VKOZ nieuwsbrief
Inspiratie in je inbox?
1 november 2017
VKOZ congres
Wat zijn de gevolgen van de Werkkostenregeling voor mijn event?
22 november 2017
creatief evenement

10 stappen voor een creatief evenement

Creativiteit is misschien wel het belangrijkste ingrediënt voor een impactvol en effectief event. Dus ga je een evenement organiseren, verzamel dan intern en/of extern creativiteit om je heen. Samen heb je een mooie uitdaging: de doelstelling vertalen naar een concept vol creativiteit waardoor het voor de bezoeker een onvergetelijke beleving wordt.
VKOZ brainstormsessieStap 1:stel een denktank samen
Verzamel een kleine groep van capabele en enthousiaste mensen. Zorg voor diversiteit in de denktank, niet alleen qua functies, maar ook qua leeftijd, sekse, etc. Breng de doelstelling en doelgroep in kaart zodat er een gemeenschappelijk uitgangspunt tijdens de brainstorm is.
Stap 2: spreek af dat alles mag
Voor je gaat brainstormen met elkaar, spreek je af dat er in het wilde weg ideeën op tafel mogen komen. Zonder schaamte, maar met veel enthousiasme.
Stap 3: brainstormen
Door associatief na te denken, sta je zichzelf toe om ongebruikelijke gedachtesprongen te maken. Wie weet levert dat een verrassende visie of invalshoek op. De haalbaarheid is in dit stadium niet relevant. Denk niet te veel aan geld. Een leuk idee kan vaak op een dure en een goedkope manier worden uitgevoerd.
VKOZ interim eventmanagerStap 4: idee uitwerken
Werk de meest aantrekkelijke mogelijkheid (in termen van programma, geld en effect op doelgroep en doelstelling) uit en zet de rode draad uit (maar gooi de andere opties niet weg, misschien komen ze nog van pas). Wil je toetsen of de plannen binnen de organisatie kans van slagen hebben, dan kun je een eerste opzet doorspreken met de uiteindelijke beslissers.
Stap 5: leveranciers zoeken en telefonisch polsen
De plannen in je hoofd moeten nu vorm krijgen en verder uitgewerkt worden. Als je niet precies weet waar je naar op zoek bent, laat je dan uitvoerig informeren in een belronde met verschillende bedrijven. Laat leveranciers voldoende aan het woord, brainstorm zo nodig met hen en probeer zoveel mogelijk ideeën te verzamelen. Hebben de plannen al vorm gekregen, laat professionals dan feedback geven. Verwerp zo nodig je plannen en begin opnieuw.
Stap 6: briefing maken en offertes aanvragen
Met de ingewonnen informatie kun je nu een briefing maken voor leveranciers en offertes aanvragen. Laat budgetgegevens meespelen. Nogmaals: creativiteit hoeft niet per se geld te kosten. Smaakvol programmeren met originele onderdelen kan ook met een klein budget. Er dient een goede begroting gemaakt te worden. Heb je wilde plannen en weet je niet op welke manier die te realiseren? Dan is het goed vooraf informatie te vragen over gangbare prijzen. Prijzen kunnen een uiteindelijke beslissing natuurlijk drastisch beïnvloeden.
Budget checklist voor evenementenStap 7: offertes toetsen
Offertes toetsen op creativiteit, haalbaarheid en financiën.
Stap 8: definitieve keuze maken leveranciers
Let er goed op dat bij nieuwe producties, waar stelposten genoemd staan, er een plafond wordt aangegeven tot waar de kosten mogen uitlopen. Anders word je ongewild misschien voor het blok gezet en kun je in het belang van de voortgang niet anders zeggen dan: vooruit dan maar. Zorg dat je effectief samenwerkt met de leveranciers. Presenteer je plannen op sprankelende wijze aan belanghebbenden. Zo laat je hen delen in je enthousiasme.
Stap 9: uitnodiging maken
Een uitnodiging moet de gasten een idee geven van het evenement waarvoor ze worden uitgenodigd. Je kunt nog zo’n creatief plan maken en uitvoeren, maar als de creativiteit niet doorschemert in de uitnodiging, streef je een deel van je doel voorbij: je prikkelt een aantal mensen niet extra om te komen.
Stap 10: evenement organiseren en uitvoeren
Wanneer het evenement in volle gang is, vergeet dan niet de reacties van de gasten te peilen. Na afloop evalueer je deze reacties met de brainstormgroep van het eerste uur. Zo krijgen alle inspanningen een waardeoordeel en kun je ervaringen (zowel negatieve als positieve) bewaren voor je volgende event.
Organiseer je binnenkort een evenement? Ben je op zoek naar een frisse blik en brede eventkennis? Laten we samen sparren.

 

 

Wil je een event met meerwaarde?


Bron: evenementorganiseren

Comments are closed.