Home

Tag: evenementen

Bericht openen
Verhuisd naar het industriegebouw

We zijn verhuisd naar Het Industriegebouw!

Het nieuwe jaar zijn wij ingeluid met een frisse start in ons nieuwe kantoor. We hebben de afgelopen jaren enorm veel creatieve evenementen in het Heineken Gebouw Rotterdam gebrouwen. Nu is het tijd voor een verandering. Wij maken een nieuwe start in Het Industriegebouw! 

Na vijf jaar gevestigd te zijn in het Heineken Gebouw, wat eigenlijk een tijdelijk kantoor zou zijn, zijn we van het ene rijksmonument naar het andere binnen Rotterdam verhuisd. Het Industriegebouw biedt veel mogelijkheden voor VKOZ. Als enige evenementenbureau onder de huurders kunnen er misschien wel mooie samenwerkingen ontstaan. 

Wij hebben ons best gedaan om onze ruimte gezellig te maken, waarmee we hopen nóg creatiever te worden! De ramen bieden een open gevoel en hiermee meer interactie en gezelligheid met onze buren. Het verzamelgebouw biedt tevens bel- en vergaderruimtes waar we ons kunnen terugtrekken. In de Maaskantine op onze verdieping hebben we een pingpongtafel en er is meer dan genoeg gelegenheid om ergens iets te eten of drinken te halen. Er is naast werken hierdoor voldoende ruimte voor ontspanning! 

Wist je dat…Industriegebouw Goudsesingel - Nieuwbouw Architectuur Rotterdam

  1. Er veel kunstwerken door het hele gebouw te zien zijn? Je herkent de kunstenaars aan de gele bordjes. Scan de QR-code om hierover meer te weten te komen.
  2. De straat achter Het Industriegebouw, het Achterklooster, verwijst naar een nonnenklooster dat in de middeleeuwen op de precieze plek van Het Industriegebouw stond? 
  3. Het klooster in 1598 werd omgetoverd tot een gereformeerd burgerweeshuis? Deze was als zodanig in gebruik totdat het verwoest werd tijdens het bombardement in 1940.
  4. Maaskant en van Tijen na de oorlog het hypermoderne Industriegebouw ontwierpen? Op de 5e verdieping kwam hier plaats voor een theater. Deze vormde het decor van menig bedrijfsvoorstelling. Maaskant ontwierp minstens vijftien ontwerpen in Rotterdam, waaronder het Groothandelsgebouw, Hilton Rotterdam en De Euromast.
  5. Er allerlei brokstukken van het verwoeste burgerweeshuis bestaan? Deze bevinden zich in de stadscollectie van Rotterdam. 
  6. Het Industriegebouw ooit een heel kleurrijk gebouw was? Dit kleurenpalet is tegenwoordig terug te vinden in de inrichting.

Hoewel het slechts een klein kwartier lopen is van ons oude kantoor, zitten we dichter bij het stadscentrum. Een stukje drukker, maar de reuring vinden wij juist wel fijn. Wij hebben in ieder geval ontzettend veel zin om te brainstormen in ons nieuwe kantoor!

Kom je een keer langs om ons nieuwe kantoor te bewonderen? 

Bericht openen
Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden

Ga je het evenement zelf organiseren of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega’s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.

Een evenementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.

Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.

Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een  evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).

Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is … Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.

Weeg voor elk evenement de pro’s en contra’s van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner.nl

Bericht openen
Improvisatieacteurs

Even voorstellen: Improvisatieacteurs.nl

Wij zijn Improvisatieacteurs.nl! Wij bedenken en verzorgen ontvangsten, speeches, karakters en entertainment voor de zakelijke markt. We begeven ons tussen de gasten of bezoekers en brengen licht en lucht in een evenement. We verbinden, verbazen en laten de mensen lachen. Want humor zorgt altijd voor een haakje. Of het nu de zorg is, de overheid, de IT-sector of het plaatselijke bouwbedrijf.

Evenementen veranderen. Dan is het onwijs fijn dat je bedrijf “improvisatieacteurs.nl” heet en dat je een flexibele partner hebt zoals VKOZ. Met korte lijnen, snel kunnen schakelen en appeltaart bij Dudok. Na onze eerste ontmoeting, een aantal jaar geleden,  voelden we meteen een klik; VKOZ (in de persoon van Marjolein van Rosmalen) wil hetzelfde als wij! Een hoogwaardig evenement waarbij het doel duidelijk is en de mensen worden geïnformeerd, geprikkeld en (soms) verrast. Met respect, kennis én humor. Marjolein zorgt voor de basis, de faciliteiten en de complete productie en neemt ons mee vanaf het beginstadium zodat wij weer naadloos kunnen aansluiten met onze diensten.

