het VKOZ team met onafhankelijke event experts staat voor je klaar!
Zoals je leest komt er veel bij het organiseren van een hybride event kijken. Ook zie je het afgelopen jaar dat er een enorm aanbod is van leveranciers van online en hybride event tools. Kan je wel wat hulp of advies gebruiken? Wij hebben ons het afgelopen jaar gespecialiseerd in veilige live, online en hybride evenementen, zodat jij dat niet hoeft te doen! VKOZ neemt jou de last uit handen van het uitzoeken hoe je een verrassend en interactief event met langdurige impact kan organiseren. Wij werken graag met jou samen voor de beste oplossing, afgestemd op jullie wensen en budget.
Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek. Bel 010-2107961 of stuur een mail naar info@vkoz.nl.
online en hybride events van VKOZ in Rotterdam
Bron: Eventplanner

Comments are closed.