Succesvolle samenwerking voor de gemeente Rotterdam
Ons eerste evenement was meteen gewaagd. Hoe breng je ondermijnende criminaliteit in beeld? Michel en ik zouden twee onderwereldfiguren neerzetten. De opdrachtgever vond dit spannend. Want de ene figuur was duidelijk herkenbaar als onderwereldfiguur, maar de ‘yogasnuiver’ was dat niet. Mascha was een dame in hippe yoga outfit die de gasten tijdens de inloop van het event stiekem pilletjes in de handen duwde en uitnodigde voor de yoga-workshop later die middag. Uiteraard waren de pilletjes fake, maar de gasten werden flink uitgedaagd in hun reactie op deze ondermijnende figuur. Van ongemakkelijk, tot plaatsvervangende schaamte, tot boosheid. Hoe was het mogelijk dat de organisatie van juist dit congres zo’n workshopleider toe had gelaten? Natuurlijk werd snel duidelijk dat de twee figuren er waren om te prikkelen en te laten zien dat niet alles is wat het lijkt. De Hell’s Angel  bleek namelijk juist bijzonder gastvrij en tegen criminaliteit. De yogasnuiver zorgde voor opschudding met de peppilletjes (drugs).

Inhoudelijke evenementen met interactiviteit én humor
Een opdrachtgever die vertrouwen in ons heeft en weet wat we in huis hebben. Dat zijn de allerleukste opdrachtgevers. Zo kunnen wij creatief nóg meer los gaan. Zelfs in de covid crisis wisten we elkaar te vinden en mochten we meedenken en even sparren met elkaar. Nu staat het eerste live- event alweer op stapel. Waar Marjolein ons wederom alle vertrouwen geeft en er van op aan kan dat wij ons hier ook weer voor de volle 100% procent instorten!

Bron: Improvisatieacteurs.nl

Bericht openen
VKOZ partner Rotterdam Partners

VKOZ is partner van Rotterdam Partners

Rotterdam Partners wil de stad vooruit brengen. Zij sturen op het imago van Rotterdam en promoten de Rotterdamse regio nationaal en internationaal. Zij openen de deur van Rotterdam voor toekomstige bezoekers, bedrijven, bewoners en studenten en leiden ze rond in de stad. Zij enthousiasmeren, inspireren, maar overtuigen ze ook om Rotterdam te bezoeken, hier zaken te komen doen, hun bedrijf hier te vestigen, hun congres hier te organiseren, hier te komen wonen of te studeren.

Rotterdam Partners is verantwoordelijk voor de citymarketing, de acquisitie en ze werken aan een beter vestigingsklimaat. Zo versterken zij de Rotterdamse economie in de breedste zin van het woord.

Wij zijn trots op Rotterdam. Trots op de energie van de stad, op haar innovatieve en ondernemende karakter, haar haven, haar ongepolijste charme en internationale allure. Rotterdam is altijd in beweging en daarom geloven wij dat er nog zo veel mogelijk is.

Parntership VKOZ
Rotterdam Partners gelooft net als VKOZ in de kracht van samenwerken. De beste ambassadeurs van de stad zijn de Rotterdammers zelf. Rotterdam Partners werkt dan ook dagelijks samen met veel partijen in de stad, waaronder overheidsinstanties, bedrijven, onderwijsinstellingen, belangenverenigingen, service providers en intermediairs. En sinds 2019 ook met VKOZ events & communicatie. VKOZ promoot actief de stad Rotterdam in het algemeen, en als congresbestemming in het bijzonder. Ook organiseert zij als DMC voor buitenlandse bedrijven diverse zakelijke evenementen in de Rotterdamse regio.

Merkalliantie: Rotterdam Make It Happen
De kracht van de Rotterdamse citymarketing zit in samenwerking van veel enthousiaste organisaties en individuen in de stad. Onder de vlag ‘Rotterdam. Make It Happen.’ werkt Rotterdam Partners samen met de Gemeente Rotterdam, Havenbedrijf Rotterdam, Erasmus Universiteit Rotterdam, Rotterdam Festivals en Rotterdam Topsport, aangevuld met verschillende andere Rotterdamse organisaties. Dit om Rotterdam op een positieve, krachtige en actieve manier te profileren in binnen- en buitenland.

Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Projectmanagement voor evenementen

Projectmanagement voor evenementen

Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige projectmanagement-skills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden.

Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.
Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.

Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes.

1. Initiatiefase (projectvoorstel)
In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.

2. Voorbereidingsfase (projectplan)
Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.

3. Uitwerkingsfase (productieprogramma)
Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

4. Uitvoeringsfase (evenement zelf)
De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.

5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag)
Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken.

Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.

Succesfactoren
Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen.

Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.

Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.

Meer weten over  of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner.nl

Scroll naar boven